Trabajo de
Investigación
INTRODUCCION
La teoría
de la
organización y la práctica administrativa han
experimentado cambios sustanciales en años recientes. La
información proporcionada por las ciencias de la
administración y la conducta ha
enriquecido a la teoría
tradicional. Estos esfuerzos de investigación y de conceptualización
a veces han llevado a descubrimientos divergentes. Sin embargo,
surgió un enfoque que puede servir como base para lograrla
convergencia, el enfoque de sistemas, que
facilita la unificación de muchos campos del conocimiento.
Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias
físicas, biológicas y sociales, como marco de
referencia para la integración de la teoría
organizacional moderna.
El primer expositor de la Teoría
General de los Sistemas fue
Ludwing von Bertalanffy, en el intento de lograr una metodología integradora para el tratamiento
de problemas
científicos.
La meta de la
Teoría
General de los Sistemas no es
buscar analogías entre las ciencias, sino
tratar de evitar la superficialidad científica que ha
estancado a las ciencias. Para
ello emplea como instrumento, modelos
utilizables y transferibles entre varios continentes
científicos, toda vez que dicha extrapolación sea
posible e integrable a las respectivas disciplinas.
La Teoría General de los Sistemas se basa
en dos pilares básicos: aportes semánticos y
aportes metodológicos, a los cuales me referiero en las
próximas páginas.
APORTES SEMANTICOS
Las sucesivas especializaciones de las ciencias
obligan a la creación de nuevas palabras, estas se
acumulan durante sucesivas especializaciones, llegando a formar
casi un verdadero lenguaje que
sólo es manejado por los especialistas.
De esta forma surgen problemas al
tratarse de proyectos
interdisciplinarios, ya que los participantes del proyecto son
especialistas de diferentes ramas de la ciencia y
cada uno de ellos maneja una semántica diferente a los
demás.
La Teoría de los Sistemas, para
solucionar estos inconvenientes, pretende introducir una
semántica científica de utilización
universal.
Sistema:
Es un conjunto organizado de cosas o partes
interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un
todo unitario y complejo.
Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al
sistema, no se
refieren al campo físico (objetos), sino mas bien al
funcional. De este modo las cosas o partes pasan a ser funciones
básicas realizadas por el sistema. Podemos
enumerarlas en: entradas, procesos y
salidas.
Entradas:
Las entradas son los ingresos del
sistema que
pueden ser recursos materiales,
recursos
humanos o información.
Las entradas constituyen la fuerza de
arranque que suministra al sistema sus
necesidades operativas.
Las entradas pueden ser:
– en serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior
con el cual el sistema en estudio está relacionado en
forma directa.
– aleatoria: es decir, al azar, donde el termino "azar"
se utiliza en el sentido estadístico. Las entradas
aleatorias representan entradas potenciales para un
sistema.
– retroacción: es la reintroducción de una
parte de las salidas del sistema en sí mismo.
Clasificación extraída de apunte de
cátedra.
Proceso:
El proceso es lo
que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una
máquina, un individuo, una computadora,
un producto
químico, una tarea realizada por un miembro de la
organización, etc.
En la transformación de entradas en salidas
debemos saber siempre como se efectúa esa
transformación. Con frecuencia el procesador puede
ser diseñado por el administrador. En
tal caso, este proceso se
denomina "caja blanca". No obstante, en la mayor parte de las
situaciones no se conoce en sus detalles el proceso
mediante el cual las entradas se transforman en salidas, porque
esta transformación es demasiado compleja. Diferentes
combinaciones de entradas o su combinación en diferentes
órdenes de secuencia pueden originar diferentes
situaciones de salida. En tal caso la función de proceso se
denomina una "caja negra".
Caja Negra:
La caja negra se utiliza para representar a los sistemas
cuando no sabemos que elementos o cosas componen al sistema o
proceso, pero
sabemos que a determinadas corresponden determinadas salidas y
con ello poder inducir,
presumiendo que a determinados estímulos, las variables
funcionaran en cierto sentido.
Salidas:
Las salidas de los sistemas son los resultados que se
obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas
estas pueden adoptar la forma de productos,
servicios e
información. Las mismas son el resultado
del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el
propósito para el cual existe el sistema.
Las salidas de un sistema se convierte en entrada de
otro, que la procesará para convertirla en otra salida,
repitiéndose este ciclo indefinidamente.
Relaciones:
Las relaciones son los enlaces que vinculan entre
sí a los objetos o subsistemas que componen a un sistema
complejo.
Podemos clasificarlas en :
– Simbióticas: es aquella en que los sistemas
conectados no pueden seguir funcionando solos. A su vez puede
subdividirse en unipolar o parasitaria, que es cuando un sistema
(parásito) no puede vivir sin el otro sistema (planta); y
bipolar o mutual, que es cuando ambos sistemas dependen entre
si.
– Sinérgica: es una relación que no es
necesaria para el funcionamiento pero que resulta útil, ya
que su desempeño mejora sustancialmente al
desempeño del sistema. Sinergia
significa "acción combinada". Sin embargo, para la
teoría de los sistemas el término significa algo
más que el esfuerzo cooperativo. En las relaciones
sinérgicas la acción cooperativa de
subsistemas semi-independientes, tomados en forma conjunta,
origina un producto total
mayor que la suma de sus productos
tomados de una manera independiente.
– Superflua: Son las que repiten otras relaciones. La
razón de las relaciones superfluas es la confiabilidad.
Las relaciones superfluas aumentan la probabilidad de
que un sistema funcione todo el tiempo y no una
parte del mismo. Estas relaciones tienen un problema que es su
costo, que se
suma al costo del sistema
que sin ellas puede funcionar.
Clasificación obtenida de apunte de
cátedra.
Atributos:
Los atributos de los sistemas, definen al sistema tal
como lo conocemos u observamos. Los atributos pueden ser
definidores o concomitantes: los atributos definidores son
aquellos sin los cuales una entidad no sería designada o
definida tal como se lo hace; los atributos concomitantes en
cambio son
aquellos que cuya presencia o ausencia no establece ninguna
diferencia con respecto al uso del término que describe la
unidad.
Contexto:
Un sistema siempre estará relacionado con el
contexto que lo rodea, o sea, el conjunto de objetos exteriores
al sistema, pero que influyen decididamente a éste, y a su
vez el sistema influye, aunque en una menor proporción,
influye sobre el contexto; se trata de una relación mutua
de contexto-sistema.
Tanto en la Teoría de los Sistemas como en el
método
científico, existe un concepto que es
común a ambos: el foco de atención, el elemento que
se aísla para estudiar.
El contexto a analizar depende fundamentalmente del foco
de atención que se fije. Ese foco de atención, en
términos de sistemas, se llama límite de interés.
Para determinar este límite se
considerarían dos etapas por separado:
a) La determinación del contexto de interés.
b) La determinación del alcance del límite
de interés
entre el contexto y el sistema.
a) Se suele representar como un círculo que
encierra al sistema, y que deja afuera del límite de
interés
a la parte del contexto que no interesa al analista.
d) En lo que hace a las relaciones entre el contexto y
los sistemas y viceversa. Es posible que sólo interesen
algunas de estas relaciones, con lo que habrá un
límite de interés
relacional.
Determinar el límite de interés es
fundamental para marcar el foco de análisis, puesto que sólo
será considerado lo que quede dentro de ese
límite.
Entre el sistema y el contexto, determinado con un
límite de interés, existen infinitas relaciones.
Generalmente no se toman todas, sino aquellas que interesan al
análisis, o aquellas que
probabilísticamente presentan las mejores características de predicción
científica.
Rango:
En el universo
existen distintas estructuras de
sistemas y es factible ejercitar en ellas un proceso de
definición de rango relativo. Esto produciría una
jerarquización de las distintas estructuras en
función de su grado de complejidad.
Cada rango o jerarquía marca con
claridad una dimensión que actúa como un indicador
claro de las diferencias que existen entre los subsistemas
respectivos.
Esta concepción denota que un sistema de nivel 1
es diferente de otro de nivel 8 y que, en consecuencia, no pueden
aplicarse los mismos modelos, ni
métodos
análogos a riesgo de cometer
evidentes falacias metodológicas y
científicas.
Para aplicar el concepto de
rango, el foco de atención debe utilizarse en forma
alternativa: se considera el contexto y a su nivel de rango o se
considera al sistema y su nivel de rango.
Refiriéndonos a los rangos hay que establecer los
distintos subsistemas. Cada sistema puede ser fraccionado en
partes sobre la base de un elemento común o en
función de un método
lógico de detección.
El concepto de rango
indica la jerarquía de los respectivos subsistemas entre
sí y su nivel de relación con el sistema
mayor.
Subsistemas:
En la misma definición de sistema, se hace
referencia a los subsistemas que lo componen, cuando se indica
que el mismo esta formado por partes o cosas que forman el
todo.
Estos conjuntos o
partes pueden ser a su vez sistemas (en este caso serían
subsistemas del sistema de definición), ya que conforman
un todo en sí mismos y estos serían de un rango
inferior al del sistema que componen.
Estos subsistemas forman o componen un sistema de un
rango mayor, el cual para los primeros se denomina
macrosistema.
Variables:
Cada sistema y subsistema contiene un proceso interno
que se desarrolla sobre la base de la acción,
interacción y reacción de distintos elementos que
deben necesariamente conocerse.
Dado que dicho proceso es dinámico, suele
denominarse como variable, a cada elemento que compone o existe
dentro de los sistemas y subsistemas.
Pero no todo es tan fácil como parece a simple
vista ya que no todas las variables
tienen el mismo comportamiento
sino que, por lo contrario, según el proceso y las
características del mismo, asumen
comportamientos diferentes dentro del mismo proceso de acuerdo al
momento y las circunstancias que las rodean.
Parámetro:
Uno de los comportamientos que puede tener una variable
es el de parámetro, que es cuando una variable no tiene
cambios ante alguna circunstancia específica, no quiere
decir que la variable es estática
ni mucho menos, ya que sólo permanece inactiva o estática
frente a una situación determinada.
Operadores:
Otro comportamiento
es el de operador, que son las variables que
activan a las demás y logran influir decisivamente en el
proceso para que este se ponga en marcha. Se puede decir que
estas variables
actúan como líderes de las restantes y por
consiguiente son privilegiadas respecto a las demás
variables.
Cabe aquí una aclaración: las restantes variables
no solamente son influidas por los operadores, sino que
también son influenciadas por el resto de las variables y
estas tienen también influencia sobre los
operadores.
Retroalimentación:
La retroalimentación se produce cuando las
salidas del sistema o la influencia de las salidas del sistemas
en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como recursos o
información.
La retroalimentación permite el control de un
sistema y que el mismo tome medidas de corrección en base
a la información retroalimentada.
Feed-forward o alimentación
delantera:
Es una forma de control de los
sistemas, donde dicho control se
realiza a la entrada del sistema, de tal manera que el mismo no
tenga entradas corruptas o malas, de esta forma al no haber
entradas malas en el sistema, las fallas no serán
consecuencia de las entradas sino de los proceso mismos que
componen al sistema.
Homeostasis y entropía:
La homeostasis es
la propiedad de
un sistema que define su nivel de respuesta y de
adaptación al contexto.
Es el nivel de adaptación permanente del sistema
o su tendencia a la supervivencia dinámica. Los sistemas altamente
homeostáticos sufren transformaciones estructurales en
igual medida que el contexto sufre transformaciones, ambos
actúan como condicionantes del nivel de evolución.
La entropía de un sistema es el desgaste que el
sistema presenta por el transcurso del tiempo o por el
funcionamiento del mismo. Los sistemas altamente
entrópicos tienden a desaparecer por el desgaste generado
por su proceso sistémico. Los mismos deben tener rigurosos
sistemas de
control y mecanismos de revisión, reelaboración
y cambio
permanente, para evitar su desaparición a través
del tiempo.
En un sistema cerrado la entropía siempre debe
ser positiva. Sin embargo en los sistemas abiertos
biológicos o sociales, la entropía puede ser
reducida o mejor aun transformarse en entropía negativa,
es decir, un proceso de organización más completo y de
capacidad para transformar los recursos. Esto es
posible porque en los sistemas abiertos los recursos
utilizados para reducir el proceso de entropía se toman
del medio externo. Asimismo, los sistemas vivientes se mantienen
en un estado estable
y pueden evitar el incremento de la entropía y aun
desarrollarse hacia estados de orden y de organización creciente.
Permeabilidad:
La permeabilidad de un sistema mide la
interacción que este recibe del medio, se dice que a mayor
o menor permeabilidad del sistema el mismo será mas o
menos abierto.
Los sistemas que tienen mucha relación con el
medio en el cuál se desarrollan son sistemas altamente
permeables, estos y los de permeabilidad media son los llamados
sistemas abiertos.
Por el contrario los sistemas de permeabilidad casi nula
se denominan sistemas cerrados.
Integración e independencia:
Se denomina sistema integrado a aquel en el cual su
nivel de coherencia interna hace que un cambio
producido en cualquiera de sus subsistemas produzca cambios en
los demás subsistemas y hasta en el sistema
mismo.
Un sistema es independiente cuando un cambio que se
produce en él, no afecta a otros sistemas.
Centralización y
descentralización:
Un sistema se dice centralizado cuando tiene un
núcleo que comanda a todos los demás, y estos
dependen para su activación del primero, ya que por
sí solos no son capaces de generar ningún
proceso.
Por el contrario los sistemas descentralizados son
aquellos donde el núcleo de comando y decisión
está formado por varios subsistemas. En dicho caso el
sistema no es tan dependiente, sino que puede llegar a contar con
subsistemas que actúan de reserva y que sólo se
ponen en funcionamiento cuando falla el sistema que
debería actuar en dicho caso.
Los sistemas centralizados se controlan más
fácilmente que los descentralizados, son más
sumisos, requieren menos recursos, pero
son más lentos en su adaptación al contexto. Por el
contrario los sistemas descentralizados tienen una mayor velocidad de
respuesta al medio ambiente
pero requieren mayor cantidad de recursos y métodos de
coordinación y de control
más elaborados y complejos.
Adaptabilidad:
Es la propiedad que
tiene un sistema de aprender y modificar un proceso, un estado o una
característica de acuerdo a las
modificaciones que sufre el contexto. Esto se logra a
través de un mecanismo de adaptación que permita
responder a los cambios internos y externos a través del
tiempo.
Para que un sistema pueda ser adaptable debe tener un
fluido intercambio con el medio en el que se
desarrolla.
Mantenibilidad:
Es la propiedad que
tiene un sistema de mantenerse constantemente en funcionamiento.
Para ello utiliza un mecanismo de mantenimiento
que asegure que los distintos subsistemas están
balanceados y que el sistema total se mantiene en equilibrio con
su medio.
Estabilidad:
Un sistema se dice estable cuando puede mantenerse en
equilibrio a
través del flujo continuo de materiales,
energía e información.
La estabilidad de los sistemas ocurre mientras los
mismos pueden mantener su funcionamiento y trabajen de manera
efectiva (mantenibilidad).
Armonía:
Es la propiedad de
los sistemas que mide el nivel de compatibilidad con su medio o
contexto.
Un sistema altamente armónico es aquel que sufre
modificaciones en su estructura,
proceso o características en la medida que el medio
se lo exige y es estático cuando el medio también
lo es.
Optimización y
sub-optimización:
Optimización modificar el sistema para lograr el
alcance de los objetivos.
Suboptimización en cambio es el
proceso inverso, se presenta cuando un sistema no alcanza sus
objetivos por
las restricciones del medio o porque el sistema tiene varios
objetivos y
los mismos son excluyentes, en dicho caso se deben restringir los
alcances de los objetivos o
eliminar los de menor importancia si estos son excluyentes con
otros más importantes.
Exito:
El éxito de los sistemas es la medida en que los
mismos alcanzan sus objetivos.
La falta de éxito exige una revisión del
sistema ya que no cumple con los objetivos propuestos para el
mismo, de modo que se modifique dicho sistema de forma tal que el
mismo pueda alcanzar los objetivos determinados.
APORTES METODOLOGICOS
Jerarquía de los sistemas
Al considerar los distintos tipos de sistemas del
universo
Kennet Boulding proporciona una clasificación útil
de los sistemas donde establece los siguientes niveles
jerárquicos:
1. Primer nivel, estructura
estática. Se le puede llamar nivel de los
marcos de referencia.
2. Segundo nivel, sistema dinámico simple.
Considera movimientos necesarios y predeterminados. Se puede
denominar reloj de trabajo.
3. Tercer nivel, mecanismo de control o sistema
cibernético. El sistema se autorregula para mantener su
equilibrio.
4. Cuarto nivel, "sistema abierto" o autoestructurado.
En este nivel se comienza a diferenciar la vida. Puede de
considerarse nivel de célula.
5. Quinto nivel, genético-social. Está
caracterizado por las plantas.
6. Sexto nivel, sistema animal. Se caracteriza por su
creciente movilidad, comportamiento
teleológico y su autoconciencia.
7. Séptimo nivel, sistema humano. Es el nivel del
ser individual, considerado como un sistema con conciencia y
habilidad para utilizar el lenguaje y
símbolos.
8. Octavo nivel, sistema social o sistema de organizaciones
humanas constituye el siguiente nivel, y considera el contenido y
significado de mensajes, la naturaleza y
dimensiones del sistema de valores, la
transcripción de imágenes
en registros
históricos, sutiles simbolizaciones artísticas,
música,
poesía
y la compleja gama de emociones
humanas.
9. Noveno nivel, sistemas trascendentales. Completan los
niveles de clasificación: estos son los últimos y
absolutos, los ineludibles y desconocidos, los cuales
también presentan estructuras
sistemáticas e interrelaciones.
Teoría analógica o modelo de
isomorfismo sistémico:
Este modelo busca
integrar las relaciones entre fenómenos de las distintas
ciencias. La detección de estos fenómenos permite
el armado de modelos de
aplicación para distintas áreas de las
ciencias.
Esto, que se repite en forma permanente, exige un
análisis iterativo que responde a la idea
de modularidad que la teoría de los sistemas desarrolla en
sus contenidos.
Se pretende por comparaciones sucesivas, una
aproximación metodológica, a la vez que facilitar
la identificación de los elementos equivalentes o comunes,
y permitir una correspondencia biunívoca entre las
distintas ciencias.
Como evidencia de que existen propiedades generales
entre distintos sistemas, se identifican y extraen sus
similitudes estructurales.
Estos elementos son la esencia de la aplicación
del modelo de
isomorfismo, es decir, la correspondencia entre principios que
rigen el comportamiento
de objetos que, si bien intrínsecamente son diferentes, en
algunos aspectos registran efectos que pueden necesitar un mismo
procedimiento.
Modelo procesal o del sistema adaptativo
complejo:
Este modelo implica
por asociación la aplicación previa del modelo del
rango.
Dado que las organizaciones se
encuentran dentro del nivel 8, critica y logra la
demolición de los modelos
existentes tanto dentro de la sociología como dentro de la administración.
Buckley, categoriza a los modelos
existentes en dos tipos:
a) aquellos de extracción y origen
mecánico, a los que denomina modelo de equilibrio;
b) aquellos de extracción y origen
biológico, a los que llama modelos organísmicos u
homeostáticos.
Y dice:
"…el modelo de equilibrio es
aplicable a tipos de sistemas que se caracterizan por perder
organización al desplazarse hacia un
punto de
equilibrio y con posterioridad tienden a mantener ese nivel
mínimo dentro de perturbaciones relativamente estrechas.
Los modelos homeostáticos son aplicables a sistemas que
tienden a mantener un nivel de organización dado relativamente elevado a
pesar de las tendencias constantes a disminuirlo. El modelo
procesal o de sistema complejo adaptativo se aplica a los
sistemas caracterizados por la elaboración o la evolución de la
organización; como veremos se benefician con las
perturbaciones y la variedad del medio y de hecho dependen de
estas".
Mientras que ciertos sistemas tienen una natural
tendencia al equilibrio, los sistemas del nivel 8 se caracterizan
por sus propiedades morfogénicas, es decir que en lugar de
buscar un equilibrio estable tienden a una permanente
transformación estructural. Este proceso de
transformación estructural permanente, constituye el
pre-requisito para que los sistemas de nivel 8 se conserven en
forma activa y eficiente, en suma es su razón de
supervivencia.
LAS ORGANIZACIONES
COMO SISTEMAS
Una organización es un sistema
socio-técnico incluido en otro más amplio que es la
sociedad con
la que interactúa influyéndose
mutuamente.
También puede ser definida como un sistema
social, integrado por individuos y grupos de trabajo
que responden a una determinada estructura y
dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan
actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores
comunes.
Subsistemas que forman la Empresa:
a) Subsistema psicosocial: está compuesto por
individuos y grupos en
interacción. Dicho subsistema está formado por la
conducta
individual y la
motivación, las relaciones del status y del papel,
dinámica de grupos y los
sistemas de influencia.
b) Subsistema técnico: se refiere a los
conocimientos necesarios para el desarrollo de
tareas, incluyendo las técnicas usadas para la
transformación de insumos en productos.
c) Subsistema administrativo: relaciona a la
organización con su medio y establece los objetivos,
desarrolla planes de integración, estrategia y
operación, mediante el diseño
de la estructura y
el establecimiento de los procesos de
control.
METODOLOGIA DE APLICACION DE LA T.G.S., PARA EL
ANALISIS Y DISEÑO
DE SISTEMAS
Desde el punto de vista de la administración está compuesta de las
siguientes etapas:
a) Análisis de situación: es la etapa
en que el analista toma conocimiento
del sistema, se ubica en cuanto a su origen, objetivo y
trayectoria.
1. Definición de objetivo: el
analista trata de determinar para que ha sido requerido ya que en
general se le plantean los efectos pero no las causas.
2. Formulación del plan de trabajo:
el analista fija los límites de interés del estudio
a realizar, la metodología a seguir, los recursos materiales y
humanos que necesitará, el tiempo que
insumirá el trabajo y
el costo del mismo.
Esta etapa se conoce como propuesta de servicio y a
partir de su aprobación se continúa con la metodología.
3. Relevamiento: el analista recopila toda la
información referida al sistema en estudio, como
así también toda la información que hace al
límite de interés.
4. Diagnóstico: el analista mide la eficacia y la
eficiencia del
sistema en estudio. Eficacia es
cuando el sistema logra los objetivos y eficiencia es
cuando el sistema logra los objetivos con una relación
costo beneficio
positiva. Si un sistema es eficaz pero no eficiente el analista
deberá cambiar los métodos
del sistema, si un sistema no es eficaz el analista deberá
cambiar el sistema y si un sistema es eficiente el analista
sólo podrá optimizarlo.
5. Diseño:
el analista diseña el nuevo sistema.
a) Diseño
global: en el determina la salida, los archivos, las
entradas del sistema, hace un cálculo de
costos y enumera
los procedimientos.
El diseño
global debe ser presentado para su aprobación, aprobado el
diseño global pasamos al siguiente paso.
b) Diseño detallado: el analista desarrolla en
detalle la totalidad de los procedimientos
enumerados en el diseño global y formula la estructura de
organización la cual se aplicara sobre dichos procedimientos.
6. Implementación: la implementación del
sistema diseñado significa llevar a la práctica al
mismo, esta puesta en marcha puede hacerse de tres
formas.
a) Global.
b) En fases.
c) En paralelo.
7. Seguimiento y control: El analista debe verificar los
resultados del sistema implementado y aplicar las acciones
correctivas que considere necesarias para ajustar el
problema.
EL SISTEMA DE CONTROL
Concepto:
Un sistema de control estudia la conducta del
sistema con el fin de regularla de un modo conveniente para su
supervivencia. Una de sus características es que sus elementos deben
ser lo suficientemente sensitivas y rápidas como para
satisfacer los requisitos para cada función del
control.
Elementos básicos:
a) Una variable; que es el elemento que se desea
controlar.
b) Los mecanismos sensores que son
sencillos para medir las variaciones a los cambios de la
variable.
c) Los medios
motores a
través de los cuales se pueden desarrollar las acciones
correctivas.
d) Fuente de energía, que entrega la
energía necesaria para cualquier tipo de
actividad.
e) La retroalimentación que a través de
la
comunicación del estado de la
variable por los sensores, se
logra llevar a cabo las acciones
correctivas.
Método de control:
Es una alternativa para reducir la cantidad de
información recibida por quienes toman decisiones, sin
dejar de aumentar su contenido informativo. Las tres formas
básicas de implementar el método de
control son:
1.- Reporte de variación: esta forma de
variación requiere que los datos que
representan los hechos reales sean comparados con otros que
representan los hechos planeados, con el fin de determinar la
diferencia. La variación se controla luego con el valor de
control, para determinar si el hecho se debe o no informar. El
resultado del procedimiento, es
que únicamente se informa a quién toma las
decisiones acerca de los eventos o
actividades que se apartan de modo significativo que los planes,
para que tomen las medidas necesarias.
2.- Decisiones Programadas: otra aplicación de
sistema de control implica el desarrollo y
la implantación de decisiones programadas. Una parte
apreciable de las decisiones de carácter técnico y
una parte pequeña de las decisiones tácticas
abarcan decisiones repetitivas y rutinarias. Diseñando el
sistema de
información de manera que ejecute esas decisiones de
rutina, el analista proporciona a los administradores más
tiempo para dedicarse a otras decisiones menos
estructuradas.
Si se procura que el sistema vigile las órdenes
pendientes y se programa las
decisiones de cuáles pedidos necesitan mayor
atención, se logrará un significativo ahorro de
tiempo y esfuerzo.
3.- Notificación automática: en este caso,
el sistema como tal, no toma decisiones pero como vigila el flujo
general de información puede proporcionar datos, cuando sea
preciso y en el momento determinado.
Las notificaciones automáticas se hacen en
algunos criterios predeterminados, pero solo quienes toman las
decisiones deben decir si es necesario o no emprender alguna
acción.
El Sistema de Control en las
Organizaciones:
El control es uno de los cinco subsistemas corporativos
(organización, planificación, coordinación y
dirección son los restante) los cuales son
muy difíciles de separar con respecto al de control. De
ello se desprende todo el proceso
administrativo, debe considerarse como un movimiento
circular, en el cual todos los subsistemas están ligados
intrincadamente, la relación entre la planificación y el control es muy estrecha
ya que el directivo fija el objetivo y
además normas, ante las
cuales se contrastan y evalúan acciones.
Es necesario ver al control para determinar si las
asignaciones y las relaciones en la
organización están siendo cumplimentadas tal
como se las había previsto.
Gráfico del Sistema o Proceso de
Control
Este gráfico representa el proceso de control
como un sistema cerrado, es decir que posee la
característica de la retroalimentación o
autorregulación. El movimiento es
circular y continuo, produciéndose de la siguiente manera:
se parte de la actividad o realidad a la cual debemos medir, con
el auxilio o utilización de normas, efectuada
la decisión comparamos los resultados de los planes, de
esta manera la realidad quedará ajustada para el futuro.
Se nota en este punto que no sólo la realidad puede ser
ajustada, otras veces son los planes los que necesitan
corrección por estar sensiblemente alejado de las
actividades.
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
Hermida, Jorge A. Ciencia de la
administración. Ediciones Contabilidad
Moderna S.A.I.C. Buenos Aires mayo
de 1983.
Fotocopias y apuntes facilitados por la
cátedra.
Alvarez, Héctor Felipe. Administración, una introducción al
estudio de la Administración. Sociedad para
Estudios Pedagógicos Argentinos. Córdoba
1987.
Yourdon, Edward. Análisis estructurado moderno.
Prentice-Hall Panamericana, S.A. México
1989.
Ramón
García-Pelayo y Gross. Pequeño Larousse Ilustrado
(diccionario).
Ediciones Larousse. Francia
1977.
Estructura de las Organizaciones,
carpeta del año 1994 curso 1k8.
Autor:
Alfredo Lopez
pachy[arroba]bbs.frc.utn.edu.ar