Access2000

Enviado por lankansi

Indice
1.
Introducción
2. Formularios.
3. Informes
4. Paginas de Acceso a
Datos.
5. Retoques
finales

1. Introducción

Este pequeño manual
está dirigido especialmente a aquellas personas que tienen
conocimiento
sobre bases de datos y
programación, este no es un manual completo
ya que mi intención únicamente a sido la de extraer
datos basicos
y ciertas ideas novedosas que te pueden ser de mucha utilidad al
momento de generar las tablas, consultas, formularios,
etc… en este programa.

Tablas y Consultas.

Los campos deben identificarse entre corchetes. Ej.
[FechaInicial]
Cuando se hace referencia a un campo calculado que
tome en cuenta las fechas estas deben ir entre dos signos de
dígitos Ej. #01/01/2000#.
Cuando se introduce una cadena de caracteres estas
deben ir entre comillas. Ej: "Esto es una prueba".
Las expresiones o campos calculados deben ser
precedidos del símbolo =, Ej: =[Horas]*[Valor]
Cuando se hace referencia ha un campo de una tabla x
debe ponerse el nombre de la tabla seguido de un punto o un
signo de interrogación el campo. Ej:
[Tblcontrato]![FechaContrato]
Para concatenar cadenas de caracteres se utiliza el
signo &.
Hay posibilidad de establecer
Hipervínculos(Enlaces a otros documentos).
Búsquedas de Campos(Permite crear LISTAS
COMBINADAS).
Integridad Referencial.- No permite eliminar un
registro
maestro que contenga registros
hijos, para poder
eliminar el registro se
debe activar la opción de eliminación en
cascada.
Cuando se establece las relaciones entre las tablas.
Se identifica una relación de uno a varios con el numero
1 y de varios a uno con el signo de infinito.
Cuando se realiza una consulta existen campos
calculados; pero como nota interesante cabe anotar que si el
campo al cual se hace referencia en la obtención del
campo calculado se encuentra presente en la consulta no es
necesario activar la casilla de visualización del campo
calculado ya que la condición se ejecuta en el campo al
cual se hace referencia.
Existen cláusulas de predicado para las
consultas(En(or), Como(Permite introducir criterios,
comodines*???), Entre(and).
.Hay una opción dentro de las consultas que
permite crear TOTALES å (Utiliza el Sql para
realizar agrupaciones).
Como nota curiosa quiero aclarar que para cambiar el
signo de moneda esto se lo debe realizar en el panel de
control del Windows.
En access se puede
procesar los años de una fecha con sus cuatro
dígitos, evitando de esta manera confusión en el
tratamiento de las fechas, esto se puede realizar utilizando la
opción General del menú Herramientas, también seria aconsejable
activar la opción de fecha con cuatro dígitos del
Panel de Control de
Windows para
mayor seguridad.
La bases de datos
pueden ser compactadas(eliminar espacio innecesario que a veces
se crea debido a incrementos o reducciones de la bdd en uso,
cuando se crea o elimina tablas, consultas, formularios,
etc.), esto se puede configurar en la opción General del
Menú Herramientas.
Hay como crear en las consultas Parámetros
Externos, que permiten el ingreso de rangos o criterios de
filtro; esto se realiza mediante la utilización de [] en
la opción CRITERIOS de la consulta. Ej: [Ingrese la
Fecha:], también se puede validar la entrada de los
parámetros con la opción
Consulta-Parámetros.
Hay como realizar consultas tomando como base varias
tablas.
Hay como realizar consultas utilizando como base para
la misma Tablas o Consultas realizadas
anteriormente.
Hay como actualizar datos en las
tablas desde las consultas, dependiendo del tipo de consulta
que se utilice.
Hay consultas de Combinación de Registros
Equivalentes, que consiste en mostrar solo los registros
coincidentes entre ambas tablas: Madre-Hija(Utiliza la
integridad referencial).
Hay consultas de Combinación Externa, que
consiste en visualizar todas la filas de una tabla incluso si
no existen filas coincidentes en la tabla relacionada, esto se
realiza haciendo doble clic en la línea que establece la
relación en ambas tablas.
Cuando una tabla necesita mas de un atributo(clave)
para definir una relación entre dos tablas se tiene que
seguir los siguientes pasos: Doble clic en la línea de
relación entre las dos estructuras
y escoger la opción Nueva.
En las consultas se utiliza el valor ES
NULO o IS NULL para indicar que el campo al que se hace la
referencia esta vacío o no tiene ningún
valor.
No se pueden actualizar los datos que son resultados
de un calculo en una consulta, los campos auto
numéricos, y los campos que son claves
principales.
Las consultas de selección tienen Propiedades, que nos
permiten establecer opciones tales como: presentación de
registros únicos, bloqueos, permisos, mostrar todos los
campos, etc…
Se puede realizar actualizaciones, anexar datos,
crear tablas, eliminar información en las tablas a través
de consultas, primero debemos realizamos una consulta de
selección y después la
transformamos en la consulta de acción que
deseamos.
Podemos utilizar las consultas Anexadas para ingresar
información a tablas
históricas.
Cuando se anexan datos a otra tabla, los datos no se
mueven de la tabla origen a la tabla destino únicamente
se copian.
Cuando se quiere ver en una consulta de
selección los registros de una tabla
hija(Histórico contratos)
que están relacionados con una tabla
madre(Histórico Grupos) y se
desea observar que Grupos
están con contrato(en
este caso no se desean visualizar registros repetidos), hay
que activar las propiedades de la consulta para seleccionar
Registros únicos: SI.
1. Duplicación de claves principales.-
  Intento de duplicar un valor de clave de índice
  único, si se quieren añadir datos duplicados
  tiene que eliminar la clave principal.
2. Errores de conversión de datos.- Campos
  numéricos muy pequeños, tipos de campo
  diferentes(se quieren anexar datos numéricos a un
  campo tipo texto)
3. Registros bloqueados.- Cuando los registros
  están compartidos.
4. Incumplimientos de reglas de
  validación.
Errores comunes en las consultas de
acción:
Se puede importar datos de otras fuentes
externas a Access, tales
como Foxpro, Paradox
y ODBC., Los pasos a seguir son: Obtener Datos Externos y luego
Importar.
Cuando se importa un archivo de
excel por
ejemplo, si se especifica un campo de este archivo como
clave principal, se debe tener en cuenta que la
información que contiene este campo no se encuentre
duplicada caso contrario al momento de ser importada va a
presentar errores; así mismo cuando no se especifica
correctamente el tipo de datos de cada campo se produce un
error.
También se puede vincular tablas externas,
pero la desventaja principal de esta acción es la
lentitud en el manejo de la información.
Al momento de trabajar en red o con tablas
compartidas es aconsejable trabajar con consultas para de esta
manera limitar el acceso continuo a las tablas y no disminuir
su rendimiento.
Cuando se trabaja con tablas compartidas al momento
de insertar datos en ellas es necesario hacerlo a través
de un formulario que este solo configurado para la entrada de
datos.
Si se desea acceder a un registro determinado y
modificarlo; para que otro usuario no interfiera es necesario
activar la opción Registro modificado dentro de las
opciones de HERRAMIENTAS.
A menos que este diseñando una
aplicación en la que con frecuencia necesite ser
actualizar cientos de registros de manera simultanea(consultas
de acción), debería seleccionar la casillas Abrir
bases de datos usando bloqueo por registro).
Puede configurar las opciones para trabajar en
red o con
tablas compartidas en: Herramientas – Opciones –
Avanzadas.
Cuando se trabaja con tablas vinculadas, y estas han
sido cambiadas a un directorio diferente de donde se
realizó la vinculación de las mismas por primera
vez, hay que realizar una actualización de los
vínculos(Herramientas – Utilidades de la
bdd.)
Se puede exportar(copiar tablas) tablas de una bdd en
access, a
cualquier formato que soporte bdd ODBC.
Si no se desea exportar sino mas bien visualizar la
información de una tabla de la bdd de access en
Excel,
Word(Tablas), Word(Combinación de Doc.), se debe
escoger la opción Herramientas – vínculos
con Office –
Excel ó Word).
Hay dos tipos de consultas: Las de selección y
las de acción(Eliminar, anexar y actualizar
datos).
Para realizar consultas de acción o de
selección es recomendable establecer las relaciones
entre las tablas que van a participar en la
consulta.

2.
Formularios.

Ahora que comenzamos a tratar lo que son formularios
es de suma importancia hacer énfasis en que es mejor
utilizar consultas basadas en las tablas originales ya que esto
optimiza y a su vez minimiza el acceso a los datos, sobre todo
cuando se trabaja en un sistema en
red.
En las propiedades del formulario – Datos
– Origen del registro, se puede especificar el origen de
los datos que pueden ser una tabla o consulta.
Cuando se trabaja con una consulta esta hereda todas
las reglas de validación de la tabla.
Si en la consulta trabajamos con un campo de tipo
auto numérico, es necesario bloquear e inactivar este
campo en el formulario, para realizar esto llevamos a cabo los
siguientes pasos: Primeramente seleccionamos el objeto, luego
Propiedades – Datos – Activado(NO) –
Bloqueado(SI).
Cuando deseamos que un control
determinado no sea seleccionado con la tecla TAB para ser
actualizado debemos seleccionar la siguiente opción:
Propiedades – Todas – Punto de Tabulación a
NO
En el formulario se puede crear un cuadro
combinado(el asistente debe estar activado) utilizando una
lista de valores:
Propiedades del control – Datos – Tipo de Origen de
la Fila(Lista de Valores)
– Origen de Fila(1; "Visa")
También se pueden crear casillas de
verificación en vez de escribir la palabra
si/no.
Todos los cuadros combinados y casillas de
verificación creados dentro de un formulario no afectan
en nada a la tabla de donde se extrae la
información.
Se pueden ajustar los cuadros de textos y de control
mediante el menú contextual(Tamaño –
Ajustar).
Cuando se ejecuta un formulario se puede especificar
que únicamente se pueda visualizar el formulario como
Vista Formulario para de esta manera no se permite visualizar
los registros en Hojas de Datos, Propiedades(Formulario)
– Todas – Vistas Permitidas.
Se puede establecer el orden de tabulación de
los objetos.
Se pueden crear formularios continuos(Significa el
mismo formulario de forma corrida en la misma
pantalla).
Se puede eliminar las barras de desplazamiento y los
selectores de registros dentro de las Propiedades del
Formulario(Barra de desplazamiento – Selectores de
registro).
Es aconsejable convertir la mayoría de los
formularios a Formularios Modales porque esto fuerza al
usuario a efectuar una acción en el formulario o ha
cerrar el formulario, y evitar que se abra otro
formulario(Propiedades – Todas –
Modal).
Se pueden ocultar el menú Control del
Formulario que permite(Restaurar, Tamaño, Minimizar,
Maximizar, Cerrar y Siguiente) Propiedades del Formulario
– Todas – Cuadro de Control(NO).
Si se desea permitir en un formulario presentar
datos, eliminar datos, pero no añadir debe realizar los
siguientes pasos: Propiedades de Formulario – Todas
– Permitir Agregar(NO) – Entrada de
datos(NO).
Hay como crear formularios basados tanto en las
tablas como en las consultas.
Access permite actualizar cualquier dato de la tabla
que se encuentra en la parte "Varios" de la relación y
cualquier campo que no se clave principal en la parte "Uno" de
la relación. Esto significa que cuando un formulario
este basado en una consulta, puede actualizar todos los campos
del formulario que proceden de la tabla "Varios" y la
mayoría que proceden de la tabla "Uno". Dado que el
propósito general del formulario es buscar y actualizar
los registros de la parte "Varios" de la relación
mientras revisa la información de la parte "Uno", este
tipo de formularios se denomina "Formularios Varios a
Uno".
Dentro de un formulario se puede insertar un
"Subformulario" que permite visualizar información una
tabla que tenga una relación de "uno a
varios".
Se puede crear directamente un subformulario en un
formulario, primeramente se debe haber creado la consulta que
se va a utilizar por el subformulario, en segundo termino se
debe escoger en la barra de herramientas la opción de
subformulario y escoger el tamaño deseado, marcamos el
objeto del subformulario y a continuación abrimos sus
propiedades y en el origen del control ponemos el nombre de la
consulta que contiene la información
deseada.
Es aconsejable que al momento de crear un formulario
que lleve incrustado un subformulario, se realice primero el
subformulario(Este debe basarse en una consulta que puede
incluir campos calculados) y luego se diseñe el
formulario principal, ambos formularios se construyen por
separado y finalmente se unen.
Cuando se cree el subformulario es necesario
establecer su propia barra de desplazamiento vertical(Tipo
tabular).
Hay dos formas de incrustar el subformulario en el
formulario principal: 1. Es abriendo el formulario principal, y
luego desde la ventana bdd mover el subformulario hacia el
formulario principal, 2. Crear un subformulario mediante el
botón de subformularios de la barra y especificar en el
origen del control el subformulario.

Cuando se trabaja con un subformulario es necesario
vincular los campos principales con el formulario principal con
la finalidad de lograr una correspondencia de "uno a varios",
(vincular campos primarios y secundarios del objeto
incrustado).

En un formulario se pueden insertar objetos
ActiveX(Fichas,
Fotografías).

Algunos controles ActiveX necesitan programación visualbasic para poder ser
controlados de forma precisa.
Un objeto de marco dependiente puede contener una
fotografia para cada uno de los registros en el formulario pero
antes hay que definir este campo en la tabla como Objeto
OLE, es mejor poner el modo de cambiar el tamaño a
Extender.
En el formulario podemos utilizar botones de
enlaces(utilizando el asistente) con otros formularios, se
pueden establecer filtros mediante un campo coincidente en
ambas tablas).
Eventos del formulario:

Antes de actualizar.- Este evento permite saber si
será o no almacenado un valor determinado en un
campo.
Después de actualizar.- Este evento permite
actualizar el formulario principal con los nuevos valores del
formulario al que se llamo con una macro.
Al hacer clic.- Este evento permite ejecutar una
macro o acción al hacer clic con el mouse sobre
un objeto.
Al hacer doble clic.- Este evento permite ejecutar
una macro o acción al hacer doble clic con el mouse sobre
un objeto.
Al cargar.- Este evento permite desactivar objetos
dentro del formulario al momento de activarlo. Ej: Desactiva
botones del formulario.

Private Sub Form_Load()
' Turn off stuff if this is not an admin user
If Not gintIsAdmin Then
Me.AllowEdits = False
Me.AllowDeletions = False
Me.AllowAdditions = False
Me!cmdAddNew.Visible = False
Me!cmdAddNew.Enabled = False
Me!cmdSave.Visible = False
Me!fsubAuthorBooks.Locked = True
End If
End Sub

3.
Informes

Se pueden crear subinformes dentro de un informe,
para presentar detalles relacionados para los registros que
forman parte del origen del informe.
Los informes se
crean a partir de consultas, una de las ventajas de los
informes es
que se puede ordenar y agrupar la información mediante
el campo que uno desee.
Aunque en muchas ocasiones el crear informes basados
en consultas que realizan cálculos mejora el rendimiento
de la aplicación, en los informes también se
pueden crear expresiones que calculen operaciones con
los campos.
Se puede crear Encabezados y pies de pagina de
acuerdo al campo que se desea agrupar.
Con el asistente se pueden crear informes que realicen
agrupamientos(palabra completa, los 1,2,3 caracteres
primeros).
1. Autoextensible.- Permite que la sección se
  extienda para acomodar los controles que podrían
  ampliarse.
2. Autocomprimible.- Permite que la sección
  sea mas pequeña en caso de que los controles de esta
  sección ocupasen un tamaño menor para
  acomodar menos texto.
3. Visible.- Permite visualizar el
  detalle.
Propiedades: En el detalle:
1. Origen del registro.- Visualiza el nombre de la
  consulta que proporciona los datos del informe.
2. Bloqueos de registros.- Esta propiedad cuando esta a "Todos los
  Registros" bloquea totalmente las filas impidiendo que
  otros usuarios accedan a esta consulta, no es
  recomendable.
3. Imagen.- Para estas propiedades, introduzca el
  nombre del archivo y la ruta de acceso completa del mapa de
  bits que desea utilizar como fondo para el
  informe.
4. Modo de tamaño de la imagen.-
  Sirve para ajustar la imagen al
  tamaño del formulario.
5. Paginas de la imagen.- Puede mostrar la imagen en
  todas, la primera o ninguna pagina del informe.
6. Archivo de ayuda.- Sirve para mostrar ayuda sobre
  un ítem determinado, este archivo puede estar creado
  en el office 2000
  o html.
Propiedades del Informe total:
Cuando se trabaja con un subinforme es necesario
vincular los campos principales con el informe principal con la
finalidad de lograr una correspondencia de "uno a varios",
(vincular campos primarios y secundarios del objeto
incrustado).
La propiedad
"Mantener Juntos" obliga al encabezado y detalle del formulario
estar juntos en la presentación y no quedar
separados(usado mas por presentación).
La propiedad "Forzar nueva pagina" permite presentar
cada grupo en una
pagina diferente, evitando que todos salgan seguidos unos de
otros.
La propiedad "Estilo de los Bordes" evita mostrar los
márgenes que se crean alrededor del
subformulario(opción transparente).

4. Paginas de Acceso a
Datos.

Lamentablemente el access al momento de crear paginas
de accesos a datos a partir de cualquier tabla, consulta,
informe o formulario debe tener instalado en la maquina
cliente los
siguientes paquetes de software como
requisito para funcionar correctamente:

Un sistema
operativo win32.
Internet explorer 5.0
Una copia de office2000
Acceso de comparición de archivos para
la base de
datos.

Por lo tanto las paginas de acceso a datos creadas en
access funcionan mejor en un ambiente de
tipo INTRANET(dentro de la
empresa).

Cuando se crea una pagina de acceso a datos se puede
definir niveles de agrupamiento, el problema que presenta esta
utilidad es que
en este modo la pagina se vuelve en estado de
solo lectura no
permitiendo realizar ninguna acción de
actualización sobre los registros.
Crear un nivel de agrupamiento consiste en filtrar
los registros o filas perteneciente a un solo grupo.
Al momento de modificar una pagina de acceso a datos
hay que tener en cuenta que no hay la acción "deshacer
cambios".
Para ver todas las propiedades de la pagina de acceso
a datos haga lo siguiente: Seleccionar pagina del menú
Edición y luego ver propiedades.
Se puede añadir mas campos o tablas a la
pagina, access automáticamente pide que se establezca la
relación entre las tablas.
Solo se pueden crear paginas de acceso a datos solo a
partir de tablas o consultas.

Potencia con Macros:

En una macro podemos definir múltiples acciones.
1. Reloj de arena.- Puntero cambia a un reloj de
  arena indicando una demora.
2. Eco.- Evita que access vuelva a trazar la
  pantalla después de que sucedan algunas acciones.
3. Ejecutar macro.- Ejecuta otra macro que oculta la
  barra de herramientas vista formulario.
4. Abrir formulario.- Abre un formulario
  determinado.
5. Seleccionar objeto.- Identifica el objeto que
  recibe el enfoque(el formulario principal).
6. IraControl.- Especifica el objeto que recibe el
  enfoque dentro del formulario.
7. Maximizar.- Hace que el formulario ocupe la
  pantalla completa.
8. Cancelar evento.- Indica a access que no almacene
  un valor en la tabla.
  Elemento:
  [Formularios]![InformaciónCiudad]![NombreCiudad]
  Expresion:
  [Formularios]![FormListaBoda]![Ciudad] (Formulario que
  contiene el valor que se desea añadir al
  formulario Informacionciudad.)
9. Establecer valor.- Establece un valor para un
  control de formulario. Ej:
10. Ejecutar macro.- Permite llamar a otra macro o
  incluso a un procedimiento interno de la misma macro. En
  este ejemplo se llama a un procedimiento interno de una misma
  macro.
Ejemplo:
Evaluarentrada.Solicitaredicion.
Macros Básicas:
Si se desea crear una macro que ejecute un formulario
apenas se abre una base de datos
se le debe poner a la macro el nombre de AUTOEXEC y definir
las acciones básicas mencionadas anteriormente.
Todas estas acciones están en una macro de
agrupamiento:
EjecutarInforme.Aceptar
EjecutarInforme.Cancelar
EjecutarInforme.Grupos
Se pueden crear como vimos anteriormente macros
simples, llamar a macros anidadas, pero también se
pueden crear agrupamientos de macros; estas consisten en un
grupo de acciones que tienen un nombre especifico. Ej.
Sintaxis:
Forms!nombreformulario!nombrecontrol.
Ejemplo:
1=[Formularios]![OpcionesImpresión]![opcImprimir]
Donde: 1 es el valor del botón de opción.
Donde: [Formulario] hace referencia a la clase de objeto.
Donde: [OpcionesImpresion] es el formulario especifico.
Donde: [OpcImprimir] es el objeto dentro del formulario que
contiene el valor numérico(1).
Si se desea ejecutar un grupo de acciones basándose en
el valor de salida de una comprobación, puede
introducir la comprobación en la columna
condición de la primera línea de la
acción e introducir puntos suspensivos(…) en la
columna condición para las otras acciones de las
series, estas se ejecutaran siempre y cuando la
condición anterior se ejecute como
verdadera.
En el agrupamiento de macros, aparte de la ventaja de
crear varias acciones por grupos existe la posibilidad de
crear condiciones que permiten derivar una
acción.
1. Formularios![Listaboda] R.Formulario.
2. Formularios![Listaboda].Barras
  R.PropiedadFormulario.
3. Formularios![Listaboda]![Estado]
  R.ObjetoFormulario.
4. Formularios![Listaboda]![Estado].Visible
  R.Prop.ObjetoForm.
Referencias a Objetos:
[Nombreciudad]=[Formularios]![Formlistaboda]![Ciudad]
En este ejemplo filtramos únicamente el
nombre de la ciudad coincidente con el campo del formulario
formlistaboda. Esta macro la debemos asociar un
evento(Alhacerdobleclic).
Podemos crear macros que llamen a formularios
especificando criterios de filtración que permita
seleccionar determinados registros(Cláusula WHERE).
Ej.
Con las macros podemos validar entradas de
datos.

5. Retoques
finales

Si desea crear una barra de herramientas
personalizada, solo servirá para la base de datos en
curso y no para todas las bdd.
Si se desea crear una barra de herramientas que se
pueda utilizar en todas las bases de datos, se deben utilizar o
modificar las barras de herramientas Utilidad1 ó
utilidad2.
Para establecer la barra de herramientas
personalizada como predeterminada en el formulario que se
desea, se debe establecer la propiedad del formulario general:
"Barra de herramientas" con el nombre de la barra personalizada
que se desea.
Para establecer un menú personalizado como
predeterminado en el formulario que se desea, se debe
establecer la propiedad del formulario general: "Barra de
Menus" con el nombre del menú personalizado que se
desea.
Si desea ver las características de la barra de
herramientas personalizada, debe ver las propiedades de la
barra(herramientas – personalizar – propiedades).
Estas permiten fijar la barra en un lugar determinado del
formulario.
Hay una barra de menú "Book Menu Bar" que
contiene algunos elementos del menú principal pero no
todos ya que no permite crear bdd por ejemplo ya que se esta
ejecutando una aplicación dentro de una bdd.
Además de poder crear barras de herramientas,
se puede crear menús, se realiza los siguientes pasos:
Hay una barra de herramientas que se llama "Book menú
Bar(es recomendable tomar esta barra como patrón)" esta
barra de menú es personalizada ya que no contiene los
mismos elementos del menú estándar de access
seguidamente creamos la barra y en la ventana comandos
escogemos nuevo menú y arrastramos los elementos de la
barra "Book menú Bar" hacia el nuevo menú
presionando la tecla Ctrl para que los elementos se copien y no
se muevan de una barra a otra.
Se puede optimizar la estructura
de la bdd utilizando la herramienta del analizador de
rendimiento del menú herramientas, esta utilidad le
muestra
sugerencias e ideas para mejorar el funcionamiento de la bdd,
usted puede incorporarlas o ignorarlas en su sistema.
Se establece un formulario como formulario de entrada
al momento de abrir la bdd de la siguiente manera: menú
Herramientas – Inicio(se presenta un cuadro que permite
ingresar el formulario que va a ser el f.principal,
además que permite configurar una serie de acciones que
determina el acceso de las utilidades del access y
manipulación de la bdd en curso) y en la macro de
autoexec también se lo especifica.
Una vez terminada la bdd, es necesario compilar los
módulos hechos en visualbasic ya que esto permite
mayor velocidad
de ejecución a la hora de cargar la bdd, menú:
Depuración – compilar. Nota: se debe abrir el
modulo que se desea compilar.
Solo el diseño principal puede aceptar
cambios en la estructura
de la bdd. Sin embargo los cambios en los datos pueden
realizarse tanto en el diseño principal como en
cualquier replica, los nuevos elementos que se crean tanto en
la replica como en el diseño principal no se copian
automaticamente hay que hacerlo por la tanto de forma
manual.
Puede realizar replicas de la bdd principal: que puede
sincronizar usando las utilidades de access, una vez que se
haya configurado la bdd para la replica, una copia se
convierte en el Diseño principal y es esta la
única copia en la que se pueden realizar cambios en el
diseño de las tablas, consultas,
formularios, informes, macros. Antes de convertir una bdd en
una "replica de diseño principal" tiene que tener en
cuenta que no podrá convertirla de nuevo en una bdd
normal ya que la transformación de la bdd a una
replica implica muchos cambios a la bdd para de esta manera
poder controlar los cambios de diseño y de los
datos.
1. Abrir bdd que se desea crear la
  replica.
2. Herramientas – Crear replica
3. Se pide crear una copia de seguridad de la bdd(extensión
  *.bak)
4. Por ultimo convierte la bdd en un diseño
  principal
5. Si se desea crear replicas adicionales se debe
  abrir el diseño principal y de nuevo utilizar la
  orden crear réplica.
Pasos para crear una replica:
Cuando abra una replica, puede abrir los objetos
replicados en vista diseño, pero access le advierte
que se abrirá una copia de solo lectura.
Si realiza cualquier cambio de
diseño a un objeto replicado de una replica, solo
podrá guardar los cambios como un nuevo objeto; es
posible crear nuevos objetos pero estos no participaran en la
sincronización.
1. Un sistema informatico de seguridad puede ser
  abierto o cerrado. Es abierto cuando el acceso es
  concedido a todos los usuarios, es cerrado cuando no se
  concede acceso a ningún usuario a menos que se lo
  defina específicamente. Access es un sistema
  cerrado aunque parezca lo contrario.
  1. Abrir ejecutar bdd.
  2. Abrir en modo exclusivo una bdd.
  3. Modificar diseños de una bdd,
    formularios.
  4. Administrar claves y usuarios.
  5. Leer datos.
  6. Actualizar datos.
  7. Insertar datos.
  8. Eliminar datos.
2. En access se pueden dar los siguientes
  permisos:
  Un usuario tiene todos los permisos del grupo de
  usuarios al que pertenece y si el a creado un objeto(es
  el propietario) además tendrá el permiso de
  modificar el diseño y administrar, puesto que
  access asigna aquellos permisos cuando una persona crea un objeto.
3. Permisos: Existen 2 clases de permisos: Los
  Implícitos y Explícitos.
  1. menú Herramientas
  2. Seguridad
  3. Permisos de usuario y de grupo.
4. Pasos para establecer seguridad:
  Tenemos que desde el explorador ejecutar el
  archivo: "Wrkgadm.exe" esta dentro del directorio de la
  carpeta de instalacion del microsoft office.
5. Podemos establecer seguridad mediante el
  asistente del access para crear grupos de
  trabajo:
6. Una vez que ha ejecutado este archivo y creado el
  grupo de trabajo, debe reininiciar el access y seleccionar
  el menu herramientas – seguridad – cuentas
  de usuario y de grupo.
7. Seguidamente se debe crear un usuario administrador con acceso total a todos los
  objetos de la base y agregarlo al grupo de "administrador". El "Id Personal
  del administrador" debe ser el mismo que el del grupo
  creado con el "Wrkgadm.exe".
8. Una vez creado el usuario administrador podemos
  ejecutar el "asistente para seguridad por
  usuarios".
9. Los accesos a los elementos de la bdd permitidos
  a los usuarios tienen que ser especificados de forma
  individual.
10. Al momento de proteger una bdd se lo podria hacer
  creando solamente nuevos usuarios pero al a ser esto
  tendria que asignar permisos para cada usuario de forma
  individual, por esta razón es mas sencillo definir
  un grupo para cada nivel de acceso que se desee conceder y
  a continuación definir los usuarios para cada
  grupo.
Seguridad de una base de datos: Se puede ver el
código y la estructura de la bdd teniendo
presionada la tecla shift al momento de abrir la
aplicación, por lo tanto para evitar este riesgo es
necesario implementar la siguiente seguridad:
Se puede poner clave a la bdd: herramientas –
seguridad – clave bdd. Pero la bdd debe ser abierta de
manera exclusiva.
1. Una forma es colocar la bdd en una red y
  protegerla de forma que ningun usuario pueda editar el
  diseño de ningun objeto, esto solo funciona cuando
  son pocos usuarios.
2. Otra forma es separar todas las tablas de datos
  en un archivo MDB independiente colocar este archivo en
  una red
  compartida, y vincular estas tablas en una copia de la bdd
  que solo contiene las consultas, formularios, informes,
  macros de la aplicación. Esto se lo puede hacer de
  forma manual, pero tambien se puede utilizar el asistente
  "Divisor de bdd" en el menu herramientas; aquí se
  especifica el nombre de la bdd que va a contener solo las
  tablas y su ubicación(servidor).
  La bdd que contiene los diseños de formularios,
  informes, etc …, va a crear vinculos con las tablas a la
  bdd que solo contiene informacion.
3. Esta tecnica
  solo funciona correctamente en las aplicaciones que
  requieren una cantidad moderada de datos(200 Mb. Seria una
  limitación aceptable) con un maximo de 20 usuarios
  simultaneos ya que access es fundamentalmente un sistema de
  base de datos de escritorio. Si se necesita un gran numero
  de usuarios o de una gran cantidad de datos es convertir
  una aplicación access a microsoft server.
4. Conversión a una aplicacion Microsoft
  Server: Es necesario crear un "archivo de proyecto
  de access" de esta forma se transforman tanto las tablas,
  consultas o procedimientos almacenados directamente en
  SQL
  server.
Comparticion de un archivo MDB(bdd en
access):

Requerimientos:

Acceso a una version de sql server
version 6.5
Tener instalado microsoft data engine que viene con
office 2000 en su computadora de escritorio.

Creación de una base de datos solo ejecutable:
Este proceso
permite reducir el riesgo de que
alguien viole la seguridad de la bdd, ademas permite crear
una copia de la bdd mas pequeña y compacta(no se
pueden modificar los formularios, informes, modulos, paginas)
los pasos a seguir son los siguientes: Menu herramientas
– utilidades – Crear archivo MDE(es necesario que
la bdd este previamente compilada).
1. "C:Archivos de
  programaMicrosoft
  OfficeOfficeMSACCESS.EXE"
Creación e un acceso directo: Se crea un
acceso directo en el escritorio indicando la direccion del
archivo ejecutable de access. Despues se elije propiedades del
acceso directo creado y en "destino" se ubica la
direccion del archivo MDB que se desea ejecutar EJ:

c:sistemaspaccess1Boda.mdb

Hay las siguientes opciones para ejecutar una
bdd:

/compact.- Compacta la bdd.
/excl.- Abre la bdd en forma exclusiva.
/nostartup.- Abre la bdd sin visualizar la pantalla
inicial de access.
/repair.- Repara la bdd especificada pero no la
abre.
/ro.- Abre la bdd especificada pero con acceso de
lectura.
/runtime.- Especifica que access se
ejecutará con las opciones de la version
run-time.

19.Se pueden crear menus para toda la
aplicación mediante el asistente para menus:
Herramientas – Utilidades de la base de datos –
Administrador del panel de
control. Aquí se especifica el menu principal de la
aplicación.

Funciones Estudiadas:

Día(fecha).- Extrae el dia de una x
fecha.
Mes(Fecha).- Extrae el mes de una x
fecha.
Año(fecha).- Extrae el año de una x
fecha.
DiaSemana(fecha).- extrae el día de la semana
de una x fecha.
Hora(fecha).- Extrae la hora.
Fecha().- Hace referencia a la fecha del
campo.
=Ahora().- Presenta la fecha actual junto con la
hora; debe estar acompañada de la propiedad
formato(Fecha larga).
=Pagina().- Muestra el
numero de la pagina.
=Conmutador([Estadocontrato]="A";"Activo",
[Estadocontrato]="Pd" ; "Pagado").
=Conmutador().- Reemplaza el código por una cadena de caracteres,
soporta hasta siete parejas de expresiones.
Round() Redondea un numero x decimales.
Iff().- Sirve para crear una
condición.
Cmoneda() Convierte un formato de coma flotante en
formato moneda.
Ccadena().-Convierte un expresion numérica a
carácter.
Izq(,1).-Extrae un carácter
o numero a partir de la izquierda.
IsNull().-Detecta si un campo tiene un valor
nulo.
Nz().- Detecta si un campo tiene un valor
nulo.
Encad().- Localiza la primera posición
después del espacio en blanco.
Medio$([NuevosClubs].[Manager],EnCad([NuevosClubs].[Manager],"
"))
Medio$().- Extrae los caracteres desde esta
posición hasta el final de la
cadena.Ejemplos:
Sum().- Suma los valores
de un campo numérico.
Avg().- Calcula el promedio de un conjunto de valores
numéricos.
Max().- Extrae el numero mayor de un rango
especifico.
Min().- Extrae el numero menor de un rango
especifico.
First().- Se coloca en el primer numero de un campo
numerico.
Last().- Se coloca en el ultimo numero de un campo
numerico.
Cuenta().- Permite contar el numero de
filas(Registros).
Dbusq.-Esta funcion localiza una cadena de caracteres
en una tabla, si no encuentra la cadena buscada devuelve un
valor nulo.
EsNulo(DBúsq("[NombreCiudad]","NombresCiudad","[NombreCiudad]=Ciudad"))
EsNulo.- Comprueba el valor devuelto por la funcion
Dbusq. Ej:
CuadroMsj("La ciudad introducida no aparece en la
base de datos. ¿Desea introducir una nueva
ciudad?",36)
El numero 36 presenta un icono de interrogacion y el
4 requiere los
valores SI y NO.; Cuando el usuario pulsa el boton SI,
cuadromsj devuelve un 6, cuando presiona NO devuelve el
7.
CuadroMsj.- Permite mostrar un cuadro de mensaje.
Ej.:
Utilizacion del SQL:

Access permite crear subconsultas dentro de las
consultas con Sqls.

Select.- Especifica los nombres de los campos a
presentar.
From.- Define las tablas a utilizarse en la
consulta.
Where.- Especifica las condiciones que deben
cumplir los registros a ser presentados en la
consulta.
Group By.- Agrupa registros
coincidentes.
Having.- Especifica las condiciones que deben
cumplir los grupos de registros para ser presentados en la
consulta(se utiliza junto con la clausula Group
By).
Inner Join.- Utilice Inner Join para obtener como
resultado todas las filas que coinciden con la especificacion
de combinacion de ambas tablas(Combinación
interna).
Left Join.- Para obtener como resultado todas las
filas procedentes de la primera tabla logica combinada en la
especificacion de combinacion con cualquiera de las filas que
coincidan con la segunda tabla logica.
Right Join.- Obtendremos todas las filas
procedentes de la segunda tabla logica combinada con
cualquiera de las filas que coincidan con la primera tabla
logica.
Order By.- Ordena un conjunto de filas presentadas
por la clausula select.
Union.- Permite unir el resultado de dos
consultas.
Parameters.- Permite recibir parametros para la
consulta, esta sentencia precede a la clausula
Select.
La clausula AS permite asignar un nombre apropiado
a un campo calculado.
With Owneraccess option.

Autor:

Tclgo. A.S. Juan Carlos Romero Jijón.