Indice
1.
Introducción
2. Bibliografía
La importancia de tener un buen sistema de
control interno
en las organizaciones,
se ha incrementado en los últimos años, esto debido
a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la
productividad
al momento de implantarlos; en especial si se centra en las
actividades básicas que ellas realizan, pues de ello
dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno
resaltar, que la empresa que
aplique controles internos en sus operaciones,
conducirá a conocer la situación real de las
mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar
que los controles se cumplan para darle una mejor visión
sobre su gestión.
Por consiguiente, el control
interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos
coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio,
para proteger y resguardar sus activos,
verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables,
así como también llevar la eficiencia,
productividad
y custodia en las operaciones para
estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la
gerencia. De
lo anterior se desprende, que todos los departamentos que
conforman una empresa son
importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar
en constantes cambios, con la finalidad de afinar su
funcionabilidad dentro de la
organización.
Siendo las cosas así, resulta claro, que dichos cambios se
pueden lograr implementando y adecuando controles internos, los
cuales sean capaces de salvaguardar y preservar los bienes de un
departamento o de la empresa. Dentro
de este orden de ideas, (Catácora, 1996:238), expresa que
el control
interno:
"Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un
sistema
contable, el grado de fortaleza determinará si existe una
seguridad
razonable de las operaciones reflejadas en los estados
financieros. Una debilidad importante del control interno, o
un sistema de control interno poco confiable, representa un
aspecto negativo dentro del sistema contable".
En la perspectiva que aquí adoptamos, podemos afirmar que
un departamento que no aplique controles internos adecuados,
puede correr el riesgo de tener
desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones
tomadas no serán las más adecuadas para su gestión
e incluso podría llevar al mismo a una crisis
operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias
que perjudican los resultados de sus actividades.
Después de revisar y analizar algunos conceptos con
relación al control, se puede decir que estos controles
nos permite definir la forma sistemática de como las
empresas han
visto la necesidad de implementar controles administrativos en
todos y cada uno de sus operaciones diarias. Dichos controles se
deben establecer con el objeto de reducir el riesgo de
pérdidas y en sus defectos prever las mismas.
Sea cual sea la aplicación del control que se quiere
implementar para la mejora organizativa, existe la posibilidad
del surgimiento de situaciones inesperadas. Para esto es
necesario aplicar un control preventivo, siendo estos los que se
encargaran de ejecutar los controles antes del inicio de un
proceso o
gestión administrativa. Adicionalmente, se cuentan con
controles de detección de los cuales se ejecutan durante o
después de un proceso, la
eficacia de
este tipo de control dependerá principalmente del
intervalo de tiempo
transcurrido entre la ejecución del proceso y la
ejecución del control. Para evaluar la eficiencia de
cualquier serie de procedimiento de
control, es necesario definir los objetivos a
cumplir.
Unido a esto, (Poch, 1992:17), expresa "el control aplicado de la
gestión tiene por meta la mejora de los resultados ligados
a los objetivos."
Esto deduce la importancia que tienen los controles y en tal
sentido, (Leonard, 1990:33), asegura "los controles es en
realidad una tarea de comprobación para estar seguro que todo
se encuentra en orden.". Es bueno resaltar que si los controles
se aplican de una forma ordenada y organizada, entonces
existirá una interrelación positiva entre ellos, la
cual vendría a constituir un sistema de control sumamente
más efectivo. Cabe destacar que el sistema de control
tiende a dar seguridad a las
funciones que
cumplan de acuerdo con las expectativas planeadas. Igualmente
señala las fallas que pudiesen existir con el fin de tomar
medidas y así su reiteración.
Una vez que el sistema está operando, se requiere de una
previsión sobre una base de pruebas para
ver si los controles previstos están operando como se
planeó. Por esto el control interno no puede funcionar
paralelamente al sistema, por estar estos íntimamente
relacionados, es decir, funcionan como un todo, para lograr el
objetivo
establecido por la
organización.
Entrando más de lleno en el tema central, el control
interno es todo un sistema de controles financieros utilizados
por las empresas, y
además, lo establece la dirección o gerencia para
que los negocios
puedan realizar sus procesos
administrativos de manera secuencial y ordenada, con el fin
de proteger sus activos,
salvaguardarlos y asegurarlos en la medida posible, la exactitud
y la veracidad de sus registros
contables; sirviendo a su vez de marco de referencia o
patrón de comportamiento
para que las operaciones y actividades en los diferentes
departamentos de la organización fluyan con mayor
facilidad.
Tomando en cuenta que el control interno va a servir como base o
instrumento de control
administrativo, y que igualmente abarca el plan de
organización, de procedimientos y
anotaciones dirigidas con la única finalidad de custodiar
los activos y a la confiabilidad contable, la (Federación
de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela
1994:310), la define como:
"El plan de organización, de todos los métodos y
medidas coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y
salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad
de los datos contables y
sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las
operaciones y estimular la adhesión a las prácticas
ordenadas para cada empresa".
Una vez establecido y dejado claro el significado del control
interno es bueno verlo también desde un punto de vista
financiero donde (Holmes, 1994:3), lo define como: "Una función de
la gerencia que tiene por objeto salvaguardar, y preservar los
bienes de
la empresa,
evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de
que no se contraerán obligaciones
sin autorización".
Asimismo, el concepto de
control interno emitido por (Redondo, 1993:267), es: "se debe
hacer un estudio y una evaluación
adecuada de control interno existente, como base para determinar
la amplitud de las pruebas a las
cuales se limitarán los procedimientos de auditorías".
Tomando en cuenta los distintos conceptos de control
interno pueden dividirse en dos grandes grupos:
Administrativos y Contables. En cuanto al administrativo, es el
plan de organización, y todos los métodos
que facilitan la planeación
y control de la empresa (planes y presupuestos).
Con relación al contable, se puede decir que comprende de
métodos y procedimientos relacionados con la
autorización de transacciones, tal es el caso de los
registros
financieros y contables.
Dentro de esta perspectiva (Catácora, 1996:238),
señala que: "un sistema de control interno se establece
bajo la premisa del concepto de
costo/beneficio.
El postulado principal al establecer el control interno
diseña pautas de control cuyo beneficio supere el costo para
implementar los mismos". Es notorio manifestar, que el control
interno tiene como misión
ayudar en la consecución de los objetivos generales
trazados por la empresa, y esto a su vez a las metas
específicas planteadas que sin duda alguna mejorará
la conducción de la organización, con el fin de
optimizar la gestión administrativa.
Sin embargo sobre este punto, es importante
señalar que, para que un control interno rinda su
cometido, debe ser: oportuno, claro, sencillo, ágil,
flexible, adaptable, eficaz, objetivo y
realista. Todo esto tomando en cuenta que la clasificación
del mismo puede ser preventiva o de detección para que sea
originaria. El control interno contable representa el soporte
bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un
sistema de control interno es importante por cuanto no se limita
únicamente a la confiabilidad en la manifestación
de las cifras que son reflejadas en los estados
financieros, sino también evalúa el nivel de
eficiencia operacional en los procesos
contables y administrativos.
El control interno en una entidad está orientado a
prevenir o detectar errores e irregularidades, las diferencias
entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el
término error se refiere a omisiones no intencionales, y
el término irregular se refiere a errores intencionales.
Lo cierto es que los controles internos deben brindar una
confianza razonable de que los estados financieros han sido
elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la
probabilidad
de tener errores sustanciales en los mismos.
Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno
debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier
irregularidad que se relacione con falsificación, fraude o
colusión, y aunque posiblemente los montos no sean
significativos o relevantes con respecto a los estados
financieros, es importante que estos sean descubiertos
oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la
correcta conducción del negocio.
Según (Meigs, W; Larsen, G. 1994:49), el propósito
del control interno es: "Promover la operación, utilizar
dicho control en la manera de impulsarse hacia la eficaz y
eficiencia de la organización". Esto se puede interpretar
que el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales se
pueden ver perturbados por errores y omisiones,
presentándose en cada una de las actividades cotidianas de
la empresa, viéndose afectado por el cumplimiento de los
objetivos establecidos por la gerencia.
El enfoque de este concepto consiste, en resguardar los activos
contra la situación que se considere en peligro de
pérdida, es decir, si a menudo se presenta esta
situación tratar de eliminar o reducirlas al
máximo, su idea es tratar de fomentar la eficiencia en el
manejo de las operaciones que el desempeño realizado por las políticas
fijadas de la organización y por último procurar
que el control interno establecido dé como resultado,
mantener a la
administración informada del manejo operativo y
financiero y que dicha información sea confiable y llegue en el
momento más oportuno, para así, permitir a la
gerencia tomar decisiones adecuados a la situación real
que está atravesando la empresa.
Las deficiencias o debilidades del sistema de control
interno detectadas a través de los diferentes
procedimientos de supervisión deben ser comunicadas a efectos
de que se adopten las medidas de ajuste correspondientes.
Según el impacto de las deficiencias, los destinatarios de
la información pueden ser tanto las personas
responsables de la función o
actividad implicada como las autoridades superiores. La autoridad
superior del organismo debe procurar suscitar, difundir,
internalizar y vigilar la observancia de valores
éticos aceptados, que constituyan un sólido
fundamento moral para su
conducción y operación. Tales valores deben
enmarcar la conducta de
funcionarios y empleados, orientando su integridad y compromiso
personal.
En conclusión podemos decir, que la importancia que
está adquiriendo el control interno en los últimos
tiempos, a causa de numerosos problemas
producidos por su ineficiencia, ha hecho necesario que los
miembros de los consejos de administración asumieran de forma efectiva,
unas responsabilidades que hasta ahora se habían dejado en
manos de las propias organizaciones de
las empresas. Por eso es necesario que la
administración tenga claro en qué consiste el
control interno para que pueda actuar al momento de su
implantación. El control interno no tiene el mismo
significado para todas las personas, lo cual causa
confusión entre empresarios y profesionales, legisladores,
etc. En consecuencia, se originan problemas de
comunicación y diversidad de expectativas,
lo cual da origen a problemas dentro de las empresas.
Catácora, F. (1996). Sistemas y
Procedimientos Contables. Primera Edición. Editorial
McGraw/Hill. Venezuela.
Federación Colegio de Contadores Públicos de
Venezuela. (1994). Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados. Venezuela.
Holmes, A. (1994). Auditorías Principios y
Procedimientos. Editorial Limusa. México.
Meigs, W. Larsen, J. (1994). Principios de
Auditoría. Segunda Edición. México.
Editorial Diana.
Redondo, A. (1993). Curso Práctico de Contabilidad
General. Décima Edición. Editorial Centro Contable
Venezolano. Venezuela.
Poch, R. (1992). Manual de Control
Interno. Editorial Gestión 2000. Segunda Edición.
Barcelona España.
Leonard, W. (1990). Auditoría
Administrativa. Evaluación
de métodos y Eficiencia administrativa. México:
Editorial Diana.
Resumen
El control interno es un proceso integrado a los procesos, y no
un conjunto de pesados mecanismos burocráticos
añadidos a los mismos. Estos controles internos, son
efectuados por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una
entidad, con el objeto de proporcionar una garantía
razonable para el logro de objetivos. El control interno es un
proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en
sí mismo, lo llevan a cabo las personas que actúan
en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de
organización y procedimientos, sólo puede aportar
un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la
conducción o consecución de los objetivos. Al
hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia
a una cadena de acciones
extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión
e integrados a los demás procesos básicos de la
misma: planificación, ejecución y supervisión. Tales acciones se
hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de
la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y
apoyar sus iniciativas de calidad.
Palabras Claves: Control Interno, Sistema de
Información, Sistema, Control, Globalización, Estandarización de
los Procesos, Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados, Planificación,
Organización, Dirección, Ejecución, Calidad,
Resultados, Optimización del Tiempo.
Autor
Lic. Wladimir Chacón Paredes
Licenciado en Contaduría Pública
Estudiante de Post-Grado en "Ciencias
Contables" Universidad de
Carabobo
T.S.U. Especialista en Contaduría Pública
T.S.U. Administración de Empresas. Mención:
Contabilidad y
Finanzas
Valencia, octubre de 2001
Autor:
Lic. Wladimir Chacón Paredes.