Analizando y Reportando Con Tablas Pivot.
El concepto de
dividir cosas y separarlas en sus componentes es inherente al
análisis. Así como un aprendiz de
mecánico aprende como funciona un motor tomando sus
partes por separado y ensamblándolas, usted separa los
datos y los
reacomoda de diferentes formas tratando de discernir las fuerzas
operativas que encierran los datos.
Cuando alguien analiza los datos contenidos en una lista, los
descompone de tal manera que pueda personalizar el modo de
visualizar un resumen de los mismos, de este modo cada uno de los
que trabaja con estos datos los descompone y visualiza de acuerdo
a sus propias necesidades.
En muchas organizaciones,
las bases de datos
relacionales y programas de
cuentas proveen
de suficientes reportes y resúmenes para que los usuarios
lleven a cabo sus tareas de rutina. Pero cuando usted necesita
información al minuto para decisiones
importantes o cuando tiene que ver los datos de diferentes formas
para enriquecer su entendimiento, las tablas Pivot son una
potente herramienta que ofrece Excel para el
análisis de datos.
Adicionando y eliminando
datos.
Cuando se está buscando una información, la primera
tarea es determinar cuales datos son valiosos para
visualizarlos.
Para dominar el análisis de datos en las tablas Pivot,
usted debe entender como los campos se disponen en filas,
columnas o páginas de campo. Un campo no es una fila,
columna ni un campo de página, estas definiciones surgen
durante la creación de las tablas Pivot con el
asistente.
Adicionando nuevas filas,
columnas o páginas.
Para mejorar el nivel de detalle disponible en una tabla Pivot,
usted adiciona más campos a las filas, columnas o
páginas. Adicionando campos de filas y columnas se expande
la tabla Pivot y se amplía la vista. En cambio,
añadiendo campos de página se puede observar mejor
los detalles al restringir los registros al
coincidir el valor de un
campo con el valor mostrado en el campo de
página.
Eliminando filas, columnas o
páginas.
Cuando algún campo de la tabla no nos ofrece la
información deseada o entorpece el análisis de los
datos es conveniente borrarlo o eliminarlo. Para eliminar un
campo fila, columna o página, se arrastra el botón
de campo que deseamos borrar fuera de los límites de
tabla Pivot hasta que aparezca una gran X en el campo
seleccionado en ese momento, al soltar el botón el campo
desaparece. Alternativamente se pude dar un clic derecho sobre el
campo y seleccionar del menú contextual la opción
eliminar.
Añadiendo datos para el
análisis.
Cuando se quiere ver más de un tipo de datos para poder sacar
determinadas conclusiones, se necesitan añadir campos de
datos.
Para añadir un campo de datos a una tabla creada, se
posiciona el cursor sobre la tabla Pivot y se oprime el
botón derecho del Mouse; luego
se selecciona la opción asistente del menú
contextual y se muestra el cuadro
de diálogo
para la creación de la tabla como cuando se hizo por
primera vez. En estos momentos se pueden añadir campos al
cuadro datos y dando doble clic sobre el botón mostrado
escoger el tipo de calculo resumen que se quiere ver.
Reorganizando la tabla
Pivot.
Otra vía de descomponer los datos en una tabla Pivot es
cambiando la orientación de la tabla hasta visualizar los
datos de forma que le sea más útil y fácil
el análisis. Esto se hace arrastrando los campos hacia
otras posiciones dentro de la tabla. Cambiar la
orientación permite examinar las secciones cruzadas
seleccionadas de datos.
Invirtiendo la
orientación.
Si al jefe de la oficina de
transferencia de tecnología se le
pidiera el profesor adecuado para un entrenamiento
sobre una aplicación del paquete OFFICE, él
trataría a partir de la información almacenada en
una base o lista con los encabezados de columnas (campos):
profesor, aplicación, horas trabajadas, etc.; concluir
cual es el profesor mejor preparado en la aplicación
requerida.
Si al confeccionar la tabla Pivot a partir de los datos él
obtuvo una vista como se muestra a
continuación:
Figura 33En su forma actual ésta no permitiría ver
rápidamente cual es el profesor adecuado ya que se
está interesado principalmente en las horas que el
profesor ha invertido en la enseñanza de cierta aplicación, sin
embargo la representación mostrada a continuación
sería más útil:
Figura 34
La única diferencia entre las dos tablas anteriores es que
se ha permutado el campo fila por el campo columna. Pero ahora es
más fácil apreciar las habilidades de cada profesor
de acuerdo a las horas trabajadas por aplicación.
Para mover un campo de una posición de fila, columna o
página hacia otra, solo hay que seleccionar el campo y
arrastrarlo a la posición deseada, mostrada por un
marcador de inserción.
Moviendo elementos individuales
dentro de un campo.
Para cambiar la secuencia de los elementos en una tabla Pivot, se
arrastra la etiqueta del elemento hacia la nueva posición dentro del mismo
campo.
Moviendo los campos de datos.
Normalmente no se puede mover los campos de datos individuales
hacia la posición de fila o columna. Sin embargo cuando la
tabla Pivot contiene más de un campo de datos, se puede
arrastrar el botón datos desde la posición fila
hacia la columna o viceversa. Las siguientes figuras muestran
tablas Pivot a partir de los mismos datos, sólo se
diferencian en la orientación de los campos de
datos.
Figura 35
Agrupando elementos.
Ocasionalmente, es necesario tamizar grandes cantidades de datos
organizados, tales como resultados financieros para una gran
empresa o
datos demográficos a partir de un estudio nacional. Para
analizar apropiadamente esta información, hay que
determinar el mejor nivel de trabajo. Ya sea que se necesite gran
cantidad de detalles o una vista general, las tabla Pivot de
Excel proveen los medios para
ver sólo los datos de interés.
Agrupando datos por sus
nombres.
Considere una "sociedad" como la
cadena de tiendas panamericanas, que distribuye productos en
toda Cuba. Al
más alto nivel obtiene resultados (información) por
provincia. Cada provincia se subdivide territorialmente en
municipios. Cada municipio contiene varios poblados y en estos la
"sociedad" posee una o más tiendas. Tienda, poblado,
municipio, provincia y tiendas panamericanas son niveles de
agregación en orden de jerarquía de menor a mayor
con la "sociedad" en el mayor nivel. Se puede definir estos
grupos en la
tabla Pivot para facilitar el análisis.
Para agrupar varios elementos dentro de un nivel de mayor
categoría, se siguen los siguientes pasos:
- Seleccionar los elementos que se quieren agrupar
(dentro de un mismo campo). (La mejor manera de seleccionar los
elementos es seleccionar uno y manteniendo presionada la tecla
Ctrl, seleccionar los demás). - Seleccionar el botón de grupo en la
barra de herramientas(o la opción agrupar en el
menú contextual). Excel adiciona el nuevo campo de grupo
a la tabla e inserta una etiqueta (grupo1 para el primer grupo,
grupo2 para el segundo… y así
sucesivamente). - Reemplazar las etiquetas predefinidas por el nombre
que se quiere dar al grupo.
Las siguientes figuras ejemplifican las ventas para
productos de niño y de hombre para el
municipio Amancio de la provincia de Las Tunas, los cuales se
agrupan posteriormente por estas categorías.
Figura 36
Ahora se puede especificar en nivel de detalle con que se quieran
ver los datos.
Para ver menos detalles sólo hay que hacer doble clic en
el nuevo elemento de grupo y los detalles se ocultan para ese
elemento. Para obtener el efecto contrario se hace doble clic en
el espacio de los campos agrupados, que se observa en blanco, y
los elementos se muestran. Esto no sólo se puede hacer
para elementos agrupados como se explicó anteriormente,
sino también cuando hay más de un campo fila.
Aquí pueden usarse los botones de la barra de herramientas
de la tabla Pivot.
A continuación se muestra la tabla anterior con
los datos resumidos al nivel de detalle del campo
Categoría. Figura 37
Si los elementos que se quieren agrupar son numéricos o
fechas se pueden agrupar por rangos, al seleccionar un elemento y
luego agrupar, aparecen en cada caso los siguientes cuadros de
diálogo:
Figura 38
Donde se pueden especificar los intervalos que generarían
el nuevo nivel de agrupación.
Usando otras funciones para el
análisis de datos.
En las tablas Pivot utilizadas en este material los datos han
sido resumidos usando "la suma" de los valores
correspondientes a un campo de la lista, clasificados
según los campos filas, columnas o páginas. Otras
veces se necesitan ver otros tipos de cálculos tales como
promedios, conteos, máximos, mínimos,
etc.
Cambiando la función
resumen.
Sin que se especifique nada durante la creación de la
tabla Pivot, Excel utiliza por defecto como cálculo
resumen de datos numéricos, "la suma" total de los
valores. (Si
los campos de datos contienen textos, Excel utiliza conteos
totales).
Se puede cambiar el cálculo conforme al análisis
que se quiera hacer. Para cambiar el tipo de cálculo, en
el asistente de las tabla Pivot, se siguen los siguientes
pasos:
- Seleccionar una celda en el área datos
mediante un doble clic. - Seleccionar del menú del cuadro lista resumir
por otra función resumen. - Seleccionar aceptar en el asistente.
A continuación se muestra una figura donde se
escogió el campo contar E/P del área datos, se
puede observar el cuadro de diálogo donde se escoge el
cálculo resumen.
Figura 39
En una misma tabla Pivot se pueden introducir varios
cálculos en el área datos y escoger el
cálculo resumen adecuado para el análisis.
Aún para un mismo campo se puede tener más de un
tipo de cálculo resumen.
Usando cálculos
rutinarios.
Algunas veces se desea calcular valores basados en otros
cálculos de la tabla Pivot, más que un
cálculo estándar. Excel provee varias funciones
basadas en otros valores del área de datos de la tabla
Pivot.
Para cambiar el tipo de cálculo a otro no mostrado en el
cuadro de diálogo de la figura anterior se siguen los
siguientes pasos, a partir del estado
anterior:
- Hacer clic en el botón opciones del cuadro de
diálogo "campo de la tabla dinámica" - Escoger de la lista desplegable del cuadro mostrar
datos como el tipo de cálculo deseado. - Escoger en el cuadro elemento base el valor de
referencia para los cálculos. - Seleccionar aceptar.
A continuación se muestra los cuadros de
diálogo con las opciones descritas
seleccionadas:
Figura 40
Para ilustrar como funcionan los campos base y el elemento base
se puede citar la necesidad de conocer el cambio en por ciento
del aumento de las ventas de determinado producto
anualmente o en otro intervalo de tiempo. Para ello
es necesario calcular el por ciento de la diferencia entre las
ventas del año al cual se desea conocer el aumento y como
base el año anterior. Por tanto el elemento base
sería anterior y el campo años sería el
campo base. A continuación se muestra el aumento en por
ciento de las ventas de bicicletas en la provincia Habana en el
período de 1990-1999.
Figura 41
Formateando la tabla
Pivot.
Para hacer más atractiva la vista de la tabla Pivot y
quizás más sugerente en la relación entre
filas y columnas se pueden aplicar distintos formatos (colores de
celdas, fuente, formato de números, etc.).
La tabla Pivot de Excel es una tabla compuesta por la unidad de
rangos de celdas con determinadas características, por lo que no se debe
pensar en dar formato a cada celda por separado, sino modificar
las etiquetas de campo, y los elementos comunes a un campo o
área ya sea por filas o por columnas. Esto se puede hacer
utilizando en el menú formato la opción
autoformato, o seleccionando la celda perteneciente a un campo y
dándole formato de celda. Los nombres de las etiquetas y
los elementos pueden ser cambiados sin afectar la fuente de
datos, así como el formato de letras utilizando formato de
celda. A continuación se muestra la tabla de la figura XX
a la cual se le aplicó determinado formato.
Figura 42
Autor:
M. Sc. Víctor Pino de los Reyes
Ing. José Gil Ceballo
Centro universitario de las tunas.
Cuba