Administración del Tiempo (Gerencia del Tiempo)

"El tiempo es el recurso más
escaso, y a menos que sea bien administrado, ninguna otra cosa se
puede administrar"

Peter Drucker

Cuestionario

Mis percepciones acerca de la
administración del tiempo

Mis percepciones
acerca de la administración del tiempo

• 1. Si me lo propusiera, podría
  encontrar muchas formas de ahorrrar tiempo.

FALSO. No hay forma de "ahorrar" tiempo. Todo lo
que puedes hacer con el tiempo es usarlo. Cuando nos referimos al
término "ahorrar tiempo", nuestra idea es la de acortar el
tiempo dedicado a una tarea en particular. Sin embargo, ese
tiempo "ahorrado" no podemos guardarlo para uso
futuro.

SUGERENCIA. Deja de preocuparte en cómo
ahorrar tiempo. Concéntrate en cómo
usarlo.

• 2. La mayoría de las personas
  podría resolver sus problemas de tiempo trabajando
  más arduamente.

FALSO. Trabajar más inteligentemente es
mejor que trabajar más arduarmente. Los que creen en el
trabajo arduo son aquellos que trabajan muchas horas al
día y continúan en la noche, sufren de stress y de
tensión, castigan sus cuerpos inneesariamente y
todavía no consiguen resultados.

SUGERENCIA. Trabaja inteligentemente. Trata de
reducir el número de tareas. Haz el trabajo más
fácil o más rápido. Analiza
periódicamente tu flujo de actividades.

• 3. La mayoría de las personas
  está sobrecargada de trabajo a consecuencia de la
  misma naturaleza de su trabajo.

FALSO. El problema no es la naturaleza del
trabajo sino la naturaleza de la persona. La sobrecarga de
trabajo, por lo general, se debe a causas tales como la falta de
delegación, el no saber decir NO, la ausencia de
prioridades, el gastar mucho tiempo en detalles o a los
hábitos de trabajos inadecuados.

SUGERENCIA. Analiza tu trabajo. No hagas lo que
podría ser hecho por otro. Aprende a decir NO. Analiza la
importancia de cada una de tus actividades.

• 4. Encontrar el problema es fácil; lo
  verdaderamente difícil es encontrar la
  solución.

FALSO. El hecho de no identificar el problema con
propiedad quizás es el obstáculo más grande
para resolverlo. La tentación de aplicar un remedio en
forma apresurada es muy fuerte. El resultado es que te
mantendrás ocupado tratando síntomas mientras el
problema permanece intacto.

SUGERENCIA. No confundas los síntomas con
los problemas. Recolecta información para entender la
naturaleza del problema. Las soluciones serán entonces
más fáciles y es más probable que
funcionen.

• 5. La mayoría de la gente sabe en
  qué gasta su tiempo; en consecuencia, puede
  identificar con facilidad aquellas actividades que le hacen
  perder el tiempo.

FALSO. Poca gente en realidad conoce cómo
gasta su tiempo. ¿Te cuesta creerlo? Trata de reconstruir
tu última semana con precisión. Lo más
probable es que no recuerdes muchas de las cosas que hiciste.
¿Por qué? Simplemente porque mucho de tu
comportamiento es por hábito. Los hábitos son
comportamientos automáticos. Cuando actúas por
hábito, no te estás concentrando en tus
actividades.

SUGERENCIA. Mantén un registro de tu
tiempo. Analiza el uso de tu tiempo por una o dos semanas.
Descubre los hábitos y patrones en el uso de tu tiempo.
Verifica cuando tu tiempo es desperdiciado.

• 6. La mayoría de los resultados que
  logramos son producidos como consecuencia de muchas
  actividades.

FALSO. La mayoría de los resultados que
logras son producidos por unas pocas actividades críticas.
Esto fue expuesto por primera vez por Vilfredo Pareto, un
economista italiano del siglo XIX. El principio es denominado
comúnmente la Regla del 80-20. "El 80% de los valores se
basan en el 20% de los elementos, mientras que el 20% restante de
los valores están basados en el 80% restante de los
elementos". Esto significa que sólo unas pocas actividades
son críticas para que logres el éxito.
¿Puedes identificar ese 20% de actividades de gran
valor?

SUGERENCIA. Reconoce que algunas actividades son
mucho más valiosas que otras en términos de
contribución para lograr tus objetivos. Examina todas tus
actividades para descubrir cuáles de ellas son las
más importantes. Entonces, comienza a poner énfasis
en esas actividades.

• 7. No siempre es posible actuar sobre la
  base de prioridades.

FALSO. No solo es posible. Es esencial.
Administrar tu tiempo significa usarlo de la mejor manera
posible. Cuando dejas dse establecer prioridades, estarás
garantizando que gastarás algo de tu tiempo en actividades
de poca importancia a expensas de otras verdaderamente
importantes.

SUGERENCIA. Haz de las prioridades un
hábito. Pregúntate continuamente cuál es el
mejor uso que le puedes dar a tu tiempo. ¿Qué es
más importante. La importancia está basada en los
objetivos que estás tratando de lograr.

• 8. Aquellos que se concentran en trabajar
  eficientemente, son las personas más
  efectivas.

FALSO. La eficiencia no necesariamente conduce a
la efectividad. Ser eficiente significa usar adecuadamente los
recursos para una determinada tarea. Ser efectivo se refiere al
cumplimiento de objetivos.

SUGERENCIA. Primero, enfoca la efectividad, luego
la eficiencia. Determina qué debes hacer y luego decide
cómo hacerlo eficientemente. Haz correctamente las cosas
correctas.

• 9. Si lo hago yo mismo puedo lograr
  más resultados en menos tiempo. En otras palabras, es
  un buen consejo hacer las cosas uno mismo porque esto es una
  garantía de que serán hechas
  correctamente.

FALSO. Esto puede ser correcto a muy coirto
plazo, pero nunca a largo plazo.

SUGERENCIA. Reconoce que tu habilidad para
obtener resultados está ligada íntimamente al
rendimiento de tu equipo de trabajo. No son solo tus esfuerzos lo
que cuentan, sino el esfuerzo colectivo.

• 10. Las personas activas y ocupadas son las
  que consiguen mejores resultados.

FALSO. El hecho de mantenerse activo y ocupado no
necesariamente significa lograr resultados. Esta clase de
actividad no conduce a ninguna parte. Consume tiempo y el
resultado es muy pobre en términos de logros
significativos.

SUGERENCIA. Invierte todos los días algo
de tu tiempo pensando en tus actividades. ¿Cuánto
contribuye cada una al logro de tus objetivos? ¿Qué
actividades que no estás haciendo deberías comenzar
a hacer?

• 11.  Nadie tiene suficiente
  tiempo.

FALSO. El tiempo es una paradoja. Nos parece que
nunca tenemos suficiente tiempo, y sin embargo tenemos todo el
tiempo que hay. No existe más tiempo. El problema no es la
cantidad de tiempo sino la forma cómo lo usas.

SUGERENCIA. Piensa quién eres y qué
estás tratando de lograr. Escribe tus objetivos y fija
prioridades.

• 12.  El problema con la
  administración del tiempo es que no permite un
  comportamiento espontáneo.

FALSO. Las personas que administran bien su
tiempo tienen más tiempo disponible para aprovechar las
oportunidades que se le presenten e involucrarse en
comportamiento espontáneo.

SUGERENCIA. Reserva tiempo para algo de
diversión en tu vida. Una fuerte motivación para
aprender a administrart bien tu tiempo es que tendrás
más tiempo para hacer las cosas que disfrutas.

Introducción a la
administración del tiempo

Roland Matthies, en su libro titulado: "Su
Majestad el Tiempo", afirma que no hay dos personas que
definan el tiempo de la misma manera y menos hay dos
filosofías iguales sobre el tiempo. Después de
concluir que ¡no se sabe qué es el tiempo!, nos
indica que es una cuestión de apreciación
individual. Cada quien lo entiende de acuerdo con su
formación y carácter.

El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No
podemos, físicamente, capturarlo ni encerrarlo para
hacerlo nuestro. El tiempo es una constante. Una medida de
intervalos. Independientemente de quiénes somos o
qué estamos tratando de lograr, el tiempo continúa
moviéndose al mismo ritmo. El tiempo es vida. Es
irreversible e irremplazable. Perder tu tiempo es perder tu vida.
El tiempo, anota Ivan Lansberg: "es el recurso mása
importante del que disponemos. Su buen manejo, "la gerencia del
tiempo", se reconoce hoy como factor determinante de todo
progreso y superación. Individual, grupal y hasta a nivel
nacional".

El tiempo es una paradoja. Nos parece que nunca tenemos
suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que hay.
No importa cuánto hagamos, siempre hay alternativas
interminables para invertir el tiempo. La solución a esta
paradoja, entonces, es enfocar primero las cosas más
importantes, en la seguridad de que siempre habrá tiempo
suficiente para las cosas que realmente queremos hacer. Como un
recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo
usamos, desaparece de todas maneras. En consecuencia, la
calidad de este recurso depende de lo bien que lo usemos. El
conocimiento de que estamos desperdiciando este recurso tan
personal cuando no lo usamos debidamente, debería ser
suficiente para decidirnos a invertir nuestro tiempo de la mejor
manera.

"El tiempo, o más bien su
falta, constituye el látigo de nuestra
era".

Roland Matthies

CALIDAD VS CANTIDAD

Muchas personas operan bajo la creencia errónea
de que tendrían tiempo para todo, sólo si pudieran
organizar sus horas más eficientemente. El resultado es, a
menudo, un intento de realizar las tareas con más rapidez,
razonando que, de ser lo suficientemente rápidos, se
podría obtener algo de tiempo sobrante. Por supuesto, esto
raramente funciona, y como estrategia para administrar el tiempo
es muy pobre. Muy a menudo trabajar con rapidez produce
más problemas que resultados. Al trabajar bajo
presión, cometemos más errores. Tenemos menos
tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar
decisiones. Como resultado, los días comienzan a parecer
frenéticos.

Cuando la presión no funciona, a menudo se adopta
una segunda estrategia: trabajar más horas. Todos hacemos
esto eventualmente, pero cuando se convierte en rutina se generan
otros problemas. Las horas semanales de trabajo se alargan y
hasta se duplican. El tiempo personal va desapareciendo a medida
que se incrementa el tiempo de trabajo. La fatiga, tanto
física como mental, se convierte en na constante. El
juicio es cada vez menos claro y nos encontramos con problemas
que resolvemos en horas, mientras que, con una mente clara y
descansada, podríamos resolverlos en minutos.

En vista de que no podemos incrementar la cantidad de
tiempo que recibimos, l acalidad del tiempo se convierte en la
única variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie
más. Nadie puede usarlo por ti. Aunque otras personas
pueden hacer demandas sobre cómo usar tu tiempo,
todavía eres tú quien lo haces. Solo tú
puedes mejorar la calidad de tu tiempo. En última
instancia, tú usas tu tiempo como tú lo
deseas.

La forma como usas tu tiempo te define. Más
aún que lo que dices, lo que vistes, los amigos que
escoges, lo que piensas, la forma como usas tu tiempo te
describes. Muchas personas dicen algo y hacen lo contrario. Por
ejemplo, identifican a la familia como el aspecto más
importante en su vida, y sin embargo invierten muy poco tiempo en
actividades familiares. Es lo que una persona hace, no lo que
dice, lo que es importante. Para descubrir los verdaderos valores
de una persona, investiga como invierte su tiempo. Recuerda:
Tiempo es vida. La forma como usas tu tiempo, define tu vida; lo
que eres. Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente
un compromiso contigo mismo y con lo que es importante en tu
vida.

Control
ambiental

Muchas personas sienten que desperdician su tiempo en
asuntos que no son verdaderamente importantes para ellos,
mientras que aquellos que si lo son, se postergan
continuamente.

Hay situaciones que podemos controlar y situaciones que
definitivamente no podemos controlar; tareas que podemos realizar
y tareas que no podemos; áreas para las cuales tenemos
aptitudes y áreas para las cuales no tenemos; metas que
podemos alcanzar y metas que no podemos. Una vez hayamos aceptado
el hecho de que no podemos hacer todo y dejemos de actuar en
consecuencia, habremos dado un paso muy importante hacia una
efectiva administración de nuestro tiempo. Identificar las
prioridades se convertirá en un problema menor.

Debes convencerte que tú si puedes tomar control
de tu tiempo y de tu vida. Es tan simple como emprender las
acciones requeridas ahora; no la próxima semana o el mes
que viene. Es tan simple como alcanzar hoy un pequeño
éxito y ganar la auto confianza necesaria para alcanzar
grandes éxitos a partir de este momento.

¡Inténtalo!

"Saber quién soy, de donde vengo, en donde estoy,
y lo que `voy siendo`son inquietudes fundamentales que nos
acompañan a lo largo de nuestra existencia. En la medida
en que ese sentido de identidad se cristalice en nosotros,
más capaces seremos de conectarnos con nuestro pasado,
proyectar un porvenir, y vivir a la vez el momento con
intensidad" Ivan Lansberg H.

Caso de
estudio

8:00 Rafael es Gerente medio que siempre llega a
tiempo. Se sirve una taza de café, se conecta a Internet y
lee las noticias deportivas. Comenta con Anita, la

Asistente del Departamento, acerca de la fiesta de
despedida que habrá esta tarde.

8:20 Comienza a revisar su correo
electrónico. Tiene 22 mensajes pendientes, 3 de ellos
importantes. Uno de ellos es de la Asistente del Presidente
recordándole que envíe las estadísticas
financieras para la elaboración del
presupuesto.

8:30 Joaquín, un compañero de
trabajo, entra en la oficina y comenta con Rafael acerca de los
efectos que tendrá en sus trabajos el nuevo administrador.
La conversación se dirige haci un programa de
televisión que ambos vieron recientemente.

8:45 El mensajero interno entra a la oficina con
un grupo de documentos que ha fotocipiado. Joaquín se
excusa y se retira. Rafael revisa las fotocopias para asegurarse
de que estén bien. Nota que un documento necesita ser
fotocopiado de nuevo, ya que le han escrito una nota marginal.
Mientras, el mensajero permanece de pie esperando por sus
órdenes. El le instruye que le pida a Anita que imprima la
página de nuevo y le haga su respectiva fotocopia para
volver a revisarla. Este documento debe ser enviado a la brevedad
a un cliente.

9:05 Recibe un recordatorio de la agencia
electrónica para reunirse con Raúl, su jefe
inmediato, quien necesita ver el informe de la reunión de
ayer. Se sirige a la oficina de Raúl y permanece
discutiendo hasta las 9:45, como es usual. Rafael no ha elaborado
el informe de la reunión.

9:45 Regresa a su oficina. Piensa acerca de
varios asuntos que tienen que ser hechos. Aproximadamente 8
vienen a su mente. Nota que han llegado 7 nuevos mensajes a su
correo electrónico. Siente que "no tiene suficientes horas
al día". Decide que es mejor consultar con José y
Rosa acerca del contrato de Granos y Semillas C.A., el cual
aparenta ser el punto más importante. Se dispone a
llamarlos, cuando….

9:55 Julián, un subalterno, toca a su
puerta (no piede permiso a Anita); entra y comienza a hablar
acerca del problema que él y otros tres Supervisores
están teniendo por compartir una sola
Asistente.

10:35 Anita le trae la correspondencia. Rafael
comienza a abrir los sobres. Pide café y llama a
José y a Rosa para que se reúnan con él para
discutir el contrato. Al comenzar, lo atrae la lectura de
artículo interesante.

10:55 Rosa llega a la oficina y le informa que
José llegará tan pronto como pueda. Rafael
está clasificando la correspondencia en paquetes. Le pide
a Rosa que espere para comenzar la discusión apenas llegue
José. Hablan de temas triviales mientras él hojea
otros artículos que le parecen interesantes.

11:05 José llega y comienzan a discutir
acerca del contrato. Rafael pensaba que ellos tenían la
información necesaria, pero descubre que faltan varios
datos, pero ellos le informan que no le escucharon nada de eso.
Se ponen de acuerdo acerca de los elementos que faltan y deciden
que se reunirán cuando los tengan listos.

11:45 Rosa y José dejan la oficina. Anita
le informa que Jesús lo ha estado esperando desde las
11:10 para discutir el caso Johnsom. Rafael sale y le pregunta a
Jesús si tenían una cita. Jesús le responde
que la cita está registrada en la agenda
electrónica. Rafael le pide que vuelva en la tarde
después del almuerzo. Sale 15 minutos antes, ya que tiene
un incipiente dolor de cabeza.

Cuando se dirige a la cafetería piensa que
"…esta no ha sido mejor mañana. Necesito ver a
Jesús después de almuerzo y la fiesta de despedida
es a las 3:30, lo que sólo me deja dos horas disponibles
para finalizar el contrato de Granos y Semillas, enviar las
estadísticas financieras (no recuerda bajo que nombre
guardó el archivo), llamar a la Arrendadora y a Envases
Cónicos (llamadas que tienen alta prioriodad), redactar
cerca de 10 cartas (4 de las cuales tienen alta prioridad),
revisar mi correo y agenda electrónica, enviar el reporte
que no le he entregado a Raúl, y coordinar con Anita mi
itinerario de visitas al interior para las próximas
semanas, todo esto suponiendo que nadie me
interrumpa".

¡Yo tengo trabajo para dos
personas!

CASO DE ESTUDIO – HOJA DE
TRABAJO

Análisis
del tiempo

"Hay una buena excusa para no efectuar un
análisis personal del tiempo: implica mucho trabajo. Sin
embargo, considera esta sugerencia: si no estás satisfecho
de la forma como manejas tu trabajo; si incidentes
específicos revelan que tu trabjo es redundante, que la
distribución del tiempo es inadecuada, que las cosas
prioritarias no están siuendo hechas de primero, un
análisis de tu tiempo puede ser la mejor solución,
la menos costosa" M. Januz

En toda actividad productiva se suelen hacer inventarios
con el objeto de conocer la existencia de diversos elementos. De
igual manera, en la administración del tiempo, es
necesario que hagas un inventario de dónde y cómo
gastas tu tiempo. Las personas suelen engañarse ellas
mismas en relación a la forma como están gastando
su tiempo.

Cuando se le pregunta a una persona acerca de la fecha
en que ocurrió o se realizó un determinado evento,
se suele oír una respuesta que dista mucho de precisar la
fecha exacta en que este ocurrió. Una persona entrevistada
estimó que gastaba solamente cerca de treinta minutos por
semana ayudando a otros a realizar su trabajo, pero un
análisis de su tiempo reveló que en tal efectividad
este trabajador estaba utilizando casi ocho horas a la semana, lo
que representaba que para realizar su trabajo tuviera que
trabajar de noche y durante fines de semana enteros. En
conclusión, la base del análisis del tiempo va
más allá de la mera descripción de a
dónde va tu tiempo. El análisis del tiempo debe ser
enfatizado en el otorgamiento de prioridades referidas a las
actividades que cumplan o satisfagan objetivos
establecidos.

Cuando tus actividades están vinculadas a netas,
es preciso que asignes prioridades, poniendo las principales en
primer lugar, jerarquizando luego las subsiguientes y eliminando
aquellas que no son productivas para ti. Esto, en términos
generales, viene a ser la principal virtud de vivir dentro del
ámbito de la administración del tiempo.

LO IMPORTANTE VS LO
URGENTE

Uno de los criterios más usados para definir
prioridades es trabajar sobre la base de demandas "urgentes".
Esta palabra frecuentemente tiene el poder mágico de
destruir una planificación consciente de nuestro tiempo.
Si realmente analizáramos la verdadera "urgencia" de estas
demandas, nos encontraríamos que en muchos casos la
"urgencia" no es más que manipulación. La clave
consiste en analizar la verdadera importancia de estas
actividades. Una actividad urgente que no conduzca al logro de
objetivos no debería tener prioridad sobre una actividad
importante.

EJERCICIO INDIVIDUAL – HOJA DE
TRABAJO

Hábitos

Todas las cosas tienen relación entre sí.
Los hechos no ocurren en forma aislada. Tienen que ver con
situaciones, lugares y cosas. Un cambio en una parte de nuestra
vida puede impactar directamente también otras
partes.

Los hábitos son difíciles de cambiar
porque están interconectados. Una acción simple
constituye una clave para otras acciones y su modificación
puede hacer cambiar otras conductas. A través de este
proceso, nosotros desarrollamos hábitos de secuencia que
forman un vigoroso patrón de conducta.

Se suele decir que las personas controlan los
hábitos y que los hábitos controlan los destinos.
Una buena parte de nuestra vida la gastamos en hábitos
porque mucha de nuestra conducta diaria es rutinaria.
Hábitos, por definición, son conductas que han sido
realizadas tantas veces que se convierten en automáticas.
Esto significa que nuestra conducta habitual opera por debajo de
los niveles de nuestra conciencia.

Cuando estamos preocupados o cuando actuamos
rutinariamente, no estamos administrando nuestro tiempo
libremente como lo haríamos si actuáramos en forma
no rutinaria. Administrar el tiempo requiere una
observación precisa de los hechos que están
ocurriendo.

IDENTIFICACIÓN DE
HÁBITOS

¿Por qué hago lo que hago cuando lo hago?
¿Qué criterios utilizo para distribuir mi tiempo?
Cada uno de nosotros tiene diferentes formas de decidir
qué va a hacer durante cvada momento del día. A
continuación se encuentra una lista de algunos de los
criterios más comunes que gobiernan la forma en que
distribuimos nuestro tiempo.

• 1. Hacemos más rápido lo que nos
  gusta…que aquello que no nos gusta.

• 2. Hacemos primero las cosas que
  conocemos…que las que no sabemos cómo se
  hace.

• 3. Hacemos lo fácil…antes de lo
  díficil.

• 4. Hacemos lo que requiere poco
  tiempo…antes de lo que requiere mucho
  tiempo.

• 5. Hacemos aquello…cuyos recursos para
  hacerlo están disponibles.

• 6. Hacemos cosas que están
  programadas…antes de aquellas que no están
  programadas.

• 7. Respondemos a requerimientos de
  otros… más que a requerimientos de nosotros
  mismos.

• 8. Hacemos cosas que son "urgentes"…
  antes de hacer cosas que son importantes.

• 9. Respondemos rápidamente…a
  crisis y emergencias.

• 10. Hacemos cosas interesantes…antes de
  hacer cosas poco interesantes.

• 11. Hacemos cosas…que producen avances
  en nuestros objetivos personales.

• 12. Esperamos que le fin del plazo se
  aproxime… antes que anticiparnos a la fecha
  estblecida.

• 13. Hacemos cosas…que tienen el
  más rápido procedimiento.

• 14. Respondemos sobre la base de…
  quién ordena tal cosa.

• 15. Respondemos sobre la base de…las
  consecuencias que tal acción puede tener.

• 16. Atacamos pequeños
  problemas…antes de atacar grandes
  problemas.

• 17. Hacemos las cosas… a medida que se
  van recibiendo.

CONTROL DE
HÁBITOS

Hay cinco pasos involucrados en un cambio exitoso de
conducta: Deseo, Conocimiento, Visualización,
Planificación y Acción.

Cambiar hábitos es difícil y requiere
persistencia, y se hace necesario para todas aquellas personas
que desean utilizar su tiempo efectivamente. Para eliminar los
hábitos de auto-frustración y cambiarlos por
hábitos de auto-ayuda haz lo siguiente:

• 1. Identifica los hábitos que quieres
  cambiar: Recuerda que existen también buenos
  hábitos. Refuérzalos.

• 2. Define los nuevos hábitos que quieres
  desarrollar: Esto requiere que tengas deseos de mejorar,
  sabiendo que las modificaciones que harás
  mejorarán tu estilo de vida.

• 3. Inicia tu nueva conducta fervientemente: No
  veas hacia atrás.

• 4. No te apartes de esta conducta hasta tanto
  los nuevos hábiutos no estén firmemente
  establecidos: Debes ser persistente.

• 5. Usa cada oportunidad para practicar la nueva
  conducta: Verás que en corto tiempo estarás
  aplicando los nuevos hábiutos como si fueran conductas
  aprendidas desde hace mucho tiempo.

Objetivos y
prioridades

El Instituto Alexander Hamilton llevó a
efecto una encuestra entre un grupo de ejecutivos de alto nivel,
con el propósito de investigar los métodos usados
por ellos para administrar el tiempo en forma efectiva. Entre
tantas respuestas llama la atención el tiempo dedicado a
la planificación rutinaria de las actividades.

Algunos de los comentarios obtenidos fueron:

"Yo llego a la oficina alrededor de media hora antes que
el resto de los empleados y planeo mi día, o una
porción del mismo, para hacer las cosas que yo deseo
hacer".

"Yo trato de bosquejar un programa al comienzo del
día o de la semana de los resultados que quiero lograr en
esos períodos".

"Yo comienzo con los problemas
difíciles".

"Yo tomo mi tiempo para analizar y planear antes de
actuar"

Todos los ejecutivos tienen algo en común:
administran su tiempo mediante la determinación de
objetivos y prioridades.

Los objetivos son los fundamentos para un mejor uso del
tiempo. No es posible hacer buen uso del tiempo si no se han
definido objetivos. Para saber si una actividad representa un
mejor uso del tiempo que otra actividad, necesitamos saber el
resultado final de esas actividades en relación al
cumplimiento de objetivos.

EL PRINCIPIO DE PARETO

Como vimos en la unidad anterior "el 20% de nuestro
tiempo lo gastamos en producir el 80% de nuestros resultados". A
la hora de establecer objetivos debemos determinar cuál es
ese 20% y qué actividades están relacionadas con
esos resultados.

Evidentemente, el mejor uso de nuestro tiempo
será aquel que nos conduzca al logro de
resultados.

LA PIRÁMIDE DE LOS
OBJETIVOS

Los objetivos deben estar relacionados entre si.
Objetivos a corto plazo, deberían conducir al logro de
objetivos a largo plazo. Establecidos en forma jerárquica,
el cumplimiento de objetivos diarios debería conducir al
logro de objetivos mensuales y así sucesivamente hacia el
logro de objetivos a largo plazo.

El alcanzar objetivos regularmente, te ayudará a
ganar confianza en tu habilidad para alcanzar objetivos cada vez
más importantes. Es más fácil dejar de lado
asuntos triviales cuando tu enfoque está dirigido hacia el
logro de objetivos significativos.

Los objetivos y las prioridades son exactamente
poderosos y nos conducen hacia resultados. Una vez comiences a
alcanzar logros importantes te convertirás en un adicto a
los resultados. Establecer objetivos y prioridades sobre una base
diaria, semanal, mensual, trimestral, anual y a largo plazo, se
convierte en un hábitom en una forma de vivir.
Alcanzar objetivos se convierte en algo gratificante y te
inspirará a mantener tu atención en objetivos que
posiblemente considerabas inalcanzables.

Para superar el Cabo
Bojador

Matcel Antonorsi Blanco

A comienzos del siglo XV el Cabo Bojador, en la Costa de
Oro del Africa Occidental, se erigía como un límite
formidable para los navegantes portugueses que pretendían
llegar más al sur. Además de los vientos que
embravecían las olas en aquel punto, estaba la creencia de
que más allá encontrarían un mar gelatinoso
en el cual los barcos se quedarían pegados, presas de
horribles monstruos marinos, y calcinados por un inclemente sol
africano.

Fueron muchos los intentos, siempre fracasados y siempre
mortales. Bordeando la costa que no se atrevían a perder
de vista, los vientos cruzados y la ferocidad del mar,
impedían el paso, desbaratando las naves y terminando con
las vidas de los temerosos navegantes. El Cabo Bojador
aparecía como un límite infranqueable.

Para atreverse a pasar el Cabo Bojador hizo falta todo
el coraje de aquellos marinos portugueses, así como el
empuje explorador del príncipe Enrique el Navegante
(1394 -1460). Y fue así que, un buen día de
1434, las naves portuguesas lograron pasar más allá
del Cabo Bojador. ¿Cómo? En lugar de bordear la
costa, como era costumbre, se separaron de ella hacia el oeste
hasta perderla peligrosamente de vista y con gran temor de hacer
en el supuesto abismo. Después, navegaron hacia el sur,
hacia lo desconocido y temible, y, más adelante, pusieron
rumbo hacia el este, hasta que pudieron ver la costa de nuevo, al
sur del temido Cabo. De esta manera, lo lograron. ¡Pasaron
más allá del Bojador!

Mucho e importante fue lo que descubrieron. Al sur del
Cabo Bojador el mar no era gelatinoso, ni aparecíuan
monstruos marinos, ni el sol calentaba más de lo usual en
aquellas latitudes.

Descubrieron que el Cabo Bojador no era un límite
absoluto. Descubrieron que había una manera de pasar
más allá si se dejaba de lado la sabiduría
convencional. Descubieron que valía la pena hacer el
esfuerzo, porque más allá del Cabo Bojador estaba
la posibilidad de navegar alrededor del continente y llegar a las
riquezas del Asia legendaria.

Fernando Pessoa (1888-1935), el gran poeta
portugués, cantó la hazaña de aquellos
navegantes en un poema que es un himno para todas las empresas
que requieren ingenio y coraje para atreverse a superar
obstáculos y lograr lo que vale la pena. El poema se
titula: "Mar Portugués", y dice
así:

"Mar Portugués"

¡Oh mar salada, cuánta de tu sal

Son lágrimas de Portugal!

¡Por cruzarte, cuántas madres
lloraron,

Cuántos hijos en vano rezaron!

¡Cuántas novias quedaron por
casar,

Para que fueses nuestra, oh mar!

¿Valió la pena? Todo vale la
pena,

Si el alma no es pequeña.

Quien quiere pasar allende el Bojador,

Tiene que pasar allende el dolor.

Dios al mar el peligro y el abismo dio,

Mas fue en él donde el cielo se
miró.

En la vida todos nos enfrentamos muchas veces con un
Cabo Bojador que no nos deja pasar más allá.
Atreverse a superar el peligro real y el abismo aparente
significa pasar más allá del dolor y del esfuerzo,
con coraje. Todo vale la pena, si el alma es grande. Más
allá del Bojador seguramente encontraremos un mar abierto
con reflejos de cielo. Ahí está la gesta de los
navegantes portugueses para recordarlo.

MIS PARADIGMAS

Instrucciones

Dedica unos minutos a pensar en tus paradigmas
relacionados con tu vida laboral, personal y familiar. Identifica
aquellos que son relevantes.

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MI VISIÓN DE
FUTURO

Dedica unos minutos a pensar en tu
visión de futuro a 5 – 10 años.
¿Cómo te imaginas en tu vida personal, laboral y
familiar?

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CRITERIOS PARA ESTABLECER
OBJETIVOS

Un buen objetivo es aquel que te motiva a tomar
acción y provee una dirección para esa
acción. Los siguientes criterios pueden ser usados para
permitirte desarrollar buenos objetivos:

• 1. Deberían ser tus objetivos.
  Muchas personas caen en la trampa de usar su tiempo en
  beneficio del cumplimiento de objetivos de otras personas,
  mientras los suyos permanecen en la lista de espera. El no
  saber decir NO es la causa más frecuente de esta
  situación.

• 2. Deberían ser escritos. De esta
  manera podemos tenerlos a la mano para cuando queremos
  recordarlos y no en manos de nuestra volátil memoria,
  quien nos puede inducir a trabajar
  inconscientemente.

• 3. Deberían ser realistas y
  alcanzables. Muchas veces nos engañamos a nosotros
  mismos, imponiéndonos objetivos que son un reflejo, no
  de lo que podemos hacer sino de lo que quisiéramos
  lograr. Esto no trae más que traumas y desaliento,
  haciéndonos llegar a conclusiones erradas tales como
  "me es imposible trabajar en base a objetivos".

• 4. Deberían ser específicos y
  sujetos de medición. Esto es, el objetivo
  debería estar redactado en tal forma que sea evidente
  el decidir si se ha cumplido o no. Debemos evitar a toda
  costa los objetivos vagos o sujetos a interpretaciones
  interesadas.

• 5. Deberían estar limitados en el
  tiempo. En caso contrario, cualquier fecha es buena para
  cumplir con el objetivo y no sentiremos ninguna
  presión en cuanto a su culminación.

• 6. Deberían ser compatibles.
  Tanto con mis objetivos globales, como con los objetivos de
  mi equipo de trabajo. Recordemos que no somos una isla
  solitaria. Nuestros objetivos están en función
  de los objetivos globales de la organización para la
  cual trabajamos.

MIS OBJETIVOS

Instrucciones

Dedica unos minutos a pensar en los objetivos que te
llevarán a alcanzar tu visión de futuro.

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Planificación ( ) Semanal ( )
mensual

Criterios para
establecer prioridades

Establecer prioridades es difícil. Tomamos
decisiones de prioridad incluso cuando decidimos no establecer
prioridades. Los siguientes criterios pueden ayudarnos a poner
orden a nuestros objetivos. Para establecer prioridades,
evalúa cuidadosamente cada actividad
preguntándote…

• ¿Está dirigida hacia el
  logro de un objetivo?

• ¿Existe una fecha
  tope?

• ¿El trabajo de alguien depende
  de que yo cumpla esa actividad?

• ¿Mi jefe, o el jefe de mi jefe,
  le asignó una prioridad alta a esta
  actividad?

• ¿Qué pasaría si no
  lo hago?

• ¿Qué prioridad debo
  asignarle?

A La más alta
prioridad

Asuntos importantes y urgentes
(Cuadrante 1)

Tienen que hacerse de inmediato

B Prioridad media

Asuntos importantes no urgentes
(Cuadrante 2)

Deben hacerse a un ritmo
conveniente

C Baja prioridad

Asuntos no importantes no urgentes
(Cuadrantes 3 y 4)

Pueden diferirse

Desperdiciadores
del tiempo

Una exitosa administración del tiempo depende de
algo más que un cuidadoso sistema de planificación.
Debes tomar una acción positiva contra los
desperdiciadores de tiempo que amenacen con destruir tus planes.
Mejorando tus técnicas de planificación y
eliminando muchos de los desperdiciadores de tu tiempo,
habrás abierto dos frentes que te permitirán usar
tu tiempo efectivamente.

De acuerdo a Douglass y Douglass, la fórmula para
una buena administración del tiempo es:
"Planificación Sistemática del Tiempo +
Acción Positiva contra Desperdiciadores de Tiempo = Uso
Efectivo del Tiempo". Si falla alguno de los dos
sumandos, no tendrás éxito en tus intentos de
administrar el tiempo con propiedad.

También debes aceptar que no sólo la
autodisciplina es suficiente para un control total del tiempo. Al
trabajar con otras personas debes resignarte a su
impredicibilidad, lo cual puede generar demandas sobre ti en
momentos inoportunos. Tú no puedes controlar todo. Una
clave para el uso efectivo del tiempo consiste en aceptar lo que
no podemos controlar y controlar lo que sí
podemos.

Los desperdiciadores de tiempo pueden dividirse en dos
grupos: externos e internos. Los primeros son generados por algo
o alguien más. Los internos son generados por nosotros
mismos. Ellos a menudo son difíciles de identificar y
combatir. Mucha gente pasa años de su vida culpando a
otros por sus problemas, cuando la fuente verdadera de ellos es
interna.

Postergación, tendencia a socializar, falta de
planificación y la inhabilidad para decir no, son ejemplos
de desperdiciadores de tiempo internos. Todos desperdiciamos algo
de tiempo. Sin embargo, aquellos que son realmente productivos,
mantienen el desperdicio de un mínimo.

La identificación de tus objetivos es el primer
paso para derrotar a los desperdiciadores de tiempo. Al no
existir objetivos, no existen los desperdiciadores de tiempo, ya
que cualquier actividad es tan buena como cualquier
otra.

Cuando sí tengas objetivos; cuando sepas
qué es lo que quieres lograr, es cuando los
desperdiciadores de tiempo se convierten en un asunto importante.
Lo que es pérdida de tiempo para una persona, puede ser un
uso valioso del tiempo para otra.

En promedio todos desperdiciamos al menos 2 horas cada
día y los gerentes son interrumpidos cada 8 minutos. Sin
embargo, la mayoría de las personas no se esfuerza en
identificar sus desperdiciadores de tiempo; no tienen tiempo para
encontrar la causa del problema. Cuando finalmente tratamos de
identificar lo que nos hace perder el tiempo, tendemos a ser
bastantes arbitrarios, a sacar conclusiones precipitadamente. Las
conclusiones hechas de esta manera, arbitrariamente, son a menudo
inexactas, incorrectas. Las energías que gastamos tratando
de resolver los problemas incorrectos, son completamente
desperdiciadas.

Un mejor enfoque consiste en analizar
sistemáticamente tus actividades. ¿En qué
forma contribuye cada una de ellas al logro de tus objetivos?
¿Cuáles te hacen perder el tiempo? Este tipo de
análisis siempre produce una visión completa de la
situación. Te permitirá comenzar a identificar
aquellas situaciones que te hacen realmente perder el tiempo. En
la medida en que comiences a identificar tus desperdiciadores de
tiempo, descubrirás que vienen de dos fuentes. La primera
es el ambiente, cosas que otra gente hace, o no hace, que
terminan haciéndote perder el tiempo. La segunda fuente
eres TU, aquellas cosas que vienen de ti mismo y que
también resultan en hacerte perder el tiempo.