Agencia de Viajes en Guatemala

Introducción
Agencia de viajes
Funciones y elementos de una agencia de
viajes
Reglamentación
Registro
Clasificación
Agencias
Ejemplos en Guatemala
Puestos y descripción de
puestos
Conclusión
Bibliografía

Introducción

La siguiente investigación tiene como finalidad
proporcionar información sobre las agencias de viaje y su
importancia. Así mismo conoceremos los antecedentes,
objetivos, funcionamiento y propósitos de la misma.
Podemos encontrar que se requiere para formar una agencia de
viajes, tomando en cuenta también a los colaboradores y
sus puestos, también damos a conocer la
clasificación de las agencias de viajes que son un negocio
normal como cualquier otro Esta recopilada toda la
información necesaria para crear una agencia de viajes de
prestigio y categoría.

Agencia de
viajes

Agencia es una empresa que se dedica a arreglar viajes
personales o también se le puede definir como una persona
individual o jurídica, nacional o extranjera, que se
dedica profesionalmente al ejercicio de actividades mercantiles,
dirigidas a servir de intermediario entre personas que lo
solicitan y prestatarios de los servicios utilizados por las
mismas, poniendo los bienes y servicios turísticos a
disposición de quienes deseen utilizarlos.

Funciones y
elementos de una agencia de viajes

Son aquellas que organizan y promocionan giras,
circuitos y excursiones, pudiendo ser estas aéreas,
marítimas y terrestres a desarrollarse dentro del
territorio nacional y sus servicios son vendidos tanto en el
extranjero como dentro del país.

Función asesora

Esta función implica informar
claramente al viajero sobre las características de los
destinos, los servicios que obtendrá así como quien
se los proveerá y los viajes existente.

Se le debe ayudar al cliente en la
selección del viaje más adecuado de acuerdo a sus
necesidades específicas.

Función de
intermediario

Se refiere a gestionar y mediar la
reservación, distribución y venta de productos
turísticos. Si la agencia de viajes desempeña muy
bien tal función, esto le permitirá acercar el
producto al cliente y multiplicar los puntos de venta.

Esta función comúnmente es
ejercida por las agencias minoristas, ya que son quienes
concretarán la reservación, la renta o venta de los
siguientes grupos de servicios:

–Servicios de forma aislada como puedan
ser:

Billetes para un determinado medio de
transporte.
Alojamientos en establecimientos dentro
del hotel.
Alojamientos en establecimientos extra
hoteleros.
Entradas para determinados
espectáculos culturales o deportivos.
Renta de autos o salones para fiesta y
congresos.
Pólizas de seguro de
viajes.
Venta de guías
turísticas.

Servicios de viajes combinados: estos son
ofertados generalmente por mayoristas o tour operadores; en este
caso la función mediadora de la agencia se torna en mera
función distribuidora.

Servicios subsidiarios:

Cambio de divisas.
Cambio y venta de cheques de viajes.
Modificación o cancelación de
reservaciones.
El tramitar la documentación necesaria para
el viaje como el pasaporte o la visa.

–Servicios de representación de proveedores,
destinos u otras agencias de viajes: en tal caso la agencia
de viajes adquiere el producto y luego lo vende, por lo tanto
está asumiendo el riesgo de la
operación.

El proveedor del producto turístico le da a
la agencia la información necesaria sobre sus
servicios y los documentos o billetes que formalizan la
venta.
La agencia conoce y promueve los servicios de sus
proveedores vendiéndolos a sus clientes al precio que
estos han fijado.
La agencia una vez que ha recibido el dinero por
parte del cliente sobre el producto, lo guarda o deposita y
liquida con el proveedor.
El proveedor se compromete a abonar la
comisión acordada con la agencia por tal venta. Es
imprescindible que en esta función, exista entre la
agencia y el proveedor la formalización de un
contrato.

Función
organizacional

Esta se refiere a que la agencia puede diseñar,
organizar, vender y operar viajes y productos turísticos
combinando distintos servicios a un precio global establecido,
esto es a lo que se le llaman viajes combinados o paquetes
(viajes estándar programados a la oferta).

Otro tipo de viajes que la agencia puede implementar son
los forfait (viajes programados de acuerdo a la demanda y
adaptados a cada cliente).

Función
Técnica

Se refiere a que la agencia proyecte, elabore y ponga en
marcha productos turísticos. Para ello es necesario
realizar las siguientes actividades:

Planear el programa que se pretende llevar a cabo,
por ejemplo si el cliente desea viajar a un determinado
sitio, la agencia tiene que investigar todo lo que se refiere
al lugar: como llegar, en cuanto tiempo, mejor opción
para hospedarse, que lugares de interés tiene, el
costo del viaje, etc.
Diseñar viajes, para ello hay que investigar
con los proveedores, tener varias alternativas y realizar las
contrataciones necesarias.
Organización y distribución de las
plazas, asegurándose de vender solo las que
vengan.
Tener el control de las operaciones, estar al tanto
de como se va desarrollando el viaje.

Función
Financiera

Se refiere a la buena administración de los
recursos económicos de la agencia, para lograrlo es
necesario:

El conocimiento y análisis de la estructura
económica-financiera de la empresa.
Elaborar y analizar presupuestos.
Idear un método adecuado para generar
ingresos, organizar y supervisar gastos, así como de
cobros y pagos para que se realicen de manera
oportuna.

Función Contable

Esta función se relaciona con llevar un control
adecuado de los registros contables de las agencias, los cuales
son muy útiles y obligatorios, ya que sirven para conocer
el estado financiero en que se encuentra la empresa,
además de que es información que los proveedores
solicitan, los posibles inversionistas, los empleados y hasta la
opinión pública.

Función Social

Esta función es muy importante, ya de la buena
relación y atención de la agencia para con sus
empleados y de éstos últimos con la gente, se
deriva el buen funcionamiento de la empresa, su estabilidad y por
que no hasta su expansión.

Función
Comercial

En este aspecto se pretende conectar a la
agencia con el exterior, tanto por medio de los proveedores como
de los consumidores y con ello mejorar las condiciones de ventas
y compra de la empresa.

Función
Administrativa

Esta función abarca la
planificación, organización mando y control de
todas las actividades que se realizan en la agencia; algunas
sobre todo las grandes empresas tiene departamentos que llevan a
cabo estas funciones, en cambio para las pequeñas quien
las realiza es el director.

Reglamentación

OBLIGACIONES:

Son obligaciones de las agencias de
viajes;

a) Cumplir con la presente ley y demás
reglamentos y disposiciones legales del INGUAT que le sean
aplicables.

b) Proporcionar a INGUAT información
estadística cuando se les requiera

c) Notificar a INGUAT cualquier cambio de propietario,
gerente, administrador o representante legal, así como
cambio de nombre o razón social y domicilio de la agencia
dentro de los 30 días posteriores al mismo y
acompañando fotocopia de los documentos que según
el caso correspondan.

d) Efectuar propaganda y publicidad, respetando los
principios de veracidad y exactitud particularmente en todo
aquello que se relacione con los hechos históricos y
manifestaciones de cultura nacional.

e) Poner a disposición del INGUAT ejemplares del
material promocional e informativo que utilizara para vender sus
servicios al público.

f) Colocar en un lugar visible del establecimiento la
calcomanía del registro que el INGUAT le otorgue y el
número que se le asigne utilizarlo en la papelería
que de ordinario utilice.

g) Cumplir a cabalidad con los servicios contratados con
los clientes.

h) Las demás que fijen las leyes y
reglamentos del INGUAT.

DERECHOS

Son derechos de las agencias de
viajes:

a) Solicitar al INGUAT el material turístico que
le sea necesario para realizar sus actividades.

b) A estar incluidos como empresas dentro del inventario
turístico del INGUAT

c) Participar en los programas de capacitación,
guía de servicios turísticos y publicaciones que
el

INGUAT realice, así como eventos promocionales y
otros proyectos que tengan relación en material de turismo
y que el INGUAT lleve a cabo para el efecto.

d) Recibir el material estadístico e informativo
que el INGUAT publique.

PROHIBICIONES

Son prohibiciones de las Agencias de Viajes:

a) Usar el nombre o razón social distinta al que
tienen registrado en el INGUAT.

b) Variar actividad turística con que se registro
en INGUAT.

c) Usar parcial o totalmente emblemas, logotipos y
nombres que den lugar a confusión con otras empresas
turísticas.

Registro

REQUISITOS PARA INSCRIPCION:

El INGUAT proporcionara a las personas
individuales o jurídicas y/o a los

Representantes legales de las agencias que
soliciten registro, una solicitud la cual contendrá
la

Siguiente información:

a) Nombres y apellidos del propietario,
edad, estado civil, nacionalidad, profesión u oficio,
domicilio, lugar para recibir notificaciones.

b) Nombres y apellidos del Gerente,
Administrador o de la persona que tendrá a su cargo la
representación de la agencia, así como sus
generales.

c) Nombre o razón social de la
agencia, dirección, número de teléfono,
numero de télex y telefax.

d) Determinación del tipo de agencia
según el articulo 4º.del presente reglamento que se
pretende escribir.

La documentación que deberá
acompañarse a la solicitud anteriormente: mencionada es la
siguiente:

a) Fotocopia de la Patente de Comercio de
la agencia, extendida por el Registro Mercantil General de la
República, si se trata de empresa individual y Patente de
Comercio de Sociedad si se trata de una Sociedad.

b) Fotocopia del documento en que se
acredite el nombramiento del representante legal de la agencia,
debidamente inscrito y

c) Fotocopia de la constancia de
Inscripción de la agencia en la Dirección General
de Rentas Internas del Ministerio de Finanzas
Publicas.

Clasificación

Las agencias de Viajes se clasifican
así:

– Agencias Operadoras de Turismo Interno y
Receptivo.

– Agencias de Viajes de Turismo
Emisor.

– Agencias de Mayoristas de
Viajes

Agencias

Agencia operadora de turismo interno y
receptivo:

Son aquellas que organizan y promocionan
giras, circuitos y excursiones, pudiendo ser estas aéreas,
marítimas y terrestres a desarrollarse dentro del
territorio nacional y sus servicios son vendidos tanto en
el

Extranjero como dentro del
país

Las Agencias Operadoras de Turismo Interno
y Receptivo además de presentarla

Documentación descrita en el
articulo anterior, deberán adjuntar los itinerarios de las
giras, circuitos y excursiones que tengan programados realizar,
incluyendo precios; información que deberán
actualizar cada año durante el mes de enero;
enviándola a la División de Mercadeo del
INGUAT

Agencia de viajes
mayoristas

Son aquellas empresas intermediarias, con una o varias
representaciones turisticas extranjeras y realizan sus ventas
unicamente por intermedio de agencias emisoras o receptivas. Crea
contactos para distribuirlas esta no tiene relacion o contacto
con el cliente.

Las agencias Mayoristas deberán presentar lo
anteriormente puesto de agencias. El documento que demuestre que
tienen la representación de una o varias empresas
turísticas del

Extranjero.

Agencia de turismo
emisor:

Son aquellas que se encargan como intermediarias, de
organizar, promocionar y vender giras, transportación,
circuitos y excursiones aéreas, marítimas y
terrestres a realizarse en el extranjero.

Servicios ofrecidos por agencias de turismo
emisor:

Reservación y venta de alojamiento
Reservación y venta de boletos
aéreos
Reservación y venta de boletos de buses
internacionales
Reserva y venta de habitaciones y servicios en
cruceros
Reserva y venta de alquiler de
automóviles
Venta de seguros de viaje
Tramite de crédito a través de
empresas financieras.
Reservación y venta de paquetes
turísticos dentro y fuera del país
Organización de eventos (hospedaje,
transporte y visitas)
Organización de vuelos charter
Tramite de visas (cuando sea permitido por el
consulado que emita la visa)

En los servicios de reserva de agencia de viajes se
encarga de reservar los servicios a través de los sistemas
de reservación computarizada con que cuentan, vía
telefónica o facsímil; también se encargan
de reconfirmar las reservaciones.

La agencia de viajes puede funcionar como intermediario
entre la empresa que provee los servicios y el cliente en caso
que surjan problemas o que el servicio no sea
satisfactorio.

Empresas con trato directo con agencia de viajes
emisoras;

Las empresas que aparecen a continuación son
empresas con las cuales las agencias de viajes emisoras tienen
contacto en el momento de proveer servicios a sus clientes. En
algunas situaciones puede haber hasta tres intermediarios entre
la agencia de viajes y la empresa que da el servicio final a
cliente.

Líneas aéreas
Operadores mayoristas de turismo
Hoteles nacionales e internacionales
Empresas de alquiler de autos nacionales e
internacionales
Compañías de buses
Otras agencias de viajes
Compañías de seguros
Compañías de crédito

Otro tipo de agencias de
viaje:

Agencia de viajes
virtuales:

Este tipo de agencias constituye una nueva forma de
competencia de las agencias emisoras tradicionales y
establecidas, aunque en principio ofrecen el miso producto, el
modelo de negocio con el que trabajan es diferente, trabjan con
diferentes estructuras de costos y atienden mercados que se
difieren en la forma de atenderlos.

Este tipo de agencias trabaja exclusivamente a traves de
internet y cuenta con lo ultimo en tecnologia para dar distintas
tarifas instantaneas de boletos aereos, hoteles, renta de autos,
etc. Tambien ofrecen l aposibilidad de reservar y pagar los
servicios en linea; no exite contacto fisico alguno entre el
proveedor y cliente, por lo que la persona que hace uso de este
tipo de agencia debe tener un conocimiento mas que basico para
hacer usto de este tipo de servicio ya que de lo contrario puede
hallar prolemas o encontrarse insatisfecho con el
servicio.

Agencias de viajes Online

Son el punto medio entre las agencias de viaje emisoras
tradicionales y las virtuales. Estas cuentan con un sitio de
internet pero no se encuentra automatizado en la misma forma que
las agencias virtuales ya que la funcion principal de la pagina
es dar al cliente la posibilidad de ingresar toda su informacion
sobre el viaje que desea realizar, posteriormente en cuestio de
horas o e el mismo transcurso del dia se le envia toda la
informacion solicitada incluyendo precios. La agencia puede ser
parte de otra emiora tradicionaln o individual. Existe contacto
fisico entre el cliente y la agencia en momento de cancelar los
servicios o entregar los documentos de viaje.

Ejemplos en
Guatemala

Agencia de viajes
mayoristas

ABASA .TREBAX

16 A 4-53, ZONA 10. EIF. MARBELLA, NIVEL
10. OF 1OC

Telefono2366-1532

Fax2366-5134

E-mailpetrabax@intelnet.net.gt

AMTOURS

4a. Ave. 12-59 ZONA 10 OFICINA 3E PLAZA
FONTABELLA

Teléfono (502) 2415 9600

Fax (502) 24159616

E-mailinfo@amtours.com.gt

CARIBBEAN TOURS

11 AVENIDA 18-72, ZONA 10, LA
VILLA

Telefono2367-0627, 2363-0578, 2363-0565,
2385-4089, 2385-4046

Fax2337-2973

E-mailcaribbeantoursgua@terra.com.gt

DISCOVER THE WORLD MAKETING

AVE LA REFORMA 7-62, ZONA 9 EDIFICIO
ARISTOS

Telefono2361-7125, 2362-8018

Fax2362-8019

E-maildiscover-gua@gute.net.gt

EUROTOURS

AVE LA REFORMA 8-60, Z, 9, EDIF. LAS
GALERIAS REFORMA, 3ER NIVEL OFIC 302

Telefono2361-3088

Fax2339-3986

E-mailaandrino@guate.net.gt

Agencia operadora de turismo interno y
receptivo:

Adrenalina tours Guatemala – Quetzaltenango

Interno

Abba turismo en Guatemala

Mundo Maya – Mundo Sol Maya Tour
Operator

Receptivo

SunnyGuatemala – Guatemala

S.T.S. SPECIAL TRAVEL SERVICE –
Guatemala

EnjoyGuatemala, S.A – Guatemala

REUXTREME – REUXTOURS –
Guatemala

Guatemala adventure

Agencia de turismo emisor

Amtours, s.a.

Guatemala travels

PTP mundo maya

Boumerang tours agencia de viajes y tour
operador

Puestos y
descripción de puestos

Director General, con funciones de dirección y
coordinación de la agencia.

Product Manager (el encargado de producto, su
creación, estudio, contacto con proveedores,
etc.)

Director de Administración (básicamente
tareas administrativas, cobros y pagos, etc.)

El Director comercial (todos los temas referidos a la
promoción, tanto off-line como on-line).

Si la empresa trabaja mucho con internet y se promociona
básicamente a través de estos cauces, puede tener
alguien encargado del marketing electrónico así
como del diseño y actualización de las
páginas (web máster).

Por último estaría el personal con
funciones de trato con el cliente, reservas, etc.

Junta General de Accionistas:

Revisar periódicamente la
gestión administrativa y financiera de la
empresa.

1. Presidente

2. Gerente General

3. Gerencia Administrativa

4. Gerencia Financiera

5. Gcia. Mercadeo y Vtas.

6. Contabilidad

7. Control de Boletos

8. Depto. Ventas

9. Boletos Aéreos

10. Paquetes Turísticos

11. Depto. Serv. Admtivo.

12. Depto. Personal

13. Auditoria Interna

14. Créditos y Cobros Junta General
de

15. Accionistas

16. Auditoria Externa

Presidente:

Coordinar todas las actividades
relacionadas con la operatividad de la empresa en
colaboración con el gerente general y gerentes de
área.

Auditoría Interna:

Verificar la efectividad del control
interno de la empresa y que todas las operaciones se hayan
registrado de acuerdo a las políticas y principios de
contabilidad generalmente aceptados.

Gerencia General:

Establecer metas y objetivos en
coordinación con las unidades gerenciales a su cargo, esta
gerencia se encargará de emitir un informe a la
Presidencia de la Sociedad, y con base a las metas y objetivos
establecidos evaluará el desempeño de las gerencias
que están bajo su responsabilidad.

Gerencia Administrativa:

Es la encargada de velar por el desarrollo
de las actividades administrativas y además de informar a
la gerencia general, aquellos aspectos que tengan que ver con
recursos humanos y servicios generales.

Gerencia Financiera:

Dará lineamentos a los departamentos
a su cargo para que lo provean de información financiera,
que le permita realizar el análisis de la situación
financiera y económica de la empresa, proponiendo medidas
correctivas según sean las circunstancias.

Gerencia de Mercadeo y
Ventas:

Proveer a la gerencia general de la
información que ésta le solicite, relacionada con
su área. Informar a la gerencia general sobre el
funcionamiento del departamento de ventas y discutir con la misma
sobre nuevas políticas de ventas, líneas de
productos, servicios y mercado potencial.