Aplicación del procedimiento de gestión por proceso en las universidades (página 2)

300

30%

Tabla 3.3.

Elaboración: Propia

Teniendo en cuenta los análisis realizados anteriormente, la consulta de documentos, la aplicación del trabajo de grupo, la consulta de expertos y la encuesta aplicada para investigar la satisfacción de los profesores en el proceso de mejora de la gestión del (PFGEJ), se demuestra en el anexo 16, que los interesados no se encuentran satisfechos en un 37 %, la efectividad en un 33% y las actualizaciones en un 30% satisfecho, con el desempeño actual de este proceso en la Institución, estando los principales problemas asociados a:

• Demora en el tiempo de elaboración de proyectos de mejora.

• Pocas actualizaciones del docente.

• Atraso en el procedimiento para la gestión de mejora.

• Poca efectividad en los instrumentos aplicados

• Falta de actualización curricular

Debe señalarse que el cuestionario diseñado, fue validado previamente por los expertos seleccionados (9), y mediante la Tormenta de Ideas, fundamentalmente. Este cuestionario fue inicialmente validado por los expertos, arrojando la prueba de Kendall, (Anexo 13) evaluada mediante el sistema de software SPSS 15.0, consistencia en el juicio de los mismos con un nivel de significación menor que 0,01, de lo cual se infiere que la encuesta debe estar constituida por las preguntas propuestas.

En el Anexo 15 se muestra el resultado de la evaluación de la fiabilidad del instrumento aplicado, utilizando el coeficiente Alpha de Cronbach, evaluado mediante el sistema de software SPSS 15.0. Los valores de los coeficientes, aproximados a 0.9, indican que el instrumento es fiable y las conclusiones relacionadas con la evaluación del proceso de mejora son válidas.

La validez de constructo del instrumento se comprobó mediante el empleo del AnálisisFactorial de Componentes Principales. Los resultados de la corrida del sistema de software SPSS 15.0, que se muestran en el Anexo 15, indican que el Coeficiente de Kaiser- Meyer-Olkin (KMO) posee un valor superior a 0.5, por lo que los factores extraídos explican la dispersión entre las variables; la prueba de esfericidad de Bartlett muestra, con un nivel de significación inferior a 1% que las variables incluidas en el cuestionario, están relacionadas, y la matriz de correlación de las variables no es una matriz identidad. Todo lo anterior permite inferir que el instrumento utilizado para evaluar el proceso de aprovisionamiento posee validez, esto es, mide exactamente lo que se desea medir.

8- Levantamiento de soluciones

Formulación de teorías sobre causas

La formulación de las teorías sobre las causas posibles que provocan cada uno de los Problemas priorizados, que inciden directamente en la satisfacción de los docentes se realizó mediante el empleo del Diagrama Causa & Efecto (Ishikawa) que se muestran en la Figura 3.6. Y la ponderación en el anexo 12

Figura: 3.6 Diagrama causa – efecto para la insatisfacción del docente en el proceso de mejora de la gestión.

Fuente: Elaboración Propia.

Teniendo en cuenta los resultados obtenidos a partir de la evaluación del proceso, el trabajo con los expertos y la aplicación de entrevistas y la utilización de la matriz UTI tabla 3.4, se identificaron como causas raíces de los problemas detectados escogiéndose las 3 siguientes:

• Un mal diagnóstico de las necesidades del docente.

• Competencia de los docentes.

• Instrumentos de baja calidad.

Técnicas UTI para definir prioridades

Tabla 3.4.

Elaboración: Propia

• Etapa IV: Mejoramiento del proceso

9- Elaboración del proyecto.

Una vez identificadas las causas raíces que provocan los problemas priorizados, se procedió a la elaboración del proyecto de mejora como se puede observar en la siguiente figura.

El proyecto fue organizado mediante planes de acción, empleando la técnica 5W y 2H. Estos planes de acción (mejora) para las cinco primeras oportunidades de mejora prevalecidas del proceso de mejora de gestión del universitaria, como parte del (PDE) se muestran en la Tabla 3.5

Tabla 3.5: Procedimiento de acción para la mejora de gestión universitaria

Continuación de la tabla 3.5

Continuación de la tabla

Como se puede observar el diagnóstico de las necesidades del docente, nos permite identificar los problemas existentes en la plantilla la UBV para su posible corrección e implementar los planes de mejora con el objeto de actualizar la gestión del programa estudiado, que nos conduzca al cumplimiento de las metas y estrategias trazadas.

10- Implantación del cambio

En el proceso de diagnóstico desarrollado en la etapa anterior, fueron detectadas algunas debilidades en la gestión del programa de formación de grado en estudios jurídicos, específicamente en las funciones de planeación y control de las actividades del proceso de gestión de mejora, definiéndose como las más significativas, las siguientes:

• Desconocimiento de las características particulares del proceso de mejora, limitándose su gestión.

• Se carece de un sistema integral de indicadores de gestión propio, que permita realizar un seguimiento continuo del proceso de gestión para mejorar el programa y evaluar su capacidad y cumplir los objetivos propuestos.

• El flujo informativo y la comunicación fluyen de forma fraccionada por las áreas que intervienen en el proceso (actualización y mejora del programa). Lo anterior genera lentitud en la información, en la toma de decisiones y duplicidad de datos e información, resultando en algunos casos inoperante.

11- Monitoreo de resultados

Tomando en consideración que el control es una función que se compone de actividades que no agregan valor ni a los procesos ni a los clientes, se apeló al diseño de indicadores de gestión específicos para las particularidades del proceso objeto de estudio que fueron diagnosticadas, que hicieran posible el seguimiento y la medición de las acciones de mejora definidas al efecto por el grupo de expertos e implicados.

Además, entre las recomendaciones mencionadas en la etapa anterior para la implantación del cambio, se recomienda la elaboración y empleo del Informe de Tres Generaciones con vistas a realizar un resumen del progreso en cada etapa de planeación, para asegurar el carácter continúo del proceso de mejora

3.4.2.- Propuesta de indicadores seleccionados.

Por todo lo anterior, se hace importante proponer una serie de indicadores que puedan contribuir y dar solución a los problemas detectados con el objeto de mejorar la calidad del programa estudiado, con la finalidad de actualizar su gestión y medir la capacidad del desempeño docente, proponiéndose los siguientes indicadores:

Tabla 3.6 Propuesta de Indicadores para medir el desempeño de los proceso en la mejora de la gestión Universitaria.

Fuente: Elaboración Propia.

3.4.3.- Diseño de los planes de control de las Actividades.

Adicionalmente, en la Tabla 3.7 se muestran parte de los resultados mediante la aplicación del Plan de Control del Proceso para mejorar la gestión del programa objeto de Investigación de cada una de las actividades resultante del problema en (PFGEJ) de la (UBV) que pueden ser presentado y aplicado en cualquier momento de actualización y que pueden extenderse a otros programas o departamentos después de realizar la investigación previa de condiciones establecidas.

En este paso del procedimiento también se propone la utilización de los Planes Control de actividades de similares características a los indicadores, pero solamente desde la perspectiva del Subproceso de mejora de la gestión del programa estudiado, con un estilo dirigido a tomar decisiones más operativas a corto plazo. Una vez establecidos estos planes de control, se deben actualizar periódicamente de acuerdo con las características y especificidades propias del subproceso en particular, puede ser: "día a día", semanal, quincenal, mensual, trimestral, o anual. Tabla 3.7

Continuación: 2

Continuación: 3

La aplicación de este diseño para el proceso de investigación en el proceso docente educativo para la mejora de la gestión del programa de formación de grado en estudios jurídicos de la universidad bolivariana de Venezuela, establecen actividades hacia la mejora continua de la calidad, con el objeto de cumplir con los planes estratégicos establecidos por la organización.

3.4 Conclusiones del capítulo.

• 1. La aplicación del procedimiento para la gestión por procesos permitió identificar que las causas que impiden lograr altos niveles de desempeño en el proceso docente educativo para mejorar la gestión del programa de formación de grado en estudios jurídicos son:

• Falta de comunicación entre las coordinaciones existentes.

• Escases de retroalimentación con los protagonistas, docentes, colaboradores y coordinadores.

• Falta de elaboración de planes de mejora y control en los proceso.

• Retardo en la elaboración de proyectos de actualización.

• 2.  Los planes de mejora propuestos fueron concebidos para elevar el nivel de compromiso y la participación activa de todos los implicados en el mejoramiento de la calidad de la gestión del programa antes indicado para mejorar sus procesos.

• 3.  La propuesta de indicadores permitirá el seguimiento y control del desempeño del proceso y de las estrategias planteadas a lograr.

CONCLUSIONES GENERALES:

• 1.  En el contexto de la investigación quedó demostrado que la gestión de los procesos universitarios requiere ser realizada bajo nuevos enfoques, utilizando procedimientos que integren la gestión cotidiana con el rumbo estratégico de la organización.

• 2.  La gestión universitaria ha estado centrada en los procesos misionales y los directrices, a través de investigaciones que han propiciado la introducción de nuevos enfoques de gestión como el basado en proceso, sin embargo estas investigaciones no se han hecho extensivas a los procesos de apoyo los cuales garantizan las bases para el adecuado funcionamiento de los demás proceso de la organización.

• 3.  La aplicación del procedimiento para la gestión por procesos de la Educación Superior, en el objeto de estudio seleccionado, demostró su pertinencia y factibilidad al contribuir a la evaluación del mismo, así como proponer acciones concretas orientadas a su mejora.

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RECOMENDACIONES

• 1. Elaborar proyectos y planificar actividades de actualización y mejora de manera permanente e informar oportunamente a los interesados y coordinar los recursos logísticos necesarios para el inicio y culminación de los procesos para la mejora de gestión del programa ante descrito.

• 2.  Continuar la implantación del procedimiento de gestión por procesos, creando las condiciones requeridas para la culminación de la etapa de mejora, haciendo énfasis en la implantación del cambio.

Autor:

José de Jesús Inojosa Parada