El archivo La Paz y sus instrumentos de descripción

Introducción

El Archivo La Paz dispone hoy de dos ventajas: la
experiencia del trabajo realizado en 40 años de trabajo, y
el privilegio de haber contado en la gestión 2005-2008 con
el decidido apoyo de un equipo de docentes y más de 100
estudiantes entre pasantes e integrantes del equipo del Proyecto
de Digitalización en sus tres áreas:
Conservación-Restauración; Digitalización y
Etiquetación.[1]

Si uno de sus objetivos es promover el acceso cumpliendo
así la principal función del
archivero[2]los medios y las maneras para lograr
este objetivo se encuentran indudablemente en los instrumentos de
descripción (La descripción es el medio más
utilizado por el archivero para obtener la información
contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados en
ella. La descripción persigue dos objetivos: dar
información a los demás y facilitar el control al
archivero)[3]

En consecuencia, se decidió contar con un primer
instrumento importante para los/las usuarios, una Guía del
Archivo que se logró imprimir en marzo del 2006 utilizando
los campos más importantes de las normas internacionales
ISAD (G) (General International Standard Archival Description) es
una guía general que sirve para orientar descripciones
archivísticas, su finalidad es identificar y explicar el
contexto y el contenido de los documentos de
archivo[4]Esta guía se realizó en
base a los Fondos realizada por Pilar Mendieta.

Posteriormente, y gracias al trabajo realizado por
los/las estudiantes y docentes, se trabajó la Guía
del 2008 que tiene el mérito de incluir la historia
archivística de cada fondo, colección y serie
así como los instrumentos de descripción que
existen proporcionando al lector y usuario/a toda la
información para la búsqueda y consulta en base a
las normas estandarizadas vigentes.[5]

Presentación
institucional

El Archivo[6]La Paz es una
Institución de servicio público e
investigación que busca la excelencia y calidad para
mejorar los servicios que presta, dando a conocer los fondos
documentales que resguarda así como las actividades
realizadas en el campo de la
Archivística[7]y de la investigación
histórica. Según el reglamento interno del Archivo
sus objetivos son recuperar, conservar, organizar y describir los
documentos generados en entidades públicas, privadas y de
la propia administración universitaria, para facilitar su
utilización por parte de los investigadores así
como para la consulta y certificación sobre diversos
asuntos de la ciudadanía en general. Asimismo, constituye
también un taller práctico fundamental en la
formación de investigadores, historiadores y archivistas.
Los/las docentes y los/las estudiantes de la Carrera de Historia,
al mismo tiempo que prestan servicios a la ciudadanía,
actualizan constantemente sus conocimientos en diversos aspectos
de la historia boliviana y se enfrentan al reto de investigar
para cumplir adecuadamente el ordenamiento, clasificación
y descripción archivística. Actualmente cuenta
también con una pequeña biblioteca especializada,
en historia boliviana y en temas relacionados.

• RESEÑA
  HISTÓRICA[8]

El Archivo La Paz fue fundado el año 1971 por
Alberto Crespo Rodas. Su creación derivó de una
circunstancia de emergencia, en momentos en que la Corte Superior
del Distrito Judicial de La Paz había dispuesto vender, a
una fábrica de papel, su riquísima
documentación compuesta por juicios abarcando tres siglos
de historia. Por iniciativa del profesor Alberto Crespo, la
Universidad no sólo detuvo ese intento sino que
gestionó el traspaso de este fondo a sus dependencias en
la zona de Cota Cota.

En este sentido, el presidente de la República,
general Juan José Torres, emitió el Decreto Supremo
que legalizó la existencia y funcionamiento del Archivo La
Paz, así como la entrega de los documentos de la Corte
Superior de La Paz. Dentro de la organización interna de
la UMSA, el Archivo fue puesto bajo la dependencia de la carrera
de Historia de la Facultad de Humanidades. La creación del
Archivo, por otra parte, le permitió a Alberto Crespo
reactivar el Instituto de Investigaciones Históricas,
haciendo que el Archivo dependa de él.

A partir de entonces, la Universidad Mayor de San
Andrés quedó facultada –por el D.S. 09777 del
9 de julio de 1971– para concentrar, preservar, organizar y
hacer accesible la documentación generada a nivel
departamental y nacional.

En síntesis, con el eficaz concurso de las
autoridades universitarias, en la gestión rectoral de Luis
Felipe Hartmann y en la gestión vicerrectoral de Rolando
Costa Arduz, contando con el decidido apoyo de Arturo
Orías, los profesores Alberto Crespo R., Jorge Ovando S.,
María Eugenia del Valle de Siles, Teodosio Imaña y
los empleados del archivo, lograron transferir a la UMSA valiosos
fondos documentales o "conjunto de documentos, con independencia
de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente
y/o acumulados y utilizados por una persona física,
familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones
como productor"[9] .

• LA
  INFRAESTRUCTURA[10]

El Archivo de La Paz estuvo inicialmente en un
galpón del Instituto de Hidráulica de Cota Cota. En
agosto de 1975 se trasladó al local de lo que era entonces
el Seguro Social Universitario, en la Casa Montes.

Años después, Fernando Cajías
impulsó la construcción de un depósito de
alrededor de 100 metros cuadrados. Hasta 1990 el Archivo
ocupó toda la planta baja de la Casa Montes.

En 1995, el Decano Guillermo Mariaca logró un
financiamiento para edificar el nuevo Archivo de La Paz. Como no
se logró todo el dinero, la Universidad puso como
condición para invertir el que se destinasen
también aulas a la Facultad de Humanidades. De ahí
que el Archivo de La Paz tuvo que ceder y quedarse solo con 2
pisos. En aquel año se restauró también la
casa Montes que tiene el estilo del Beaux Arts francés. Se
logró también conseguir un financiamiento de la
Universidad de Harvard para equipar todo el Archivo.

En la gestión de Ximena Medinaceli finalmente, se
logró el Fondo ADAI (Programa de Desarrollo de Archivos
Iberoamericanos) de Madrid–España, que ayudó
enormemente al ordenamiento de varios fondos documentales del
Archivo, especialmente el gran fondo de la ex
Prefectura.

En la actualidad, el espacio para el repositorio ha
quedado absolutamente insuficiente. Están en el
límite de la capacidad de almacenamiento por lo que se
hace necesario pensar en una política continua que busque
modalidades y alternativas para que el Archivo pueda tener
más espacio.

• FINALIDADES, MISIÓN Y VISIÓN DEL
  ARCHIVO DE LA PAZ

• Finalidades del ALP
  son[11]

• Recuperar la documentación del departamento
  para su custodia y conservación como parte de los
  bienes culturales del Departamento de La Paz que a su vez
  forma parte del Patrimonio Documental de la Nación
  (Documentos con una antigüedad superior a los 40
  años generados, conservados o reunidos en el ejercicio
  de sus actividades por las entidades y asociaciones de
  carácter político, sindical o religioso y por
  las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y
  educativas de carácter
  privado.)[12]

• Recibir donaciones de documentos históricos
  (normalmente de por lo menos 30 años de
  antigüedad) textuales, audiovisuales y
  fotográficos, tanto de personas particulares como de
  entidades públicas y privadas;

• Estudiar la situación de la
  documentación dispersa en las reparticiones del Estado
  con sede en La Paz y en las provincias
  paceñas.

• Solicitar a los archivos de las entidades
  públicas y privadas el debido cumplimiento de los
  plazos de entrega de la documentación histórica
  correspondiente al departamento de La Paz.

• Participar eficiente y eficazmente en la
  capacitación práctica de estudiantes y
  profesionales archivistas realizando también diversos
  cursos de archivística.

• Clasificar, ordenar y describir los fondos que
  alberga para un mejor servicio al público usuario y la
  ciudadanía en general así como para la propia
  investigación.

• Mejorar la biblioteca especializada y el servicio a
  los/las estudiantes de la Carrera de Historia, de la Facultad
  de Humanidades y Ciencias de la Educación y a
  estudiantes de ramas afines.

• Misión

La misión del Archivo de La Paz es conservar
fondos documentales de instituciones públicas y privadas y
de familias del departamento de La Paz, por una parte, y de la
Universidad Mayor de San Andrés, por otra, contribuyendo
así a preservar y conservar la Memoria Histórica y
Cultural de la Nación; prestar servicios al público
en general y a los/las ciudadan@s sobre la documentación
que alberga investigando y difundiendo, al mismo tiempo, el
contenido del patrimonio que conserva. También impulsa la
formación de profesionales archivistas, historiadores e
investigadores.

• Visión

El Archivo La Paz es el Archivo Histórico e
intermedio del departamento de La Paz y el Archivo de la Facultad
de Humanidades y de la Universidad Mayor de San Andrés.
Busca la excelencia y calidad para mejorar los servicios que
presta, dando a conocer las actividades realizadas en el campo de
la archivística y de la investigación
histórica.

Información
general

• UBICACIÓN.

Se encuentra en la Av. 6 de Agosto 2080, casi esq.
Aspiazu, en la Casa Montes, Planta Baja, 2da. Puerta a la
izquierda.

• HORARIO DE ATENCIÓN

Lunes a viernes de: 9:00 a 12: 30 a.m. y de 15: 00 a 19:
00 hrs.

• SERVICIOS.

Presta servicio en sala a estudiantes universitarios/as,
usuarios/as y ciudadan@s en general sobre los fondos documentales
que alberga. Cuenta también con una biblioteca que ofrece
sus recursos a estudiantes y público en general. En ambos
casos el acceso y consulta en sala es libre e
irrestricto.

• CONSULTA DE LA BIBLIOTECA

La Biblioteca está abierta al público en
general. La consulta en sala se realiza bajo presentación
de un documento de identidad original (matrícula de
estudiante, carnet de identidad, pasaporte, etc., en vigencia).
El préstamo a domicilio se realiza de manera exclusiva a
docentes y estudiantes de la Carrera de Historia.

• Consulta de los recursos documentales del Archivo
  de La Paz

Hasta hace algunos años, la consulta estaba
restringida a investigadores. Sin embargo, consideraron la
importancia de extender la consulta para estudiantes,
investigadores y ciudadanía en general. Para las
condiciones de acceso a la documentación, cuentan con un
Reglamento para la Consulta de Recursos Documentales.

• Servicio de la documentación con fines
  legales

Presta servicio a la ciudadanía en general y
permite el fotocopiado de documentos originales en temas
relacionados a certificados de Tierra, Herencias, juicios
pasados, etc., debiéndose cancelar el valor de las
fotocopias.

El servicio de atención es gratuito y es
obligación de los/las docentes investigadores/as atender a
los comunarios y a la ciudadanía. Los/las Docentes
atienden y buscan la documentación requerida.

Para el caso de los Juicios de la Corte Superior de
Distrito, son los/las ciudadanos que deben buscar el documento en
las cajas que le sean entregadas. No tiene el personal necesario
para la búsqueda específica pero puede dar
referencias de estudiantes de la Carrera de Historia que
sí pueden realizar este trabajo. Además, no realiza
legalizaciones de fotocopias de ningún tipo de
documentación, solo brinda la certificación
respectiva de que el expediente o documento buscado se encuentra
en sus depósitos.

• Servicio de fotocopias

Dispone de 2 fotocopiadoras con dos tipos de calidades,
por lo que ofrece dos precios distinguiendo además entre
estudiantes, usuarios nacionales y usuarios
internacionales.

• Fotografías, Planos y Mapas

El Archivo La Paz resguarda una importante
colección de fotografías, planos y mapas cuya
consulta es libre pero cuya reproducción preserva para
evitar su copiado irrestricto. Se autoriza la reproducción
de fotografías, planos y mapas a entregarse en formato
digital. Los recursos que se recaudan permiten al Archivo
enfrentar la situación de precariedad económica que
tiene.

• Visita a las instalaciones del ALP

Se ofrecen visitas guiadas al Archivo para
universitarios, instituciones y estudiantes de colegio. Para ello
se debe solicitar la visita por escrito con cierta
anticipación.

El número mínimo para solicitar una visita
es de 6 personas y 20 como máximo. Para solicitar estas
visitas guiadas se debe enviar una carta a la Dirección
con una semana de anticipación.

No se permiten sacar fotos de los depósitos del
Archivo, salvo en casos excepcionales con buen fundamento y
autorización de la Dirección.

• Eventos Culturales.

En la pequeña sala de biblioteca del ALP se
llevan a cabo seminarios, conferencias y charlas de usuarios/as y
archivistas así como otros eventos relacionados con la
labor de historiadores. La solicitud de la sala debe realizarse
con anticipación de por lo menos 48 horas.

• VENTA DE PUBLICACIONES

El Archivo ofrece en venta publicaciones que dejan los
autores. En todos los casos se sube el costo un 12% cuando el
precio es superior a los 30 Bs. y el 15% cuando es inferior a 30
Bs.

• INVERSIÓN DE LOS FONDOS
  PROPIOS

La situación económica del Archivo, le ha
llevado a generar sus recursos propios.

Todas las recaudaciones que le ingresan por concepto de
fotocopias, derechos de las fotografías de los documentos,
planos y mapas; venta de libros que son dejados por sus autores,
son utilizadas para empaste y adquisición de cajas para
guardar y conservar la documentación.

Tratamiento
documental e instrumentos de
consulta[13]

• TRATAMIENTO DOCUMENTAL O
  ARCHIVÍSTICO.

Es un conjunto de actividades realizadas en cada una de
las etapas que componen el proceso de control intelectual y
físico de los fondos a lo largo del ciclo vital de los
documentos[14]Comprende las siguientes
etapas:

• A. IDENTIFICACIÓN. Actividad
  intelectual que consiste en el establecimiento de
  categorías en base a la estructura jerárquica
  de la Institución. Esta tarea consiste en:

• B. VALORACIÓN. Consiste en
  analizar y determinar los valores primarios (legal, fiscal,
  contable, etc.) y secundarios (histórico) de las
  series documentales y las fechas de permanencia en el
  archivo.

• C. DESCRIPCIÓN. Consiste en la
  elaboración de los instrumentos de información
  para facilitar a los usuarios, la consulta de los documentos
  de archivo.

• D. CONSERVACIÓN. Es la etapa de
  la preservación de los documentos y soportes
  documentales por parte de la institución generadora
  del fondo documental y que son susceptibles de convertirse en
  patrimonio documental.

• E. DIFUSIÓN.
  Consiste en promover y generalizar la utilización de
  los fondos documentales de los archivos a la sociedad
  mediante conferencias, exposiciones, gabinetes
  pedagógicos, actos culturales, etc.

• INSTRUMENTOS DE
  CONSULTA

Documentos sobre cualquier soporte, publicado o no, que
relaciona o describe un conjunto de unidades documentales, o bien
los elementos de identificación y valoración de una
serie, con el fin de establecer un control físico,
administrativo y/o intelectual de los mismos, que permita su
adecuada localización y recuperación. En
función de la fase de tratamiento archivístico de
los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden
distinguir: instrumentos de control (fases de
identificación y valoración) e instrumentos de
referencia (fases de descripción y
difusión)[15].

Fuente: Elaboración propia.

Instrumentos de
descripción del archivo de La Paz

El tratamiento archivístico en la
institución ha dado como resultado los siguientes
instrumentos: Una guía de los documentos que conserva la
institución y más de 60 inventarios y
catálogos son los productos que el Archivo La Paz pone a
disposición del público gracias a más de 36
años de trabajo y el privilegio de haber contado, desde el
año 2006, con el decidido apoyo de un equipo de docentes y
más de 100 estudiantes entre pasantes e integrantes de
Proyectos que la institución logró canalizar. 
El Archivo tuvo como política democratizar la
información y ello sólo se pudo lograr garantizando
que todos y todas  tengan acceso a la documentación
que frecuentemente se convierte en privilegio y secreto de
determinadas personas.  Por ello se preparó la
GUÍA DEL ARCHIVO LA PAZ y más de 60 INSTRUMENTOS
DESCRIPTIVOS que TIENEN SU VERSIÓN EN FORMATO
ELECTRÓNICO Y EN EL PROGRAMA SISDA de Archivos. Cuenta
con: Recursos Documentales Coloniales y Recursos Documentales
Republicanos.

• La ISAD (G) como base de los instrumentos de
  descripción.

La normalización y estandarización no es
un fin en sí mismo sino un instrumento para tener mayor
eficacia que significa cumplir los tres objetivos clásicos
de un archivo: recoger, organizar y difundir. En un mundo
interconectado y globalizado se ha hecho necesario, más
que antes, normalizar las descripciones. Ese ha sido el objetivo
de la ISAD-G, norma elaborada por el Consejo Internacional de
Archivos (CIA). Normalizar implica homogeneizar criterios para
describir el contenido de archivos utilizando un lenguaje similar
lo que permite el intercambio de información entre los
archivos al interior de una región, de un país y
entre países. En la reunión de consulta sobre la
aplicación de la ISAD-G en Cochabamba el año 2004,
se constató precisamente la necesidad de descripciones
estandarizadas en Bolivia[16]

La norma ISAD (G) permite realizar una
descripción multinivel desde el Archivo, los fondos,
secciones o series, hasta la unidad documental simple con 7
áreas:

1. El Área de
Identificación

2. El Área de Contexto

3. El Área de Contenido y
Estructura

4. El Área de Acceso y
Utilización

5. El Área de Materiales
Relacionados

6. El Área de Notas

7. El Área de Control de la
Descripción[17]

De estas áreas se tuvo que privilegiar algunas
para tener un mayor número de instrumentos de
descripción de fondos, sub-fondos, series y colecciones.
Desde esta perspectiva, en los instrumentos de
descripción, en el Área de Identificación,
se tienen los siguientes datos[18]

• Código de Referencia:
Bajo el término Código o Signatura

• Título

• Fechas

• Signatura

• Entrada descriptiva

• Tipología

• Autor, destinatario

• Fechas Extremas

Estos datos son importantes por cuanto permiten la
identificación básica y la indización, es
decir la eficiencia en la búsqueda de la
información.

• Instrumentos de descripción
  computarizados.

Esto implica que en lugar de fichas, se deben utilizar
computadoras y bases de datos. Esto sucede desde el 2008 mediante
el programa y el formato EXCEL para su migración a otras
bases de datos y porque es accesible y simple.

Asimismo, entre los años 2005-2008, las y
los estudiantes, junto con docentes y la propia dirección
trabajaron en distintos fondos, colecciones y series. Gracias al
esfuerzo sostenido en los tres años, se logró tener
nuevos e importantes instrumentos de descripción.
Importantes subfondos y extensas series que no habían sido
trabajadas con anterioridad tienen hoy inventarios como el de
Identificación o Dirección General de
Policía y catálogos como de la Corte Superior de
Distrito trabajados por el curso de Práctica de Archivos
dirigido por la Dra. Laura Escobari de Querejazu o la
Colección Asamblea Constituyente, Colección Fiesta,
etc. Se tienen entonces alrededor de 20 inventarios y/o
catálogos de fondos, sub-fondos, series y colecciones que
por primera vez tienen sus respectivos instrumentos de
descripción.[19]

• GUÍA DEL ARCHIVO LA PAZ

• GUÍA.

Instrumento de referencia que describe globalmente
fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las
características fundamentales de los mismos: organismos
que los originan, series que los forman, fechas extremas que
comprenden y volumen de la documentación. Además,
recoge la información sobre el archivo, su historia y
formación, horarios y servicios a los
usuarios[20]La más utilizada en un archivo
histórico es la guía general o instrumento
de consulta que da información de los fondos y colecciones
que conserva la institución (ya sea ésta
pública o privada) y de los fondos o colecciones que hayan
adquirido o recibido como donación. Orienta de manera
global y destaca lo más importante de un archivo, en ella
se consignan los siguientes datos:

-Nombre del Archivo

-Signatura/código de referencia

-Síntesis histórica del archivo.
Consignar datos acerca del origen, desarrollo y trabajo de la
institución, o sobre la vida y trabajo de la persona
física generadora de la documentación, cuando se
trate de un archivo privado, aquí se anotan,
también, los datos generales de la localidad en la que se
encuentra el archivo.

-Nombre completo. De los fondos y colecciones si
es un archivo general.

-Forma de ingreso. Compra, donación,
expropiación, depósito o comodato, entrega de
bienes de patrimonio histórico (transferencia),
depósito forzoso.

-Secciones y Series que integran el
archivo.

-Fechas extremas.

-Volumen y soporte. En cajas o metros lineales.
Diapositivas, microfilmes, videos, expedientes de papel,
fotografías, películas u otros.

–Organización y descripción. Si
cuenta con cuadro de clasificación, el tipo de
ordenación y porcentaje de la documentación
organizada y descrita, anotando el nivel de descripción:
guía general o específica, inventario,
catálogo, impresa, en base de datos, publicada.

-Estado de conservación. Bueno, regular,
malo, se pueden consignar los daños.

-Restricciones de consulta (si las tiene,
especificar las causas).

-Unidades de descripción relacionadas.
Fuentes complementarias de información en el mismo archivo
o en algún otro.

-Normas y reglas (utilizadas en la
elaboración de la guía).

-Nombre de los participantes en la
descripción.

-Fecha de elaboración de la
guía.

-Horarios y condiciones de consulta del
archivo.

-Nombre y cargo del responsable del archivo
(Director, coordinador, jefe de departamento u otro).

-Domicilio, teléfono, fax, correo
electrónico, página web del archivo

En el Archivo se trabajó la Guía del 2008,
gracias al trabajo realizado por todos/as los/las estudiantes y
docentes que tiene el mérito de incluir la historia
archivística de cada fondo, colección y serie
así como los instrumentos de descripción que
existen proporcionando así al lector y usuario/a toda la
información para la búsqueda y consulta en base a
las normas estandarizadas vigentes.

• Inventarios y Catálogos en base a  la
  norma ISAD (G)  

Un INVENTARIO es un instrumento de referencia que
describe las series documentales de un fondo, siguiendo su
organización y que, por motivos de localización, se
encuentran fraccionadas en unidades de utilización. Este
instrumento debe recoger, imprescindiblemente, una
introducción histórica explicativa de la
evolución del organismo productor de los documentos y el
cuadro de clasificación del fondo descrito. Los asientos
del inventario recogen la signatura de la unidad de
instalación, el nombre de la serie y las fechas que
comprende. Debe completarse con los índices
correspondientes.[21]

En síntesis, aunque depende de las necesidades
propias de cada archivo, los campos más comunes que forman
la base de datos de inventario son:

• Fondo

• Código de clasificación-nivel de
  clasificación

• Fechas extremas, nombre de la serie

• Tipo documental

• Descripción

• Signatura.

Un CATÁLOGO es un instrumento de referencia en el
que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto
específico, se describe unidades documentales relacionadas
por su autor en razón de una afinidad temática,
cronológica, paleográfica o formal o por otro
criterio subjetivo establecido de
antemano[22]

El Catálogo de disposición documental es
la herramienta clave para llevar a cabo la valoración de
los documentos, pues contiene los plazos de conservación
que afectan a cada una de las series durante su ciclo
vital.

El Catálogo de disposición documental debe
estar constituido como mínimo por:

parte introductoria y presentación en donde se
expresarán los datos necesarios para identificar la
entidad titular de la documentación, información
acerca del proceso de creación del Catálogo
indicando las reglas que han sido elaboradas por la
comisión de valoración, la fecha y órgano de
dirección que aprobó el Catálogo y breves
instrucciones de utilización del mismo, en donde se
incluya el significado de los códigos empleados, un
glosario donde se recoja la terminología y la
definición de los conceptos esenciales, si es necesaria
una explicación más detallada se puede elaborar un
manual para el usuario.

En el caso del Archivo La Paz, los inventarios y
catálogos recogen algunas áreas de la ISAD (G),
norma elaborada por el Consejo Internacional de Archivos (CIA)
implica homogeneizar criterios y lenguaje entre todos los
archivos del mundo.  

• Desarrollo de una Matriz de Datos con las
  Áreas de la ISAD (G)

El Archivo, ha desarrollado también entre el 2005
y el 2009 una matriz y formulario con las diferentes Áreas
de la ISAD-G y cada una de ellas contiene uno o más
campos.  Esta Matriz o Formulario es muy versátil
y  permite adecuar los campos al Fondo, Sub-Fondo, Serie o
Unidad descrita, de tal manera que pueden aumentarse o eliminarse
campos.

Instrumentos de
difusión

CENSO DE ARCHIVOS. Instrumento de control y
difusión, actualmente automatizado, que permite reunir y
coordinar la información sobre archivos y fondos
documentales que forman el Patrimonio documental, y sobre su
accesibilidad.[23]

Actualmente el Archivo de La Paz se encuentra registrado
en el Censo de Archivos Iberoamericanos que permite consultar de
manera rápida y sencilla un amplio listado de aquellos
archivos iberoamericanos que disponen de una página web–
propia o alojada en otra institución- en la que ofrezcan
información relacionada con sus fondos y/o con los
servicios que presta el archivo.

Tipos de soportes
documentales[24]

Un documento es un testimonio material de un
hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por
instituciones o personas físicas, jurídicas,
públicas o privadas, registrado en una unidad de
información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas,
discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua
natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana
fijada en un soporte. Además de los archivos en papel,
podemos encontrar archivos visuales (fotografías)
audiovisuales (videos), informáticos y de audio o sonoros
(casetes). En este sentido el Archivo de La Paz cuenta con
documentos en diferentes soportes, por ejemplo:

• ARCHIVO
  FOTOGRÁFICO[25]

El Archivo La Paz lleva a cabo dos grandes proyectos de
descripción y digitalización de más de 60
mil fotografías de su Colección Histórica y
del archivo del periódico Última Hora que ha sido
donado a la institución. A la hora de describir y
digitalizar grandes volúmenes de fotografías, la
aplicación de sistemas automatizados es la respuesta ideal
para hacer más eficiente ese trabajo, además de su
administración y consulta. En el mercado y en el Internet,
existen programas informáticos o software que tienen un
costo o son de libre acceso. Gran parte de ellos se desarrollaron
para organizar fotografías de manera atractiva,
permitiendo también su edición e incluso la
generación de videos

El Programa SISDDAF (Sistema de Descripción y
Digitalización de Archivos Fotográficos) responde a
esta necesidad, porque cubre los requerimientos de cuatro
distintos usuarios con necesidades específicas y no
siempre coincidentes: los administradores, los descriptores, los
digitalizadores y el público usuario. 

Los administradores necesitan herramientas muy concretas
y específicas. Durante el proceso de trabajo, por ejemplo,
deben revisar y controlar la calidad de las fotografías
descritas y digitalizadas, conocer el número de
fotografías que se entregan y se devuelven, además
de imprimir informes periódicos y finales.

Los descriptores, por su parte, detallan las
fotografías una a una, y deben hacerlo de acuerdo a
ciertos estándares técnicos.

Para facilitar y agilizar este trabajo se
implementó, en la institución, un formulario
normativizado y debidamente validado que contiene varios campos,
según las áreas de la norma archivística. Es
importante, por ejemplo, la identificación con un
código de la foto, el soporte en el que se encuentra
(negativo, positivo, radiofoto) y el tamaño. Resulta
crucial, igualmente, rescatar los nombres de los
fotógrafos y, por supuesto, la fecha en que se tomaron las
imágenes.

Lograr identificar a los personajes es igualmente
importante, y las anotaciones al reverso de la foto pueden
contener esta información o ayudar a entender el contexto
en que se realizó la toma fotográfica. Las fotos de
prensa frecuentemente tienen anotaciones de las páginas en
las que se debe insertar la foto en el
periódico.

El programa permite también articular la imagen
digitalizada con las descripciones que se realizan. El producto
final es un catálogo que contiene todas las
fotografías con todas sus características en una
presentación visual muy agradable y sobre todo muy
útil para un amplio público.

De manera general, con la aparición y
expansión de la ciencia informática, surgió
un nuevo concepto de archivo: la colección ordenada de
registros, datos, textos, imágenes o instrucciones
relacionadas entre sí, y que almacenadas en grandes
cantidades son de fácil y rápido acceso,
conservándose dentro o fuera del computador, en varios
soportes como discos, disquetes o cintas
magnéticas.

• ARCHIVO DE AUDIO

Conferencias. El interés de historiadores,
antropólogos, arqueólogos, etnohistoriadores,
lingüistas, sobre el Mundo Andino desde la década de
los 60s ha contribuido a la formación de esta serie. El
resultado de este interés fue el boom de las
investigaciones multidisciplinarias en historia
prehispánica, colonial y republicana de los Andes del
norte, centro y sur.

Seminarios. Se grabaron Seminarios en temas
específicos sobre Historia de Bolivia por extranjeros y
bolivianos. Un Seminario relevante fue "Seminario James Malloy.
La revolución del 52 en Bolivia"

Mesas redondas. Se registran discusiones y
últimas líneas de investigación de
especialistas sobre la Revolución del 16 de julio de
1809

Debates históricos. Esta serie está
constituida por debates sobre temas específicos de
historia boliviana, tal es el caso de "La Mesa coja,
1997".

Fondos
documentales

Los fondos documentales están clasificados en dos
grandes periodos: el Colonial y el de la
República.

• RECURSOS DOCUMENTALES COLONIALES

El período Colonial está dividido en
expedientes Coloniales, padrones Coloniales, visitas de tierras
(a comunidades indígenas), colecciones personales y
donaciones relativa a ese período Colonial. Entre estas
últimas, por ejemplo, figura la colección de
María Eugenia del Valle de Siles sobre la rebelión
de Tupac Katari. Los recursos documentales coloniales son los
más consultados por los usuarios para estudios
investigativos y entre éstos, principalmente los fondos y
series de mayor interés son los grupos indígenas,
fundamentalmente aimaras, por
ejemplo:[26]

• Padrones y revisitas (PR). Serie
  catalogada

Especialmente las parroquias de la ciudad de La Paz.
También los registros o censos de la población
indígena con fines tributarios. Esta serie es importante
para analizar la estructura social de las comunidades y su
evolución demográfica. En ella se encuentra
información sobre la categoría tributaria tanto de
los comunarios, como de los colonos indígenas de
haciendas. Los datos consignados son: nombre, edad, estado civil,
sexo, número de hijos, etc.

Dentro del mismo fondo Padrones y revisitas se
encuentran los catastros (que también pueden
aparecer bajo los nombres de matrícula o revisitas)
de 1881 a 1936. Esta documentación registra las
propiedades urbanas y rurales y la producción de las
propiedades agrícolas. Los catastros de fines del siglo XI
son más interesantes en la medida en que se encuentran
consignadas las propiedades indígenas familiares
(sayañas).

• Registro de tierras comunitarias.

Registros de venta de tierras comunitarias (1855 –
1900). Aquí se encuentran todas las compra-ventas de
tierras comunitarias a raíz de las medidas estatales que
abolían las comunidades. Sirve para evaluar los cambios en
la estructura socio-económica de las
comunidades.

• Expedientes coloniales (EC) (1558 –
  1824).

Contiene pleitos y juicios. Para el propósito de
este trabajo son pertinentes los litigios sobre linderos entre
comunidades, entre comunidades y haciendas, relación
comunidad – corona, tributos, etc. Una nueva serie extractada de
ésta es la compuesta por la visita y composición de
tierras realizada a mediados del siglo XVII por Gerónimo
Luis de Cabrera donde se encuentra información sobre la
constitución de haciendas y la consecuente pérdida
de tierras comunitarias. Esta información es ante todo
para las provincias coloniales de Omasuyos y Larecaja. Esta
última tiene una extensión de 126
legajos.

• Expedientes prefecturales (PE) (1825 –
  1976)

Entre los reclamos, correspondencia y otros papeles de
la prefectura de La Paz, existe información sobre
comunidades indígenas del campo y de la ciudad de La Paz.
Los principales tipos documentales que se encuentran en este
fondo son los siguientes:

• Juicios sobre tierras
  comunales.

• Relaciones entre las comunidades y las
  autoridades estatales.

• Informes de revisitadores de las
  comunidades.

• Documentación sobre tributos
  indígenas, rebeliones indígenas, relaciones
  entre comunitarios y vecinos de pueblo, etc.

• Correspondencia de la Prefectura

La serie de oficios (1874 a 1953) contiene las
comunicaciones entre prefecto y autoridades provinciales.
Representa una serie importante para la investigación
sobre levantamientos y sublevaciones indígenas de la
región de la ciudad de La Paz. También hay la serie
de correspondencia entre prefectura y ministerios (1919 – 1978)
donde se encuentra información sobre la política
estatal hacia las comunidades.

• Expedientes de la Corte Superior de La Paz (CSD)
  (1825 – 1976) y Juzgados locales de Luribay (JL)
  Catalogado 1824 – 1875, orden cronológico 1876 – 1835,
  Pucarani (JP) catalogado 1816 – 1941 y Achacachi
  (JA) orden cronológico 1816 – 1920

La serie de la Corte Superior de Distrito está
ordenada sólo por orden cronológico. Se trata de
juicios civiles y penales. Los documentos de los juzgados locales
constituyen una fuente con información parecida pero
más concentrada en las comunidades
indígenas.

Una fuente de particular interés dentro de la
serie CSD es la del Proceso Mohoza que conserva 3 cuerpos
(4to, 5to, 8vo) que abarcan el período 1900 – 1904. En
ella se encuentran datos valiosos respecto a la gran
movilización indígena bajo el líder
Zárate Willca. La extensión en metros líneas
de estos fondos es la siguiente: CSD: 200 m. lineales, JP: 6 m.
lineales, JA: 4.6 m. lineales, JL: 18 m. lineales.

• Registro de Escrituras (RE) (1563 – 1825) y
  Protocolos Notariales (PN) (1826 – 1897)

Constituyen una fuente (ordenada sólo
cronológicamente) donde se registran las transacciones
económicas, testamentos, poderes, contratos de trabajo,
etc. Es una documentación interesante debido al gran
número de datos que pueden arrojar sobre aspectos de vida
cotidiana, propiedades de tierras e incluso
demografía.

• Fondo León M. Loza (LML)

Aquí se encuentra información sobre
legislación indígena y educación
indígena del período republicano. Todos estos
documentos están catalogados cronológicamente,
incluye una descripción de cada documento.

• RECURSOS DOCUMENTALES
  REPUBLICANOS

Para el caso de la República, los fondos
documentales se clasifican según la procedencia y origen,
por ejemplo está el Poder Ejecutivo (Ministerio de
Educación, Ministerio del Interior, Migración y
Justicia, Prefectura con expedientes, mapas y planos), Poder
Judicial (Corte Superior de Distrito, juzgados provinciales),
Régimen Municipal, Régimen Policial, entidades
públicas descentralizadas (Corporación de
Desarrollo de La Paz, Corporación Boliviana de Fomento),
entidades privadas (Manufacturas textiles Forno),
Misceláneas republicanas (compañías
comerciales gomeras, Sociedad Geográfica de La Paz,
colecciones privadas como los documentos de Federico Suazo, el ex
presidente Tejada Sorzano, materiales del MNRI de Fernando
Baptista Gumucio, y otras).

Al abrir de manera aleatoria la guía, se puede
encontrar el archivo de la Aduana Agropecuaria Departamental
(antes Aduana de la Coca) con documentos que van desde 1942 hasta
1987, además está la descripción de las
características de la institución y el contenido de
todos los archivos.