- Introducción
- Definición
de control - Elementos de
concepto - Tipos de
control - Sistema de
análisis de peligros y de puntos críticos de
control (HACCP) y directrices para su
aplicación - Técnicas de
control - Requisitos para un
control eficaz - Técnicas
para el control - Importancia del
control - Fines del control
de gestión - El control
organizacional desde el punto de vista
humano - Conclusiones
- Bibliografía
Introducción
Desde la perspectiva limitada, el control se concibe
como la comprobación de los resultados obtenidos en la
búsqueda de los objetivos planteados y el control de
gastos invertido en el proceso realizado por los niveles
directivos donde la estandarización en términos
cuantitativos, forma parte central del ejercicio de
control.
En tanto en la perspectiva amplia, el control es
admitido como una acción no sólo a nivel directivo,
sino de todos los niveles y miembros del organismo, orientando a
la organización al cumplimiento de los objetivos
planteados bajo dispositivos de medición cualitativos y
cuantitativos.
Entonces el control es un mecanismo que permite corregir
desviaciones a través de cuadros cualitativos y
cuantitativos internamente de un contexto social amplio, con la
finalidad de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para
el éxito organizacional.
En este trabajo monográfico definiremos los
conceptos, los elementos, sistemas, tipos, técnicas,
importancia y fines del control.
Definición de
control
El control se define como "un proceso de vigilar las
actividades para garantizar de que se desarrollan acorde como se
planearon y para corregir cualquier desviación evidente".
También se define que el control administrativo es el
proceso que permite garantizar que las actividades reales se
ajusten a las actividades proyectadas".
El control se refiere a los mecanismos utilizados para
garantizar que conductas y desempeño se cumplan con las
reglas y procedimientos de una empresa.
El término control tiene una connotación
negativa para la mayoría de las personas, dado a que se le
asocia con restricción, imposición,
delimitación, vigilancia o manipulación.
Así mismo el control ha sido definido bajo dos
grandes aspectos, un aspecto limitado y un aspecto amplio. Desde
el aspecto limitado, el control se concibe como la
verificación a posteriori de los resultados conseguidos en
el seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos
invertido en el proceso realizado por los niveles directivos
donde la estandarización en términos cuantitativos,
forma parte central de la acción de control.
Mientras que el aspecto amplio, el control es concebido
como una actividad no sólo a nivel directivo, sino de
todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la
organización hacia el cumplimiento de los objetivos
propuestos bajo mecanismos de medición cualitativos y
cuantitativos. Este enfoque hace énfasis en los factores
sociales y culturales presentes en el contexto institucional ya
que parte del principio que es el propio comportamiento
individual quien define en última instancia la eficacia de
los métodos de control elegidos en la dinámica de
gestión.
Esto nos lleva a reflexionar que el control es un
mecanismo que permite corregir desviaciones a través de
indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto
social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos
claves para el éxito organizacional, es decir, el control
se entiende no como un proceso netamente técnico de
seguimiento, sino también como un proceso informal donde
se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y
grupales.
Otra Definición de control. El control es
una etapa fundamental en la administración, sin el mismo
una empresa así cuente con magníficos planes, una
estructura organizacional adecuada y una dirección
eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es
la situación actual de la organización, es decir
que no existe un mecanismo que se asegure e informe si los hechos
van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser
utilizado en el contexto organizacional para evaluar el
desempeño general frente a un plan
estratégico.
A fin de incentivar que cada uno establezca una
definición propia del concepto se revisara algunos
planteamientos de varios autores estudiosos del tema:
Henry Farol: El control consiste en verificar si
todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las
instrucciones emitidas y con los principios establecidos.
Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin
de rectificarlos e impedir que se produzcan
nuevamente.Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales
resultados en relación con los planes, diagnosticando
la razón de las desviaciones y tomando las medidas
correctivas necesarias.George R. Terry: El proceso para determinar lo que
se está llevando a cabo, valorización y, si es
necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la
ejecución se desarrolle de acuerdo con lo
planeado.Buró K. Scanlan: El control tiene como
objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con
los planes establecidos.Robert C. Appleby: La medición y
corrección de las realizaciones de los subordinados
con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa
como los planes para alcanzarlos se cumplan económica
y eficazmente.Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet:
Es la regulación de las actividades, de conformidad
con un plan creado para alcanzar ciertos
objetivos.Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la
medición de lo logrado en relación con lo
estándar y la corrección de las desviaciones,
para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo
con el plan.Chiavenato: El control es una función
administrativa: es la fase del proceso administrativo que
mide y evalúa el desempeño y toma la
acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el
control es un proceso esencialmente regulador.
La palabra control tiene muchas connotaciones y su
significado depende de la función o del área en que
se aplique; puede ser entendida:
Como la función administrativa que hace parte
del proceso administrativo junto con la planeación,
organización y dirección, y lo que la
precede.Como los medios de regulación utilizados por
un individuo o empresa, como determinadas tareas reguladoras
que un controlador aplica en una empresa para
acompañar y avalar su desempeño y orientar las
decisiones. También hay casos en que la palabra
control sirve para diseñar un sistema
automático que mantenga un grado constante de flujo o
de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso
de control de las refinerías de petróleo o de
industrias químicas de procesamiento continuo y
automático: el mecanismo de control detecta cualquier
desvío de los patrones normales, haciendo posible la
debida regulación.Como la función restrictiva de un sistema
para mantener a los participantes dentro de los patrones
deseados y evitar cualquier desvío. Es el caso del
control de frecuencia y expediente del personal para evitar
posibles abusos. Hay una imagen popular según la cual
la palabra control está asociada a un aspecto
negativo, principalmente cuando en las organizaciones y en la
sociedad es interpretada en el sentido de restricción,
coerción, limitación, dirección,
refuerzo, manipulación e inhibición.
También hay otras connotaciones para la palabra
control:
Comprobar o verificar;
Regular;
Comparar con un patrón;
Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o
mandar);Frenar o
impedir. http://www.monografias.com/trabajos14/control/control#def#ixzz2y1iI5ztQ
Elementos de
concepto
Relación con lo planteado: Siempre existe para
verificar el logro de los objetivos que se establecen en la
planeación.
Medición: Para controlar es indispensable medir y
cuantificar los resultados.
Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes
al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre
la ejecución y la planeación.
Establecer medidas correctivas: El objeto del control es
prever y corregir los errores.
III.I Requisitos de un buen control
Corrección de fallas y errores: El control debe
detectar e indicar errores de planeación,
organización o dirección.
Previsión de fallas o errores futuros: el
control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir
errores futuros, ya sean de planeación,
organización o dirección.
http://www.monografias.com/trabajos14/control/control#ele#ixzz2y1jx0xAC
Tipos de
control
La empresa, con el fin de fiscalizar su actuación
con relación a sus objetivos, establece diferentes tipos
de control, entre los que cabe mencionar: Control de las
Políticas, Control sobre los Procedimientos, Control sobre
el Personal, Control de la Producción, Control sobre las
Ventas y Control de Existencias.
IV.I Control sobre las Políticas. Las
políticas son guías de acción para los
integrantes de la organización. Su objetivo es, en
indudable forma, uniformar criterios en las decisiones. Una
política no define cómo debe hacerse algo (el
cómo lo dan las formas).
Es indefectible no sólo controlar que las
políticas se cumplan, es decir, que las disímiles
decisiones que se asuman dentro de la organización se
ajusten a las políticas correspondientes, sino
también controlar que todo el conjunto de políticas
o normas se orienten a servir los intereses de la
organización.
Mediante este control es posible ir eliminando
políticas ya obsoletas o cambiarlas por otras que sean
más reales.
Por ejemplo, observando las fechas en que los
participantes de la organización hicieron efectivas sus
vacaciones, y comparando éstas con la política
establecida de otorgar las vacaciones durante los meses de enero
y febrero, puede concluirse que un 40% de los participantes
salieron a vacaciones fuera del período indicado por la
política. Este hecho nos llevará a revisar si la
discrepancia se encuentra en una mala acción de los
ejecutivos (no toman en cuenta la política) o si la
política es irreal, es decir, en la práctica es
imposible cumplirla, lo que nos llevará a
modificarla.
IV.II. Control sobre los Procedimientos.
Los procedimientos son pautas de acción que
especifican de una manera exacta cómo se debe ejecutar una
cierta actividad. Habitualmente estos procedimientos se exhiben
en un Manual, el cual constituye una excelente herramienta de
control.
En tal sentido, el procedimiento puede equivaler a la
norma o al estándar, al indicar cómo debe
ejecutarse una tarea. Por lo tanto, si lo contrastamos con la
forma en que realmente se hizo, estamos creando un control para
ella.
De otro lado, el control de estos procedimientos sirve
para establecer si realmente están cumpliendo con el
objetivo que persiguen, o si es necesario cambiarlos,
quizá porque las condiciones han variado.
Como habitualmente estos procedimientos especifican
aspectos técnicos y como las técnicas están
progresando a una gran velocidad, parece lógico mantener
un estrecho control sobre los procedimientos en uso, para ver
modo de aumentar su eficiencia.
IV.III Control sobre el
Personal. Observábamos, cuando debatíamos
la estructura de la organización, la necesidad constante
de lograr que los individuos que la forman participen
verdaderamente en ella. Al decir esto, queremos significar no
sólo la asistencia física, sino la asistencia
psicológica, es decir, que esté dispuesto a cumplir
con su tarea, a comprometerse y responsabilizarse de
ella.
Desde este punto de vista, es necesario mantener un
control constante sobre la calidad de los individuos que operan
dentro de la empresa (a todo nivel) y la motivación del
personal.
Existen diferentes formas de obtener informaciones sobre
la "moral" de trabajo dentro de la organización. Tenemos
los sistemas de "sugerencias y críticas" que, bien
llevados, entregan buena información sobre el grado de
participación e integración de los trabajadores en
general.
Otro indicador, que también es útil, es el
"sistema de quejas". La frecuencia de éstas indudablemente
es una indicación de peligro.
IV.IV Control de
la Producción.
El control de la producción proviene de la
necesidad de dirigir la producción y ordenar los equipos y
recursos existentes con el fin de obtener de ellos una alta
productividad.
Este control es muy importante en aquellas empresas que
tienen varias "líneas o series de productos" (es decir,
los artículos que la empresa ofrece en venta) y tal vez no
tan importante en aquellas empresas de proceso interno (es decir,
aquellas que fabrican constantemente un producto
determinado).
Aparte del control sobre los equipos productivos existen
otros controles en producción. Uno de ellos es
el Control de Calidad, cuyo objetivo es verificar si el
producto que elabora la empresa sale al mercado en buenas
condiciones, de acuerdo con las especificaciones, etc. Sin duda
alguna, este control es vital, por cuanto es el responsable
en último término de la calidad del producto. Si la
empresa está entregando malos productos al mercado es bien
probable que comience a perder clientela.
Hay diferentes técnicas para realizar este
control, estando ellas determinadas principalmente por el tipo de
producto, la cantidad producida y el proceso mismo de
fabricación. Si el producto es muy delicado, posiblemente
obligue a un control individual, es decir, examinar uno por uno
los artículos. Este es el caso generalmente de
artículos de precisión. En cambio, en otros
productos, elaborados en forma masiva, se utilizan muestras, por
ejemplo, de cada 100 tarros de leche se controlan.
IV.V Control sobre las
Ventas. Habitualmente, el Departamento de
Ventas elabora un plan o programa de ventas en el que se fija la
cantidad de productos que se venderán en el año, en
los semestres, trimestres y /o en el mes. También se
determina el volumen de venta de cada unidad (tiendas,
vendedores, etc.). Es decir, a mediante del presupuesto de ventas
que determina la planificación, sé establecen las
normas o estándar de control.
En la base de estas normas, se miden las ventas reales y
fijan las desviaciones.
Generalmente estas desviaciones son los puntos de
partida para iniciar investigaciones y descubrir sus
causas.
IV.VI Control sobre las Existencias. Es un
control de mucha importancia para la Producción, en el
tema de la existencia de Materias Primas y otros elementos que se
utilizan en el proceso de producción y para Ventas en el
caso de la existencia de productos terminados. Tomaremos
sólo el primer caso.
Comúnmente, a través de un estudio se
determinan las cantidades que deben tenerse en existencia de cada
materia prima, de modo que la producción no sufra
alteraciones por falta de materias primas. Para determinar esta
cantidad se toma en cuenta una serie de factores, como ser,
tiempo de reemplazo, es decir, el tiempo que transcurre desde el
momento en que se hace el pedido al proveedor, hasta que el
pedido es recibido y almacenado; el valor de la Materia Prima y
otros. Esta cifra de existencia puede ser considerada la norma o
el standard de control.
La función del control de existencia es comprobar
que siempre exista esta cantidad mínima. Así, el
bodeguero o la persona que está a cargo del control,
irá sumando en la tarjeta individual de la Materia Prima
particular las llegadas de materia prima y restando las salidas
al taller. Así sabe en todo momento cuánto hay de
ella. Cuando el saldo llegue a esa cifra que es la norma de
control, deberá llamar a Adquisiciones indicando que debe
hacerse la compra.
Un buen control de existencias permite que el proceso de
producción se desarrolle en forma fluida, sin
contratiempos y, a la vez, que el control de Producción se
aplique en mejor forma.
Aparte de ello también se debe controlarse su
calidad (es decir, determinarse si corresponde a las
especificaciones de aquella que se pidió). Otro control es
sobre su mantención; para el caso de materias primas
perecibles, debe controlarse su estado, con el fin de no enviar a
fabricación materia grima de mala calidad, que
determinará, seguramente, el rechazo del producto final ya
sea por el propio control de calidad de la empresa (el caso
afortunado) o por el público consumidor (el caso
desafortunado).
http://mazinger.sisib.uchile.cl/repositorio/lb/ciencias_quimicas_y_farmaceuticas/johanseno/cap5/parte4.html
Sistema de
análisis de peligros y de puntos críticos de
control (HACCP) y directrices para su aplicación
El sistema de HACCP, que posee fundamentos
científicos y carácter sistemático,
establece identificar peligros específicos y medidas para
su control con el fin de garantizar la inocuidad de los
alimentos. Es un instrumento para evaluar los peligros y
establecer sistemas de control que se centran en la
prevención en lugar de basarse principalmente en el ensayo
del producto final. Todo sistema de HACCP es susceptible de
cambios que pueden derivar de los avances en el diseño del
equipo, los procedimientos de elaboración o el sector
tecnológico.
El sistema de HACCP puede emplearse a lo largo de toda
la cadena alimentaria, desde el fabricante primario hasta el
consumidor final, y su aplicación deberá basarse en
pruebas científicas de peligros para la salud humana,
asimismo de mejorar la inocuidad de los alimentos, la
aplicación del sistema de HACCP puede ofrecer otras
ventajas significativas, facilitar asimismo la inspección
por parte de las autoridades de reglamentación, y promover
el comercio internacional al aumentar la confianza en la
inocuidad de los alimentos.
Para obtener buenos resultados con la aplicación
del sistema de HACCP, es necesario que tanto la dirección
como el personal se comprometan y participen plenamente.
También se requiere un enfoque multidisciplinario en el
cual se deberá incluir, cuando proceda, a expertos
agrónomos, veterinarios, personal de producción,
microbiólogos, especialistas en medicina y salud
pública, tecnólogos de los alimentos, expertos en
salud ambiental, químicos e ingenieros, según el
estudio de que se trate. La aplicación del sistema de
HACCP es compatible con la aplicación de sistemas de
gestión de calidad, como la serie ISO 9000, y es el
método utilizado de preferencia para controlar la
inocuidad de los alimentos en el marco de tales
sistemas.
Aunque aquí se ha considerado la
aplicación del sistema de HACCP a la inocuidad de los
alimentos, el concepto puede aplicarse a otros aspectos de la
calidad de los alimentos.
http://www.fao.org/docrep/005/y1579s/y1579s03.htm
V.I Sistemas de control con
realimentación
Según la Teoría
CIBERNETICA los sistemas de control se aplican en
esencia para los organismos vivos, las
máquinas y las organizaciones. Los mismos que
fueron relacionados por primera vez en 1948 por Norbert
Wiener en su obra Cibernética y
Sociedad con aplicación en la teoría de los
mecanismos de control. Un sistema de control está definido
como un conjunto de componentes que pueden regular su propia
conducta o la de otro sistema con el fin de lograr un
funcionamiento predeterminado, de modo que se reduzcan las
probabilidades de fallos y se obtengan los resultados
buscados
Los sistemas de control realimentados se denominan
también sistemas de control de lazo cerrado. En la
práctica, los términos control realimentado y
control en lazo cerrado se usan indistintamente.
En un sistema de control en lazo cerrado, se alimenta al
controlador la señal de error de actuación, que es
la diferencia entre la señal de entrada y la salida de
realimentación (que puede ser la señal de salida
misma o una función de la señal de salida y sus
derivadas o/y integrales) a fin de reducir el error y llevar la
salida del sistema a un valor conveniente.
El término control en lazo cerrado siempre
implica el uso de una acción de control realimentando para
reducir el error del sistema.
Técnicas de
control
Para que los planes de la organización tengan
éxito, el control administrativo ha utilizado a lo largo
de los años diversas herramientas y
técnicas.
Una de las técnicas de control más usual
es el presupuesto, que es la elaboración de planes en
términos numéricos para un determinado
período futuro. Es decir, es una presentación
anticipada de los resultados que se espera, ya sea en
términos financieros, como los presupuestos de ingresos y
gastos, y de capital, o en términos no financieros como
los de mano de obra directa, de materiales, de volumen
físico, de ventas de unidades de
producción.
Los presupuestos básicos son:
El presupuesto de ingresos y gastos. Es el que se
utiliza con mayor frecuencia, el ejemplo más
característico es el de ventas. Es el punto de
referencia clave para la planeación y fundamento del
control presupuestario.Los presupuestos de tiempo, espacio, material y
producto. Son significativos en cierto tipo de empresas de
producción y cubren los de horas máquina, horas
de mano de obra directa unidades de material, metros
cuadrados asignados y unidades producidas.Los presupuestos de gastos de capital. Expresa
específicamente gastos de capital para instalaciones,
maquinaria, equipo, inventarios y otros conceptos,
independientemente del tiempo que se necesite para dar forma
definitiva a los planes de erogación de los fondos de
una empresa.Los presupuestos de efectivo. Son un
pronóstico de los ingresos y de los desembolsos de
efectivo.Otro tipo de presupuesto es el llamado presupuesto
con base cero, el cual tiene mucho en común con el
propósito de un sistema bien operado de
presupuestación variable. La idea de esta
técnica es dividir los programas de la empresa en
paquetes compuestos de metas, actividades y los recursos
necesarios, y calcular los costos para cada paquete partiendo
de cero. El presupuesto de cada paquete se inicia desde la
base cero, se calculan costos nuevos para cada período
presupuestario evitando de esta manera la tendencia
común a presupuestar observando sólo los
cambios en comparación con el período
anterior.Una de las herramientas que han sido ampliamente
difundidas es la de presupuestos por programa que se utilizan
en la operación del gobierno aunque es aplicable a
otros tipos de organizaciones. Es un medio para proporcionar
un método sistemático para la asignación
de los recursos de una organización de manera que sean
más eficaces para el logro de sus metas. Al hacer
hincapié en las metas y los programas para lograr
aquéllas, superan las debilidades ordinarias de otras
clases de presupuestos.
La preparación del presupuesto es una etapa
común entre la planeación y el control. Para la
planeación representa la determinación de los
recursos necesarios, para el control es la definición de
normas de actuación.
Si bien los presupuestos proporcionen un medio para
delegar autoridad sin pérdida de control, existe el
peligro de que sean tan detallados e inflexibles, que en realidad
se delegue poca autoridad.
Para que un presupuesto sea verdaderamente una
técnica de control los administradores necesitan hacer un
seguimiento de su ejercicio financiero, de tal modo que tengan
posibilidad de comparar el desempeño real con el
pronosticado.
Otra herramienta efectiva de control administrativo es
la auditoria interna u operacional. Esta es la evaluación
regular e independiente por parte de un grupo de auditores
internos, de las operaciones contables, financieras y
administrativas, mediante la cual además de asegurarse de
que las cuentas reflejen los hechos, evalúan
políticas, procedimientos, uso de autoridad, calidad en la
administración, eficacia de los métodos, problemas
especiales y otras fases de la operación.
VI.I Control de desempeño
general.
La mayoría de los controles internos
administrativos se diseñan para asuntos específicos
como sueldos y salarios del personal, control de horarios,
costos, gastos, compras, control de efectivo, etc. Estos
controles se aplican a parte de una empresa y no miden los costos
totales en comparación con las metas totales.
Hay muchas razones para realizar el control de
desempeño general pues se debe aplicar a las metas de toda
la organización, y permiten medir las áreas
integradas del esfuerzo total. Dentro de estos controles destacan
los técnicos de las sustantivas y los financieros ya que
las empresas deben su existencia al manejo eficiente de estos
últimos.
Existe otra técnica de desempeño general,
que es la auditoría general, que es evaluativa e
informativa y que se concreta a un estudio que muestra la
opinión de un administrador con respecto al desarrollo de
la función administrativa y financiera.
La auditoría general se divide en administrativa
y financiera.
La auditoría administrativa es el análisis
comprensivo, completo y constructivo de una empresa o
institución o de cualquier parte de un organismo respecto
a sus planes y objetivos, sus métodos y controles, su
forma de operación y el uso de sus recursos
económicos y humanos.
Mientras que la financiera se refiere
específicamente a la verificación de los registros
contables y a la operación financiera de la empresa
analizando su economía.
http://html.rincondelvago.com/administracion-y-control.html
VI.II Control de pérdidas y
ganancias.
Se basa en una técnica que es planeada para la
adecuada medición de una división u otra parte de
una organización, calculando en ella la utilidad o perdida
que haya ocurrido en su totalidad proveniente del
desempeño de esa entidad especifica.
Esta técnica comprende básicamente sobre
dividir por cada departamento un control de pérdidas o
ganancias y que esta área de la organización deba
contribuir al propósito de obtener las utilidades
esperadas y que en cada uno de los departamentos se detalle los
ingresos o egresos.
La técnica se realiza en grandes segmentos de una
organización, ya que el trabajo para dicha técnica
es muy tedioso, para una realización eficiente de esta
técnica nos dice que mientras más integrada y
completa sean las unidades, más exactos serán los
recursos.
Las limitaciones a los que corresponde esta
técnica se reflejan en el tiempo y costos que implica el
realizarla adecuadamente, así como también puede
ser inadecuada para el desempeño general y la
negación a delegar autoridad por parte de los
administradores.
Ejemplo: en el caso de que una empresa pequeña no
se pude aplicar esta técnica ya que es muy pequeña,
los costos son elevados, así como también las
áreas y puestos administrativos no están bien
definidos, pues generalmente los empleados hacen de todo un poco
y no seria practico, ni redituable llevar a cabo este tipo de
control.
https://chiquitas-leo.wikispaces.com/Control+de+perdidas+y+ganancias
VI.III Control por Medio del Rendimiento Sobre
Inversión
Esta técnica es debidamente planeada para medir
de manera adecuada una división o alguna otra
sección de la organización, por medio del
análisis de la utilidad en la empresa, en forma de
porcentajes, sobre la inversión en los activos
correspondientes a la misma.
Este tipo de control también es mejor conocido
como ROI y se basa en la calidad del rendimiento del capital
empleado en la empresa y no con las consideradas utilidades en
términos absolutos. También reitera este tipo de
control que para llevarlo a cabo tenemos que tener la
visión de que el capital es un factor crítico de
casi toda empresa y que si se diera un caso de escasez de capital
puede existir un progreso limitado dentro de la
organización por causa de la misma.
Algunos ejemplos que podrían afectar al capital
de una empresa serian por causa de las ventas, costo total de las
ventas, inversiones fracasadas ya sean a largo plazo o corto
plazo, activos mal administrados, utilidades gastadas en su
totalidad por gastos de la empresa que deberían destinar
un porcentaje al capital de la empresa u otras funciones del
carácter financiero de la organización.
VI.IV Control Directo Contra Control
Preventivo
Estos dos tipos de controles nos hablan de la diversidad
de puntos de vista realizados por los administradores para
obtener resultados que respondan a los planes
estratégicos, y tener una visión positiva de la
calidad de la administración en una empresa.
También estos dos controles nos explican acerca
de la responsabilidad sobre desviaciones controlables que recaen
sobre quien ha tomado decisiones incorrectas y de corregir estas
situaciones negativas para que en un futuro esta persona que ha
cometido errores, sea responsable, tomados de decisiones
correctamente por medio de una buena capacitación
adicional, modificar los procedimientos o bien implementar nuevas
políticas.
Existen dos formas para que una persona responsable
pueda cambiar sus futuras acciones y son las
siguientes:
Control directo, este afirma en que el más
directo de todos los controles es asegurar administradores de
alta calidad, bajo la premisa de que el personal calificado
comete menos errores y no requiere de otros controles,
perciben o anticipan los problemas e inician acciones
apropiadas para evitar y corregir las
desviaciones.Control preventivo, este se aplica antes de que se
desempeñe una actividad. Su objetivo es prevenir los
problemas que genera una desviación de los
parámetros del desempeño. Por lo general los
controles preventivos son los que muestran costos más
eficientes.
Por ejemplo: en el caso de un control preventivo, cuando
un fabricante especifica las normas de calidad de las partes que
adquiere, ha establecido un control previo. Cuando las compra,
previene muchos casos de fallas de las maquinas. Las normas de
ISO9000 funcionan como controles preventivos para elegir
proveedores, además se utilizan en la
administración de recursos humanos.
http://html.rincondelvago.com/control-preventivo.html
VI. V Auditoria administrativa
Importancia de la Auditoria
Administrativa
Auditoria – proviene del latin `auditorius', y de esta
proviene la palabra auditor, que se refiere a todo aquel que
tiene la virtud de oír.La Auditoria es un examen
crítico (pero no mecánico) que se realiza con el
fin de evaluar la eficacia y eficiencia de una sección, un
organismo, etc. La auditoría implica la preexistencia de
fallas en la entidad auditada y que persigue evaluar y mejorar la
eficacia y eficiencia.
La auditoria es el examen de las demostraciones y
registros administrativos.
El auditor observa la exactitud, integridad y
autenticidad de tales demostraciones, registros y
documentos."
¿Qué es la Auditoria
Administrativa?
Es el revisar y evaluar si los métodos, sistemas
y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso
administrativo aseguran el cumplimiento con políticas,
planes, programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un
impacto significativo en operación de los reportes y
asegurar que la organización los esté cumpliendo y
respetando.
La Auditoria Administrativa examen metódico y
ordenado de los objetivos de una empresa de su estructura
orgánica y de la utilización del elemento humano a
fin de informar los hechos investigados.
Su importancia: proporciona a los directivos de una
organización un panorama sobre la forma como está
siendo administrada por los diferentes niveles jerárquicos
y operativos, señalando aciertos y desviaciones de
aquellas áreas cuyos problemas administrativos revelados
exigen una mayor o pronta atención.
¿Cuál es la importancia de la Auditoria
Administrativa? La evaluación del desempeño
organizacional es importante pues permite establecer en
qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre
se identifican con los de la dirección. Además de
esto, también se valora la capacidad y lo apropiado a la
práctica administrativa. Es necesaria una
evaluación integral, es decir, que involucre los distintos
procesos y propósitos que están presentes en la
organización. Debido a esto, cada auditoria administrativa
deberá realizarse de forma distinta dependiendo de la
organización.
Objetivo de una Auditoria:
Señalar las fallas y los problemas; presentar
sugerencias y soluciones; y apoyar a los miembros de la empresa
en el desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria
les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones,
asesoría e información concerniente a las
actividades revisadas.
VI.VI Objetivos de la Auditoria
Administrativa:
Control: Orientan los esfuerzos en su
aplicación y poder evaluar el comportamiento
organizacional en relación con estándares
preestablecidos.Productividad: Dirigen las acciones para
optimizar el beneficio de los recursos de acuerdo con la
dinámica administrativa establecida por la
organización.Organización: Determinan que su
curso apoye la definición de la competencia, funciones
y procesos a través del manejo efectivo de la
delegación de autoridad y el trabajo en
equipo.Servicio: Representan la manera en que
se puede comprobar que la organización posee un
proceso que la enlaza cualitativamente y cuantitativa con las
expectativas y satisfacción de sus
clientes.Calidad: Orientan que tienda a elevar
los niveles de desempeño de la organización en
todos sus contenidos y ámbitos- con el fin de producir
bienes y servicios altamente competitivos.Cambio: Transforman en un instrumento que
hace más transparente y receptiva a la
organización (flexibilidad.)Aprendizaje: Permiten que se transforme
en un mecanismo de aprendizaje institucional con el fin de
que la organización pueda asimilar sus experiencias y
las capitalice para convertirlas en oportunidades de
mejora.
VI.VII Control burocrático
Las formas burocráticas del control del proceso
de trabajo son formas importantes en el desarrollo de la
organización del trabajo de Arcomex antes y después
de los noventas, pues fijan el marco para la obediencia y
disciplina de los trabajadores a través de la vigilancia
estricta de los supervisores, de la contratación y
selección de personal, así como el establecimiento
de turnos y jornadas laborales con sus niveles y puestos de
trabajo que definen objetivos claros de la política
laboral de la empresa.
La opinión de los supervisores y jefes de
área, en su mayoría ingenieros de profesión,
quedó dividida, por un lado aquellos que aceptaron y
reconocieron la experiencia y saber de los trabajadores de
producción, y los que consideraron irracional, con
respecto a su lógica, darles libertad para que expresaran
sus opiniones en la solución o planeación del
proceso de trabajo, pues manifestaron que a la división
técnica del trabajo le corresponde una serie de
operaciones ordenadas en tiempo, espacio y procedimientos,
comprensibles sólo para ingenieros
industriales.
De esta manera los supervisores vigilan estrictamente
cada una de las tareas de los trabajadores para asegurarse de que
aplicarán correctamente cada uno de los métodos;
que utilizarán de modo adecuado los instrumentos de
medición de los cables; así como llenar correcta y
diariamente las hojas de registro por cada parte de los arneses
armados. De esta manera queda instalada una de las formas
burocráticas controlada por los mandos medios,
especialmente por los supervisores.
Las demandas de los trabajadores sobre la velocidad
normal en los carruseles, la falta de circuitos y grapas, falta
de mecánicos, material defectuoso, luz muy fuerte en
prueba eléctrica, guantes incómodos, circuitos
atrasados por personal de nuevo ingreso, retraso en el
abastecimiento de material no fueron resueltos por los
supervisores, pues surgieron mil explicaciones
justificándolos, la de mayor peso es que las exigencias de
los clientes de Arcomex cambian de un día para otro los
números de partes de cada tipo arnés lo que impide
una planeación ordenada y coordinada desde manufactura,
pasando por ingeniería hasta llegar a producción.
Por lo tanto las demandas de los trabajadores no pueden
resolverse, dicen los supervisores, pues no está en sus
manos contar con los números de circuitos completos para
cada número de parte como tampoco disponer de trabajadores
para cubrir secuencia, ni evitar que el uniforme sea
incómodo en jornadas forzadas de trabajo.
Cada día crecía más la
presión y tensión del trabajo y quedó
justificado el trato autoritario, despótico y
rígido para mantener la disciplina y obediencia de los
trabajadores y estar en posibilidades de alcanzar los
estándares de producción exigidos por los
clientes.
http://www.eumed.net/tesis-doctorales/2007/merzr/19.htm
Requisitos para un
control eficaz
Establecimiento de normas de
actuación.Medición de la actuación por medio de
las normas.Corrección de las desviaciones de las normas
y planes
Establecimiento de normas de
educación
Las normas son las bases en la administración,
por lo que será muy difícil ejercer un control si
no se han establecido las pautas a seguir. Podemos considerar que
los criterios cuantitativos son los más importantes, ya
que son parte de las metas establecidas en la organización
tales como la reducción de un 50% de desperdicios en
producción, el cubrir un nuevo territorios en ventas, al
aumentar en un porcentaje las unidades.
Los preceptos a seguir están relacionados con el
costo, tiempo, cantidad, y calidad. El costo y el tiempo afecta a
todas las áreas, la cantidad está en función
de la producción y productividad fijada, la calidad pueden
referirse a los productos o los servicios prestados.
Medición de la actuación
Una vez establecido lo anterior se debe comparar con lo
operado, esta parte del diagnóstico donde debemos poder
medir el comportamiento de las diferentes áreas, para lo
cual se deben definir estándares y técnicas a
utilizar.Son interesantes las observaciones de Drucker en lo
referente a los productos y sus mercados de distribución
indicando que se debe analizar 2el rango de todo el producto en
el negocio" en vez de un producto a la vez.
Él último punto importante es que deben
concretar las mediciones a través de informes tratando de
que estos sean:
· Objetivos
· Concretos
· Por escrito
· Períodos óptimos
· Correcciones de las desviaciones
Ello permite a la empresa tratar de retornar al punto
donde fijó sus objetivos, y en caso de no lograrlo
rediseñar los planes para que se adapten a la realidad.
Podremos recordar los símiles mecánicos en los que
una máquina se encuentra en operación, y al sufrir
una desviación, la retroalimentación es
básica para hacer el ajuste. Es decir se conoce la
realidad y sé autocorrige (Principio de Akoff), esto es
necesario que produzca en la administración ya que es
inútil detectar periódicamente las desviaciones sin
cuantificarlas y tomar las medidas correctivas.
Técnicas para el
control
Entre las técnicas de control se pueden indicar
las siguientes:
Contabilidad
Auditoria
Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Archivos (memorias de expedientes)
Computarizados
Mecanizados
Gráficas y diagramas
Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
Procedimiento hombre máquina, mano izquierda,
mano derecha etc.Estudio de métodos, tiempos y
movimientos, etc.Métodos cuantitativos
Redes
Modelos matemáticos
Investigación de operaciones
Estadística
Cálculos probabilísticas
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