El control (economía empresarial) (página 2)

A continuación describiremos algunas de
ellas:

Reportes e informes se clasifican en:

Informes de control que se utilizan para el control
directo de las operaciones.Reportes de información que
presentan datos más extensos a fin de que la gerencia
pueda formular planes.

Para diseñar un informe se
considera: 

Unidad del tema

• Concentración sobre las acepciones

• Claridad y concisión

• Complementarse con presentaciones gráficas,
  audiovisuales y verbales

• Equilibrio entre la uniformada y la
  variedad

• Frecuencia de los reportes

• Evaluación de la
  información 

Administración por objetivos: Ha de resaltar que
no constituye una técnica o sistema totalmente novedoso,
sin embargo ha enfocado realidades muy antiguas y
trascendentales.

La administración por objetivos coordina diversos
aspectos ya conocidos, como por ejemplo el control
presupuestal.

• Principios generales de la administración por
  objetivos: La administración por objetivos constituye
  una especial actitud, criterio o filosofía de la
  administración, que consiste en que los jefes
  superiores discuten en común con los jefes que
  dependen inmediatamente de ellos, la cuantificación de
  los objetivos y estándares que deben
  establecerse.

Una de las características fundamentales de la
administración por objetivos, consiste en forzar a la
mente para que procure convertir en mensurables y cuantitativos
muchos objetivos que hasta hoy se dejaban establecidos en forma
vaga, o eran puramente cualitativos.

La administración por objetivos se aplica a los
jefes o administradores de todos los niveles. Consiste realmente
en un medio para medir su verdadera aportación.

• Descripción general del sistema:

• El requisito básico s que exista un pleno
  apoyo de la dirección o gerencia general.

• Ordinariamente deben operar por
  años.

• Se requiere como primer paso identificar las metas
  generales de la empresa en los términos más
  exactos que sea posible.

• Lo anterior implica hacer revisiones y ajustes en
  los planes generales, y sobre todo en la organización
  de la empresa.

• Debe pedirse a cada jefe interior, que fije sus
  propios estándares u objetivos.

• El jefe superior deberá ensayar la
  fijación de los estándares o metas, debidamente
  cuantificados, en cada uno de los campos que lo están
  haciendo también sus subordinados.

• Debe discutirse en cada uno de éstos lo que
  por ello ha sido señalado. Cuando ambos jefes,
  superior o inferior coinciden en los estándares, no
  habrá problemas. De lo contrario de deberá
  estudiar el caso y tratar de ponerse de acuerdo y fijar cada
  uno mejor sus metas o reorganizar las existentes.

• Las decisiones adoptadas en estas juntas entre el
  jefe superior y sus jefes subordinados inmediatos, pueden
  crear la necesidad de modificar o ajustar los objetivos
  generales, lo que en realidad constituye una línea de
  retroalimentación.

• Durante el desarrollo de los programas en el
  año, debe revisarse cada determinado tiempo lo que se
  ha podido obtener en los estándares prefijados y lo
  que se ha logrado. Deben pedirse y analizarse las razones por
  las que no se pudo obtener lo señalado.

• Con los resultado de la revisión parcial
  anterior, podrá ocurrir que algunas metas esperadas
  deban disminuir, desecharse o que se puedan
  aumentar.

• Finalmente la revisión permitirá
  preparar los nuevos estándares para el siguiente
  período.

• Gráfica de Gantt: Uno de los elementos
  más importantes de controlar es el desarrollo de la
  realización de actividades tanto al tiempo que cada
  una de ellas implica, como en la relación que deben
  aguantar entre sí en cada momento, cuando todas ellas
  concurren al mismo fin.

Henry I. Gantt, inventó para este efecto las
cartas o gráficas que toman su nombre y que consisten en
representar cada actividad por una barra horizontal la que, por
su cruce con niveles o líneas verticales, indica en meses,
semanas, días, entre otros, el momento de su
iniciación y terminación, y su simultaneidad con
las otras actividades relacionadas con ella. Suelen indicarse
también a veces la persona, sección, entre otros,
encargada de cada una de dichas actividades.

• Las técnicas de trayectoria crítica:
  Entre los mayores y más modernos avances en materia de
  técnicas de control planeación se encuentran,
  las llamadas Técnicas de Trayectoria Crítica.
  Aunque son métodos diversos, tienen elementos comunes
  que permiten agruparlos bajo una denominación
  común: Se ha puesto el término METRA
  (Método de Evaluación y Trayectorias en Redes
  de Actividades).

Estas técnicas constituyen un método para
controlar programas, costos, tiempos, secuencias, relación
de actividades, entre otros.

• Técnica PERT: Recibe su nombre de las siglas
  Program Evaluation and Revió Technique, que traducido
  al español significa Técnica de
  Evaluación y Revisión de Programas. Consiste en
  un instrumento con bases en una red de actividades y eventos,
  y mediante la estimación de tres tiempos, se
  evalúa la probabilidad de terminar un proyecto para
  una fecha determinada.

Aunque inicialmente esta técnica fue creada para
controlar y evaluar la duración de proyectos, por lo que
se conoció como PERT/tiempo, posteriormente se ha
introducido en ella los costos de las actividades, para efectos
de control presupuestal, y aun para estudiar el tiempo
mínimo compatible con el menor costo posible, dando lugar
al sistema PERT/costo.

• La técnica CPM: Simultáneamente con el
  estudio del método PERT, aunque de forma
  independiente, las compañías Dupont de
  Niemours, y Remington Rand, buscaban un procedimiento que les
  permitiera resolver problemas típicos de
  programación. Llegaron al resultado de redes de
  actividades, como en el caso del PERT, por lo que la primera
  fase del CPM (Critical Path Method: Método de la Ruta
  Crítica) es prácticamente igual al PERT, del
  cual difiere porque trabaja solamente con un tiempo probable
  de ejecución, basado en experiencias previamente
  registradas, pero a la vez introduce costos estimados de las
  actividades implicadas en el proyecto, buscando acortar el
  proyecto al condensar ciertos tiempos, para lograr un
  mínimo costo. Se podría definir como la
  técnica que estima un tiempo probable y determina el
  costo de cada actividad de una red, con el fin de fijar el
  tiempo más conveniente de comportamiento en la
  duración de un proyecto, para lograr el mínimo
  costo posible.

• La técnica RAMPS: Es el más reciente
  entre los métodos de Ruta Crítica. Su nombre se
  forma también de las siglas Resource Allocation and
  Multi Project Schedulling: Programa de Proyectos
  Múltiples y Asignación de Recursos. Tiene por
  objeto programar la forma en que ciertos recursos limitados,
  deben ser distribuidos entre varios proyectos
  simultáneos, total o parcialmente, para obtener una
  máxima eficiencia

Además de las ideas e instrumentos comunes a PERT
y PCM, introduce conceptos de competencia entre varias
actividades, que utilizan los mismos recursos a la vez, y que
permiten programar dichos recursos en conjunción al
programa de actividades. Es posible comparar los costos de
diversas alternativas en proyectos, identificar los recursos
más efectivos, y es factible, a través del uso de
una computadora electrónica, hacer evaluaciones del
progreso y perspectiva de trabajo en un momento determinado
según opinión de la oficina en México de la
firma inventora.

Auditorias. El término auditoria va ligado a la
detección de fraudes. Las auditorias tienen muchas
aplicaciones importantes, desde validar la honradez y justicia de
los estados financieros, hasta proporcionar una base
crítica para decisiones gerenciales. Existen dos tipos de
auditorías: las externas y las internas.

• Auditorías externas: Es un proceso de
  verificación que implica la evaluación
  independiente de las cuentas y los estados financieros de la
  organización. Se revisan los activos y los pasivos,
  así como también los informes financieros con
  el objetivo de verificar si están completos y exactos.
  La auditoría es realizada por personal contable
  empleado por un despacho externo de contadores o por
  contadores contratados al efecto. Su labor consiste en
  verificar si la empresa, al preparar sus estados financieros
  y evaluar sus activos y pasivos, se ha ajustado a los
  principios contables generalmente aceptados y si los ha
  aplicado debidamente. La auditoría externa se
  efectúa cuando el período de operaciones de la
  organización ha concluido y los estados financieros
  están terminados.

• Auditorías internas:

Son realizadas por miembros d la organización. Su
propósito es ofrecer garantía razonable de que los
activos de la organización están debidamente
protegidos y de que los registros financieros son llevados con la
precisión y la confiabilidad capaz para preparar los
estados financieros.

Además sirve a los directivos para evaluar la
eficiencia de las operaciones de la organización y el
desempeño de los sistemas de control.

• El alcance de las auditorias también puede
  variar, dependiendo del tamaño y las políticas
  de la empresa.

 http://www.monografias.com/trabajos14/control/control#tecni#ixzz2y29BIys1

Importancia del
control

Una de las razones más evidentes de la
importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se
puede desviar. El control se emplea para:

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan
y el proceso se corrige para eliminar errores.

Enfrentar el cambio: Este forma parte inevitable del
ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian,
la competitividad en todo el mundo ofrece productos o servicios
nuevos que atraen la atención del público. Salen
materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o corrigen
reglamentos gubernamentales. La función del control sirve
a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades
de todo ello, porque les ayuda a descubrir los cambios que
están perturbando los productos y los servicios de sus
organizaciones.

Producir ciclos más ágiles: Una cosa es
mostrar la demanda de los consumidores para un diseño,
calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy diferente es
aligerar los ciclos que involucran el desarrollo y la entrega de
esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de
la actualidad no solo esperan velocidad, sino también
productos y servicios a su medida.

Adicionar valor: Los tiempos veloces de los
períodos son una forma de alcanzar ventajas competitivas.
Otra forma, aplicada por el especialista de la
administración nipona Kenichi Ohmae, es adicionar valor.
Tratar de equiparar todas las tendencias de la competencia puede
implicar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en
cambio, que el principal objetivo de una organización
debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de
tal manera que los clientes lo comprarán,
prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con
frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad
por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de
control.

Proporcionar la delegación y el trabajo en
equipo: La tendencia contemporánea hacia la
administración participativa también amplía
la necesidad de facultar autoridad y de fomentar que los
empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la
responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario,
cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el
proceso de control permite que el gerente controle el avance de
los empleados, sin entorpecer su creatividad o
participación en el trabajo.

Fines del control de
gestión

• Informar: es necesario transmitir y comunicar la
  información para la toma de decisiones e identificar
  los factores claves de la organización para así
  determinar cuál es la información clave. El
  funcionario debe seleccionarla, obtenerla y transmitirla a
  través de los canales formales de comunicación
  de la estructura de la organización.

• La respuesta a las siguientes preguntas tienden a
  resolver problemas de estructura:¿Qué
  información se necesita?

¿Dónde se almacena?

¿De quién y a quién va?

¿Cómo evaluarla?

¿Cómo suplantarla?

• Coordinar: Encamina las actividades a realizar
  eficazmente a la obtención de los
  objetivos.

• Evaluar: La consecución de las metas u
  objetivos se logra gracias a las personas y su
  valoración es la que pone de manifiesto la
  satisfacción del logro.

• Motivar: El impulso y la ayuda es de mucha
  importancia para alcanzar las metas.

El control
organizacional desde el punto de vista humano

Este control social corresponde a todos los medios y
métodos utilizados para inducir a las personas o grupos a
corresponder a las expectativas de una organización social
o de la propia sociedad. Hemos visto que las organizaciones
sociales, y también las empresas, ejercen poder o control
sobre las personas. El poder es una condición que consiste
en ejercer una voluntad sobre otra persona o grupo de personas,
pudiendo controlar de este modo su comportamiento. El poder es
legítimo cuando los individuos que lo ejercen están
investidos de autoridad. La autoridad para ejercer el poder es
institucionalizada por medio de documentos escritos, como
estatutos, manuales de la
organización, descripción de cargos,
circulares, cartas, etc., debidamente publicados para
conocimiento general de las personas involucradas.

El control social puede hacerse también mediante
normas, reglas y reglamentos. Éstos pueden ser
prescriptivos o restrictivos. Son prescriptivos cuando
especifican lo que las personas deben hacer; son restrictivos
cuando especifican algo que las personas no deben
hacer.

Entre los principios de la organización se
establece dicha normalización o especificaciones de lo que
debe o no hacer o ejercer una persona. Institucionalmente es
preferible referir el potencial humano como principal materia
prima de la empresa; a través del principio de
especialización y el principio de paridad
autoridad-responsabilidad se delegan y especifican las funciones
básicas a cumplir por este elemento de la
organización (la persona). La organización como tal
ha tenido muchas acepciones y se ha trazado a través de
muchas teorías, una de ellas, y muy nombrada, por cierto,
es la teoría burocrática de Max Weber. Esta
teoría "privilegia la estructura organizacional como medio
de garantizar que todo suceda de acuerdo con lo establecido
previamente, es la estructura burocrática. Ante todo, la
estructura burocrática significa control; en todo sentido.
La burocracia está asentada en normas y reglamentos para
asegurar la disciplina. Para esto, la burocracia acentúa
la formalización. Todo debe hacerse por escrito, para que
pueda ser debidamente documentado. Además, la burocracia
reposa en una jerarquía de autoridad, para que el mando
pueda conducirse mejor y para que sea más seguro el
control, ya que la especialización resultante de la
división del trabajo exige coordinación. Esta
especialización hace que la burocracia seleccione sus
participantes de acuerdo con su calificación y competencia
profesional, promoviéndolos a medida que sus habilidades
se van desarrollando. La intensa división del trabajo y la
especialización conducen a la impersonalidad en el
ejercicio de la autoridad, el cual está íntimamente
ligado al sistema de normas y reglamentos capaz de garantizarlo
en todos los niveles de la jerarquía. Cuando esas
características burocráticas, el aumento de las
normas y reglamentos, la formalización, la rígida
jerarquía de autoridad, la división del trabajo y
la consiguiente especialización, la selección y
promoción del personal con base en la competencia
técnica y profesional, la impersonalidad en el tratamiento
de las personas- se vuelven muy acentuadas, la sensación
de burocratización tiende a asfixiar a las personas y a
limitar su comportamiento dentro de esquemas muy
rígidos.

Esto produce la despersonalización de las
relaciones, la interiorización de las reglas y de los
reglamentos en la manera de pensar, y la alienación
gradual respecto al trabajo. La apatía, el
desinterés y el distanciamiento pasan a ser las
características del comportamiento de las personas en las
empresas que tienen exagerada burocratización.

Conclusiones

El control es una función administrativa: es la
etapa del proceso administrativo que calcula y evalúa el
desempeño y toma el ejercicio correctivo cuando se
necesita. El control es un proceso esencialmente
regulador.

La aplicación de un control en las organizaciones
busca atender dos finalidades principales: Corregir fallas o
errores existentes: Y Prevenir nuevas fallas o errores de los
procesos.

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como
una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo
clasificarse en: Control Preliminar, Control concurrente, Control
posterior

El control se apoya en la comprobación,
fiscalización e inspección de las variables
organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales
que influyen o pueden llegar a influir sobre los objetivos de la
empresa.

La aplicación del control a una unidad, elemento,
proceso o sistema que puede generar distintos beneficios y
logros, sin embargo, su aplicación indistintamente del
proceso que se quiera "controlar" es importante porque establece
medidas para corregir las actividades, de modo que se consigan
los planes exitosamente, se aplica a unidades, a personas, y a
los actos, determina y analiza rápidamente las causas que
pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en
el futuro.

El Sistema de Control de Gestión es en
términos claros definir: quién, cómo y
cuándo, aplicará las estrategias de control y
evaluará los Elementos Críticos de Éxito de
la organización, también de quién
tomará y ejecutará las decisiones correctoras en
los distintos niveles de la organización o
institución.

Bibliografía

Información virtual

Cabrera Elibeth (2013) control 28/10/13
http://www.monografias.com/trabajos14/control/control#def#ixzz2y1iI5ztQ

Biblioteca virtual de la universidad de
Chile, (control-tipos de control) sin especificar la fecha
http://mazinger.sisib.uchile.cl/repositorio/lb/ciencias_quimicas_y_farmaceuticas/johanseno/cap5/parte4.html

Rossi Lucas (2006) Administración y Control
08/08/2006
http://html.rincondelvago.com/administracion-y-control.html

Zamora María Elizabeth Rosa Ramírez ( el
control subjetivo del proceso de trabajo)
http://www.eumed.net/tesis-doctorales/2007/merzr/19.htm

Libros consultados

Koontz Weihrich Canice (2008)
Administración, impreso por mc Graw Hill
Interamericana California, octava edición, 667
pág.

Autor:

Castañeda Cobian Juan Oswaldo

CIUDAD: CAJAMARCA PERÚ

FECHA: ABRIL 2014

ECONOMÍA EMPRESARIAL