Las universidades públicas como entidades que
necesitan administrarse en la forma más óptima
posible tienen que hacer uso del sistema de control interno y su
principal instrumento la auditoria con el fin de detectar, en el
plazo deseado, cualquier desviación con respecto a los
objetivos académicos, sociales y económicos
establecidos por estas entidades y de limitar las sorpresas. La
auditoria permite a la administración hacer frente a la
rápida evolución del entrono económico y
competitivo, así como a las exigencias y prioridades
cambiantes de los clientes y adaptar su estructura para asegurar
el crecimiento futuro.
La auditoria fomenta la eficiencia, reduce los riesgos
de pérdida de valor de los activos y ayuda a garantizar la
fiabilidad de la información y el cumplimiento de las
leyes y normas vigentes. Debido a que la auditoria es útil
para la consecución de muchos objetivos importantes de la
administración de las universidades nacionales, cada vez
es mayor la exigencia de disponer de mejores sistemas de control
interno y de informes sobre los mismos, de este modo la auditoria
es considerada cada vez más como una solución a
numerosos problemas potenciales de la administración de
las universidades nacionales.
La Resolución de Contraloría Nº
072-98-CG, aprueba las normas técnicas de control interno
para el Sector Público. En el preámbulo de esta
norma se indica que conforme a la Ley No. 27785 la
Contraloría General de la República como ente
Rector del Sistema Nacional de Control, debe formular
procedimientos y operaciones a ser empleados por las entidades
públicas en su accionar, a fin de optimizar sus sistemas
administrativos de gestión y control interno; dentro de la
política de modernización del Estado corresponde
establecer pautas básicas homogéneas que orienten
el accionar de las entidades del Sector Público, hacia la
búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía
en sus operaciones, en el marco de una adecuada estructura del
Control Interno y probidad administrativa.
En tal sentido, en el marco de flexibilidad
señalado, resulta necesario proporcionar a las Entidades
Públicas normas técnicas de control gerencial, que
coadyuven a una adecuada orientación y unificación
de sus controles internos, favoreciendo un funcionamiento
orgánico y uniforme de la gestión pública y
de utilización de los recursos públicos, en un
ambiente satisfactorio de control interno y probidad. Las normas
de control interno para el sector público son guías
generales dictadas por la Contraloría General de la
República, con el objeto de promover una sana
administración de los recursos públicos en las
entidades en el marco de una adecuada estructura de control
interno. Estas normas establecen las pautas básicas y
guían el accionar de las entidades del sector
público hacia la búsqueda de la efectividad,
eficiencia y economía en las operaciones. Los Titulares
(El Rector en el caso de las universidades) de cada entidad son
responsables de establecer, mantener, revisar y actualizar la
estructura de control interno, que debe estar en función a
la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones,
considerando en todo momento el costo-beneficio de los controles
y procedimientos implantados.
La traducción del Internal Control Integrated
Framwork por el Instituto de Auditores Internos de España–
Coopers & Lybrand SA., nos permite entender que los nuevos
elementos del control interno: entorno de control,
evaluación de los riesgos, actividades de control,
información y comunicación y supervisión,
deben ser los llamados a aplicarse en las Universidades
Nacionales, para que aporten el ambiente en el que los
trabajadores desarrollen sus actividades y cumplan con sus
responsabilidades de control, evalúen los riesgos
relacionados con el cumplimiento de determinados objetivos,
establezcan las ayudas para asegurar que se pongan en
práctica las leyes, estatuto, reglamento, manuales,
directivas, etc. de las universidades para hacer frente a dichos
riesgos. Asimismo estos componentes permitirán que la
información relevante se capte y se comunique por toda la
universidad y luego supervisar y modificar según las
circunstancias todos los mecanismos de gestión, de modo
que se alcance eficacia y eficiencia de las operaciones,
fiabilidad de la información y se cumplan las leyes y
normas aplicables.
En todo este contexto el control interno y su
herramienta fundamental la auditoria, serán un medio
utilizado para la consecución de los fines y no un fin en
si mismo. De lo antes indicado, se puede deducir, que los
antecedentes que se han determinado, están constituidos
por aspectos eminentemente normativos y doctrinarios, los que
serán conocidos, comprendidos, analizados e interpretados
adecuadamente para luego pasar a ser utilizados en el trabajo de
investigación
La Universidades Nacionales, no carecen de normas, menos
de órganos institucionales; el problema es que todos estos
mecanismos no vienen aportando a la administración de
estas entidades, por lo que es necesario introducir la moderna
auditoría académica para que contribuya en forma
eficiente, económica y eficaz a la buena
administración.
BASE LEGAL DE LA
INVESTIGACIÓN
Normas generales
1. Constitución Política del
Estado;2. Ley de Gestión Presupuestaria del
Estado- Ley No. 27209;3. Ley del Presupuesto del Sector
Público para el Año Fiscal 2006 –Ley No.
28652;4. Ley de Equilibrio Financiero del Presupuesto
del Sector Público para el Año Fiscal 2006- Ley
No. 286535. Ley de Endeudamiento del Sector
Público para el Año Fiscal 2006- Ley No.
28654;6. Ley de Responsabilidad y Transparencia
Fiscal- Ley 27245, modificada por la Ley No.
27958;7. Ley Marco de la Administración
Financiera del Sector Público;8. Código Civil y Código Procesal
Civil;9. Código Penal;
10. Código de Procedimientos Penales;
y,11. Código Procesal Penal
Normas especificas
1. Ley Universitaria;
2. Ley Orgánica de cada
universidad;3. Estatuto de cada universidad;
4. Reglamento general de cada
universidad;5. Plan Estratégico de cada
universidad;6. Presupuesto de cada universidad;
7. Cuadro de Asignación de
Personal;8. Reglamento de Organización y
Funciones;9. Manuales de proceso y
procedimientos;10. Otras normas relacionadas
Normas contables
1. Normas Internacionales de Contabilidad
Sector Público (NIC-SP)2. Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF)3. Plan Contable Gubernamental
4. Resoluciones de la Contaduría Publica
de la Nación5. Directivas sobre procesos y procedimientos
contables
Normas de control
1. Normas Internacionales de
Auditoria-NIAS2. Normas de Auditoria Generalmente
Aceptadas-NAGAS.3. Normas de Auditoria
Gubernamental-NAGUS.4. Ley No.. 27785: Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Control y de la Contraloría
General de la Republica. Publicada el 23.07.2002.5. Resolución de Contraloría No.
072-98-CG: Normas Técnicas de Control Interno para el
Sector Publico. Publicado el 18.12.19986. Resolución de Contraloría No.
123-2000-CG: Ampliación de las Normas Técnicas
de Control Interno para el Sector Público. Publicado
el 01.07. 2000.
CAPITULO III :
Universidades Nacionales
peruanas
MARCO GENERAL DE LAS UNIVERSIDADES
NACIONALES
Las Universidades Nacionales, son entidades integradas
por profesores, estudiantes y graduados. Se dedican al estudio,
la investigación, la educación y la difusión
del saber y la cultura y a su extensión y
proyección sociales. Tienen autonomía
académica, normativa, administración y
económica dentro de la Ley [2]
La Ley Universitaria, establece sus fines,
régimen académico y administrativo, los estudios y
grados que otorga, su gobierno y otros aspectos relacionados con
su actividad.
INFRAESTRUCTURA DE LAS UNIVERSIDADES
NACIONALES
Conjunto de elementos o servicios que se consideran
necesarios para el funcionamiento de las universidades
nacionales. Los elementos están constituidos por terrenos,
locales académicos, locales administrativos, maquinaria y
equipo, unidades de transportes, muebles y enseres y otros
equipos diversos necesarios para el funcionamiento de las
universidades.
En cuanto a servicios, está referido a los
procesos y procedimientos de los servicios que prestan las
universidades nacionales; tales como, ingresos, proceso
académico, proceso de graduación, proceso de
titulación; sistema de pagos, sistema de cobros,
etc.
De acuerdo con la Enciclopedia Encarta® 2005,
también se puede hablar de infraestructura social y
económica.
En ese sentido la infraestructura social comprende a la
forma como están organizadas las personas de las
universidades; es decir en autoridades, funcionarios, docentes,
trabajadores no docentes, estudiantes, egresados, graduados. Cada
uno de estos grupos tiene intereses propios e intereses
corporativos, por tanto su participación en de suma
importancia en la administración de las Universidades
Nacionales.
En cuanto a la infraestructura económica
está referida a la forma como estructuran las
universidades nacionales sus fuentes de financiamiento e
inversiones para que puedan funcionar. Los recursos del tesoro,
los recursos directamente recaudados, las donaciones y legados
constituyen las fuentes básicas de financiamiento. En base
a estas fuentes se obtienen las inversiones necesarias para la
gestión académica y administrativa. Las
Universidades Nacionales deben disponer de una adecuada
estructura de financiamiento e inversiones para poder llevar a
cabo sus actividades en las mejores condiciones.
PLANEACION ESTRATÉGICA DE LAS
UNIVERSIDADES NACIONALES
El Artículo 55 de la Ley No.
27209[3]establece que las entidades del Estado
deben formular el Plan Estratégico
Institucional.
El Decreto Supremo No.
187-2001-EF[4]establece que los Planes
Estratégicos Multilaterales, estarán compuestos de
los siguientes elementos: i) Visión del país al
2021; ii) Misión del Estado; iii) Objetivo general del
gobierno; iv)) Principales prioridades nacionales para el
período 2002-2006. Asimismo esta norma contiene la
Programación general y específica por sectores
institucionales.
El Marco Macroeconómico Multianual 2006-2008,
contiene: i) La declaración de principios de
política fiscal; ii) La situación general y
perspectivas: Desarrollos perspectivas y Escenario
Macroeconómico; iii) Ingresos, Gastos y Financiamiento
público.
La Resolución No.
399-2001-EF/10[5]establece las disposiciones
específicas para la formulación de los Planes
Estratégicos Institucionales. Al respecto se establece los
diversos aspectos de: i) Los Planes Estratégicos
Institucionales (PEI); ii) La Programación Multianual de
Inversión Pública (PMIP); y, iii) La Estructura de
los Planes Estratégicos Multianuales (PEM).
Esta norma establece que la formulación de los
Planes Estratégicos Multianuales, deben contener la
siguiente información: i) El Diagnóstico; ii) Las
Perspectivas a mediano y largo plazo (Visión y
Misión); iii) Los Objetivos Estratégicos generales
y específicos; iv) Las Acciones Permanentes y Temporales;
v) Los Indicadores para la medición del desempeño;
y, vi) Los recursos necesarios para su
implementación.
DIAGNÓSTICO :
Comprende el análisis de la situación
respecto al entorno en el que se sitúa y al
análisis de sus características internas. El
diagnóstico comprende una mirada a la situación
actual y a la evolución que ha tenido en los
últimos cinco años, sobre la base de una Matriz de
Diagnóstico que refleje: Situación encontrada;
Acciones emprendidas; Resultados esperados; y, Resultados
obtenidos.
Para la elaboración de la Matriz de
Diagnóstico se considerará el análisis del
entorno general y específico. El entorno general
incluirá el análisis de los factores que
corresponden a lo económico; geográfico;
demográfico; político; legal; social; cultural;
tecnológico; y, cualquier otro factor que se considere
pertinente. El entorno específico incluirá la
definición de: Quienes son los usuarios / beneficiarios;
Cuales son los principales colaboradores, y, Otras entidades
públicas y privadas que prestan servicios
similares.
Una forma de identificar la problemática
así como evaluar las condiciones favorables y adversas por
las que está pasando las Universidades Nacionales, es el
ANALISIS FODA, el cual permite identificar y evaluar los factores
favorables o adversos del entorno y del ambiente interno. El
Análisis FODA permite analizar los cambios del medio
externo en términos de Amenazas y Oportunidades así
como del medio interno en términos de Fortalezas y
Debilidades.
PERSPECTIVAS DE CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO
:
Comprende:
La Visión será una
representación de lo que deben ser en el futuro las
Universidades Públicas, en el marco de la temática
que le compete al Pliego Presupuestario. La Visión
incluirá cambios que deseamos lograr en el seno de la
población objetivo y en la imagen objetivo de la propia
institución.
"La Universidad Nacional Federico Villarreal", debe
liderar la innovación cultural, social, tecnológica
y científica, que contribuya efectivamente al desarrollo
humano sostenible"
La Misión, en la nueva propuesta
estratégica, equivaldrá a enunciar
explícitamente la razón de la existencia del Pliego
Presupuestario, reflejará lo que es, haciendo
alusión directa a la función general y
específica que cumple como instancia de
gestión.
La declaración de la misión
responderá a las siguientes interrogantes: i)
Quiénes somos; ii) Que buscamos; iii) Porqué lo
hacemos; y, iv) Para quiénes trabajamos.
" La Universidad Nacional Federico Villarreal", tiene
por misión, la formación de la persona humana, y el
fortalecimiento de la identidad cultural de la nación,
fundado en un renovado conocimiento científico y
tecnológico, en correspondencia solidaria con el
desarrollo humano sostenible "
Asimismo, en la propuesta estratégica, se
definirán los Objetivos Estratégicos
Generales, que vienen a ser los propósitos o fines
esenciales que la entidad pretende alcanzar para lograr la
misión que se ha propuesto en el marco de su estrategia.
Constituyen propósitos en términos generales que se
asocian principalmente a un Programa dentro de la
clasificación funcional vigente.
Los objetivos estratégicos generales,
serán por definición objetivos de largo plazo que
contribuirán al logro de la Visión de los
Programas. Por lo tanto estos objetivos deben responder a que se
desea cambiar de la realidad interno y externa en la cual se
actúa, y serán expresados en términos
cualitativos y ser susceptibles de medición a
través de Indicadores de Resultados objetivamente
verificables.
Objetivos generales de la UNFV:
Objetivo: Brindar formación de alta
calidad y excelencia académica, sobre la base de un
sistema de investigación que tenga como soporte una
docencia calificada, infraestructura y equipamiento que permita
formar profesionales con conocimientos y valores, comprometidos
con el desarrollo humano sostenible.
Objetivo: Brindar formación integral,
desarrollada sobre la base de permanente evaluación y
actualización de los recursos
académicos.
Objetivo: Desarrollar e incrementar los trabajos
de investigación interdisciplinarios orientada a la
enseñanza – aprendizaje científicos
tecnológicos que permita integrar a la universidad en el
proceso productivo del país.
Objetivo: Implementar programas de bienestar,
proyección social, y actividades artísticas y
culturales, mediante el apoyo de la cooperación
técnica
Objetivo: Lograr una gestión
administrativa eficiente y eficaz, como soporte de las
actividades académicas de investigación y de
acción social.
Objetivo: Mejorar, ampliar y/o acondicionar la
infraestructura física institucional existente, a efecto
de brindar un mejor servicio a la población estudiantil y
a la comunidad en su conjunto
Los Objetivos Estratégicos
Específicos, serán los propósitos en que
se divide un objetivo general, se asociarán principalmente
a un Subprograma dentro de la clasificación funcional
vigente y comprenderá un conjunto de acciones permanentes
y temporales.
Estos objetivos serán por definición
objetivos de mediano plazo que contribuirán al logro del
objetivo estratégico general y serán expresados en
términos cualitativos y serán susceptibles de
medición a través de Indicadores de Resultados
objetivamente verificables.
Las Acciones Permanentes o Temporales,
serán las categorías básicas sobre las que
se centra la implementación estratégica de la
Propuesta Estratégica, constituirán las unidades
fundamentales de asignación de recursos a fin de lograr
objetivos estratégicos específicos.
Los Indicadores para la Medición del
Desempeño, serán los parámetros
cualitativos y cuantitativos que detallan la medida en la cual un
determinado objetivo ha sido logrado. Al ser instrumentos de
medición de las principales variables asociadas al
cumplimientos de los objetivos, constituirán una
expresión cuantitativa de lo que se pretende alcanzar y
mediante la cual se establece y mide sus propios criterios de
éxito, y proveen la base para el seguimiento de su
desempeño.
PROGRAMACIÓN MULTIANUAL DE
INVERSIONES:
La Programación Multianual de Inversiones, es un
proceso mediante el cual las Universidades Nacionales determinan
el conjunto de Proyectos de Inversión pública que
se encuentran en la etapa de preinversión e
inversión, a ser evaluados o ejecutados, dentro del marco
de las políticas y prioridades establecidas por el Sector
al cual pertenecen y que se encuentran expresados en los Planes
Estratégicos Sectoriales Multianuales (PESEM). Las
Oficinas de Programación e Inversiones (OPI) o quienes
hagan sus veces, elaboran los Programas Multisectorales de
Inversión Pública (PMIP).
En este contexto, Proyecto de Inversión
Pública, es toda intervención limitada en el tiempo
que implique la aplicación de recursos públicos con
el fin de ampliar, mejorar y modernizar la capacidad productora
de bienes o prestadora de servicios, cuyos beneficios son
independientes de los de otros proyectos; y que la Oficina de
Programación e Inversiones, o quien haga sus veces, tiene
la responsabilidad de elaborar el Programa Multianual de
Inversiones y velar por el cumplimiento del Sistema Nacional de
Inversión Pública (SNIP).
LoS PMIP que se consideren en la formulación de
los Planes Estratégicos Institucionales, deben comprender
adicionalmente, lo siguiente:
a) Debe abarcar el periodo para el cual se ha
el Plan Estratégico Institucional, independientemente
del plazo de ejecución de los proyectos de
inversión; y,b) Debe considerar no sólo los proyectos
de inversión que se encuentren en etapa de
ejecución o preinversión, si no también
aquellos proyectos de inversión a nivel de perfil con
una estimación de los recursos necesarios.
ORGANIZACIÓN DE LAS UNIVERSIDADES
NACIONALES
Las universidades nacionales se dedican al estudio, la
investigación, la educación y la difusión
del saber y la cultura y a su extensión y
proyección sociales.
Las universidades nacionales tienen autonomía
académica, normativa, administración y
económica dentro de la Ley[6]La Ley
Universitaria, establece sus fines, régimen
académico y administrativo, los estudios y grados que
otorga, el tipo de administración que deben aplicar y
otros aspectos relacionados con su actividad.
Las universidades nacionales, son entidades integradas
por autoridades, funcionarios, profesores, estudiantes, egresados
graduados, trabajadores administrativos y trabajadores de
servicio.
Las universidades nacionales disponen de
órganos de gobierno: Asamblea Universitaria,
Consejo Universitario y Consejo de Facultad. También es
parte de la organización la Comunidad Universitaria:
Profesores, estudiantes, graduados y titulados.
El régimen académico de las
universidades nacionales, comprende: el proceso de
admisión, el proceso de matrícula, el proceso de
evaluación, el ciclo vacacional de estudios, las
prácticas pre profesionales e internado, los grados y
títulos y el sistema de orientación y
tutoría académica y personal.
DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE LAS
UNIVERSIDADES NACIONALES
Las universidades organizan su régimen de
gestión de acuerdo con la Ley Universitaria, Estatuto,
Reglamento Interno y otras normas relacionadas.
La gestión se ejerce por la Asamblea
Universitaria, el Consejo Universitario, el Rector, el Concejo de
Facultad y los Decanos.
Para cada componente la Ley establece su
composición y sus atribuciones.
Cada universidad organiza y establece su régimen
académico por Facultades de acuerdo con sus
características y necesidades.
Las universidades cuentan con servicios y oficinas
académicas, administrativas y de asesoramiento, cuya
organización determinan sus Estatutos garantizando su
racionalización y eficiencia. Están a cargo de
funcionarios nombrados por el Consejo Universitario o propuesta
por el Rector.
La comunidad nacional sostiene económicamente a
las universidades nacionales, las que deberían
corresponder a ese esfuerzo con la calidad de sus servicios
académicos.
Los recursos económicos de las universidades
nacionales provienen de Asignaciones del Tesoro Público,
ingresos por concepto de leyes especiales y recursos directamente
recaudados[7]
CONTROL EFECTIVO DE LAS UNIVERSIDADES
NACIONALES
Las universidades nacionales están sujetas al
Sistema Nacional de Control, por la condición de ser
entidades del Estado.
La Ley Universitaria dispone que la Asamblea Nacional de
Rectores puede ordenar la práctica de auditorías
destinadas a velar por el recto uso de los recursos de las
universidades. Dentro de los seis meses de concluido un
período presupuestal, las universidades nacionales rinden
cuenta del ejercicio a la Contraloría General de la
República, informan al Congreso y publican gratuitamente
en el Diario oficial el balance respectivo
La Oficina General de Auditoría Interna,
está a cargo de la evaluación del Sistema de
Control Interno de las universidades nacionales. Esta dependencia
depende administrativa y funcionalmente depende de la
Contraloría General de la República.
Las universidades nacionales están sujetas al
Sistema Nacional de Control.
La Asamblea Nacional de Rectores puede ordenar la
práctica de auditorías destinadas a velar por el
recto uso de los recursos de las universidades. Dentro de los
seis meses de concluido un período presupuestal, las
universidades públicas rinden cuenta del ejercicio a la
Contraloría General de la República, informan al
Congreso y publican gratuitamente en el Diario oficial el balance
respectivo
La Oficina de Control Institucional (OCI), está a
cargo de la evaluación del Sistema de Control Interno de
las universidades públicas. Esta dependencia depende de la
Contraloría General de la República.
Debido al mundo económico integrado que existe
hoy en día se ha creado la necesidad de integrar
metodologías y conceptos en todos los niveles de las
diversas áreas administrativas y operativas con el fin de
ser competitivas y responder a las nuevas exigencias
empresariales, surge así un nuevo concepto de control
interno donde se brinda una estructura común el cual es
documentada en el denominado informe COSO.
El control es el proceso que ejecuta la administración
con el fin de evaluar operaciones especificas con seguridad
razonable en tres principales categorías: Efectividad y
eficiencia operacional, confiabilidad de la información
financiera y cumplimiento de políticas, leyes y
normas.
El control interno, de acuerdo con el Informe COSO, posee
cinco componentes que pueden ser implementados en todas las
entidades de acuerdo a las características
administrativas, operacionales y de tamaño; los
componentes son: un ambiente de control, una valoración de
riesgos, las actividades de control (políticas y
procedimientos), información y comunicación y
finalmente el monitoreo o supervisión.
La implementación del control interno implica que cada
uno de sus componentes estén aplicados a cada
categoría esencial de la empresa convirtiéndose en
un proceso integrado y dinámico permanentemente, como paso
previo cada entidad debe establecer los objetivos,
políticas y estrategias relacionadas entre si con el fin
de garantizar el desarrollo organizacional y el cumplimiento de
las metas corporativas; aunque el sistema de control interno debe
ser intrínseco a la administración de la entidad y
busca que esta sea mas flexible y competitiva en el mercado se
producen ciertas limitaciones inherentes que impiden que el
sistema como tal sea 100% confiable y donde cabe un
pequeño porcentaje de incertidumbre, por esta razón
sea hace necesario un estudio adecuado de los riesgos internos y
externos con el fin de que el control provea una seguridad
razonable para la categoría a la cual fue diseñado,
estos riesgos pueden ser atribuidos a fallas humanas como la toma
de decisiones erróneas, simples equivocaciones o
confabulaciones de varias personas, es por ello que es muy
importante la contratación de personal con gran capacidad
profesional, integridad y valores éticos así como
la correcta asignación de responsabilidades bien
delimitadas donde se interrelacionan unas con otras con el fin de
que no se rompa la cadena de control fortaleciendo el ambiente de
aplicación del mismo, cada persona es un eslabón
que garantiza hasta cierto punto la eficiencia y efectividad de
la cadena, cabe destacar que la responsabilidad principal en la
aplicación del control interno en la organización
debe estar siempre en cabeza de la administración o alta
gerencia con el fin de que exista un compromiso real a todos los
niveles de la empresa, siendo función del departamento de
auditoria interna o quien haga sus veces, la adecuada
evaluación o supervisión independiente del sistema
con el fin de garantizar la actualización, eficiencia y
existencia a través del tiempo, estas evaluaciones pueden
ser continuas o puntuales sin tener una frecuencia predeterminada
o fija, así mismo es conveniente mantener una correcta
documentación con el fin de analizar los alcances de la
evaluación, niveles de autorización, indicadores de
desempeño e impactos de las deficiencias encontradas,
estos análisis deben detectar en un momento oportuno como
los cambios internos o externos del contexto empresarial pueden
afectar el desarrollo o aplicación de las políticas
en función de la consecución de los objetivos para
su correcta evaluación.
La comprensión del control interno puede así
ayudar a cualquier entidad a obtener logros significativos en su
desempeño con eficiencia, eficacia y economía,
indicadores indispensables para el análisis, toma de
decisiones y cumplimiento de metas.
El control es efectivo, cuando no entorpece las
funciones administrativas y operativas y además cuando se
toman en cuenta las sugerencias y recomendaciones de los
órganos responsables del mismo y cuando se aplican las
medidas correctivas necesarias para optimizar la gestión
empresarial.
Andrade (2000), sostiene la siguiente teoría: El
control efectivo consiste en evaluar un conjunto de proposiciones
financieras, económicas y sociales, con la finalidad de
determinar si las metas, objetivos, políticas,
estrategias, presupuestos, programas y proyectos de
inversión emanados de la gestión se están
cumpliendo de acuerdo a lo previsto.
El control efectivo, es el proceso de
comprobación destinado a determinar si se siguen o no los
planes, si se están haciendo o no progresos para la
consecución de los objetivos propuestos y el proceso de
actuación, si fuese preciso, para corregir cualquier
desviación. De forma más concisa, E. Gironella Mac
Graw, citado por el Informativo Caballero
Bustamante[8]denomina "Control interno efectivo al
plan de organización y el conjunto de métodos y
procedimientos que sirven para ayudar a los integrantes del
gobierno de las empresas en el mejor desempeño de sus
funciones"
De acuerdo con el COSO[9]los sistemas de
control interno funcionan a distintos niveles de
efectividad. De la misma forma, un sistema determinado puede
funcionar de manera diferente en momentos distintos.
De acuerdo con el informe COSO, cuando un sistema de
control alcanza el estándar a continuación, puede
considerarse un sistema "efectivo".
El control interno puede considerarse efectivo
si: i) Se están logrando los objetivos operacionales de la
entidad; ii) Disponen de información adecuada hasta el
punto de lograr los objetivos operacionales de la entidad; iii)
Si se prepara de forma fiable la información financiera,
económica y patrimonial de la entidad; y, iv) Si se
cumplen las leyes y normas aplicables.
Mientras que el control es un proceso, su efectividad
es un estado o condición del proceso en un momento dado,
el mismo que al superar los estándares establecidos
facilita la buena administración de las universidades
nacionales.
CAPITULO IV
Auditoría
académica
Adecuando la opinión del Instituto de Auditores
Internos del Perú, la Auditoría académica es
la actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta
concebida para agregar valor y mejorar las actividades
académicas de una universidad nacional. La
Auditoría académica ayuda a la institución a
cumplir sus metas, objetivos y misión aportando un enfoque
sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar los
procesos académicos, control y gobierno.
La Auditoría académica, consiste en
evaluar un conjunto de proposiciones académicas con la
finalidad de determinar si las metas, objetivos,
políticas, estrategias, presupuestos, programas y
proyectos emanados de la gestión se están
cumpliendo de acuerdo a lo previsto. En este contexto la
auditoria académica contribuirá en la buena
administración de las universidades nacionales, con
relación a la exactitud, eficiencia, efectividad y
economicidad de los servicios
académicos[10]
Consiste en evaluar un conjunto de proposiciones
organizativas, administrativas, legales, financieras,
económicas y sociales, con la finalidad de determinar si
las metas, objetivos, políticas, estrategias,
presupuestos, programas y proyectos emanados de la gestión
se están cumpliendo de acuerdo a lo previsto. En este
contexto la auditoria académica contribuirá en la
buena administración de las universidades, cuando
esté incorporado en la infraestructura de las
universidades públicas y formando parte de la esencia de
las mismas y además si desarrolla la función de
asesoría y consultoría imprimiendo confiabilidad en
relación a la exactitud, eficiencia, efectividad y
economicidad de las transacciones
universitarias[11]
FILOSOFÍA DE LA AUDITORIA
ACADÉMICA
La auditoría académica es un servicio a la
organización, consistente en una valoración
independiente de las actividades establecidas dentro de la misma.
Es el control que funciona por medio del examen y
valoración de lo adecuado y efectivo de otros
controles.
Francis J. Walsh, Jr. (Internal Auditing, Business
Policy Study N° 11) esboza una definición más
detallada, que hace énfasis en los aspectos del control de
la dirección por la auditoría, y es la siguiente:
"La auditoría académica es la denominación
de una serie de procesos y técnicas, a través de
las cuales se da una seguridad de primera mano a la
dirección respecto a los docentes y no docentes de su
propia organización, a partir de la observación en
el trabajo respecto a: Si los controles establecidos por la
dirección son mantenidos adecuada y efectivamente; si los
registros e informes reflejan las operaciones actuales y los
resultados adecuada y rápidamente en cada división,
departamento u otra unidad, y si éstos se están
llevando fuera de los planes, políticas o procedimientos
de los cuales la auditoría es responsable.
La distancia cada vez mas amplia entre dirección
y producción ha hecho necesario el desarrollo de una serie
de controles que posibiliten administrar eficientemente las
actividades y las instituciones. El auditor perfecciona y
completa cada una de estas actividades, emitiendo una
valoración de cada forma de control.. No se conoce
ningún sustituto para esta actividad".
Paul Macchiannerna en su obra "Internal Auditing",
afirma que los tres mayores desarrollos que ha habido en
auditoría en los últimos años han
sido:
El mayor alcance de las responsabilidades y
funciones de auditoría y en particular el desarrollo
de la función de la auditoría
informática.El desarrollo de la comunicación regular
entre los altos niveles de dirección y los
comités de auditoría.El avance promocional del personal de
auditoría.
La última edición del libro
"Auditoría Interna Moderna", de Brink y Witt, acerca del
desarrollo de la auditoría interna, dice lo siguiente:
"Desde 1973 (…) el papel de auditor en todas las organizaciones
ha seguido expandiéndose. Esta ha sido debido en parte a
la aceleración de las expectativas sociales, gracias a
normas más rígidas de conducta profesional y a una
mayor protección en contra de la ineficacia, mala
conducta, ilegalidad y fraude. En la mayoría de las
situaciones, el grupo de auditoría interna se ha movido a
niveles muy altos en todas las áreas operativas, y se ha
establecido como una valiosa y respetable parte del esfuerzo de
la dirección. En una extensión mayor, el auditor
también está al servicio del Directorio (usualmente
vía comité de auditoria)".
Las exigencias actuales, la evolución económica
y social y la estrategia empresarial al servicio de la toma de
decisiones exigen en la actualidad la ampliación de las
funciones de la Auditoría en un claro sentido de
complemento y apoyo a la labor rectoral, por lo que esta
actividad ha pasado a ocupar un importante papel en la
universidad nacional, contribuyendo cada vez más al
cumplimiento de los objetivos y metas previstos en la
organización hasta el punto que no se concibe una
universidad que pretenda avanzar con pasos firmes hacia el
éxito sin la actividad de Auditoría bien
organizada.
La actividad de Auditoría ha pasado a ocupar un
importante papel en la universidad nacional, ya que las
exigencias actuales, la evolución económica y
social y la introducción de nuevos métodos de
administración y gestión de instituciones, han
hecho que la dirección haya sentido la necesidad de
encontrar un elemento objetivo que les aporte información,
análisis, evaluaciones y recomendaciones. En la actualidad
se exige la ampliación de las funciones de la
Auditoría en un claro sentido de complemento y apoyo a la
labor gerencial, contribuyendo cada vez más al
cumplimiento de los objetivos y metas previstos en la
organización.
POSTULADOS BÁSICOS DE LA AUDITORIA
ACADÉMICA
Los postulados son hipótesis básicas,
premisas coherentes, principios lógicos y requisitos que
contribuyen al desarrollo de las normas de auditoría y,
sirven de soporte a las opiniones de los auditores en sus
informes, especialmente, en casos en no existen normas
específicas aplicables. Mautz y
Sharaf[12]indican que un postulado es una
suposición que puede ser verificable y resulta esencial
para el desarrollo de la teoría.
Los postulados básicos de la auditoría,
son los siguientes:
a) Autoridad legal para ejercer las actividades
de auditoría académica;b) Aplicabilidad de las normas de
auditoría;c) Importancia relativa;
d) La auditoría se dirige a la mejora de
las operaciones futuras, en vez de criticar solamente el
pasado;e) Juicio imparcial de los
auditores;f) El ejercicio de la auditoría impone
obligaciones profesionales a los auditores;g) Acceso a todo tipo de información
pública;h) Aplicación de la materialidad en la
auditoría;i) Perfeccionamiento de los métodos y
técnicas de auditoría;j) Existencia de controles internos
apropiados;k) Las operaciones y contratos, están
libres de irregularidades y actos de
colusión;l) Responsabilidad (obligación de rendir
cuenta) y auditoría.
CRITERIOS BÁSICOS DE LA AUDITORIA
ACADÉMICA
En el ámbito gubernamental los criterios de
auditoría son emitidos por la Contraloría General
de la República, con el fin de orientar la gestión
de los órganos conformantes del Sistema Nacional de
Control. Los criterios básicos son líneas generales
de acción que aseguran la uniformidad en las tareas que
realizan los auditores.
Tales orientaciones promueven el cumplimiento de las
actividades de manera efectiva, eficiente y económica; y,
proporcionan una razonable seguridad de que se están
logrando los objetivos y metas programados.
Es igualmente importante disponer de un conjunto de
normas, procedimientos y prácticas de auditoría que
orienten la acción y permitan efectuar el control de
calidad de la auditoría y medir los logros
alcanzados.
Los criterios básicos aplicables a la
auditoría son:
a) Eficiencia en el manejo de la
auditoría;b) Entrenamiento contínuo;
c) Conducta funcional del auditor;
d) Alcance de la auditoría;
e) Comprensión y conocimiento de la
entidad a ser auditada;f) Comprensión de la estructura de
control interno de la entidad a ser auditada;g) Utilización de especialistas en la
auditoría;h) Detección de irregularidades o actos
ilícitos;i) Reconocimiento de logros notables de la
entidad;j) Comunicación oportuna de los
resultados de la auditoría;k) Comentarios de los funcionarios de la
entidad auditada;l) Presentación del borrador del informe
a la entidad auditada;m) Calidad de los Informes de
auditoría;n) Tono constructivo en la
auditoría;o) Organización de los informes de
auditoría;p) Revisiones de control de calidad en las
auditorías;q) Transparencia de los informes de
auditoría;r) Acceso de personas a documentos
sustentatorios de la auditoría.
VISIÓN GENERAL DE LA AUDITORIA
ACADÉMICA
La Administración de los recursos de las
Universidades Nacionales descansa en una compleja estructura de
relaciones que vinculan a sus dependencias, así como a
entidades gubernamentales entre si, quienes en el cumplimiento de
sus fines interactúan a todos los niveles del
Estado.
Las Autoridades y funcionarios que tienen a su cargo la
administración de los recursos públicos de las
Universidades Nacionales, tienen la obligación de realizar
una efectiva rendición de cuentas de sus actividades
académicas y administrativas a los organismos de
supervisión (Asamblea Universitaria, Asamblea Nacional de
Rectores, etc.) y control (Contraloría General de la
República, Congreso Nacional otras entidades) y
especialmente ante la comunidad universitaria y la comunidad en
general, en el marco en lo que viene a llamarse actualmente
Respondabilidad.
Las autoridades y funcionarios de las Universidades
Nacionales, tienen la responsabilidad de utilizar los recursos
académicos y de otro tipo con efectividad, eficiencia y
economía, a fin de lograr los objetivos para los cuales
fueron autorizados. Por lo tanto, tales autoridades y
funcionarios son responsables de establecer, mantener y evaluar
periódicamente mediante la auditoría
académica, para:
Asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas
académicas previstas;Proteger apropiadamente los recursos humanos,
materiales y financieros utilizados en la prestación
de servicios académicos;Cumplir las leyes y reglamentos aplicables de
carácter general y específico; y,Preparar, conservar y revelar información
académica confiable para la planeación, toma de
decisiones y control de las Universidades
Nacionales..
DOCTRINA DE LA AUDITORIA
ACADÉMICA
CONCEPTUALIZACIONES
La Auditoría Académica se ocupa fundamentalmente
del conjunto de medidas, políticas y procedimientos
establecidos en las Universidades Nacionales para proteger los
recursos, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la
eficiencia operativa y optimizar la calidad de la
información.
En pocos años se ha pasado del enfoque tradicional de
auditoría económico-financiera a otro enfoque como
el académico, que persigue proporcionar determinada
información a la dirección para que pueda evaluar
si sus objetivos y metas se están cumpliendo conforme a lo
esperado o si son efectivos los controles establecidos para
incrementar la eficacia de la entidad partiendo de la
evaluación sistemática del proceso académico
de la entidad.
Como afirma Hevia (1999), presidente del Instituto de
Auditoría Interna de España, "En términos
modernos la Auditoría se concibe como una actividad
independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida
para añadir valor y mejorar las operaciones de una
organización. Ayuda a la organización a cumplir sus
objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado
para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de
gestión de riesgos, control y dirección."
En la actualidad la Auditoría constituye un amplio
examen de la institución referido a sus planes y
objetivos, métodos y controles, significación
operacional y utilización de los recursos humanos y
físicos.
La Auditoría debe funcionar como una actividad
concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una
organización, así como contribuir al cumplimiento
de sus objetivos y metas, aportando un enfoque sistemático
y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos
de gestión académica, de riesgos, control interno y
dirección.
La Auditoría Académica es el control que se
desarrolla como instrumento de la propia administración y
consiste en una valoración independiente de sus
actividades, que comprende el examen de las actividades
académicas y disposiciones administrativas y legales que
correspondan con la finalidad de mejorar el control y grado de
economía, eficiencia y eficacia en la utilización
de los recursos, prevenir el uso indebido de estos y coadyuvar al
fortalecimiento de la disciplina en general.
Cashin, Neuwert y Levy (1998)[13] definen la Auditoría
como: "La denominación de una serie de procesos y
técnicas, a través de las cuales se da una
seguridad de primera mano a la dirección respecto a los
empleados de su propia organización, a partir de la
observación en el trabajo respecto a: si los controles
establecidos son mantenidos adecuada y efectivamente, si los
registros e informes (…) reflejan las operaciones actuales y
los resultados adecuada y rápidamente en cada
división, departamento u otra unidad y si estos se
están llevando fuera de los planes, políticas o
procedimientos de los cuales la auditoría es
responsable."
Contreras (1995)[14] define la Auditoría como: (…)
"Los ojos de la dirección de la empresa, proyectados sobre
todas sus dependencias y organizaciones, para captar e informar
permanentemente a la misma, de su situación y de los
posibles problemas que puedan existir."
Las nuevas exigencias para fortalecer los procesos,
operaciones y actividades dentro de las empresas, han llevado a
cabo un cambio significativo en la Auditoría y en su papel
dentro de la organización
Según, Elorreaga (2002)[15], "La
Auditoría debe funcionar como una actividad concebida para
agregar valor y mejorar las operaciones de una
organización, así como contribuir al cumplimiento
de sus objetivos y metas, aportando un enfoque sistemático
y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos
"
OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
ACADÉMICA
Para Cashin, Neuwert y Levy (1998)[16],
"El objetivo de la Auditoría es el asistir a los miembros
de la organización en el efectivo descargo de sus
responsabilidades. La Auditoría les proporciona
análisis, valoraciones, recomendaciones, consejo e
información de las actividades revisadas."
Según Hevia (1991), "Los objetivos de una
Auditoría deberían ser: mantener un eficaz Control
Interno, conseguir un buen funcionamiento de la
organización, de sus sistemas operativos y de la adecuada
utilización de sus recursos, asegurar el cumplimiento de
las políticas, normas e instrucciones de la
dirección, mejorar constantemente la gestión de la
empresa, mantener a la dirección informada de cuantas
excepciones se detecten, proponiendo las acciones
correspondientes para subsanarlas, asegurar el cumplimiento por
los distintos órganos y centros de la entidad de sus
recomendaciones y sugerencias, promover los cambios que sean
necesarios, mentalizando a sus empleados para la
adaptación de los nuevos sistemas, supresión de
fraudes e irregularidades y salvaguardar los activos de la
entidad."
El destacado especialista canadiense en control del sector
público Radburn (2002), en la Primera Jornada de Control
Interno expresó: "Lo importante es que la Auditoría
debería actuar como una linterna para proteger y guiar a
los directivos a través de la evaluación de
controles y actividades y la recomendación de mejoras".
Considera además que: el nuevo objetivo de la
Auditoría debe ser construir relaciones sólidas,
con un enfoque de atención a las causas, efectos y
soluciones, un enfoque de auditorías constructivas, de
ayuda ala autoridad o funcionario a corregir problemas costosos
que atentan contra el cumplimiento de los objetivos.
Para Hernández (1998)[17] "Es menester conformar una
nueva visión de la empresa desde un enfoque
sistémico, de tal manera de ubicar a la auditoría
como un componente de dicho sistema, encargado de proteger el
buen funcionamiento del sistema de Control Interno (…), sino
además, de salvaguardar el buen funcionamiento de la
empresa a los efectos de su supervivencia y logro de las metas
propuestas."
Según el MAGU (1998)[18] el objetivo fundamental de la
Auditoría es: "Examinar y evaluar sistemáticamente
la adecuada y eficaz aplicación de los sistemas de Control
Interno, de las operaciones contables y financieras y de las
disposiciones administrativas y legales que correspondan y velar
por la preservación de los bienes asignados a las
entidades estatales…"
SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
El Sistema Nacional de Control es el conjunto de
órganos de control, normas, métodos y
procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente,
destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control
gubernamental en forma descentralizada. Su actuación
comprende todas las actividades y acciones en los campos
administrativos, presupuestal, operativo y financiero de las
entidades y alcanza al personal que presta servicios en ellas,
independientemente del régimen que las regula.
El Sistema está conformado por los siguientes
órganos:
a) La Contraloría General de la
República, como ente técnico rector;b) Todas las unidades orgánicas
responsables de la función de control
gubernamental;c) Las sociedades de auditoría externa
independientes, cuando son designadas por la
Contraloría General y contratadas, durante un
período determinado, para realizar servicios de
auditoría en las entidades: económica,
financiera, de sistemas informáticos, de medio
ambiente y otros.
CONTROL GUBERNAMENTAL:
El control gubernamental consiste en la
supervisión, vigilancia y verificación de los actos
y resultados de la gestión pública, en
atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y
economía en el uso y destino de los recursos y bienes del
Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y
de los lineamientos de política y planes de acción,
evaluando los sistemas de administración, gerencia y
control, con fines de su mejoramiento a través de la
adopción de acciones preventivas y correctivas
pertinentes.
El control gubernamental es interno y externo y su
desarrollo constituye un proceso integral y permanente
CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL :
El control interno comprende las acciones de cautela
previa, simultánea y de verificación posterior que
realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la
gestión de sus recursos, bienes y operaciones se
efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo,
simultáneo y posterior.
El control interno previo y simultáneo compete
exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores
públicos de las entidades como responsabilidad propia
de las funciones que le son inherentes, sobre la base de las
normas que rigen las actividades de la organización y los
procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales
y disposiciones institucionales, los que contienen las
políticas y métodos de autorización,
registro, verificación, evaluación, seguridad y
protección.
El control posterior es ejercido por los responsables
superiores del servidor o funcionario ejecutor, en función
del cumplimiento de las disposiciones establecidas, así
como por el órgano de control institucional
según sus planes y programas anuales, evaluando y
verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos
y bienes del Estado, así como la gestión y
ejecución llevadas a cabo, en relación con las
metas trazadas y resultados obtenidos.
Es responsabilidad del Titular de la entidad fomentar
y supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control
interno para la evaluación de la gestión y el
efectivo ejercicio de la rendición de cuentas,
propendiendo a que éste contribuya con el logro de la
misión y objetivos de la entidad a su cargo. El
Titular de la entidad está obligado a definir las
políticas institucionales en los planes y/o programas
anuales que se formulen, los que serán objeto de las
verificaciones.
CONTROL EXTERNO GUBERNAMENTAL :
Se entiende por control externo, el conjunto de
políticas, normas, métodos y procedimientos
técnicos, que compete aplicar a la Contraloría
General u otro órgano del Sistema por encargo o
designación de ésta, con el objeto de supervisar,
vigilar y verificar la gestión, la captación y el
uso de los recursos y bienes del Estado. Se realiza
fundamentalmente mediante acciones de control con carácter
selectivo y posterior.
En concordancia con sus roles de supervisión y
vigilancia, el control externo podrá ser preventivo o
simultáneo, cuando se determine taxativamente por la
Ley del Sistema Nacional de Control o por normativa expresa, sin
que en ningún caso conlleve injerencia en los procesos de
dirección y gerencia a cargo de la administración
de la entidad, o interferencia en el control posterior que
corresponda.
Para su ejercicio, se aplicarán sistemas de
control de legalidad, de gestión, financiero, de
resultados, de evaluación de control interno u otros que
sean útiles en función a las características
de la entidad y la materia de control, pudiendo realizarse en
forma individual o combinada. Asimismo, podrá llevarse a
cabo inspecciones y verificaciones, así como las
diligencias, estudios e investigaciones necesarias para fines de
control.
PRINCIPIOS DEL CONTROL GUBERNAMENTAL :
El control gubernamental, se lleva a cabo en el marco de
los siguientes principios:
a) La universalidad, entendida como la
potestad de los órganos de control para efectuar, con
arreglo a su competencia y atribuciones, el control sobre
todas las actividades de la respectiva entidad, así
como de todos sus funcionarios y servidores, cualquiera fuere
su jerarquía;b) El carácter integral, en
virtud del cual el ejercicio del control consta de un
conjunto de acciones y técnicas orientadas a evaluar,
de manera cabal y completa, los procesos y operaciones
materia de examen en la entidad y sus beneficios
económicos y/o sociales obtenidos, en relación
con el gasto generado, las metas cualitativas y cuantitativas
establecidas, su vinculación con políticas
gubernamentales, variables exógenas no previsibles o
controlables e índices históricos de
eficiencia;c) La autonomía funcional,
expresada en la potestad de los órganos de control
para organizarse y ejercer sus funciones con independencia
técnica y libre de influencias. Ninguna entidad o
autoridad, funcionario o servidor público, ni
terceros, pueden oponerse, interferir o dificultar el
ejercicio de sus funciones y atribuciones de
control;d) El carácter permanente, que
define la naturaleza continua y perdurable del control como
instrumento de vigilancia de los procesos y operaciones de la
entidad;e) El carácter técnico y
especializado del control, como sustento esencial de su
operatividad, bajo exigencias de calidad, consistencia y
razonabilidad en su ejercicio; considerando la necesidad de
efectuar el control en función de la naturaleza de la
entidad en la que se incide;f) La legalidad, que supone la plena
sujeción del proceso de control a la normativa
constitucional, legal y reglamentaria aplicable a su
actuación;g) El debido proceso de control, por el
que se garantiza el respeto y observancia de los derechos de
las entidades y personas, así como de las reglas y
requisitos establecidos;h) La eficiencia, eficacia y
economía a través de los cuales el proceso
de control logra sus objetivos con un nivel apropiado de
calidad y óptima utilización de
recursos;i) La oportunidad, consistente en que
las acciones de control se lleven a cabo en el momento y
circunstancias debidas y pertinentes para cumplir su
cometido;j) La objetividad, en razón de la
cual las acciones de control se realizan sobre la base de una
debida e imparcial evaluación de fundamentos de hecho
y de derecho, evitando apreciaciones subjetivas;k) La materialidad, que implica la
potestad del control para concentrar su actuación en
las transacciones y operaciones de mayor significación
económica o relevancia en la entidad
examinada;l) El carácter selectivo del
control, entendido como el que ejerce el Sistema en las
entidades, sus órganos y actividades críticas
de los mismos, que denoten mayor riesgo de incurrir en actos
contra la probidad administrativa;m) La presunción de licitud,
según la cual, salvo prueba en contrario, se reputa
que las autoridades, funcionarios y servidores de las
entidades, han actuado con arreglo a las normas legales y
administrativas pertinentes;n) El acceso a la información,
referido a la potestad de los órganos de control de
requerir, conocer y examinar toda la información y
documentación sobre las operaciones de la entidad,
aunque sea secreta, necesaria para su
función;o) La reserva, por cuyo mérito se
encuentra prohibido que durante la ejecución del
control se revele información que pueda causar
daño a la entidad, a su personal o al Sistema, o
dificulte la tarea de este último;p) La continuidad de las actividades o
funcionamiento de la entidad al efectuar una acción de
control;q) La publicidad, consistente en la
difusión oportuna de los resultados de las acciones de
control u otras realizadas por lo órganos de control,
mediante los mecanismos que la Contraloría General
considere pertinente;r) La participación ciudadana,
que permita la contribución de la ciudadanía en
el ejercicio del control gubernamental;s) La flexibilidad, según la
cual, al realizarse el control, ha de otorgarse prioridad al
logro de las metas propuestas, respecto de aquellos
formalismos cuya omisión no incida en la validez de la
operación objeto de la verificación, ni
determinen aspectos relevantes en la decisión
final.
Los principios antes indicados son de observancia
obligatoria por los órganos de control y pueden ser
ampliados o modificados por la Contraloría General, a
quien compete su interpretación.
AUDITORIA GUBERNAMENTAL :
CONCEPTO :
Según MAGU[19]la auditoría
gubernamental, es el examen profesional, objetivo, independiente,
sistemático, constructivo y selectivo de evidencias,
efectuado con posterioridad a la gestión de los recursos
públicos, con el objeto de determinar la razonabilidad de
la información financiera y presupuestal para el informe
de auditoría de la Cuenta General de la República,
el grado de cumplimiento de objetivos y metas, así como
respecto de la adquisición, protección y empleo de
los recursos y, si estos, fueron administrados con racionalidad,
eficiencia, economía y transparencia, en el cumplimiento
de la normativa legal.
CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORIA
GUBERNAMENTAL:
La auditoría gubernamental tiene las
características siguientes:
a) Es objetiva, en la medida en que
considera que el auditor debe mantener una actitud mental
independiente, respecto de las actividades a examinar en la
entidad;b) Es sistemática y profesional,
por cuanto responde a un proceso que es debidamente planeado
y porque es desarrolladas por Contadores Públicos y
otros profesionales idóneos y expertos, sujetos a
normas profesionales y al Código de Ética
Profesional;c) Concluye con la emisión de un
informe escrito, en cuyo contenido se presentan los
resultados del examen realizado, incluyendo observaciones,
conclusiones y recomendaciones
TIPOS DE AUDITORIA SEGÚN EL SUJETO QUE LA
REALIZA :
La auditoría gubernamental es externa
cuando se efectúa directamente por la Contraloría
General y sus Oficinas Regionales de Auditoría, en las
entidades del sector público y, por las Sociedades de
Auditoría independiente debidamente designadas.
La auditoría gubernamental es interna
cuando es efectuada por los Organos de Control Institucional de
las propias entidades públicas comprendidas en el
ámbito de competencia del Sistema Nacional de
Control.
La auditoría verifica operaciones financieras y
administrativas y, evalúa en términos de
razonabilidad con un marco integral contable y, en base a
criterios de legalidad, efectividad, eficiencia y
economía, aplicables según cada caso.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
GUBERNAMENTAL:
La auditoría gubernamental tiene los siguientes
objetivos:
a) Opinar sobre si los estados financieros de
las entidades públicas presentan razonablemente la
situación financiera y los resultados de sus
operaciones y flujos de efectivo, de conformidad con
principios de contabilidad generalmente aceptados;b) Determinar el cumplimiento de las
disposiciones legales y reglamentarias referidas a la
gestión y uso de los recursos
públicos;}c) Establecer si los objetivos y metas o
beneficios previstos se están logrando;d) Precisar si el sector público
adquiere y protege sus recursos en forma económica y
eficiente; y,e) Establecer si la información
financiera y gerencial elaborada por la entidad es correcta y
confiable y oportuna;f) Identificar las causas de ineficiencia en la
gestión o prácticas
antieconómicas;g) Determinar si los controles gerenciales
utilizados son efectivos y eficientes;h) Establecer si la entidad ha establecido un
sistema adecuado de evaluación para medir el
rendimiento, elaborar informes y monitorear su
ejecución.
PROCESO DE LA AUDITORIA
ACADÉMICA
El proceso de la Auditoría Académica
incluye, el estudio y análisis de los siguientes
aspectos:
1) Fase de planeación de las acciones de
control de la Auditoria Académica en las Universidades
Nacionales ;2) Fase ejecución de las acciones de
control;3) Fase del Informe del auditor de las acciones
de control de la Auditoría
Académica.4) Fase de Asesoría y consultoria en
asuntos de control dirigida a las autoridades y funcionarios
de las universidades nacionales.5) Fase de monitoreo de las observaciones y
recomendaciones.
PLANEAMIENTO DE LA AUDITORIA
ACADEMICA
La fase de planeamiento se inicia con la
programación de la entidad a ser examinada, en nuestro
caso, una Universidad Nacional y, dentro de ella, el área
o asunto específico objeto de examen. El planeamiento
provee una estrategia tentativa para orientar los esfuerzos de
auditoría.
La fase de planeamiento comprende las siguientes
actividades: Comprensión del Area respectiva, Examen
preliminar, Definición de criterios de auditoría,
Elaboración del memorando de programación; y,
Elaboración del plan de examen especial.
COMPRENSIÓN DEL ÁREA A
EXAMINAR:
La comprensión del área a examinar
constituye la tarea inicial del Equipo de Auditoría
designado para llevar a cabo la auditoría e implica la
obtención de información básica para
adquirir un apropiado entendimiento de los aspectos a ser
auditados.
Esta información puede obtenerse del Archivo
Permanente de la Universidad, Informes de Auditoría
Interna y/o Externa y, en el caso de una denuncia escrita, las
personas que la plantearon. Podría ser necesario dentro de
la fase de planeamiento, de acuerdo con las circunstancias y la
complejidad de los asuntos a examinar, incluir una etapa de
investigación preliminar y obtención de
información en la propia entidad para completar la
preparación del plan de examen especial.
La tarea de comprensión incluye la
obtención de información sobre: La naturaleza y
base legal de la entidad, Estructura orgánica y
líneas de autoridad y responsabilidad, Influencias
externas e internas.
EXAMEN PRELIMINAR:
En caso que el Archivo permanente de la universidad no
contenga información suficiente en torno a los puntos
antes mencionados, especialmente, en lo concerniente a la
organización y funciones y criterios de auditoría a
ser utilizados, puede ser apropiado llevar a cabo dentro de la
fase de planeamiento la etapa de investigación preliminar,
orientada a la obtención de información
básica directamente de la entidad y el Area a
examinar.
IDENTIFICACIÓN DE CRITERIOS DE
AUDITORIA:
Los criterios a utilizarse en el examen tienen
relación, generalmente, con la normativa legal y
disposiciones de carácter reglamentario. La
identificación de dicho marco debe llevarse a cabo, con el
fin de definir las implicancias legales que se derivan de las
situaciones o actos que serán materia de examen,
debiéndose solicitar el apoyo del área legal
correspondiente. Por esta razón, deben identificarse los
funcionarios y empleados que tuvieron que ver, en una u otra
forma, con el asunto o actividad sujeta a examen, esto es
indispensable para estar en condiciones establecer las
responsabilidad a que hubiere lugar, de ser el caso.
MEMORANDUM DE PROGRAMACIÓN Y PLAN DE
AUDITORIA:
Como resultado de las tareas de planeamiento se elabora
el memorando de programación que es el documento de
soporte de las principales decisiones adoptadas, con respecto a
los objetivos, alcance y metodología a utilizar en la
ejecución del examen especial. La fase de planeamiento
concluye con la formulación del plan del
examen.
El plan de examen especial tiene la siguientes
estructura:
(a) Origen del examen;
(b) Antecedentes y alcance del
examen;(c) Criterios de auditoría a
utilizar;(d) Programa de procedimientos a ejecutar en el
examen;(e) Recursos de personal y especialistas en
caso necesario;(f) Información
administrativa;(g) Presupuesto de tiempo;
(h) Informes a emitir y fecha de
entrega;(i) Formato tentativo del Informe.
FASE DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA
ACADÉMICA
Se inicia con el desarrollo de los programas de
auditoría. El propósito de esta fase, es obtener la
evidencia suficiente, competente y pertinente, en relación
a los asuntos o hechos evaluados en un departamento, escuela ,
facultad o en toda la universidad nacional.
Técnicamente, esta fase se lleva a cabo de
conformidad con los lineamientos expuestos en la NAGU-2.30
"Programa de Auditoría".
Algunas veces, la naturaleza de la auditoría a
ejecutar puede ser de índole repetitiva. En este caso, se
puede adaptar un programa modelo o pre establecido, con los
ajuste indispensables por las particularidades de cada
universidad nacional.
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