Auditoría académica (página 3)

Durante el desarrollo de una auditoría en una
universidad nacional, puede decidirse llevar a cabo un examen
especial de un asunto específico, relacionado con un
determinado tema, como por ejemplo la programación
curricular o los registros académicos. En tal caso, es
conveniente llevar a cabo las coordinaciones pertinentes, de modo
de integrar los procedimientos de auditoría, y de ser
posible, que las evaluaciones concernientes al examen especial
sean llevadas a cabo por el mismo equipo a cargo de la
auditoría. De esta manera se minimiza los inconvenientes a
la universidad nacional, tales como duplicidad en las solicitudes
de información y ejecución de pruebas de
auditoría, así como la sensación de
imprevisión y/o falta de coordinación
interna.

El equipo encargado debe tener presente que los
programas de auditoría en determinadas circunstancias,
pueden ser modificados durante la fase de ejecución del
examen, por situaciones tales como que un control en el cual nos
apoyamos para reducir el alcance de nuestras pruebas,
resultó apropiado sólo durante una parte del
período o, un posible hallazgo de auditoría que no
resulta de significación frente a otros, detectados
durante la búsqueda de evidencias,

Los programas de auditoría involucran: Establecer
objetivos de auditoría y los criterios consiguientes, de
ser necesario; especificar la evidencia a ser obtenida; Definir
los procedimientos para obtener y probar la evidencia; ajustar
los requerimientos de personal y otros recursos para el
examen.

Basado en los resultados obtenidos en la prueba
preliminar, el auditor llevará a cabo los procedimientos
de detalle especificados en el programa de
procedimientos.

El alcance de tales procedimientos debe estar basado en
los resultados del planeamiento y las decisiones en torno a la
suficiencia, competencia y pertinencia de la evidencia requerida
para sustentar el Informe.

Entre los procedimientos de auditoría más
utilizados figuran: Declaraciones de funcionarios,
confirmaciones, inspecciones físicas y revisión
documentaria.

Las declaraciones obtenidas de los funcionarios y
empleados de las universidades nacionales, en el curso de
investigaciones o entrevistas, debe ser siempre por escrito y
firmadas por el autor de las mismas. Las declaraciones deben
siempre corroborar los resultados de otros procedimientos
aplicados por los auditores en relación al asunto
evaluado. Cuando se considere apropiado revelar indicios y/o
actos relacionados con ilegales o irregulares debe solicitarse la
asesoría legal pertinente, de modo de evitar situaciones
que se deriven de la falta de respaldo de las
observaciones.

Las confirmaciones son procedimientos destinados a
corroborar la información obtenida de la universidad
nacional, a través de aquella obtenida de la contraparte
externa de la transacción ocurrida. Al requerir la
confirmación, el auditor debe adoptar las precauciones
necesarias para asegurarse que la respuesta sea remitida
directamente a su persona. En caso de no recibir respuesta a la
solicitud de confirmación, deberá remitirse un
segundo requerimiento y, de no obtenerse respuesta, debe aplicar
procedimientos alternativos para asegurarse de la validez de la
información proporcionada por la universidad. Si los
procedimientos alternativos no informan la información en
evaluación, el auditor debe considerar al mismo como punto
especial de atención y ahondar su investigación
hasta quedar satisfecho del mismo y definir su inclusión
en el informe.

La inspección física es empleada por el
auditor para cerciorarse mediante percepción sensorial y/o
pruebas especiales, de la existencia de un activo o bien en poder
de la universidad. El inventario de bienes en almacén y/o
activos fijos, constituye la aplicación práctica de
esta técnica de auditoría que se aplica como parte
de los exámenes especiales. Debe tenerse en cuenta que la
percepción sensorial está referida a los cinco
sentidos que está dotado el ser humano. Por ejemplo, la
determinación de la existencia de ciertos bienes,
requerirán una combinación de percepción
visual (tamaño, color, modelo, etc.), olfativa (olor),
gustativa (sabor), táctil (textura) más las pruebas
de laboratorio, si fuera el caso, que se estime
necesarias.

La revisión documentaria es, probablemente, el
procedimiento más utilizado en una auditoría,
aplicado a una universidad nacional. Partiendo de la premisa que
cada paso, fase o etapa de una transacción debe dejar
siempre una huella documental- bien sea por la emisión de
un documento o por anotaciones en el mismo (V° B°,
afectaciones de cuentas, pases a otros departamentos, informes,
etc. ), es posible reconstruir una transacción en base a
la documentación disponible y llegar a conclusiones sobre
faltantes documentarios, de autorizaciones, procedimientos
omitidos y/o falta de oportunidad de los mismos, transgresiones a
la normatividad vigentes y otros.

La revisión documentaria constituye un
complemento excelente de la inspección física, pues
esta última aporta evidencia en torno a la existencia
física de los bienes, lo cual no puede ser proporcionado a
través del primer procedimiento.

Los procedimientos indicados y otros que considere
necesario llevar a cabo el auditor, deben permitirle establecer
conclusiones en relación a los objetivos del examen. Para
este propósito, obtenida la evidencia, debe evaluarse la
misma para definir su competencia, pertinencia y
suficiencia.

A continuación el auditor debe evaluar la
evidencia contra el criterio acordado para cada objetivo,
teniendo en consideración: la necesidad de confirmar o
modificar las premisas establecidas durante la fase de
planeamiento; el desarrollo de conclusiones relativas a los
objetivos de auditoría; y, el sustento apropiado del
trabajo llevado a cabo y de las observaciones y conclusiones
formuladas.

• FASE DEL INFORME DE AUDITORIA
  ACADÉMICA

El Informe es el producto final del trabajo del auditor
y en el se presentan sus observaciones, conclusiones y
recomendaciones, expresadas en juicios fundamentados como
consecuencia del análisis de las evidencias obtenidas
durante la fase de ejecución.

En esta fase el auditor comunica a los funcionarios de
la universidad nacional objeto de la auditoría, los
resultados obtenidos presentados como deficiencias significativas
y las recomendaciones para promover mejoras en la
ejecución de las operaciones académicas, a fin que
la Jefatura del Area, el Decano de la Facultad, el Vicerrector
Administrativo y el Rector si fuera el caso, adopte medidas
correctivas y eviten su ocurrencia en el futuro.

Las características y la estructura del informe
básicamente, se encuentra establecida por la NAGU 4.40
"Contenido del Informe" y por la Sección 6.50, parte III
del Manual de Auditoría Gubernamental. Por tanto, el
contenido de un informe de examen especial es el
siguiente:

La síntesis gerencial tiene como objetivo hacer
que el informe de mayor utilidad para las autoridades de la
universidad nacional. En su contenido la síntesis presenta
en forma exacta, clara y justa los aspectos más
importantes del informe, a fin de evitar errores de
interpretación.

La introducción del informe proporciona a las
autoridades de la universidad, datos importantes relativos a la
universidad, los que brindan una base apropiada para comprender
con mejor claridad el mensaje que comunica dicho documento. En su
contenido se incluyen: Motivo del examen, objetivos y alcance,
Antecedentes y base legal de la universidad y Comunicación
de hallazgos de auditoría.

La conclusión es el juicio del auditor basado en
la observación formulada como resultado del examen
practicado. En caso necesario, la conclusión debe precisar
la naturaleza de la responsabilidad incurrida por los
funcionarios o servidores de la universidad en el ejercicio de
sus funciones. Cuando la responsabilidad identificada sea de
carácter penal, el auditor revela los hechos detectados en
términos de presunción de indicios razonables de
comisión de delito; debiendo obtener el asesoramiento
legal que corresponda.

Las observaciones están constituidas por las
deficiencias o incumplimiento a la normativa legal y otras normas
reglamentarias identificadas durante el examen que, en
determinados casos requerirán la adopción de
correctivos por parte de los funcionarios de la entidad y, en
otros, generarán responsabilidades específicas que
se derivan de las evidencias obtenidas durante la fase de
ejecución

El informe refleja solamente los comentarios sobre
observaciones significativas, los asuntos de menor importancia
son comunicados por el auditor mediante un memorando para que la
universidad adopte las medidas que considere
pertinente.

El informe de examen especial incluye los comentarios y
aclaraciones por escrito presentados por los funcionarios
comprendidos en las observaciones. Esta información debe
ser evaluada por el auditor e incluida en forma breve en el
informe, sin dejar de reflejar el sentido de los comentarios o
aclaraciones. También incluye la opinión del
auditor que resulte de la evaluación de tales
argumentos.

Las recomendaciones se refieren a las acciones
correctivas sugeridas por el auditor con el fin de corregir la
deficiencia identificada. Se dirigen a los funcionarios de la
universidad nacional que tienen competencia para disponer la
adopción de correctivos y encaminadas a superar la causa
del problema detectado. La elevación y remisión del
informe se sujeta a lo dispuesto en la Sección 685, Parte
III del Manual de Auditoría Gubernamental, aprobado por la
Contraloría General de la República.

• FASE DE ASESORIA EN ACTIVIDADES DE
  CONTROL

La auditoría se viene aplicando sobre la base de
hechos realizados y consumados (históricos); lo que no
facilita que la administración pueda aplicar los ajustes,
regularizaciones y/o retroalimentación oportuna de las
actividades académicas de las Universidades
Nacionales.

Interpretando a Pinilla (2004), la Auditoría
Académica, en su versión contemporánea, debe
ser asesora y consultora de los Decanos, Vicerrector
Académico y Rector para efectos de implementar oportuna y
adecuadamente el sistema de control académico, e imprimir
de esta manera, confiabilidad en la información, con
relación a la exactitud, eficiencia, efectividad y
economicidad de las actividades académicas.

La Auditoria Académica, va a funcionar a
distintos niveles de eficacia. Cuando se alcance un
estándar, a continuación, puede considerarse que la
auditoría ha contribuido en la optimización de la
buena administración.

• FASE DEL MONITOREO DE LAS OBSERVACIONES Y
  RECOMENDACIONES

El monitoreo, también llamado seguimiento o
supervisión constituye uno de los aportes muy importantes
de la auditoría. La auditoria tradicional se quedaba en el
Informe, actualmente después del informe se continua
trabajando en el monitoreo, lo cual constituye un valor agregado
al trabajo del auditor. El auditor necesita saber si sus
observaciones y recomendaciones son levantadas o tenidas en
cuenta según el caso, por eso aplica el
monitoreo.

SUPERVISIÓN CONTINUADA:

La supervisión continuada se inscribe en el marco
de las actividades corrientes y comprende unos controles
regulares efectuados en este caso por el equipo de
auditoría, así como determinadas tareas que realiza
el personal en el cumplimiento de sus funciones.

Existe una gran variedad de actividades que permiten
efectuar un seguimiento de la eficacia de control interno en el
desarrollo normal de la entidad. Comprenden actividades
corrientes de gestión y supervisión, comparaciones,
conciliaciones y otras tareas rutinarias.

Los diferentes directivos comprueban que el sistema
académico continua funcionando a través del
cumplimiento de sus funciones de gestión. Al incluir o
conciliar los distintos informes de explotación con los
informes financieros, empleando los mismos continuamente en la
gestión de la explotación es probable que se
identifiquen de manera rápida los errores importantes o
las excepciones en los resultados previstos. Se puede conseguir
una mejora en la eficacia del sistema de control interno
presentando información financiera completa y oportuna y
resolviendo toda excepción identificada.

Las comunicaciones recibidas de terceros confirman la
información generada internamente o señalan la
existencia de problemas. En este sentido, la comunidad corrobora
los datos de facturación implícitamente al pagar
sus facturas. Por el contrario, las reclamaciones respecto de la
facturación podrían indicar la existencia de
deficiencias en los controles sobre el proceso de las
transacciones.

La estructura adecuada y unas actividades de
supervisión apropiadas permiten comprobar las funciones de
control e identificar las deficiencias existentes. En ese
sentido, como rutina normal se supervisarán las tareas
administrativas que actúan de control sobre exactitud y
totalidad del proceso de las transacciones. Asimismo, se
establecerá una segregación de funciones de manera
que se ejerza una verificación recíproca, lo que
servirá además de disuasión al fraude, ya
que dificulta el disimular las actividades
sospechosas.

Los datos registrados por los sistemas de
información se comparan con los activos físicos.
Las existencias de producto terminado pueden ser recontadas
periódicamente. Los resultados de estos recuentos se
comparan con los registros contables y se comunican las
diferencias detectadas.

EVALUACIONES PUNTUALES :

Aunque los procedimientos de supervisión
continuada suelen proporcionar información importante
sobre la eficacia de otros componentes de control, de vez en
cuando un replanteamiento del sistema resultará
útil. Con ocasión de dicho replanteamiento, se
puede examinar la continuidad de la eficacia de los
procedimientos de supervisión continuada.

El alcance y la frecuencia de las evaluaciones puntuales
se determinarán principalmente en función de una
evaluación de riesgos y de la eficacia de los
procedimientos de supervisión continuada.

Las deficiencias en el sistema de control interno, en su
caso, deberán ser puestas en conocimiento de los
responsables y los asuntos de importancia serán
comunicados al primer nivel directivo.

El sistema de control interno y, en ocasiones, la forma
en que los controles se aplican, evolucionan con el tiempo, por
lo que procedimientos que eran eficaces en un momento dado,
pueden perder su eficacia o dejar de aplicarse. Asimismo, las
circunstancias en base a las cuales se configuró el
sistema de control interno en un principio también pueden
cambiar, reduciendo su capacidad de advertir de los riesgos
originados por las nuevas circunstancias. En consecuencia, la
dirección tendrá que determinar si el sistema de
control interno es en todo momento adecuado y su capacidad de
asimilar los nuevos riesgos.

El proceso de supervisión realizado por la
auditoría o por cualquier otro ente, asegura que el
control interno continua funcionando adecuadamente. Este proceso
comprende la evaluación, por parte de los empleados de
nivel adecuado, de la manera en que se han diseñado los
controles, de su funcionamiento, y de la manera en que se adoptan
las medidas necesarias. Se aplicará a todas las
actividades dentro de la entidad y a veces también a
externos contratados.

La auditoría, debe buscar que los sistemas de
control interno aseguren, en mayor o menor medida, su propia
supervisión. En este sentido, cuanto mayor sea el nivel y
la eficacia de la supervisión continuada, menor
será la necesidad de evaluaciones puntuales.

• ACCIONES DE CONTROL DE LA AUDITORIA
  ACADÉMICA

Las acciones de control académico consisten en
las políticas y los procedimientos que tienden a asegurar
que se cumplan las directrices de la Asamblea Universitaria,
Consejo Universitario y Rector de las universidades nacionales.
También tienden a asegurar que se tomen las medidas
necesarias para afrontar los riesgos que ponen en peligro la
consecución de los objetivos académicos de las
universidades.

Las acciones de control académico se llevan a
cabo en cualquier parte de la universidad, entonos sus niveles y
en todas sus funciones y comprenden una serie de acciones tan
diferentes como pueden ser aprobaciones y autorizaciones,
verificaciones, conciliaciones, análisis del resultados de
las actividades académicas, salvaguarda de bienes
destinados a las actividades académicas y la
segregación de funciones del personal involucrado en las
actividades académicas.

Según el Informe COSO, las acciones de control o
actividades de control, son las normas y procedimientos (que
constituyen las acciones necesarias para implementar las
políticas) que pretenden asegurar que se cumplen las
directrices de los órganos decisorios, con el fin de
controlar los riesgos de las actividades
académicas.

EVALUACIÓN DE LAS POLÍTICAS
ACADÉMICAS

La auditoría académica evaluará las
políticas establecidas en las normas académicas,
las establecidas por las autoridades universitarias, de modo que
se pueda establecer su viabilidad y cumplimiento en el desarrollo
académico de los departamentos, escuelas, facultades e
institutos.

Para el efecto la auditoria académica
establecerá las acciones de control, las cuales
utilizarán programas, procedimientos, técnicas y
prácticas que faciliten evaluar las políticas
académicas.

EVALUACIÓN DE LAS NORMAS
ACADÉMICAS

Las actividades académicas que llevan a cabo las
universidades nacionales, están basadas en normas. Dichas
normas van desde la Ley Universitaria, Estatuto y Reglamento de
la universidad, hasta las normas de carácter interno que
hayan emitido las autoridades correspondientes, especialmente el
vicerrectorado académico, los decanos, directores de
escuela y jefes de departamentos académicos.

Estas normas serán evaluadas en acciones de
control, especialmente diseñadas para determinar su
cumplimiento.

EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN
DOCENTE

La auditoría académica desarrollará
acciones de control destinadas a verificar que los docentes
tengan los requisitos establecidos en la programación
curricular correspondiente, luego determinarán si
están capacitados, entrenados o perfeccionados en los
conocimientos y praxis de las asignaturas que tienen a su
cargo.

Para el efecto se podrá tomar las hojas de vida
de los docentes y recabar la información respectiva,
también se podrá realizar entrevistas o encuestas
que permitan tener información válida sobre la
capacitación.

EVALUACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN
CURRICULAR

Los programas curriculares de las escuelas, facultades e
institutos de las universidades constituyen la hoja de ruta para
la adecuada formación profesión, por tanto son
instrumentos que deben ser evaluados en acciones de control de la
auditoría administrativa, de modo que permita determinar
si los aspectos considerados en los mismos tienen relación
con lo que se enseña en otras entidades líderes y
lo que es más importante si los perfiles considerados con
aquellos que exige el mercado laboral. Para el efecto se
formularán programas con objetivos y procedimientos
especiales.

EVALUACIÓN DE SILABOS

El silabo es un instrumento donde se expone el plan
académico a desarrollar por el docente de cada asignatura.
Este documento debe contener los conocimientos teóricos y
prácticos necesarios que faciliten el cabal desarrollo del
estudiante. Este instrumento debe desarrollarse en su integridad.
Contiene los objetivos, capacidades, estrategias, contenidos,
tiempos, evaluaciones y otros aspectos. Es un documento
fundamental.

Siendo así, este documento será motivo de
evaluación por parte de los auditores, para verificar si
está adecuadamente formulado, articulado con la
programación curricular, si se ha desarrollado
integralmente, si es posible hacerle ajustes de acuerdo con la
coyuntura. Para el efecto los auditores dispondrán de
programas y procedimientos para su evaluación.
También se realizarán entrevistas con las
autoridades y docentes respecto a su desarrollo y
consolidación y lo que es más importante se
tendrá la participación de los estudiantes a
través de encuestas para verificar si los alumnos
recibieron dicho documento, si se cumplió todo lo
establecido en cuanto a conocimientos, prácticas y
evaluaciones.

ANÁLISIS DE LA EVALUACIÓN
ACADÉMICA:

Si bien la entrega de conocimientos del docente al
estudiante es muy importante, también lo es la
evaluación. La auditoría académica debe
verificar si el tipo o tipos de evaluación son las
establecidas en las normas de la universidad y además
tienen el consenso académico en otras entidades.
Deberá verificarse se ha tenido en cuenta la
evaluación de conocimiento, de procedimientos y de
actitudes del estudiante. Existen experiencias donde los docentes
evalúan solo el nivel de procedimientos, dejando de lado
las otras evaluaciones donde los estudiantes pueden desarrollar
buenas destrezas, por tanto la auditoría de abocará
a determinar todos los aspectos de la
evaluación.

EVALUACIÓN DE LAS ÁREAS DE REGISTROS
ACADÉMICOS

Los conocimientos y prácticas que desarrolla el
estudiante se concreta en una nota, mediante la evaluación
académica que lleva a cabo el docente. Pero al docente
traslada las evaluaciones a las áreas de registros
académicos. En estas áreas las evaluaciones son
ingresadas a software especializado que permite almacenar las
evaluaciones, sumar, restar, dividir, es decir operacionalizar
con las evaluaciones de los estudiantes. En este proceso pueden
suceder errores. Se ha recibido denuncias de alumnos que estaban
desaprobados a nivel de registros de evaluación sin
embargo en las áreas de registros aparecen aprobados,
también han sucedido hechos en sentido contrario, alumnos
que estaban aprobados por alguna circunstancia aparecen
desaprobados. Estos hechos obligan a la auditoría
académica a evaluar.

La evaluación de esta área se
llevará a cabo mediante acciones de control con programas,
procedimientos y técnicas mas sofisticadas, porque de por
medio no sólo son documentos los que se revisan, si no
medios computarizados, por tanto aquí aparece el apoyo de
especialistas en computación para poder determinar si los
software están correctamente implementados y cumplen los
objetivos de la universidad. En algunos casos serán objeto
de acciones de control algunos funcionarios y trabajadores, para
verificar su idoneidad para el trabajo en estas áreas.
También, las acciones de control comprenden la
evaluación de los denominados record académicos,
certificados, y otros documentos que otorgan estas áreas
por disposición de las autoridades.

• PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
  ACADÉMICA

Durante la fase de ejecución, el equipo de
auditoría académica se aboca a la obtención
de evidencias y realizar pruebas sobre las mismas, aplica
procedimientos y técnicas de auditoría, desarrolla
hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones. Los
procedimientos de auditoría académica son
operaciones específicas que se aplican en una
auditoría e incluyen técnicas y prácticas
consideradas necesarias, de acuerdo con las circunstancias. Las
técnicas de auditoría son métodos
prácticos de investigación y prueba que utiliza el
auditor, para obtener evidencia necesaria que fundamente su
opinión. Las prácticas de auditoría
constituyen las labores específicas realizadas por el
auditor como parte del examen.

Las acciones de control se concretan mediante la
formulación de programas de auditoría que contienen
los denominados procedimientos de auditoría. No puede
concretarse una auditoría si no se aplica procedimientos
de auditoría.

Estos procedimientos varían de acuerdo a los
elementos, recursos o documentos que se van a evaluar. Algunos
procedimientos son simples y otros muy sofisticados. Los
procedimientos sofisticados comprenden constatación de
licencias de software, instalación correcta,
revisión de la operatividad, verificación de
resultados obtenidos, análisis de reportes,
etc.

En la aplicación de procedimientos de
auditoría, están de por medio principios, normas y
reglas del ejercicio profesional de la
auditoría.

Los procedimientos deben ser aplicados en forma
objetiva, independiente y siempre sobre la base de las normas
profesionales.

Los procedimientos de auditoría pueden ser
aplicados en forma personal o conjunta, con el propósito
de obtener la evidencia de cómo se llevan a cabo las
actividades académicas en las escuelas, facultades,
institutos y otras dependencias de las universidades.

• EVIDENCIA DE AUDITORIA
  ACADÉMICA

Es el conjunto de hechos comprobados, suficientes,
competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del
auditor académico.

Es la información específica obtenida
durante la labor de auditoría a través de
observación, inspección, entrevistas y examen de
los documentos y registros académicos. La actividades de
la auditoría académica se dedica a la
obtención de la evidencia, dado que esta provee una base
racional para la formulación de juicios u opiniones. El
término evidencia incluye documentos, fotografías,
análisis de hechos efectuados por el auditor y en general,
todo material usado para determinar si los criterios de auditoria
académica son alcanzados.

Se denomina evidencia de auditoria a la
información que obtiene el auditor para extraer
conclusiones con las cuales sustenta su opinión .La
evidencia de auditoria comprende los documentos fuente (
originales ) y los registros contables que soportan los estados
financieros y la información que proviene de otras
fuentes.

El término evidencia incluye documentos,
fotografías, análisis de hechos efectuados por el
auditor y en general todo material usado para determinar si los
criterios de auditoria son alcanzados.

La evidencia de auditoria se obtiene mediante la
apropiada combinación de:

Pruebas de control o de cumplimiento, son
aquellas que se realizan con el objeto de obtener evidencia sobre
la idoneidad y eficacia del funcionamiento de los sistemas de
contabilidad y control interno, es decir que estos existan,
estén vigentes y se apliquen en forma efectiva y
uniforme.

Procedimientos sustantivos, son las pruebas que
se realizan con la finalidad de obtener evidencia con la cual
detectar distorsiones materiales en los estados financieros,
pudiendo ser de dos tipos:

• Pruebas de detalle de saldos y transacciones ,para
  obtener evidencia suficiente y competente sobre la validez de
  las transacciones incluidas en los registros
  contables/estados financieros ( afirmaciones)

• Procedimientos analíticos, son el estudio y
  evaluación de la información financiera y no
  financiera relevante del periodo materia de
  examen.

EVIDENCIA Y LAS FASES DE AUDITORIA

La obtención de evidencia de auditoria que sirve
de soporte a la opinión del auditor sobre la razonabilidad
de los estados financieros y/o la eficacia, eficiencia y
economía en las operaciones de una entidad, está
estrechamente relacionada a todas las fases de la auditoria:
planeación, ejecución y elaboración del
informe.

En el planeamiento:

• En la comprensión de las operaciones de la
  entidad y de la estructura del control interno se debe
  obtener evidencia sobre la idoneidad del sistema contable y
  de la estructura del control interno, para determinar el
  riesgo de auditoria.

• En el Programa de Auditoria se va a detallar cuales
  son los procedimientos sustantivos y pruebas de controles
  para la obtención de evidencia.

En la ejecución :

• En la ejecución de procedimientos sustantivos
  y pruebas de controles mediante técnicas de auditoria
  se obtiene evidencia suficiente, competente y relevante, para
  formular los hallazgos.

• Las evidencias obtenidas son clasificadas, foliadas
  y archivadas en los papeles de trabajo.

En el informe :

• En la ejecución de la auditoria se puede
  obtener evidencia sobre algunos hechos o transacciones
  ocurridos con posterioridad a la fecha del balance y hasta la
  fecha del dictamen (hechos subsecuentes). Dichos hechos
  pueden afectar significativamente a la presentación
  razonable de los estados financieros, y de acuerdo a los
  principios de contabilidad, se hace necesario un ajuste o
  revelación en dichos estados .Estos acontecimientos
  reciben la denominación de "hechos
  posteriores"

• Obtención de la Carta de
  Representación, es una de las fuentes de evidencia mas
  significativa

• En la elaboración del informe , se determina
  la opinión del auditor de acuerdo a la suficiencia,
  relevancia y pertinencia de la evidencia obtenida.

• Si la evidencia ratifica que los estados financieros
  proporcionan razonablemente o no la situación
  económica financiera de la entidad, el auditor
  emitirá un dictamen limpio u opinión adversa
  según corresponda.

• Si existe limitación a la obtención de
  evidencia o esta resulta ser insuficiente para satisfacer la
  opinión del auditor, este pude emitir una
  opinión con abstención de opinión o con
  salvedades, según sea el caso.

La evidencia de auditoria puede clasificarse en los
tipos siguientes:

• Evidencia Física

• Evidencia Documental

• Evidencia Testimonial

• Evidencia Analítica

Evidencia Física

Esta forma de evidencia es utilizada por el auditor en
la verificación de saldos de activos tangibles y se
obtiene a través de un examen físico de los
recursos; sin embargo, tal evidencia no establece la propiedad o
valuación del activo.

Este tipo de evidencia se obtiene por medio de una
inspección u observación directa de:

• Actividades ejecutadas por las personas

• Documentos y registros

• Hechos relativos al objetivo del examen

La evidencia física se documenta en un memorando
que resume los asuntos revisados, papeles de trabajo que muestran
la naturaleza y alcance de la verificación practicada,
pudiendo ser el resultado de una inspección y estar
representada por fotografías, cuadros, mapas, u otras
representaciones gráficas. El obtener y utilizar evidencia
gráfica es una forma eficaz de explicar o describir una
situación en un informe. Por ejemplo, una
fotografía clara de un almacén que ilustra
practicas ineficientes tiene un impacto mucho mayor que cien
palabras.

El auditor debe obtener evidencia física, como
por ejemplo muestras en respaldo de sus hallazgos .La efectividad
de la labor de auditoria varía según se adquiera
familiaridad con la naturaleza física de las operaciones
recursos y otros bienes de la entidad. La habilidad de informar
acerca de una condición identificada es mucho más
convincente que declaraciones basadas en otros tipos de
evidencia.

Es una buena práctica que dos miembros del equipo
de auditoria efectúen la inspección física
.Igualmente, deben efectuarse las coordinaciones necesarias con
los funcionarios a cargo de la entidad, para que estos le
acompañen y corroborar los hallazgos de auditoria, los
cuales deben formar parte de los papeles de trabajo.

El adecuado uso de la técnica de
observación, incluyendo el reconocimiento del valor
de la evidencia física depende, en gran parte, del auditor
que efectúa el trabajo. Por ejemplo, si este se mantiene
alerta y es curioso e imaginativo, observará en forma
crítica los inventarios, las condiciones de la estructura
y equipo, y las actividades del personal de la entidad

Evidencia Documental

Es la información obtenida de la entidad bajo
auditoría e incluye vouchers, facturas, contratos, cheques
y en el caso de empresas acuerdos del Directorio. La
Confiabilidad del documento depende de la forma como fue creado y
su propia naturaleza. La forma más común de
evidencia consiste en clasificar los documentos en:

• Externos: aquellos que se origina fuera de la
  entidad I (ejemplo: facturas de compras, correspondencia
  recibida, etc.)

• Internos: aquellos que se originan dentro de la
  entidad ( facturas de ventas, registros contables
  ,correspondencia que se envía, guías de
  recepción y comunicación interna,
  etc.)

El auditor debe evaluar la confiabilidad de la evidencia
documental utilizada en respaldo a sus hallazgos de auditoria
.Por ejemplo, un documento externo que se obtenga directamente de
su lugar de origen es más confiable que el mismo documento
obtenido en la entidad. Siempre debe considerarse la posibilidad
de que los documentos obtenidos en la entidad podrían
estar alterados. Cualquier alteración importante debe
investigarse .si el auditor no esta seguro de que las
alteraciones son apropiadas, seria conveniente efectuar una
verificación de la fuente de origen.

Los factores que aseguran la confiabilidad de la
evidencia interna son:

• Si los documentos han circulado fuera de la
  entidad

• Si los procedimientos de control interno de la
  entidad son satisfactorios para asumir que la evidencia es
  precisa y confiable

• Si la evidencia esta sola o si sirve para corroborar
  otros tipos de evidencia.

La evidencia interna que circula fuera de la entidad
pude tener la mismas confiabilidad que la evidencia externa
.Relativamente pocos tipos de documentos están sujetos a
revisión y aprobación externa .Algunos ejemplos son
ordenes de compra devueltas con el visto bueno del proveedor y
guías de remisión debidamente recepcionadas
.

Los procedimientos internos tiene un efecto importante
en la confiabilidad de la evidencia documental que se origina en
la entidad y que circula solo en ella .por ejemplo , una tarjeta
de control de asistencia sería evidencia confiable de la
labor efectuada si :

• El empleado registra su hora de ingreso a la oficina
  en el reloj de control.

• El área de personal verifica la tarjeta de
  control ,comparándola con la información del
  área de trabajo y

• Los auditores internos o la administración
  efectúan revisiones sorpresivas de
  asistencia.

Características de la evidencia
documental

La evidencia documental está constituida,
generalmente, por documentos, registros, contratos,
comunicaciones originales; sin embargo, su presentación
puede estar planteada en copias, extractos de documentos,
material gráfico o artículos en diarios y revistas.
Deberá considerarse, además lo
siguiente:

• Copia de documentos

• Extractos frente a copias

• Material grafico

• Artículos en diarios y revistas.

Copias de documentos, Generalmente, debe
aceptarse como confiables las copias de documentos de los
archivos de la entidad si son necesarios para respaldar un
hallazgo. Una copia autenticada por el funcionario fedatario de
la entidad o de un notario fiel del original ,puede ser
conveniente en algunas circunstancias, pero debe limitarse solo a
documentos importantes ,como cuando se considera utilizarlos en
procesos judiciales .La importancia de un hallazgo de auditoria ,
determinará a menudo el tipo de evidencia que debe
retenerse en los papeles de trabajo .por ejemplo si el hallazgo
implica un compromiso por una compra específica ,una copia
de la orden de compra pude ser la evidencia básica a
retener en los papeles de trabajo.

Extractos frente a copias, Los extractos
preparados a mano por el equipo de auditores de los documentos de
la entidad son, generalmente, un respaldo aceptable para los
papeles de trabajo. Sin embargo, es preferible tener copias de
los documentos de mayor importancia .a veces los errores se
introducen en forma inadvertida en los extractos. El respaldo
para un hallazgo de importancia será mas conveniente si es
copia exacta del documento original .El auditor debe aplicar su
buen juicio y prudencia al determinar que documentos requieren
ser fotocopiados.

Material gráfico, A menudo el mejor
registro de una condición física existente en el
momento del examen es una serie de fotografías. La entidad
puede tener un archivo de fotografías que debe revisarse
para su posible utilización. La utilización
apropiada de fotografías y otro tipo de material visual,
hacen que los informes de los auditores tengan u mayor
significado al resaltar los puntos centrales de manera mas
enérgica y enfática.

Artículos en diarios y revistas, Los
diarios y revistas son a menudo una fuente útil de
información general, antecedentes y hechos actuales
relacionados con las actividades bajo examen. Sin embargo, se les
debe considerar solamente como fuente colateral y no principal de
información sustantiva.

Evidencia Testimonial

Es la información obtenida de terceros a
través de cartas o declaraciones recibidas en respuesta a
indagaciones o mediante entrevistas o encuestas.

El resultado de las entrevistas pueden expresarse
en un memorando basado en notas tomadas durante ellas. es
conveniente que tales declaraciones estén firmadas por los
funcionarios o empleados entrevistados , en caso estos se nieguen
a firmarla , deberán al menos confirmar de manera informal
leyendo el memorando, y, si es necesario corrigiéndolo ,la
confirmación debe ser obtenida en presencia de otro
miembro del equipo de auditoria , y la anotación del
auditor sobre la confirmación verbal , junto con la firma
del otro miembro que se encuentre presente, debe ir adjunta al
memorado sobre la entrevista.

Aun así si el entrevistado se niega a confirmare
la información verbal proporcionada, el auditor debe
adjuntar un anota al memorando exponiendo los motivos del
entrevistado para negarse a dicha confirmación. Asimismo
el auditor debe evaluar los efectos negativos de la
utilización de tales datos en el informe.

La declaración verbal o escrita de un
funcionario, acerca de, por ejemplo, la cantidad y condiciones de
las existencias en el almacén, tiene un valor limitado
como evidencia Las declaraciones se tornan más importantes
y útiles, si están corroboradas por revisiones de
los registros y las pruebas físicas del
inventario.

Las declaraciones de funcionarios de la entidad son
fuentes valiosas de información (explicaciones,
justificaciones o líneas de razonamiento) y proporcionan
elementos de juicio que no serían fáciles de
obtener a través de una prueba de auditoria.

Debe precisarse en los papeles de trabajo la fuente de
información verbal, por ejemplo "El Director General de
Administración de la empresa …." Esto
ayudará a indicar el grado de responsabilidad de la
persona entrevistada y su relación con el tema

Si la información verbal acerca de hechos, y no
una opinión, es de importancia clave y no puede
corroborarse, generalmente, será conveniente indicar en el
informe que no se pudo ratificarla y porqué. Si no se
puede verificar la información verbal con otra evidencia
debe admitirse la incertidumbre de cualquier conclusión
que se base en ella. En estas circunstancias, se debe tener mucho
cuidado al preparar el informe para evitar conclusiones o
implicaciones no respaldadas por la validez de dicha
información.

A efectos de planeación de la entrevista se debe
tener especial cuidado de la selección del auditor que va
a llevar a cabo la entrevista, debiéndose preparar
éste con anticipación en relación al tema de
la entrevista.

La obtención de información mediante
encuestas pude ser útil para recopilar
información pertinente en todas las auditorias, pueden ser
enviadas por correo u otro método a las personas que se
supone conocen del tema o área a examinar o pueden ser
aplicadas a través de visitas individuales por asistentes
de auditoria.

Las ventajas principales de la utilización de las
encuestas son: su conveniencia y economía en
términos de costo y tiempo, comparándolas con
entrevistas formales de los auditores con muchas personas. La
información obtenida puede ser tabulada fácilmente
a su especialidad y uniformidad total. Son más ventajosas
cuando el grupo a ser cubierto es más numeroso.

Desventaja, una encuestas es inflexible, no se obtiene
mas de lo que se pide, sin mayores indagaciones y verificaciones,
lo cual en varios casos esto puede resultar costoso. La
información obtenida es poco confiable, bastante menos que
la obtenida por los auditores en forma individual con los
entrevistados. Debe ser utilizado con cuidado, a no ser que se
cuente con evidencia que la corrobore, dicha evidencia no
sería un respaldo adecuado para las conclusiones y
recomendaciones sobre asuntos importantes.

Evidencia Analítica

Se obtiene al analizar o verificar la información
.Esta evidencia proporciona una base de respaldo para una
inferencia respecto a la razonabilidad de una partida
específica de un estado financiero.

La confiabilidad de evidencia analítica depende
en gran parte de la importancia de la información
comparable.

El juicio profesional del auditor acumulado a
través de la experiencia orienta y facilita el
análisis. La evidencia analítica puede originarse
de:

• 1. Computaciones

• 2. Comparaciones con :

– Normas establecidas

– Operaciones anteriores

– Otras operaciones, transacciones o
rendimiento

• 3 Leyes o reglamentos

• 4 Raciocinio

• 5 Análisis de la información
  dividida en sus componentes

Por ejemplo en una auditoria tributaria, se hace la
comparación en un mismo periodo respecto al año
anterior, las variaciones deben estar justificadas con los
incrementos o disminuciones del nivel de ventas, con el nivel de
inventarios y del análisis del costo de ventas.

La calidad de la evidencia de auditoria está
referida a la naturaleza y oportunidad de los procedimientos de
auditoria a ejecutarse. El considerar la naturaleza de los
procedimientos de auditoria, puede ser útil para el
auditor considerar que:

• La evidencia de auditoria obtenida de fuentes
  externas es más confiable que la proveniente de
  fuentes internas (ejemplo confirmación directa de
  saldos bancarios, etc.)

• La evidencia de auditoria que se obtenga de terceros
  no relacionados o creada por ellos, es más convincente
  que aquella que es obtenida de entes relacionados.

• La evidencia de auditoria que se obtenga
  directamente mediante comparación, inspección,
  observación o examen físico, es más
  convincente que aquella que es obtenida indirectamente
  mediante indagaciones con otros.

• Los documentos originales son más confiables
  que sus copias.

• La evidencia de auditoria que se obtenga dentro de
  la entidad es más convincente cuando el control
  interno es efectivo (ejemplo pruebas de que una
  transacción no ha sido iniciada, autorizada, ejecutada
  y registrada exclusivamente por un asola persona).

• La evidencia de auditoria que se obtenga de varias
  fuentes que sugieran la misma conclusión es más
  convincente que aquella conseguida de una sola
  fuente.

• La evidencia de auditoria bajo la forma de
  documentos y manifestaciones escritas es mas confiable que
  bajo la forma de declaraciones orales. Dichas manifestaciones
  deben ser expresadas libremente y no en forma que los
  informantes se puedan sentir intimidados.

• El costo (en efectivo y/o tiempo) de
  obtención de la evidencia más confiable y
  deseable, puede ser tan elevado que el auditor tendría
  obligatoriamente que aceptar evidencia de menor calidad, pero
  que considere satisfactoria dentro de las
  circunstancias.

• Lo mas importante del asunto a ser verificado
  (hallazgo de auditoria), requiere la obtención de la
  evidencia mas sólida y consistente, y
  consecuentemente, puede justificar la obtención de
  evidencias mas costosa.

• Los indicios de riesgos relativos mas elevados de lo
  normal exigen al auditor obtener mas y mejor evidencia que
  aquella requerida en circunstancias normales.

• La evidencia corroborativa constituye aquella que
  permita al auditor llegar a conclusiones a través de
  un proceso valido de raciocinio, pero que en si misma no es
  concluyente. Sirve únicamente para fortalecer o apoyar
  la confiabilidad de la evidencia obtenida.

• Una cantidad pequeña de evidencia de calidad
  excelente puede ser más confiable que una gran
  cantidad de evidencia de menor calidad.

Generalmente , el auditor necesita apoyarse en
evidencias que son mas persuasivas que concluyentes y con
frecuencia ,busca evidencias de diferentes fuentes o distinta
naturaleza para sustentar una misma aseveración. El
auditor no examina , por lo general, toda información
disponible , pues es posible establecer conclusiones a partir de
un saldo de cuenta o un tipo de transacción , mediante el
uso del criterio o procedimientos de muestreo
estadístico.

La evidencia de auditoria es mas persuasiva cuando
consiste en elementos de evidencia que provienen de diferentes
fuentes o son de distinta naturaleza, pero guardan coherencia
entre ellas. En estas circunstancias el auditor puede obtener un
grado mayor de confiabilidad que considerando individualmente
tales elementos de evidencia. En un sentido contrario, cuando la
evidencia obtenida de una fuente es incongruente con la obtenida
de otra, el auditor debe determinar que procedimientos
adicionales son necesarios para resolver dicha
situación.

El auditor obtiene evidencia de auditoria por uno o
más procedimientos de auditoría: inspección,
observación, indagación, confirmación,
cálculos y procedimientos analíticos. La
oportunidad de estos procedimientos depende, en parte, de los
periodos en que la evidencia buscada se encuentre
disponible.

• HALLAZGOS DE AUDITORIA
  ACADÉMICA

Se denomina hallazgo de auditoría
académica al resultado de la comparación que se
realiza entre un criterio y la situación actual encontrada
durante el examen. Es toda información que a juicio del
auditor le permite identificar hechos o circunstancias
importantes que inciden en la gestión de las actividades
académicas bajo examen que merece ser comunicados en el
informe. Sus elementos son: condición, criterio, causa y
efecto.

El auditor académico debe estar capacitado en las
técnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y
realista. Al realizar su trabajo debe considerar los factores
siguientes: condiciones al momento de ocurrir el hecho;
naturaleza, complejidad y magnitud de las actividades examinadas;
análisis crítico de cada hallazgo importante;
integridad del trabajo de auditoría académica;
autoridad legal; diferencias de opinión.

Como producto de la ejecución de la
auditoría, el auditor puede determinar hallazgos de
auditoría. Los hallazgos se concretan como resultado de la
comparación entre un criterio de auditoría y la
situación actual encontrada durante el examen especial.
Constituye hallazgo, toda información que a juicio del
auditor, le permite identificar hechos o circunstancias
importantes que inciden en la gestión de los recursos
materiales bajo examen y, que por su naturaleza merecen ser
comunicados en el informe.

Los hallazgos de auditoría están
relacionados con asuntos significativos e incluyen
información (evidencia) suficiente, competente y
pertinente, que emerge de la evaluación practicada.
Generalmente los hallazgos corresponden a cualquier
situación deficiente que se determina como consecuencia de
la aplicación de procedimientos de auditoría. Sus
elementos son: condición, criterio, causa y
efecto.

Los resultados de la evaluaciones efectuadas y las
conclusiones deben ser documentados apropiadamente, confirmando
que:

• a) Los procedimientos programados han sido
  llevados a cabo satisfactoriamente;

• b) Los cambios a la programación inicial
  están plenamente identificados y
  autorizados;

• c) Están plenamente identificadas las
  causas y los efectos de las condiciones
  observadas.

Tratándose de hallazgos negativos, el auditor
debe desarrollar recomendaciones, señalando la necesidad
de efectuar mejoras, teniendo en cuenta su análisis de las
causas y efectos en las condiciones identificadas. A este
respecto, debe tener en cuenta: la factibilidad y costo de
adoptar la recomendación (relación
costo-beneficio); cursos alternativos de acción; y,
efectos positivos y negativos que podrían resultar de la
implementación de la recomendación.

Sin perjuicio de las coordinaciones llevadas a cabo con
los funcionarios y empleados de las universidades nacionales,
tendentes a dilucidar las condiciones negativas determinadas,
antes de concluir esta fase el auditor debe dar cumplimiento a la
NAGU 3.60 " Comunicación de Hallazgos". La
comunicación de los hallazgos es por escrito, guardando
las formalidades necesarias para otorgar el derecho de ejercer su
legítima defensa a los funcionarios y empleados
comprendidos en las observaciones, incluyendo aun a aquellos que
ya no laboran en la universidad, en caso de no ser posible su
ubicación, deberá emplearse el Diario Oficial El
Peruano u otro de mayor circulación en la ciudad donde
esté la universidad nacional. Para comunicar los hallazgos
debe evaluarse apropiadamente su materialidad y señalarse
un plazo perentorio a los funcionarios o empleados del Area de
Abastecimientos de la universidad involucrados en las
observaciones para la recepción de descargos documentados,
de conformidad con las normas establecidas para tal efecto. Los
descargos presentados son debidamente evaluados,
poniéndose énfasis en los juicios formulados y en
la documentación alcanzada no vista durante el examen. La
no presentación de descargos debe revelarse en la parte
pertinente del informe. La NAGU 4.40 "Observaciones", estipula
que si durante el examen el auditor determina la existencia de
indicios razonables de comisión de delito, debe proceder a
deslindar el tipo de responsabilidad que corresponda a los
presuntos implicados, contando para ello con la opinión de
la asesoría legal. La Ley del Sistema Nacional de Control,
precisa que existen tres tipos de responsabilidades:
administrativa, civil y penal.

CAPÍTULO V
:

Buena
administración de las Universidades
Nacionales

Interpretando al Diccionario de Microsoft Buena
Administración, es el arte o manera de gobernar que se
propone como objetivo el logro de un desarrollo institucional
(académico, financiero, económico y social)
duradero, promoviendo un sano equilibrio entre la Universidad, la
Comunidad Universitaria y el mercado.

Las universidades nacionales, deben establecer las
pautas que orienten el accionar de sus dependencias, hacia la
búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía
en sus operaciones en el marco de una adecuada estructura de
control interno y probidad administrativa que faciliten la buena
administración.

PROCESO DE LA BUENA
ADMINISTRACIÓN

El proceso de la Buena Administración en las
universidades debe comprender la modificación del
comportamiento del personal en sus actitudes emocionales para
llevar a cabo sus funciones, la modificación de la
gestión tradicional por la buena administración por
parte de los responsables del gobierno de las universidades;
también comprende la modificación del entorno del
control, los riesgos, actividades de control, información,
comunicación y supervisión de las actividades
educativas y administrativas de estas entidades
educativas.

La buena administración de las universidades
nacionales, comprende la gestión de programas y
actividades. La evaluación de la efectividad de los
programas o actividades de las universidades nacionales, tiene
relación directa con la evaluación de la eficiencia
y economía en la aplicación de los recursos; por
este motivo el auditor puede incluir ambos componentes en forma
conjunta al desarrollar su trabajo. Esto es un aspecto a
considerar durante la fase de planeamiento de la
auditoría, en vista que una entidad puede alcanzar sus
objetivos y metas en un período determinado, a pesar de
incurrir en despilfarros o falta de economía en la
aplicación de los recursos; o también, la misma
entidad podría obtener niveles adecuados de eficiencia y
economía en sus operaciones, sin que por ello logre sus
objetivos y metas planeadas como parte de la gobernanza
corporativa.

DESARROLLO INSTITUCIONAL

El desarrollo institucional, comprende el desarrollo de
los planes, programas, actividades y funciones de las
universidades nacionales. El desarrollo institucional es la
contienda que tienen que librar las universidades internamente y
especialmente externamente para tener la confianza de los
usuarios de los servicios que presta a la comunidad. El
desarrollo institucional tiene que darse en las actividades
administrativas y académicas de las universidades
públicas para que ganen la contienda que tendrán
con las universidades privadas.

El desarrollo institucional no es algo fortuito, si no
por el contrario, se logra alcanzar luego de un proceso que pasa
por la aplicación correcta de las normas, procesos,
procedimientos, técnicas y prácticas en el contexto
de los objetivos, misión y visión institucional; la
eficiencia, eficacia y economía en la utilización
de los recursos escasos de estas entidades también
contribuye al desarrollo institucional de las universidades
nacionales; asimismo es parte de este proceso las
políticas, estrategias y tácticas de la
gestión teniendo en cuenta el interno y el entorno de
estas entidades[20]

Las universidades nacionales, deben establecer las
pautas que orienten el accionar de sus dependencias, hacia la
búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía
en sus operaciones en el marco de una adecuada estructura de
control interno y probidad administrativa que faciliten el cambio
y competitividad

Según el Informativo Caballero
Bustamante[21]en principio debemos indicar que la
buena administración es el sistema por el cual las
entidades son dirigidas y controladas. La estructura de la buena
administración especifica la distribución de los
derechos y responsabilidades entre los diferentes participantes.
También prevé la estructura a través de la
cual se establecen los objetivos de la entidad, los medios para
alcanzar estos objetivos, así como la forma de hacer un
seguimiento a su desempeño.

Con la buena administración, se ha demostrado que
las entidades pueden acumular mayor valor institucional, reducen
los costos de financiamiento, prestan mejores servicios, todo lo
cual es una ventaja competitiva para las empresas de transporte
urbano.

La gestión corporativa, se define de
múltiples formas, dependiendo del punto de vista,
convicciones y comprensión. Así, se puede decir que
es la fuerza que dirige una entidad y que es responsable de su
éxito o fracaso. Se puede decir que es el desempeño
para concebir y lograr los resultados deseados por medio de los
esfuerzos de un grupo que consiste en la utilización del
talento humano y los recursos. Puede decirse que es lograr que se
hagan las cosas mediante la participación dinámica
de la gente. También que es la satisfacción de las
necesidades económicas y sociales, siendo productivo para
el ser humano, para la economía y para la sociedad. Que es
un recurso para alcanzar los objetivos.

Para los propósitos de este trabajo de
investigación, se usará la definición: es un
proceso distintivo que consiste en planear, organizar, ejecutar,
coordinar y controlar; diseñado para determinar y lograr
los objetivos, mediante el uso de los recursos humanos y de otros
recursos. La buena gestión es una abstracción
diseñada a convertir los recursos desorganizados en el
logro de objetivos útiles, efectivos y de total provecho
para los usuarios y la comunidad. Este se logra utilizando con
efectividad recursos no humanos, trabajando con personas y
motivándolas para usar su plena capacidad..

PLAN DE BUENA ADMINISTRACIÓN :

La prestación de servicios educativos por las
universidades nacionales, pueden ser brindados mediante
acción directa, gestión hecha vía la
administración de la universidad, o por acción
indirecta, mediante terceros, lo importante es que, en ambos
casos, se asegure la eficiencia, eficacia y economía del
servicio; por lo que la universidad debe mejorar y/o perfeccionar
sus mecanismos de control, sin afectar el presupuesto de la
entidad.

La administración de las universidades nacionales
está bajo la dirección y responsabilidad del Rector
, funcionario de confianza a tiempo completo y dedicación
exclusiva designado por la Asamblea Universitaria. El Rector no
debe improvisar, si no más bien efectuar los planes,
programas, proyectos y actividades más convenientes para
la comunidad universitaria y la comunidad en general; está
obligado a buscar buenos resultados y, cuenta para ello con los
elementos que la ciencia de la administración le provee
tal como la planeación, la organización, la
dirección y control administrativo y finalmente la
evaluación. En tal sentido, se necesita definir hacia
donde pretende llegar donde los objetivos anuales deben ser
formulados sobre la base de un plan.

En tal sentido, el Rector debe satisfacer las siguientes
características: i) Establecer objetivos en forma
conjunta; ii) Establecer objetivos para cada Facultad; iii)
Interrelacionar los objetivos de las Facultades; iv)
Elaboración de planes tácticos y de planes
operacionales con énfasis en la medición o el
control; v) Continua evaluación, revisión y
reciclaje de los planes; vi) Participación activa de la
comunidad universitaria; vii) apoyo de staff a las
Facultades.

Para efectos de una gestión corporativa, es
necesario que el Rector, lleve a cabo un plan que comprenda los
siguientes aspectos:

• a) Definir los principios más efectivos
  para concretar una gestión corporativa
  efectiva;

• b) Definir los recursos tangibles e intangibles
  que dispone para concretar la gestión
  corporativa;

• c) Definir los estándares de la
  gestión corporativa, de modo que los programas,
  proyectos o actividades tengan que esforzarse para llegar a
  dichos estándares;

• d) Definir las herramientas administrativas,
  financieras y psicológicas para concretar el buen
  gobierno;

• e) Establecer las estrategias mas efectivas
  para concretar el buen gobierno que beneficie a los usuarios
  del transporte y la colectividad;

• f) Definir el proceso de organización y
  buen gobierno aplicable a las empresas de transporte urbano,
  de modo que pueda cumplir con las necesidades de la
  colectividad

• PRINCIPIOS DE LA BUENA
  ADMINISTRACIÓN

La buena administración explica las reglas y los
procedimientos para tomar decisiones en asuntos como la
prestación de servicios educativos que beneficie
efectivamente a la colectividad; el manejo de los conflictos de
interés; la estructura patrimonial, los esquemas de
remuneración de directivos, funcionarios y trabajadores;
incentivos de la institución, la adquisición del
control, la revelación de información,
etc.

La buena administración, es la forma en que se
dirigen y controlan las entidades y refleja las relaciones de
poder entre los directivos, el gerente, los funcionarios, los
trabajadores, la ciudadanía y otros grupos de
interés (stakeholders). También incluye los
estándares mínimos adoptados por las entidades para
satisfacer las necesidades de la colectividad. El
propósito es contar con una recta gerencia; reconocer el
derecho de los usuarios, definir las responsabilidades de las
autoridades; asegurar la fluidez de la información, y
reconocer las relaciones con otros grupos de
interés.

Los principios de la buena administración de las
universidades nacionales, se inspiran en los principios del
gobierno corporativo de la Organización Internacional
Intergubernamental (OCDE) que reúne a los países
más industrializados de economía de mercado. De
acuerdo con esta entidad la buena administración es el
sistema por el cual las entidades son dirigidas y controladas, su
estructura especifica la distribución de los derechos y
responsabilidades entre los diferentes participantes, tales como
las autoridades, los administradores, docentes, trabajadores,
alumnos, los usuarios y otros agentes económicos que
mantengan algún interés en la entidad; provee la
estructura a través de la cual se establecen los objetivos
de la entidad, los medios para alcanzar estos objetivos,
así como la forma de hacer un seguimiento a su
desempeño.

Los principios de la gestión corporativa para las
universidades públicas, están agrupados en seis
títulos:

• 1) Los derechos de los usuarios; para proteger
  y facilitar el ejercicio del derecho de los usuarios del
  servicio educativo;

• 2) Tratamiento equitativo de los servicios
  educativos; para asegurar el trato equitativo de todos los
  usuarios de universidades nacionales;

• 3) La función de los grupos de
  interés en la gestión corporativa; para
  reconocer sus derechos establecidos por ley o acuerdos mutuos
  y estimular la cooperación entre la entidad y los
  stakeholders para crear entidades financieramente rentables y
  sólidos;

• 4) Comunicación y transparencia
  informativa; para que se presente la información de
  manera precisa y de modo regular acerca de todas las
  cuestiones materiales referentes al servicio educativo
  incluidos los resultados, la situación financiera, la
  propiedad y la gestión de la universidad;

• 5) La responsabilidad de las autoridades; para
  estipular las directrices estratégicas de las
  universidades, un control efectivo de la
  administración y la responsabilidad hacia la entidad,
  los usuarios y la colectividad en general;

• 6) Otros aspectos relacionados; para cumplir
  integralmente con los usuarios del servicio educativo y la
  colectividad en general en el marco de la responsabilidad
  social de las empresas.

• RECURSOS DE LA BUENA
  ADMINISTRACIÓN

El recurso humano, es el recurso de mayor relevancia con
que cuenta la gestión corporativa. Al respecto cabe
resaltar que la gestión corporativa es para las personas y
por medio de las personas. En la gestión corporativa se
sabe que para alcanzar el objetivo deseado, las personas
requieren dirección, necesitan ser persuadidas,
inspiradas, comunicadas y ser capaces de desempeñar tareas
de trabajo que sean satisfactorias.

Los recursos, distintos a las personas, son esenciales
para el éxito de la buena administración. La
gestión corporativa debe definir las líneas de
enlace para facilitar la coordinación de los recursos y
para establecer relaciones adecuadas y actualizadas entre ellos.
Los objetivos institucionales dan propósito al uso de
recursos por parte de la gestión institucional. Hay un
objetivo que alcanzar, una misión que cumplir. La
dirección está orientado al objetivo.

Los bienes, rentas y derechos de cada universidad
nacional constituyen su patrimonio de acuerdo a las diferentes
normas sobre las cuales se han constituido las entidades. El
patrimonio institucional se gestiona por cada universidad en
forma autónoma, con las garantías y
responsabilidades de Ley. Los bienes de dominio privado son
inalienables e imprescriptibles. Todo acto de disposición
o de garantía sobre el patrimonio institucional debe ser
de conocimiento interno y externo. Son bienes de las
universidades: los bienes inmuebles y muebles; los edificios y
sus instalaciones;, derechos o cualquier otro bien que represente
valor cuantificable económicamente; los legados o
donaciones que se instituyan en su favor.

Según Valdivia (2005)[22], la
autonomía financiera de las universidades, es la potestad
que le corresponde en virtud de la cual puede: gozar de su
patrimonio, administrarlo y disponer de el, en la medida
permitida por la Ley; elaborar y administrar su propio
presupuesto; y, concertar empréstitos, etc.

• ESTÁNDARES DE LA BUENA
  ADMINISTRACIÓN

Según Koontz & O´Donnell
(1990)[23], ya que los planes son las base frente
a las cuales deben establecerse los controles, lógicamente
se deduce que el primer paso en el proceso sería
establecer planes. Por tanto dichos planes constituyen uno de los
primeros estándares.

Sin embargo, puesto que los estándares
varían en nivel de detalle y complejidad, y ya que la
buena administración no suele observar todo, se establecen
normas especiales. Estas normas son, por definición,
criterios sencillos de evaluación. Son los puntos
seleccionados en un programa total de planeación donde se
realizan medidas de evaluación, de tal modo que puedan
orientar a las autoridades y funcionarios respecto de cómo
marchan las cosas sin que éstos tengan que observar cada
paso en la ejecución de los planes.

De acuerdo con el COSO (1997)[24], los
sistemas de control interno funcionan a distintos niveles de
eficacia. De la misma forma, un sistema determinado puede
funcionar de manera diferente en momentos distintos. Cuando un
sistema de control alcanza el estándar a
continuación, puede considerarse un sistema eficaz. El
control puede considerarse eficaz si: i) Se están logrando
los objetivos operacionales de la entidad; ii) Disponen de
información adecuada hasta el punto de lograr los
objetivos operacionales de la entidad; iii) Si se prepara de
forma fiable la información financiera, económica y
patrimonial de la entidad; y, iv) Si se cumplen las leyes y
normas aplicables.

Mientras que el control realizado por la
auditoría es un proceso, su eficacia es un estado o
condición del proceso en un momento dado, el mismo que al
superar los indicadores o estándares establecidos facilita
la eficacia de la buena administración.

Los estándares o indicadores son
parámetros cualitativos y cuantitativos que detallan la
medida en la cual un determinado objetivo ha sido
logrado.

Al ser instrumentos de medición de las
principales variables asociadas al cumplimiento de los objetivos,
constituyen una expresión cuantitativa de lo que se
pretende alcanzar y mediante la cual establece y mide sus propios
criterios de éxito, y proveen la base para el seguimiento
de su desempeño. Por lo general para medir una cadena
estratégica representada de política, objetivos
generales, objetivos específicos, acciones permanentes y
temporales, se utilizan indicadores o estándares de
Impacto, Resultado y Producto, los cuales en conjunto permiten
medir la evolución del desempeño de la
entidad.

Indicadores de Impacto: Se asocian a los
lineamientos de política y miden los cambios que se espera
lograr a mediano y largo plazo. Muestra los efectos (directos o
indirectos) producidos como consecuencia de los resultados y
logros de las acciones sobre un determinado grupo de clientes o
población. Usualmente medidos de manera más
rigurosa y profunda y requiere de una definición precisa
del tiempo de la evaluación ya que existen intervenciones
cuyo impacto sólo es medible en el largo plazo.

Indicadores de Resultado: Se asocian a objetivos
generales y específicos y se relacionan con las distintas
dimensiones que abarca el propósito del objetivo. Indica
el progreso en el logro de los propósitos de las acciones,
reflejando el nivel de cumplimiento de los objetivos. Por lo
general, el resultado de las acciones no puede ser medido sino
hasta el final de las tareas que componen (en el caso de tratarse
de proyectos, que por definición tienen un tiempo
definido) o hasta que las tareas hayan alcanzado un nivel de
maduración necesario en actividades de carácter
permanente.

Indicadores de Producto: Se asocian a las
acciones permanentes o temporales, y miden los cambios que se van
a producir durante su ejecución. Refleja los bienes y
servicios cuantificables provistos por una determinada
intervención y en consecuencia, por una determinada
institución.

Línea de Base: Es la primera
medición de los indicadores seleccionados para medir los
objetivos de una acción permanente o temporal, debe
realizarse al inicio del Plan con la finalidad de contar con una
"base" que permita cuantificar los cambios netos ocurridos en
razón de su intervención.