Manual de Contabilidad Básica

Considerando que la Contabilidad es una
técnica que tiene como finalidad apoyar y optimizar
los procesos de la Administración y de la Economía
en una organización empresarial, su enseñanza
requiere de objetivos claramente definidos y prácticos,
factibles de aplicar con exacta precisión.

Es por este motivo, que el presente Manual, pretendiendo
entregar contenidos básicos de la contabilidad,
centrará su enseñanza en el material
didáctico y participación del alumno en el
desarrollo de situaciones y casos prácticos que
deberá resolver, los que lógicamente estarán
coordinados con los contenidos expresados en el programa de
estudios presentado con anterioridad.

Se planteará en éste una pequeña
reseña de los Objetivos, función y finalidad de la
Contabilidad, para luego hacer un breve paso por la
documentación mercantil y bancaria que son los documentos
que registran los hechos económicos históricos
ocurridos en la empresa y que se consolidan como la base de los
registros contables elaborados posteriormente en los sistemas de
contabilidad que llevará la institución.

Seguidamente, se entregarán los Conceptos de
Contabilidad, y sus operaciones esenciales, desarrollando
finalmente, registros de procesos contables básicos que
conduzcan a la elaboración, análisis e
interpretación de Estados Financieros, finales, como son
los Estados de Resultados de una empresa.

Definición

LA CONTABILIDAD es una técnica auxiliar de
la Economía, cuya finalidad es apoyar los procesos en la
Administración de una empresa de manera de aportarle
eficiencia. La información que entrega sirve a los
Ejecutivos para orientar la Toma de Decisiones con respecto al
futuro de la organización.

Es el arte de registrar, clasificar y sintetizar en
forma significativa expresándolos en dinero los actos y
las operaciones que tengan aunque sea parcialmente
características financieras y de interpretar sus
resultados.

Funciones

Históricas, se manifiesta por el registro
cronológico de los hechos económicos que van
apareciendo en la vida de la empresa Ejm: La anotación por
orden de fechas de todos los cobros y pagos que se van
realizando.

Estadística, es el reflejo de los hechos
económicos en cantidades que dan una visión real de
la forma como queda afectada la situación de la empresa
Ejm: Ver el crecimiento de la empresa en cinco
años.

Económica, estudia el proceso que se sigue
para la obtención del producto Ejm: Costo –
beneficio.

Financiera, analiza la obtención de los
recursos, para hacer frente a los compromisos de la empresa Ejm:
Ver con que dinero cuenta la empresa, conocer los plazos de
cobros a clientes y compromisos de pago a acreedores.

Fiscal, es saber cómo le afecta las
disposiciones fiscales, conocer todos los impuestos existentes
Ejm: Iva, Renta, Impuesto único, etc.

Legal, conocer los artículos del
código de comercio, código del trabajo y otras
leyes que puedan afectar a la empresa para que la contabilidad
refleje de manera legal el contenido de la actividad Ejm: Salud,
AFP, etc.

OBJETIVO

• Proporcionar una imagen numérica de la que en
  realidad sucede en la vida y en la actividad de la empresa,
  conocer el Patrimonio y sus modificaciones.

• Proporcionar una base en cifras para orientar las
  actuaciones de gerencia en su toma de decisiones.

• Proporcionar la justificación de la correcta
  gestión de los recursos de la empresa.

La contabilidad como
sistema

Dentro del macro-sistema "empresa" existen
una variedad de Subsistemas de Información Administrativa,
entre los cuales encontramos el Subsistema de

Información Contable.

Características de la información
contable

Principios
contables

Con el objeto de que los estados financieros puedan ser
entendidos por terceros, es necesario que sean preparados con
sujeción a un cuerpo de reglas o convenciones previamente
conocidas y de aceptación general.

Los principios son pocos y representan las presunciones
básicas sobre las que descansan las normas. Necesariamente
derivan de los factores económicos y políticos del
medio ambiente, de las formas de pensar y de las costumbres de
todos los segmentos de la comunidad que involucra al mundo de los
negocios.

A continuación se resumen los Principios
Contables de Aceptación General, los que son determinados
por las características del medio ambiente en el cual se
desenvuelve la contabilidad.

1.- Equidad: La equidad entre intereses opuestos
debe ser una preocupación constante en contabilidad,
puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos contables,
puedan encontrarse ante el hecho de que sus intereses
particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los
estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con
equidad los distintos intereses en juego en una entidad. Este
principio en el fondo es el postulado básico o principio
fundamental al que está subordinado el
resto.

2.- Entidad Contable: Los estados financieros se
refieren a entidades económicas específicas, que
son distintas al dueño o dueños de la
misma.

3.- Empresa en Marcha: Se presume que no existe
un límite de tiempo en la continuidad operacional de la
entidad económica y por consiguiente, los cifras
presentadas no están reflejadas a sus valores estimados de
realización. En los casos en que exista evidencias
fundadas que prueben lo contrario, deberá dejarse
constancia de este hecho y su efecto sobre la situación
financiera.

4.- Bienes Económicos: Los estados
financieros se refieren a hechos, recursos y obligaciones
económicas susceptibles de ser valorizados en
términos monetarios.

5.- Moneda: La contabilidad mide en
términos monetarios, lo que permite reducir todos sus
componentes heterogéneos a un común
denominador.

6.- Período de Tiempo: Los estados
financieros resumen la información relativa a
períodos determinados de tiempo, los que son conformados
por el ciclo normal de operaciones de la entidad, por
requerimientos legales u otros.

7.- Devengado: La determinación de los
resultados de operación y la posición financiera
deben tomar en consideración todos los recursos y
obligaciones del período aunque éstos hayan sido o
no percibidos o pagados, con el objeto que de esta manera los
costos y gastos puedan ser debidamente relacionados con los
respectivos ingresos que generan.

8.- Realización: Los resultados
económicos sólo deben computarse cuando sean
realizados, o sea cuando la operación que las origina
queda perfeccionada desde el punto de vista de la
legislación o prácticas comerciales aplicables y se
hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal
operación. Debe establecerse con carácter general
que el concepto "realizado" participa del concepto de
devengado.

9.- Costo Histórico: El registro de las
operaciones se basa en costos históricos
(producción, adquisición o canje); salvo que para
concordar con otros principios se justifique la aplicación
de un criterio diferente (valor de realización). Las
correcciones de las fluctuaciones del valor de la moneda, no
constituyen alteraciones a este principio, sino menos ajustes a
la expresión numeraria de los respectivos
costos.

10.- Objetividad: Los cambios en activos, pasivos
y patrimonio deben ser contabilizados tan pronto sea posible
medir esos cambios objetivamente.

11.- Criterio Prudencial: La medición de
recursos y obligaciones en la contabilidad, requiere que
estimaciones sean incorporadas para los efectos de distribuir
costos, gastos e ingresos entre períodos de tiempo
relativamente cortos y entre diversas actividades. La
preparación de estados financieros, por lo tanto, requiere
que un criterio sano sea aplicado en la selección de la
base a emplear para lograr una decisión prudente. Esto
involucra que ante dos o más alternativas debe elegirse la
más conservadora. Este criterio no debe ser afectado por
la presunción que los estados financieros podrían
ser preparados en base a una serie de reglas inflexibles. En todo
caso los criterios adoptados deben ser suficientemente
comprobables para permitir un entendimiento del razonamiento que
se aplicó.

12.- Significación o Importancia Relativa:
Al ponderar la correcta aplicación de los principios y
normas, deben necesariamente actuarse con sentido
práctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no
encuadran con los principios y normas aplicables y que, sin
embargo, no presentan problemas debido a que el efecto que
producen no distorsiona a los estados financieros considerados en
su conjunto. Desde luego, no existe una línea demarcatoria
que fije los límites de lo que es y no es significativo, y
debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda
en cada caso de acuerdo con las circunstancias, teniendo en
cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos,
pasivo, patrimonio, o en el resultado de las operaciones del
ejercicio contable.

13.- Uniformidad: Los procedimientos de
cuantificación utilizados deben ser uniformemente
aplicados de un periodo a otro. Cuando existan razones fundadas
para cambiar de procedimientos, deberá informarse este
hecho y su efecto.

14.- Contenido de Fondo Sobre la Forma: La
contabilidad pone énfasis en el contenido económico
de los eventos aun cuando la legislación puede requerir un
tratamiento diferente.

15.- Dualidad Económica: La estructura de
la contabilidad descansa en esta premisa (partida doble) y
está constituida por: a) recursos disponibles para el
logro de los objetivos establecidos como meta y b) las fuentes de
éstos, las cuales también son demostrativas de los
diversos pasivos contraídos.

16.- Relación Fundamental de los Estados
Financieros: Los resultados del proceso contable son
informados en forma integral mediante un estado de
situación financiera y por un estado de cuentas de
resultado, siendo ambos necesariamente complementarios entre
si.

17.- Objetivos Generales de la Información
Financiera: La información financiera está
destinada básicamente para servir las necesidades comunes
de todos los usuarios. También se presume que los usuarios
están familiarizados con las prácticas
operacionales, el lenguaje contable y la naturaleza de la
información presentada.

18.- Exposición: Los estados financieros
deben contener toda la información y discriminación
básica y adicional que sea necesaria para una adecuada
interpretación de la situación financiera y de los
resultados económicos delante a que se refiere.

Inventarios

• ECUACIÓN DEL
  INVENTARIO

Toda empresa se inicia con un inventario,
denominado INVENTARIO INICIAL:

"Es un listado detallado de los bienes y
deudas que posee el comerciante, y con los que empieza su
actividad comercial".

Está compuesto por ACTIVO, PASIVO y
CAPITAL.

Fórmula de la igual del
inventario es:

Las deudas o PASIVO, pueden
clasificarse en:

| | |

• TEORÍA DE INVARIABILIDAD DEL
  CAPITAL

De esta forma, una empresa podrá
comparar su Capital Inicial con el Capital Final y determinar
si:

• Capital Inicial < Capital Final =
  Utilidad

• Capital Inicial > Capital Final =
  Pérdida

Recordar

El Capital aumenta con las utilidades;
disminuye con las pérdidas.

Como el Capital no puede variar, se
habilitan dos tipos de cuentas:

• a) De pérdidas

• b) De ganancias.

La cuenta

"Es una agrupación sistemática de los
cargos y abonos relacionados a una persona o situación de
la misma naturaleza, que se registran bajo un encabezamiento o
título que los identifica."

Ejemplo:

Ingresos y salidas de dinero en efectivo, se
registrará en la cuenta llamada "Caja". Los dineros que
están depositados en el Banco, se registrarán en
Cuenta Banco."

• TRATAMIENTO CONTABLE DE LAS
  "CUENTAS"

Se representa por una T. esquemática
que tiene dos partes:

DEBE y HABER

Los que sólo son nombres
convencionales para identificar izquierda y derecha.

• CONCEPTOS

a) Las anotaciones registradas al
Debe de la cuenta se llaman cargos.

b) Las anotaciones registradas al
Haber de la cuenta se llaman abonos.

c) La suma de los cargos se llama:
débitos

d) La suma de los abonos se llama:
créditos

e) La diferencia entre débitos y
créditos se llama saldo.

f) Cuando los débitos son mayores,
se llama saldo deudor.

g) Cuando los créditos son mayores,
se llama saldo acreedor

h) Cuando débitos y créditos
son iguales, se dice que la cuenta está
saldada

• TECNICISMO Y "CLASIFICACIÓN"
  DE LAS CUENTAS

• a) Cuentas de
  Activo

Cuando aumentan, se cargan,

Cuando disminuyen, se abonan.

• b) Cuentas de
  Pasivo

Cuando disminuyen se cargan

Cuando aumentan, se abonan.

• c) Cuentas de
  Resultado

Cuando hay pérdidas, se
cargan

Cuando hay ganancias, se abonan

GANANCIAS > PÉRDIDAS =
UTILIDAD DEL EJERCICIO

GANANCIAS < PÉRDIDAS =
PÉRDIDAS DEL EJERCICIO

• TIPOS DE CUENTAS

CUENTAS DE RESULTADO

Recordar

• Las cuentas de Activo, si tienen
  saldo, éste siempre será Deudor.

• Las cuentas de Pasivo, si tienen
  saldo, éste siempre será
  Acreedor

• Las cuentas de Pérdida,
  tendrán saldo deudor.

• Las cuentas de Ganancias,
  tendrán saldo acreedor.

• PLAN DE CUENTAS

"Es el listado de Cuentas que una empresa
ha determinado utilizar para el desarrollo de sus procesos
contables, lo que dependerá de la naturaleza de las
actividades económicas que realice." (Ej. No es lo mismo
la contabilidad de un hospital que la de un
supermercado).

Requisitos del Plan de Cuentas

Ejemplo:

Ejercicio N° 10

CUADRO DE ANÁLISIS DE
TRANSACCIONES.

Recordar

DEBE Y HABER, DEBEN SUMAR
IGUALES.

Sistema Contable
"Jornalizador"

Debe utilizar los Libros o Registros
Contables exigidos por el Código en su artículo 25,
que dice

Para que tengan validez legal, estos libros
deben estar timbrados por el Servicio de Impuestos
Internos.

Se prohíbe

Alterar el orden y fecha de las
operaciones descritas, dejar espacios en blanco, hacer raspaduras
o enmienda, borrar, arrancar hojas o alterar la
encuadernación.

El Libro de Balances, se le llama de
LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES:

Se registrará en éste la primera
anotación contable que es el "Inventario Inicial del
Comerciante, con sus Activos y sus Pasivos

LIBRO DIARIO

Consta de dos columnas: DEBE y HABER, las que al
sumarlas, siempre deberán totalizar iguales, respondiendo
al principio contable de la PARTIDA DOBLE

Las anotaciones que se registran en
éste, se llaman ASIENTOS o PARTIDAS CONTABLES

Asientos contables

Se define como la representación
gráfica de la "Partida Doble"

• Características:

a) Numeración correlativa; fecha
cronológica

b) Cuentas deudoras (son las que registran
"cargos")

c) Cuentas acreedoras (las que registran
"abonos)

d) Cargos valorizados (Debe); Abonos
valorizados (Haber)

e) Glosa: breve explicación de la
operación comercial que se registra

• Tipos de Asientos

Asiento simple: consta de una cuenta
deudora y una cuenta acreedora

Asiento compuesto: una o más
cuentas deudoras y acreedoras.

Ejercicio N° 11

Con la siguiente información,
registre "Libro Diario

– El comerciante inicia actividades con $1.570.000 en
efectivo; muebles por $520.000; una deuda con letras por
$250.000.-

– Abre una cuenta corriente con el 80% del
efectivo

– Compra mercaderías por $1.680.000.- Cancela el
30% al contado con cheque, el saldo al Crédito Simple, con
un 7% recargo.

– Arrienda un local comercial, $300.000.- paga con
cheque

– Vende mercaderías por $560.000.- precio de
costo, con un 35% de utilidad. Le cancelan el 20% al contado, el
saldo al crédito simple con 8% recargo.

– Cancela, luz, agua, teléfono, $115.500.- con un
cheque.

– Vende mercaderías por $618.000.- precio de
costo, con un 40% utilidad. Le cancelan el 35% al contado, el
saldo con 10% recargo con letras.

– Deposita el efectivo de las dos ventas.

– Paga con un cheque el 25% de la deuda
inicial

– Paga con cheque el 30% de la deuda por
mercaderías.

LIBRO DIARIO:

LIBRO MAYOR O DE CUENTAS
CORRIENTES

Las transacciones registradas en el Libro
Diario, se traspasan al Libro Mayor.

Este libro se representa por una T.
Esquemática por cada cuenta con su Debe y
Haber.

• Función

Agrupar la información y
sintetizarla, de manera de proporcionar los datos necesarios para
la confección del Balance.

Autor:

Juan Pablo Vergara R.

Ingeniero Comercial