Importancia del control interno y su incidencia en la gestión de las mypes

Descripción
del proyecto

• Antecedentes

Debido a los últimos acontecimientos ocurridos en
el sistema económico mundial que ha dado como consecuencia
fenómenos como la globalización de la
economía y los mercados, y sumado a eso con la
tecnología en las comunicaciones ha provocado que el mundo
elimine sus fronteras y estén cada día más
cerca uno de otros realizando negocios y transacciones
comerciales de gran magnitud. Esto significa un gran cambio en el
interior de las organizaciones para poder enfrentarse a esta
realidad.

Las empresas, sobre todo aquellas que son de menor
envergadura como las Medianas y Pequeñas empresas (MYPES)
se han visto en la necesidad de ser más competitivas y
mejorar sus niveles de producción, sus procesos
productivos, optimizar la gestión de sus procesos,
adecuarse a los nuevos cambios y tecnologías, en suma,
mejorar y ser más eficientes y eficaces pues entran a
competir en otros ámbitos como por ejemplo la calidad
total que aplican las grandes empresas con las que deben competir
cuando se apertura un tratado comercial como es el caso de
nuestro país que viene firmando TLCs con muchos
países; esto conlleva a que las empresas de este tipo
deban ser más competitivas.

En este entorno podemos notar que actualmente en el
ámbito de las MYPEs existen muchas deficiencias aún
por resolver y que las empresas aún no toman conciencia al
respecto y continúan operando todavía como
trabajaban desde hace muchos años, en forma familiar o
muchas veces artesanal, sin aplicar una adecuada
metodología o técnica para poder administrar o
gestionar sus empresas y obtener los resultados
esperados.

En ese sentido consideramos importante que las MYPEs
deban aplicar el control interno como una herramienta de apoyo
para optimizar su gestión y cumplir con las metas
propuestas.

Si bien es cierto existe mucho camino por recorrer pues
estas empresas no aplican mucho el control interno para mejorar
sus actividades o sus resultados de gestión,
también es cierto que es necesario que las MYPEs apliquen
el control interno donde les sea posible pues su estructura como
organizaciones muchas veces no lo permite, sobretodo en aquella
que son muy pequeñas, pero en aquellas que son medianas y
que tiene volúmenes de movimientos económicos,
contables y financieros; si es posible aplicar métodos y
técnicas de control interno, de alguna manera porque en
una empresa de este tipo es fácil poder cometer actos que
vayan en perjuicio de la empresa, sin que sean detectados a
tiempo y tenga las obvias consecuencias en perjuicio de la
organización.

Es por estos motivos que un sistema de
información debidamente manejado y controlado
permitirá a la gerencia y alta gerencia tener
información a la mano y oportuna para tomar decisiones en
los momentos precisos para beneficiar a sus organizaciones. La
toma de decisiones en una empresa es un elemento básico
que debe tenerse en cuenta luego de hacer un buen planeamiento y
posteriormente haber fijado objetivos.

La situación problemática viene
después, cuando en el área de Contabilidad se
analizan los importes a pagar y se dan con la sorpresa que no se
reflejan aparentemente muchas ventas por los motivos antes
expuestos, y tienen dificultades para descontar o deducir las
ventas y disminuir el pago de impuestos.

Como consecuencia directa por ejemplo diremos que la
empresa tiene que pagar altos impuestos si es que no se toman
algunas medidas alternativas ante esta situación y genera
ciertos problemas de iliquidez o retraso en el pago a los
proveedores, entre otros problemas.

Finalmente, el análisis de la contabilidad es
importante porque permite, de manera eficiente y oportuna,
mantener informado a los ejecutivos y alta gerencia, pudiendo
éstos últimos tomar las decisiones correctas para
la organización..

• Problema

Problema Principal

¿De qué manera incide el control interno
en la gestión empresarial de las MYPEs (Medianas y
Pequeñas Empresas) dedicadas al rubro de instalaciones
eléctricas en Lima Metropolitana?

Problemas Secundarios

• a.  ¿De qué manera el
  cumplimiento de los objetivos del control interno inciden en
  los resultados de gestión de las Medianas y
  Pequeñas empresas dedicadas al rubro de instalaciones
  eléctricas en Lima Metropolitana?

• b.  ¿Cómo la formulación
  de acciones de control interno influyen en los procesos
  administrativos de las Medianas y Pequeñas empresas
  dedicadas al rubro de instalaciones eléctricas en Lima
  Metropolitana?

• c.  ¿En qué medida la
  aplicación de técnicas adecuadas de control
  interno influye en el cumplimiento de las estrategias
  planteadas en las Medianas y Pequeñas empresas
  dedicadas al rubro de instalaciones eléctricas en Lima
  Metropolitana?

OBJETIVOS

Objetivo General

Analizar si las acciones de control interno influyen en
el resultado de la gestión empresarial de las Medianas y
Pequeñas empresas dedicadas al rubro de instalaciones
eléctricas en Lima Metropolitana.

Objetivos
Específicos

• a. Establecer si el cumplimiento de los
  objetivos del control interno inciden en los resultados de
  gestión de las Medianas y pequeñas empresas
  dedicadas al rubro de instalaciones eléctricas en Lima
  Metropolitana.

• b. Determinar si las acciones de control
  interno influyen en los procesos administrativos de las
  Medianas y pequeñas empresas dedicadas al rubro de
  instalaciones eléctricas en Lima
  Metropolitana.

• c.  Analizar si la aplicación de
  técnicas adecuadas de control interno influye en el
  cumplimiento de las estrategias planteadas en las Medianas y
  pequeñas empresas dedicadas al rubro de instalaciones
  eléctricas en Lima Metropolitana.

JUSTIFICACIÓN E
IMPORTANCIA

Justificación

El estudio que se va a realizar reviste mucha
importancia pues el Control Interno es una herramienta que muy
pocas veces es utilizado y aplicado en las MYPEs, sin embargo
consideramos que es muy necesario por los múltiples
beneficios que puede traer a este tipo de empresas.

Importancia

El estudio que se va a realizar reviste mucha
importancia pues el control interno es muy importante para este
tipo de empresas, que usualmente no emplean este tipo de
herramientas, pues por lo mismo que han ido creciendo en un
entorno familiar o poco formal, no considera necesario aplicar
las técnicas y métodos de auditoría que son
muy determinantes sobretodo cuando la empresa esta creciendo y
está abarcando muchos otros aspectos que no lo
hacía cuando era pequeña.

Marco
teórico

2.1. Conceptualización de Control
Interno

Se denomina Control Interno al sistema integrado de
controles, tanto financiero como de otro tipo, establecidos por
la administración de la Entidad para llevar de manera
ordenada la gestión de la organización y asegurar
hasta donde sea práctico y posible, la exactitud y
confiabilidad de los registros, así como para proteger sus
activos y demás recursos, garantizar el cumplimiento de la
política establecida y lograr el máximo de
eficiencia en la utilización de los recursos (MFP-Cuba,
1995).

En lo relacionado al Control Interno, al consultar la
bibliografía especializada sobre esta temática,
encontramos diferentes conceptos entre los autores, al respecto
según Panez(1998), "los procedimientos mínimos de
auditoria supone en primer tiempo el estudio y evaluación
el Control Interno.

Conforme lo ha establecido el Comité de
Procedimientos de Auditoria del Instituto Americano de Contadores
Públicos, en todo trabajo de auditoria debe existir un
examen de Control Interno, para efectos de una evaluación
y consecuentemente para el conocimiento de cómo
está la empresa salvaguardando sus activos y controlando
sus pasivos" (Panez, 1998).

Por otro lado, encontramos diferentes alcances que nos
dá Montoya (1999), desde el punto de vista de la
contabilidad financiera, al referirse que antiguamente la
expresión "Control Interno" no significaba nada en
absoluto para los incipientes banqueros, ya que ellos mismos se
encargaban de colocar y recuperar sus capitales.

Estos "banqueros" conocían a la perfección
sus negocios y tenían el control de todas las operaciones,
ya que se realizaban en pequeña escala y si se originaba
algún error, conocían de inmediato sus
causas.

Como consecuencia de la revolución industrial en
el siglo XIX, el volumen de los negocios aumentó en todo
sentido y estos empresarios se vieron en la obligación de
emplear a terceras persona para que los ayudaran, con lo cual el
control de las operaciones se les hacía más
difícil, optando por delegar parte de sus funciones de
control a colaboradores de confianza, pero sin llegar a tener una
certeza total de estás eran cumplidas eficazmente por
carecer de conocimientos y procedimientos técnicos para
controlar las operaciones efectuadas por sus subalternos (Panez,
1984).

Actualmente, los esquemas anteriores han variado
completamente a raíz de la evolución técnica
y envergadura de las empresas financieras, y se ha hecho
necesario que las personas que deseen dirigirlas tengan estudios
altamente capacitados y que posean sentido de organización
y administración del negocio bancario.

Hoy en día, la expresión "Control Interno"
es utilizada para describir todas las medidas tomadas por los
propietarios y directores de empresas para dirigir y controlar a
sus empleados y precaverse contra posibles debilidades humanas
en:

• a) La custodia de activos valiosos;

• b) La ejecución del cumplimiento de sus
  funciones de acuerdo con su voluntad; y

• c) La provisión de información
  digna de confianza, sobre lo que tanto él como otros
  puedan fundamentar satisfactoriamente, las importantes
  decisiones operativas y financieras.

Es así que se ha hecho necesario establecer
planes de organización, que provean una separación
apropiada de responsabilidades funcionales, sistemas de
autorización y procedimientos de control razonables
elaborados para hacer a sus colaboradores directamente
responsables de cualquier irregularidad y faltas y mejorar su
grado de calidad personal proporcional a sus responsabilidades,
mediante prácticas sanas de contratación y
entrenamiento del personal. Estos procedimientos de control se
describen como el sistema de control interno y la contabilidad
viene a constituirse como la columna vertebral del mismo
(Montoya, 1997).

Por otro lado, en la averiguación de los informes
sobre el control interno, Bravo (1999) nos dice que para el
consiste en:

En términos generales comprende el plan de
organización y el conjunto coordinado de los
métodos y medidas adoptadas dentro de una empresa
para:

a) Salvaguardar sus activos (función de
protección);

b) Verificar la exactitud y veracidad de su
información contable (función de registro);
y

c) Promover la eficiencia de las operaciones
(función de eficiencia).

El Sistema de Control Interno se extiende no sólo
a las áreas de contabilidad y finanzas, sino
también, comprende también entre otros aspectos,
los siguientes:

• El Control Presupuestario.

• Costos estándar

• Informes periódicos de
  operación.

• Análisis estadísticos.

• Un programa de entrenamiento destinado a ayudar al
  personal en el cumplimiento de su responsabilidad.

• Un cuerpo de auditores internos que proveen a la
  gerencia de una seguridad adicional, con respecto a la
  adecuación de los procedimientos delineados y al grado
  en que están siendo efectivamente seguidos (Ani,
  1999).

Dentro de un aspecto general y particularmente dentro
del aspecto financiero, un sistema de control interno
satisfactorio comprendería:

1) Un plan de organización que provea una
separación apropiada de responsabilidades
funcionales.

2) Un sistema de autorización y procedimiento de
registro adecuado para proveer un control contable razonable,
sobre los activos, pasivos, costos, ingresos y gastos.

3) Prácticas sanas a seguirse en la
ejecución de los deberes y funciones de cada departamento
de la organización y,

4) Un grado de calidad de personal, proporcional a sus
responsabilidades (Bravo, 1999).

El control interno es un esfuerzo sistemático que
tiene por objetivos fijar niveles de desempeño con
objetivos de planeación, para diseñar los sistemas
de retroalimentación de la información, para
comparar el desempeño real con los niveles determinados de
antemano, para determinar si hay desviaciones y medir su
importancia y para tomar las medidas tendientes a garantizar que
todos los recursos de la empresa se utilicen en la forma
más eficaz y eficiente posible en la obtención de
los objetivos de la organización.

El Control Interno en la empresa podría definirse como
el "conjunto de normas que garantizan razonablemente que los
activos de la empresa están completos y protegidos, que
los datos que se procesan son exactos y que las transacciones
están debidamente autorizadas. Aunque esta
definición es bastante general, puede aplicarse
perfectamente a las unidades de proceso de datos y a los
registros contables que en ellas se manipulen (Holmes, 1996).

Dentro del control interno cabe distinguir entre dos
modalidades:

• Controles Generales, que afectan a todo el
  entorno de proceso de datos. No se centran en ninguna
  aplicación concreta, sino que afectan a toda la
  organización. Como ejemplo típico
  podríamos citar el siguiente: "Todas las personas que
  pertenezcan al departamento de datos llevarán un
  identificativo especial. No se permitirán el acceso a
  dicho departamento a ninguna persona ajena al mismo, sin la
  debida autorización de la Dirección.

Existen una serie de controles generales cuya
implantación en el proceso de datos es de suma
importancia; la implantación o el alcance de algunos de
ellos dependerá del tamaño de instalación de
ordenador que se tenga, los diferentes controles son: Controles
de gestión, operativos (de explotación), de
desarrollo de aplicaciones (programación ), de acceso (a
instalaciones, datos y ficheros), otros controles (fundamentales
físicos, sobre estándares, sobre posibles oficinas
de servicio externas a la empresa, etc.)

• Controles específicos, que afectan a
  las aplicaciones en particular y a su tratamiento mecanizado,
  con sus facetas de introducción de datos (entrada),
  proceso, emisión de datos de salida, creación y
  tratamiento de ficheros de datos y documentación. Por
  ejemplo: "En la primera página de cada listado de
  salida, se identificará claramente el nombre de la
  unidad destinataria y de la persona responsable, quien
  firmará el acuse de recibo".

En lo concerniente al control interno Holmes (1996),
opina que está referido a los métodos seguidos por
una compañía: para proteger sus activos, para
proteger a la empresa en contra del mal usos de activos, para
evitar que se incurra indebidamente en pasivos, para asegurar la
exactitud y la confiabilidad de toda la información
financiera y de operación, para evaluar la eficiencia en
las operaciones y para cerciorarse si ha habido una
adhesión a la política que tenga establecida la
compañía.

La evaluación de un sistema de control interno,
constituya la base para determinar la extensión de las
pruebas la revisar las transacciones financieras. El efecto que
tiene sobre la auditoría la instalación y
operación de un sistema adecuado de control interno, es
que en la actualidad la auditoría gira en torno de las
técnicas de auditoría de la revisión, del
análisis, del muestreo estadístico y pruebas
selectivas, culminando con una evaluación y en juicio
final profesional, respecto a la adecuada presentación de
la información financiera.

El control interno se puede clasificar como control
administrativo y control financiero.

El control interno administrativo normalmente se refiere
a actividades que no se puedan considerar como de naturaleza
financiera, siendo el ejemplo de ellas la política de una
compañía con respecto a que cada uno de sus agentes
vendedores en los viajes que realicen, elaboren y envíen a
la casa matriz un informe diario que señale el
número de visitas que hicieron a los clientes;
órdenes o pedidos recibidos, rechazados y las razones para
ello. El control interno financiero se refiere a las actividades
financieras y podrá ejemplarizarse en la separación
de funciones del personal que maneja el efectivo con el personal
que contabilice las operaciones relacionadas con el efectivo. El
control interno financiero también puede describirse como
un sistema en que la responsabilidad de quien maneje los activos
y el trabajo de una persona sea comprobada por otra persona sin
que exista duplicidad en la función o esfuerzo
desempeñado (Robert, 1964).

Tanto el control interno financiero como el control
interno administrativo son funciones de la administración.
En muchos casos, el control interno financiero y el control
interno administrativo, se confunden no existen fronteras que
separen uno de otro. Un buen control interno se logra mediante un
buen control por parte de la administración de las
transacciones financieras y de la contabilidad financiera. En una
auditoría, al auditor le preocupa más el control
interno financiero que el administrativo. Cuando se trate de un
trabajo distinto al de auditoría y que se refiere a
servicios de consultoría administrativa, el auditor
podrá tener mayor interés en el control
administrativo que el financiero.

Una operación efectiva de un sistema de control
interno dependerá de registros contables y financieros que
estén debidamente diseñados y que se lleven en
forma adecuada y de una segregación efectiva del personal
de la compañía.

Al tratarse sobre el tema del control interno,
también encontramos que su campo de aplicación y
principios se dá a nivel organizacional, PANEZ (1998),
refiere que el auditor como base para su examen debe
estudiarlos, conocerlos, evaluarlos en sus aspectos consistentes
y en sus aspectos débiles. Esta evaluación
constituye el procedimiento interino de auditoria.

Los aspectos a ser considerados en un examen interno, es
decir en el examen de control interno, cubre los siguientes
segmentos:

• El examen general;

• El examen aplicable a los procedimientos de caja y
  bancos;

• El examen sobre las ventas, cuentas por cobrar,
  inventarios e ingresos de caja;

• El examen sobre sistemas de cotos –
  inventarios;

• El examen sobre planillas, y

• El examen sobre inmuebles y equipos.

Por su parte dentro de estas definiciones desde el punto
de vista contable financiero, MONTOYA (1999), refiere que
en las relaciones del control interno con la gerencia,
la instalación y mantenimiento de un buen sistema de
control interno es responsabilidad de la gerencia.

La misión del control interno en este sentido
constituye una garantía para la gerencia de que los
informes, estados y datos generales provenientes de la
contabilidad son correctos y están formulados de acuerdo a
las necesidades del caso particular que se trate.

Es imposible concebir sistema de control interno que
prevea todas las salvaguardas y que cumpla con los requerimientos
de cada entidad financiera, cualquiera que sea su tipo y
envergadura. Cada empresa tiene sus propios problemas
particulares y las medidas que son aplicables en una pueden no
serlo en otra; pero en resumen, si en una empresa existen
sistemas de control interno debidamente instalados y por lo
tanto, la rutina de las operaciones está encauzada en
forma conveniente, es posible obtener informes contables exactos
y oportunos acerca de la explotación en todas sus faces
importantes y hay prevención en contra de errores y
fraudes; además se conocerá si los departamentos,
funcionarios y empleados están rindiendo
eficientemente.

La responsabilidad de la gerencia no termina con la
instalación de los procedimientos de control que se
consideren necesarios inicialmente. El sistema de control de
interno debe estar bajo constante vigilancia para determinar
primordialmente:

• a) Que la política prescrita es
  interpretada y seguida correctamente;

• b) Que los cambios en las condiciones de
  operación no hagan que los procedimientos se vuelvan
  engorrosos, inadecuados u obsoletos; y,

• c) Que cuando aparezcan grietas en el sistema
  se toma prontamente medidas correctivas.

Cualquier sistema, independientemente de su solidez
fundamentalmente se deteriorará si no es revisado
periódicamente.

La negligencia es contagiosa y si se deja que se
propague, hará que las medidas de control pierdan pronto
su utilidad, y es en este momento que se hace necesario crear un
departamento de auditoría interna que se encargue de
mantener y supervigilar el sistema y también de sugerir
mejoras al mismo de acuerdo con las circunstancias (Holmes,
1996).

MONTOYA (1999), en su estudio sobre las
relaciones del control interno con la gerencia, reproduce los
doce puntos de ROBERT N., Anthony para un buen control
gerencial:

• 1. El sistema debe contar con respaldo
  efectivo de la gerencia y debe entender que es una parte
  integral en la organización del proceso
  general.

• 2. El nudo de control está en los
  centros de responsabilidad de la organización, en cuya
  cabeza hay un funcionario responsable.

• 3. Los costos utilizados para medir los
  resultados pueden ser razonablemente controlados por la
  persona a cargo de cada centro de
  responsabilidad.

• 4. Las bases utilizadas para medir los
  resultados programados tienen en cuenta los elementos de
  ingresos y salidas que son esenciales en las
  circunstancias.

• 5. El funcionario responsable participa
  en el proceso de determinar las metas y comprende las bases
  sobre las que va ha juzgar su
  rendimiento.

• 6. El periodo de control es lo
  suficientemente corto para que la gerencia pueda invertir
  oportunamente, antes que los problemas se compliquen, pero
  tan cortos como para que el sistema sea restrictivo o
  demasiado caro de operar, ó este sujeto o variaciones
  insignificantes o sin sentido.

• 7. Los resultados de la ejecución
  son recogidos por la contabilidad según las mismas
  definiciones y conceptos utilizados al determinar las normas
  de la eficiencia.

• 8. El sistema de información llama la
  atención a las partidas excepcionales, es decir, a
  aquellas que han resultado significativamente diferentes de
  lo planeado.

• 9. La gerencia ajusta el sistema a las
  diferentes personalidades del equipo
  ejecutivo.

• 10. Si se utiliza un sistema de
  incentivos financieros, las partes responsables están
  de acuerdo en que las bases del sistema son
  justas.

• 11. Se prohibe la confección de
  informes innecesarios dentro del sistema y
  periódicamente se revisa el mismo para eliminar las
  partes innecesarias.

• 12. Los informes son claros, objetivos,
  oportunos y fácilmente entendibles y, cuando es
  posible, indican las causas y motivos del mismo
  (Robert, 1964).

Dentro de estas definiciones en el entorno de la
auditoría, se resalta la opinión de HOLMES
(1996), la cual enfoca los principios del Control Interno
Financiero, al hecho de que un buen control interno financiero
descansa en asumir y delegar las responsabilidades y trabajo,
cuyos principios básicos del control interno financiero
son los siguientes:

• 1. Se deberá hacer una
  separación entre la contabilidad y las operaciones
  financieras, no debiendo estar encargada una sola persona de
  toda una transacción comercial. Un empleado no
  deberá tener acceso en forma simultánea a los
  registros contables y a los datos o contenido que se
  contabiliza.

Como un ejemplo de lo anterior: Un empleado no
deberá tener autoridad para efectuar pagos y a su vez
registrarlos.

• 2. La responsabilidad para la
  realización de cada trabajo deberá asignarse a
  cada persona.

• 3. Se deberá llevarse a cabo
  verificaciones para poder asegurarse de la corrección
  de la operación de que se trate y a su vez de su
  correcta contabilización. Como ejemplo tenemos: El
  total de efectivo recibido durante un día
  deberá compararse con los totales de las cintas de las
  cajas registradoras, o con las facturas o notas de ventas
  numeradas consecutivamente, o con las etiquetas de precios
  correspondientes a las mercancías
  vendidas.

• 4. De ser posible, deberá existir
  una rotación de los empleados en sus puestos,
  exigiéndose que las personas encargadas de puestos
  claves tomen sus vacaciones. De esta manera se reducen las
  posibilidades de fraude.

• 5. Los empleados deberán estar
  afianzados esto con el fin de proteger al patrón y
  desalentar a un empleado que se vea tentado a cometer
  fraude.

• 6. Será necesario que las
  órdenes o instrucciones se den por escrito, bajo la
  forma de manuales de operación.

• 7. Siempre que sea posible se
  deberán utilizar cuentas de control. Este principio
  sirve para comprobar la corrección de los saldos de
  las cuentas, así como el trabajo realizado por los
  empleados.

• 8. La contabilidad deberá
  llevarse por partida doble, sin embargo, el solo hecho de
  llevar la contabilidad por partida doble no sustituye la
  existencia de un control interno financiero como medida de
  protección.

• 9. Siempre que sea posible se
  deberá usar equipo mecánico o
  electrónico, los cuales contendrán los
  aditamentos para comprobar la corrección en su
  operación o manejo(Holmes, 1996).

En lo relacionado con el estudio y evaluación del
Control Interno, PANEZ(1984), indica que debe estudiarse y
evaluarse apropiadamente el sistema de control interno de la
empresa, cuyos estados financieros se hallan sujetos al examen
como base para determinar el grado de confianza que merece, y
consecuentemente, para determinar el alcance de las
comprobaciones que deben efectuarse mediante los procedimientos
de auditoría.

En el estudio especial efectuado por el Comité de
Procedimientos de Auditoría del Instituto Americano de
Contadores, denominado "Control Interno-elementos de un sistema
coordinado y su importancia a la gerencia y al Contador
Público independiente", se define al Control Interno como
sigue: "El Control Interno comprende el plan de
organización, todos los métodos coordinados y las
medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos,
verificar la exactitud y la confiabilidad de sus datos contables,
promover la eficiencia en las operaciones y estimular la
adhesión a las prácticas ordenadas por la
gerencia".

La definición reconoce que el control interno se
proyecta más allá de aquellas cuestiones que se
relacionan con las funciones de los departamentos de contabilidad
y financieros.

Así el estudio consigna: "El control Interno, es
un sentido amplio, incluye, controles que pueden ser contables y
administrativos como sigue:

• a) Los controles contables comprenden el plan
  de organización y todos los métodos y
  procedimientos que tienen que ver principalmente y
  están relacionados directamente con la
  protección de los activos y la confiabilidad de los
  registros financieros. Generalmente incluye controles tales
  como los sistemas de autorización y aprobación,
  segregación de tareas relativas a la anotación
  de registros e informes contables de aquellas concernientes a
  las operaciones o custodia de los activos, los controles
  físicos sobre los activos y la auditoría
  interna.

• b) Los controles administrativos comprenden el
  plan de organización y todos los métodos y
  procedimientos que estén relacionados principalmente
  con la eficiencia de las operaciones, la adhesión de
  las políticas gerenciales y que, por lo común,
  sólo tienen que ver indirectamente con los registros
  financieros. Generalmente incluyen controles tales como los
  análisis estadísticos, estudios de tiempo y
  movimientos, informes de actuación, programas de
  adiestramiento del personal y controles de calidad (Masgran,
  1992).

Frente a esta amplitud que tiene el control interno,
coincide con la opción de que en el examen de estados
financieros para los efectos del dictamen y para cumplir con la
norma de auditoría generalmente aceptada que
señala:

"debe estudiarse y evaluar apropiadamente el sistema de
Control Interno…" solo es obligatorio para el auditor el examen
de aquella parte del sistema general de Control Interno que se
relaciona con los métodos y registros que sirven de base
para la preparación de los estados financieros sobre los
que se va a dictaminar (Masgran, 1992).

Algunos auditores en el Perú consideran que en el
caso de una empresa que han auditado en ejercicios anteriores, no
deben realizar anualmente de Control Interno, por que ya conocen
esa área. Desde mi punto de vista, el estudio y
evaluación de control interno debe hacerse cada
año, procurando adoptar una base rotativa de las
áreas de evaluación y profundizando su incidencia
en aquellas áreas donde se advierten mayores
deficiencias.

Opino también que el auditor al avaluar el
control interno, deberá determinar sus deficiencias,
observando en cuanto a su gravedad y posibles repercusiones, y si
las fallas de control interno son graves y el auditor no logra
suplir esa limitación de una manera práctica,
deberá necesariamente calificarla en su dictamen y
según las circunstancias opinar con salvedad o en todo
caso con abstención de opinión.

Al tratar sobre la Evaluación del Control Interno
desde el punto de vista contable financiero MONTOYA
(1999), reconoce las siguientes etapas de
desarrollo:

• El relevamiento de información, y

• La evaluación o ponderación del
  sistema de control interno.

• a) El relevamiento de
  información:

O sea la investigación o toma de conocimiento del
sistema del control interno utilizado en la empresa que consiste,
en general, en dos etapas diferenciadas:

• 1. La recopilación de antecedentes
  formales a través de las lecturas de manuales de
  procedimientos y visualización de rutinas de trabajo,
  si existen. En su defecto, consulta con los funcionarios o
  empleados de la organización afectados al sistema que
  se revela. Podría decirse que esta etapa consiste en
  la búsqueda de control interno formal; y;

• 2. La comprobación o verificación
  de que lo utilizado en la práctica coincide o no con
  lo prescrito o señalado formalmente. Por aquello de
  que el "mapa no es el terreno" es necesario satisfacerse en
  forma directa con el cumplimiento de las fases indicadas en
  la información recibida (escrita, verbal o graficada).
  Acéptese denominar a este paso determinación
  del control interno formal o real.

• b) La evaluación o
  ponderación:

Es decir, la evaluación propiamente dicha.
Aquí es donde se pone en juego los conocimientos
técnicos especializados para:

• Programar el trabajo a realizarse y planificar la
  actuación posterior.

• Emitir juicios sobre el sistema de control interno
  analizado, acompañando recomendaciones de
  modificación si son necesarias.

Según Rusenas (1999) los métodos usuales
de "toma de conocimiento" del sistema de control interno son el
descriptivo, el de cuestionarios y el de utilización de
cursogramas que veremos seguidamente.

Método Descriptivo

Consiste en describir las diversas
características del control interno, clasificados por
actividades, departamentos, funciones y empleados o registros de
contabilidad que intervienen en el sistema. Es un método
muy sencillo, pero presenta los inconvenientes propios de la
descripción:

• a) Muchas personas no tienen la habilidad de
  expresarlos por escrito con claridad y
  concisión.

• b) Es bastante común dar una
  visión incompleta o una impresión incorrecta,
  simplemente por el uso incorrecto de palabras o frases
  equívocas

• c) La efectividad de lo descrito depende del
  lector o revisor, del cuidado que éste ponga en la
  lectura, de su capacidad de análisis y de su
  memorización o retentiva.

Método de Cuestionarios

En el que se plantean las cuestiones que usualmente
constituyen los aspectos básicos del control interno.
Estos temas se desarrollan de antemano en forma de listas de
preguntas que posteriormente se contestan en las oficinas de la
empresa en presencia de las medidas de control realmente en
vigencia.

El cuestionario se estructura en general, de manera que
las respuestas sean "si" para indicar que el procedimiento es
satisfactorio, en tanto que una contestación "no" sea
representativa de una debilidad o defecto (Rusenas,
1999).

De otro lado, dentro de estas definiciones desde el
punto de vista de la auditoría, en forma categórica
HOLMES (1996), refiere que como un paso preliminar al
llevar a cabo una auditoría, o bien durante el curso de
ella, el contador público independiente habrá de
estudiar el sistema de control interno, tanto financiero como
administrativo, que tenga en operación la empresa
auditada. Las finalidades que se persiguen con el estudio de
control interno (básicamente del financiero).
Son:

• 1. Poder concluir respecto a la
  extensión en que se habrán de aplicar las
  pruebas y procedimientos de auditoría, en el
  desarrollo del trabajo de investigación.

• 2. Cerciorarse de la bondad o de las
  deficiencias del sistema

• 3. Juzgar si es o no adecuado el sistema de
  control interno, de tal forma que sea una de las bases en las
  cuales descansará el auditor para poder expresar una
  opción respecto a la correcta presentación de
  los estados financieros.

Es bastante común que un auditor inicie el
estudio del control interno antes de llevar a cabo cualquier fase
de trabajo relacionado con la verificación de las
transacciones. Esto lógico debido a que las conclusiones
respecto del control interno afectan el alcance o el detalle de
la revisión, sin embargo, no se podrá llegar a una
conclusión final respecto a todas las fases del control
interno hasta el tanto no haya terminado un auditor con todas las
fases de su revisión. Por lo tanto, muchos auditores
mezclan su estudio y evaluación del control interno con el
proceso real de la auditoría. Por ejemplo, un estudio de
control interno sobre las entradas de efectivo, por parte del
auditor, y una revisión de las transacciones relacionadas
con entradas de efectivo, podrán convencerlo de que
están debidamente controladas, consideradas y registradas,
sin embargo un estudio del control interno referente a salidas de
efectivo puede convencerlo de que están debidamente
controladas, pero al llevar a cabo una revisión de los
desembolsos concluye que en realidad no lo están. Derivado
de esto, auditor modificará su evaluación que
previamente había hecho del control interno sobre
desembolsos de efectivo, procediendo a ampliar su revisión
de las transacciones referentes a pagos (Alvin, 1997).

Resulta sencillo operar un sistema de control interno
financiero, y métodos adecuados de control interno
podrán implantarse en cualquier negocio, sin embargo,
conviene recalcar que cualquier sistema de control interno
financiero, por bueno que sea éste, podrá fracasar
si existe colusión entre dos o más
empleados.

Un sistema de control interno adecuado, debidamente
operado, le ahorra bastante tiempo al auditor, reduciendo el
costo de la auditoría externa para el cliente y le asegura
al auditor la confiabilidad de los estados financieros. Un
adecuado control interno financiero también reduce el
trabajo del auditor interno. Si una transacción comercial
se maneja en forma desordenada al originarse, la auditoría
se hará más fácil y más costosa,
reduciéndose la confiabilidad de la revisión.
Supongamos que en un tenedor de libros abre la correspondencia
que incluye en ocasiones cheques y efectivo enviado por los
clientes. El podría perfectamente apropiarse de los
fondos, para luego cargar a una cuenta de gastos con
crédito a cuentas por cobrar o ventas. Si tal
situación existiera, el auditor se vería obligado a
ampliar su revisión de los cargos cuando se acredite a
cuentas por cobrar o ventas.

Una norma de auditoría reconocida establece que
se debe tener confianza en la eficacia del sistema de control
interno, de tal forma que el auditor tenga una base para
determinar la cantidad de verificación detallada que
deberá llevar a cabo en el curso de una
auditoría.

El estudio del sistema de control interno financiero
podrá adoptar la forma de preguntas orales, o podrá
referirse a un cuestionario bien elaborado que incluya cada
sección de la auditoría. Tratándose de una
primera auditoría, es aconsejable afrontar el estudio del
control interno desde el punto de vista de las transacciones
financieras, de tal forma que el flujo de trabajo y las persona
que serán responsables de él, se puedan determinar
(Holmes, 1996).

En lo relacionado a la Evaluación del Riesgo y
Control Interno, al consultar la bibliografía
especializada sobre esta temática, encontramos diversas
conceptualizaciones; al respecto la SAS-64 del Instituto
Americano de Contadores Públicos – AICPA (1996),
señala que "el auditor debe considerar el riesgo de
auditoría y la importancia, tanto el proceso de
planeamiento del examen, como en el diseño de los
procedimientos. El auditor es responsable de planear su trabajo
de modo tal que el riesgo de auditoría se limite a un
nivel que a su nivel que a su juicio pueda catalogarse como
apropiado para emitir una opinión sobre los estados
financieros.

Como parte de la auditoría se efectúa la
evaluación del sistema contable y de control interno. Esta
evaluación incluye: la revisión del ambiente dentro
del que opera el sistema contable, la identificación de
los controles internos de la entidad que se diseñaron para
asegurar un registro completo de las transacciones, la
documentación del flujo de información y el proceso
de probar las aseveraciones de integridad" (Instituto
Interamericano de Auditoria y Contabilidad, 1997).

Por su parte dentro de estas definiciones encontramos
las Normas de Auditoría Gubernamental de la
Contraloría General de la República, que
señala "que se debe efectuar un apropiado estudio y
evaluación del Control Interno, para identificar las
áreas críticas que requieran un examen profundo,
determinar su grado de confiabilidad a fin de establecer la
naturaleza, alcance, oportunidad y selectividad de la
aplicación de procedimientos de
auditoría".

En lo relacionado al tema la Contraloría General
de Estados Unidos de Norteamérica-GAO, señala, "que
el auditor debe tener compresión suficiente de la
estructura de Control Interno para planear la auditoría,
determinar la naturaleza, oportunidad y el alcance de las pruebas
a ser aplicadas" (Instituto Interamericano de Auditoria y
Contabilidad, 1997).