Manejo adecuado del tiempo

"¿No aman la vida? Entonces no
malgasten el tiempo, porque es el material del cual está
hecha la vida.

Benjamin Franklin

Controle su
tiempo

La diferencia entre tener éxito y no tenerlo
depende de la forma en que usted emplee su ración diaria
de 24 horas.

La administración del tiempo siempre ha sido
importante pero en la actualidad es más decisiva que nunca
antes. ¿Por qué?:

• Debido a la necesidad de encontrar un equilibrio
  entre la carrera, la familia y la vida social

• A causa del bombardeo de la información. Es
  imposible ver siquiera toda la información que hay
  disponible

• Merced a las presiones competitivas. Aquel que
  titubea es alimento para los demás

• Porque los consumidores -sus compradores y sus
  clientes– quieren calidad, y la quieren ahora. Sienten las
  mismas presiones que usted.

Si usted aborda una táctica de tiempo a la vez.
Inténtelo, y si le da resultado, incorpórela en su
rutina cotidiana. Después siga con otra. Puede hacer casi
cualquier cosa si la aborda en pequeños
aumentos.

Tomarse tiempo es el oficio de un ladrón; ganar
tiempo es el de un estratega. Un gerente efectivo debe ser tanto
un estratega como un ladrón, al robarle tiempo a las
actividades menos apremiantes o más fáciles a fin
de desempeñar su trabajo.- Lewis
Kelly

En ocasiones, escuchará el comentario: "Haga eso
en su tiempo libre"; lo que esto significa por lo común
es: "Hágalo cuando no esté ocupado en algo
importante". Podemos disponer de tiempo de ocio, pero nadie
dispone de tiempo libre. Todo el tiempo tiene un
valor.

El tiempo, debido a que es invisible e intangible, no
recibe el respeto suficiente. Si alguien le robará a usted
una pintura o una alhaja, se alteraría e informaría
del robo a la policía. Pero, por lo común, el robo
del tiempo ni siquiera se considera como un delito
menor.

Esto no quiere decir que deba mantener la vista fija en
el reloj cada momento que juega con su hijo o toma una copa con
un amigo. Ningún momento es gratuito.

La forma en que usted piensa acerca del tiempo y lo que
piensa acerca de sí mismo, afectará todo lo que le
suceda durante el resto de su vida.

El hecho de llevar un registro de su tiempo, puede ser
un instrumento de diagnóstico muy útil. Un registro
puede tener un valor de sorpresa incluso para los trabajadores
experimentados, cuando ven todo el tiempo del que no pueden dar
razón.

Algunos individuos experimentados en las tácticas
del tiempo usan los registros no sólo por su valor de
sorpresa, sino con regularidad, como un instrumento de
autocontrol.

Usted puede tratar de llevar un registro, por lo menos
durante un breve tiempo. Si lo hace con honestidad y cuidado,
sabrá exactamente a qué esta dedicando su tiempo.
Un registro no le dejará mucha cabida para
engañarse a sí mismo.

Organícese

(ESTABLEZCA SUS
PRIORIDADES)

Es esencial saber que no todos los aspectos en su lista
de cosas por hacer son iguales. Hay varias formas de designar
cuáles aspectos son los más importantes. Una forma
es limitar el número. Otra es crear dos listas: una lista
de verificación a corto plazo y una lista de máxima
prioridad a largo plazo. Algunos individuos ponen asteriscos, las
letras A, B, C, o los números 1, 2, 3, a un lado de los
aspectos más importantes. Cada sistema tiene su
mérito.

Preguntas para seleccionar las actividades a
realizar:

• ¿Me ayudará a lograr alguna meta
  importante en mi vida?

• ¿Tiene un límite de tiempo…un
  límite verdadero como el 6 de enero?

• ¿Es una orden de alguien a quien no puedo
  ignorar, como un Subgerente o Gerente?

• ¿Implica eso hacer algo relacionado con mi
  trabajo

• ¿El hecho de hacerlo significará un
  avance en mi carrera, o por el contrario, el hecho de no
  hacerlo lo obstaculizará?

• ¿Eso hará que esté más
  enterado de todo, me ayudará a desarrollar mi
  potencial?

• ¿Requerirá ciertos esfuerzos
  coordinados con otros?. De ser así, ¿puedo
  lograr que esas personas empiecen inmediato con su parte del
  proyecto? ¿Podré después atender algo
  que no requiera su colaboración?

• ¿Es importante para alguien que en realidad
  me interesa?

• ¿Será importante dentro de un
  año?

• ¿Importa si en realidad no lo
  hago?

Si la tarea en cuestión no
obtiene un sí de cualquiera de las preguntas antes
mencionadas, no merece una máxima
prioridad.

Si puede saber a dónde quiere ir, dice un
viejo proverbio, Alguien podrá decirle como llegar
allí.

Anote sus
metas

La pregunta más importante que debe hacer acerca
de sus prioridades es la primera de la lista: "¿Si lo
hago, eso me ayudará a lograr alguna meta importante en mi
vida?".

Las metas deben escribirse con toda claridad y en forma
concisa. La lectura de las metas en voz alta, por lo menos dos
veces al día, ayuda a que las metas se graben en la mente
inconsciente. Las metas confusas impiden que las personas tengan
éxito.

Si en verdad quiere tener una cabaña en las
montañas, necesita ir a buscar la montaña,
averiguar cuánto cuesta en la actualidad esa cabaña
que quiere y cuánto costará con la
inflación, digamos dentro de unos cinco años.
Después necesita determinar cuánto debe ahorrar al
mes para realizar esa meta. Si lo hace, probablemente
tendrá una cabaña en las montañas. Si no lo
hace, es posible que eso no suceda. Los sueños pueden ser
deliciosos, pero los sueños confusos que no están
unidos a un plan de acción son ilusiones.

No trate de recordarlo todo,
Anótelo.

Asegúrese de que sus tareas del día
siguiente estén escritas antes de apagar la luz. Hay
varias buenas razones por las cuales esto es un buen
consejo:

• Si las tareas están anotadas, podrá
  dormir mejor. Tratar de no olvidar algo cansa la
  mente.

• Si las tareas están anotadas, su mente
  está libre para resolver los problemas, no sólo
  para recordarlos. Una vez que usted ha anotado algo, su
  cerebro lo puede transferir a una tarea en el segundo plano y
  empezar a trabajar en el problema, aun cuando usted no
  esté consciente de ello.

Si sus recordatorios están
dispersos por todas partes, usted ha creado muchas grietas para
que las cosas fallen.

Si usted no tiene un recordatorio
constante de las cosas que le gustaría hacer, no las
hará.

Asegúrese de que haya por lo menos un lugar donde
pueda encontrar y verificar todos esos aspectos. Puede ser una
organizador que lleve consigo, o una computadora. Cualquiera que
sea el formato, manténgalo actualizado y asegúrese
de tenerlo a su disposición en todo momento

Verifique su lista con regularidad

Debe ser lo primero que haga por la mañana, sin
fallar. También es una técnica poderosa que usted
puede usar para controlar a los demás. Siempre que les
dé una asignación a las personas que se reportan
con usted, asegúrese de que hagan una lista de los
aspectos que les asignó. En sus juntas posteriores con
ellas, pídales que lleven sus listas y úselas como
la base

Al final del día, antes de que salga de su
oficina, anote cinco cosas que no hizo durante la jornada y que
de verdad necesita hacer mañana.

Se deben anotar las tareas importantes,
así como los nombres de las personas y las
juntas.

Cuando alguien lo llama y quiere reunirse con usted,
digamos el próximo martes, si no hay nada escrito, parece
que tiene todo el día a su disposición. Esto es un
gran error. Se deberían anotar las tareas importantes,
así como los nombres de las personas y las
juntas.

No les conceda a las personas un libre acceso a su
tiempo. Y no tema fijar un límite de
tiempo……..¿Cuánto tiempo cree usted que nos
llevará eso?

Incremente su eficiencia

Lo que los estadounidenses le llaman pulcro, los
británicos lo llaman ordenado. Usted tiene que poner cosa
que esta usando en alguna parte cuando termine, ¿por
qué entonces no dejarla en donde la puede encontrar con
facilidad la próxima vez que la necesite?. Nunca debemos
permitir que se iniciara el descuido, se extendería por
todo el edificio y a la larga toda la planta sería un
desastre.

La cubierta de un escritorio es un espacio de trabajo
primordial y debe tener únicamente aquellos
artículos que usted usa todos lo días. Un
escritorio atestado no significa necesariamente una mente
creativa. Puede ser sólo una señal de
desorganización y de falta de enfoque.

Mientras menos cosas haya que lo distraigan, mayores
serán sus probabilidades de concederle a la tarea que
tiene entre manos un elevado nivel de
concentración.

Reglas para
organizar los materiales y ser una persona más
ordenada

• 1. Use el principio de la accesibilidad.
  Organice su material preguntándose: ¿Esto lo
  uso cada día? ¿Cada semana? ¿Cada mes?
  ¿Cada año? ¿Nunca?. Las respuestas a
  estas preguntas le dirán en dónde debe guardar
  cada cosa.

• 2. Debe dejar a la mano lo que usa todos los
  días, tal vez en los cajones de su escritorio. Lo que
  ve cada mes o cada año no debe estar sobre su mesa,
  sino en cajas para almacenar objetos o en
  archiveros.

• 3. Cree una carpeta de "cosas para
  archivar"

• 4. Cree una carpeta de cosas por hacer. Incluso
  puede crear dos de esas carpetas, con base en la importancia
  de las cosas.

• 5. Programe con regularidad algún tiempo
  para ponerse al corriente, reorganizarse y revisar sus
  carpetas.

Atajos para la lectura

Siempre que adquiera un libro nuevo,
busque los comentarios resumidos acerca de lo que trata el
libro.

• Establézcase algunas metas de lectura
  rápida. El cerebro es capaz de procesar mucho
  más de mil palabras por minuto, pero la rapidez
  promedio de lectura es de alrededor de 250 palabras por
  minuto. Muchas personas apenas lograr leer 50 o 100 palabras
  por minuto. Con el fin de alcanzar una velocidad más
  alta, averigüe en qué punto se encuentra ahora.
  Tome el tiempo con un reloj durante un minuto mientras lee un
  libro que no sea una novela, de una dificultad promedio.
  Verifique periódicamente su rapidez para ver
  cuánto ha progresado.

• Sea consciente de los movimientos de sus ojos.
  Quienes leen despacio detienen los ojos aproximadamente 10
  veces por renglón, en tanto quienes leen con rapidez
  sólo los detienen dos o tres veces por
  renglón.

• No lea cada palabra. Aprenda a leer los pensamientos
  o las ideas completas, no las palabras

• No mueva los labios, ni siquiera mentalmente.
  Quienes leen despacio "pronuncian" cada palabra en su
  mente.

• Siga adelante. Resista la tentación de volver
  al área previamente leída, a menos que
  esté seguro de que pasó por alto algo que en
  realidad es importante.

• La rapidez en sí misma no es una meta
  deseable. Tal vez será necesario leer una y otra vez
  el material técnico científico. Ciertas partes
  pueden ser paja. Lea eso con rapidez. Si esta leyendo
  poesía, quizá deseará saborear un pasaje
  leyendo cada palabra en voz alta. Su meta es poder acelerar
  cuando así lo desee.

Subrayar y poner de relieve puede ser una táctica
de tiempo útil ; es una forma de establecer una
distinción entre lo verdaderamente importante y lo que
carece de importancia o sólo es interesante. El valor
informativo de un libro se incrementa si lo subraya o si escribe
en él.

El subrayado de pasajes y párrafos selectos que
contienen información clave significa un gran ahorro de
tiempo cuando más adelante se vuelve a disfrutar de una
frase bella, de un poderoso discernimiento o de una
estadística importante. Subrayar y poner de relieve es
como dejar marcas cuando caminas por el bosque. Tal vez
podría encontrar el camino de regreso al campamento sin
esas marcas, pero es muy cierto que ayudan.

Atajos para la
redacción

• Desarrolle un plan de acción. Los
  pasos para la acción son actividades que genera o
  sugiere el material de lectura o la conferencia. Marque con
  estrellas aquellos que son más importantes.

• Haga anotaciones. Cree carpetas de archivos
  de todos los temas que le interesan en la actualidad. Cuando
  encuentre información útil o una idea
  atractiva, evite escribir dos conceptos diferentes en la
  misma tarjeta o página.

• Haga la investigación básica de tal
  manera que más adelante la pueda insertar en el
  manuscrito con muy pocas correcciones.

• Escriba en forma concisa.

• Abrevie siempre que sea posible. Si tiene un
  trabajo que requiere tomar notas o llevar un diario, lo mejor
  es desarrollar un sistema de abreviaturas que permita
  estandarizarlas.

• Use plantillas. El material previamente escrito
  puede servir como una guía. Se ahorrará mucho
  tiempo e incrementará la calidad de su trabajo si
  encuentra ejemplos de mejores cartas, reportes, facturas,
  contratos y propuestas (o de las de alguien más) y los
  usa como una guía para sus esfuerzos. La palabra clave
  en todas las plantillas es adaptar. Siempre podrá
  darle a una plantilla un toque personal con una nota
  manuscrita al pie de la forma. Y con una computadora, puede
  cambiar algunas palabras clave o añadir otras nuevas
  que le den a éste un sentido personal.

ECONOMÍA
GRÁFICA

Es conveniente organizar las cosas que tenemos que hacer
y dónde hay que hacerlas, a fin de no dar tantas vueltas
con el concebido desperdicio de tiempo.

Cuando se dirija a su siguiente destino piense que otras
cosas podría realizar y que son indispensables llevar a
cabo.

A menudo es posible hacer en 20 minutos lo que se
podría llevar una hora si se hace
individualmente

ENCUENTRE EL TIEMPO
ESCONDIDO

Hacer uso de su tiempo de descanso puede significar
llevarse un libro de bolsillo al consultorio del dentista o del
médico. De esa manera, no tendrá que leer revistas
y otro material atrasado. Cuando haga una llamada tenga material
de lectura a un lado de su teléfono y ojéalo
mientras esperas que te contesten. En nuestro automóvil
podemos oír cintas de motivación y
educativas.

No importa lo eficiente que trate de ser, las personas
siempre lo harán esperar : perderá autobuses,
trenes y aviones, y tendrá escalas inesperadas. Tal vez lo
planificó todo en la forma más cuidadosa posible,
pero de pronto se encuentra en un aeropuerto con tres horas de
retraso inesperadas y no sabe que hacer con ese
tiempo.

En nuestras oficinas debemos revisar la correspondencia
y clasificarla según el grado de importancia y dificultad.
Mentalmente, asígnale una cantidad limitada de tiempo a
cada cosa y después apresúrate para cumplir con ese
límite, pero trata de terminar cada tarea un poco antes.
Por lo común harás más de lo que tu
esperabas.

CREE "FRAGMENTOS" DE
TIEMPO

Los bloques o fragmentos de tiempo son intervalos en los
que nadie debe interrumpirlos, para concentrarse en su trabajo.
Algunas sugerencias son:

• Llegue temprano o salga tarde. Muchas personas que
  ocupan puestos importantes llegan temprano a la oficina,
  porque saben que el teléfono no empezará a
  sonar y que no habrá otra persona allí.
  Más sin embargo si trata de alcanzar un equilibrio en
  su vida, evite llegar temprano y quedarse más tarde,
  excepto durante breves períodos.

• Manténgase alejado del trabajo. Algunas
  personas que tienen mucho éxito se quedan en casa un
  día a la semana

• Cree fragmentos de tiempo para las juntas
  importantes con una persona. Si una cita es muy importante,
  dígale a su asistente o a su secretaria que no quiere
  interrupciones, excepto en casos de urgencia o de asuntos que
  tienen una prioridad definida con claridad.

LLEVE LA CONTRARIA

Lee cada día algo que nadie más
lee

Piensa cada día en algo en lo que nadie
más piense

Es malo para la mente ser siempre parte de la
unanimidad

CHRISTOPHER MORLEY

En la oficina, usa la impresora de la computadora o la
fotocopiadora a la hora de la comida, cuando la mayoría de
los empleados han salido.

La autora menciona quienes llevan la contraría ni
siquiera piensan en comprar regalos en la temporada de
festividades. Ciertamente yo no lo hago. Compro mis regalos
cuando los veo, incluso si no sé quién los
recibirá a la larga. Si se trata de algo que en verdad me
agrada y creo que algún día también le
gustará a alguien más, lo compro. Después lo
guardo en una maleta grande, que mis hijas siempre han llamado el
cofre de los tesoros. Cuando llega un cumpleaños o una
festividad, visito el cofre de los tesoros y por lo común
puedo encontrar algo encantador.

APRENDA A CONCENTRARSE

La primera condición para el éxito es la
capacidad de aplicar incesantemente su energía
física y mental a un problema, sin hastiarse. Si tomara el
tiempo en cuestión y lo aplicara en una dirección o
a un objeto específico, triunfaría.

Escuchar es sin duda la habilidad más importante
en el proceso de la comunicación. Una persona que ha
aprendido a escuchar es indudablemente la que tiene más
probabilidades de hacer bien las cosas, complacer al gerente,
ganar amigos y reconocer las oportunidades que otras personas
pasan por alto.

John D. Rockefeller decía: "Nuestra
política siempre ha sido escuchar con paciencia y discutir
con franqueza hasta que el último vestigio de evidencia
está sobre la mesa, antes de llegar a una
conclusión"; su lema era "Dejen hablar al
otro".

Reglas importantes para
escuchar:

• Reconozca que escuchar es un proceso activo, no
  pasivo

• No hable demasiado sobre sí mismo

• No trate de impresionar ni hable con demasiada
  sabiduría

• Interésese y demuéstrelo. Mary Kay se
  imagina que cada persona que conoce lleva colgado del cuello
  un letrero que dice : "Haz que me sienta
  importante".

• Concéntrese

• No adelante conclusiones

• No pase todo su tiempo pensando cuál
  será su siguiente respuesta o su siguiente comentario
  brillante.

• Motive a las personas para que digan algo
  más

Reglas importantes para
escuchar:

• Escuche las ideas, no sólo las
  palabras

• Escuche discriminadamente

• Hágale saber a la otra persona que la
  está escuchando

• Use pausas

• Reaccione a las ideas, no a la persona

• Esté atento a las señales no
  verbales

• Lea entre líneas

• Grabe lo que escucha

• Proporcione y ofrezca
  retroalimentación

• Aplique lo que escuche

DEDÍQUELE MÁS TIEMPO AL
AHORA

La mayoría de las personas se adelanta un poco al
tiempo, o bien se atrasa ligeramente. Jamás están
en el momento, en el ahora.

Igual que los buenos actores, nosotros podemos aprender
a estar en el ahora. Esto implica concentrarse. La
concentración tiene dos elementos uno de ellos es tener un
objetivo ; le prestamos atención a lo que esta
sucediendo. El otro es la intensidad. Dejar que la mente divague
puede ser desastroso prácticamente en cualquier
carrera.

CONTROLE SU RITMO

Usted necesita experimentar para ver qué horas
del día funcionan mejor para cualquier rutina que piense
establecer. Quizá deseará tratar de
desempeñar tareas no creativas, como abrir la
correspondencia, archivar o leer el periódico a primera
hora de la mañana. Debe conocer su propio cuerpo y
aprender a percatarse acerca de cuándo ocurren sus
momentos de desempeño pico y a usarlos para desarrollar
sus tareas más exigentes durante esos momentos.

"Si tienes un escucha que dispone de tiempo,
prolonga la narración y habla despacio, como si vertieras
agua de una jarra. Si tienes un mal oyente, apresúrala,
abréviala y habla como si dispararas un
arma"

Abraham Lincoln

DOMINE SUS ESTADOS DE
ANIMO

Tal vez no siempre podrá controlar la
situación, pero siempre puede controlar a su propia
reacción.

Austin
McGonigle

La depresión y el mal humor son notorios ladrones
del tiempo. En un estado de depresión o de mal humor,
muchas personas dejan de hacer cualquier cosa productiva y a
menudo se ocupan de actividades destructivas.

La capacidad de seguir adelante cuando resulta
difícil hacerlo es la marca que distingue a un verdadero
profesional. El desempeño de una tarea sólo por
disciplina desarrolla unos músculos que se vuelven
más fuertes cada vez que se usan. Eso es lo que hacen
quienes compiten en caminatas cuando sus piernas están
agotadas y a punto de desplomarse ; es lo que hacen los
nadadores cuando sienten los pulmones a punto de estallar y los
brazos pesados como si fueran de plomo.

Use el sentido del humor. La habilidad de ver
algo divertido en sus infortunios es muy importante para salir
adelante. Empiece por sonreír. Eso es bueno. Ponga una
sonrisa en su rostro. Descubrirá que es casi imposible
sentirse deprimido cuando está ocupado en
sonreír.

Terapias para
sentirse mejor

• Cree un expediente de sentido del humor y
  llénelo de caricaturas y máximas ingeniosas.
  Sáquelo cuando se sienta deprimido o cuando
  esté desempeñando actividades que le producen
  estrés -por ejemplo, cuando lo hacen esperar en el
  teléfono-. En vez de impacientarse, puede disfrutar de
  una o dos risitas.

• Pase algún tiempo con alguien que pueda
  hacerlo reír.

• Rente un video divertido.

• Vaya a una gran juguetería. Observe a los
  niños. Maneje usted mismo algunos de los
  juguetes.

• Aprenda un truco de magia

• Busque una caricatura nueva o saque una de sus
  expedientes y péguela en un lugar
  sobresaliente.

• Sonríales a cinco personas
  desconocidas

• Hable de sus sentimientos con un amigo de confianza.
  No divulgue sus sentimientos más íntimos con
  cualquiera, ni con un simple conocido. Pero si tiene
  relación con alguien que no es un chismoso y que posee
  la capacidad de saber escuchar, el solo hecho de hablarle de
  sus problemas puede ser una excelente terapia.

• Desempeñe las cosas que son menos
  prioritarias en su lista. Haga algo que no requiera pensar
  mucho, ni una gran fuerza de voluntad y que, sin embargo, es
  necesario hacer.

• Oblíguese a hacer algo totalmente diferente
  de su rutina acostumbrada. Camine, juegue tenis o vaya a un
  centro comercial. Si ésas son actividades usuales,
  haga algo diferente.

• Asoléese un poco. Esta vieja
  recomendación para las personas enfermizas tiene una
  base científica muy sólida. Numerosos estudios
  han demostrado que las personas que se privan de la luz del
  Sol a menudo experimentan depresiones, desde leves hasta
  severas.

• Elija una carrera que vaya de acuerdo con su
  temperamento.

Evite los
retrasos

El mejor momento para plantar un árbol fue
hace veinte años. El segundo mejor momento es
ahora.

Proverbio Chino

Si tienes un trabajo que necesitas realizar, hazlo de
inmediato. Demasiadas personas pierden tiempo
"disponiéndose a proceder para empezar". Pasan tanto
tiempo preparándose para hacer algo, que a menudo no les
queda tiempo para hacerlo.

Cuando prepares tu liquidación de
viáticos, hazlo tan pronto como regreses de viaje. Tal vez
sólo dedicará unos cuantos minutos a terminar esa
tarea. Pero si esperas varios días se te complicará
esta tarea. Si eres un estudiante recién graduado,
siéntate y termina tu tesis no trates de hacer la mejor
tesis que jamás se ha escrito sobre ese tema. Sólo
haz el mejor trabajo que te sea posible y empieza
ahora.

¡Empieza lo que puedes hacer, o a
soñar que puedes hacer,

En la osadía hay genio, poder y
magia.

Sólo muestra empeño y la mente se
calienta…

Empieza y el trabajo quedará
terminado!

Goethe

HAGA PRIMERO LAS LLAMADAS TELEFONICAS
DESAGRADABLES

Si sabe que debe hacer una llamada telefónica y
cree que será desagradable. ¿Cuál
será su actitud más probable?. Así es: la
pospondrá. También es posible que posponga una
junta que podría ser molesta.

Aborda de inmediato todas las situaciones
problemáticas. No pierdas tiempo
temiéndolas…quieres terminar con ellas, dejarlas
atrás, de manera que puedas seguir con la parte del
día que es placentera y productiva, pues enfréntate
de inmediato a las situaciones poco gratas. No soportes tener
pendiente cosas desagradables

También existe la teoría contraria que nos
dice no programes primero lo más desagradable si
está planificando la agenda para una junta. Establece
primero las cosas fáciles y agradables; después
ataca el problema difícil.

Si acabas de ocupar un puesto, en vez de abordar de
inmediato un proyecto de alto riesgo trata de comenzar con uno
que tenga un riesgo bajo. Poco a poco, adquirirás la
reputación de tener éxito en lo que haces y
tendrás más probabilidades de que las personas te
sigan y menos de que se resistan a ti. A la larga,
llegarás a las tareas temibles, pero entonces las
abordarás con más recursos, más entusiasmo,
más experiencia y más seguidores que si lo hubieras
hecho al principio.

Una fecha límite vencida que requiere el
pago de costosas multas y que desperdicie horas de su tiempo es
una absoluta tontería.

Las cosas que no valen la pena hacer distraen el tiempo
y la energía de las cosas que sí son valiosas. Gran
parte de la vida es un juego cuyo resultado es un empate a cero.
Los recursos que se dedican a una actividad se los quitan a otra.
Todo lo que se gasta en algo que no vale la pena se podría
invertir en algo útil.

Pregúntese: Si yo (o nosotros) desarrollo (amos)
esta idea hasta su máximo potencial, ¿en realidad
vale la pena ponerla en práctica? Si la respuestas es no,
asegúrese de no hacerlo.

Tal vez recuerda haber tratado de aprender un nuevo
idioma. Si renunció después de unos cuantos meses,
lo más probable es que no haya aprendido lo suficiente
para disfrutar de la habilidad que trataba de adquirir.
Después de unos meses o años más, tal vez
habría podido sostener una conversación y leer
libros y periódicos en esa lengua. En muchas
áreas de la vida, las personas renuncian antes de cruzar
el umbral crítico entre el tedio y el placer, entre la
lucha y el éxito.

NO TERMINE CADA LIBRO QUE
EMPIEZA

Algunos libros son para saborearlos, otros para
devorarlos y muy pocos para masticarlos y digerirlos: es decir,
algunos libros son para leer sólo unas partes, otros para
leerlos, pero no con curiosidad y muy pocos para leerlos de
principio a fin, con diligencia y
atención.

Francis Bacon.

Pagar por un libro, un periódico o una revista,
no quiere decir que deba leerlo todo para no desperdiciar su
dinero. Su tiempo es un recurso no renovable, el dinero que gasto
sí es renovable.

No piense que tiene que saberlo todo. La
información se ha expendido a tal grado que ya no es
fácil adquirir un conocimiento universal. Durante
años creí que, como profesor universitario,
tenía la obligación de estar al tanto de todo lo
que sucedía en el mundo, incluyendo la política,
los deportes, las artes, los negocios y, por supuesto, mi propia
área de ciencias sociales. Era un fanático de la
información. Pero muy a mi pesar, llegue a la
conclusión de que tratar de saberlo todo es un vicio, no
una virtud. Eso impide que se llegue a dominar a fondo un
tema.

NO SEA MEZQUINO CON EL DINERO NI
DESPERDICIE LAS HORAS

La regla que siguen los especialistas en manejo del
tiempo es la siguiente: No permitas que el costo sea tu
único criterio.

Hay incontables casos en que somos mezquinos con el
dinero y desperdiciamos las horas. Si usted elige el
autobús del aeropuerto en vez de tomar un taxi. Tal vez
perderá horas muy valiosas en espera de que esté
llegue y se llene de pasajeros, y después perderá
un tiempo muy valioso mientras el autobús deja a cada
usuario en diversos hoteles a lo largo del camino. A menudo, por
unos pesos más, se puede salir de inmediato en un taxi e
ir directamente al punto de destino. De hecho, el taxi tal vez le
costará menos que el autobús si encuentra a alguien
con quien compartir el precio del recorrido.

Si usted es
distraído, desarrolle habilidades de
supervivencia

Cada día se pierden muchas horas de trabajo
mientras las personas buscan algo: los gerentes buscan reportes y
cartas extraviados; los investigadores buscan libros,
monografías y citas de textos perdidos; los
administradores buscan facturas y recibos extraviados. A pesar de
que esto es un padecimiento común, la sociedad hace muy
poco para ayudar a los distraídos. Los libros sobre
administración del tiempo muy rara vez mencionan la forma
de enfrentarse a esta enfermedad.

Plan de supervivencia para los
distraídos

• 1. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su
  lugar. Elija un lugar para dejar sus anteojos, su pluma
  fuente favorita, sus llaves y su libreta de citas, y
  disciplínese para depositarlos siempre ahí.
  Cree un arreglo racional para sus expedientes, libros y
  reportes, y después vuelva a guardarlos fielmente en
  su lugar. Guarde siempre ciertos objetos en la misma parte de
  su ropa, por ejemplo, la cartera en un bolsillo y los
  anteojos en otro. Esta pequeña disciplina no
  sólo sirve como una medida de prevención contra
  las pérdidas, sino que también significa que se
  pueden realizar ciertas tareas funcionando en piloto
  automático, sin tener que usar mucho el poder de su
  mente para hacerlo. Abraham Lincoln tenía en su
  despacho de abogado un archivero que decía : "Si
  no está en otra parte, búsquelo
  aquí".

• 1. No esconda las cosas. Un objeto
  extraviado es casi como si se lo hubieran robado

• 2. Solicite la ayuda de un amigo paciente,
  concentrado en el presente. Infórmele a ese amigo
  en dónde guarda sus expedientes, carpetas, libros y
  otras cosas por el estilo. Si un distraído guía
  a otro, los dos acabarán por enloquecer.

• 3. Anote su nombre, dirección y
  número de teléfono en los objetos valiosos, y
  ofrezca una recompensa en caso de
  pérdida.

• 4. Póngale nombre a sus archivos
  . Todo trabajo que genere en la computadora debe indicar
  el número de disco en que lo hizo, el nombre del
  archivo y el paquete en que lo realizo, lo anterior para
  evitar pérdida de tiempo al estar buscando entre todos
  los discos, situación que sucede en contadas
  ocasiones.

• 5. Tenga un respaldo de los trabajos
  realizados en la computadora. Se han tenido malas
  experiencias de perdida de información muy valiosa, al
  dañarse el disco flexible o en ocasiones el disco
  duro. Por lo tanto no se olvide de tener siempre un respaldo
  sobre todo de la información más importante.
  Asimismo proporciónele a la secretaria el disco en que
  lo quiere guardar, ya que en ocasiones éstas lo
  guardan en sus discos, los cuales reutilizan y no es raro que
  lleguen a borrar archivos que para ellas no son importantes,
  ya que no los utilizan constantemente.

• 6. Sea redundante. Siempre que sea
  posible, cree un duplicado de todo. Llaves, documentos muy
  importantes, como actas de nacimiento, de matrimonio,
  escrituras de la casa, testamento, títulos de los
  estudios realizados, etc. Lo anterior sobre todo en caso de
  ocurrir un incendio, tratando de que tenerlos en la casa de
  algún familiar que viva cerca.

• 7. Mire antes de saltar. Este es un
  viejo adagio, como el de "un lugar para cada cosa y cada cosa
  en su lugar". Esto es aplicable cuando sale de
  comisión y que por no perder el vuelo sale corriendo y
  olvida algo en el hotel, en el autobús, en el taxi.
  También cuando lo llaman con urgencia a alguna junta y
  dejo algo en la computadora, por regla todo aquel que entre a
  realizar una computadora debe salvar lo que este en
  pantalla.

• 8. Use señales y recordatorios.
  Cuando estacione su automóvil en un estacionamiento
  muy grande, anota en qué nivel y en qué hilera
  se encuentra, lleva siempre contigo algún papel y
  pluma. No es raro que salgas por una puerta diferente del
  centro comercial y te asustes al pensar que te robaron el
  coche.

No permita que los demás le
hagan perder el tiempo

Posponga siempre las juntas con los tontos que lo hacen
perder su tiempo. Las personas de mucho éxito posponen las
juntas con quienes los hacen perder su tiempo, o las evitan por
completo. "Siempre soy puntual porque mi tiempo es importante, y
el tiempo de la otra persona también lo es". "Si descubro
que las personas no van a ser recíprocas, entonces busco
una forma de hacer negocios con alguien más".

Por desgracia, hay muchas situaciones en las cuales uno
es rehén de las agendas de otras personas. Si la persona
que está adentro es absolutamente importante para usted,
no hay mucho que pueda hacer, como no sea esperar y adoptar
tácticas de tiempo a la defensiva, como leer un libro o un
reporte que llevó consigo, o hacer algunas
llamadas".

Al llegar a conocer a sus secretarias ejecutivas, puede
reducir al mínimo el tiempo de espera, llamando por
teléfono de antemano y obteniendo así la
información de cómo andan sus horarios. En
ocasiones, si estaban muy retrasados, las secretarias lo pueden
llamar unos minutos antes de la hora en que creían que sus
jefes podrían desocuparse.

No adopte los monos de otras
personas

Hacerse cargo de un "mono" es algo que le puede quitar
mucho tiempo. Algunos "monos" pueden ser pequeñas
criaturas deliciosas, pero también pueden estar mal
educados y ser malintencionados y molestos.

No se haga cargo de todos los problemas y las
responsabilidades (es decir de los "monos") que otras personas
quieren dejarle. Si acepta cada problema que le presentan, su
vida se puede convertir en una pesadilla.

Por lo tanto evite la
responsabilidad que le corresponde a otras
personas.

Los gerentes pueden llegar a estar supervisados por sus
subordinados, que se detienen en sus oficinas cada mañana
para indagar acerca de la forma en que el gerente se está
haciendo cargo de sus problemas. En un ridículo cambio de
posición, los subordinados les delegan tareas a los
gerentes, en vez de que suceda lo contrario. En ocasiones, el
gerente ni siquiera se percata de ello.

Si está abrumado por los "monos", he aquí
tres reglas que recomiendan Blanchard, Oncken y
Burrows:

Recuerde que el mundo está lleno de "monos", de
manera que escoja sólo uno que en realidad le
interese

Haga que las personas se preocupen por sus propios
"monos". Usted no debe tratar de resolver los problemas de los
demás si ellos no están dispuestos a hacer algo
para resolverlos. No hay nada malo en ayudarlos de vez en cuando
con sus "monos", siempre y cuando esté seguro de que se
queden con ellos una vez que ha terminado de
auxiliarlos.

Si usted es un gerente, asígnele los "monos" a
las personas capaces en su organización.
Capacítelos en sus nuevas responsabilidades. Si es un buen
gerente, debe medir su éxito por lo que es capaz de lograr
que hagan los demás.

Los expertos en el tema aseguran que siempre
habrá más "monos" que claman por nuestra
atención que el tiempo de que disponemos para
controlarlos. Permitir que todos ellos se suban a su espalda es
malo para usted y también para los "monos".

El hecho de aceptar los "monos" equivocados puede
significar que los apropiados languidecerán por falta de
atención.

La mayoría de las personas resolverá sus
propios problemas y ofrecerá una solución para los
demás si uno los escucha y los deja que hablen el tiempo
suficiente. Aliente a su personal de manera que todos se sientan
cómodos cuando tengan que darle una mala noticia, pero
pídales que siempre tengan alguna sugerencia para
solucionar el problema.