Manejo adecuado del tiempo (página 2)

AMPLIE SU VOCABULARIO PARA INDICAR QUE
SE ACABA EL TIEMPO

La señal de la estructura de tiempo. Algunos
especialistas en el manejo del tiempo controlan las expectativas
anunciando al principio de una junta algo así como:
"Permítanme decirles ahora que debo hacer una importante
llamada telefónica a las 4:00 " Esta señal de la
estructura de tiempo tiene tres propósitos:

• 1. Les indica a las otras personas que son
  importantes para usted, que en realidad quiere pasar
  algún tiempo con ellas y oír lo que tienen que
  decir

• 2. Les proporciona a los demás ciertos
  parámetros, de manera que puedan saber con
  anticipación cuánto tiempo les puede conceder
  usted

• 3. Obliga a la otra parte a llegar al fondo del
  asunto y a no perder el tiempo en detalles que no vienen al
  caso.

Señales no verbales. Puede empezar a
reunir sus cosas como si se dispusiera a salir de su oficina.
Puede inclinarse hacia adelante en su sillón, o empezar a
reunir sus papeles como si estuviera a punto de retirarse. La
señal no verbal más obvia es ponerse de
pie

• Pausas y silencio. Cree silencios cada vez
  más largos entre los comentarios

• La señal para apresurarse. "Se que
  usted está muy ocupado, pero tengo una pregunta
  rápida" Dar a entender que la otra parte está
  muy ocupada es una forma cortés de decir "Estoy muy
  ocupado".

• La interrupción programada. Algunos
  ejecutivos les piden a sus asistentes que los interrumpan
  después de que ha transcurrido determinado tiempo. El
  asistente anuncia en voz baja que ya llegó la persona
  que tiene la siguiente cita.

• La conclusión. "Bien, Fernando, me
  pondré en contacto contigo muy pronto (pausa) Muchas
  gracias". Y se retiró.

• Un lugar en el cual usted necesita saber cómo
  librarse de alguien es en ellos eventos en donde todos
  están de pie, como las recepciones y las fiestas. "En
  verdad disfruto charlando con usted, pero debo hablar con
  otras personas antes de que se retiren"

RECLUTE A OTROS PARA QUE USTED AHORRE
TIEMPO

Por desgracia, las personas que aceptan con toda
paciencia un servicio lento y una mala calidad tienden a obtener
más de lo mismo. Sus exigencias y sus pedidos pasan a
segundo término, después de los de aquellos que
insisten más en la calidad. Cuando los vendedores y
proveedores deben elegir entre terminar un trabajo para un
cliente amable o uno exigente, ¿qué es lo que
sucede? El trabajo para los clientes exigentes se hace primero y
el trabajo para los clientes amables se queda en segundo
lugar.

Hay formas de ser amable y no acabar en último
lugar. Una manera de lograrlo es aprender a quejarse en una forma
efectiva, a continuación se muestran seis
reglas:

• 1. Trate de negociar con las personas y las
  compañías que se preocupan por su
  reputación.

• 2. Asegúrese de pisar terreno firme
  antes de presentar una queja. Si censura con severidad a
  alguien y después se entera de que esa persona
  tenía razón, usted quedará como un tonto
  y su credibilidad resultará dañada. Por lo
  general, es una buena idea empezar con amabilidad.

• 3. No se queje con cualquiera.
  Quéjese sólo con quien pueda hacer algo
  respecto a su queja. La única razón para
  quejarse con alguien que no tiene autoridad discrecional es
  ventilar sus emociones, hay mejores formas de
  hacerlo.

• 4. Recuerde que la forma en la que se queja
  es tan importante como la persona con quien se queja.
  Empiece con amabilidad y simpatía. Recuerde que ese
  individuo tal vez no está involucrado personalmente en
  la situación, o que quizá ni siquiera
  está enterado de ella.

• 5. Controle con firmeza su temperamento.
  Si la experiencia le ha costado tiempo y dinero, es probable
  que usted esté molesto. La situación tal vez
  fue embarazosa ; pero debe controlarse. Si pierde el
  control corre el riesgo de desacreditarse y también de
  perder la discusión.

• 6. No se queje de todo. Ceda en las
  cosas pequeñas para llamarles la atención en
  las grandes. Es como un juego. Si todo es una batalla, usted
  pierde la guerra.

REGLAS PARA RECIBIR UNA
RECLAMACIÓN

• Considere la queja como una información
  potencialmente valiosa. Cada año muchas
  organizaciones gastan millones de pesos en pagarles a
  consultores y equipos de investigaciones para que
  averigüen lo que piensan de ellas los clientes y los
  posibles clientes. Siempre que alguien se queja con usted
  está obteniendo esa información en una forma
  gratuita.

• Evalúe la queja. Pregúntese a
  sí mismo: ¿Qué hay en esta queja que
  pueda usar ?

• Evalúe a quien se queja. ¿La
  persona en realidad sabe lo que dice? ¿Se ha
  precipitado un poco? ¿Esta emocionalmente
  tensa?

• Aliente a la persona que se queja para que sea
  específica. ¿Le importaría si anoto
  su queja? . Esta sencilla pregunta le informa al quejoso que
  usted le está prestando atención a lo que dice
  y que lo considera bastante importante como para
  anotarlo.

• Pregunte: ¿Qué puedo hacer para
  enmendar esto? No se ofrezca como voluntario para realizar
  algo antes de hacer la pregunta mágica. Tal vez la
  persona que se queja no quiere tanto como usted está
  dispuesto a ofrecerle.

• Resuelva la queja de buen grado. Haga que la
  persona se sienta bien con la forma en que se desarrollaron
  las cosas, de manera que desee volver a tener tratos con
  usted.

• Si no hay nada factible en la queja,
  ignórela. Déles las gracias por tomarse el
  tiempo para informárselo, y guíese pos sus
  propios conocimientos y por su experiencia.

SONRÍA PARA AHORRARSE
TIEMPO

Una sonrisa cautivadora es una de las mayores ventajas
que se pueden poseer. Sólo las personas que poseen un
talento extraordinario o que son ricas obtienen lo que quieren
sin sonreír y, sin embargo, una sonrisa no les
haría daño. Los chinos tienen un proverbio :
"Un hombre que no sonríe no debe abrir una
tienda".

APRENDA A DAR PROPINAS CON
EFECTIVIDAD

Gerardo tenía como una de sus mejores
tácticas el dar propinas anticipadas. El comprendía
que una de las razones primordiales está incluida en el
acrónimo de la palabra propina en inglés, TIP: To
insurance Promptness (Para asegurar la prontitud).

Si podían elegir entre a quién servir
primero, o quién recibiría la comida mejor, las
flores más bellas o la mejor mesa, le daban todo eso a la
persona que ya había demostrado cómo los
recompensaría. ¿Por qué debían
arriesgarse a prodigarle atenciones a alguien que les
dejaría una propina insignificante o
nula ?

Lo sorprendente es que la propina anticipada no tiene
que ser muy cuantiosa. He visto que un servicio lento se
transforma con poco dinero pagado con anticipación. Por lo
general, la cantidad de la propina que da con anticipación
debe estar determinada por los precios del hotel o del
restaurante, y por lo que usted considera que será la
cuenta total.

De propinas generosas en el restaurante que frecuenta
con regularidad. Si da un poco más del promedio, casi
siempre mejorarán el nivel y la rapidez del servicio. El
especialista en el manejo del tiempo sabe que una propina es una
inversión.

BUSQUE LA AYUDA DE
INFORMADORES

Un informador es el objetivo del vendedor dentro de una
organización; alguien que puede ayudarlo para hacer la
venta.

Empiece a desarrollar una relación. Encuentre
algún interés mutuo. Pídales un consejo. A
la mayoría de las personas les fascina dar consejos. Una
de las preguntas más poderosas que puede hacer una persona
es: ¿Podría ayudarme? Asegura que muy rara vez
dejará de obtener una respuesta positiva.
Básicamente, casi todas las personas quieren ser
útiles.

Si quiere ahorrar tiempo e incrementar sus
probabilidades de tener éxito, busque a un
informador.

Aprenda a
delegar

Si alguien puede hacer algo con mayor rapidez, mejor y
en una forma menos costosa que usted, deje que lo
haga.

Si es competente en las reparaciones, o puede aprender
con rapidez, entonces adelante, arregle la llave del agua o
cambie el alternador. Pero si es torpe, no conoce lo que se
debe hacer y sabe que le llevará mucho tiempo aprender,
pague para que le hagan el trabajo

Los gerentes y profesionales dedican sólo una
pequeña fracción de su tiempo laboral a las tareas
para las cuales fueron contratados. Es muy importante tratar de
encontrar a alguien que no sólo sea hábil y
confiable, sin o que también tenga valores similares a los
suyos. De esa manera, puede esperar que su asistente se haga
cargo de una asignación tal y como lo haría
ella.

Considere la posibilidad de contratar a un estudiante
que esté realizando su servicio social, o a uno que
trabaje medio tiempo, a través de una bolsa de trabajo
escolar, por lo común son individuos muy motivados.
Están dispuestos a trabajar por una paga modesta si pueden
adquirir una experiencia útil, y son muy receptivos a la
enseñanza.

Autor:

Miguel Angel Bolaños Moreno