Actividades para la mejora del proceso de comunicación

Resumen

La comunicación puede definirse como un proceso a
través del cual las personas intentan compartir
significados mediante mensajes simbólicos. El trabajo
investigativo desarrollado se basa en el proceso de
comunicación y la importancia del mismo para un
administrador. La actividad de la comunicación, se valora
como la que ocupa la mayor parte del tiempo de trabajo de un
administrador. Es abordado el tema del trabajo en equipo, como
herramienta necesaria para los administradores para ser
más eficientes al solucionar problemas y tomar decisiones.
El estudio es realizado en la Filial Universitaria Municipal
Santo Domingo, donde se establecen diferentes actividades de
comunicación sobre la escucha y trabajo en equipo, para
desarrollarlas fundamentalmente con el colectivo que dirige el
proceso de universalización, ya que se debe entender que
los administradores están en la posición de
establecer normas de comportamiento y recompensar al colectivo
por su capacidad de solucionar problemas. La práctica ha
permitido conocer que aunque la FUM obtiene buenos resultados en
el desempeño laboral, aún el colectivo de
trabajadores no demuestra una cohesión en el trabajo en
equipo para lograr una mayor eficiencia en la misión y
visión de la organización. Se plantea como objetivo
general; propuesta de actividades para la mejora del proceso de
comunicación, fundamentalmente para el trabajo en equipo,
en el colectivo que dirige el proceso de universalización
de la FUM Santo Domingo.

Introducción

¿La comunicación es una ciencia o
un arte?

Uno de los actos más cotidianos que realizan los
seres humanos es la comunicación frecuente con los
demás. Si pensamos en los medios de información y
su gran desarrollo actual, podríamos hablar más
bien de una tecnología. Cada una de estas suposiciones
sobre la temática tendría su espacio en la
comprensión de los procesos comunicativos, es por esto que
la comunicación ha sido calificada como "una ciencia
múltiple y dispersa", de reciente incorporación al
campo científico, aunque con una larga historia, que se
remonta a los momentos en que el ser humano fue consciente de su
capacidad de comunicarse con otros.

¿Cómo entender la
Comunicación?

Etimológicamente comunicarse proviene del
latín commucare, que significa: establecer algo en
común con alguien, compartir alguna apreciación,
alguna idea, etc y de la raíz latina communis que quiere
decir poner en común algo con otro. Es a su vez la
raíz de comunión, de comunidad; términos que
nos expresan algo que se comparte, se tiene, o se vive en
común. De manera que la comunicación representa
siempre un fenómeno donde participa más de uno, es
por ende un concepto de grupo, algo imprescindible de tomar en
consideración como punto de partida para abordar dicho
proceso. Como podemos observar de una u otra manera el
término comunicarse hace referencia al establecimiento de
una cierta sintonía entre los sujetos implicados en el
proceso.

Partimos de comprender a la comunicación como un
proceso en el que se establece una relación sujeto-sujeto.
Ello implica que las personas, los grupos, las organizaciones, se
conviertan en los protagonistas de sus acciones comunicativas, no
sólo porque entren en un intercambio informativo, sino
porque participen más o menos activamente en la
regulación de sus comportamientos.

Esto significa que cada actor ocupe realmente
determinada posición; desempeñe alguna
función; se autodetermine de una u otra manera; tome
decisiones; seleccione los medios y recursos de expresión
y de escucha; en un contexto interactivo en el que los otros
actores están en condiciones de hacer otro
tanto.

La interacción personal, sujeto- sujeto en la
situación comunicativa grupal posibilita la
confrontación de puntos de vistas diferentes y la
configuración de un criterio compartido grupal, que no
necesariamente conduce a la desaparición de los
individuales, sino que debe coexistir con
éstos.

Encontramos con mucha frecuencia expresiones como esta:
"Fulano se expresa muy bien, habla muy bonito, es tremendo
comunicador". En gran medida el hombre es el ser mas completo que
existe sobre la tierra, porque dispone de esa herramienta
maravillosa que es el lenguaje, como instrumento indispensable de
su pensamiento transformador.

La sociedad se encarga de adiestrarnos en el arte de
hablar. Durante los primeros meses de nuestras vidas, los padres
se encargan de enseñarnos a hablar. Luego en la escuela
nos enseñan a escribir y a leer. Muchas otras actividades
escolares nos adiestran en expresar claramente nuestras ideas,
perfeccionar nuestra expresión y a desenvolvernos ante un
auditorio.

En la misma medida en que se conforma la personalidad
del sujeto a través de su vida, éste incorpora y
elabora su propio arsenal de recursos comunicativos donde
amplía o reduce las posibilidades de comunicación
con los demás.

Paralelamente, el sujeto se hace más o menos
capaz de interpretar y expresar la información en sus
intercambios con los demás, mediante la asimilación
de códigos no verbales. El sujeto desarrolla su habilidad
para escuchar y aprender de la experiencia de los demás,
al tiempo que se entrena en el arte de interactuar, mediante
métodos y estilos de comunicación.

La persona es capaz de ampliar sus habilidades en el uso
de sus recursos comunicativos. Unas personas se caracterizan por
ser menos comunicativas que otras, lo que no depende sólo
de la riqueza de su mundo interno, sino de su capacidad de
aplicar eficientemente toda una variedad de medios.

Desde este ángulo del problema, consideramos a la
comunicación como el intercambio subjetivo de puntos de
vista, que dé lugar a otros nuevos, en la solución
de las cuestiones que surgen en nuestra vida
cotidiana.

Problemática:

Es necesario que el proceso de universalización
cuente con un ambiente de interacción y diálogo
sobre la base de concepciones de comunicación que
propicien la mejora de la escucha y el trabajo en equipo lo cual
tiene importante repercusión en los procesos sustantivos y
en la formación de los estudiantes.

Objetivo general

Propuesta de actividades para la mejora del proceso de
comunicación, fundamentalmente la escucha y el trabajo en
equipo, en el colectivo que dirige el proceso de
universalización de la FUM Santo Domingo.

Aportes de la investigación.

Los resultados de la investigación, teniendo en
cuenta las características comunes e individuales del
colectivo de la Filial Universitaria Municipal Santo Domingo,
identifican como partes de un grupo de trabajo a cada miembro de
la organización y permite que se apropien de habilidades
comunicativas como herramientas de trabajo. Por tal razón
se ha motivado la necesidad de elaborar actividades para la
mejora del proceso de comunicación, basados en la escucha
y el trabajo en equipo, desde los espacios formales e informales
de intercambio. El tema resulta de interés para la
organización y cuenta con la aprobación la
dirección de la FUM.

Marco
Teórico Referencial

1.1- Importancia de la
comunicación:

La buena comunicación es importante para
líderes, cuadros, dirigentes y administradores
fundamentalmente por dos motivos. En primer lugar, la
comunicación es el proceso mediante el cual se cumplen las
funciones administrativas de planeación,
organización, dirección y control. En segundo
lugar, la comunicación es una actividad a la que los
administradores le dedican una abrumadora cantidad de tiempo.
Generalmente los administradores no permanecen solos por mucho
tiempo en su puesto de trabajo planeando, organizando o
analizando alternativas, ya que resulta cotidiano que pasen la
mayor parte del tiempo en la comunicación personal,
electrónica o telefónica con los subordinados,
colegas, supervisores, proveedores y clientes o en otras
actividades como son la elaboración o lectura de informes,
documentos, etc.

Se puede afirmar que la comunicación es el
torrente sanguíneo de una organización y que la
mala utilización de la misma llega a producir daños
significativos en la organización. No cabe duda que el
tema de la comunicación se ha tornado complejo para un
administrador en el presente, donde los avances
tecnológicos precipitan y complican los medios de
comunicación y el entorno inestable envía
señales que cambian con velocidad, reflejando las
modificaciones de los valores sociales y culturales.

En el contexto laboral lo que haga el individuo depende
de sus motivaciones, las cuales se apoyan en el afecto, la
afición, los sentimientos y el inevitable vínculo
con sus actividades, su colectivo y su jefe; es el esfuerzo del
subordinado integrante de la organización por preservar
las relaciones interpersonales con quienes lo rodean y dirigen,
condicionando la capacidad volitiva que conlleva al
compromiso.

Muchas investigaciones relacionadas con el mundo del
trabajo revelan razones que pueden sorprender, entre ellas se
destaca que las personas no trabajan para la organización,
sino en ella, lo que implica que es necesario establecer todos
los canales informativos y de comunicación en todas las
direcciones para motivar en cada individuo que el trabajo es lo
que las personas y las organizaciones necesitan, logrando
así el sentido de pertenencia pues las personas no se
interesan por hacer algo únicamente porque se le ha dicho
que lo hagan o se les remunera, ellas deben tener la
convicción de que son útiles, necesarias, y poner
el máximo de interés en hacer su labor lo mejor
posible. Para lograr el compromiso de los trabajadores con la
organización es ineludible el proceso de
comunicación como herramienta en la Dirección, es
necesario que los mismos estén ampliamente involucrados,
esto constituye el estado deseado.

1.2- Proceso de comunicación.

Los elementos esenciales del proceso de
comunicación definidos por John Kotter son, "el transmisor
que envía un mensaje a través de los medios, a un
receptor que responde".[1] En su forma simple, el
esquema sería:

Los psicólogos han estudiado otras variables
más complejas de la comunicación, como la
disposición del receptor ante los argumentos unilaterales
o bilaterales[2]la respuesta del receptor ante los
aspectos superficiales,[3] y el hecho de que
resulta más fácil convencer a las receptoras que a
los receptores,[4]. A continuación se
muestra un modelo del proceso de comunicación más
complejo.

El principal reto de la comunicación es
estructurarse de forma que todos los integrantes de la
organización sepan como actuar para obtener la eficiencia
organizacional. La comunicación empresarial, se encamina
tanto a públicos internos, integrado por todos los
trabajadores de las empresas, como a los públicos
externos, conformados por el pueblo, los clientes,
suministradores, competidores y por el resto de las instituciones
gubernamentales o no gubernamentales que de una forma u otra se
relacionan con la empresa

Dentro de las teorías administrativas y sus
principales enfoques se encuentra la que tiene énfasis en
las personas, como Teoría de las relaciones humanas, con
los principales enfoques en la oganización informal y
motivación, liderazgo, comunicación y
dinámica de grupo.

1.3- Definición y características de la
comunicación

La comunicación es un factor mucho más
complejo hoy, así como su definición como tema de
estudio. Se han encontrado múltiples definiciones a partir
de estudios realizados, tomando como definición que la
comunicación es el proceso mediante el cual las personas
tratan de compartir un significado por medio de la
transmisión de mensajes simbólicos.

Mintzberg[5]define el papel de la
comunicación en tres roles administrativos:

El papel interpersonal, donde los administradores son
líderes y representantes de su organización,
interactuando con los subordinados, clientes, proveedores y
colegas de la misma.

El papel informacional, donde los administradores buscan
información de los colegas, subordinados y otros contactos
personales sobre cualquier cosa que pudiera afectar su trabajo y
responsabilidades, además de diseminar la
información interesante o importante, proporcionando a
todos los miembros de la organización y ajenos a la misma
información referente a su unidad en general.

El papel decisional, donde los administradores realizan
nuevos proyectos, solucionan conflictos y asignan recursos a los
miembros y departamentos de su unidad. Algunas decisiones se
tomarán en privado, pero se basará en la
información recibida y a su vez deberán
comunicarlas a otros.

Los Principios.

En la regulación del comportamiento
comunicativo ejercen una función decisiva, un conjunto de
principios que actúan como especie de modelos mentales
que, una vez asumidos, diseñan un tanto
automáticamente, la respuesta del sujeto en la
situación comunicativa. Estos son:

• Relacionados con el respeto al criterio de los
  demás.

• Relacionados con la comprensión como fin.
  Primero comprender para después ser
  comprendido.

• Relacionados con una visión competitiva o
  cooperativa de la comunicación.
  Ganar-Ganar.

• Relacionados con la valoración de la calidad
  del punto de vista interactivo y del punto de vista personal.
  Dos cabezas piensan mejor que una.

1.4- La comunicación en la
organización

Este proceso de intercambio, complejo y
multifacético, regulado e intencional; es concebido por
los autores marxistas como compuesto por tres elementos
fundamentales

• La comunicación como función
  informativa, enfatizándose el aspecto del intercambio
  de información.

• La comunicación como proceso de
  regulación de la conducta, enfatizándose los
  aspectos interactivos y de influencia mutua entre los
  factores.

• La comunicación como proceso de
  percepción interpersonal, enfatizándose los
  aspectos afectivos de esta.

"Para el estratega lo más importante es
localizar y definir el asunto crítico del problema
más que descubrir la solución. Esto quiere decir
que el primer paso del pensamiento estratégico es
determinar cuál es el asunto crítico de la
situación, es decir llegar al meollo del
asunto"[6] Tsun Tzu

1.5- Problema social de la
comunicación en la organización.

Con la comunicación se satisfacen importantes
necesidades psicológicas: seguridad, aceptación,
afecto y reconocimiento.

• En la comunicación interpersonal se encuentra
  una gran fuente de satisfacción, bienestar y gozo;
  pero también una gran fuente de tensiones y
  estrés que dan paso a la aparición de
  conflictos entre los individuos.

• Cuando dos o más personas tienen que realizar
  algo en conjunto, la posibilidad de que surja un conflicto es
  prácticamente inevitable.

• El conflicto se ve como una regla y no como la
  excepción.

• En ello va a depender en gran medida, la postura que
  asuman los implicados: Retirarse, evadir, ventilar el
  problema.

• Adoptar una posición de pierde o gana, todo o
  nada.

• Discutir de manera negativa.

• Al menos tres formas de la comunicación son
  fuentes de incontables problemas y diferencias:

– La ofensiva,

– La defensiva

– La apática.

• Es importante, ante una situación
  conflictiva, el desarrollo de empatías.

La conducta adecuada es:

• 1. La colaboración,

• 2. El diálogo constructivo (la
  aceptación, la empatía y la
  congruencia.)

– La aceptación implica el respeto por la
individualidad del otro.

– La empatía es ponerse en el lugar del
otro.

– La congruencia es conveniencia, coherencia,
relación, lógica, etc.

El principal reto de la comunicación es
estructurarse de forma que todos los integrantes de la
organización sepan como actuar para obtener la eficiencia
organizacional.

La comunicación empresarial, se encamina tanto a
públicos internos, integrado por todos los trabajadores de
las empresas, como a los públicos externos, conformados
por el pueblo, los clientes, suministradores, competidores y por
el resto de las instituciones gubernamentales o no
gubernamentales que de una forma u otra se relacionan con la
empresa

1.6- Estilos de comunicación, a
partir de las exigencias de la situación
comunicativa.

Siempre que se dice algo, el mensaje contiene dos
partes: lo que se dice, el contenido; y el cómo se dice,
la forma que se manifiesta en el
estilo.[7]

Utilizamos una clasificación de los estilos que
los agrupa en cuatro grandes grupos que aparecen en la lectura
que ofrecemos a continuación.

Estilos de comunicación: El
funcionamiento del equipo se asienta en la interdependencia y
ella se nutre de la comunicación entre sus miembros. Cada
vez que usted dice algo, su mensaje contiene dos partes: lo que
usted dice (el contenido), y como usted lo dice (el
estilo).

El contenido es lo que se quiere decir y el estilo le
dice a los demás cómo tomar su mensaje, si usted
está bromeando, serio, bravo, complacido o presionado. El
estilo abarca, tanto el aspecto visual -el lenguaje corporal no
verbal- como el oral, que incluye el tono e inflexión de
la voz, los que contienen las intenciones subyacentes. El
estilo de su comunicación alinea a los demás a sus
intenciones.

"Mantenga su mente en lo que se dice y sus ojos y
oídos en cómo se dice."

La forma en que usted habla interfiere con lo que usted
está tratando de decir.

La mayoría de las comunicaciones en el trabajo
caen dentro de los cuatro estilos:

Estilo I – Conversación
Breve

– Conversación de Taller

Estilo II- Conversación de
Control

– Conversación de Pelea

– Conversación de Resentimiento

Estilo III– Conversación de
Búsqueda

Estilo IV– Conversación Directa

1.7- El trabajo en equipo.

Uno de los mayores problemas que se presentan en todas
las empresas es el unir a un conjunto de personas para que
cumplan con un propósito organizacional. Todas ellas
poseen necesidades, intereses, conocimientos, experiencias,
expectativas y otra serie de motivaciones diferentes. La
función del administrador es consolidar esta variedad de
expectaciones en una misma de bien común y amalgamarlos en
un equipo que sienta y viva el mismo horizonte soportado en un
mecanismo de comunicación que fluya e irrigue todas las
fibras del grupo.

Pero, ¿qué es trabajar en equipo?
¿En que se diferencia de trabajar en grupo? Trabajar en
grupo es realizar las cosas con un jefe que dirige e indica
qué se debe hacer, cómo lo debe hacer y para
cuándo se deben entregar los resultados, donde sus
integrantes hacen lo que se les indica de manera separada e
individual. Para que las personas logren el éxito de sus
tareas y cooperen con buena voluntad debe utilizarse el trabajo
en equipo: "es un grupo de personas que trabajan para lograr una
meta común". Sin embargo, esto es mucho
más.

Visto el Equipo como sistema humano superior al
grupo y a los individuos que lo integran en cuanto
a su potencialidad para la toma de decisiones efectivas y
eficientes en la Organización, la Autoexpresión en
Equipo puede resultar un medio válido para desarrollar
formas de cooperación y participación viables en
los procesos de trabajo.

Siempre se ha afirmado que cuatro ojos ven más
que dos, y si lo hacen en la misma dirección, mucho mejor.
Esto es que, más que las capacidades individuales, la
unión de las competencias, las actitudes y las
expectativas en torno a los objetivos comunes, la
construcción de proyectos, propuestas y soluciones a los
problemas, el trabajo en equipo propenderá por acciones
más y mejor fortalecidas e integrales.

A esta definición debe agregarse un concepto bien
importante: "SINERGIA. Un equipo es un grupo de personas que
trabajan en forma sinérgica para lograr una meta
común. Cuando las personas trabajan juntas como equipo,
cada una se beneficia del conocimiento, trabajo y apoyo de los
demás miembros, lo cual lleva a una mayor productividad
que la que se lograría por cada persona que la que se
lograría por cada persona que trabajara al máximo
de su capacidad como individuo"

Un equipo no es casual pero si es causal. Los equipos a
diferencia de los grupos son creados con el concepto de
efectividad, y no sólo de eficiencia. Para que el equipo
sea efectivo, debe asegurarse que cada elemento trabaje a su
capacidad óptima y que cada uno colabore para lograr la
sinergia que elevará su proyecto desde la plataforma de
lanzamiento a su realización exitosa.

Desarrollo

2.1- El proceso de
comunicación.

Introducción

La comunicación es el fluido vital de una
organización, los errores de comunicación en
más de una organización han ocasionado daños
muy severos, por tanto la comunicación efectiva es muy
importante para los gerentes ya que ella representa la hebra
común para las funciones administrativas. Los gerentes
preparan planes hablando con otras personas, para encontrar la
mejor manera de distribuir la autoridad y distribuir los
trabajos. De igual manera las políticas motivacionales, el
liderazgo, y los grupos y equipos se activan en razón del
intercambio regular de información las comunicaciones como
cualquier actividad intelectual se pueden perfeccionar
enfrentando los retos que representan, las organizaciones pueden
ser un lugar ideal para aprender esta lección.

¿Para qué nos comunicamos en el proceso de
dirección?

La respuesta en esencia pudiera ser: Para intercambiar
información y para construir una red de relaciones en la
organización y hacia fuera de ésta.

Para comunicarnos bien necesitamos conocernos a nosotros
mismos y a nuestro marco de referencia y ser capaces de valorar a
otras personas. Solo entonces será posible encontrar las
mejores formas para comunicarnos de forma efectiva.

2.2 Caracterización de la
organización.

La Filial Universitaria Municipal de Santo Domingo se
instituye en el curso 2002-2003 ubicándose la misma en el
inmueble perteneciente a la Empresa Cultivos Varios Manacas donde
radica la Unidad Docente que acoge al 4to año de
Agronomía de la UCLV para realizar la práctica
preprofesional.

En su inicio se abren dos carreras: Licenciatura en
Derecho y Licenciatura en Psicología con una
matrícula que no rebasó los 70 estudiantes y que
eran provenientes de las fuentes de ingreso: Trabajadores
Sociales, en su primera graduación, y cuadros de las
organizaciones políticas del territorio. Posteriormente se
abren otras carreras tales como: Licenciatura en Estudios
Socioculturales, Licenciatura en Contabilidad y Finanzas y las
ingenierías en Industrial, Agronomía y
Agropecuaria, donde se insertan los estudiantes del Curso de
Superación Integral para Jóvenes, la Tarea
Álvaro Reinoso, entre otras fuentes.

En la actualidad cuenta con seis carreras, tres de ellas
en el área de Humanidades y tres en el área de
Ciencias Técnicas y Empresariales. Cuenta con una
matrícula de 376 estudiantes en Continuidad de Estudios y
92 en Educación a Distancia para un total de 468 educandos
y un claustro con 92 profesores, de ellos 18 a tiempo completo y
74 a tiempo parcial.

La estructura de dirección está compuesta
por: Director CUM; tres Subdirectores Generales; cuatro Jefes de
Departamento: Humanidades, Ingeniería, Contabilidad y
Marxismo Historia, a quienes se le subordinan seis de
coordinadores de carrera: Derecho, Psicología, Estudios
Socioculturales, Industrial, Agronomía y Contabilidad.
Brindan servicio en apoyo a la docencia: una administradora, una
secretaria docente, una técnica en estadística, una
técnica en expedientes, dos empleadas de servicio, una
cocinera, cuatro CVP, un administrador de red, un técnico
para el servicio del laboratorio de computación, una
adiestrada en la carrera de Contabilidad, un obrero integral de
mantenimiento, una técnica que atiende el punto de
préstamo de Base Material de Estudio y una adiestrada que
le auxilia en esta labor.

La FUM ofrece, además, servicios de postgrado a
profesionales del territorio.

Propuesta de
actividades

Introducción

Durante años el Proyecto Cambio Humano ha venido
realizando entrenamientos grupales con el propósito de
formar equipos de trabajo, perfeccionar la comunicación,
incrementar las potencialidades de liderazgo personal, mejorar el
aprendizaje, resolver conflictos. Las actividades que se muestran
en la investigación pretenden implementar contenidos de
dicho proyecto que contribuyen a la mejora del proceso de
comunicación en la organización. Las actividades
están concebidas fundamentalmente para ser utilizadas de
apoyo a los cursos y talleres. No obstante puede ser empleado
como material de lectura y consulta para el desarrollo personal
independiente.

El contenido sigue la lógica de un entrenamiento
en comunicación interpersonal. En la realidad cada
entrenamiento es diseñado por el propio grupo de
participantes a partir de sus intereses y condiciones
específicas en las que se desenvuelve.

Esperamos que la lectura sea de su agrado.

Actividad No. 1

Objetivo general: Propuesta de actividades para
la mejora del proceso de comunicación, fundamentalmente la
escucha y el trabajo en equipo, en el colectivo que dirige el
proceso de universalización de la FUM Santo
Domingo.

Objetivos:

• Resumir elementos importantes acerca del campo
  conceptual relacionado con el proceso de comunicación
  como herramienta en la Dirección y su influencia en la
  Evaluación Institucional.

Actividad No. 1:
Generalidades.

Aplicación de la encuesta inicial
(Anexo No. 1) (Anexo No. 2)

Actividad No 2: Presentación:
"Descubriendo al otro".

Se forman dúos el azar. Se les da la
misión de presentarse mutuamente ante el grupo.
Tendrán quince minutos que les permitan sostener un
diálogo inicial para intercambiar y conocerse mejor.
Pasados los diez minutos cada quien presentará a su pareja
por turnos.

Se les ofrece una guía de asuntos para orientar
la búsqueda:

• Datos personales.

• Gustos, Aficiones, Hobbys,

Preferencias marcadas,

• Familia.

• Trabajo.

• Estudios.

• Amistades.

• Propósitos.

• Visión de Futuro.

• Valores.

• Principios.

• Destrezas, Habilidades.

• Costumbres.

Actividad No 3: Términos asociados a la
Comunicación.

Objetivos del ejercicio:

Construir colectivamente un concepto de
Comunicación.

Registrar, antes de comenzar los entrenamientos,
cuál es la amplitud de las asociaciones que los
participantes son capaces de ofrecer, cuál es la calidad
de esas asociaciones, dando la posibilidad de utilizar esta
información para comparar con otras aplicaciones
posteriores y ser utilizadas como criterio de progreso del
taller.

Realización del ejercicio:

El facilitador formula la siguiente consigna: "Expresen
de una en una, las palabras que les evoca el término
Comunicación".

Se van haciendo tantas rondas como sean necesarias en
las que cada uno de los miembros del grupo deberá decir
una palabra de cada vez, hasta que se agoten todos los vocablos
con los que relacionan la comunicación. Cada una de las
palabras van siendo registradas en la pizarra o en un
papelógrafo.

Cuando el listado se da por terminado, el facilitador
puede hacer un comentario reafirmando la relación de
algunos de los términos señalados, que resulten
más importantes en función de los objetivos del
taller.

Actividad No 4- Comunicación
Interpersonal:

"Intercambio de puntos de vista
para la solución de las cuestiones de la vida
cotidiana".

Esta definición, por sencilla que parezca, tiene
la virtud de aportar lo que consideramos esencial en el proceso:
el "punto de vista", como elemento integrador en
cada sujeto, de la información interna y externa; la
"cuestión", como factor central de la
situación comunicativa, que aporta el contenido para la
comunicación. El intercambio como calidad básica de
la relación sujeto-sujeto en el proceso
interactivo.

4.1-
Cuestión:

Los propósitos de vida se concretan
en unidades pequeñas de acción. "Las cuestiones
son esas unidades simples de la actividad cotidiana. Los asuntos
que deben ser resueltos sistemáticamente, con la
participación de varias personas para el logro de los
objetivos propuestos".

"La cuestión es el elemento central de la
situación comunicativa generadora de contenido para la
comunicación".

4.3- Punto de vista:

"El conjunto de conocimientos, percepciones, juicios,
sentimientos, deseos, orientaciones de valor y otras formaciones
estructuradas internamente en el sujeto, para configurar un
criterio respecto a la cuestión".

CUESTIONARIO:

Cuando en su trabajo, su familia u otro contexto, surge
un asunto o cuestión que precisa solución,
generalmente: (Marque una sola de las tres alternativas
siguientes)

• 1-  ___ Se forma un punto de vista propio antes
  de conversar con alguien.

• 2-  ___ Se forma un punto de vista propio y lo
  completa con la información

que brindan los demás.

• 3-  ___ Conforma su punto de vista en la
  interacción con los demás.

Actividad No 5:

Ejercicio: Localización de las
disfunciones:

Se trata de un ejercicio que puede ser realizado en la
propia sesión o como ejercicio práctico orientado
para la reflexión individual posterior. Consiste en seguir
los pasos que se relacionan a continuación:

• Piense en la última discusión
  acalorada que usted haya tenido en los últimos
  días.

• Trate de reproducirla mentalmente de la manera
  más detallada posible.

• Intente identificar en qué partes del mapa de
  la competencia estuvieron localizadas sus principales
  dificultades.

• Intente identificar ahora en qué partes del
  mapa estuvieron localizadas las principales dificultades de
  su interlocutor.

• Haga un análisis comparativo y piense en las
  medidas que pudieran haber tomado AMBOS para evitar la
  discusión.

Una comunicación positiva implica evitar:
Burlas, Sarcasmos, Amenazas, Reproches, Culpar o agredir a otros,
Crean resentimientos, Daño a su autoestima.

Propicia: La obtención de
satisfacción, Bienestar psicológico,
Disminución del estrés.

Costos de una pobre comunicación: Tener
que perder tiempo, Surgimiento de conflictos, Reclamaciones, Alto
nivel de frustración, Baja eficiencia, Perdida de
oportunidades

Actitudes que facilitan o bloquean la
comunicación

Facilitan (apoyan)

1. Descriptiva

2. Interés en la comunicación

3. Espontánea

4. Empalica

5. Igualitaria

6. Flexible

7. Provisoria

8. Orientada al problema

9. Especifica

10. Buscar precisiones

11. Indagatoria

12. De colaboración

Bloquean (obstruyen)

1. Evaluativa

2. De control

3. Manipuladora

4. De neutralidad

5. De superioridad

6. De inflexibilidad

7. Definitiva

8. Orientada a las personas

9. Generalizadora

10. Defensiva

11. Culpabilidad

12. Amenazadora

Actividad No 6: Trabajo en equipo

Aplicar ejercicio de autoconocimiento (Anexo No.
4)

¿Qué es un grupo?

Es una asociación de personas, unidas por una
actividad común y que están en comunicación
directa personal.

Podemos decir además, que es la unión de
dos ó más personas que interactúan e
influyen en otras para lograr un propósito
común.

Concepto de grupo

En términos psicológicos, un grupo es un
cierto numero de personas que actúan recíprocamente
entre si, que son conscientes psicológicamente de ellos
mismos y que se perciben como grupo. Edgar Shein

Ventajas del trabajo en grupo.

• Se comparten opiniones.

• Se estimula la creatividad.

• Se compromete al colectivo.

• Surgen más propuestas para solucionar
  problemas.

• Mayor volumen de conocimiento.

• Solucionar problemas en grupos, aumenta la
  posisbilidad de solucionarlos exitosamente.

Desventajas

• Pueden surgir opiniones impuestas.

• Pueden dejar de plantearse ideas
  valiosas.

• Predominan los asertivos y dominates.

• Se limitan las alternativas, existe tendencia a
  enfocar lo tradicional.

• Los miembros del grupo se sienten víctimas
  del criterio del grupo.

Para cambiar el concepto de grupo a equipo,
deberá cambiarse la actitud de las personas, ésta
es la clave del éxito. Cuando usted como administrador
actúa como facilitador (coordinador o líder) no
como jefe, las personas empiezan a sentirse y luego a actuar como
miembros del equipo. La integración de su equipo requiere
planeación cuidadosa. Ningún equipo puede surgir
por sí mismo; usted debe trabajar con los empleados para
comunicar y explicar algunos factores:

– Cómo espera que trabajen,

– En que difiere el nuevo método de
funcionamiento respecto al que estaban acostumbrados,

– Dónde pueden solicitar ayuda,

– Cómo funcionará el nuevo equipo al
trabajo.

Lo anterior plantea una nueva manera de manejar las
relaciones y los problemas conforme ocurran. En lugar de tomar
decisiones arbitrarias, anime a los miembros de su equipo a
buscar soluciones a los problemas y a ejecutar soluciones.
Comunique, guíe y facilite, no sólo dirija el
trabajo de su equipo

"La comunicación en la organización, juega
el papel de la sangre en el cuerpo humano, viaja y deja su
información en cada célula de la
empresa."

Características de los equipos

Los equipos eficientes presentan una serie de
propiedades, que se presentan a continuación:

– Mutua interacción o mancomunidad con un
reconocimiento mutuo integral;

– Metas y motivos comunes que permite aunar
esfuerzos;

– Conformación de normas de comportamiento que
establece límites de interacción para sus
relaciones personales y laborales que permita contribuir el logro
de los objetivos;

– Establecimiento de roles que posibilita diversos
patrones de liderazgo entre sus miembros de acuerdo a las
características personales y profesionales de cada
uno.

Otras características de los equipos eficientes
según Rudolph F. Verderger en su libro
¡Comunícate! son:

– Buen ambiente de trabajo que empieza con la
disposición de los asientos que fomenta una
participación plena, donde los integrantes puedan obtener
una integración completa;

– Un número óptimo de miembros, que
depende de la naturaleza de la tarea y de la necesidad de
asegurar una buena interacción;

– La cohesión referida en mantener unido del
grupo en cuanto a la comunicación actualizada, la
similitud de intereses y necesidades (homogeneidad), a las
necesidades interpersonales de afecto, , inclusión y
control;

– El compromiso con la tarea y con el grupo;

– Las reglas del grupo o principios de conducta
establecidos o percibidos para dirigir el deber del
grupo;

– El consenso que se refiere a la toma de decisiones
producto de la reflexión, interacción y acuerdo
total;

– La preparación de los temas de trabajo y
discusión, los cuales deben ser compartidos y comunicados
con anticipación con un alto grado de calidad en la
información.

Conforme a las condiciones actuales de competitividad en
las organizaciones en un mundo globalizado, los equipos de
trabajo presentan las siguientes ventajas que se pueden adicionar
a las características anteriores:

– Genera motivación en los colaboradores que lo
hacen más comprometido con la
organización;

– Incrementa los niveles de productividad gracias a la
sinergia aportadas por sus colaboradores y sus competencias
individuales;

– Aumento de la satisfacción de los colaboradores
gracias a que la interacción personal facilita el logro de
la necesidad de afiliación de los miembros;

– Facilita la comunicación dado que se crean
dependencias interpersonales por funciones y sus
responsabilidades;

– Se desarrollan habilidades de trabajo múltiple
debido a que se comparten entrenamientos y prácticas en el
mismo espacio físico o virtual;

– Permite la flexibilidad organizacional ya que los
equipos se enfocan en los procesos con una visión
holística de la empresa.

Aplicar ejercicio de autoconocimiento (Anexo No.
5)

Roles de los integrantes de los
equipos

Los estudiosos del comportamiento identifican dos tipos
fundamentales de papeles que se representan en los grupos con
producción: los encargados de la misión o labor que
permite al grupo alcanzar su meta, y los del mantenimiento que
pertenecen a las conductas del grupo que los mantiene unidos en
su logro.

Papeles de labor. Entre estos se encuentran los que
corresponde a las personas que ofrecen información u
opinión sobre el contenido del trabajo. los buscadores de
información, que tratan de buscarla en los otros, los
analistas que indagan el contenido y razonamiento
implícito en el trabajo; los coordinadores que mantienen
al grupo sobre el camino; y los anotadores los cuales toman notas
detalladas para mantener registros sobre las decisiones del
grupo.

Papeles de mantenimiento. Son los que ayudan a que el
grupo trabaje ininterrumpidamente como unidad. Estos son los
partidarios que responden de manera oral, o no verbal, cuando se
tocan buenos puntos; los reparadores de tensiones que reconocen
cuando el proceso se estanca o cuando el grupo está
agotado y que con sus "apuntes" mejoran el espíritu de los
integrantes; los armonistas que unen al grupo cuando se presentan
polarizaciones en las opiniones; los moderadores que ayudan a
mantener los canales de comunicación abiertos y en
equilibrio en la participación de los
integrantes.

Otros papeles pueden afectar la eficiencia del grupo y
se consideran PAPELES NEGATIVOS. Estos son: los agresores que
buscan fortalecer su propio nivel al criticar casi todo y culpar
a otros ante dificultades del equipo; los bromistas se
caracterizan por interrumpir para bromear o ridiculizar; los
separatistas que se apartan del grupo, se retractan de sus
opiniones o son indiferentes; los monopolistas que quieren
disponer todo el tiempo del uso de la palabra dando
impresión de su conocimiento.

Establecimiento de metas en equipo

Uno de los estilos de administración
participativa moderna, donde se busca incrementar el compromiso y
la mayor responsabilidad en el momento de alcanzar resultados, es
la del empoderamiento. Este enfoque plantea el hecho de que los
miembros de un equipo de trabajo propongan y desarrollen los
planes de trabajo que los afecta directamente, a su vez
ejecutarán los procedimientos de control necesarios para
el alcance de las metas.

Para lograr efectividad en éste
proceso, se sugiere:

– Participar con todos los miembros de su
equipo desde las primeras etapas del proceso de
planeación;

– Explicar los principales puntos del plan
general;

– Asignar los aspectos particulares del
plan a los integrantes que más conocen o que más
experiencia tienen para que lideren la labor;

– Solicitar que cada persona describa como
encaja en el plan general;