- ¿Qué es un
Puesto? - Definición del
Análisis de Cargos - Objetivos del
Análisis de Cargos - Importancia del
Análisis de Cargos - La Estructura del
Análisis de Cargos - Etapas del
Análisis de Cargos - Descripción de
Cargos
¿Qué es un
Puesto?
Se define como la agrupación de todas aquellas
actividades realizadas por un solo empleado y que ocupa un lugar
especifico dentro del organigrama de la empresa.
Análisis de Cargos
Definición
del Análisis de Cargos
Estudia y determina los requisitos, responsabilidades y
condiciones que el puesto exige para su adecuado
desempeño. Proporciona datos sobre los requerimientos del
puesto que más tarde se utilizaran para desarrollar las
descripciones de los puestos. Evalúa la complejidad del
cargo, parte por parte y permite conocer con algún grado
de certeza las características que una persona debe
cumplir para desarrollarlo normalmente. Es importante resaltar
que el análisis de cargos tiene como meta principal,
analizar cada puesto de trabajo y no a las personas que los
desempeñan.
Objetivos del
Análisis de Cargos
Casi todas las actividades de recursos humanos se
sustentan en la información proporcionada por el
análisis de puestos, por lo tanto, sus objetivos son
muchos, ya que los puestos constituyen la base de cualquier
programa de recursos humanos.
a. Obtener apoyo económico para la
elaboración de anuncios, demarcación del
mercado de mano de obra, donde se debe de reclutar, etc., que
es la base para el reclutamiento del personal.b. Determinar el perfil del ocupante del
puesto, que es la base para la selección del
personal.c. Obtener el material necesario para el
contenido de los programas de capacitación, que es la
base para la capacitación del personal.d. Determinar, mediante la valuación y
clasificación de puestos, los niveles salariales de
acuerdo con la importancia relativa de los puestos dentro de
la organización y del nivel de los salarios en el
mercado de trabajo, que es la base de la
administración de sueldos y salarios.e. Estimular la motivación del personal
para facilitar la evaluación del desempeño y
del merito funcional.f. Servir de guía tanto al supervisor en
el trabajo con sus subordinados, como al empleado en el
desempeño de sus funciones.g. Proporcionar información para la
higiene y seguridad industrial, con objeto de minimizar la
insalubridad y el peligro en determinados puestos.
Importancia del
Análisis de Cargos
1. Para los directivos de la empresa:
constituye la posibilidad de saber en detalle las
obligaciones y característica de cada puesto de
trabajo.2. Para los supervisores: les permite
distinguir con precisión y orden los elementos que
integran cada puesto de trabajo para explicarlo y exigir
más apropiadamente las obligaciones que
supone.3. Para los trabajadores: les permite realizar
mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con
detalle cada una de las operaciones que las forman y los
requisitos necesarios para hacerlas bien.
La Estructura del
Análisis de Cargos
El análisis de puestos es la revisión
comparativa de las exigencias de las tareas o responsabilidades
que le impone el puesto a la persona que lo va a
desempeñar, es decir, cuales son los requisitos
intelectuales y físicos que debe tener el ocupante para
desempeñar exitosamente el puesto; cuales son las
responsabilidades que el puesto le exige y en qué
condiciones debe ser desempeñado. Por lo tanto, se
concentra en cuatro áreas casi siempre aplicadas a
cualquier tipo o nivel de cargo:
Requisitos Intelectuales: exige la
preparación académica, conocimientos generales,
experiencia profesional; como también, inteligencia,
memoria, reflexión mental, numérica y verbal,
habilidad para trabajar con personas, imaginación,
liderazgo e iniciativa.Requisitos Físicos: comprende la cantidad y
la continuidad de la energía y del esfuerzo
físico e intelectual que se requieren, y la fatiga que
ocasionan. Consideran también la complexión
física que debe tener el ocupante para el
desempeño adecuado del puesto.Responsabilidades Adquiridas: consideran las
responsabilidades que, además del desempeño
normal de sus atribuciones, tiene el ocupante del puesto en
relación con la supervisión directa e indirecta
del trabajo de sus subordinados.Condiciones de Trabajo: comprenden las condiciones
de ambiente y los alrededores en que se realiza el trabajo,
lo que lo hace desagradable, adverso o sujeto a riesgos.
Evalúan el grado de adaptación de la persona al
ambiente y al equipo de trabajo para facilitarle su
desempeño.
Métodos utilizados en la
recolección de la información para el
análisis de cargos (ventajas y
desventajas)
Los métodos más utilizados suelen ser los
siguientes:
Método de Observación Directa: se realiza
con la observación directa y dinámica del ocupante
en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de
puestos anota en una "hoja de análisis de puestos" los
puntos clave de sus observaciones. Es lo más adecuado para
trabajadores que realizan operaciones manuales o de
carácter sencillo y repetitivo.
Ventajas:
Veracidad de los datos obtenidos, en virtud de la
unidad de origen (el analista de puestos) y del hecho de que
sea ajeno a los intereses de quien realiza el
trabajo.No requiere la paralización del ocupante del
puesto.Método ideal para puestos sencillos y
repetitivos.Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y
la formula básica del análisis de puestos
(¿Qué hace?; ¿Cómo lo hace?;
¿Para qué lo hace?)
Desventajas:
Costo elevado, pues para que el método sea
completo se requiere un tiempo prolongado en el
análisis de puestos.La simple observación, sin el contacto
directo y verbal con el ocupante del puesto, no permite la
obtención de datos verdaderamente importante para el
análisis.Contraindicado para puestos que no sean sencillos y
repetitivos.
Método del Cuestionario: se efectúa al
solicitar al personal (generalmente a los ocupantes del puesto
por analizar o sus jefes o supervisores) que conteste un
cuestionario para el análisis de puestos, que responda por
escrito todas las indicaciones posibles sobre el puesto, su
contenido y sus características. Debe ser un cuestionario
hecho a la medida que permita obtener las respuestas correctas y
una información que pueda ser utilizada. Un requisito de
este cuestionario es que se someta primero a uno de los ocupantes
del puesto y a su supervisor para probar la aptitud y la
adecuación de las preguntas, así como para eliminar
los detalles innecesarios, las distorsiones o las dudas en las
preguntas.
Ventajas:
El cuestionario puede ser contestado, por los
ocupantes del puesto o por sus jefes directos, de manera
conjunta o secuencial, con ello se obtiene una visión
más amplia del contenido y de sus
características, además de contar con la
participación de varios niveles.Es el método más económico para
el análisis de puestos.Es el método más completo; el
cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de
los puestos, contestado por ellos y devueltos con relativa
rapidez. Esto no ocurre con los demás métodos
para el análisis de puestos.Es el método ideal para analizar puestos de
alto nivel, sin afectar el tiempo y las actividades de los
ejecutivos.
Desventajas:
El cuestionario está contraindicado para
puestos de bajo nivel, en los cuales los ocupantes pueden
tener dificultad para interpretarlo y responderlo por
escrito.Exige planeación y realización
cuidadosa.Tiende a ser superficial y distorsionado.
Método de la Entrevista: consiste en obtener los
datos relativos al puesto que se desea analizar, por medio de
contacto directo y verbal con el ocupante del puesto o con su
jefe inmediato. Se puede hacer solo con uno de ellos o con ambos,
juntos o separados. Si la entrevista está bien
estructurada, se puede obtener información sobre todos los
aspectos del puesto, sobre la naturaleza y la secuencia de las
diversas tareas que lo componen y sobre los porqués y
cuándos. Garantiza una interacción directa entre el
analista y el empleado, lo que permite la eliminación de
dudas y sospechas, especialmente en el caso de empleados
difíciles.
Ventajas:
Obtención de datos del puesto a través
de las personas que mejor lo conocen.Posibilidad de discutir y aclarar todas las
dudas.No tiene contraindicación; se puede aplicar a
puestos de cualquier tipo de nivel.Es el método de mayor conveniencia y el que
proporciona un mayor resultado en el análisis, debido
a la obtención estandarizada y racional de los
datos.
Desventajas:
Una entrevista mal dirigida puede llevar a
reacciones negativas en el personal, que resultan en una
falta de comprensión y no aceptación de sus
objetivos.Posibilidad de una confusión entre opiniones
y hechos.Pérdida de tiempo, si el analista de puestos
no se prepara bien para esa tarea.Costo operacional elevado, se necesitan analistas
con experiencia y la paralización del trabajo del
ocupante.
Métodos Mixtos: para neutralizar las desventajas
de los métodos y sacar el mayor provecho posible de las
ventajas, la opción es utilizar métodos mixtos.
Estos son combinaciones escogidas de dos o más
métodos de análisis. Los métodos mixtos
más utilizados son:
Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del
puesto, este ultimo llena el cuestionario y después es
sometido a una entrevista rápida, con el cuestionario
como referencia.Cuestionario con el ocupante y la entrevista con el
superior, para ampliar y aclarar los datos
obtenidos.Cuestionario y entrevista, ambos con el
superior.Observación directa con el ocupante y
entrevista con el superior.Cuestionario y observación directa, ambos con
el ocupante.Cuestionario con el superior y observación
directa con el ocupante.
Etapas del
Análisis de Cargos
Un programa de análisis de puestos incluye
normalmente las siguientes etapas:
1. Etapa de Planeación: es donde se
planea y se organiza cuidadosamente todo el trabajo de
análisis de puestos. Y dependiendo de la
situación en que se encuentre la empresa, puede darse
los siguientes pasos:
Determinación de los cargos que van a
describirse.Elaboración del organigrama.
Elaboración del cronograma de
trabajo.Elección de los métodos de
análisis que se aplicaran.Selección de los factores de
análisis.
2. Etapa de Preparación: se
reúnen a las personas y se preparan los esquemas y
materiales de trabajo. Esta fase comprende las siguientes
actividades:
Reclutamiento, selección y entrenamiento de
las personas que conformaran el equipo de trabajo.Preparación del material y del ambiente de
trabajo.Recolección previa de datos.
3. Etapa de Ejecución: se
procederá a recolectar los datos relativos a cada uno
de los cargos que se analizaran y luego se redactara el
análisis. Un detalle de las actividades que se
realizaran en esta etapa son:
Recolección de los datos.
Selección de los datos obtenidos.
Redacción transitoria del
análisis.Presentación de la redacción
transitoria al supervisor inmediato.Redacción definitiva del
análisis.Presentación de la redacción
definitiva al comité.Descripción de
CargosConcepto de Descripción de
Cargos.
Para conocer el contenido de un puesto es necesario
describirlo. Su descripción es un proceso que consiste
en enunciar las tareas o responsabilidades que lo conforman y
lo hace distinto a todos los demás puestos que existen
en la organización. Asimismo, su descripción es
la relación de las responsabilidades del puesto (lo
que hace el ocupante); la periodicidad de su
realización (cuando lo hace); los métodos que
se emplean para el cumplimiento de esas responsabilidades
(como lo hace) y los objetivos (por que lo hace).Importancia de la Descripción de
Cargos.
Es importante porque, para toda empresa, la
descripción de puestos es una herramienta que le
permite reunir en un solo documento relevante, las
atribuciones, funciones y tareas de un cargo, desplegadas en
relación a su periodicidad en el ejercicio y
respondiendo claramente las interrogantes relacionadas con el
cargo como son: qué hace, cómo lo hace y
porqué lo hace. Además, es una valiosa
guía para quién le toca desempeñar el
cargo en forma estable o eventual, permitiendo su
operatividad y productividad en el mínimo
tiempo.Igualmente, si la persona que está
desempeñando el cargo se enferma imprevistamente,
quién lo reemplazará podrá ejecutar el
cargo con el mínimo de contratiempos y afectando en
menor grado la productividad, como sucedería si el
cargo no estuviera descrito. Aún si la persona que le
tocara desempeñar el cargo fuera externa, el beneficio
sería el mismo.Utilidad de la Descripción de
Cargos.
Su gran utilidad está dada, porque contribuye
al diseño y aplicación de las diferentes
actividades de la administración del personal que
derivan de ella, como lo son:Reclutamiento y Selección del Personal:
para reclutar a personas, lo que debemos tener en cuenta
es, establecer las características y los
requisitos que ha de tener un candidato para
desempeñar de manera eficaz un puesto de trabajo,
y con esta información podremos desarrollar todo
el proceso de selección entre las personas que se
han reclutados. Así pues, los perfiles
profesionales se basan en los requerimientos y exigencias
que un determinado puesto va a imponer a quien lo
desempeñe. Y la pregunta que engloba aquí
es ¿Cómo reclutamos al personal,
cómo realizamos un proceso de selección si
ni tan siquiera conocemos lo que el propio puesto impone
a su ocupante?Capacitación: Para planificar la
formación necesaria para un trabajador es
necesario saber lo que hace, cómo lo hace y
dónde lo hace, para así determinar que
capacidades, aptitudes y conocimientos tiene, en
cuáles muestra carencia y, en función de
ello proporcionarle la formación
necesaria.Valoración de Cargos: La
valoración de puestos es un procedimiento que
proporciona información acerca del valor o el
"peso" específico que un determinado puesto tiene,
cuestión fundamental a la hora de establecer
retribuciones. Para hacer una valoración de
puestos es necesario la información aportada por
la descripción de puestos. Si no sabemos
cuáles son las tareas de un puesto de trabajo,
¿cómo podremos determinar su
valor?Evaluación de Desempeño: Para
evaluar o medir el desempeño de un trabajador es
necesario conocer con exactitud cuáles son las
tareas que hace, cuáles son sus funciones, sus
objetivos. Si no tenemos esta información,
¿qué variables vamos a utilizar para medir
su eficiencia?Redacción y Elaboración de la
Descripción de Cargos.
Un ejemplo de cómo se redacta y se elabora
una hoja de Descripción del Puesto:a) Encabezado:
Titulo del puesto.
Su fecha de elaboración y su fecha de
revisión.Clave del puesto: la empresa le agrega a cada
puesto una serie de números y letras para
diferenciarlo de los otros cargos similares.Ubicación del Puesto dentro de la
organización.
b) Descripción Genérica:
consiste en una explicación del conjunto de las
actividades del puesto consideradas como un
todo.c) Descripción Específica:
consiste en una exposición detallada de todas y
cada una de las operaciones y/o actividades que realice
el trabajador.
Autor:
Marielys Acuña
marielysacu_93[arroba]hotmail.com