Análisis y descripción de Cargos

¿Qué es un
Puesto?

Se define como la agrupación de todas aquellas
actividades realizadas por un solo empleado y que ocupa un lugar
especifico dentro del organigrama de la empresa.

Análisis de Cargos

Definición
del Análisis de Cargos

Estudia y determina los requisitos, responsabilidades y
condiciones que el puesto exige para su adecuado
desempeño. Proporciona datos sobre los requerimientos del
puesto que más tarde se utilizaran para desarrollar las
descripciones de los puestos. Evalúa la complejidad del
cargo, parte por parte y permite conocer con algún grado
de certeza las características que una persona debe
cumplir para desarrollarlo normalmente. Es importante resaltar
que el análisis de cargos tiene como meta principal,
analizar cada puesto de trabajo y no a las personas que los
desempeñan.

Objetivos del
Análisis de Cargos

Casi todas las actividades de recursos humanos se
sustentan en la información proporcionada por el
análisis de puestos, por lo tanto, sus objetivos son
muchos, ya que los puestos constituyen la base de cualquier
programa de recursos humanos.

• a. Obtener apoyo económico para la
  elaboración de anuncios, demarcación del
  mercado de mano de obra, donde se debe de reclutar, etc., que
  es la base para el reclutamiento del personal.

• b. Determinar el perfil del ocupante del
  puesto, que es la base para la selección del
  personal.

• c. Obtener el material necesario para el
  contenido de los programas de capacitación, que es la
  base para la capacitación del personal.

• d. Determinar, mediante la valuación y
  clasificación de puestos, los niveles salariales de
  acuerdo con la importancia relativa de los puestos dentro de
  la organización y del nivel de los salarios en el
  mercado de trabajo, que es la base de la
  administración de sueldos y salarios.

• e. Estimular la motivación del personal
  para facilitar la evaluación del desempeño y
  del merito funcional.

• f. Servir de guía tanto al supervisor en
  el trabajo con sus subordinados, como al empleado en el
  desempeño de sus funciones.

• g. Proporcionar información para la
  higiene y seguridad industrial, con objeto de minimizar la
  insalubridad y el peligro en determinados puestos.

Importancia del
Análisis de Cargos

• 1. Para los directivos de la empresa:
  constituye la posibilidad de saber en detalle las
  obligaciones y característica de cada puesto de
  trabajo.

• 2. Para los supervisores: les permite
  distinguir con precisión y orden los elementos que
  integran cada puesto de trabajo para explicarlo y exigir
  más apropiadamente las obligaciones que
  supone.

• 3. Para los trabajadores: les permite realizar
  mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con
  detalle cada una de las operaciones que las forman y los
  requisitos necesarios para hacerlas bien.

La Estructura del
Análisis de Cargos

El análisis de puestos es la revisión
comparativa de las exigencias de las tareas o responsabilidades
que le impone el puesto a la persona que lo va a
desempeñar, es decir, cuales son los requisitos
intelectuales y físicos que debe tener el ocupante para
desempeñar exitosamente el puesto; cuales son las
responsabilidades que el puesto le exige y en qué
condiciones debe ser desempeñado. Por lo tanto, se
concentra en cuatro áreas casi siempre aplicadas a
cualquier tipo o nivel de cargo:

• Requisitos Intelectuales: exige la
  preparación académica, conocimientos generales,
  experiencia profesional; como también, inteligencia,
  memoria, reflexión mental, numérica y verbal,
  habilidad para trabajar con personas, imaginación,
  liderazgo e iniciativa.

• Requisitos Físicos: comprende la cantidad y
  la continuidad de la energía y del esfuerzo
  físico e intelectual que se requieren, y la fatiga que
  ocasionan. Consideran también la complexión
  física que debe tener el ocupante para el
  desempeño adecuado del puesto.

• Responsabilidades Adquiridas: consideran las
  responsabilidades que, además del desempeño
  normal de sus atribuciones, tiene el ocupante del puesto en
  relación con la supervisión directa e indirecta
  del trabajo de sus subordinados.

• Condiciones de Trabajo: comprenden las condiciones
  de ambiente y los alrededores en que se realiza el trabajo,
  lo que lo hace desagradable, adverso o sujeto a riesgos.
  Evalúan el grado de adaptación de la persona al
  ambiente y al equipo de trabajo para facilitarle su
  desempeño.

• Métodos utilizados en la
  recolección de la información para el
  análisis de cargos (ventajas y
  desventajas)

Los métodos más utilizados suelen ser los
siguientes:

Método de Observación Directa: se realiza
con la observación directa y dinámica del ocupante
en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de
puestos anota en una "hoja de análisis de puestos" los
puntos clave de sus observaciones. Es lo más adecuado para
trabajadores que realizan operaciones manuales o de
carácter sencillo y repetitivo.

Ventajas:

• Veracidad de los datos obtenidos, en virtud de la
  unidad de origen (el analista de puestos) y del hecho de que
  sea ajeno a los intereses de quien realiza el
  trabajo.

• No requiere la paralización del ocupante del
  puesto.

• Método ideal para puestos sencillos y
  repetitivos.

• Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y
  la formula básica del análisis de puestos
  (¿Qué hace?; ¿Cómo lo hace?;
  ¿Para qué lo hace?)

Desventajas:

• Costo elevado, pues para que el método sea
  completo se requiere un tiempo prolongado en el
  análisis de puestos.

• La simple observación, sin el contacto
  directo y verbal con el ocupante del puesto, no permite la
  obtención de datos verdaderamente importante para el
  análisis.

• Contraindicado para puestos que no sean sencillos y
  repetitivos.

Método del Cuestionario: se efectúa al
solicitar al personal (generalmente a los ocupantes del puesto
por analizar o sus jefes o supervisores) que conteste un
cuestionario para el análisis de puestos, que responda por
escrito todas las indicaciones posibles sobre el puesto, su
contenido y sus características. Debe ser un cuestionario
hecho a la medida que permita obtener las respuestas correctas y
una información que pueda ser utilizada. Un requisito de
este cuestionario es que se someta primero a uno de los ocupantes
del puesto y a su supervisor para probar la aptitud y la
adecuación de las preguntas, así como para eliminar
los detalles innecesarios, las distorsiones o las dudas en las
preguntas.

Ventajas:

• El cuestionario puede ser contestado, por los
  ocupantes del puesto o por sus jefes directos, de manera
  conjunta o secuencial, con ello se obtiene una visión
  más amplia del contenido y de sus
  características, además de contar con la
  participación de varios niveles.

• Es el método más económico para
  el análisis de puestos.

• Es el método más completo; el
  cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de
  los puestos, contestado por ellos y devueltos con relativa
  rapidez. Esto no ocurre con los demás métodos
  para el análisis de puestos.

• Es el método ideal para analizar puestos de
  alto nivel, sin afectar el tiempo y las actividades de los
  ejecutivos.

Desventajas:

• El cuestionario está contraindicado para
  puestos de bajo nivel, en los cuales los ocupantes pueden
  tener dificultad para interpretarlo y responderlo por
  escrito.

• Exige planeación y realización
  cuidadosa.

• Tiende a ser superficial y distorsionado.

Método de la Entrevista: consiste en obtener los
datos relativos al puesto que se desea analizar, por medio de
contacto directo y verbal con el ocupante del puesto o con su
jefe inmediato. Se puede hacer solo con uno de ellos o con ambos,
juntos o separados. Si la entrevista está bien
estructurada, se puede obtener información sobre todos los
aspectos del puesto, sobre la naturaleza y la secuencia de las
diversas tareas que lo componen y sobre los porqués y
cuándos. Garantiza una interacción directa entre el
analista y el empleado, lo que permite la eliminación de
dudas y sospechas, especialmente en el caso de empleados
difíciles.

Ventajas:

• Obtención de datos del puesto a través
  de las personas que mejor lo conocen.

• Posibilidad de discutir y aclarar todas las
  dudas.

• No tiene contraindicación; se puede aplicar a
  puestos de cualquier tipo de nivel.

• Es el método de mayor conveniencia y el que
  proporciona un mayor resultado en el análisis, debido
  a la obtención estandarizada y racional de los
  datos.

Desventajas:

• Una entrevista mal dirigida puede llevar a
  reacciones negativas en el personal, que resultan en una
  falta de comprensión y no aceptación de sus
  objetivos.

• Posibilidad de una confusión entre opiniones
  y hechos.

• Pérdida de tiempo, si el analista de puestos
  no se prepara bien para esa tarea.

• Costo operacional elevado, se necesitan analistas
  con experiencia y la paralización del trabajo del
  ocupante.

Métodos Mixtos: para neutralizar las desventajas
de los métodos y sacar el mayor provecho posible de las
ventajas, la opción es utilizar métodos mixtos.
Estos son combinaciones escogidas de dos o más
métodos de análisis. Los métodos mixtos
más utilizados son:

• Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del
  puesto, este ultimo llena el cuestionario y después es
  sometido a una entrevista rápida, con el cuestionario
  como referencia.

• Cuestionario con el ocupante y la entrevista con el
  superior, para ampliar y aclarar los datos
  obtenidos.

• Cuestionario y entrevista, ambos con el
  superior.

• Observación directa con el ocupante y
  entrevista con el superior.

• Cuestionario y observación directa, ambos con
  el ocupante.

• Cuestionario con el superior y observación
  directa con el ocupante.

Etapas del
Análisis de Cargos

Un programa de análisis de puestos incluye
normalmente las siguientes etapas:

• 1. Etapa de Planeación: es donde se
  planea y se organiza cuidadosamente todo el trabajo de
  análisis de puestos. Y dependiendo de la
  situación en que se encuentre la empresa, puede darse
  los siguientes pasos:

• Determinación de los cargos que van a
  describirse.

• Elaboración del organigrama.

• Elaboración del cronograma de
  trabajo.

• Elección de los métodos de
  análisis que se aplicaran.

• Selección de los factores de
  análisis.

• 2. Etapa de Preparación: se
  reúnen a las personas y se preparan los esquemas y
  materiales de trabajo. Esta fase comprende las siguientes
  actividades:

• Reclutamiento, selección y entrenamiento de
  las personas que conformaran el equipo de trabajo.

• Preparación del material y del ambiente de
  trabajo.

• Recolección previa de datos.

• 3. Etapa de Ejecución: se
  procederá a recolectar los datos relativos a cada uno
  de los cargos que se analizaran y luego se redactara el
  análisis. Un detalle de las actividades que se
  realizaran en esta etapa son:

• Recolección de los datos.

• Selección de los datos obtenidos.

• Redacción transitoria del
  análisis.

• Presentación de la redacción
  transitoria al supervisor inmediato.

• Redacción definitiva del
  análisis.

• Presentación de la redacción
  definitiva al comité.

• Descripción de
  Cargos

  • Concepto de Descripción de
    Cargos.

  Para conocer el contenido de un puesto es necesario
  describirlo. Su descripción es un proceso que consiste
  en enunciar las tareas o responsabilidades que lo conforman y
  lo hace distinto a todos los demás puestos que existen
  en la organización. Asimismo, su descripción es
  la relación de las responsabilidades del puesto (lo
  que hace el ocupante); la periodicidad de su
  realización (cuando lo hace); los métodos que
  se emplean para el cumplimiento de esas responsabilidades
  (como lo hace) y los objetivos (por que lo hace).

  • Importancia de la Descripción de
    Cargos.

  Es importante porque, para toda empresa, la
  descripción de puestos es una herramienta que le
  permite reunir en un solo documento relevante, las
  atribuciones, funciones y tareas de un cargo, desplegadas en
  relación a su periodicidad en el ejercicio y
  respondiendo claramente las interrogantes relacionadas con el
  cargo como son: qué hace, cómo lo hace y
  porqué lo hace. Además, es una valiosa
  guía para quién le toca desempeñar el
  cargo en forma estable o eventual, permitiendo su
  operatividad y productividad en el mínimo
  tiempo.

  Igualmente, si la persona que está
  desempeñando el cargo se enferma imprevistamente,
  quién lo reemplazará podrá ejecutar el
  cargo con el mínimo de contratiempos y afectando en
  menor grado la productividad, como sucedería si el
  cargo no estuviera descrito. Aún si la persona que le
  tocara desempeñar el cargo fuera externa, el beneficio
  sería el mismo.

  • Utilidad de la Descripción de
    Cargos.

  Su gran utilidad está dada, porque contribuye
  al diseño y aplicación de las diferentes
  actividades de la administración del personal que
  derivan de ella, como lo son:

  • Reclutamiento y Selección del Personal:
    para reclutar a personas, lo que debemos tener en cuenta
    es, establecer las características y los
    requisitos que ha de tener un candidato para
    desempeñar de manera eficaz un puesto de trabajo,
    y con esta información podremos desarrollar todo
    el proceso de selección entre las personas que se
    han reclutados. Así pues, los perfiles
    profesionales se basan en los requerimientos y exigencias
    que un determinado puesto va a imponer a quien lo
    desempeñe. Y la pregunta que engloba aquí
    es ¿Cómo reclutamos al personal,
    cómo realizamos un proceso de selección si
    ni tan siquiera conocemos lo que el propio puesto impone
    a su ocupante?

  • Capacitación: Para planificar la
    formación necesaria para un trabajador es
    necesario saber lo que hace, cómo lo hace y
    dónde lo hace, para así determinar que
    capacidades, aptitudes y conocimientos tiene, en
    cuáles muestra carencia y, en función de
    ello proporcionarle la formación
    necesaria.

  • Valoración de Cargos: La
    valoración de puestos es un procedimiento que
    proporciona información acerca del valor o el
    "peso" específico que un determinado puesto tiene,
    cuestión fundamental a la hora de establecer
    retribuciones. Para hacer una valoración de
    puestos es necesario la información aportada por
    la descripción de puestos. Si no sabemos
    cuáles son las tareas de un puesto de trabajo,
    ¿cómo podremos determinar su
    valor?

  • Evaluación de Desempeño: Para
    evaluar o medir el desempeño de un trabajador es
    necesario conocer con exactitud cuáles son las
    tareas que hace, cuáles son sus funciones, sus
    objetivos. Si no tenemos esta información,
    ¿qué variables vamos a utilizar para medir
    su eficiencia?

  • Redacción y Elaboración de la
    Descripción de Cargos.

  Un ejemplo de cómo se redacta y se elabora
  una hoja de Descripción del Puesto:

  

  • a) Encabezado:

  • Titulo del puesto.

  • Su fecha de elaboración y su fecha de
    revisión.

  • Clave del puesto: la empresa le agrega a cada
    puesto una serie de números y letras para
    diferenciarlo de los otros cargos similares.

  • Ubicación del Puesto dentro de la
    organización.

  • b) Descripción Genérica:
    consiste en una explicación del conjunto de las
    actividades del puesto consideradas como un
    todo.

  • c) Descripción Específica:
    consiste en una exposición detallada de todas y
    cada una de las operaciones y/o actividades que realice
    el trabajador.

   

   

   

  Autor:

  Marielys Acuña

  marielysacu_93[arroba]hotmail.com