Diseño e implementación de un sistema de información del proyecto siderúrgico nacional
El presente trabajo investigación se
desarrolló en la Siderúrgico Nacional José
Inácio de Abreu e Lima ubicado en Cuidad Piar, que
tendrá una capacidad de 1.550.000 toneladas de acero
líquido por año, para producir planchones, chapas
gruesas y bobinas. El propósito de este trabajo es el
diseño e implementación de un sistema de
información del proyecto “SIVEN”, con el fin
de controlar, organizar y almacenar los registros
fotográficos, audiovisuales y otras documentaciones, que
permitan de manera efectiva obtener una línea de tiempo de
todas las etapas de desarrollo del proyecto, desde sus inicios
hasta su culminación. Este sistema conocido como Sistema
de Información de Registro Fotográficos,
Audiovisuales y otros Documentos (SIRFAD-SIVEN), se
desarrolló como una aplicación web utilizando
lenguaje de programación PHP, que permite actualizar toda
la información producida en tiempo real a medida que se
vaya generando. INTRODUCCIÓN
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En la actualidad, el Proyecto SIVEN
requiere una metodología eficiente para actualizar,
codificar y organizar todos los registros fotográficos
audiovisuales y otras documentaciones que históricamente
se han generado durante la ejecución del Proyecto SIVEN.
El personal que labora en esta construcción, a la hora de
buscar este tipo de información, invierte grandes lapsos
de tiempo, debido que se encuentran grandes volúmenes de
estos registros ocasionando imprecisiones para su
ubicación, ya que no existe un área determinada y
específica para su almacenamiento y efectivo acceso a
estos.
En vista de la situación antes planteada, es de sumo
interés realizar una investigación documental que
pueda contribuir a consolidar una metodología adecuada
para organizar, identificar, almacenar y controlar los registros
audiovisuales y cualquier otra documentación que se genere
en el Proyecto durante su ejecución, así como
identificar los factores requeridos que puedan contribuir a
alcanzar las metas establecidas en la Constructora AG en la
Gerencia de Calidad del Proyecto SIVEN, más
específicamente por ser el área donde se ejecuta el
presente Proyecto de investigación.
OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Diseñar e Implementar un sistema de información del
Proyecto Siderúrgico Nacional "Jóse Inácio
de Abreu e Lima" (SIVEN), que permita la determinación de
la trazabilidad del mismo. Diagnosticar la situación
actual del flujo de información respecto al almacenamiento
de los registros fotográficos, audiovisuales y otras
documentaciones en las diferentes unidades involucradas en el
Proyecto SIVEN. 2. Elaborar un plan de acción para
desarrollar un sistema de información que permita llevar
la trazabilidad de los registros fotográficos,
audiovisuales y otras documentaciones del Proyecto SIVEN.
3. Documentar el sistema de información con todos los
registros fotográficos, audiovisuales y otras
documentaciones del Proyecto SIVEN. 4. Construir la
línea del tiempo para el Proyecto SIVEN desde 06 de marzo
del 2009 hasta julio de 2014 hasta la actualidad,
Diseñando un sistema de información (ambiente web)
que permita llevar la trazabilidad del Proyecto SIVEN. 5.
Implementar el sistema de información que permita llevar
la trazabilidad de los registros fotográficos,
audiovisuales y otras documentaciones para el Proyecto
SIVEN.
MARCO METODOLÓGICO TIPO DE ESTUDIO El estudio no
experimental a realizar se considera de tipo descriptivo y
documental, debido a que permitió describir, registrar,
analizar y estudiar características fundamentales para
procesar el flujo de información fotográfica,
audiovisual y otra documentación del Proyecto. De igual
manera, se considera de tipo explicativo, ya que busca determinar
las causas existentes, las condiciones que provocan el
incumplimiento para la organización,
identificación, almacenamiento y control de estos
registros fotográficos, audiovisuales y otras
documentaciones que se generan en el Proyecto SIVEN.
SITUACIÓN ACTUAL DIAGNÓSTICO PROYECTO SIVEN El
Proyecto SIVEN desde sus inicios el 06 de marzo de 2009 hasta la
presente fecha, julio 2014, ha generando una cantidad
considerable de registros fotográficos, audiovisuales y
otras documentaciones, debido a la complejidad de la
construcción de la obra. Cabe destacar que estos registros
se encontraban dispersos en diferentes unidades del Proyecto
SIVEN, almacenados sin clasificación o
codificación. Esto trajo como consecuencia innumerables
inconvenientes a la hora de ubicar dichos registros para la
elaboración de informes de evaluaciones, presentaciones,
folletos de obra, entre otros. Además en muchas ocasiones
no se garantizaba el resguardo necesario e indispensable de la
información generada durante los avances de la obra
(movimiento de tierra, obras civiles u otras).
También se elaboró el Diagrama Causa–Efecto,
para determinar de forma más específica
cuáles eran los aspectos que originaban la
problemática expuesta, de los registros
fotográficos, audiovisuales y otras documentaciones en
Proyecto SIVEN.
PROCESO ACTUAL DE LA GENERACIÓN DE REGISTROS FOTOGRAFICOS,
AUDIOVISUALES Y OTRAS DOCUMENTACIÓNES
DEBILIDADES DEL PROYECTO SIVEN PARA ACTUALIZAR, CODIFICAR Y
ORGANIZAR LOS REGISTROS FOTOGRÁFICOS Y OTRAS
DOCUMENTACIONES. El Proyecto SIVEN no dispone de una
metodología para procesar los registros
fotográficos, audiovisuales y otras documentaciones desde
que se comenzaron los trabajos hasta la actualidad. El personal
que labora en el campamento AG no ha obtenido la
capacitación para procesar adecuadamente los registros
fotográficos, audiovisuales y otras documentaciones que se
generan en el Proyecto SIVEN. El Proyecto SIVEN cuenta con un
volumen considerable de registros fotográficos,
audiovisuales y otras documentaciones, actualmente no cuenta con
una estructura adecuada para organizar estos registros. El
personal del Proyecto SIVEN a la hora de localizar estos
registros pierde mucho tiempo por no disponer de un lugar
específico para almacenar todos los registros.
SIRFAD SIVEN El Sistema de Información de Registros
Fotográficos, Audiovisuales y otras Documentaciones
(SIRFAD) tiene la finalidad de responder a las debilidades que
existen actualmente en el Proyecto SIVEN en el proceso de
registrar la información audiovisual, definiendo una
estructura que responda a las necesidades de organizar, codificar
y controlar la ubicación de estos registros del Proyecto
SIVEN. Para complementar el SIRFAD, se contará con
una aplicación web que permitirá que todo el
personal del Proyecto SIVEN tenga acceso directo a todos los
registros generados en la obra, a través del tiempo. LA
PROPUESTA
PRINCIPALES OBJETIVOS DEL SISTEMA PROPUESTO Control automatizado
en la entrada de los registros audiovisuales. Permitir la
búsqueda de documentos, además visualizar y
descargar la información. Proporcionar datos para la
ubicación física de documentos dentro del Archivo
(generando un código de identificación).
Facilitar un acceso rápido, eficaz y con calidad de
la información en el momento que sea requerida. La
generación de la línea del tiempo en el Proyecto
SIVEN. FUNCIONES PRINCIPALES DEL SIRFAD Llevar a cabo el ingreso
de los registros. Realizar modificaciones de los registros.
Efectuar consulta de los diferentes documentos antes mencionados.
Generar la línea del tiempo teniendo acceso a los
registros en diferentes años y meses de manera más
rápida y con calidad.
ESTRUCTURA DEL SIRFAD Se presenta la estructura del SIRFAD SIVEN,
se tomó en consideración para la
distribución del sistema de información varios
documentos, tales como, la estructura de desglose de trabajo
(EDT), el plano N° SN-GE-A-00-PL-4001-0, FT SIVEN 202 Rev.0
RELACION DE AREAS Y SECTORES DATA BOOK, llegando a la
conclusión que el sistema de información
debería tener los siguientes parámetros, nombre del
proyecto, tipo de documentos (documentos, videos, fotos y
publicaciones), áreas y sectores del Proyecto SIVEN, obras
sociales, ordenes de servicios, gestión SIVEN,
años, meses y tomando la referencia de inicio desde 06 de
marzo del 2009 hasta julio de 2014 y para seguir su proceso de
almacenar hasta diciembre 2018, obteniendo así la
línea del tiempo del Proyecto SIVEN. PLANO N°
SN-GE-A-00-PL-4001-0 FT SIVEN 202 Rev.0 RELACION DE AREAS Y
SECTORES DATA BOOK LA ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO
(EDT)
PROCEDIMIENTO PARA LA CENTRALIZACIÓN DE LOS REGISTROS
FOTOGRÁFICOS, AUDIOVISUALES Y OTRA DOCUMENTACIÓN
DEL PROYECTO SIVEN Se realizaron entrevistas no
estructuradas al personal con el fin de conocer si tenían
algún registro audiovisual. Al personal que sí
tenía estos registros, se le solicitó una copia,
con el propósito de almacenarlos en un disco duro externo
de alta capacidad. Se copiaban para ser centralizados en la
Gerencia de Calidad, específicamente en la
Coordinación/GSI.
DISEÑO DEL SIRFAD El diseño de este sistema se
realizó en un lenguaje de programación PHP, la base
de datos en XAMPP. Los usuarios del sistema de información
todo el personal del Proyecto SIVEN. Se colocó un
módulo de seguridad para entrar al sistema, el cual se
debe colocar el nombre del usuario y la clave de acceso. El
SIRFAD SIVEN dispone de varias funciones, tales como, un buscador
de archivos avanzados, registro de archivos, modificador y
eliminar archivos, vista de obra.
VENTANAS DE ACCESO AL SIRFAD SIVEN A continuación
se mostrarán todas las ventas que permite acceder el
SIRFAD SIVEN. ENTAR AL SIRFAD SIVEN
MENÚ PRINCIPAL DEL SIRFAD INGRESO DE DOCUMENTO
BÚSCADOR DEL SIRFAD MODIFICAR Y ELIMINAR REGISTROS DEL
SIRFAD
VISTA DE OBRA El Proyecto SIVEN tiene contemplado colocar
varias cámaras de videos en tres partes especificas de la
obras, para ver en tiempo real la ejecución de distintos
procedimiento de gran impacto para la misma, la cámara
número uno cuenta con 4 vista, cámara dos y tres
una vista.
LINEA DE TIEMPO DEL PROYECTO SIVEN El diseño del SIRFAD
SIVEN permite mostrar la línea del tiempo del Proyecto
SIVEN, gracias a la estructura establecida por años y
meses realizando el respaldo de los registros desde el 06 de
marzo de 2009 hasta 20 de Diciembre 2018, creando acceso directo
en distintos punto del tiempo de ejecución de la obra.
CODIFICACIÓN DEL SIRFAD SIVEN La identificación de
los documentos audiovisuales en la base de datos del SIRFAD
SIVEN. Se define a continuación el significado o contenido
de cada recuadro mostrado anteriormente: A continuación se
presenta la codificación que tendrán los registros
en el sistema de información. SIRFAD SIVEN
El objetivo fundamental del manual SIRFAD SIVEN, considerando
todos los aspectos necesario para el funcionamiento y
máximo aprovechamiento del sistema de información
desarrollado en el Proyecto SIVEN, en establecer los lineamientos
para guiar al personal en el manejo efectivo de esta herramienta
de trabajo, además canalizar, identificar, organizar,
almacenar y controlar los registros fotográficos,
audiovisuales y otras documentación generada en el
Proyecto SIVEN. Mostrar todos los pasos para el manejo del
administrador y los usuarios del sistema de información
(SIRFAD), desde el momento que se genera el documento
audiovisual; hasta que se autoriza cargarlo al Sistema de
Información y su posterior uso dentro de la empresa.
MANUAL DEL SIRFAD SIVEN MANUAL SIRFAD SIVEN
PLAN DE ACCIÓN DISEÑO DE SIRFAD SIVEN Se
desarrolló dos plan de acción para diseñar y
implementar el SIRFAD SIVEN. Tabla 1: PLAN DE ACCIÓN PARA
DISEÑAR EL SIRFAD
Tabla 2: PLAN DE ACCIÓN PARA LA
IMPLEMENTACIÓN
CONCLUSIONES El diagnóstico permitió determinar que
los registros fotográficos, audiovisuales y otras
documentaciones, no se encontraban clasificados y organizados en
un lugar especifico, dispuestos para el momento en que son
requeridos. Se elaboró el plan de acción del
diseño del sistema de información SIRFAD SIVEN, el
cual contiene los pasos a seguir, además las actividades,
responsables y los recursos requeridos para la utilización
del mismo. El manual del SIRFAD SIVEN fue elaborado con la
finalidad de capacitar al administrador y usuarios del sistema.
Éste contiene todas las especificaciones técnicas
para su manejo efectivo.
4. El sistema de información permite llevar un control de
registros audiovisuales, fotográficos y otras
documentaciones, además muestra la secuencia de eventos
producidos (Línea de Tiempo) de manera automatizada,
presentando una interfaz amigable para el usuario. 5. La
implementación del SIRFAD SIVEN se desarrolló a
través de un plan de acción, aprovechando
efectivamente los recursos de la empresa, obteniéndose una
herramienta importante para el control de los registros
fotográficos, audiovisuales y otras documentaciones del
Proyecto SIVEN.
RECOMENDACIONES Adiestrar al personal para el manejo del sistema
información, haciendo uso del manual del SIRFAD SIVEN.
Realizar las actividades de mantenimiento correspondientes
al SIRFAD SIVEN. Agregar un nuevo campo que permita cargar
como información adicional, una galería
fotográfica e informativa del Proyecto SIVEN esto con la
finalidad de vincular la información disponible en la base
de datos, además que permitan cubrir los nuevos
requerimientos que puedan ir surgiendo.
ANEXOS: PROYECTO SIVEN Abril 2014 Mayo 2009