Manual de organización para el control de flota de vehículos

Resumen

El trabajo a continuación consiste en la
creación de un manual de organización para el
control de la flota de vehículos de la empresa Petrocat
soporte, R.L, con el fin de establecer ciertos parámetros,
normas y plantillas que faciliten el proceso a la hora de llevar
a cabo el seguimientos de las unidades, su uso, estado y persona
a la cual se le asigna. El diseño empleado en este estudio
es no experimental, exploratorio, descriptivo y evaluativo,
puesto que se realizó una revisión del estado
actual de la flota, las normas, procedimientos y prácticas
existentes en la empresa. Para la realización del estudio
se utilizo: la observación directa, la revisión
documental y la realización de entrevistas no
estructuradas al personal involucrado. El resultado de este
estudio estableció la adecuación y las mejoras
pertinentes a la organización, procedimientos y
prácticas de trabajo.

Palabras Claves:
Organización, flota, diseño, control.

Introducción

La Asociación Cooperativa Petrocat Soporte, R.L.,
nace debido al crecimiento sostenido y acelerado de los mercados,
el cual ha obligado al desarrollo paralelo de la mayoría
de las empresas para poder adaptarse a la nueva realidad; "La
realidad de la Cogestión", tomando entonces la iniciativa
de constituirse el pasado 28 de mayo de 2004 y asumió el
reto junto con la empresa del sector privado Venequip de fundar
una alianza estratégica para la operación de los
negocios de la sucursal Maturín, manteniendo y optimizando
los estándares y procedimientos establecidos por esta
última, con el fin de obtener satisfacción,
desarrollo colectivo y creando valor para la alianza. En este
acuerdo, Petrocat actúa bajo modalidad de "Operadora", la
cual presta servicios de soporte a su principal cliente y socio
Venequip, con el propósito de dar cumplimiento a las metas
especializadas por ambas empresas.

El trabajo realizado por esta cooperativa está
relacionado generalmente con actividades de campo que abarcan
mantenimientos preventivos, correctivos, instalación de
motores, entre otros. Para desarrollar sus labores la empresa
cuenta con una flota de vehículos que funcionan como medio
de transporte, tanto para el personal como para las herramientas,
necesarias para la realización de las actividades. Debido
al crecimiento de la cooperativa y al aumento de sus servicios y
de los trabajos que realiza se tornó complicado llevar un
buen control de la unidades y de los empleados a los cuales se
les asignan, por lo cual surgió la necesidad de crear un
manual de organización para el control especifico de la
flota de vehículos de la empresa Petrocat soporte, R.L,
con el fin de establecer ciertos parámetros, normas y
plantillas que faciliten el proceso a la hora de llevar a cabo el
seguimientos de las unidades, su uso, estado, mantenimientos y
registro de los choferes. El resultado de este estudio
estableció la adecuación y las mejoras pertinentes
a la organización, procedimientos y prácticas de
trabajo.

Este informe contiene el resultado de la
investigación, estructurada de la siguiente
manera:

• CAPÍTULO I. En el cual se presenta el
  planteamiento del problema, los objetivos generales y
  específicos, justificación y su
  alcance.

• CAPÍTULO II. En el cual se presentan
  las generalidades de la Empresa.

• CAPÍTULO III. El cual contiene la
  metodología seguida para realizar la
  investigación.

• CAPÍTULO IV. En el cual se presenta
  los resultados de la investigación.

Finalmente, se presentan las conclusiones,
recomendaciones, referencias bibliográficas y
anexos.

CAPÍTULO I.

El
problema

En este Capítulo se darán a conocer los
puntos que muestran y explican el Planteamiento del Problema, el
Objetivo General y Objetivos Específicos, la
Justificación, Delimitación y las Limitaciones que
se presentaron al momento de realizar éste
trabajo.

• Definición del Problema.

La empresa Venequip S.A cuenta con la alianza de una
cooperativa denominada Petrocat Soporte R.L la cual funciona como
su empresa operadora encargada de realizar todas las actividades
técnicas y mecánicas en el estado Monagas. Esta
compañía operadora estas dotada de una flota de
vehículos con los cuales se traslada el personal y la
maquinaria necesaria para realizar los trabajos de campo
correspondientes.

Actualmente, en dicha empresa se presenta la necesidad
de actualizar la información referente al control y
seguimiento de su flota, siendo éstos controles efectuados
por el auditor de flota de la compañía.

Se tiene que esta actualización de
información se puede solventar mediante la
elaboración a detalle de un Manual donde se indiquen los
pasos para la ejecución de las actividades de control y
seguimiento de la flota, lográndose de esta manera un
mejor conocimiento de las tareas y procedimientos a
ejecutar.

• Objetivo General.

Diseñar un manual de organización para el
control de la flota de vehículos de la empresa Petrocat
Soporte, R.L.

• Objetivos Específicos.

• 1. Realizar un diagnostico de la
  situación actual de la flota.

• 2. Describir las características
  técnicas de la flota.

• 3. Diseñar formularios para el control
  de la flota.

• 4. Diseñar un formato en Excel que
  permita llevar un control administrativo de la
  flota.

• 5. Proponer normas de seguridad con respecto al
  uso de la flota.

• Justificación o
  importancia.

La ejecución de un manual de organización
y control para la flota de vehículos de la empresa
Petrocat Soporte será de suma importancia, ya que de esta
forma se tendrá un sustento físico de las normas y
los posibles riesgos asociados al trabajo. Adicional a eso se
contara con información referente a la descripción
de los vehículos, su uso, responsabilidades y obligaciones
de los conductores de manera de implementar mejoras, prevenir
accidentes, evitar extravíos de papales, herramienta e
implementos de trabajo. Todo esto con el fin de mejorar el
proceso operacional de la empresa.

Este manual ayudará a la gerencia encargada, en
este caso al auditor de flota de la empresa a dar a conocer el
contenido del mismo a sus trabajadores tanto regulares como de
nuevo ingreso en la empresa para así dotarlos de las
normativas y reglamentos establecidos por la misma, y lograr
eficiencia y buena administración en las
operaciones.

• Delimitación (Alcance).

Este manual será aplicado en el área
encargada de la flota de vehículos de la empresa Petrocat
Soporte R, L.

• Limitación.

En el aspecto de espacio físico el departamento
de servicios no cuenta con suficiente, debido a la demanda de
trabajadores y pasantes que se encuentran ejerciendo sus
funciones en dicho departamento, por lo tanto no tenía
asignado un área de trabajo, ni computador
específico para realizar la
investigación.

CAPÍTULO II.

Marco de
referencia

2.1 Breve Descripción de la Empresa.

Asociación Cooperativa Petrocat Soporte, R.L

Dirección: Av. Alirio Ugarte Pelayo, Sector
Tipuro, Edif. Venequip. Ofic. S/N. Maturín Edo.
Monagas.

Teléfonos: 0291-6431243, 0291-6435799, Fax:
0291-6431466.

Correo: Petrocats@venequip.com

Misión.

Satisfacer con un alto nivel de excelencia las
necesidades de nuestros clientes a través de un servicio
de calidad y mejoramiento sostenido en el desempeño de las
actividades, aprovechando las oportunidades de negocio con el fin
de responder a las exigencias del mercado. Incrementar los
niveles de rendimiento de nuestra organización y de
nuestro socio principal.

Visión.

Desarrollaremos un sistema de organización
cooperativa en la búsqueda de cambios; eficiente,
participativa y equitativa, orientada al logro de la
satisfacción de nuestros clientes internos y externos, a
través de la calidad del servicio. Nuestra mayor fortaleza
viene dada por poseer un personal altamente calificado, con
grandes expectativas de crecimiento, contando con un sentido de
participación, cooperación, y responsabilidad, en
igualdad de condiciones, hacia el logro de los objetivos. Nuestro
norte es mantener en el tiempo la calidad en los servicios
mediante el mejoramiento continuo, dirigido a maximizar los
resultados financieros que permitan sustentar la
organización.

Objetivos.

La A.C. Petrocat Soporte, S.L., es consecuente con los
siguientes objetivos:

Objetivo General:

• Consolidar una empresa de propiedad conjunta con las
  características de ser democrática,
  autogestionada, abierta y flexible, teniendo siempre presente
  los más altos valores relacionados con la
  transparencia, responsabilidad, honestidad y el compromiso, y
  regida por los principios y doctrinas cooperativos
  reconocidos.

Objetivos Específicos:

• Asociar el trabajo de personas para producir y
  ofrecer bienes y servicios, de acuerdo a lo establecido en el
  Capítulo V de la Ley Especial de
  Cooperativas.

• Establecer de forma organizada entre los asociados y
  otras cooperativas, y otros organismos de integración,
  sistemas de seguridad social, financieros, de abastecimiento,
  que no vayan en contra de lo establecido en la Misión
  de la Cooperativa.

• Diseñar e implementar sistemas y procesos
  organizados en el área técnica, en lo
  económico, en lo social y en lo cultural, con el fin
  de consolidar la formación y capacitación
  cooperativa y profesional de sus asociados.

• Evaluar de forma periódica el funcionamiento
  y gestión de la Cooperativa, de manera de establecer
  mejoras y correctivos necesarios que permitan cumplir con el
  objetivo general planteado, según el Artículo
  No. 63 de la Ley Especial de Asociaciones
  Cooperativas.

Valores.

En coherencia con el concepto de trabajo en equipo, esta
asociación estimula el desarrollo de sus siguientes
valores:

• Transparencia en las relaciones.

• Solidaridad.

• Integración.

• Identidad y pertinencia.

• Democracia.

• Equidad.

• Objetividad.

• Respeto.

• Espíritu emprendedor.

• Desarrollo y crecimiento en colectivo.

Estructura Organizacional de la
Empresa.

Las estructuras organizativas de coordinación de
la Asociación Cooperativa Petrocat Soporte, R.L., son
flexibles y abiertas a los procesos de cambio, adaptadas a la
cultura de los asociados, propiciando la participación
plena y permanente de los mismos, de manera que las
responsabilidades son compartidas y se ejecutan
colectivamente.

Posee una autoridad máxima que es la Asamblea de
Asociados, además tiene: Una (1) Instancia de
Coordinación Ejecutiva, una (1) Instancia de Control y
Disciplina, y una (1) Instancia de Educación, más
otras Instancias que la Asamblea establezca, fijándoles
las atribuciones respectivas. Estas Instancias están
conformadas por delegados de todos los equipos naturales de
trabajo, son rotativas, y los miembros de cada una de ellas dura
aproximadamente dos (2) años en sus cargos, pudiendo ser
reelectos por un periodo de un año más.

Organigrama Empresarial.

Asociación Cooperativa Petrocat
Soporte, R.L.

Figura 1

Fuente.

Asociación Cooperativa Petrocat Soporte, R.L.
(Reglamento Interno).

La máxima autoridad de la Cooperativa es la
Asamblea de Asociados, y sus decisiones son obligatorias para
todas las Instancias previstas tanto en su documento constitutivo
como para todos los asociados, presentes o ausentes, siempre que
se hayan adoptado de conformidad con la Ley, los estatutos y su
reglamento.

Función de La Asamblea de
Asociados.

Como su denominación lo indica, está
conformada por todos los miembros integrantes de la Cooperativa,
a quienes se les refiere como "asociados".

• 1. La Asamblea analiza y evalúa, por lo
  menos una vez al año cada plan anual y su
  actualización, para el desarrollo de la
  Cooperativa.

• 2. Establece y aprueba planes para la
  inclusión de nuevos asociados.

• 3. Decide sobre la exclusión de
  asociados, de conformidad con el estatuto.

• 4. Fija políticas generales de la
  cooperativa y aprueba los presupuestos.

• 5. Decide sobre los excedentes.

• 6. Decide sobre cuales integrantes de las
  instancias deberán elegirse y removerse, de acuerdo
  con el estatuto.

Función de La Instancia de Coordinación
Ejecutiva.

Este órgano ejecutivo de la asamblea, tiene a su
cargo la administración, gerencia y dirección de
las actividades socioeconómicas, negocios y actos de
asociación. Articula el trabajo de las diferentes
instancias para la ejecución de las políticas y
decisiones de la Asociación, desarrolla formas de
gestión participativa que incorporen a los socios en la
toma de decisiones.

Ejerce la Representación Legal de la Cooperativa.
Está integrada por 5 miembros: Tres miembros principales y
dos suplentes de la siguiente manera, Presidente (1), Tesorero
(1), Secretaria de Actas (1) y los Suplentes (2).

Función de La Coordinación
Administrativa.

Se encarga de la administración directa y de la
gestión diaria de la cooperativa, por delegación de
la instancia de Coordinación Ejecutiva. Tiene a su cargo
el ejercicio de las funciones ejecutivas.

Está conformada por una persona o equipo, de
duración permanente a cargo de asociados o eventualmente
terceros.

La persona que lideresa o coordina este órgano
lleva por nombre Coordinador Administrativo, quien es el
Administrador de la Asociación, el cual ejerce funciones
bajo control directo de esta instancia, a quien le presenta
informe y cuenta permanente. En su ausencia, la gestión
administrativa de la empresa es realizada por la instancia de
Coordinación Ejecutiva.

Función De La Instancia de Control y
Disciplina.

La función de control de la Asociación es
responsabilidad de todos los asociados, quienes la
ejercerán a través de la Instancia de Control y
Disciplina.

Esta instancia tiene a su vez las funciones de
observación, contraloría, auditoria
económica y social, y disciplina.

Además es el órgano encargado de velar por
el estricto cumplimiento de la Ley, su Reglamento, del Acta
Constitutiva y el Reglamento Interno, las decisiones de la
Asamblea de Asociados, así como también fiscalizar
las actividades económicas y contables de la empresa.
Está integrada por cinco miembros, tres miembros
principales y dos suplentes, de la siguiente manera: El Contralor
(1), Subcontralor (1), Secretario (1) y suplentes (2).

Función de La Instancia de
Educación.

• Es la encargada en coordinar todas las acciones
  contempladas en el estatuto de la empresa.

• Es responsable de planificar y ejecutar sistemas y
  programas que fortalezcan el nivel educativo de los
  asociados, con miras a lograr un cambio de conducta que
  favorezca la satisfacción de necesidades y el
  crecimiento integral de la cooperativa.

• Está integrada por tres miembros, como
  mínimo: Un (1) Coordinador de Educación, un (1)
  vocal y un (1) Secretario.

Por otro lado, y adicionalmente, la estructura
organizativa de la alianza (PETROCAT- VENEQUIP), se
encuentra representada por cuatro gerencias:

• Ventas

• Servicios

• Repuestos

• Administración

Estas gerencias conforman los equipos naturales de
trabajo, estos equipos no son más que unidades de
formación, evaluación, planificación,
coordinación y ejecución del trabajo cooperativo en
cada área de trabajo. Se constituyen por áreas o
departamentos con los asociados que, por razón de los
procesos, coordinan o deben coordinar su trabajo
permanentemente.

La coordinación general de estos equipos
naturales es la instancia de coordinación ejecutiva, en
donde todos estos equipos estarán presentes por medio de
uno o más voceros. Es decir, la coordinación
ejecutiva es una instancia de encuentro, planificación,
ejecución, evaluación y coordinación en
general de todos los equipos. Actualmente, esta cooperativa
cuenta con 41 socios y 4 trabajadores contratados.

2.2 Descripción del proceso.

La Cooperativa Petrocat Soporte, R.L realiza trabajos de
campo en todo el territorio nacional e internacional, dentro de
las actividades realizadas se encuentran, mantenimientos
correctivos y preventivos e instalación de motores
generadores de electricidad, presión de la marca
Caterpillar. Además de esto prestan servicios a PDVSA en
el área de perforación y taladros. Para realizar
estas actividades la compañía cuenta con
vehículos preparados y adaptados para el trabajo cada uno
dotado con las herramientas e instrumentos necesarios para la
realización de las actividades.

2.3 Glosario de Términos.

1) Auditor: Es aquella persona que lleva a cabo
una auditoria, capacitado con conocimiento necesario para evaluar
la eficacia de una empresa.

El auditor debe reunir, para el buen desempeño de
su profesión características como: sólida
cultura general, conocimiento técnico,
actualización permanente, capacidad para trabajar en
equipo multidisciplinario, creatividad, independencia, mentalidad
y visión integradora, objetividad, responsabilidad, entre
otras. Además de esto, este profesional debe tener una
formación integral y progresiva.

2) Manual: Es el documento que contiene la
descripción de actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una unidad administrativa,
o de dos ó más de ellas. En él se encuentra
registrada y transmitida sin distorsión la
información básica referente al funcionamiento de
todas las unidades administrativas, facilita las labores de
auditoría, la evaluación y control interno y su
vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que
el trabajo se está realizando o no
adecuadamente.

3) Norma: Son documentos técnicos con las
siguientes características:

• 1. Contienen especificaciones técnicas
  de aplicación voluntaria

• 2. Son elaborados por consenso entre las partes
  interesadas (fabricantes, administraciones, usuarios y
  consumidores, centros de investigación y laboratorios,
  asociaciones y colegios profesionales, agentes sociales,
  etc.).

• 3. Están basados en los resultados de la
  experiencia y el desarrollo tecnológico.

• 4. Son aprobados por un organismo nacional,
  regional o internacional de normalización
  reconocido.

• 5. Están disponibles al
  público.

4) Políticas: Líneas de base que
asisten a los miembros de la organización en la toma de
decisiones y en su comportamiento para alcanzar sus objetivos
eficientemente.

5) Procedimiento: Modo de ejecutar determinadas
acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie
común de pasos claramente definidos, que permiten realizar
una ocupación o trabajo correctamente. Los procedimientos
responden al plan permanente de pautas detalladas para controlar
las acciones de la organización. Todo procedimiento
involucra actividades y tareas del personal, determinación
de tiempos de métodos de trabajo y de control para lograr
el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las
operaciones.

6) Proceso: Conjunto de acciones
interrelacionadas e interdependientes que conforman la
función de administración e involucra diferentes
actividades tendientes a la consecución de un fin, a
través, del uso óptimo de recursos humanos,
materiales, financieros y tecnológicos.

7) Puesto de Trabajo: Representa a una
sección dentro de cualquier organización,
establecida para cada empleado y dotada de los medios necesarios
para desarrollar actividades preestablecidas y con un nivel de
responsabilidad determinado. 

8) Flota: Conjunto de vehículos que
realizan la misma actividad y normalmente son propiedad de una
compañía: una flota de taxis; una flota de camiones
de transporte.

9) Formato: Un formato de un archivo es una forma
particular de codificar información para hacer
almacenamiento. Existen diferentes tipos de formatos para
diferentes tipos de información. Por esto existen formatos
de gráficos, formatos de audio, formatos de
animación, formato de documentos, etc.

10) Mantenimiento Predictivo: Consiste en
determinar en todo instante la condición técnica
(mecánica y eléctrica) real de la máquina
examinada, mientras esta se encuentre en pleno funcionamiento,
para ello se hace uso de un programa sistemático de
mediciones de los parámetros más importantes del
equipo. El sustento tecnológico de este mantenimiento
consiste en la aplicaciones de algoritmos matemáticos
agregados a las operaciones de diagnóstico, que juntos
pueden brindar información referente a las condiciones del
equipo. Tiene como objetivo disminuir las paradas por
mantenimientos preventivos, y de esta manera minimizar los costos
por mantenimiento y por no producción. La
implementación de este tipo de métodos requiere de
inversión en equipos, en instrumentos, y en
contratación de personal calificado. Técnicas
utilizadas para la estimación del mantenimiento
predictivo:

• Analizadores de Fourier (para análisis de
  vibraciones)

• Endoscopia (para poder ver lugares
  ocultos)

• Ensayos no destructivos (a través de
  líquidos penetrantes, ultrasonido,
  radiografías, partículas magnéticas,
  entre otros)

• Termovisión (detección de condiciones
  a través del calor desplegado)

• Medición de parámetros de
  operación (viscosidad, voltaje, corriente, potencia,
  presión, temperatura, etc.)

11) Mantenimiento Proactivo: Este mantenimiento
tiene como fundamento los principios de solidaridad,
colaboración, iniciativa propia, sensibilización,
trabajo en equipo, de modo tal que todos los involucrados directa
o indirectamente en la gestión del mantenimiento deben
conocer la problemática del mantenimiento, es decir, que
tanto técnicos, profesionales, ejecutivos, y directivos
deben estar conscientes de las actividades que se llevan a cabo
para desarrollar las labores de mantenimiento. El mantenimiento
proactivo implica contar con una planificación de
operaciones, la cual debe estar incluida en el Plan
Estratégico de la organización. Este mantenimiento
a su vez debe brindar indicadores (informes) hacia la gerencia,
respecto del progreso de las actividades, los logros, aciertos, y
también errores.

12) Mantenimiento Preventivo: Este mantenimiento
también es denominado "mantenimiento planificado", tiene
lugar antes de que ocurra una falla o avería, se
efectúa bajo condiciones controladas sin la existencia de
algún error en el sistema. Se realiza a razón de la
experiencia y pericia del personal a cargo, los cuales son los
encargados de determinar el momento necesario para llevar a cabo
dicho procedimiento; el fabricante también puede estipular
el momento adecuado a través de los manuales
técnicos. Presenta las siguientes
características:

• Se realiza en un momento en que no se está
  produciendo, por lo que se aprovecha las horas ociosas de la
  planta.

• Se lleva a cabo siguiendo un programa previamente
  elaborado donde se detalla el procedimiento a seguir, y las
  actividades a realizar, a fin de tener las herramientas y
  repuestos necesarios "a la mano".

• Cuenta con una fecha programada, además de un
  tiempo de inicio y de terminación preestablecido y
  aprobado por la directiva de la empresa.

• Está destinado a un área en particular
  y a ciertos equipos específicamente. Aunque
  también se puede llevar a cabo un mantenimiento
  generalizado de todos los componentes de la
  planta.

• Permite a la empresa contar con un historial de
  todos los equipos, además brinda la posibilidad de
  actualizar la información técnica de los
  equipos.

• Permite contar con un presupuesto aprobado por la
  directiva.

13) Mantenimiento Correctivo: Este mantenimiento
también es denominado "mantenimiento reactivo", tiene
lugar luego que ocurre una falla o avería, es decir, solo
actuará cuando se presenta un error en el sistema. En este
caso si no se produce ninguna falla, el mantenimiento será
nulo, por lo que se tendrá que esperar hasta que se
presente el desperfecto para recién tomar medidas de
corrección de errores. Este mantenimiento trae consigo las
siguientes consecuencias:

• Paradas no previstas en el proceso productivo,
  disminuyendo las horas operativas.

• Afecta las cadenas productivas, es decir, que los
  ciclos productivos posteriores se verán parados a la
  espera de la corrección de la etapa
  anterior.

• Presenta costos por reparación y repuestos no
  presupuestados, por lo que se dará el caso que por
  falta de recursos económicos no se podrán
  comprar los repuestos en el momento deseado

• La planificación del tiempo que estará
  el sistema fuera de operación no es
  predecible.

14) Hipervínculo: Un hipervínculo
(también llamado enlace, vínculo, o hiperenlace) es
un elemento de un documento electrónico que hace
referencia a otro recurso, por ejemplo, otro documento o un punto
específico del mismo o de otro documento. Combinado con
una red de datos y un protocolo de acceso, un hipervínculo
permite acceder al recurso referenciado en diferentes formas,
como visitarlo con un agente de navegación, mostrarlo como
parte del documento referenciador o guardarlo
localmente.

CAPÍTULO III

Aspectos
procedimentales

• Actividades Ejecutadas.

• Definición del problema.

• Formulación de los objetivos.

• Observación de los procedimientos
  actuales.

• Recolección de la información acerca
  de las normas que rigen los procedimientos de los Programas
  en la empresa.

• Recolección de los datos facilitados por los
  empleados que laboran en la empresa.

• Técnicas e Instrumentos de
  Recolección de Información.

Esta investigación es de tipo documental y de
observación directa porque se recoge información de
todo el material de índole permanente, al que se puede
acudir como referencia en cualquier momento sin que se altere su
sentido, además de tomar nota de cualquier aspecto que se
observe y se considere importante para el estudio.

• Técnicas para la Recolección de
  Datos.

Las técnicas utilizadas para el desarrollo del
Trabajo fueron las siguientes:

• La observación directa.

• La revisión documental.

• La entrevista no estructurada.

• Instrumentos para la Recolección de
  Datos.