Plan de mejora basado en las 5 S y el Kaisen, área de almacén

Resumen

La implantación de una mejora continúa y
aplicación de las 5´S y Kaisen en la tienda EPK
ORINOKIA de la empresa Grupos Los principitos C.A se
desarrolló específicamente en el área de
almacén y estuvo enfocada en la identificación de
materiales, orden y limpieza con el fin de lograr la
certificación de la Plataforma de Calidad ISO 9001:2000
referida a la calidad y buen servicio del cliente. El objetivo
fundamental de este proyecto fue realizar inspecciones en el
área del depósito para observar las deficiencias
existentes y mejorarlas basándonos en la
metodología de las 5´S y Kaisen aplicada a el
almacén, con la finalidad de identificar los principales
problemas que afectan la productividad y buen servicio de la
tienda. Esta investigación se desarrolló en seis
(6) fases. Para la fase I, definimos el problema del proyecto y
los principales objetivos a cumplir. En la fase II, plasmamos
toda la información relacionada a la empresa
misión, visión, objetivos y otros. En la Fase III,
puntualizamos las bases teóricas necesarias para
implementar en la investigación, en la fase IV se
estableció el tipo de investigación, en la fase V
se realizó un diagnostico de la situación actual
del almacén y por ultimo en la fase VI se generaron las
propuestas que permiten ofrecer un área de trabajo segura,
saludable y organizada para los empleados.

Introducción

La metodología de las 5´S y Kaisen
representan acciones que son principios expresados con cinco
palabras japonesas que comienza por S. Cada palabra tiene un
significado importante para la creación de un lugar digno
y seguro donde trabajar. Estas cinco palabras son: Clasificar
(Seiri), Orden (Seiton), Limpieza (Seiso), Limpieza normalizada
(Seiketsu), Disciplina. (Shitsuke).

La evaluación de las 5´S y Kaisen fue
realizada en el área de almacén de la tienda EPK
ORINOKIA, se llevo acabo con la contribución de la empresa
ubicada en la ciudad de Puerto Ordaz, la cual me dio la
oportunidad de presenciar sus instalaciones y procesos operativas
y de esta manera evaluarlos y así ofrecerles sugerencias y
recomendaciones que vayan en pro del beneficio de la tienda.
También me suministraron algunos datos necesarios para
realizar un diagnostico de las deficiencias existentes en el
almacén y así determinar las posibles causas de los
principales problemas en cuanto a desorden y
desorganización del mismo.

La siguiente investigación se desarrolló a
partir de tormentas de ideas aplicada a las instalaciones del
almacén desde el punto de vista de los trabajadores y las
necesidades existentes.

CAPITULO I

El problema

Este capítulo contiene todo lo relacionado con el
problema a estudiar, su alcance, delimitaciones, limitaciones,
justificación e importancia, así como
también los objetivos generales y
específicos.

PLANTEAMIENTO DEL
PROBLEMA

Grupo Los Principitos C.A es una cadena de
tiendas enfocada en la venta de ropa y accesorios para bebes y
niños de 0 meses hasta 12 años de excelente calidad
y precios accesibles para cualquier estrato económico.
Cuenta con veinte y cinco (25) tiendas a nivel nacional y once
(11) tiendas a nivel internacional franquiciadas ubicadas en
diferentes países de Europa y América Latina
buscando el crecimiento de la empresa a nivel
internacional.

La tienda EPK se encuentra ubicada en el centro
comercial ORINOKIA MALL, Ciudad Guayana, Estado Bolívar,
se halla distribuida de la siguiente forma: piso de venta donde
se encuentra exhibida la ropa, está a su vez esta
subdividida por áreas de niña meses de 1mes a 3t
años, niña año de 4 a 12 años,
niño meses de 1mes a 3t años y niño
año de 4 años a 12 años; área de caja
conformada por cinco(5) cajas de facturación y el
área de depósito donde se encuentra almacenada la
mercancía.

Al observar detalladamente las actividades realizadas en
el área de almacén, percibimos que el problema
radica básicamente en la falta de planificación,
limpieza y organización en el espacio del depósito,
por tal motivo con ayuda del personal creamos una lista de
problemas y así actuar directamente sobre
ellos.

Entre los principales problemas se encuentran los
siguientes:

• Carencia de un manual ajustado al método
  actual de procedimientos para los procesos de
  recepción, almacenamiento y despacho de
  piezas.

• Inexistencia de señales, avisos y
  carteles.

• Utilización inadecuada del espacio del
  almacén debido a la presencia de material
  obsoleto.

• Falla en la distribución de la
  mercancía, debido a que no se encuentran organizados
  de acuerdo al modelo, color, talla, cercanía a las
  áreas de uso, entre otras.

• Ausencia de herramientas para evaluar el
  desenvolvimiento y efectividad de los procesos ejecutados en
  el almacén.

• No hay control en la ubicación de
  herramientas utilizadas y material publicitario.

Cabe resaltar que la empresa actualmente se encuentra en
proceso para solicitar y lograr la certificación de la
Plataforma de Calidad ISO 9001:2000 referida a la calidad y buen
servicio al cliente. Es por ello, que surge la necesidad de
elaborar un plan de mejoras y de esta manera satisfacer los
requisitos de calidad para el logro de la
certificación.

Por tales motivos se realizara la presente
investigación, con la aplicación de una mejora
continua implementando la metodología de las 5"S la cual
hace referencia al orden y limpieza de las áreas de
trabajo, en la que se aplica una serie de procesos relacionados
con la separación de los elementos de trabajo necesarios
de los innecesarios, para luego ordenarlos, limpiarlos
sistematizando el proceso y finalmente estandarizarlo, con el fin
de mejorar la organización del almacén, mejorar los
métodos de trabajo que pudieran afectar la salud
ocupacional de los trabajadores y a su vez lograr aumentar el
nivel de servicio al cliente y productividad mediante una
eficiente y efectiva planificación y reorganización
del mismo.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Establecer propuestas de las herramientas de las 5s y
kaisen para mejorar la optimización del área de
depósito en la tienda EPK ORINOKIA

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• 1) Realizar un diagnostico de la
  situación actual del almacén.

• 2) Elaborar la documentación que apoye
  la implementación del plan de mejora.

• 3) Analizar las posibles causas que generan
  deficiencias en las diferentes áreas del
  almacén.

• 4) Proponer alternativas de soluciones a los
  problemas existentes a través de la metodología
  de mejora continua y 5S.

• 5) Elaborar plan de acción para la
  implementación de las propuestas
  realizadas.

• 6) Implantar y evaluar dichas
  soluciones.

ALCANCE

El trabajo de estudio a realizar esta enfocado a la
adecuación y optimización del almacén de la
tienda EPK ubicada en el Centro Comercial ORINOKIA, en los
aspectos de seguridad, orden y mantenimiento, implementando un
plan de mejora continua enfocándose en la
aplicación de las 5"S, a partir de la necesidad de mejorar
la situación actual en el ambiente laboral, eliminar los
despilfarros producidos por el desorden y otros, para facilitar
mejoras a través de herramientas que contribuyan al
ordenamiento en el área de depósito.

LIMITACIONES

Durante el desarrollo del presente trabajo de
investigación, los posibles factores más
restrictivos son:

• La falta de personal interesado en la
  investigación con ganas de generar cambios dentro de
  la tienda epk orinokia.

• Falta de muebles para la organización de
  distintos materiales.

• El acceso a la información específica
  requerida a los manuales de calidad y métodos de
  procesos de la empresa Grupo Los Principitos C.A.

JUSTIFICACION

Con el fin primordial de obtener la
certificación, se realizará un plan de mejora
basado en la aplicación de las 5"S en el depósito
de la tienda EPK ORINOKIA de la empresa Grupo Los Principitos
C.A, con la finalidad de lograr un mejor acondicionamiento del
mismo y las partes que lo integran. Para ello es recomendable
realizar continuamente practicas de mejoras a fin de garantizar
la organización de la mercancía, insumos, material
de empaque, y la distribución más apropiada de los
espacios necesarios para la optimización de las
actividades que se llevan a cabo en el mencionado lugar, a fin de
incrementar la competitividad con otras empresas ya que a nivel
mundial las normas de la serie ISO, son requeridas debido a que
garantizan no solo la calidad del producto, sino la seguridad y
el bienestar de los trabajadores.

CAPITULO II

Marco
referencial

LA EMPRESA

Descripción De La Empresa

El Grupo Los Principitos, C.A., es una empresa fundada
en el año 2001 en Caracas, Venezuela. Es una cadena de
tiendas especializada, producto de más de quince
años de experiencia internacional, en la venta de ropa y
accesorios para bebes y niños de 0 meses hasta 12
años. El concepto nace para ofrecer productos de excelente
calidad, basados en las tendencias internacionales de la moda,
dentro unas amplias tiendas con "look" de boutique, pero a
precios realmente accesibles para todos los niveles o estratos
económicos.

Desde la apertura de la primera tienda, se
observó con satisfacción como el mercado
abrió sus puertas con el novedoso concepto, por lo que fue
necesario acelerar el proyecto de expansión tanto en
Venezuela como a nivel internacional.

Como parte de este crecimiento EPK cuenta con la
modalidad de compras on-line a través de su página
web www.shopepk.com en la cual se pueden realizar compras con la
oportunidad de seleccionar las prendas de acuerdo al
género de preferencia (bebe niña, bebe niño,
niña y niño) talla y cantidad.

MISIÓN DE LA EMPRESA

Innovar en el sector de la moda infantil, ofreciendo
productos de excelente calidad y diseño, a precios muy
atractivos.

Ofrecerles a los clientes la posibilidad de variar
frecuentemente su forma de vestir apoyados en la versatilidad de
los diseños de los de las últimas tendencias y la
constante innovación brindada por nuestras
tiendas.

VISIÓN DE LA EMPRESA

Ser reconocida a nivel internacional y muy especialmente
en Latinoamérica como la marca infantil más
destacada en el mercado por calidad, diseño y precio de
nuestros productos.

FILOSOFÍA DE LA EMPRESA

Brindar a los jóvenes clientes, productos de
buena calidad y buen gusto en espacios agradables para ellos y
sus padres.

Por esta razón, la gran mayoría de las
tiendas tienen formatos a partir de 150 m2 y cuentan con
exclusivos y modernos diseños, compuestos principalmente
por materiales de acrílico, pisos claros, acero inoxidable
y pantallas planas, en donde se proyectan videos de la
colección.

UBICACIÓN GEOGRAFICA

La tienda EPK ORINOKIA, se encuentra ubicada en
Venezuela (América del Sur), exactamente en el estado
Bolívar, Puerto Ordaz, Centro Comercial Orinokia Mall, PB,
Plaza Aluminio, local PB-A-006a.

UBICACIÓN DENTRO DEL CENTRO
COMERCIAL ORINOKIA

Fig. 1 Mapa Geográfico CC
ORINOKIA MALL

Fig. 2 Tienda EPK
ORINOKIA

OBJETIVO DE LA EMPRESA

Nuestro objetivo está enfocado a ofrecer a
nuestros clientes un producto de muy buena calidad, en tiendas
ubicadas en los principales centros comerciales y zonas del
país donde se trate, con diseños muy modernos,
acabados de lujo, con todas las comodidades, sin que ello se
traduzca en un incremento en el precio del mismo.

INNOVACION Y CREATIVIDAD

La innovación y creatividad en diseños
únicos, representan una importante base de
superación, ventaja, desarrollo y continuidad. Todo lo que
se implementa debe comenzar con una idea innovadora y creativa,
acompañado de mucho trabajo, lo que al final se
traducirá en resultados excelentes; la empresa se debe
distinguir por su creatividad y capacidad innovadora.

CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD

Grupo Los Principitos, C.A., cuenta con personal
altamente calificado para el diseño y mano de obra de cada
colección a estrenar con telas de alta calidad, así
como también una eficaz producción para satisfacer
la demanda y cumplir las necesidades del cliente.

VALORES

Nuestra empresa se encuentra comprometida con los
siguientes principios y valores:

Solidaridad: Participación solidaria,
manifestada en el desprendimiento personal, en el trabajo en
equipo, en la colaboración recíproca, en el aprecio
y respeto por lo que hace cada quien, y en la
manifestación de la igualdad de todos.

Ética: Conducta con estricto apego a
principios y valores morales, modelando nuestra actuación
ante los demás, y desarrollando un impulso que nos
convierta en ciudadanos justos, solidarios y felices.

Cultura de trabajo: Labor creadora y productiva,
impulsada por la colaboración e iniciativa, con el fin de
superar las diferencias y la discriminación entre el
trabajo físico e intelectual y reconocer al trabajo como
única actividad que genera valor y por tanto, que legitima
el derecho de propiedad.

Calidad: Herramienta dinamizadora de la
sustentabilidad y sostenibilidad de la actividad, con el fin de
obtener productos de calidad, de tal modo que compitan
exitosamente en el mercado nacional e
internacionalmente.

Disciplina: Compromiso de cumplir con los deberes
y obligaciones que nos exige el trabajo y la misión de la
empresa, actuando ordenadamente para lograr los objetivos,
cumpliendo con los valores éticos y haciendo lo que se
debe de forma entusiasta.

Honestidad: Referencia moral para nuestras
actuaciones en el trabajo, vida familiar y social, lo cual
significa exhibir una conducta moral, en la relación con
los clientes y en la vocación del servicio, promoviendo
una conciencia ética.

Respeto: Promoción de excelentes
relaciones interpersonales hacia nuestros compañeros de
trabajo, clientes, proveedores y medio ambiente donde
operamos.

Equidad: Conciencia de que todos, por igual,
tenemos el mismo grado de responsabilidad, sin distinciones de
jerarquía o nivel.

Humanismo: Significación social positiva
enlazada al desarrollo de la vida de cada individuo y de toda la
sociedad en su conjunto.

Cooperación: Beneficio mutuo en la
interrelación humana; fundamentada en el principio del
respeto, con base en la consideración, el cuidado y la
participación.

POLÍTICAS DE LA EMPRESA

Grupo los principitos C.A ha definido e implantado las
siguientes políticas como guía de la gestión
en todos los niveles de la organización:

POLÍTICA COMERCIAL.

Mantener una excelente relación con los clientes,
apoyada en el respeto, equidad, solidaridad, honestidad,
cooperación y apego a las leyes, normas y lineamientos
establecidos, con el fin de ser reconocidos como una empresa
diferente con ropa de buena calidad a bajos precios, dando
prioridad a las tiendas a nivel nacional y ofreciendo su concepto
en mercados internacionales atractivos.

POLÍTICA DE OPERACIONES.

Ejecutar los procesos de producción otorgando
prioridad al aprovechamiento racional de los recursos y
cumpliendo nuestras obligaciones con seguridad, calidad,
productividad y oportunidad, respetando el medio ambiente y
preservando la salud de los trabajadores y
trabajadoras.

POLÍTICA DE RECURSOS HUMANOS.

Disponer del talento humano competente requerido por la
organización para el logro de sus objetivos, propiciando
las condiciones necesarias a través de:

• Selección del personal calificado.

• Formación y desarrollo de
  competencias.

• Administración de la compensación y
  beneficios, de acuerdo a las normativas legales
  vigentes.

• Mantenimiento de condiciones de seguridad y salud
  ocupacional que garanticen la integridad física y
  mental de trabajadoras y trabajadores.

• Preservación de la armonía y paz
  laboral.

POLÍTICA FINANCIERA.

Asegurar de manera eficiente, la captación,
disponibilidad y administración de los recursos monetarios
necesarios para la sustentabilidad del modelo productivo;
así como también para elevar las oportunidades de
crecimiento y competitividad de la empresa, generando excedentes
que garanticen el bienestar de las trabajadoras y
trabajadores.

POLÍTICA ADMINISTRATIVA.

Asegurar que todos los procesos administrativos de la
empresa se realicen de manera transparente, honesta,
participativa, efectiva y eficiente, garantizando la
rendición de cuentas y responsabilidad por el buen uso de
los recursos, en procura de apoyar todos los procesos de la
empresa.

POLÍTICA TRIBUTARIA.

Mantener una adecuada planificación y control
tributario, que garantice la solvencia fiscal de la empresa,
dentro del marco jurídico vigente.

POLÍTICA DE INVERSIONES.

Realizar las inversiones que se requieren para mantener
e incrementar la capacidad instalada en todas las tiendas a nivel
nacional. Ello debe realizarse priorizando la seguridad y salud
de trabajadoras y trabajadores y garantizando la rentabilidad
económica de los recursos invertidos.

POLÍTICA DE IMAGEN.

Conservar una imagen impecable tanto en el diseño
de las colecciones como en las diferentes tiendas y empleados que
laboran en la empresa expresando un concepto diferente e
innovador.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

La tienda EPK Orinokia cuenta con la siguiente
estructura organizativa:

Fig. 3 Estructura
Organizativa

Estructura Organizativa General (En
Reconstrucción)

Fig. 4 Estructura Organizativa de la
empresa

Grupo Los Principitos
C.A

CAPITULO III

Marco
teórico

MEJORA CONTINUA

La mejora continua se refiere al hecho de que nada puede
considerarse como algo terminado o mejorado en forma definitiva.
Estamos siempre en un proceso de cambio, de desarrollo y con
posibilidades de mejorar. La vida no es algo estático,
sino más bien un proceso dinámico en constante
evolución, como parte de la naturaleza del universo. Y
este criterio se aplica tanto a las personas, como a las
organizaciones y sus actividades.

El esfuerzo de mejora continua, es un ciclo
interrumpido, a través del cual identificamos un
área de mejora, planeamos cómo realizarla, la
implementamos, verificamos los resultados y actuamos de acuerdo
con ellos, ya sea para corregir desviaciones o para proponer otra
meta más retadora.

Este ciclo permite la renovación, el desarrollo,
el progreso y la posibilidad de responder a las necesidades
cambiantes de nuestro entorno, para dar un mejor servicio o
producto a nuestros clientes o usuarios.

Fig. 5 Diagrama Mejora
Continua

• DEFINIR EL PROBLEMA Y PONER ENMARCHA ACCIONES
  CONTENEDORAS

OBJETIVO

Se trata de que los componentes del equipo comenten sus
diferentes puntos de vista sobre el problema, sus
síntomas, las circunstancias y consecuencias que rodean al
mismo, etc. De esta forma todos pueden partir con una
visión más completa de:

• Los síntomas (señales aparentes
  y observables de la existencia de alguna disfunción en
  la organización, proceso, producto o
  servicio).

• Los objetivos a alcanzar en el proceso de
  resolución del problema.

PROCESO

Para realizar este paso será necesario que cada
componente del equipo aporte información adicional que
permita responder a preguntas como:

• 1. Qué ocurre
  (síntomas).

• 2. Dónde ocurre.

• 3. Desde cuándo ocurre.

• 4. Cómo se ha venido resolviendo hasta
  ahora.

• 5. Cuál es el impacto económico
  del problema y/el impacto en el negocio.

Al adquirir estos datos básicos sobre el
problema, se debe analizar el impacto que el problema está
teniendo en los clientes y en la propia organización. En
función de la gravedad de dicho impacto, los responsables
de la resolución del problema deben analizar la
conveniencia de poner en marcha acciones contenedoras que
"minimicen" en un corto plazo el efecto del problema sobre su
entorno.

HERRAMIENTAS

Las herramientas más útiles para realizar
este paso son:HERRAMIENTA

• Recogida de datos

• Gráficos de representación

• Diagramas de flujo

• Estratificación

• Diagrama de Pareto

• IDENTIFICAR Y PRIORIZAR LAS CAUSAS RAÍZ
  DEL PROBLEMA

OBJETIVO

Este paso tiene por objeto la identificación de
aquellas causas que, teniendo un efecto significativo sobre el
problema, son controlables, es decir, se puede actuar sobre ellas
directamente para eliminarlas o minimizar su efecto.

• Causas raíz: Aquellas causas que teniendo un
  efecto significativo sobre el problema, son
  controlables.

PROCESO

Para realizar una identificación de causas fiable
y eficaz, es necesario trabajar con la siguiente secuencia de
actividades:

• a) Analizar en profundidad los síntomas
  y el entorno del problema, de forma que se adquiera el
  conocimiento suficiente para poder intuir las posibles causas
  del mismo.

Para ello:

– Se segmentan los valores que permiten cuantificar los
síntomas en función de las variables que pueden
influir en los mismos.

– Se analiza en detalle el proceso en el que se produce
el problema.

– Se analiza en detalle la morfología del
problema.

• b) Formular las posibles causas en las que los
  responsables de la resolución del problema pueden
  pensar a raíz del análisis de
  síntomas.

• c) Contrastar la veracidad de cada una de
  dichas posibles causas mediante pruebas objetivas, y evaluar
  el grado de contribución, de cada causa contrastada,
  al problema.

HERRAMIENTAS

Fig. 1 Tabla de
herramientas

• DEFINIR LA SOLUCIÓN DEL
  PROBLEMA

OBJETIVO

Diseñar, de forma completa, la solución
más adecuada para eliminar o minimizar el problema objeto
de estudio.

PROCESO

Con objeto de alcanzar una solución optimizada,
es necesario desarrollar las siguientes actividades:

• a) Listar todas las posibles soluciones a las
  causas raíz detectadas por los responsables de la
  resolución del problema, de forma que se recojan todas
  las ideas al respecto.

• b) Evaluar las diferentes alternativas de
  solución en función de criterios que permitan
  la optimización de la solución final adoptada,
  como:

• Impacto o eficacia en la resolución del
  problema.

• Resistencia al cambio de los impactos producidos por
  la solución.

• Coste de la solución

• Tiempo de implantación.

• Relación coste / beneficio.

• c) Diseñar en detalle la solución
  más idónea: una vez seleccionada aquella
  posible solución que parece aportar mayores
  "beneficios", es necesario diseñar en
  detalle:

• Nuevos procesos y procedimientos de
  actuación.

• Nuevas instalaciones o modificaciones a las
  existentes.

• Necesidades de personal y recursos
  materiales.

• Diseñar el sistema de control de la nueva
  situación de forma que permita la medición
  periódica del nuevo proceso y el mantenimiento de los
  resultados alcanzados.

• d) Comprobar la eficacia de la solución
  diseñada mediante pruebas piloto, ensayos parciales,
  simulaciones, implantaciones controladas, etc., según
  permitan las circunstancias y el tipo de solución
  diseñada.

• IMPLANTAR LA SOLUCIÓN Y CONFIRMAR
  RESULTADOS

OBJETIVO

El objetivo a perseguir en esta fase es que la
solución diseñada se aplique de forma
sistemática y con éxito. Ya que de nada sirve haber
llegado a una solución óptima si ésta no
llega a implantarse, la implantación de la solución
debe llevarse a cabo con gran rigor.

PROCESO

Una implantación efectiva depende
básicamente de los siguientes aspectos:

• La cooperación del personal implicado en
  dicha implantación.

• El conocimiento del personal implicado sobre lo que
  es necesario hacer para alcanzar la mejora fijada
  (formación).

• La disponibilidad de los recursos necesarios para la
  implantación.

HERRAMIENTAS

¿QUÉ ES LA ESTRATEGIA DE LAS
5S?

Se llama estrategia de las 5S porque representan
acciones que son principios expresados con cinco palabras
japonesas que comienza por S. Cada palabra tiene un significado
importante para la creación de un lugar digno y seguro
donde trabajar. Estas cinco palabras son:

• Clasificar. (Seiri)

• Orden (Seiton)

• Limpieza. (Seiso)

• Limpieza normalizada (Seiketsu)

• Disciplina. (Shitsuke)

Las cinco "S" son el fundamento del modelo de
productividad industrial creado en Japón y hoy aplicado en
empresas occidentales. No es que las 5S sean
características exclusivas de la cultura japonesa. Todos
los no japoneses practicamos las cinco "S" en nuestra vida
personal y en numerosas oportunidades no lo notamos. Practicamos
el Seiri y Seiton cuando mantenemos en lugares apropiados e
identificados los elementos como herramientas, extintores,
basura, toallas, libretas, reglas, llaves etc.

Cuando nuestro entorno de trabajo está
desorganizado y sin limpieza perderemos la eficiencia y la moral
en el trabajo se reduce.

NECESIDAD DE LA ESTRATEGIA 5S

La estrategia de las 5S es un concepto sencillo que a
menudo las personas no le dan la suficiente importancia, sin
embargo, una fábrica limpia y segura nos permite orientar
la empresa y los talleres de trabajo hacia las siguientes
metas:

• Dar respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente
  de trabajo, eliminación de despilfarros producidos por
  el desorden, falta de aseo, fugas, contaminación,
  etc.

• Buscar la reducción de pérdidas por la
  calidad, tiempo de respuesta y costes con la
  intervención del personal en el cuidado del sitio de
  trabajo e incremento de la moral por el trabajo.

• Facilitar crear las condiciones para aumentar la
  vida útil de los equipos, gracias a la
  inspección permanente por parte de la persona quien
  opera la maquinaria.

• Mejorar la estandarización y la disciplina en
  el cumplimiento de los estándares al tener el personal
  la posibilidad de participar en la elaboración de
  procedimientos de limpieza, lubricación y
  apriete

• Hacer uso de elementos de control visual como
  tarjetas y tableros para mantener ordenados todos los
  elementos y herramientas que intervienen en el proceso
  productivo.

• Conservar del sitio de trabajo mediante controles
  periódicos sobre las acciones de mantenimiento de las
  mejoras alcanzadas con la aplicación de las
  5S.

• Poder implantar cualquier tipo de programa de mejora
  continua de producción Justo a Tiempo, Control Total
  de Calidad y Mantenimiento Productivo Total.

• Reducir las causas potenciales de accidentes y se
  aumenta la conciencia de cuidado y conservación de los
  equipos y demás recursos de la
  compañía.

¿QUE ES SEIRI?

Seiri o clasificar significa eliminar del área de
trabajo todos los elementos innecesarios y que no se requieren
para realizar nuestra labor. 

Frecuentemente nos "llenamos" de elementos,
herramientas, cajas con productos, carros, útiles y
elementos personales y nos cuesta trabajo pensar en la
posibilidad de realizar el trabajo sin estos elementos. Buscamos
tener al rededor elementos o componentes pensando que nos
harán falta para nuestro próximo trabajo. Con este
pensamiento creamos verdaderos stocks reducidos en proceso que
molestan, quitan espacio y estorban. Estos elementos perjudican
el control visual del trabajo, impiden la circulación por
las áreas de trabajo, induce a cometer errores en el
manejo de materias primas y en numerosas oportunidades pueden
generar accidentes en el trabajo.

La primera "S" de esta estrategia aporta métodos
y recomendaciones para evitar la presencia de elementos
innecesarios. El Seiri consiste en:

• Separar en el sitio de trabajo las cosas que
  realmente sirven de las que no sirven.

• Clasificar lo necesario de lo innecesario para el
  trabajo rutinario

• Clasificar lo necesario de lo innecesario para el
  trabajo rutinario.

• Mantener lo que necesitamos y eliminar lo
  excesivo

• Separar los elementos empleados de acuerdo a su
  naturaleza, uso, seguridad y frecuencia de utilización
  con el objeto de facilitar la agilidad en el
  trabajo.

• Organizar las herramientas en sitios donde los
  cambios se puedan realizar en el menor tiempo
  posible.

• Eliminar elementos que afectan el funcionamiento de
  los equipos y que pueden conducir a
  averías.

• Eliminar información innecesaria y que nos
  puede conducir a errores de interpretación o de
  actuación.

BENEFICIOS DEL SEIRI

La aplicación de las acciones Seiri preparan los
lugares de trabajo para que estos sean más seguros y
productivos. El primer y más directo impacto del Seiri
está relacionado con la seguridad. Ante la presencia de
elementos innecesarios, el ambiente de trabajo es tenso, impide
la visión completa de las áreas de trabajo,
dificulta observar el funcionamiento de los equipos y
máquinas, las salidas de emergencia quedan obstaculizadas
haciendo todo esto que el área de trabajo sea más
insegura.

La práctica del Seiri además de los
beneficios en seguridad permite:

• Liberar espacio útil en planta y
  oficinas

• Reducir los tiempos de acceso al material,
  documentos, herramientas y otros elementos de
  trabajo.

• Mejorar el control visual de stocks de repuestos y
  elementos de producción, carpetas con
  información, planos, etc.

• Eliminar las pérdidas de productos o
  elementos que se deterioran por permanecer un largo tiempo
  expuestos en un ambiento no adecuado para ellos; por ejemplo,
  material de empaque, etiquetas, envases plásticos,
  cajas de cartón y otros.

• Facilitar el control visual de las materias primas
  que se van agotando y que requieren para un proceso en un
  turno, etc.

• Preparar las áreas de trabajo para el
  desarrollo de acciones de mantenimiento autónomo, ya
  que se puede apreciar con facilidad los escapes, fugas y
  contaminaciones existentes en los equipos y que
  frecuentemente quedan ocultas por los elementos innecesarios
  que se encuentran cerca de los equipos.

PROPOSITO

El propósito del Seiri o clasificar significa
retirar de los puestos de trabajo todos los elementos que no son
necesarios para las operaciones de producción o de oficina
cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de
la "acción", mientras que los innecesarios se deben
retirar del sitio o eliminar.

La implantación del Seiri permite crear un
entorno de trabajo en el que el se evitan problemas de espacio,
pérdida de tiempo, aumento de la seguridad y ahorro de
energía.

Al implantar Seiri se obtienen entre otros los
siguientes beneficios:

• Se mejora el control visual de los elementos de
  trabajo, materiales en proceso y producto final.

• El flujo "suave" de los procesos se logra gracias al
  control visual.

• La calidad del producto se mejora ya que los
  controles visuales ayudan a prevenir los defectos.

• Se mejora el MTBF o tiempo medio entre fallos de los
  equipos.

• Es más fácil identificar las
  áreas o sitios de trabajo con riesgo potencial de
  accidente laboral.

• El personal de oficina puede mejorar la
  productividad en el uso del tiempo.

JUSTIFICACION

El no aplicar el Seiri se pueden presentar algunos de
los siguientes problemas:

• La planta de producción y los talleres es
  insegura, se presentan mas accidentes, se pierde tiempo
  valioso para encontrar algún material y se dificulta
  el trabajo.

• El producto en proceso o final en exceso, los
  cajones y armarios que se utilizan para guardar elementos
  innecesarios crean el efecto "jaula de canario" el cual
  impide la comunicación entre compañeros de
  trabajo.

• En caso de una señal de alarma, las
  vías de emergencia al estar ocupadas con productos o
  materiales innecesarios, impide la salida rápida del
  personal.

• Es necesario disponer de armarios y espacio medido
  en metros cuadrados para ubicar los materiales innecesarios.
  El coste financiero también se ve afectado por este
  motivo.

• Es más difícil de mantener bajo
  control el stock que se produce por productos defectuosos. El
  volumen existente de productos en proceso permite ocultar
  más fácilmente los stocks
  innecesarios.

• El cumplimiento de los tiempos de entrega se pueden
  ver afectados debido a las pérdidas de tiempo al ser
  necesario mayor manipulación de los materiales y
  productos.

COMO IMPLANTAR EL SEIRI

Identificar Elementos Innecesarios

El primer paso en la implantación del Seiri
consiste en la identificación de los elementos
innecesarios en el lugar seleccionado para implantar las 5S. En
este paso se pueden emplear las siguientes ayudas:

• a. Lista de elementos innecesarios: la lista de
  elementos innecesarios se debe diseñar y
  enseñar durante la fase de preparación. Esta
  lista permite registrar el elemento innecesario, su
  ubicación, cantidad encontrada, posible causa y
  acción sugerida para su eliminación. Esta lista
  es cumplimentada por el operario, encargado o supervisor
  durante el tiempo en que se ha decidido realizar la
  campaña Seiri.

• b. Tarjetas de color: este tipo de tarjetas
  permiten marcar o "denunciar" que en el sitio de trabajo
  existe algo innecesario y que se debe tomar una acción
  correctiva. En algunas empresas utilizan colores verde para
  indicar que existe un problema de contaminación, azul
  si está relacionado el elemento con materiales de
  producción, roja si se trata de elementos que no
  pertenecen al trabajo como envases de comida, desechos de
  materiales de seguridad como guantes rotos, papeles
  innecesarios, etc. En Japón se utiliza frecuentemente
  la tarjeta roja para mostrar o destacar el problema
  identificado.

Las preguntas habituales que se deben hacer para
identificar si existe un elemento innecesario son las
siguientes:

• ¿Es necesario este elemento?

• ¿Si es necesario, es necesario en esta
  cantidad?

• ¿Si es necesario, tiene que estar localizado
  aquí?

Una vez marcados los elementos se procede a registrar
cada tarjeta utilizada en la lista de elementos innecesarios.
Esta lista permite posteriormente realizar un seguimiento sobre
todos los elementos identificados. Si es necesario, se puede
realizar una reunión donde se decide qué hacer con
los elementos identificados, ya que en el momento de la
"campaña" no es posible definir qué hacer con todos
los elementos innecesarios detectados.

En la reunión se toman las decisiones para cada
elemento identificado. Algunas acciones son simples, como guardar
en un sitio, eliminar si es de bajo coste y no es útil o
moverlo a un almacén. Otras decisiones más
complejas y en las que interviene la dirección deben
consultarse y exigen una espera y por lo tanto, el material o
equipo debe quedar en su sitio, mientras se toma la
decisión final, por ejemplo, eliminar una máquina
que no se utiliza actualmente.

Criterios para asignar Tarjetas de color.

• El criterio más común es el del
  programa de producción del mes próximo. Los
  elementos necesarios se mantienen en el área
  especificada. Los elementos no necesarios se desechan o
  almacenan en lugar diferente.

• Utilidad del elemento para realizar el trabajo
  previsto. Si el elemento no es necesario debe
  descartarse.

• Frecuencia con la que se necesita el elemento. Si es
  necesario con poca frecuencia puede almacenarse fuera del
  área de trabajo.

• Cantidad del elemento necesario para realizar el
  trabajo. Si es necesario en cantidad limitada el exceso puede
  desecharse o almacenarse fuera del área de
  trabajo.

Características de las tarjetas

Las tarjetas utilizadas pueden ser de diferentes
tipos:

• Una ficha con un número consecutivo. Esta
  ficha puede tener un hilo que facilite su ubicación
  sobre el elemento innecesario. Estas fichas son
  reutilizables, ya que simplemente indican la presencia de un
  problema y en un formato se puede saber para el número
  correspondiente, la novedad o el problema.

Partes: 1, 2, 3