Las políticas en administración (Presentación PowerPoint)

Documentación de Procedimientos: Concepto de
política Clasificación de las políticas
Características de una buena política Factores que
influyen en la elaboración de una política

Concepto de Política Una política es un plan
general de acción que guía a los miembros de una
organización en la conducta de su operación

Otras definiciones de Políticas Una guía para las
decisiones administrativas. El punto de vista de una
organización. Un modo de explotación y de
dirección de los diversos sectores de la gestión
(acción y efecto de administrar). Una ley administrativa
interna que rige las decisiones en el seno de la
organización. Criterios generales que tienen por objeto
orientar la acción.

Beneficios de la aplicación de una política:
Suministra un marco que permite actuar rápidamente y
controlar las delegaciones administrativas de autoridad. Fija los
límites y los campos en que las personas autorizadas
pueden tomar decisiones y realizar actos administrativos.
Anticipa condiciones y situaciones e indica cómo
enfrentarse a ellas. Mantienen un clima administrativo favorable,
crea sentimiento de confianza en las decisiones administrativas,
facilita las decisiones…

Las políticas de una compañía tienen por
objeto orientar la acción, por la cual sirven para
formular, interpretar y suplir las normas concretas. La
importancia de éstas en la administración es
decisiva, ya que son indispensables para lograr una adecuada
delegación de autoridad, la cual es muy importante, pues
la administración consiste en hacer a través de
otros.

¿Por qué surge la necesidad de disponer de
políticas? La empresa es un conjunto de individuos
particularmente diferentes entre ellos, deben desempeñar
las funciones que les han sido asignadas, donde esa actividad
tiene que conducir hacia el logro de los objetivos que se ha
fijado la empresa sin embargo al no existir ciertos guías
generales de acción, cada persona tendería a
resolver problemas o a tomar decisiones de acuerdo con su propio
criterio.

Clasificación de las políticas En general, podemos
distinguir dos tipos de políticas de empresas según
sea la forma en que se originan. Estas son: Políticas
impuestas en forma externa y b) Políticas formuladas
internamente.

I. Políticas impuestas externamente Sub La empresa se
encuentra rodeada del medio (La sociedad, a través de sus
sistemas políticos, sociales y económicos) donde la
conducta de este afecta a la conducta de la empresa y, a su vez,
la empresa también afecta al medio.

II. Políticas formuladas internamente Estas son las
políticas que de una manera precisa, consciente, y de
preferencia por escrito, se formulan con el fin de que sirvan
para regir en términos generales en un determinado
campo.

Políticas formuladas internamente pueden
ser:Políticas generales y políticas
particularesPolíticas generales: se aplican a toda la
empresa, es decir, a cada una de las unidades
administrativasPolíticas particulares: se refieren a
aspectos concretos de producción, ventas, compras,
contabilidad, finanzas, relaciones públicas, personal,
etc.

Características de una buena política Para
implantar una determinada política es necesario tener en
cuenta algunos factores que deben cumplirse con el fin de que
cumpla con el objetivo deseado.

Principales características: La fijación de la
política; ha difusión de la política; La
coordinación de la política; La
implementación de la política: La revisión
periódica de esta política.

1. La fijación de la política Una política
debe ser discutida y analizada por aquellos encargados de
formularlas. Una vez definida, debe ser transcrita con el fin de
mantener la información constante, sin distorsiones.

2. La difusión de la política Con el fin de que una
política sea comprendida y aceptada, es conveniente
diseñar todo un mecanismo o sistema de
comunicaciones.

3. Coordinación de la política Para evitar
problemas de que puedan surgir dudas y malas interpretaciones en
la aplicación de las políticas, es necesario
establecer los procedimientos que implementarán
la política. El procedimiento fija las pautas de
cómo llevar a cabo la política y establece los
mecanismos que deben utilizarse para resolver todos los casos,
normales y anormales. GRUPO III

4. La implementación de la política Es la parte
donde se ponen en funcionamiento las políticas que ya han
sido aprobadas anteriormente, las cuales luego de que a
través de un sistema de comunicación todos los
miembros involucrados dentro de la empresa estén
informados.

5. Revisión periódica La revisión
periódica de las políticas permite mantener
vigentes las que son necesarias y eliminar aquellas que se
encuentran obsoletas.

Factores que influyen en la elaboración de una
política Los factores que influyen en la
elaboración de una política dependen de si esta se
aplicara a nivel externo o interno, y dentro de lo interno
influye si esta será general o particular de la
empresa.

FORMULACIÓN DE POLÍTICAS DE VENTAS El producto es
el factor que determina (directa o indirectamente) la
política de ventas. La formulación de la
política en relación con el producto tiene que ver
con el establecimiento de guías para elegir el
artículo que se producirá (bien o servicio) y que
se ofrecerá al mercado

FORMULACIÓN DE POLÍTICAS DE PRODUCCIÓN
Dentro de las políticas de producción tenemos la
de comprar o producir. Determinar si se debe comprar o se
debe hacer un producto o una pieza de ese producto. Otra
política importante que debe fijarse en producción
es el volumen del ritmo de producción, La
política de Inventarios es otro ejemplo de
formulación de políticas en el área de
producción.

FORMULACIÓN DE POLÍTICAS FINANCIERAS Una de
las políticas importantes en esta área es la
referente a la obtención del capital y depende
en alto grado del tipo de empresa (privada, mixta o del
área social) y de la disposición de hacer uso de
capital exterior, ya sea que éstos provengan de sectores
nacionales o internacionales.

FORMULACIÓN DE POLÍTICAS SOBRE PERSONAL La empresa
debe saber motivar a su personal, ya sea incentivándolo,
escalafonandolo, impartiéndole cursos de superación
personal y de actualización según la labor que
desempeñe dentro y fuera de la empresa

OTRAS POLITICAS EN LA ADMINISTRACION Política de
selección y entrenamiento del personal Políticas de
remuneraciones Políticas sobre relaciones con sindicatos
Políticas sobre Moral Interna

Ejemplos de la aplicación de políticas  El
personal de la división de ventas de una empresa entra a
las 8 de la mañana, porque su jefe cree que es la mejor
hora. Sin embargo, los clientes habituales comienzan a aparecer a
las 10 de la mañana.  Considerando que el trabajo de
venta se inicia a las 10 de la mañana, y no antes, el
horario del personal de ventas comenzará a las 9:30,
disponiendo así de un período previo para preparar
el material y tener todo listo para la recepción de los
clientes.

El jefe de una sección determinada opina que para su gente
la mejor hora de colación o almuerzo es a las 12 del
día, en circunstancias que el jefe de la cafetería
cree que la mejor hora de servir la colación es a las 13
horas. Se establecen tres períodos de colación: la
Sección A, a las 12:00, la Sección B, a las 12:5 y
la Sección C, a las 13:30. Este horario debe ser conocido
por la Cafetería, con el fin de tener la colación
preparada.

El jefe de bodega debe realizar varios despachos de una misma
materia prima, porque cada uno de los capataces hace su pedido a
horas distintas. Los capataces entregarán antes de las
9:30 las órdenes de requisición de materias primas.
E1 jefe de Bodega las despachará todas juntas entre las
9:30 y las 10:00.

Existe una alta rotación de personal en el departamento de
contabilidad, pues sus jefes se dan cuenta tarde del
conocimiento, experiencias y habilidades del personal
recién contratado. El personal que se contrate
deberá pasar por un proceso de selección que
compruebe que las personas que se contraten tengan los
conocimientos y/o habilidades que exige el cargo que
desempeñarán.

Existen serios conflictos internos entre los empleados porque
unos jefes son duros y no aceptan atrasos, en cambio, otros no se
preocupan de ellos. SubSe exige puntualidad en la hora de
llegada. Los atrasos deberán ser justificados en la
oficina del Personal.

El personal de mantenimiento debe estar prácticamente todo
el día frente a las máquinas esperando la
decisión de los encargados para su revisión. Las
operaciones de mantenimiento llevarán a cabo fuera de
aquellas áreas en que las máquinas se encuentran
operando.