PRESUPUESTOS BASE-CERO El Presupuesto Base Cero es una
metodología de planeación y presupuesto que trata
de revaluar cada año todos los programas y gastos de una
entidad organizacional, de ahí su denominación. Se
emplea el término planeación porque en su
elaboración se establecen programas, se fijan metas y
objetivos, y se toman decisiones relativas a la política
básica de la organización, se analizan en detalle
las distintas actividades que se deben llevar a cabo para
implantar un programa, se seleccionan las alternativas que
permitan obtener los resultados deseados, y se hace un estudio
comparativo de sus beneficios y costos correspondientes.
Arduos estudios y grandes experiencias, demostró que para
que un método de presupuesto pueda asignar eficazmente los
escasos recursos disponibles, deberá basarse en los mismos
principios y procedimientos generales, aunque las técnicas
específicas de implantación difieran ligeramente,
ya que habrá que ajustarlas y adaptarlas a las necesidades
propias de cada organización para convertirlas en una
herramienta útil tanto para la iniciativa privada como
para el gobierno, la cual deberá dar solución
simultánea a dos interrogantes: Dónde y cómo
se pueden emplear más eficazmente los recursos
económicos de la entidad? ¿Qué cantidad de
recursos deberán emplearse? Esto naturalmente requiere un
proceso de elaboración de presupuestos que obligue a
identificar y analizar lo que se quiere, en conjunto, a fijar
metas y objetivos, a tomar decisiones de operaciones necesarias,
evaluar los cambios de responsabilidad y cargas de trabajo
durante la elaboración como parte integral del
proceso.
La secuela lógica para una presupuestación con base
cero es: Identificar y analizar cada una de las diferentes
actividades existentes y nuevas de la empresa, en "Paquetes de
Decisión". Evaluar y categorizar todos los paquetes de
decisión por medio de un estudio de costos-beneficio o en
forma subjetiva. Asignar los recursos conforme a los dos puntos
anteriores. LOS PAQUETES DE DESICIÓN: En el Presupuesto
Base Cero es indispensable la utilización de Paquetes de
Decisión, en forma jerárquica y de
consolidación, mediante la cual los paquetes se van
clasificando por su importancia en forma descendente, para tomar
decisiones.
Un Paquete de Decisión es el documento que identifica y
describe una actividad específica de tal manera que la
administración pueda evaluarla y jerarquizarla con
relación a otras actividades que compiten por los mismos o
similares recursos limitados y decidir si la aprobará o
desaprobará. La descripción completa de cada
actividad, función u operación que la
administración necesita para evaluarla y compararla con
otras similares incluye: Metas y objetivos Consecuencias de no
aprobar la actividad Medida de rendimiento Otros posibles
recursos de acción Costos y beneficios
Los paquetes de decisión se pueden clasificar en dos
grupos: Los de eliminación mutua que son aquellos que
presentan diversas alternativas para realizar la misma actividad,
eligiéndose la mejor, excluyendo los paquetes restantes; y
los de incremento que son aquellos que presentan diferentes
niveles de actividad o costo.
Estas suposiciones formales son necesarias para los gerentes
departamentales en virtud de que les permite: Determinar de
manera uniforme los recursos indispensables para el presupuesto
siguiente. Planear y establecer las actividades para el siguiente
período. Detectar y analizar las variaciones de costos
obtenidos durante el presupuesto del año vigente. Revisar
las suposiciones, controlar la frecuencia de esas revisiones, y
Mantener detalle de la revisión de suposiciones,
así como de los cambios de niveles de actividad y costos
que las revisiones ocasionan.
Para determinar los costos del año siguiente, los gerentes
de departamento formulan su lista preliminar de paquetes de
decisión, incluyendo la serie formal de suposiciones
relativas a las operaciones del año próximo,
ajustan los costos según los cambios de niveles de
actividad, aumento de sueldos y salarios con base anual, los
gastos de personal y operaciones no ocurridos en el año
presupuestal vigente o que no se incurrirán en el
año presupuestal próximo. Como se observa, los
"Paquetes de Decisión" requieren de un estudio tal, que se
identifica perfectamente con el nombre base cero, pero no todo el
presupuesto se puede elaborar por medio de ese tipo de paquetes,
porque además de costoso, en muchos casos no es
aplicable.
La jerarquización de los paquetes de decisión es la
técnica mediante la cual se pueden asignar los recursos
limitados de la Entidad, permitiendo al Gerente Departamental
pensar en cuánto y dónde se debe gastar, mediante
un listado de todos los paquetes analizados por orden de mayor o
menor beneficio, identificados y evaluados por nivel de gastos,
estudiando las consecuencias de la no aprobación de
paquetes de decisión que se encuentren se encuentren por
debajo de ese nivel de gastos. La jerarquización inicial
debe hacerse a nivel básico o de centro de costos, donde
se integran los paquetes con objeto de que cada gerente
departamental pueda evaluar la importancia relativa de sus
propias actividades y categorizar sus paquetes conforme a ella.
Para solucionar el problema se principia por agrupar los centros
de costos de manera natural, de acuerdo a sus tipos de actividad,
formando jerarquizaciones consolidadas para cada grupo.
La amplitud y profundidad organizacional de tales grupos se
determina conforme a tres factores: Número de paquetes
involucrados, tiempo y esfuerzo requeridos para revisarlos y
jerarquizarlos. Capacidad y disposición de los gerentes
departamentales para categorizar actividades con los que no
están familiarizados. Necesidad de revisar ampliamente,
atravesando límites organizativos, para determinar cambios
compensatorios de o niveles de gastos. Esto es fundamentalmente
importante cuando es necesario recordar los niveles de gastos
para combatir deficiencias en las utilidades.
CAMPO DE ACCIÓN DEL SISTEMA BASE CERO: El Sistema consiste
en identificar actividades y clasificarlas mediante
análisis y evaluación de costo beneficio.
Este proceso de elaboración de presupuestos puede
aplicarle a toda actividad, función u operación
donde sea posible determinar esa relación, de
costo-beneficio. Este tipo de presupuestación en la
industria no es aplicable a las operaciones directas de
producción ni en los gastos indirectos de
fabricación, puesto que del aumento de estos no puede
derivarse algún beneficio, es decir no existe
relación costo-beneficio. Sin embargo, puede adaptarse a
todos los demás gastos en que se incurre por los servicios
que se proporcionan para ayudar a la producción tales
como: mantenimiento, supervisión, planeación de la
producción, ingeniería industrial, control de
calidad, etc, y además de otras actividades de servicio
que representan gastos generales a niveles departamental, de
división, o corporativo y que justifican relación
de costo-beneficio, como por ejemplo, mercadotecnia, publicidad,
personal, protección y seguridad, contabilidad y control,
investigación y desarrollo, etc.
Presupuesto Base Cero, es aplicable tanto a las actividades
comerciales, industriales, o de servicios de cualquier
índole siempre y cuando se pueda detectar la
apreciación costo-beneficio, aun cuando resulta mejor su
aplicación en los renglones de servicio y mantenimiento de
las actividades empresariales que en las de tipo fabril.
VENTAJAS E INCONVENIENTES: VENTAJAS: PERFECCIONAMIENTO DE PLANES
Y OBJETIVOS: Identificación, evaluación, y
justificación de las actividades propuestas, considerando
los diferentes niveles de esfuerzo y medios para
desempeñar cada actividad. Debido a la
jerarquización consolidada de actividades, se obtiene una
aplicación más justa de los recursos. Se evita la
duplicación de esfuerzos al identificar plenamente las
actividades. La identificación y categorización de
los paquetes de decisión ayuda a lograr el nivel de gastos
deseado. Esta técnica presupuestaria no provoca cambio
especial en la contabilidad normal, únicamente consolida
las bases de información y control.
OPTIMIZACIÓN DE BENEFICIOS: Los gerentes pueden ser
valorados por las metas y beneficios que establecen en sus
paquetes. Fácilmente se identifican las actividades
productivas de las que no lo son. DESARROLLO DE COMITES
GERENCIALES: Se acrecenta un ambiente de unidad y
coordinación para el bien de toda la entidad.
INCONVENIENTES: PROBLEMAS Y RECELOS ADMINISTRATIVOS: Con
frecuencia los administradores sienten aprensión ante
cualquier proceso que los obligue a tomar decisiones y que
requiera de una revisión detallada de sus funciones. La
administración y la comunicación de¡ proceso
de presupuestación base cero pueden ser el origen de
graves problemas, debido a la participación de un
número mayor de gerentes de los que son necesarios en
otros procedimientos de planeación o
presupuestación. Generalmente durante el primer año
requiere más tiempo que el empleado mediante otros
procesos de planeación y presupuestación en los
años anteriores. De no contar con un método formal
y apropiado que prevea y revise las suposiciones, se
tendrá una inadecuada coordinación entre
actividades afines y de servicio.
PROBLEMAS EN LA FORMULACIÓN DE LOS PAQUETES DE
DECISIÓN: Determinar las actividades, funciones u
operaciones que requieren para integrar un paquete de
decisión. Lo que puede ser significativo para un
gerente departamental puede no serio para la alta gerencia.
Establecer el nivel mínimo de esfuerzo, lo cual requiere
un juicio de cada gerente y además sujeto a
discusión Minimizar los costos en el paquete de
decisión y conservar al personal a nivel presente.
Con frecuencia la reducción de gastos por persona reduce
la eficacia de las operaciones. Es difícil y en ocasiones
hasta imposible identificar claramente los medios de trabajo en
muchas actividades para su evaluación en forma
adecuada.
Cabe destacar que este método no viene a desplazar el
sistema presupuestal que se tenga implantado, muchos menos a ese
gran progreso presupuestal conocido como “Presupuesto por
Programas y Actividades", sino más bien viene a ser un
complemento, mediante un enfoque adicional, que permite todas las
ventajas citadas.
VENTAJAS, DESVENTAJAS Y LIMITACIONES DE LA TÉCNICA
PRESUPUESTAL Ventajas: En general, las ventajas de la
elaboración de presupuestos en una organización
(técnica presupuestal) pueden resumirse en: La estricta
vigilancia y planeación de las operaciones de una entidad,
que permiten el logro de los objetivos deseados. El mejor
aprovechamiento de sus recursos. El equilibrio de la estructura
financiera. Medición de la eficiencia de las operaciones.
La delimitación de responsabilidades, dando lugar a tomas
de decisiones operativas y bien basadas, para obtener
superaciones.
Limitaciones: Estar basado en estimaciones y muchas veces en
pronósticos, en que como toda actividad humana es
susceptible de errores, sobre todo en el primer ejercicio de su
implantación, y a imprevisibles como disposiciones
fiscales, tendencias del mercado, actuación de la
competencia, pérdida en el poder adquisitivo de la moneda,
etc. En su costo, cuando es elevado, en relación a las
posibilidades de la empresa, y a los beneficios que aporta.
Cuando se ha tenido algún tiempo en ejercicio del control
presupuestal, se puede confiar demasiado en él, cayendo en
errores, por no revisarlo, superarlo y actualizarlo. No ir
más allá de su campo de acción.
Desventajas: Su fracaso muchas veces es producto de distintas
causas como las siguientes: Desconocimiento de la empresa.
Desconocimiento de los planes o políticas. Mala
organización y coordinación general. Inadecuado
sistema de contabilidad y costos. Falta de apoyo directivo. Mala
determinación de la capacidad productiva, etc. Poca
flexibilidad. Interrelación y secuencia de los
presupuestos