Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades,
refiriéndose al flujo de dinero dentro de la
organización, implica una estimación del capital,
de los costos y de los ingresos. Los presupuestos son un elemento
indispensable al planear, su fin es el determinar la mejor forma
de utilización y asignación de los recursos a la
vez que controla las actividades de la organización en
términos financieros. Los Presupuestos Empresariales
¿Quién formula y Administra el Presupuesto?
Duración del Período Presupuestal Fluctuaciones de
volumen por temporadas. Producción. Rotación de la
mercancía. Operaciones financieras.
La principal función de los presupuestos se relaciona con
el Control financiero de la organización. El control
presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se
está haciendo, comparando los resultados con sus datos
presupuestados correspondientes para verificar los logros o
remediar las diferencias. Desempeñan tanto roles
preventivos como correctivos dentro de la organización.
Los Presupuestos Empresariales Funciones de los
Presupuestos
Es un esquema Es un plan Es general en toda la empresa Es
específico Es para un tiempo determinado. Los Presupuestos
Empresariales Características de los Presupuestos
Características de Formulación Entre los aspectos
recomendables respecto a este inciso, para el mejor
funcionamiento del presupuesto están: Seccionar en tantas
partes el presupuesto, como responsables en la función
hayan en la Entidad, con autoridad precisa e individual de los
interesados en el control y cumplimiento del presupuesto, de tal
forma, que cada área de responsabilidad deba ser
controlada por un presupuesto específico.
Los presupuestos deben operar dentro de un mecanismo contable,
para que sean fácilmente comprobables, con el fin de
compararlos con lo operado, determinar, analizar las variaciones
o desviaciones, y corregirlas en su caso. No dejar oportunidad a
malas interpretaciones o discusiones. Elaborar los presupuestos
en condiciones de poder ser alcanzables. Los Presupuestos
Empresariales Características de Formulación
Características de Presentación
Características de Aplicación
Los Presupuestos Empresariales Objetivos de los Presupuestos
Comprenden las etapas del Proceso Administrativo De
Previsión De Planeación De Organización De
Coordinación De Dirección De Control
Los Presupuestos Empresariales Objetivos Generales de los
Presupuestos Planear los resultados de la organización en
dinero y volúmenes. Considerar el futuro Coordinar y
relacionar las actividades de la organización. Lograr los
resultados de las operaciones periódicas. Asegurar la
liquidez financiera de la empresa.
Los Presupuestos Empresariales Importancia de los Presupuestos
Ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la
organización. Por medio de los presupuestos se mantiene el
plan de operaciones de la empresa en unos límites
razonables. Sirven como mecanismo para la revisión de
políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas
hacia lo que verdaderamente se busca. Cuantifican en
términos financieros los diversos componentes de su plan
total de acción. Las partidas del presupuesto sirven como
guías durante la ejecución de programas de personal
en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de
comparación una vez que se hayan completado los planes y
programas.
Los Presupuestos Empresariales Importancia de los Presupuestos
Las lagunas, duplicaciones o sobre-posiciones pueden ser
detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su
comportamiento en relación con el desenvolvimiento del
presupuesto.
Los Presupuestos Empresariales Clasificación de los
Presupuestos Rígidos, estáticos, fijos o asignados:
Son aquellos que se elaboran para un único nivel de
actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la
variación que ocurre en la realidad. Flexibles o
variables: Son los que se elaboran para diferentes niveles de
actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del
entorno. SEGÚN LA FLEXIBILIDAD: A corto plazo. A largo
plazo. 2. SEGÚN EL PERIODO DE TIEMPO QUE CUBREN
Los Presupuestos Empresariales Clasificación de los
Presupuestos De Operación o Económicos 3.
SEGÚN EL CAMPO DE APLICACIÓN EN LA EMPRESA: Tienen
en cuenta la planeación detallada de las actividades que
se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se
elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y
Pérdidas. Presupuesto de Compras Presupuesto de
Costo–Producción Presupuesto de flujo de efectivo
Presupuesto Maestro Presupuesto de Ventas Presupuesto de
Producción Financieros: En estos presupuestos se incluyen
los rubros y/o partidas que inciden en el balance. (Gp:) El de
Caja o Tesorería (Gp:) El de Capital o erogaciones
capitalizables
Los Presupuestos Empresariales Clasificación de los
Presupuestos Presupuestos del Sector Público 4.
SEGÚN EL SECTOR DE LA ECONOMÍA: Son el medio
más efectivo de control del gasto público y en
ellos se contempla las diferentes alternativas de
asignación de recursos para gastos e inversiones.
Presupuestos del Sector Privado En estos presupuestos se incluyen
los rubros y/o partidas que inciden en el balance. 5. DE ACUERDO
CON EL NIVEL JERARQUICO Estratégicos Tácticos o
departamentales Operativos
Los Presupuestos Empresariales Clasificación de los
Presupuestos Estimados: Representan la probabilidad más o
menos razonable de que efectivamente suceda lo que se ha
planeado. 6. DE ACUERDO A LA TÉCNICA DE EVALUACIÓN:
Estándar: Eliminan en un porcentaje muy elevado las
posibilidades de error. Representan los resultados que se deben
obtener. 7. POR LAS FINALIDADES QUE PRETENDE: De
Promoción: Se presentan en forma de Proyecto Financiero y
de Expansión. De aplicación: Normalmente se
elaboran para solicitud de créditos. Constituyen
pronósticos generales sobre la distribución de los
recursos con que cuenta, o habrá de contar la Empresa. De
Fusión: Se emplean para determinar anticipadamente las
operaciones que hayan de resultar de una conjunción de
entidades.
Los Presupuestos Empresariales Clasificación de los
Presupuestos 8. POR AREAS Y NIEVELES DE RESPONSABILIDAD: Por
Programas Base-cero De trabajo 9. POR SU CONTENIDO: Principales
Auxiliares El presupuesto computa organizadamente los objetivos y
coordina las actividades de las diversas dependencias, vigila que
las operaciones se ajusten a la política predeterminada,
constituye la acción de controlar. De esta forma el
presupuesto no solo es un elemento de la planeación, sino,
por ende del control administrativo.
Los Presupuestos Empresariales Todo Presupuesto estará
formado por un conjunto de presupuestos parciales de
operación, coordinados entre sí, que darán
para cada uno de los Departamentos de la Empresa, para cada uno
de los períodos de tiempo y, por cada uno de los
conceptos, los niveles de la operación y los resultados
previstos de la misma.
Los Presupuestos Empresariales Requisitos para un buen
Presupuesto Empresarial (Gp:) Conocimiento de la empresa (Gp:)
Dirección y Vigilancia (Gp:) Coordinación para la
ejecución del plan o política (Gp:) Apoyo Directivo
(Gp:) Exposición del Plan o Política (Gp:)
Fijación del período presupuestal
Los Presupuestos Empresariales Motivos de fracaso de la
presupuestación Cuando sólo se estudian las cifras
convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener
en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados. Cuando
no está definida claramente la responsabilidad
administrativa de cada área de la organización y
sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas.
Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos
niveles jerárquicos de la organización. Cuando no
hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se
presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los
colaboradores para el logro de las metas presupuestadas. Cuando
no existe un sistema contable que genere confianza y
credibilidad.
Los Presupuestos Empresariales Motivos del fracaso de la
presupuestación Cuando se tiene la "ilusión del
control" es decir, que los directivos se confían de las
formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en
pro de los resultados. Cuando no se tienen controles efectivos
respecto de la presupuestación. Cuando no se siguen las
políticas de la organización.
Los Presupuestos Empresariales Presupuesto empresarial como
medida de control Cualquiera sea el volumen de la empresa, el
control será la herramienta más útil y
permitirá detectar las deficiencias que existen con
precisión y rapidez, permitiendo conducir la empresa con
mayor seguridad y menor esfuerzo.
Los Presupuestos Empresariales Presupuesto de Operación
Son componentes de este rubro: Presupuesto de Ventas (estimados
producidos y en proceso). Presupuesto de gastos de ventas
(capacitación, vendedores, publicidad). Presupuesto de
producción (incluye gastos directos e indirectos).
Presupuesto de costos de producción (sin el margen de
ganancia). Presupuesto de requerimientos de materiales (Materia
prima, insumos, auto partes etc.). Presupuesto de mano de obra
(fuerza bruta calificada y especializada). Presupuesto de gastos
de fabricación. Presupuestos de gastos de
administración (requerimiento de todo tipo de mano de obra
y distribución del trabajo).
Los Presupuestos Empresariales Presupuesto de Ventas Productos
que comercializa la empresa. Servicios que prestará. Los
ingresos que percibirá. Los precios unitarios de cada
producto o servicio. El nivel de venta de cada producto o
servicio. Sus principales componentes son:
Los Presupuestos Empresariales Presupuesto de Ventas Suministra
los gastos para elaborar los Presupuestos de Producción
Compras Gastos de ventas Gastos administrativos Caja o Flujo de
efectivo.
Los Presupuestos Empresariales Métodos para presupuestar
las ventas Estimación directa de los Agentes Debido a su
naturaleza y al tipo de personas que interviene en su
formulación, es necesario que: Las instrucciones sean
claras y precisas con objeto de que las conclusiones que logren
sean dignas de confianza y uniformes. Los presupuestos parciales
sean revisados por los subgerentes o supervisores y aprobados por
el gerente de mercadeo. El presupuesto sumario sea estudiado,
revisado y aprobado por el director de presupuesto, la gerencia
general y en algunos casos por el Consejo de
Administración.
Los Presupuestos Empresariales Ventajas Que se utilizan las
experiencias del personal conectado con el mercado. Fija la
responsabilidad del presupuesto precisamente en las personas que
deben responder de sus resultados. Permite derivar estudios de
mercado por distrito, zona, cliente, producto y periodo. Facilita
la comparación entre las cifras presupuestadas y las
reales, así como el análisis y justificación
de las variaciones. Limitaciones Los vendedores tienen pocos
recursos técnicos y administrativos para hacer
proyecciones al futuro, además de que no mantienen
independencia mental necesaria. Requiere de gran inversión
de tiempo del personal de ventas lo que podría resultar
costoso para la entidad.
Los Presupuestos Empresariales Métodos para presupuestar
las ventas Método Económico – Administrativo Fue
desarrollado por los autores W. Rautenstrauch y R.Villers con
base en una fórmula que, partiendo de las ventas del
periodo contable inmediato anterior, las actualiza y proyecta a
través de factores específicos de ajuste y de
influencia desde los puntos de vista económico y
administrativo.
Los Presupuestos Empresariales Método Económico –
Administrativo La fórmula por medio de la cual se da
efecto a este método es: (Gp:) S = (Sp ± F) EA
(Gp:) S= Ventas presupuestales. Sp= Ventas reales del ejercicio
inmediato anterior o inclusive del curso. (Gp:) A = % de
realización, debido a la acción administrativa.
(Gp:) F= Variación de SP debido a factores
específicos de ventas. E = % de realización debido
a las condiciones económicas en general. Métodos
para presupuestar las ventas
Los Presupuestos Empresariales Método Económico –
Administrativo Métodos para presupuestar las ventas
± a = Factores de ajuste de diversas clases y que
afectan las ventas del último año. “Aquellos
hechos accidentales y que se presume no vuelvan a ocurrir”.
± c = Factores de cambio del producto y del mercado.
“Estima la posible tendencia, aumento o disminución
del volumen de ventas que obtengan los competidores”. Los
factores específicos son la suma algebraica de diversos
componentes y que podemos clasificar en tres grupos, cada uno de
los cuales quedará distinguido por las siguientes
literales:
Los Presupuestos Empresariales Método Económico –
Administrativo Métodos para presupuestar las ventas
± g = Factores de crecimiento del negocio por la
dinámica acumulativa de los esfuerzos de venta o por el
potencial inductivo derivado del crecimiento de la industria, de
la que el negocio forma parte. F = (+-a +- c +- g)
Los Presupuestos Empresariales Formulación del Presupuesto
de Ventas Bajo estás condiciones, se debe recopilar la
información siguiente, por cada vendedor en determinado
territorio: (Gp:) – Análisis de venta – Vendedor- Fecha
Mes – Pedidos Recibidos Cancelaciones – Entregado Devoluciones –
Ventas netas
Los Presupuestos Empresariales Formulación del Presupuesto
de Ventas Deben considerarse al recopilar información, los
siguientes factores: Período que abarca la
recopilación Fuente de Datos Variaciones Estacionales
Análisis y presupuestación de ventas en unidades
físicas
Los Presupuestos Empresariales Formulación del Presupuesto
de Ventas Esquema representativo
Los Presupuestos Empresariales Presupuesto de Gastos de Ventas Se
le considera como estimados proyectados que se origina durante
todo el proceso de comercialización para asegurar la
colocación y adquisición del mismo en los mercados
de consumo. Sus principales características son: Comprende
todo el Marketing. Es base para calcular el Margen de Utilidad.
Es permanente y costoso. Asegura la colocación de un
producto. Amplia mercado de consumidores. Se realiza a todo
costo.
Los Presupuestos Empresariales Presupuesto de Producción
Determina la posibilidad de cumplir con los requerimientos y
elaborar el programa de producción Para la
elaboración del presupuesto de producción debe
considerarse: Los inventarios de artículos
terminados y en proceso que se estimen al inicio del periodo
contable al que se refiere el presupuesto. Capacidad de las
instalaciones actuales y expansiones de la planta,
contratación de más personal, más turnos de
producción, etc Situaciones como el cierre o
suspensión temporal de una planta, la eliminación
de líneas de producción o de un artículo en
particular y, en general, la reducción de la
operación fabril proyectada para el periodo contable en
que estará vigente el presupuesto.
Los Presupuestos Empresariales Presupuesto de Producción
Los planes de ventas, producción y las políticas de
inventarios deben estar coordinados para lograr una
combinación adecuada entre el volumen de producción
y el costo de la misma (lotes económicos). “Un plan
de producción entraña a su vez, el desarrollo de
políticas sobre los niveles eficientes de
producción, uso de las instalaciones fabriles y niveles de
los inventarios (artículos terminados y producción
en proceso).
Los Presupuestos Empresariales Presupuesto de Producción
Objetivos del Presupuesto de Producción Cubrir adecuada y
oportunamente las necesidades del mercado. Aprovechar integral y
armónicamente la capacidad de la planta al nivel
óptimo de la misma. Producir artículos de la mejor
calidad al costo más bajo posible, o sea, lograr la
operación más económica factible. Facilitar
la determinación de límites máximo y
mínimo en el área de inventarios. Lograr la
contratación de materias primas y personal especializado
en las mejores condiciones posibles en cuanto a cantidad, calidad
y precio.
Los Presupuestos Empresariales Presupuesto de Producción
Presupuesto de Producción Flexible Consiste en fabricar
sólo lo que se necesita para cubrir el mercado y mantener
una existencia preestablecida en inventarios. Presupuesto de
Producción Rígido Consiste en fabricar a un ritmo
constante, continuo, manteniendo al personal siempre en un ritmo
de trabajo establecido permitiendo que en el inventario exista un
movimiento hacia arriba o hacia abajo según sea la
temporalidad de las ventas. (Gp:) Producción Rígida
Inventario Flexible Producción Flexible Inventario
Rígido
Los Presupuestos Empresariales Presupuesto de Costos de
Producción Sus principales características son
(Gp:) Debe considerarse solo los materiales que se requiere para
cada línea o molde. Debe estimarse el costo. No todos
requiere los mismos materiales. El valor final debe coincidir con
el costo unitario establecido en el costo de
producción
Los Presupuestos Empresariales EJEMPLO. Presupuesto de
Producción Elaborar el Presupuesto de Producción de
la empresa Zanini, la cual aporta la siguiente
información: Precio de ventas promedio: $ 56 Ventas por
territorio (unidades1): Inventarios: 1 de enero 204.650 31 de
enero 201.500 28 de febrero 195.900 31 de marzo 206.100
Los Presupuestos Empresariales EJEMPLO. Presupuesto de
Producción Presupuesto de Venta en Unidades Presupuesto de
Venta en $ (P.V.= $56)
Los Presupuestos Empresariales EJEMPLO. Presupuesto de
Producción Para el presupuesto de producción solo
hace falta el Presupuesto de Venta en Unidades Presup. de
prod.(unid) = presup. Vta. (unid) + Inv. Final – Inv.
Inicial Presupuesto de Producción (I Trimestre)
CONCLUSIONES La formulación de un presupuesto debe ir en
función directa con las características de la
empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de la misma en
todos y cada uno de sus aspectos. Los presupuestos si se utilizan
como herramienta de la administración (pública o
privada) tienen como requisito de presentación
indispensable el ir de acuerdo con las normas contables y
económicas (período, mercado, oferta y demanda,
ciclo económico, etc.) Y de acuerdo con la
estructuración contable. El presupuesto representa el
curso a seguir para hacer posibles ciertos objetivos, pero por
sí sólo, no evita las desviaciones de ése
rubro o asegura la realización de las metas.
Las cifras reales deben compararse con las presupuestadas a
intervalos frecuentes, para que las diferencias determinadas se
analicen y sean ejecutadas las medidas correctivas oportunamente.
Para implementar efectivamente un sistema presupuestario es
necesario el apoyo de la alta gerencia, el diseño adecuado
del sistema para solventar las necesidades de la
organización y la dirección y supervisión
efectiva del sistema.