PRESUPUESTOS POR PROGRAMAS Se puede definir al presupuesto por
programas como una técnica empleada por el sector
público, la cual, le permite realizar proyectos o
programas estableciendo las actividades, los objetivos y su costo
de ejecución y a su vez, racionaliza el gasto
público. Se puede decir que el presupuesto por programas,
son las cosas y medios que adquiere el gobierno para el
cumplimiento de sus funciones. El presupuesto por programas, es
un instrumento de la programación presupuestaria ya que su
función es combinar los recursos disponibles en el futuro.
También se puede definir al presupuesto como una serie de
programas que realiza cada una de las áreas de la empresa,
para que la distribución de los recursos sea dirigida
hacia las actividades y se tengan mejores beneficios.
OBJETIVOS: El presupuesto por programas y actividades forma parte
de la técnica presupuestal, ya que persigue los mismos
objetivos, como es el de previsión, planeación,
organización, coordinación, dirección y
control. Este tipo de presupuestos, es importante ya que permite
un estudio más profundo y a su vez un mayor control
interno, para así, poder evaluar y conocer la eficiencia
en cada una de las partes, y por lo tanto, sus objetivos son
específicos, de gran profundidad y análisis para
racionalizar el gasto según la eficiencia que tengan. Otro
de sus objetivos, es que se deba conocer las actividades para
poder ordenarlas de manera jerárquica de acuerdo a su
importancia y así seleccionar cuales se pueden abordar y a
que grado de desarrollo.
ETAPAS EN LA IMPLANTACIÓN: Fijación y
establecimiento de cuotas para la distribución de los
recursos en las dependencias, tomando en cuenta las partidas que
serán para inversiones y fondos de consumo. La
elaboración de programas de trabajo, definiendo la
responsabilidad de cada funcionario. Evaluación de la
estructura administrativa para responsabilizar a cada
departamento del programa. Definición de las metas que se
quieren lograr dentro del programa. Organización de
sistemas de información interna para comparar los
resultados obtenidos con el programa establecido. La
elaboración de los registros contables, adoptando los
conceptos a la estructura de los programas, clasificando los
gastos de unidad representativa del trabajo.
PROCEDIMIENTOS: Obtener el apoyo del gobierno para poder aplicar
este sistema de presupuesto por programas y actividades. Formar
un grupo de trabajo de la Oficina Central de Presupuesto, para
que diseñe el sistema que será aplicado de acuerdo
a cada país. Organizar seminarios para adiestrar
funciones. Preparar manuales, instructivos y fórmulas para
que cada sector público, realice sus programas y
peticiones de gasto. Difundir las técnicas presupuestarias
en todos los niveles de la administración y la
opinión publica.
6. Dar incentivos a los funcionarios para motivarlos en la
promoción de nuevos sistemas. 7. Proporcionar asistencia
técnica a los que realizan los programas. 8. Coordinar los
distintos programas entre sí y preparar el proyecto de
presupuesto de acuerdo a las técnicas de presupuesto por
programas.
ESTRUCTURA: El presupuesto por programas está formado por
un conjunto de categorías, las cuales son: Función,
sub-función, programas, subprogramas, actividad, proyecto,
tarea, obra y trabajo. Cada una de ellas explicada a
continuación: FUNCION: Conjunto de gastos presupuestales,
su finalidad inmediata o a corto plazo, proporciona un servicio
público determinado. PROGRAMA DE OPERACIÓN: Es una
herramienta que va a cumplir una función, mediante la
fijación de metas u objetivos y se necesita emplear
recursos materiales, humanos y financieros para que con
anterioridad sean costeados. PROGRAMA DE INVERSIÓN: Se
aplican recursos para aumentar la capacidad operativa y se van a
fijar las metas a alcanzar.
SUBPROGRAMA: Subdivisión del programa en áreas
específicas, según su función y mediante
metas parciales. ACTIVIDAD: Es emplear los recursos materiales,
humanos y financieros para cumplir la realización de
ciertos trabajos y de las metas de los mismos. PROYECTO: Conjunto
de obras de un programa o subprograma de inversión por
realizar para obtener bienes capitales, determinados por el
programa o subprograma. SUBPROGRAMA: Subdivisión del
programa en áreas específicas, según su
función y mediante metas parciales. ACTIVIDAD: Es emplear
los recursos materiales, humanos y financieros para cumplir la
realización de ciertos trabajos y de las metas de los
mismos.
PROYECTO: Conjunto de obras de un programa o subprograma de
inversión por realizar para obtener bienes capitales,
determinados por el programa o subprograma. TAREA:
Operación especial dentro de un proceso gradual y a
través de ella se obtiene un resultado parcial. OBRA: Es
la parte de un proyecto, un bien de capital específico.
TRABAJO: Esfuerzo precisado dentro de un proceso. DIFERENCIA
ENTRE ACTIVIDAD Y PROYECTO: Tanto las actividades como los
proyectos, son sub-divisibles de un programa. La diferencia entre
ambos, radica en que la actividad se realiza dentro de un
programa de operación y se repite periódicamente;
en tanto que el proyecto corresponde a un programa de
inversión, que se efectúa una sólo
vez.
CLASIFICACIÓN DE LOS PROGRAMAS: Dentro de los proyectos,
tanto las obras como el trabajo, sirven de análisis,
control y evaluación por parte de las entidades
controladoras y ejecutoras, y comprende tanto a los programas de
operación como de inversión. y se clasifican de la
siguiente manera: Básicos: Su objetivo principal es la
atención directa de las necesidades de la comunidad. Por
ejemplo: Impartir educación básica primaria. Apoyo
directo: Sirven de base para que se concreten los programas
básicos tanto del ejercicio en curso como los ejercicios
posteriores. Por ejemplo: la construcción de escuelas.
Apoyo indirecto general: Comprende todas las actividades que
acompaña una secretaría en función de los
programas finales, que son de su competencia y que deba de
desarrollar. Ejemplo: la planificación escolar. Apoyo
indirecto definido: Estos tipos de programas dan el respaldo a
los programas básicos del gobierno.
CLASIFICACIÓN DE LOS PROGRAMAS PRESUPUESTARIOS: Los
presupuestos de programas se pueden clasificar de la siguiente
manera, teniendo en cuenta sus características: Simples
estructuralmente: No son parte de un subprograma y pasan
directamente a las actividades o los proyectos. Complejos
estructuralmente: Pasan a los subprogramas y de ahí a las
actividades o proyectos. Simples institucionales: Son ejecutados
por un sólo organismo, de acuerdo a su estructura.
Nacionales: Abarcan todo el país o en una gran
proporción. Regionales: Integran sólo una o tres
regiones. Funcionamiento: Su objetivo es la producción de
bienes o la prestación de servicios, mediante el empleo de
la capacidad instalada.
Transferencia de capital: Son intermediarios para el traslado de
recursos financieros hacia las personas o entidades que los van a
consumir. Financieros: Generan una transacción bilateral y
no producen bienes o servicios. Temporales: Es una
ejecución transitoria durante algunos periodos.
Permanentes: Se ejecutan todo el tiempo. La coordinación
entre los planes de desarrollo económico y social con los
presupuestos, se logra a través de la unificación
en la clasificación que sirve de base a los procesos de
planificar y presupuestar en forma simultánea. Es
así como los programas tendrán su
identificación dentro de la siguiente
clasificación:
Según el objeto del gasto: Se hace la
identificación del gasto con lo adquirido y contra su
interés en el aspecto contable de las operaciones, su
finalidad es la de detallar todos los gastos en que se incurren
en la realización de un programa, indicando también
los respectivos renglones del costo. Administrativa por ramas o
instituciones: Se presta especial atención al gasto
público por instituciones y su finalidad es otorgar
facilidad en la administración de los fondos para la
ejecución de los programas. Económica: Se basa en
el empleo adecuado de los gastos e ingresos. Por funciones: Su
principal objetivo consiste en el detalle de los servicios que
presta el gobierno y que cubren con las contribuciones de los
ciudadanos.
Sectorial: Es una variante de la clasificación. Muestra
las áreas de actividad, prestando especial atención
a los objetivos concretos de dichas secciones. Y señala
como áreas de actividad a los sectores económicos,
sociales, de servicios generales. La finalidad de esta
clasificación es la de crear áreas de actividad
homogéneas, para que en los planes de desarrollo y el
presupuesto se les clasifique de igual forma.
MEDICIÓN DE RESULTADOS Y COSTOS: La Medición de
Resultados se refiere a la relación de los costos con las
metas alcanzadas, analizando cuidadosamente el logro o no de los
mismos y los objetivos del programa, para hacer las correcciones
necesarias. Es un informe detallado de la parte financiera en
relación al programa, esta medición se debe de
realizar frecuentemente sobre elementos significativos. La
medición de costos se efectúa mediante
técnicas de valuación tales como la técnica
de los Costos históricos, que se refiere a valores
acontecidos, y la técnica de los Costos preculados, los
cuales se basan en cálculos anteriores a su
ejecución.
En las técnicas de presupuestos por programas se aplican
las siguientes ideas: Costo total por programas: Abarca el valor
total de los bienes y servicios empleados en las actividades de
un programa. Costo de la actividad: Contiene el valor de los
bienes y servicios empleados en cada actividad. Costo unitario de
cada actividad: Señala el valor de cada unidad de trabajo.
Costo de materiales y servicios: Abarca el valor de los salarios
y material directo para llevar a cabo un proyecto.
El control financiero se puede efectuar de dos maneras: Mediante
el control de fondos asignados que se ejerce a través de
cuotas asignadas a las organizaciones usuarias,
planificación de las cuotas en relación con el
periodo de disponibilidad e información periódica
de lo que se ha gastado y el saldo disponible. Mediante el
control del costo del programa: Este se lleva a cabo mediante una
planificación financiera; indicando la responsabilidad de
las unidades ejecutadas, para la realización de los
programas. Se aceptarán presupuestos de operación,
en los que se establecerán metas flexibles de costos en
relación con el tiempo de trabajo de los programas
asignados. Para la determinación de los gastos de material
y personas, se hará uso de coeficientes de rendimiento,
estos indicarán las relaciones entre los resultados
obtenidos y recursos empleados. Con ese coeficiente, se calcula
el volumen de los mismos en los programas, subprogramas o
actividades, los cuales se clasifican según su
naturaleza.
El costo unitario se obtiene dividiendo el costo de
operación entre el número de productos finales,
tanto en programas como en subprogramas y actividades. Con base
en la medición de los resultados y de costos, se puede
hacer un análisis de los mismos para la formación
de un juicio y así saber si se procede correctamente y si
no, hacer las correcciones necesarias. Estos juicios
servirán a los directivos para tomar mejores decisiones
hacia el futuro, tratando de obtener la mayor eficiencia.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA APLICACIÓN DE LOS
PRESUPUESTOS POR PROGRAMAS: VENTAJAS: Existe una mejor
planeación del trabajo, ya que se hacen estimaciones sobre
la actividad de cada programa. Se acumula información para
hacer revisiones constantes. Por medio de los índices de
rendimiento, se facilitan las decisiones tendientes a disminuir
los costos. Es más fácil detectar las funciones que
se duplican en cuanto a que todos los programas se encuentran
debidamente controlados. Su estructura, es más
comprensible para el público en general y hasta para la
misma persona que lo elabora.
DESVENTAJAS: Debido a que la medición de resultados
está basada en aquellas actividades gubernamentales que
pueden catalogarse como cosas hechas, puede prestarse a
confusiones por parte del programador del presupuesto, bien
porque las metas que elija no sean representativas, o porque las
cosas realizadas no sean aplicables a algún programa.
Ocasiona que se pueda pensar que todas las actividades estatales
sean medibles, aún cuando muchas de ellas sean realmente
inmateriales, haciendo que pueda dársele demasiado
interés a algo que no lo tiene, o por el contrario,
despreocuparse de las actividades de vital importancia.
DIFERENCIAS CON EL PRESUPUESTO TRADICIONAL: El Presupuesto por
Programas, es un nuevo concepto de aplicación de la
técnica presupuestal, y aunque los resultados que se
obtienen con su implantación son más objetivos en
los organismos gubernamentales, empresas descentralizadas,
entidades estatales, etc., su uso no está limitado a
ellas, ya que puede adaptarse a cualquier tipo de negocios con
resultados satisfactorios.