Definiciones y conceptos basicos del sistema de control interno y su evaluacion
DEFINICION DE CONTROL INTERNO.- En concordancia con lo dispuesto
en los artículos 209 y 269 de la Constitución
Política y la Ley No. 87 de 1993, se define como Control
Interno para una Empresa de Servicios Públicos de
Colombia, el sistema integrado por un esquema de
organización, con su conjunto de planes, métodos,
principios, normas y procedimientos, así como los
confiables mecanismos de verificación o evaluación,
adoptados por la misma, con el fin de procurar una adecuada
gestión, de todas las actividades, operaciones y
actuaciones, así como la utilización de la
información y la protección de todos los bienes y
recursos, para que la administración se realice aplicando
los principios constitucionales y legales vigentes, dentro de las
políticas trazadas por el gerente y en atención al
cumplimiento de las metas u objetivos previstos en la
Planeación.
OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.- En desarrollo de lo
dispuesto por los artículos 209 y 269 de la
Constitución Política, la Ley No. 87 de 1.993 se
establece, como objetivos del sistema de Control Interno de una
Empresa de Servicios Públicos de Colombia, los siguientes:
1) Proteger los recursos de una Empresa de Servicios
Públicos de Colombia, buscando su adecuada
administración ante posibles riesgos que los afecten. 2)
Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las
operaciones, promoviendo y facilitando la correcta
ejecución de las funciones y actividades definidas para el
logro de su misión institucional. 3) Velar porque todas
las actividades y recursos estén dirigidos al cumplimiento
de los objetivos . 4) Garantizar la correcta evaluación y
seguimiento de la gestión organizacional. 5) Asegurar la
oportunidad y confiabilidad de la información y de sus
registros. 6) Definir y aplicar medidas para prevenir los
riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presente en
la organización y que puedan afectar el logro de los
objetivos. 7) Garantizar que el Sistema de Control Interno de una
Empresa de Servicios Públicos de Colombia, d isponga de
sus propios mecanismos de verificación y
evaluación. 8) Velar porque una Empresa de Servicios
Públicos de Colombia disponga de procesos de
planeación y mecanismos adecuados para el diseño y
desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y
características especificas.
CARACTERISTICAS PROPIAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA El Sistema de Control
Interno en una Empresa de Servicios Públicos de Colombia,
de conformidad con lo dispuesto en la Ley No. 87 de 1993, debe
tener las siguientes caracteristicas: 1) El Sistema de Control
Interno de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia,
forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de
planeación, de información y operaciones existentes
y adoptados por la misma en forma técnica. 2) Corresponde
al Gerente de una Empresa de Servicios Públicos de
Colombia, la responsabilidad de establecer, mantener y
perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser
adecuado a la naturaleza, estructura y misión
institucional. 3) En cada área de una Empresa de Servicios
Públicos de Colombia, el funcionario encargado de
dirigirla es responsable por el adecuado ejercicio del Sistema de
Control Interno ante su Jefe inmediato, de conformidad con los
niveles de autoridad . 4) La Oficina de Control Interno es la
encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control
Interno de una Empresa y proponer al Gerente, las recomendaciones
para mejorarlo. 5) Todas las transacciones de una Empresa de
Servicios Públicos de Colombia deberán registrarse
en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita
preparar informes operativos, administrativos . financieros ,
estadisticos y de labores del personal.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE COLOMBIA Es responsabilidad del
Gerente de la Empresa , mplementar, por lo menos, los siguientes
aspectos para orientar la aplicación del Sistema de
Control Interno: 1) Establecer los objetivos y metas tanto
generales como específicas, así como la
formulación de los planes operativos que sean necesarios.
2) Definir políticas como guías de acción y
procedimientos para la ejecución de los procesos. 3)
Adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar
los planes. 4) Delimitar con precisión la autoridad y los
niveles de responsabilidad. 5) Adoptar las normas para la
protección y utilización racional de los recursos.
6) Dirección y Administración del personal de la
Empresa conform un sistema de reconocimiento de méritos y
sanciones. 7) Aplicar las recomendaciones resultantes de las
evaluaciones del Control Interno. 8) Establecer los mecanismos
que faciliten el control ciudadano a la gestión de la
Empresa. 9) Establecer sistemas modernos de información
que faciliten la gestión y el control. 10) Organizar los
métodos confiables para la evaluación de la
gestión. 11) Establecer programas de inducción,
capacitación y actualización de directivos y
demás personal de la Empresa . 12) Simplificar y
actualizar las normas y procedimientos.
PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA DE
SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA La organización y los
procedimientos de una Empresa se diseñarán y
aplicarán fundamentados en los siguientes principios: 1.
Integridad: Se establecerá en una Empresa cubriendo todas
sus áreas, actividades y los recursos de los que
ésta disponga. 2. Obligatoriedad: Las normas y
procedimientos son de carácter obligatorio para todos los
funcionarios de la Empresa. 3. Continuidad: El Sistema de Control
Interno de la Empresa funcionará en forma continua y
permanente, sin excepción alguna. 4. Complementariedad:
Los métodos y procedimientos deben adoptarse con un
criterio de complementariedad en relación con la
gestión administrativa de tal manera que no dificulten,
retrasen o demoren la marcha de ésta. 5. Perfectibilidad:
La Gerencia de la Empres debe propender por el continúo
perfeccionamiento de la organización, de los
métodos y procedimientos de Control Interno para
actualizar permanentemente su capacidad de respuesta. 6.
Eficiencia y Economía: Las intervenciones de Control
Interno deben ser las mínimas indispensables para obtener
los resultados esperados a un costo razonable. 7.
Planeación oportunidad e integridad de los resultados: Las
actividades de Control Interno deben obedecer a un programa o
plan que contemple la producción oportuna de los
resultados y decisiones que a él corresponde.
RESPONSABILIDAD DE LA APLICACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE COLOMBIA El
establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno de
una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, será
responsabilidad del Gerente en su condición de
Representante Legal y Directos de la misma, No obstante, la
aplicación de los métodos y procedimiento al igual
que la calidad, eficiencia y eficacia del Sistema de Control
Interno, será responsabilidad de todos y cada uno de los
funcionarios ante sus jefes, dispuestos en las oficinas,
áreas o dependencias de conformidad con las funciones,
competencias y recursos que les han sido señalados,
llegando al denominado auto – control. Por lo tanto
corresponderá ejercer el sistema de Control Interno a
todos desde el superior jerárquico inmediato de cada
servidor, bajo la denominación de “Responsabilidad
Administrativa de la Gestión”. Concluyendo que si
las Empresa fracasan es porque fracasa su lider principal o sea
su gerente.
CLASES DE CONTROLES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.- Desde el
punto de vista de los objetivos de la Evaluación de los
Sistemas de Control se clasifican en : Administrativos o de
Gestión y Contables o Financieros. 1. Sistema de
Evaluación del Sistema de Control Interno Administrativo o
de Gestión : El control Interno Administrativo está
compuesto por todos los métodos y procedimientos
relacionados especialmente, con la eficiencia de las operaciones,
la adhesión a las políticas generales. Normalmente
incluyen controles a través del análisis
estadístico, estudios de tiempos y movimientos, informes
de actuación, programas de adiestramiento de personal,
controles de calidad, etc. 2. Sistema de Evaluación del
Sistema de Control Interno Contable: Comprende el estudio del
plan de organización y todos los métodos y
procedimientos que tienen que ver principalmente con los aspectos
financieros y están relacionados directamente con la
protección de los activos y la confiabilidad de los
recursos económicos. Generalmente incluyen controles tales
como los sistemas de autorización y aprobación,
segregación de tareas, relativas a la anotación de
registros e informes contables, custodia de los activos y los
controles físicos sobre todos los bienes.
CAPITULO II CONCEPTOS GENERALES DE LA EVALUACIÓN
NNORMAS DE EVALUACION Las normas de evaluación
generalmente aceptadas, se definen como los principios generales
que dirigen y orientan el trabajo de EVALUACION, estableciendo el
marco conceptual dentro del cual, el evaluador decide las
acciones a tomar en la planeación, ejecución y
elaboración del informe. Dichas normas son: 1) Normas
Personales: Estas normas se refieren a las cualidades y a la
calidad de trabajo en el ejercicio de su profesión del
evaluador. a. Formación técnica y Capacidad
Profesional.- El personal asignado para ejercer el control debe
tener una capacidad así como la más alta
formación ética y moral, que lo coloque en
condiciones de desempeñar satisfactoriamente sus
funciones. b. Independencia, Integridad y Objetividad.- Los
evaluadores deben tener independencia mental en todo lo
relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y
objetividad de sus juicios. La Independencia supone una actitud
mental que permita actuar con libertad respecto al juicio
profesional, para lo cual debe encontrarse libre de cualquier
predisposición que limite su imparcialidad en la
consideración objetiva de los hechos, así como en
la formulación de las conclusiones. La Integridad debe
entenderse como la rectitud intachable en el ejercicio
profesional, que le obliga a ser honesto y sincero en la
realización de su trabajo y en la emisión de su
informe. En consecuencia, todos y cada una de las funciones que
realice han de estar presididas por una honradez profesional
irreprochable. La objetividad implica el mantenimiento de una
actitud imparcial en todas las funciones del evaluador. Para ello
debe de gozar de una total independencia en sus relaciones con la
entidad. c. Diligencia Profesional.- La debida diligencia
profesional impone a cada funcionario que interviene en la
evaluación, la responsabilidad del cumplimiento de las
normas en la ejecución de trabajo y en la emisión
del informe. Su ejercicio exige, asi mismo, una revisión
crítica a cada nivel de supervisión del trabajo
efectuado y del juicio emitido por todos y cada uno de los
profesionales del equipo de trabajo de evaluación.
2) Normas relativas a la ejecución del trabajo.- las
normas de evaluación relativas a la ejecución del
trabajo tienen como objetivo la determinación de los
procedimientos de evaluación, que han de ser observados
por los evaluadores en la realización de la labor,
comprende: a. Planeación y Supervisión: La
planeación es el conjunto de actividades ordenadas tomadas
antes de la ejecución del exámen, con miras a fijar
la línea de acción a seguir. La supervisión
consiste en la asistencia técnica, profesional y oportuna
prestada al grupo de evaluadores aportando de esta manera
criterios para la mejor comprensión de los objetivos y los
procedimientos para lograrlos; de tal forma forma que el producto
final de control, este garantizado en cuanto a su calidad. b.
Estudio y Evaluación del Sistema de Control Interno.-
Tiene por objeto conocer como opera el Control Interno existente,
no solamente en los planes de la dirección, sino en la
ejecución real de las operaciones cotidianas, de manera
que se pueda confiar en él como base para la
determinación de la extensión y oportunidad de los
procedimientos de evaluación. c. Obtención de
evidencias.- Consiste en obtener los elementos suficientes,
competentes y relevantes, que le permitan al evaluador contar con
una base razonable para apoyar sus juicios y conclusiones. Por lo
cual se deben preparar unos adecuados papeles de trabajo que
soporten el resultado de su exámen y respalden su
opinión. 3) Normas relativas al informe.- Como resultado
de la evaluación se presentará un informe final por
escrito en el cual se hará constar todos los aspectos
relacionados con la gestión y período evaluado o
examinado. Las situaciones significativas que se desprendan, en
el marco de la evaluación y que por su naturaleza no
impliquen aviso de observaciones, sino que requieran una
acción correctiva inmediata, deben ser oportunamente
informadas a los responsables, conjuntamente con las
recomendaciones pertinentes para la adopción de medidas
necesarias tendientes a mejorar las situaciones detectadas por el
evaluador.
EL MUESTREO ESTADISTICO EN LA EVALUACION El muestreo estadistico
en la evaluación es la aplicación de un
procedimiento selectivo de evaluación en cumplimiento
sustantivo que sea menor del 100% de las transacciones que
componen los documentos o el saldo de una cuenta o alguna clase
de transacciones para permitir al evaluador obtener evidencia de
alguna característica y llegar o ayudar a llegar a una
conclusión sobre dicha característica. Es
importante reconocer que ciertos procedimientos de prueba no caen
dentro de la definición de muestreo. Las pruebas que se
efectúan sobre el 100% de los items de una
población no involucran un muestreo. La porción de
los datos que se han de exáminar se llama muestra y el
total de los datos acerca de los cuales el evaluador desea llegar
a una conclusión se llama universo. Al diseñar una
muestra el evaluador aplica su juicio al considerar: 1)
Cuáles son los objetivos de la evaluación? 2)
Cuál es el universo y cuál es la unidad? 3)
Cuál será el método de selección para
el muestreo? 4) Evaluación e interpretación de los
resultados.
EL MUESTREO ESTADISTICO Y LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- El
evaluador debe exáminar una serie de documentos para
evaluar el control interno, por tanto se verá limitado si
el volumen y tamaño de estos documentos es alto y
deberá programar pruebas selectivas para determinar el
grado de confianza o utilizar una muestra que de confianza hacia
el universo de una operación. Una forma de asegurar que la
prueba selectiva es objetiva es a través del muestreo
estadístico, por lo tanto, el evaluador debe conocer los
conceptos y normas prácticas sobre el muestreo
estadístico. El muestreo estadístico permite
asegurar que la prueba selectiva es objetiva, de tal forma que
suministre una muestra representativa de las diferentes
operaciones y transacciones sobre las cuales se efectúan
las comparaciones y pruebas como parte de la evaluación
del sistema de control interno.
El evaluador usa su juicio para determinar el tamaño de la
muestra, observando los siguientes criterios: 1) La muestra o
grupo de documentos seleccionados para exámen debe ser
representativa de todo el conjunto del que se extrajo. 2) El
tamaño de la muestra varía inversamente con la
calidad del sistema de control interno. 3) El exámen de
los documentos incluídos en la muestra debe ser
exhaustivo, de tal forma que permita hacer una inferencia
adecuada respecto al universo. 4) El muestreo involucra riesgos
puesto que del exámen de la muestra, puede resultar una
conclusión inadecuada. 5) Los muestreos se seleccionan
para permitir al evaluador obtener suficiente evidencia para
expresar una opinión respecto a lo razonable de los
estados financieros y del control interno adecuado. El
método de muestreo estadístico tiene tres
características: 1) Es un método para seleccionar
una muestra al azar. Es decir, que cada renglón en el
universo que se está muestreando tiene la misma
probabilidad de ser elegido. 2) Es un método para medir lo
adecuado (precisión-confiabilidad) de los estimados de las
muestras y los riesgos inherentes a una inferencia sacada de la
muestra. 3) Es un método para ajustar los tamaños
de la muestra y proporcionar cualquier nivel deseado de exactitud
para estimados de muestras, o cualquier nivel deseado de riesgos
para las conclusiones de la muestra. En la evaluación del
control interno el muestreo se usa en las pruebas detalladas, ya
sean substantivas o de cumplimiento.
SELECCION DE UNA MUESTRA ESTADISTICA.- Para que la teoría
de la probabilidad sea aplicable se necesita algún
método de selección aleatoria. las principales
modalidades de selección aleatoria son el muestreo al azar
no restringido, el muestreo estratificado al azar y el muestreo
con probabilidad proporcional al tamaño. En un muestreo
aleatorio no restringido, cada unidad de la muestra tiene igual
probabilidad de ser seleccionada; el muestreo estratificado al
azar implica unidades de muestra agrupadas en términos de
características semejantes y de manera separada y el
muestreo con probabilidad proporcional al tamaño es un
método de selección de variables que pueden
evaluarse como una muestra de atributos. La selección
inadecuada de la muestra es una fuente de errores externos al
muestreo. Los estadísticos distinugen errores de muestreo
y errores externos al muestreo. Un error de muestreo es el riesgo
de error ocasionado por la utilización de una muestra para
extraer conclusiones más que para exáminar la
población. En la evaluación del control interno el
riesgo del muestreo, o la probabilidad de error de muestreo, es
la posibilidad de que un procedimiento de evaluación
aplicado a una muestra de transacciones o partidas en un balance
conduzca a una conclusión diferente de la que
resultaría aplicando el procesamiento a todas las
transacciones o partidas.
EVALUACION DE LOS RESULTADOS ESTADISTICOS DE UN MUESTREO.- El
estudio de los resultados de la muestra requiere una
evaluación estadística. Un evaluador no puede
limitar su estudio a un análisis matemático de los
resultados. Cuando se utiliza el muestreo estadístico
tanto la planeación como la evaluación implican un
estudio de precisión, confiabilidad, tamaño de la
muestra y una medida de la dispersión o variabilidad.
Cuando se evalúan los resultados de la muestra han
cambiado dos cosas: estará dado el tamaño de la
muestra y habrá un índice de error o
desviación estándar observado más que
anticipado. Por lo tanto, la evaluación exige calcular de
nuevo la precisión y la confiabilidad alcanzada.
TIPOS DE PRUEBA O EVIDENCIAS EN EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO Las pruebas en evaluación pueden ser: 1) Pruebas
de Cumplimiento: Se efectúan para verificar el grado de
eficiencia c que el sistema de control interno funciona y con
base en está eficiencia determinar la naturaleza, la
oportunidad y el alcance de las pruebas sustantivas. Las pruebas
de cumplimiento, en general, son para indagar cómo
produjeron las operaciones y cómo se procesaron los
documentos para dar respuesta a las sigientes preguntas: Se
llevaron a cabo los procedimientos necesarios?; cómo se
llevaron a cabo?, quién los llevo a cabo?, etc. 2) Pruebas
Sustantivas: Se llevan a cabo para determinar si han sido
logrados los objetivos finales de una gestión sobre la
cual debe dar su concepto el evaluador. Incluyen: pruebas en
detalle de las transacciones operativas y financieras; revisiones
analíticas de las cifras y sus tendencias significativas,
la consecuente investigación de fluctuaciones poco usuales
y de partidas u operaciones cuestionables. 3) Pruebas de Doble
Propósito: Son aquellas que se realizan para obtener
evidencia que los procedimientos de control interno están
siendo aplicados en la forma establecida y simultáneamente
validar los resultados obtenidos con las operaciones.
PAPELES DE TRABAJO Consisten en el conjunto de documentos que
registran las diversas operaciones efectuadas por los evaluadores
en desarrollo de su trabajo y que soportan el conjunto de
conclusiones a que ha llegado, representados en recomendaciones a
la administración, mediante la aplicación de normas
aceptadas y procedimientos de evaluación generalmente
utilizados. Dichos papeles de trabajo, constituyen la base sobre
la que se fundamentan los informes de la Dirección de
Control Interno bajo la aplicación de una debida
independencia y de una adecuada diligencia profesional. Contienen
las pruebas y exámenes realizados a los Manuales de
Control Interno (Procedimientos), midiendo su eficacia,
eficiencia y economicidad acorde con las políticas y
objetivos de la entidad. Los papeles de trabajo deben contener
entre otros los siguientes aspectos: 1) El respaldo claro y
preciso de las comprobaciones, juicios, conclusiones y
recomendaciones. 2) Los resultados y alcance del exámen a
las operaciones y políticas de la entidad. 3)
Información que sea útil y sustancialmente
importante para el exámen.
OBJETIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO 1) Proporcionar la suficiente
información que faciliten y respalden los informes. 2)
Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones
resumidas en el informe. 3) Coordinar y organizar todas las fases
del trabajo. 4) Proveer un registro histórico permanente
de la información examinada y los procedimientos de
evaluación aplicados. 5) Servir de guia en revisiones
subsecuentes. 6) Determinar el cumplimiento de las
políticas y objetivos del manual de control interno. Para
el cumplimiento de los objetivos de los papeles de trabajo, deben
contener en una manera ordenada los datos, calculos,
análisis, extractos, y demás documentos que junto
con el programa de evaluación y el analisís del
manual de control interno, conduzcan a la emisión de
recomendaciones ampliamente sustentadas que procuren el
mejoramiento de los procedimientos y operaciones de la
Empresa.
CLASIFICACION DE PAPELES DE TRABAJO.- Los papeles de trabajo se
clasifican en dos tipos: 1) Archivo permanente: Consiste en el
conjunto de documentos que se utilizan por su importancia en
todas las evaluaciones. Entre ellos se pueden citar: –
Constitución politica, leyes, decretos, estatutos,
reglamentaciones y normas vigentes. – Historial legislativo sobre
creación de la entidad (Ley). – Organigrama. – Manual de
control interno. (Procedimienos Integral). – Manual de Funciones
– Presupuestos. – Estados financieros. – Copias de actas. –
Sistema de procesamiento electrónico de datos – Informes
de la contraloria – Lista de directivos y asesores 2) Archivo
Corriente: Está compuesto básicamente por el
programa de evaluación
ELABORACION Y FORMATOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO.- Los papeles de
trabajo deben ser preparados en hojas de tamaño
estándar que permitan un adecuado archivo y salvaguarda.
1) Planificación y elaboración.- Los elementos base
del exámen, así como los contenidos del programa de
evaluación permiten determinar de acuerdo a su necesidad
la elaboración de formatos predefinidos que contemplen los
papeles de trabajo, en concordancia con la metodología
planteada. Para su elaboración deben determinarse una
serie de requisitos que le permitirán al evaluador un
manejo más apropiado, no solo por el orden, sino por la
uniformidad y detalle conciso del trabajo ejecutado. Todo papel
de trabajo debe contener como mínimo los siguientes
aspectos: – En la parte central de la hoja debe anotarse: Nombre
de la Empresa , división, sección o área a
estudiar; t ema de la hoja de trabajo y fecha o período de
evaluación. – En la parte superior derecha de cada hoja de
trabajo se debe anotar el código de la hoja dentro de los
papeles de trabajo; numeración de la hoja si es parte de
un grupo; nombre de la persona que prepara la hoja de trabajo. –
Los papeles de trabajo deben elaborarse a lapicero con el
fín de que las listas que contengan cifras no sean
modificadas. – Para la economicidad de tiempo, deben utilizarse
el microcomputador que permita reproducir la información
de manera inmediata. – Se deben referenciar claramente las
fuentes o documentos base de la información, a fin de
aclarar en un futuro posibles consultas. – Debe indicarse el
propósito y objetivos de cada papel de trabajo.
– En la primera hoja de trabajo debe aparecer una
convención de los simbolos utilizados por el evaluador
para indicar la labor efectuada. – Debe haber referencias
cruzadas con otros papeles de trabajo a fín de evitar la
necesidad de copiar datos de otros informes. – Deben utilizarse
un solo asunto en una hoja de trabajo para evitar confusiones. –
Los papeles invalidados o anulados deben guardarse en un archivo
aparte al de los papeles de trabajo. – Deben evitarse los
archivos individuales excesivamente cargados de documentos, pues
esto imposibilita su adecuada manipulación. – En cada
archivo de los papeles de trabajo debe estipularse un
índice que permita su fácil consulta y manejo. 2)
Normas generales para la preparación.- a) Totalidad y
precisión.- Deben contener la suficiente
información que respalde de manera apropiada los
comentarios, conclusiones y recomendaciones que emita la oficina
de control interno. b) Claridad y comprensibilidad.- La
información que contenga los papeles de trabajo debe ser
completa, exacta, entendible y concisa. c) Pertinencia.- La
información que contenga los papeles de trabajo debe
consistir en aspectos importantes que permitan la
obtención de información acorde al cumplimiento de
los objetivos específicos de la evaluación en
concordancia con la planificación y programa de trabajo.
d) Simplificación y legibilidad.- Los papeles de trabajo
deben ser sencillos, evitar detalles excesivos y llevar un orden
estricto que no permitan su posterior modificación, lo que
conlleva a la pérdida de su validez durante la
elaboración del resumen o informes que realice la oficina
evaluadora.
3) Señales de evaluación Consisten en una serie de
símbolos que se utilizan para describir el proceso
realizado, el conjunto de transacciones, informes de actividad,
etc. determinando su validez, frente a otros datos o
información pertinente previamente analizada. Para evitar
posibles confusiones debe existir uniformidad y unidad de
criterio en su elaboración y utilización en todo el
conjunto de papeles de trabajo. Las marcas de evaluación
comúnmente utilizadas para referenciar las verificaciones
practicadas: Para indicar que se comparó con la cantidad
de la fuente, documento o listado origianal. Computo o
cálculo verificado. Excepción: deben enumerarse
consecutivamente por cada programa y para una observación
de la misma naturaleza se utilizará el mismo
número. Concuerda con el valor o el saldo. Verificado y de
acuerdo Documento soporte verificado correcto Concuerda con
registros, listados, comprobantes contables y contratos.
Concuerda con registros en libros de control. Se pueden utilizar
otras marcas, pero en forma obligatoria deben relacionarlas con
su significado en el papel de trabajo donde se utilicen.
4) Preparación de Resumenes.- El trabajo de la
evaluación se acumula en gran cantidad de papeles de
trabajo, que contienen información suficiente y
heterogénea que respalda el trabajo de evaluación
desarrollado. Para poder determinar la importancia de esta
información es necesario analizarla, organizarla y
comprenderla con el propósito de determinar el resultado
de los datos allí contenidos, para tal efecto deben
prepararse resúmenes que permitan describir en forma
clara, concisa y entendible el resultado obtenido representado
ésto en una conclusión que conlleve a la
emisión de una recomendación al más alto
nivel jerárquico de una Empresa de Servicios
Públicos de Colombia y tome las acciones correctivas
pertinentes.
EL PROCESO DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN
GENERAL.- Las etapas que se siguen en la ejecución de una
evaluación se agrupan en las siguientes fases: FASE DE
PLANEACION.- Consiste en decidir previamente los procedimientos
que se van a emplear, la extensión que se le dará a
las pruebas de evaluación , la oportunidad de su
aplicación, los papeles de trabajo que se
utilizarán para evidenciar los resultados y la
asignación del personal de la oficina de control interno
en grupos de trabajo, a las distintas áreas que se van a
evaluar, la participación de otros profesionales:
Administradores, Contadores, Economistas, Médicos,
Abogados, Ingenieros, etc, para determinar puntos débiles
y fuertes del control interno, identificación de
áreas de gran riesgo y la especificación de otro
tipo de recursos que se requieren para el normal desarrollo de la
evaluación . Ademas contempla la posibilidad de planear
con los jefes de cada dependencia evaluada el personal que debe
colaborar. En caso de no ser una primera evaluación, deben
consultarse los papeles de trabajo e informes de evaluaciones
anteriores, como guia y al mismo tiempo verificar si se han
corregido las deficiencias reportadas. El producto de la etapa de
planificación consiste en un plan de evaluación
documentado que incluye programas detallados. Es importante
destacar que todas las consideraciones sobre planificación
se basan en la experiencia y conocimiento originados en los
exámenes anteriores. Se debe, no obstante, aumentar cada
vez la eficiencia y efectividad del plan a desarrollar.
1) Conocimiento general de la entidad: Todo el personal que
intervenga en la ejecución de la evaluación debe
tener un conocimiento suficiente acerca de la estructura,
funciones y objetivos de la empresa estudiada, para levar a cabo
la evaluación con efectividad. El conocimiento de la
entidad es un proceso continuo y se logra a través de la
inspección de las instalaciones, observación de
operaciones, estudio de manuales, normas, memorandos, actas de la
junta directiva y de comités importantes, informes,
papeles de trabajo de evaluación o EVALUACIONs de
años anteriores y otros documentos importantes,
conversaciones con funcionarios de la entidad, entrevistas,
documentos, disposiciones legales y demás normas internas
y externas aplicables. 2) Conocimiento del ambiente de control:
El ambiente de control consiste en el establecimiento de un
entorno que estimule la influencia la actividad del personal con
respecto al control de sus actividades, es decir refleja la
filosofia, actitud y compromiso de la gerencia de una Empres,
para establecer una atmosfera positiva al implementar y ejecutar
las operaciones. El ambiente de control influye sobre la
efectividad de los sistemas establecidos y en consecuencia afecta
las evaluaciones de los riesgos. Un ambiente de control con bases
sólidas, permite depositar mayor confianza en los
procedimientos aplicados. 3) Evaluación Global del sistema
de control interno: Un control interno adecuado, juega un papel
importantísimo para determinar el alcance de las
técnicas de evaluación . La clase y amplitud de las
pruebas selectivas se ven afectadas por la fortaleza o debilidad
del sistema de control interno. Se debe ejecutar una
evaluación preliminar de los controles internos para
determinar si son confiables para los fines de la
evaluación. Esta evaluación se realiza mediante las
pruebas de procedimientos cuya intención es establecer el
grado en que se puede confiar en los controles para determinar la
naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos
sustantivos de evaluación. 4) Desarrollo de un plan
general de evaluación : En esta etapa se debe formular el
plan general del trabajo, incluyendo entre otros los siguientes
temas: -Identificación de las áreas importantes y
de alto riesgo de EVALUACION. o control -Determinación de
los niveles de importancia relativa para la evaluación .
-Otras consideraciones que requieran atención especial.
-Existencia de controles internos, y el grado esperado de
confianza en ellos. -Naturaleza y amplitud de las evidencias de
evaluación a obtener. –Coordinación de los
procedimientos de evaluación a aplicar.
-Participación de otros especialistas. -Temas
administrativos, tales como el uso de personal de la dependencia
evaluada, supervisión, personal y presupuestos de
tiempo.
5) Elaboración de los programas de evaluación : Los
programas de evaluación son el conjunto de instrucciones
sobre la forma como se desarrollará la evaluación,
constituyen una guia y un medio de supervisar el trabajo, por
cuanto contienen la naturaleza, amplitud y oportunidad de las
pruebas. Cada programa debe contener las siguientes partes: 1)
Objetivo: Descripción que índica para que se va a
efectúar la evaluación. 2) Revisión y
evaluación especificos del control interno: Comprende el
plan de organización, la forma y procedimientos
especificos para el registro, proceso, resumen e informes que
permitan determinar las debilidades y fortalezas del sistema; la
naturaleza, la extensión y la oportunidad de las pruebas
que deben aplicarse y obtener una base para formular sugerencias
y recomendaciones. En este punto se aplica el método de
evaluación del sistema de control interno a través
de cuestionrios y planillas, que se explicará en capitulo
posterior. 3) Conclusiones: Una vez realizada la revisión
y evaluación del sistema de control interno, el evaluador
debe resumir sus conclusiones sobre lo adecuado del mismo. Como
resultado de dicha revisión y evaluación, se debe
informar a la Gerencia sobre cualquier debilidad importante que
se haya detectado, comunicar sus recomendaciones y pronunciarse
sobre si los controles actuales cumplen, o no, los objetivos
planeados. 4) Revisión y Aprobación: Es
indispensable que el evaluador jefe de cada área, revise
el trabajo efectuado, e imparta su aprobación, como
evidencia de concordar con el alcance de la revisión y
evaluación del sistema de control interno. 5)
Procedimientos de evaluación : Son instrucciones directas
y claras para los evaluadores, los cuales son redactados en forma
imperativa y se constituyen en guias de las labores especificas
del exámen. 6) Conclusiones: Resuma las conclusiones, una
vez desarrollados los procedimientos de evaluación . 7)
Revisión y Aprobación.- Es indispensable que el
evaluador jefe de cada área, revise el trabajo efectuado,
e imparta su aprobación, como evidencia de concordar con
el alcance y lo adecuado de la ejecución de los
procedimientos de evaluación .
FASE DE EJECUCION.- En esta fase se aplican los procedimientos
diseñados en los programas de evaluación , con el
propósito de obtener evidencia sufuciente, a fin de tener
una base razonable para el informe. Las evidencias son el
conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y
pertinentes que sustentan las conclusiones del evaluador y se
obtienen mediante la aplicación de las diferentes
técnicas de evaluación las cuales pueden ser
verbales, por escrito, por revisión del contenido de los
documentos y por exámen fisico. 1) Técnicas de
verificación ocular.- a) Comparación: La
comparación establece la relación que hay entre dos
o más conceptos. Una de las comparaciones más
comunes en evaluación es la realizada entre los ingresos
percibidos y/o los gastos efectuados y las estimaciones
incluídas en el presupuesto. También es
común la comparación del movimiento mensual de un
determinada operación con aquellos del mes anterior o del
mismo mes del año inmediatamente anterior. Normalmente se
comparan los saldos de los diferentes datos, de un año a
otro, para determinar si han aumentado o disminuído
significativamente y si merecen una mayor evaluación. Una
gran parte de la evaluación se fundamenta en la
comparación de resultados o realidades con criterios
aceptables facilitando, de esta forma, la evaluación por
el evaluador y la formulación de conclusiones y
recomendaciones.
b) Observación: Por medio de la observación el
evaluador se cerciora de ciertos hechos y circunstacias,
principalmente las relacionadas con la forma de ejecución
de las operaciones, dándose cuenta personalmente, de
manera abierta o discreta, como el personal realiza ciertas
operaciones. Son ejemplos de esta técnica, presenciar el
proceso de elaboración de comprobantes, la toma de
inventarios, etc. c) Revisión selectiva: Es el
exámen ocular rápido para separar mentalmente
asuntos que no son típicos o normales. La revisión
selectiva constituye una técnica frecuentemente aplicada a
áreas que por su volumen u otras circunstancias no
están comprendidas en la revisión o
constatación más detenida o profunda. En la
aplicación de esta técnica el evaluador debe
prestar mayor atención a la identificación de
operaciones fuera de lo común en el aspecto sujeto a
revisión. d) Rastreo: Consiste en seguir una
operación de un punto a otro dentro de su procesamiento.
Al revisar el sistema de control interno, es muy común que
el evaluador seleccione algunas operaciones o transacciones
representativas o típicas de cada clase o grupo, con el
objeto de rastrearlos desde su inicio hasta el fin de los
procesos normales. 2) Técnicas de verificación
verbal.- a) Indagación: Consiste en averiguar o inquirir
sobre un hecho. El empleo cuidadoso de esta técnica puede
determinar la obtención de información valiosa que
sirve más como apoyo que como evidencia directa en el
juicio definitivo del evaluador. Cualquier pregunta dirigida
hacia algún funcionario, o hacia terceros que puedan tener
conocimiento sobre sus operaciones, constituye una
aplicación de esta técnica. La indagación es
de especial utilidad, cuando se examinan áreas especificas
no documentadas. Sin embargo, los resultados de la
indagación por sí solos no constituyen evidencia
suficiente o competente y se hace necesario combinarlas
diferentes técnicas.
3) Técnicas de verificación escrita.- a)
Análisis: Con frecuencia, el evaluador utiliza la
técnica de análisis a un valor, un contrto o
unacuenta, con el fin de determinar la composición o
contenido del saldo, verificar las transacciones de la cuenta
durante el año y clasificarlas de manera adecuada y
ordenada; debidamente respaldado en papeles de trabajo. La
aplicación más común de esta técnica,
está relacionada con la evaluación financiera. Por
otro lado, el evaluador podrá analizar un contrato
complejo, separándolo en sus componentes y
cláusulas, clasificando el efecto de cada una. Al revisar
y evaluar el sistema de control interno es necesario dividir un
proceso en sus elementos componentes o pasos especificos para
poder identificar los puntos de control. Frecuentemente este tipo
de análisis se efectua mediante diagramas de flujo de
dicho proceso que facilitan su análisis. b)
Conciliación: Es poner de acuerdo o hacer que concuerden
dos conjuntos de datos relacionados, separados o independientes.
El ejemplo más típico de esta técnica, es la
conciliación bancaria. Siempre que existan dos fuentes
independientes de datos originados de la misma base, la
técnica de la conciliación puede ser aplicable. c)
Confirmación: Consiste en obtener constatación de
una fuente independiente de una Empresa y sus registros. La
confirmación normalmente consiste en cerciorarse de la
autenticidad de activos, pasivos, operaciones, etc., mediante la
confirmación escrita de una persona o institución
independiente de una Empresa y que se encuentre en condiciones de
conocer la naturaleza y requisitos de la operación
consultada; por lo tanto, puede informar de una manera
válida sobre ella. La confirmación puede ser
positiva o negativa y directa o indirecta. Es positiva cuando en
la solicitud se pide al confirmante que conteste al evaluador si
está o no conforme con los datos que éste desea
confirmar. Cuando en la solicitud de confirmación se
suministran los datos pertinentes a fín de que sean
verificados se trata de una confirmación directa; cuando
no se suministra dato alguno al confirmante y se solicita
proporcionar al evaluador los datos de su propia fuente, se trata
de una confirmación indirecta. La confirmación es
negativa cuando en la solicitud se pide al confirmante contestar
el evaluador, únicamente en el caso de no estar de acuerdo
con ciertos datos que se envían.
4) Técnicas de verificación documental.- a)
Comprobación: Se basa en el exámen para verificar
la evidencia que apoya a una transacción u
operación, demostrando autoridad, legalidad, propiedad,
certidumbre, etc. El exámen del elemento de juicio
documental que respalde los asientos de las transacciones
efectuadas, debe cubrir los siguientes puntos: -Que se obtenga
una razonable seguridad respecto a la autenticidad del documento.
-Se debe examinar
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