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Definiciones y conceptos basicos del sistema de control interno y su evaluacion




Enviado por Pablo Turmero



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    DEFINICION DE CONTROL INTERNO.- En concordancia con lo dispuesto
    en los artículos 209 y 269 de la Constitución
    Política y la Ley No. 87 de 1993, se define como Control
    Interno para una Empresa de Servicios Públicos de
    Colombia, el sistema integrado por un esquema de
    organización, con su conjunto de planes, métodos,
    principios, normas y procedimientos, así como los
    confiables mecanismos de verificación o evaluación,
    adoptados por la misma, con el fin de procurar una adecuada
    gestión, de todas las actividades, operaciones y
    actuaciones, así como la utilización de la
    información y la protección de todos los bienes y
    recursos, para que la administración se realice aplicando
    los principios constitucionales y legales vigentes, dentro de las
    políticas trazadas por el gerente y en atención al
    cumplimiento de las metas u objetivos previstos en la
    Planeación.

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    OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.- En desarrollo de lo
    dispuesto por los artículos 209 y 269 de la
    Constitución Política, la Ley No. 87 de 1.993 se
    establece, como objetivos del sistema de Control Interno de una
    Empresa de Servicios Públicos de Colombia, los siguientes:
    1) Proteger los recursos de una Empresa de Servicios
    Públicos de Colombia, buscando su adecuada
    administración ante posibles riesgos que los afecten. 2)
    Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las
    operaciones, promoviendo y facilitando la correcta
    ejecución de las funciones y actividades definidas para el
    logro de su misión institucional. 3) Velar porque todas
    las actividades y recursos estén dirigidos al cumplimiento
    de los objetivos . 4) Garantizar la correcta evaluación y
    seguimiento de la gestión organizacional. 5) Asegurar la
    oportunidad y confiabilidad de la información y de sus
    registros. 6) Definir y aplicar medidas para prevenir los
    riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presente en
    la organización y que puedan afectar el logro de los
    objetivos. 7) Garantizar que el Sistema de Control Interno de una
    Empresa de Servicios Públicos de Colombia, d isponga de
    sus propios mecanismos de verificación y
    evaluación. 8) Velar porque una Empresa de Servicios
    Públicos de Colombia disponga de procesos de
    planeación y mecanismos adecuados para el diseño y
    desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y
    características especificas.

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    CARACTERISTICAS PROPIAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA
    EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA El Sistema de Control
    Interno en una Empresa de Servicios Públicos de Colombia,
    de conformidad con lo dispuesto en la Ley No. 87 de 1993, debe
    tener las siguientes caracteristicas: 1) El Sistema de Control
    Interno de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia,
    forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de
    planeación, de información y operaciones existentes
    y adoptados por la misma en forma técnica. 2) Corresponde
    al Gerente de una Empresa de Servicios Públicos de
    Colombia, la responsabilidad de establecer, mantener y
    perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser
    adecuado a la naturaleza, estructura y misión
    institucional. 3) En cada área de una Empresa de Servicios
    Públicos de Colombia, el funcionario encargado de
    dirigirla es responsable por el adecuado ejercicio del Sistema de
    Control Interno ante su Jefe inmediato, de conformidad con los
    niveles de autoridad . 4) La Oficina de Control Interno es la
    encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control
    Interno de una Empresa y proponer al Gerente, las recomendaciones
    para mejorarlo. 5) Todas las transacciones de una Empresa de
    Servicios Públicos de Colombia deberán registrarse
    en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita
    preparar informes operativos, administrativos . financieros ,
    estadisticos y de labores del personal.

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    ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA
    EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE COLOMBIA Es responsabilidad del
    Gerente de la Empresa , mplementar, por lo menos, los siguientes
    aspectos para orientar la aplicación del Sistema de
    Control Interno: 1) Establecer los objetivos y metas tanto
    generales como específicas, así como la
    formulación de los planes operativos que sean necesarios.
    2) Definir políticas como guías de acción y
    procedimientos para la ejecución de los procesos. 3)
    Adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar
    los planes. 4) Delimitar con precisión la autoridad y los
    niveles de responsabilidad. 5) Adoptar las normas para la
    protección y utilización racional de los recursos.
    6) Dirección y Administración del personal de la
    Empresa conform un sistema de reconocimiento de méritos y
    sanciones. 7) Aplicar las recomendaciones resultantes de las
    evaluaciones del Control Interno. 8) Establecer los mecanismos
    que faciliten el control ciudadano a la gestión de la
    Empresa. 9) Establecer sistemas modernos de información
    que faciliten la gestión y el control. 10) Organizar los
    métodos confiables para la evaluación de la
    gestión. 11) Establecer programas de inducción,
    capacitación y actualización de directivos y
    demás personal de la Empresa . 12) Simplificar y
    actualizar las normas y procedimientos.

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    PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA DE
    SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA La organización y los
    procedimientos de una Empresa se diseñarán y
    aplicarán fundamentados en los siguientes principios: 1.
    Integridad: Se establecerá en una Empresa cubriendo todas
    sus áreas, actividades y los recursos de los que
    ésta disponga. 2. Obligatoriedad: Las normas y
    procedimientos son de carácter obligatorio para todos los
    funcionarios de la Empresa. 3. Continuidad: El Sistema de Control
    Interno de la Empresa funcionará en forma continua y
    permanente, sin excepción alguna. 4. Complementariedad:
    Los métodos y procedimientos deben adoptarse con un
    criterio de complementariedad en relación con la
    gestión administrativa de tal manera que no dificulten,
    retrasen o demoren la marcha de ésta. 5. Perfectibilidad:
    La Gerencia de la Empres debe propender por el continúo
    perfeccionamiento de la organización, de los
    métodos y procedimientos de Control Interno para
    actualizar permanentemente su capacidad de respuesta. 6.
    Eficiencia y Economía: Las intervenciones de Control
    Interno deben ser las mínimas indispensables para obtener
    los resultados esperados a un costo razonable. 7.
    Planeación oportunidad e integridad de los resultados: Las
    actividades de Control Interno deben obedecer a un programa o
    plan que contemple la producción oportuna de los
    resultados y decisiones que a él corresponde.

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    RESPONSABILIDAD DE LA APLICACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
    EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE COLOMBIA El
    establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno de
    una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, será
    responsabilidad del Gerente en su condición de
    Representante Legal y Directos de la misma, No obstante, la
    aplicación de los métodos y procedimiento al igual
    que la calidad, eficiencia y eficacia del Sistema de Control
    Interno, será responsabilidad de todos y cada uno de los
    funcionarios ante sus jefes, dispuestos en las oficinas,
    áreas o dependencias de conformidad con las funciones,
    competencias y recursos que les han sido señalados,
    llegando al denominado auto – control. Por lo tanto
    corresponderá ejercer el sistema de Control Interno a
    todos desde el superior jerárquico inmediato de cada
    servidor, bajo la denominación de “Responsabilidad
    Administrativa de la Gestión”. Concluyendo que si
    las Empresa fracasan es porque fracasa su lider principal o sea
    su gerente.

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    CLASES DE CONTROLES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.- Desde el
    punto de vista de los objetivos de la Evaluación de los
    Sistemas de Control se clasifican en : Administrativos o de
    Gestión y Contables o Financieros. 1. Sistema de
    Evaluación del Sistema de Control Interno Administrativo o
    de Gestión : El control Interno Administrativo está
    compuesto por todos los métodos y procedimientos
    relacionados especialmente, con la eficiencia de las operaciones,
    la adhesión a las políticas generales. Normalmente
    incluyen controles a través del análisis
    estadístico, estudios de tiempos y movimientos, informes
    de actuación, programas de adiestramiento de personal,
    controles de calidad, etc. 2. Sistema de Evaluación del
    Sistema de Control Interno Contable: Comprende el estudio del
    plan de organización y todos los métodos y
    procedimientos que tienen que ver principalmente con los aspectos
    financieros y están relacionados directamente con la
    protección de los activos y la confiabilidad de los
    recursos económicos. Generalmente incluyen controles tales
    como los sistemas de autorización y aprobación,
    segregación de tareas, relativas a la anotación de
    registros e informes contables, custodia de los activos y los
    controles físicos sobre todos los bienes.

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    CAPITULO II CONCEPTOS GENERALES DE LA EVALUACIÓN

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    NNORMAS DE EVALUACION Las normas de evaluación
    generalmente aceptadas, se definen como los principios generales
    que dirigen y orientan el trabajo de EVALUACION, estableciendo el
    marco conceptual dentro del cual, el evaluador decide las
    acciones a tomar en la planeación, ejecución y
    elaboración del informe. Dichas normas son: 1) Normas
    Personales: Estas normas se refieren a las cualidades y a la
    calidad de trabajo en el ejercicio de su profesión del
    evaluador. a. Formación técnica y Capacidad
    Profesional.- El personal asignado para ejercer el control debe
    tener una capacidad así como la más alta
    formación ética y moral, que lo coloque en
    condiciones de desempeñar satisfactoriamente sus
    funciones. b. Independencia, Integridad y Objetividad.- Los
    evaluadores deben tener independencia mental en todo lo
    relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y
    objetividad de sus juicios. La Independencia supone una actitud
    mental que permita actuar con libertad respecto al juicio
    profesional, para lo cual debe encontrarse libre de cualquier
    predisposición que limite su imparcialidad en la
    consideración objetiva de los hechos, así como en
    la formulación de las conclusiones. La Integridad debe
    entenderse como la rectitud intachable en el ejercicio
    profesional, que le obliga a ser honesto y sincero en la
    realización de su trabajo y en la emisión de su
    informe. En consecuencia, todos y cada una de las funciones que
    realice han de estar presididas por una honradez profesional
    irreprochable. La objetividad implica el mantenimiento de una
    actitud imparcial en todas las funciones del evaluador. Para ello
    debe de gozar de una total independencia en sus relaciones con la
    entidad. c. Diligencia Profesional.- La debida diligencia
    profesional impone a cada funcionario que interviene en la
    evaluación, la responsabilidad del cumplimiento de las
    normas en la ejecución de trabajo y en la emisión
    del informe. Su ejercicio exige, asi mismo, una revisión
    crítica a cada nivel de supervisión del trabajo
    efectuado y del juicio emitido por todos y cada uno de los
    profesionales del equipo de trabajo de evaluación.

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    2) Normas relativas a la ejecución del trabajo.- las
    normas de evaluación relativas a la ejecución del
    trabajo tienen como objetivo la determinación de los
    procedimientos de evaluación, que han de ser observados
    por los evaluadores en la realización de la labor,
    comprende: a. Planeación y Supervisión: La
    planeación es el conjunto de actividades ordenadas tomadas
    antes de la ejecución del exámen, con miras a fijar
    la línea de acción a seguir. La supervisión
    consiste en la asistencia técnica, profesional y oportuna
    prestada al grupo de evaluadores aportando de esta manera
    criterios para la mejor comprensión de los objetivos y los
    procedimientos para lograrlos; de tal forma forma que el producto
    final de control, este garantizado en cuanto a su calidad. b.
    Estudio y Evaluación del Sistema de Control Interno.-
    Tiene por objeto conocer como opera el Control Interno existente,
    no solamente en los planes de la dirección, sino en la
    ejecución real de las operaciones cotidianas, de manera
    que se pueda confiar en él como base para la
    determinación de la extensión y oportunidad de los
    procedimientos de evaluación. c. Obtención de
    evidencias.- Consiste en obtener los elementos suficientes,
    competentes y relevantes, que le permitan al evaluador contar con
    una base razonable para apoyar sus juicios y conclusiones. Por lo
    cual se deben preparar unos adecuados papeles de trabajo que
    soporten el resultado de su exámen y respalden su
    opinión. 3) Normas relativas al informe.- Como resultado
    de la evaluación se presentará un informe final por
    escrito en el cual se hará constar todos los aspectos
    relacionados con la gestión y período evaluado o
    examinado. Las situaciones significativas que se desprendan, en
    el marco de la evaluación y que por su naturaleza no
    impliquen aviso de observaciones, sino que requieran una
    acción correctiva inmediata, deben ser oportunamente
    informadas a los responsables, conjuntamente con las
    recomendaciones pertinentes para la adopción de medidas
    necesarias tendientes a mejorar las situaciones detectadas por el
    evaluador.

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    EL MUESTREO ESTADISTICO EN LA EVALUACION El muestreo estadistico
    en la evaluación es la aplicación de un
    procedimiento selectivo de evaluación en cumplimiento
    sustantivo que sea menor del 100% de las transacciones que
    componen los documentos o el saldo de una cuenta o alguna clase
    de transacciones para permitir al evaluador obtener evidencia de
    alguna característica y llegar o ayudar a llegar a una
    conclusión sobre dicha característica. Es
    importante reconocer que ciertos procedimientos de prueba no caen
    dentro de la definición de muestreo. Las pruebas que se
    efectúan sobre el 100% de los items de una
    población no involucran un muestreo. La porción de
    los datos que se han de exáminar se llama muestra y el
    total de los datos acerca de los cuales el evaluador desea llegar
    a una conclusión se llama universo. Al diseñar una
    muestra el evaluador aplica su juicio al considerar: 1)
    Cuáles son los objetivos de la evaluación? 2)
    Cuál es el universo y cuál es la unidad? 3)
    Cuál será el método de selección para
    el muestreo? 4) Evaluación e interpretación de los
    resultados.

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    EL MUESTREO ESTADISTICO Y LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- El
    evaluador debe exáminar una serie de documentos para
    evaluar el control interno, por tanto se verá limitado si
    el volumen y tamaño de estos documentos es alto y
    deberá programar pruebas selectivas para determinar el
    grado de confianza o utilizar una muestra que de confianza hacia
    el universo de una operación. Una forma de asegurar que la
    prueba selectiva es objetiva es a través del muestreo
    estadístico, por lo tanto, el evaluador debe conocer los
    conceptos y normas prácticas sobre el muestreo
    estadístico. El muestreo estadístico permite
    asegurar que la prueba selectiva es objetiva, de tal forma que
    suministre una muestra representativa de las diferentes
    operaciones y transacciones sobre las cuales se efectúan
    las comparaciones y pruebas como parte de la evaluación
    del sistema de control interno.

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    El evaluador usa su juicio para determinar el tamaño de la
    muestra, observando los siguientes criterios: 1) La muestra o
    grupo de documentos seleccionados para exámen debe ser
    representativa de todo el conjunto del que se extrajo. 2) El
    tamaño de la muestra varía inversamente con la
    calidad del sistema de control interno. 3) El exámen de
    los documentos incluídos en la muestra debe ser
    exhaustivo, de tal forma que permita hacer una inferencia
    adecuada respecto al universo. 4) El muestreo involucra riesgos
    puesto que del exámen de la muestra, puede resultar una
    conclusión inadecuada. 5) Los muestreos se seleccionan
    para permitir al evaluador obtener suficiente evidencia para
    expresar una opinión respecto a lo razonable de los
    estados financieros y del control interno adecuado. El
    método de muestreo estadístico tiene tres
    características: 1) Es un método para seleccionar
    una muestra al azar. Es decir, que cada renglón en el
    universo que se está muestreando tiene la misma
    probabilidad de ser elegido. 2) Es un método para medir lo
    adecuado (precisión-confiabilidad) de los estimados de las
    muestras y los riesgos inherentes a una inferencia sacada de la
    muestra. 3) Es un método para ajustar los tamaños
    de la muestra y proporcionar cualquier nivel deseado de exactitud
    para estimados de muestras, o cualquier nivel deseado de riesgos
    para las conclusiones de la muestra. En la evaluación del
    control interno el muestreo se usa en las pruebas detalladas, ya
    sean substantivas o de cumplimiento.

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    SELECCION DE UNA MUESTRA ESTADISTICA.- Para que la teoría
    de la probabilidad sea aplicable se necesita algún
    método de selección aleatoria. las principales
    modalidades de selección aleatoria son el muestreo al azar
    no restringido, el muestreo estratificado al azar y el muestreo
    con probabilidad proporcional al tamaño. En un muestreo
    aleatorio no restringido, cada unidad de la muestra tiene igual
    probabilidad de ser seleccionada; el muestreo estratificado al
    azar implica unidades de muestra agrupadas en términos de
    características semejantes y de manera separada y el
    muestreo con probabilidad proporcional al tamaño es un
    método de selección de variables que pueden
    evaluarse como una muestra de atributos. La selección
    inadecuada de la muestra es una fuente de errores externos al
    muestreo. Los estadísticos distinugen errores de muestreo
    y errores externos al muestreo. Un error de muestreo es el riesgo
    de error ocasionado por la utilización de una muestra para
    extraer conclusiones más que para exáminar la
    población. En la evaluación del control interno el
    riesgo del muestreo, o la probabilidad de error de muestreo, es
    la posibilidad de que un procedimiento de evaluación
    aplicado a una muestra de transacciones o partidas en un balance
    conduzca a una conclusión diferente de la que
    resultaría aplicando el procesamiento a todas las
    transacciones o partidas.

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    EVALUACION DE LOS RESULTADOS ESTADISTICOS DE UN MUESTREO.- El
    estudio de los resultados de la muestra requiere una
    evaluación estadística. Un evaluador no puede
    limitar su estudio a un análisis matemático de los
    resultados. Cuando se utiliza el muestreo estadístico
    tanto la planeación como la evaluación implican un
    estudio de precisión, confiabilidad, tamaño de la
    muestra y una medida de la dispersión o variabilidad.
    Cuando se evalúan los resultados de la muestra han
    cambiado dos cosas: estará dado el tamaño de la
    muestra y habrá un índice de error o
    desviación estándar observado más que
    anticipado. Por lo tanto, la evaluación exige calcular de
    nuevo la precisión y la confiabilidad alcanzada.

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    TIPOS DE PRUEBA O EVIDENCIAS EN EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL
    INTERNO Las pruebas en evaluación pueden ser: 1) Pruebas
    de Cumplimiento: Se efectúan para verificar el grado de
    eficiencia c que el sistema de control interno funciona y con
    base en está eficiencia determinar la naturaleza, la
    oportunidad y el alcance de las pruebas sustantivas. Las pruebas
    de cumplimiento, en general, son para indagar cómo
    produjeron las operaciones y cómo se procesaron los
    documentos para dar respuesta a las sigientes preguntas: Se
    llevaron a cabo los procedimientos necesarios?; cómo se
    llevaron a cabo?, quién los llevo a cabo?, etc. 2) Pruebas
    Sustantivas: Se llevan a cabo para determinar si han sido
    logrados los objetivos finales de una gestión sobre la
    cual debe dar su concepto el evaluador. Incluyen: pruebas en
    detalle de las transacciones operativas y financieras; revisiones
    analíticas de las cifras y sus tendencias significativas,
    la consecuente investigación de fluctuaciones poco usuales
    y de partidas u operaciones cuestionables. 3) Pruebas de Doble
    Propósito: Son aquellas que se realizan para obtener
    evidencia que los procedimientos de control interno están
    siendo aplicados en la forma establecida y simultáneamente
    validar los resultados obtenidos con las operaciones.

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    PAPELES DE TRABAJO Consisten en el conjunto de documentos que
    registran las diversas operaciones efectuadas por los evaluadores
    en desarrollo de su trabajo y que soportan el conjunto de
    conclusiones a que ha llegado, representados en recomendaciones a
    la administración, mediante la aplicación de normas
    aceptadas y procedimientos de evaluación generalmente
    utilizados. Dichos papeles de trabajo, constituyen la base sobre
    la que se fundamentan los informes de la Dirección de
    Control Interno bajo la aplicación de una debida
    independencia y de una adecuada diligencia profesional. Contienen
    las pruebas y exámenes realizados a los Manuales de
    Control Interno (Procedimientos), midiendo su eficacia,
    eficiencia y economicidad acorde con las políticas y
    objetivos de la entidad. Los papeles de trabajo deben contener
    entre otros los siguientes aspectos: 1) El respaldo claro y
    preciso de las comprobaciones, juicios, conclusiones y
    recomendaciones. 2) Los resultados y alcance del exámen a
    las operaciones y políticas de la entidad. 3)
    Información que sea útil y sustancialmente
    importante para el exámen.

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    OBJETIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO 1) Proporcionar la suficiente
    información que faciliten y respalden los informes. 2)
    Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones
    resumidas en el informe. 3) Coordinar y organizar todas las fases
    del trabajo. 4) Proveer un registro histórico permanente
    de la información examinada y los procedimientos de
    evaluación aplicados. 5) Servir de guia en revisiones
    subsecuentes. 6) Determinar el cumplimiento de las
    políticas y objetivos del manual de control interno. Para
    el cumplimiento de los objetivos de los papeles de trabajo, deben
    contener en una manera ordenada los datos, calculos,
    análisis, extractos, y demás documentos que junto
    con el programa de evaluación y el analisís del
    manual de control interno, conduzcan a la emisión de
    recomendaciones ampliamente sustentadas que procuren el
    mejoramiento de los procedimientos y operaciones de la
    Empresa.

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    CLASIFICACION DE PAPELES DE TRABAJO.- Los papeles de trabajo se
    clasifican en dos tipos: 1) Archivo permanente: Consiste en el
    conjunto de documentos que se utilizan por su importancia en
    todas las evaluaciones. Entre ellos se pueden citar: –
    Constitución politica, leyes, decretos, estatutos,
    reglamentaciones y normas vigentes. – Historial legislativo sobre
    creación de la entidad (Ley). – Organigrama. – Manual de
    control interno. (Procedimienos Integral). – Manual de Funciones
    Presupuestos. – Estados financieros. – Copias de actas. –
    Sistema de procesamiento electrónico de datos – Informes
    de la contraloria – Lista de directivos y asesores 2) Archivo
    Corriente: Está compuesto básicamente por el
    programa de evaluación

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    ELABORACION Y FORMATOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO.- Los papeles de
    trabajo deben ser preparados en hojas de tamaño
    estándar que permitan un adecuado archivo y salvaguarda.
    1) Planificación y elaboración.- Los elementos base
    del exámen, así como los contenidos del programa de
    evaluación permiten determinar de acuerdo a su necesidad
    la elaboración de formatos predefinidos que contemplen los
    papeles de trabajo, en concordancia con la metodología
    planteada. Para su elaboración deben determinarse una
    serie de requisitos que le permitirán al evaluador un
    manejo más apropiado, no solo por el orden, sino por la
    uniformidad y detalle conciso del trabajo ejecutado. Todo papel
    de trabajo debe contener como mínimo los siguientes
    aspectos: – En la parte central de la hoja debe anotarse: Nombre
    de la Empresa , división, sección o área a
    estudiar; t ema de la hoja de trabajo y fecha o período de
    evaluación. – En la parte superior derecha de cada hoja de
    trabajo se debe anotar el código de la hoja dentro de los
    papeles de trabajo; numeración de la hoja si es parte de
    un grupo; nombre de la persona que prepara la hoja de trabajo. –
    Los papeles de trabajo deben elaborarse a lapicero con el
    fín de que las listas que contengan cifras no sean
    modificadas. – Para la economicidad de tiempo, deben utilizarse
    el microcomputador que permita reproducir la información
    de manera inmediata. – Se deben referenciar claramente las
    fuentes o documentos base de la información, a fin de
    aclarar en un futuro posibles consultas. – Debe indicarse el
    propósito y objetivos de cada papel de trabajo.

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    – En la primera hoja de trabajo debe aparecer una
    convención de los simbolos utilizados por el evaluador
    para indicar la labor efectuada. – Debe haber referencias
    cruzadas con otros papeles de trabajo a fín de evitar la
    necesidad de copiar datos de otros informes. – Deben utilizarse
    un solo asunto en una hoja de trabajo para evitar confusiones. –
    Los papeles invalidados o anulados deben guardarse en un archivo
    aparte al de los papeles de trabajo. – Deben evitarse los
    archivos individuales excesivamente cargados de documentos, pues
    esto imposibilita su adecuada manipulación. – En cada
    archivo de los papeles de trabajo debe estipularse un
    índice que permita su fácil consulta y manejo. 2)
    Normas generales para la preparación.- a) Totalidad y
    precisión.- Deben contener la suficiente
    información que respalde de manera apropiada los
    comentarios, conclusiones y recomendaciones que emita la oficina
    de control interno. b) Claridad y comprensibilidad.- La
    información que contenga los papeles de trabajo debe ser
    completa, exacta, entendible y concisa. c) Pertinencia.- La
    información que contenga los papeles de trabajo debe
    consistir en aspectos importantes que permitan la
    obtención de información acorde al cumplimiento de
    los objetivos específicos de la evaluación en
    concordancia con la planificación y programa de trabajo.
    d) Simplificación y legibilidad.- Los papeles de trabajo
    deben ser sencillos, evitar detalles excesivos y llevar un orden
    estricto que no permitan su posterior modificación, lo que
    conlleva a la pérdida de su validez durante la
    elaboración del resumen o informes que realice la oficina
    evaluadora.

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    3) Señales de evaluación Consisten en una serie de
    símbolos que se utilizan para describir el proceso
    realizado, el conjunto de transacciones, informes de actividad,
    etc. determinando su validez, frente a otros datos o
    información pertinente previamente analizada. Para evitar
    posibles confusiones debe existir uniformidad y unidad de
    criterio en su elaboración y utilización en todo el
    conjunto de papeles de trabajo. Las marcas de evaluación
    comúnmente utilizadas para referenciar las verificaciones
    practicadas: Para indicar que se comparó con la cantidad
    de la fuente, documento o listado origianal. Computo o
    cálculo verificado. Excepción: deben enumerarse
    consecutivamente por cada programa y para una observación
    de la misma naturaleza se utilizará el mismo
    número. Concuerda con el valor o el saldo. Verificado y de
    acuerdo Documento soporte verificado correcto Concuerda con
    registros, listados, comprobantes contables y contratos.
    Concuerda con registros en libros de control. Se pueden utilizar
    otras marcas, pero en forma obligatoria deben relacionarlas con
    su significado en el papel de trabajo donde se utilicen.

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    4) Preparación de Resumenes.- El trabajo de la
    evaluación se acumula en gran cantidad de papeles de
    trabajo, que contienen información suficiente y
    heterogénea que respalda el trabajo de evaluación
    desarrollado. Para poder determinar la importancia de esta
    información es necesario analizarla, organizarla y
    comprenderla con el propósito de determinar el resultado
    de los datos allí contenidos, para tal efecto deben
    prepararse resúmenes que permitan describir en forma
    clara, concisa y entendible el resultado obtenido representado
    ésto en una conclusión que conlleve a la
    emisión de una recomendación al más alto
    nivel jerárquico de una Empresa de Servicios
    Públicos de Colombia y tome las acciones correctivas
    pertinentes.

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    EL PROCESO DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN
    GENERAL.- Las etapas que se siguen en la ejecución de una
    evaluación se agrupan en las siguientes fases: FASE DE
    PLANEACION.- Consiste en decidir previamente los procedimientos
    que se van a emplear, la extensión que se le dará a
    las pruebas de evaluación , la oportunidad de su
    aplicación, los papeles de trabajo que se
    utilizarán para evidenciar los resultados y la
    asignación del personal de la oficina de control interno
    en grupos de trabajo, a las distintas áreas que se van a
    evaluar, la participación de otros profesionales:
    Administradores, Contadores, Economistas, Médicos,
    Abogados, Ingenieros, etc, para determinar puntos débiles
    y fuertes del control interno, identificación de
    áreas de gran riesgo y la especificación de otro
    tipo de recursos que se requieren para el normal desarrollo de la
    evaluación . Ademas contempla la posibilidad de planear
    con los jefes de cada dependencia evaluada el personal que debe
    colaborar. En caso de no ser una primera evaluación, deben
    consultarse los papeles de trabajo e informes de evaluaciones
    anteriores, como guia y al mismo tiempo verificar si se han
    corregido las deficiencias reportadas. El producto de la etapa de
    planificación consiste en un plan de evaluación
    documentado que incluye programas detallados. Es importante
    destacar que todas las consideraciones sobre planificación
    se basan en la experiencia y conocimiento originados en los
    exámenes anteriores. Se debe, no obstante, aumentar cada
    vez la eficiencia y efectividad del plan a desarrollar.

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    1) Conocimiento general de la entidad: Todo el personal que
    intervenga en la ejecución de la evaluación debe
    tener un conocimiento suficiente acerca de la estructura,
    funciones y objetivos de la empresa estudiada, para levar a cabo
    la evaluación con efectividad. El conocimiento de la
    entidad es un proceso continuo y se logra a través de la
    inspección de las instalaciones, observación de
    operaciones, estudio de manuales, normas, memorandos, actas de la
    junta directiva y de comités importantes, informes,
    papeles de trabajo de evaluación o EVALUACIONs de
    años anteriores y otros documentos importantes,
    conversaciones con funcionarios de la entidad, entrevistas,
    documentos, disposiciones legales y demás normas internas
    y externas aplicables. 2) Conocimiento del ambiente de control:
    El ambiente de control consiste en el establecimiento de un
    entorno que estimule la influencia la actividad del personal con
    respecto al control de sus actividades, es decir refleja la
    filosofia, actitud y compromiso de la gerencia de una Empres,
    para establecer una atmosfera positiva al implementar y ejecutar
    las operaciones. El ambiente de control influye sobre la
    efectividad de los sistemas establecidos y en consecuencia afecta
    las evaluaciones de los riesgos. Un ambiente de control con bases
    sólidas, permite depositar mayor confianza en los
    procedimientos aplicados. 3) Evaluación Global del sistema
    de control interno: Un control interno adecuado, juega un papel
    importantísimo para determinar el alcance de las
    técnicas de evaluación . La clase y amplitud de las
    pruebas selectivas se ven afectadas por la fortaleza o debilidad
    del sistema de control interno. Se debe ejecutar una
    evaluación preliminar de los controles internos para
    determinar si son confiables para los fines de la
    evaluación. Esta evaluación se realiza mediante las
    pruebas de procedimientos cuya intención es establecer el
    grado en que se puede confiar en los controles para determinar la
    naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos
    sustantivos de evaluación. 4) Desarrollo de un plan
    general de evaluación : En esta etapa se debe formular el
    plan general del trabajo, incluyendo entre otros los siguientes
    temas: -Identificación de las áreas importantes y
    de alto riesgo de EVALUACION. o control -Determinación de
    los niveles de importancia relativa para la evaluación .
    -Otras consideraciones que requieran atención especial.
    -Existencia de controles internos, y el grado esperado de
    confianza en ellos. -Naturaleza y amplitud de las evidencias de
    evaluación a obtener. –Coordinación de los
    procedimientos de evaluación a aplicar.
    -Participación de otros especialistas. -Temas
    administrativos, tales como el uso de personal de la dependencia
    evaluada, supervisión, personal y presupuestos de
    tiempo.

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    5) Elaboración de los programas de evaluación : Los
    programas de evaluación son el conjunto de instrucciones
    sobre la forma como se desarrollará la evaluación,
    constituyen una guia y un medio de supervisar el trabajo, por
    cuanto contienen la naturaleza, amplitud y oportunidad de las
    pruebas. Cada programa debe contener las siguientes partes: 1)
    Objetivo: Descripción que índica para que se va a
    efectúar la evaluación. 2) Revisión y
    evaluación especificos del control interno: Comprende el
    plan de organización, la forma y procedimientos
    especificos para el registro, proceso, resumen e informes que
    permitan determinar las debilidades y fortalezas del sistema; la
    naturaleza, la extensión y la oportunidad de las pruebas
    que deben aplicarse y obtener una base para formular sugerencias
    y recomendaciones. En este punto se aplica el método de
    evaluación del sistema de control interno a través
    de cuestionrios y planillas, que se explicará en capitulo
    posterior. 3) Conclusiones: Una vez realizada la revisión
    y evaluación del sistema de control interno, el evaluador
    debe resumir sus conclusiones sobre lo adecuado del mismo. Como
    resultado de dicha revisión y evaluación, se debe
    informar a la Gerencia sobre cualquier debilidad importante que
    se haya detectado, comunicar sus recomendaciones y pronunciarse
    sobre si los controles actuales cumplen, o no, los objetivos
    planeados. 4) Revisión y Aprobación: Es
    indispensable que el evaluador jefe de cada área, revise
    el trabajo efectuado, e imparta su aprobación, como
    evidencia de concordar con el alcance de la revisión y
    evaluación del sistema de control interno. 5)
    Procedimientos de evaluación : Son instrucciones directas
    y claras para los evaluadores, los cuales son redactados en forma
    imperativa y se constituyen en guias de las labores especificas
    del exámen. 6) Conclusiones: Resuma las conclusiones, una
    vez desarrollados los procedimientos de evaluación . 7)
    Revisión y Aprobación.- Es indispensable que el
    evaluador jefe de cada área, revise el trabajo efectuado,
    e imparta su aprobación, como evidencia de concordar con
    el alcance y lo adecuado de la ejecución de los
    procedimientos de evaluación .

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    FASE DE EJECUCION.- En esta fase se aplican los procedimientos
    diseñados en los programas de evaluación , con el
    propósito de obtener evidencia sufuciente, a fin de tener
    una base razonable para el informe. Las evidencias son el
    conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y
    pertinentes que sustentan las conclusiones del evaluador y se
    obtienen mediante la aplicación de las diferentes
    técnicas de evaluación las cuales pueden ser
    verbales, por escrito, por revisión del contenido de los
    documentos y por exámen fisico. 1) Técnicas de
    verificación ocular.- a) Comparación: La
    comparación establece la relación que hay entre dos
    o más conceptos. Una de las comparaciones más
    comunes en evaluación es la realizada entre los ingresos
    percibidos y/o los gastos efectuados y las estimaciones
    incluídas en el presupuesto. También es
    común la comparación del movimiento mensual de un
    determinada operación con aquellos del mes anterior o del
    mismo mes del año inmediatamente anterior. Normalmente se
    comparan los saldos de los diferentes datos, de un año a
    otro, para determinar si han aumentado o disminuído
    significativamente y si merecen una mayor evaluación. Una
    gran parte de la evaluación se fundamenta en la
    comparación de resultados o realidades con criterios
    aceptables facilitando, de esta forma, la evaluación por
    el evaluador y la formulación de conclusiones y
    recomendaciones.

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    b) Observación: Por medio de la observación el
    evaluador se cerciora de ciertos hechos y circunstacias,
    principalmente las relacionadas con la forma de ejecución
    de las operaciones, dándose cuenta personalmente, de
    manera abierta o discreta, como el personal realiza ciertas
    operaciones. Son ejemplos de esta técnica, presenciar el
    proceso de elaboración de comprobantes, la toma de
    inventarios, etc. c) Revisión selectiva: Es el
    exámen ocular rápido para separar mentalmente
    asuntos que no son típicos o normales. La revisión
    selectiva constituye una técnica frecuentemente aplicada a
    áreas que por su volumen u otras circunstancias no
    están comprendidas en la revisión o
    constatación más detenida o profunda. En la
    aplicación de esta técnica el evaluador debe
    prestar mayor atención a la identificación de
    operaciones fuera de lo común en el aspecto sujeto a
    revisión. d) Rastreo: Consiste en seguir una
    operación de un punto a otro dentro de su procesamiento.
    Al revisar el sistema de control interno, es muy común que
    el evaluador seleccione algunas operaciones o transacciones
    representativas o típicas de cada clase o grupo, con el
    objeto de rastrearlos desde su inicio hasta el fin de los
    procesos normales. 2) Técnicas de verificación
    verbal.- a) Indagación: Consiste en averiguar o inquirir
    sobre un hecho. El empleo cuidadoso de esta técnica puede
    determinar la obtención de información valiosa que
    sirve más como apoyo que como evidencia directa en el
    juicio definitivo del evaluador. Cualquier pregunta dirigida
    hacia algún funcionario, o hacia terceros que puedan tener
    conocimiento sobre sus operaciones, constituye una
    aplicación de esta técnica. La indagación es
    de especial utilidad, cuando se examinan áreas especificas
    no documentadas. Sin embargo, los resultados de la
    indagación por sí solos no constituyen evidencia
    suficiente o competente y se hace necesario combinarlas
    diferentes técnicas.

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    3) Técnicas de verificación escrita.- a)
    Análisis: Con frecuencia, el evaluador utiliza la
    técnica de análisis a un valor, un contrto o
    unacuenta, con el fin de determinar la composición o
    contenido del saldo, verificar las transacciones de la cuenta
    durante el año y clasificarlas de manera adecuada y
    ordenada; debidamente respaldado en papeles de trabajo. La
    aplicación más común de esta técnica,
    está relacionada con la evaluación financiera. Por
    otro lado, el evaluador podrá analizar un contrato
    complejo, separándolo en sus componentes y
    cláusulas, clasificando el efecto de cada una. Al revisar
    y evaluar el sistema de control interno es necesario dividir un
    proceso en sus elementos componentes o pasos especificos para
    poder identificar los puntos de control. Frecuentemente este tipo
    de análisis se efectua mediante diagramas de flujo de
    dicho proceso que facilitan su análisis. b)
    Conciliación: Es poner de acuerdo o hacer que concuerden
    dos conjuntos de datos relacionados, separados o independientes.
    El ejemplo más típico de esta técnica, es la
    conciliación bancaria. Siempre que existan dos fuentes
    independientes de datos originados de la misma base, la
    técnica de la conciliación puede ser aplicable. c)
    Confirmación: Consiste en obtener constatación de
    una fuente independiente de una Empresa y sus registros. La
    confirmación normalmente consiste en cerciorarse de la
    autenticidad de activos, pasivos, operaciones, etc., mediante la
    confirmación escrita de una persona o institución
    independiente de una Empresa y que se encuentre en condiciones de
    conocer la naturaleza y requisitos de la operación
    consultada; por lo tanto, puede informar de una manera
    válida sobre ella. La confirmación puede ser
    positiva o negativa y directa o indirecta. Es positiva cuando en
    la solicitud se pide al confirmante que conteste al evaluador si
    está o no conforme con los datos que éste desea
    confirmar. Cuando en la solicitud de confirmación se
    suministran los datos pertinentes a fín de que sean
    verificados se trata de una confirmación directa; cuando
    no se suministra dato alguno al confirmante y se solicita
    proporcionar al evaluador los datos de su propia fuente, se trata
    de una confirmación indirecta. La confirmación es
    negativa cuando en la solicitud se pide al confirmante contestar
    el evaluador, únicamente en el caso de no estar de acuerdo
    con ciertos datos que se envían.

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    4) Técnicas de verificación documental.- a)
    Comprobación: Se basa en el exámen para verificar
    la evidencia que apoya a una transacción u
    operación, demostrando autoridad, legalidad, propiedad,
    certidumbre, etc. El exámen del elemento de juicio
    documental que respalde los asientos de las transacciones
    efectuadas, debe cubrir los siguientes puntos: -Que se obtenga
    una razonable seguridad respecto a la autenticidad del documento.
    -Se debe examinar

    Partes: 1, 2

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