Control de gestión y evaluación de resultados. Construcción de indicadores de gestión (Presentación PowerPoint)

1 José iba en su nuevo automóvil, un gran Jaguar a
mucha velocidad. ¿La razón? Llegaría tarde
al trabajo si no corría. Su automóvil Jaguar rojo
brillante, era una de sus mas preciadas posesiones, cuando
súbitamente… ¡Un ladrillo se estrelló
en la puerta de atrás! José frenó el auto y
dio reversa hasta el lugar de donde el ladrillo
habíasalido. Se bajó del automóvil y vio a
un niño sentado en el piso. Lo agarró, lo
sacudió y le gritó muy enojado: ¿Qué
demonios andas haciendo? ¡Te va a costar muy caro lo que le
hiciste a mi auto! ¿Por qué me tiraste el ladrillo?
El niño llorando, le contestó: ‘Lo siento,
señor, pero no sabíaqué hacer, mi hermano se
cayó de su silla de ruedas y está lastimado, y no
lopuedo levantar yo solo. Nadie quería detenerse a
ayudarme!’

2 José sintió un nudo en la garganta, fue a
levantar al joven, lo sentó en su silla de ruedas, y lo
revisó. Vio que sus raspaduras eran menores, y que no
estaba en peligro. Mientras el pequeño de 7 años
empujaba a su hermano en la sillade ruedas hacia su casa,
José caminó lentamente a su Jaguar,pensando…
Moraleja:  JOSÉ NUNCA LLEVÓ A REPARAR EL AUTO,
DEJÓ LA PUERTA COMO ESTABA, PARA HACERLE RECORDAR QUE
NO DEBÍA IR A TRAVÉS DE LA VIDA TAN
RÁPIDO COMO PARA QUE ALGUIEN  VENGA QUE TIRARLE
UN LADRILLO PARA LLAMAR SU ATENCIÓN..

3 INDICADORES DE DESEMPEÑO INDICADORES DE
DESEMPEÑO: CONCEPTOS PASOS BASICOS PARA SU CONSTRUCCION
REQUISITOS Y CONDICIONES DIFICULTADES

4 Quiénes somos o Qué hacemos Dónde queremos
ir Cómo podemos llegar Cómo sabemos que hemos
llegado Objetivos Estrategias Medidas de Desempeño
Misión La medición del desempeño es parte de
un largo proceso de planificación

5 INDICADORES DE DESEMPEÑO:CONCEPTOS INSTRUMENTOS DE
MEDICION DE LAS VARIABLES ASOCIADAS A LAS METAS EXPRESION
CUANTITATIVA O CUALITATIVA CONCRETA DE LOS QUE SE PRETENDE
ALCANZAR CON UN OBJETIVO ESPECIFICO MEDIDAS QUE DESCRIBEN COMO
UNA INSTITUCION ESTA ALCANZANDO SUS OBJETIVOS Y METAS

6 OBJETIVOS USO INDICADORES(*) Induce mejoras en
Información Fundamenta la discusión de Resultados
Posibilita la Evaluación Apoya el proceso de
Formulación de Políticas Facilita el
establecimiento de Compromisos de Resultado (*) Dirección
de Presupuestos. Ministerio Hacienda. Chile.

(Gp:) Alta Dirección (Gp:) Nivel Directivo (Gp:) Nivel
Operativo (Gp:) Planificación estratégica (Gp:)
Control de Gestión (Gp:) Control de Actividades (Gp:)
TIPOS DEINDICADORES (Gp:) Indicadores GestiónGlobal de la
Entidad o Resultado Final Resultado Final o Impacto Resultado
Intermedio (Gp:) Indicadores por Centrode Responsabilidad
Eficiencia, Eficacia, Economía, Calidad (Gp:)
IndicadoresOperacionales Insumos, Productos, Eficacia (Gp:)
NIVELES ORGANIZACIONALES (Gp:) ACTIVIDAD DE PLANIFICACIÓN
Y CONTROL TIPOLOGÍA DE INDICADORES SEGÚN NIVEL
ORGANIZACIONAL Y PLANIFICACIÓN

8 PROCESO PRODUCTO – (OUTPUT) RESULTADO FINAL O IMPACTO
(OUTCOME) INSUMO (INPUTS) ¿Con qué rapidez lo
estamos haciendo? ¿Cuanto nos cuesta?      
¿ Cuántas unidades de productos y servicios estamos
generando? ¿Cuántos recursos invertimos, cuanto
personal trabajó en el proceso?      
                 
                 
¿Cómo están cambiando las condiciones que
estamos interviniendo?

FINANCIEROS EFICIENCIA EFICACIA COSTO RECURSOS OUTPUTS RESULTADOS
NIVEL DE SERVICIO UTILIZACIÓN SATISFACCION
POBLACIÓN OBJETIVO          
                 
    INTERRELACIONES ENTRE EL PROCESO DE PRODUCCION DE
BIENES Y SERVICIOS Y LA EFICIENCIA, EFICACIA, ECONOMIA(*)

10 $$ de la Organización –diseño y pruebas de los
avisos  -producción de los avisos  -compra del
tiempo de aviso comercial – avisos realizándose en la
Televisión Resultados Inmediatos Finales – la gente ve los
avisos   – las actitudes de la gente se ven afectadas  
 -el comportamiento se ve afectado    -menor
incidencia de enfermedades relacionadas con el tabaquismo
Intermedios   Procesos (Actividades) Insumos (Inputs)
Productos

11 PASOS BASICOS PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES IDENTIFICAR
y/o REVISAR PRODUCTOS Y OBJETIVOS ¿Qué será
medido? IDENTIFICAR LAS DIMENSIONES Y AMBITOS DE DESEMPEÑO
¿Qué ámbitos y dimensiones del
desempeño es conveniente medir? ESTABLECER
RESPONSABILIDADES ORGANIZACIONALES ¿Cuáles
serán los Centros de Responsabilidad, o Áreas
responsables por el desempeño logrado ¿A qué
niveles realizaremos la evaluación?

12 PASOS BASICOS PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES CONSTRUIR
LAS FORMULAS O ALGORITMOS ¿Cómo relacionamos las
variables de medición? ESTABLECER LAS METAS O REFERENTES
PARA LA COMPARACION ¿Sobre que comparamos los indicadores
para saber si el desempeño es adecuado? RECOPILAR LA
INFORMACION NECESARIA ¿Qué datos y antecedentes me
permitirán construir los indicadores?

13 PASOS BASICOS PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES VALIDAR:
APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS ¿Cómo
sabemos que los indicadores construidos miden efectivamente la
gestión y los resultados? ANALIZAR LOS RESULTADOS
OBTENIDOS ¿Por qué se produjeron los resultados?
COMUNICAR E INFORMAR ¿Quiénes tienen que conocer
nuestros resultados? Organización, Usuarios, Dipres,
Congreso, etc

14 (Gp:) Calidad (Gp:) Eficacia (Gp:) Eficiencia (Gp:)
Economía (Gp:) Estimación (Gp:) Meta (Gp:) 1998
(Gp:) 1999 (Gp:) 2000 (Gp:) 2001 (Gp:) 2002 (Gp:) Producto
relevante (Gp:) (bien y/o servicio) al (Gp:) que se vincula (Gp:)
Indicador de (Gp:) Desempeño (Gp:) Fórmula de
cálculo (Gp:) Información Histórica (Gp:)
Medios de (Gp:) verificación (Gp:) Programa/ (Gp:)
Subtítulo/ ítem/ (Gp:) asignación MATRIZ DE
INDICADORES (*) (*) Indicadores de Desempeño.
www.dipres.cl DIMENSIONES DEL DESEMPEÑO

15 IDENTIFICAR Y/O REVISAR DEFINICIONES ESTRATEGICAS: MISION,
PRODUCTOS, USUARIOS, OBJETIVOS ¿TENGO IDENTIFICADA LA
MISIÓN, LOS PRODUCTOS Y LOS USUARIOS? ¿TENGO CLAROS
LOS OBJETIVOS QUE DEBO LOGRAR? ¿ESTÁN LOS OBJETIVOS
ALINEADOS CON LAS PRIORIDADES ESTRATÉGICAS DE LA
ORGANIZACIÓN? ¿LOS OBJETIVOS ESTÁN
EXPRESADOS EN METAS MENSURABLES?

16 IDENTIFICAR LAS DIMENSIONES DE DESEMPEÑO ¿QUE
AREAS DEL DESEMPEÑO RESULTA CONVENIENTE MEDIR? EFICIENCIA
EFICACIA CALIDAD FINANCIEROS

17 ¿QUÉ AMBITOS DEL DESEMPEÑO? EFICACIA
EFICIENCIA FINANCUEROS CALIDAD PROCESO PRODUCTO RESULTADO D I M E
N S I O N E S AMBITOS DE CONTROL (*) Indicadores de
Desempeño. www.dipres.cl

18 ESTABLECER RESPONSABILIDADES ORGANIZACIONALES Los centros de
responsabilidad.   Tienen productos estratégicos
claramente asignable Tienen objetivos concretos a alcanzar. Tiene
a la cabeza un directivo responsable con por el cumplimiento de
esos objetivos. Dicho directivo no solo cuenta con la
responsabilidad sino que también con la autoridad y las
atribuciones para tomar las decisiones necesarias para el logro
de los objetivos. Tiene asignado recursos humanos, materiales y
financieros.

19 Nº de usuarios atendidos Nº de certificados emitidos
Monto inversión ejecutada Nº de usuarios por atender
Nº Certificados solicitados Monto asignado para
inversión Lo que se hace Lo que debe hacerse DEFINIR LAS
FORMULAS O ALGORITMOS A) BASES DE COMPARACIÓN

20 FORMULAR ALGORITMOS b) Definición de ratios Costos
medios: Costo total consultas/ consultas realizadas Producto
medio:Nºinspecciones realizadas/Nºinspectores c)
Definición de estándares % de recomendaciones
aceptadas % de clientes satisfechos Nº de errores Tiempo
promedio de tramitación

21 ESTABLECER LAS METAS ABARCAR EL CONJUNTO DE DIMENSIONES DE
DESEMPEÑODE LA GESTION: EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD,
ECONOMIA GENERAR COMPROMISOS INTERNOS, POR LO TANTO SU
CUMPLIMIENTO NO DEBE DEPENDER DE OTRAS ENTIDADES O DE FACTORES
EXOGENOS. DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE PUEDAN SER
ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS.

22 RECOPILAR LA INFORMACION NECESARIA Información
contable-presupuestaria Estadísticas de producción
física, cargas de trabajo del personal Encuestas, estudios
especiales Benchmarking,etc

23 CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE INDICADORES DE GESTION EFICACIA: Mide
el grado de cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, a
través de los productos o resultados obtenidos, sin
referencia al costo de consecución de los mismos

24 EFICACIA: (Gp:) Delitos aclarados / delitos denunciados (Gp:)
MANTENIMIENTO DEL ORDEN INTERNO   (Gp:) Mediaciones exitosas
/ mediaciones realizadas DIRECCION GENERAL DE COMERCIO (Area
Defensa del Consumidor)   (Gp:) Conflictos colectivos
solucionados / conflictos colectivos planteados Dirección
del Trabajo (Gp:) EFICACIA- Resultado-intermedio

25 EFICACIA

26 ANALIZAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS Que es lo que se pretende
medir con los indicadores de eficacia Si los programas son
idóneos respecto de otras alternativas para conseguir los
mismos objetivos La capacidad de obtención de los efectos
esperados o impactos en la población destinataria.

27 ANALIZAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS Que es lo que se pretende
medir con los indicadores de eficacia Las desviaciones entre los
productos que se obtienen y los esperados (medidas de cobertura,
focalización, capacidad de cubrir la demanda, etc).
Algunas posibles causas pueden ser:   Se sobre o sub
estimó la capacidad de proveer los bienes servicios
o        Hubo una mayor
demanda por factores foráneos (capacidad de cubrir la
demanda, no en focalización, ni cobertura dado que
previamente se definen los parámetros)  

28 CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE INDICADORES DE GESTION Eficiencia
Establece la relación entre la producción
física del bien o servicio y los insumos utilizados para
alcanzar el nivel de producto. Ejemplos de aplicación de
ámbito público: Costo medio de producción
(costo por beneficiario, costo por componente, etc)
Productitividad Media (usuarios atendidos por unidad de tiempo,
fiscalizaciones por inspector, etc) Gastos administrativos/Gastos
Totales

29 EFICIENCIA

30 CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE INDICADORES DE GESTION Calidad Mide la
capacidad de la organización por cumplir con los
requisitos de satisfacción del producto que esperan los
usuarios, en términos de oportunidad, accesibilidad,
precisión, etc.

31 (Gp:) Oportunidad (Gp:) Accesibilidad (Gp:) Percepción
de usuarios (Gp:) Precisión (Gp:) Porcentaje de respuestas
a los Parlamentarios dentro de los límites acordados.
(Gp:) Número de localidades cubiertas por atenciones
móviles (Gp:) Porcentaje de aprobación excelente de
los talleres de trabajo, por los participantes (Gp:) Porcentaje
de contratos terminados por errores (Gp:) Porcentaje de reportes
económicos entregados en tiempo acordado (Gp:) Nº de
horas que la Biblioteca está abierta fuera de las horas de
trabajo (Gp:)   (Gp:) Número de fallas reales/ Fallas
programadas (Gp:) Porcentaje de Población con necesidades
especiales que son miembros activos de la Biblioteca (Gp:)  
INDICADORES DE CALIDAD Número de intervenciones con
retraso/ Número de intervenciones totales Porcentaje de
contratos con uno o más errores encontrados por revisiones
externas Porcentaje de usuarios satisfechos Nº de usuarios
satisfechos/ Total usuarios encuestados Nº de usuarios
Satisfechos con el trato en la atención/ Total
usuarios

32 CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE INDICADORES DE GESTION Economía
Capacidad de la institución por generar y movilizar
adecuadamente los recursos financieros de un programa o
institución. Ejemplos: Capacidad de autofinanciamiento
Nivel de recuperación de préstamos Capacidad de
ejecución del presupuesto

33 ECONOMIA (Gp:) ECONOMIA (*) (Gp:) (Gasto Efectivo del
Programa/Presupuesto total asignado) *100. MINVU (Gp:) Ingresos
por recuperación de costos año i/Total gasto
año i) (MIDEPLAN/FOSIS) (Gp:) (Monto de crédito de
corto plazo recuperados/Monto total créditos corto plazo
con vencimiento año)*100 INDAP. (Gp:) (*) www.dipres.cl
 

34 APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS MEDIR LO CORRECTO :
CONOCER EL PROCESO DE PRODUCCION QUE SE MIDE, ASEGURANDOSE QUE LA
MEDIDA DE DESEMPEÑO REPRESENTA UN PROCESO CLAVE PARA LA
OBTENCION DE LA META.

35 APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS INDEPENDENCIA MEDIR
LO QUE LA INSTITUCION SEA CAPAZ DE CONTROLAR CONFIABILIDAD CONTAR
CON LOS DATOS SUFICIENTES Y DEMOSTRABLES

36 CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS INDICADORES COSTOS
RAZONABLES EN LA RECOLECCION DE DATOS HOMOGENEIDAD PARA UN MISMO
SERVICIO MEDIDO LA NATURALEZA DE LAS PRESTACIONES DEBEN SER
EQUIVALENTES

37 CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS INDICADORES LOS INDICADORES
DE DESEMPEÑO NO SON UN FIN EN SI MISMO SINO UN MEDIO.
“LA EVALUACION MAS QUE UNA MEDICION ES UNA INTERPRETACION
DE LOS RESULTADOS” DEBEN ESPECIFICARSE Y TENERSE EN CUENTA
LA INTERRELACION DE LAS DIFERENTES MEDIDAS DE DESEMPEÑO
SIMPLICIDAD DE LA MEDICION

38 ANALIZAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS BASES DE COMPARACION:
DESEMPEÑO HISTORICO: METAS DESEMPEÑO LOGRADO EN
INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.

39 ANALIZAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS NO HAY UNA MEDIDA UNICA QUE
DEMUESTRE POR SI SOLA EL DESEMPEÑO DE LA INSTITUCION SE
REQUIERE UN COMBINACION DE ELLAS: RESULTADOS, EFICACIA,
EFICIENCIA, CALIDAD “CIERTOS INDICADORES PUEDEN SER
CONTRADICTORIOS ENTRE ELLOS”:

ESTA PRESENTACIÓN CONTIENE MAS DIAPOSITIVAS DISPONIBLES EN
LA VERSIÓN DE DESCARGA