Gestión de Conocimiento. Definiciones y características del conocimiento
El valor del conocimiento no es nuevo, condujo
históricamente el progreso e impulsó la
revolución industrial. En la actualidad, con la
introducción de las nuevas tecnologías de
información y comunicación, las organizaciones
dependen cada vez más del uso que sean capaces de hacer de
la información/conocimiento y de la capacidad de respuesta
que tengan a las demandas cada vez más específicas
y exigentes del mercado.
Son muchos los que piensan que poseer
conocimiento para sí, sin compartirlos, otorga cierto
poder y seguridad en el puesto de trabajo. Aquellas
organizaciones donde se comparta esta visión no
podrá ser nunca competitiva ni responder a los cambios del
entorno, la nueva sociedad exige que la organización
aprenda en equipo, convierta el conocimiento individual en
organizacional, produzca ideas y soluciones innovadoras, todo
esto para sobrevivir en un mundo cada vez más inestable,
donde lo único seguro es la incertidumbre y el cambio,
para los cuales es necesario estar preparado.
El conocimiento puede definirse
como:
La capacidad de resolver un determinado
conjunto de problemas con una efectividad
determinada.
Presencia en la mente de ideas acerca de
una cosa o cosas que se saben de cierta ciencia, arte,
etcétera. Es una combinación de idea, aprendizaje y
modelo mental (Bueno E. La gestión del conocimiento:
nuevos perfiles profesionales. Observaciones no
publicadas).
Una mezcla fluida de experiencia,
valores, información contextual y perspicacia del
experto, conectados entre sí que proveen un marco para
la evaluación e incorporación de nuevas
experiencias e información. Este se origina y aplica
en las mentes de los conocedores. En las organizaciones, el
conocimiento comienza a incorporarse frecuentemente no solo
en documentos y en depósitos, sino también en
las rutinas organizacionales, procesos, prácticas y
normas.Constituye la parte conocida de un
fenómeno, se representa mediante símbolos
(convencionales o no). Se trata de la definición,
fundamentación y formalización de la parte
conocida de algún universo, que posibilita su
almacenamiento, transferencia, aplicación y, en
algunos casos, su enriquecimiento o mejora. Puede
identificarse con el término experiencia,
específicamente cuando ésta se relaciona con
procesos de aprendizaje, sean formales o
informales.Es el entendimiento, inteligencia,
razón natural, noción, ciencia,
sabiduría, es también la información
asimilada por la memoria humana.Se habla de conocimiento cuando se hace
referencia a la información como comprensión,
es decir, estructuras informales que al interiorizarse, se
integran a sistemas de relacionamiento simbólico de
más alto nivel y permanencia.
Según las definiciones anteriores y
como resultado de la consulta bibliográfica realizada se
puede plantear que el conocimiento es aquella información,
que ha sufrido determinados procesos mentales:
interiorización, análisis, fijación,
aplicación, etc., que permite al sujeto tener un dominio
de los sucesos o hechos que ocurren en la sociedad y solucionar
determinado problema; es identificar, estructurar y, sobre todo,
utilizar la información para obtener un resultado. El
conocimiento requiere aplicar la intuición y la
sabiduría, propios de la persona, a la
información.
Propiedades
básicas del conocimiento
El conocimiento es volátil:
Debido a la naturaleza de su almacenamiento en la mente de
las personas, los conocimientos evolucionan en función
de los cambios que se producen en sus portadores.Se desarrolla por aprendizaje: El
proceso de desarrollo del conocimiento es básicamente
el de aprendizaje. El proceso de aprendizaje es un mecanismo
de mejora personal, mecanismo individualizado que depende de
las capacidades de cada persona, pero también de las
experiencias de aprendizaje que ésta encuentra en su
vida.Se transforma en acción por el
impulso de la motivación: El uso de un conocimiento en
la solución de un problema es el proceso de paso desde
una interiorización hasta la interacción con
artefactos. La motivación para la utilización
del conocimiento es de gran importancia para su uso
eficaz.Se transfiere sin perderse. Los
conocimientos se pueden comprar y vender, transferir al
comprador la capacidad de solución de problemas
existente en el vendedor. En este sentido, una
característica importante de los conocimientos es que
pueden venderse sin perderse por parte del
vendedor.
El conocimiento en la organización
es intensivo y extensivo. El carácter extensivo
está relacionado con el número de personas que
poseen el conocimiento, aunque no todas lo poseen con el mismo
grado de intensidad. El conocimiento se puede transferir sin
perderse cuando se realiza de forma extensiva (por compra,
colaboración, etc.). En estos casos el que lo adquiere
puede incrementar el conocimiento total si es capaz de
desarrollar su aspecto intensivo. Por consiguiente, los
conocimientos pueden aumentar el bienestar del comprador, pero el
vendedor los conserva entre sus activos, pudiendo utilizarlos
para crear y desarrollar otros nuevos. La forma intensiva se
refiere a la intensidad, profundidad o potencia del conocimiento
de las personas.
El conocimiento puede clasificarse
según su propósito y origen: En cuanto al
propósito, el conocimiento puede clasificarse en operativo
y reflexivo. Operativo, es el orientado a la solución de
problemas operativos, problemas que tratan de la
realización de operaciones. Por ejemplo; saber manejar una
sierra. Mientras que el reflexivo concierne a la forma de pensar
o actuar del sujeto. Este emplea el conocimiento para reflexionar
sobre sus planes de acción, sus conocimientos y la
relación con los demás sujetos en su medio interno.
Por ejemplo, saber administrar, saber conducir una
reunión, etcétera.
En cuanto al origen, el conocimiento se
clasifica en: percepcional, abstracto y experimental. El
percepcional es el resultado de la acumulación de
experiencias, casos o vivencias en la memoria percepcional, no
tienen una organización, sino que se acumulan como
resultado de las experiencias vividas por el sujeto, a este
conocimiento también se le conoce como "conocimiento de
casos". El abstracto, por su parte, está compuesto por las
reglas acerca del comportamiento de los diferentes elementos del
problema, así como por los efectos de diferentes tipos de
acciones sobre su solución. El experimental, es el
resultado de la inducción sobre los datos del conocimiento
percepcional. De la sistematización de los datos, se puede
obtener conocimiento abstracto, modelos, en la medida en que las
reglas resultantes sean validables.
Además de las anteriores el
conocimiento puede ser: captado, creado, explícito y
tácito. El
Conocimiento captado, es el saber que
procede del exterior de la organización y que es adquirido
a través de contratos. Este conocimiento es
explícito para la institución; el creado, es el
saber que se genera en el interior de la organización y
que puede concretarse tanto en conocimiento explícito como
tácito. El explícito es el saber que puede
reflejarse, transmitirse o compartirse entre las personas o en el
seno de la organización con relativa facilidad. El
tácito es el saber que presenta cierta dificultad y
complejidad para ser transmitido o comunicado interpersonalmente
(Bueno E. La gestión del conocimiento: nuevos perfiles
profesionales. Observaciones no publicadas).
De los tipos de conocimientos anteriormente
reflejados, tanto el explícito como el tácito
pueden actuar como agentes catalizadores en la generación
de nuevos conocimientos.
El conocimiento explícito se compone
de conocimientos técnicos, de algunas capacidades o
habilidades y de pocas aptitudes, siendo de fácil
transmisión, mientras que el tácito se compone
básicamente de actitudes, de las capacidades y de
determinados conocimientos abstractos y complejos o sofisticados,
razón por la cual su transmisión resulta
difícil a nivel interpersonal.
El conocimiento tácito es fruto de
la experiencia, la sabiduría, la creatividad y está
en el interior de cada uno de nosotros, es intuición,
vivencias, capacidad de hacer algo, que no necesariamente
está acompañado de la capacidad de explicar
cómo se hace.
Los juegos, las simulaciones y la
interpretación de roles son buenas herramientas para
transmitir el conocimiento tácito, al reproducir los
métodos tradicionales de aprendizaje en los cuales el
"aprendiz" personalmente imita las habilidades del
maestro.
En las organizaciones es importante
aprender a conectar el conocimiento existente con los problemas a
los cuales se enfrenta la organización, sin esta
conexión el conocimiento no será productivo y
aparecerá como si no existiera.
El conocimiento, como generador de valor,
se difunde a gran velocidad; aun hoy existen personas que piensan
que el conocimiento es algo que se relaciona con la estructura
jerárquica de la organización, es decir que
sólo es para los de arriba, para los que toman las
decisiones.
Transformaciones
del conocimiento
1. De conocimiento tácito a
conocimiento tácito.
2. De conocimiento tácito a
conocimiento explícito.
3. De conocimiento explícito a
conocimiento explícito.
4. De conocimiento explícito a
conocimiento tácito.
El paso de conocimiento tácito a
tácito se produce mediante los procesos de
socialización, es decir mediante la adquisición de
conocimientos e información, a partir de la
interacción directa con el mundo exterior: con otras
personas, con otras culturas, etcétera. Es compartir entre
todos los miembros de la organización valores y actitudes
determinadas. Se comparte la experiencia adquirida a partir de la
observación, imitación y la práctica. Por
ejemplo, el maestro que enseña al aprendiz a utilizar el
molino. El pastor que enseña a su ayudante a predecir las
tormentas, etcétera.
El paso de conocimiento tácito a
explícito se produce mediante la exteriorización,
la cual puede definirse como el proceso de expresar algo, el
diálogo. Exteriorizar es convertir ideas, imágenes
y palabras a partir del diálogo. Por ejemplo, con el
auxilio de este trabajo, los autores exteriorizan conocimientos
tácitos y los convierten en implícitos.
El paso de conocimiento explícito a
explícito se denomina combinación. Un proceso
mediante el cual se recopilan e integran nuevos conocimientos, se
combinan. Este informe (conocimiento explícito) es una
combinación de conocimientos adquiridos mediante
conocimientos explícitos soportados en libros y trabajos
de autores como Senge, Druker, Nonaka, etcétera. Este
conocimiento se percibe mediante determinados
procesos.
El paso de conocimiento explícito a
tácito se puede conseguir de diferentes maneras, como, por
ejemplo, la interiorización: vivir otras experiencias,
conocer otros países, diferentes culturas. Este es
definido como capacidad. Este tipo de conocimiento implica
interiorizar determinadas pautas o patrones de actuación y
cumplir con unos procesos de aprendizaje
específicos.
Es importante considerar que el nuevo
conocimiento siempre empieza con el individuo, este conocimiento
personal se transforma en conocimiento de la organización,
así adquiere valor para toda la
organización.
En cuanto al conocimiento, lo importante no
es la cantidad que se posea sino su productividad. La
productividad del conocimiento requiere aumentar el rendimiento
de lo que se conoce por el individuo o por el grupo. Para ello
hay que conectar los conocimientos con los resultados. Para hacer
productivo el conocimiento se debe aprender a ver tanto el bosque
como los árboles. Con él se pueden tomar decisiones
estratégicas, se puede innovar, manejar mejor los
recursos, aprovechar las oportunidades que ofrece el mercado y
brindar los servicios que demanda el cliente.
José Albert, director corporativo de
Knowledge Management de la compañía española
productora del programa Meta4 plantea: "Actualmente, el
conocimiento es trascendental para las empresas. Es lo
único que permite sobrevivir, porque las vuelve diferentes
e innovadoras".
Este mismo autor plantea que para gestionar
una organización basada en el conocimiento se deben
considerar cinco elementos. El primero, es considerar el tiempo
como un factor crítico. Las oportunidades que aparecen en
el mercado son cada vez menos, esto hace que la velocidad de
reacción deba ser muy rápida. El segundo, tener
claro que la tecnología no vuelve a una
organización más competitiva. Hay que saber
utilizar la tecnología para crear ventajas sobre los
competidores y sobre todo saber su uso, es decir su justa
dimensión. Tercero, reconocer que solo el mercado decide
el éxito de un producto, independientemente de su calidad.
Cuarto, que la cultura organizacional debe basarse en principios
tales como compartir el conocimiento y valorar los resultados
hacia el futuro; esa cultura debe representar los aportes
individuales -en las organizaciones tradicionales, las
condecoraciones no siempre las reciben quienes realmente las
merecen, en la actualidad esto es insostenible porque aquella
persona se puede ir con la competencia. Por último el
liderazgo, un elemento fundamental en estas organizaciones,
entendido como la capacidad de hacer que las personas colaboren
entre sí, que no hayan agendas ni intenciones ocultas,
sino voluntad de trabajar como parte de un equipo.
Los conocimientos individuales se pueden
desarrollar de diversas maneras, por ejemplo mediante la
educación y la formación adicional: la lectura de
libros y periódicos, el aprendizaje a partir de los medios
de difusión y de las redes electrónicas, el
aprendizaje en el trabajo, el aprendizaje mediante la
experiencia, la investigación, el desarrollo y la
innovación personal.
La generación de valor agregado por
conocimiento es la innovación y la mejora, tanto de los
productos como de los servicios en la organización,
proviene de la inteligencia y la creatividad de los empleados,
utiliza como insumo básico la información; son
ideas, sugerencias, cambios, propuestos por el personal de la
organización, orientados a mejorar los productos y
servicios que se ofrecen al cliente y que aumentan su lealtad a
la empresa. El conocimiento se puede traducir en una mejora en el
tiempo de entrega y en el servicio, una mayor durabilidad, una
nueva segmentación del mercado, en nuevos puntos de venta
y en estrategias de comercialización novedosas, una mayor
funcionalidad, etcétera.
La gestión
del conocimiento
Considerar una organización basada
en el conocimiento significa una revisión general de los
enfoques tradicionales de gestión, de la selección
del personal, la contratación y la gestión de los
trabajadores con conocimiento. Abarca además la
medición de la actuación, es decir del rendimiento
individual, de los aportes que realiza a la
organización.
El ascenso de los trabajadores con
conocimientos cambia actualmente el equilibrio del poder en las
organizaciones y crea nuevas responsabilidades entre los
directivos y trabajadores en los países desarrollados. Los
trabajadores con conocimiento no trabajan solamente por dinero,
ni tampoco pueden incentivarse mediante la forma financiera
tradicional. Las prioridades de lealtad también
cambiarán, primero será el desarrollo personal,
luego la lealtad profesional personal y sólo en tercer
lugar la lealtad con el jefe.
Los directivos deben asegurar libertad en
el trabajo de cada individuo, para que estos desarrollen una
actuación mejor. Esto es posible si se proporciona la
oportunidad de formación continua y la
actualización de las habilidades que incrementan sus
oportunidades de encontrar un trabajo fuera de la
organización. Al mismo tiempo debe crearse un ambiente
interno estimulante que no sólo permita que los empleados
utilicen sus habilidades para incrementar la competitividad de la
organización, sino que también los motive a
quedarse incluso aunque pudieran marcharse.
El conocimiento y la toma de decisiones no
residen solamente en los directivos sino que deben compartirse
por los empleados de primera línea. Estos deben prestar
una atención creciente a su formación, a asegurarse
de que su desarrollo y conocimientos son los actuales y que
pueden crear valor para la organización.
Ante el auge de las nuevas
tecnologías y la importancia creciente que han tomado los
recursos humanos en la organización se ha desarrollado un
nuevo enfoque dentro de la gestión organizacional que
involucra no solo a los recursos humanos sino también las
nuevas tecnologías de la información y la
comunicación, los métodos de dirección y la
cultura organizacional en general, la gestión del
conocimiento (GdC).
La gestión del conocimiento es " una
función que planifica, coordina y controla los flujos del
conocimiento que se producen en la organización en
relación con sus actividades y con su entorno con el fin
de crear ciertas competencias esenciales"(Bueno E. La
gestión del conocimiento: nuevos perfiles profesionales.
Observaciones no publicadas).
Según Justin Howard son los"
métodos para aprovechar el conocimiento corporativo y los
procesos para capturar la pericia colectiva de una
organización, cualquiera que sea el lugar donde resida –
bases de datos, papel, cabeza de la gente- y distribuirlo, con el
fin de obtener el mayor retorno" (Eíto Brun R.
Gestión del conocimiento. Observaciones no
publicadas).
Laurance Prusak, de IBM Consulting.
Services la define como "la gestión del entorno que
optimiza el conocimiento. El conocimiento en sí mismo no
se puede gestionar. Gestionar el entorno es hacer que la gente
lea, piense y coordine entre equipos" (Eíto Brun R.
Gestión del conocimiento. Observaciones no
publicadas).
Según Leena Kojonen de Andersen
Consulting es "el proceso de desarrollar, estructurar y mantener
la información, de transformarla en un activo
crítico y disponerla a una comunidad de usuarios, definida
con la seguridad necesaria. Incluye el aprendizaje, la
información, las aptitudes y la experiencia desarrolladas
durante la historia de la organización" (Eíto Brun
R. Gestión del conocimiento. Observaciones no
publicadas).
"La GdC es un nuevo método de
gestión organizacional que se asocia a los que se han
desarrollado en la últimas décadas: política
de innovación permanente, marketing estratégico,
política de recursos humanos, dirección por
objetivos, calidad total y reingeniería de procesos. La
GdC podría resumirse en: información +
gestión de recursos humanos. Se trata de desarrollar un
conjunto de actuaciones y procedimientos que aporten valor
añadido a las actividades de la organización y
generalicen las mejores prácticas, en cada uno de los
procesos de su actividad".
El autor hace referencia a que la
concepción de gestión de recursos humanos debe
comprender: participación, compromiso, motivación y
correspondencia entre los trabajadores, las que asociadas a las
nuevas tecnologías de información, crean las
condiciones necesarias para el avance de la nueva cultura
organizacional.
No cabe dudas que la GdC es una nuevo
método de gestión que involucra a todos los
miembros de la organización, que se sustenta en pilares
básicos como la gestión de recursos humanos, la
gestión de la información y la utilización
de las nuevas tecnologías de información; es:
generar conocimiento, reunirlo, compartirlo y aplicarlo para la
gestión de la organización, con acciones que creen
valor añadido y eleven la eficacia en todas sus
áreas.
La gestión del conocimiento comienza
puntualizando la importancia que tienen las personas, sus
prácticas y su cultura de trabajo, antes de incorporar la
tecnología.
La verdadera ventaja para la
organización reside en su capacidad de gestionar los
procesos de creación, desarrollo y difusión del
conocimiento y de desarrollo de la capacidad de aprendizaje de la
organización. La gestión del conocimiento es un
instrumento directivo de primera magnitud, capaz de contribuir
sustancialmente al éxito y desarrollo de la entidad; para
ello se apoya en determinados principios básicos, que se
enumeran a continuación:
1. El conocimiento se origina y reside en
la mente de las personas.
2. Compartir el conocimiento requiere de
confianza.
3. La tecnología propicia nuevos
comportamientos en el conocimiento.
4. Compartir el conocimiento debe
fomentarse y remunerarse.
5. El apoyo gerencial y los recursos son
esenciales.
6. Se deben premiar las iniciativas de
capitalización del conocimiento.
7. Se requieren medidas cualitativas y
cuantitativas para evaluar cada iniciativa.
8. El conocimiento es creativo y debe
estimularse su desarrollo mediante formas inesperadas.
9. Se debe estar dentro de la
organización un mercado del conocimiento, los que "venden"
el conocimiento y los que lo "compran".
10. Al ser el conocimiento poder, compartir
el conocimiento debe recompensarse dentro de la
organización. El comprador debe recibir un
beneficio.
11. El principio de reciprocidad expresa
que cuando un colaborador de la organización comparte un
conocimiento espera recibir un beneficio económico o
intelectual de ella.
12. La confianza es la piedra fundamental
para la transmisión del conocimiento.
13. La comunicación del conocimiento
se puede dar por medio de los canales formales de la
organización o de los canales informales.
La GdC constituye una tarea ardua, compleja
y emergente. Ardua porque tiene que intentar liberar la
energía mental acumulada en la organización,
encerrada en las mentes de las personas que la componen;
compleja, porque es necesario saber convertir dicho intelecto en
activo organizacional, en conocimiento organizativo, al que
puedan acceder todas las personas de la organización, con
el fin de que se emplee en la creación de nuevo
conocimiento y emergente por qué tiene que estar
disponible cada vez que se necesite para crear ventajas
competitivas estables en el mercado.
La gestión de este tipo de activo
precisa de un compromiso expreso de crear nuevos conceptos,
diseminarlos por toda la organización e incorporarlo a los
productos, servicios y sistemas.
El conocimiento desde su origen hasta su
utilización transcurre por un proceso en el que pueden
identificarse tres etapas: generación,
representación y transferencia. El conocimiento puede
transferirse formalmente antes de utilizarse, o también
puede serlo de manera informal a partir de las relaciones
existentes entre los compañeros. La generación, por
su parte, se produce casi siempre mediante operaciones internas o
mediante el trabajo de grupos de I+D, la representación
debe facilitar la comprensión para que, una vez validado
el conocimiento, se integre a procesos, controles,
sistemas.
El conocimiento que se encuentra en las
mentes de los trabajadores, debe potenciarse dentro de la
organización, donde suele utilizarse, sintetizarse,
aumentarse y distribuirse en beneficio de sus integrantes y del
cumplimiento de los objetivos propuestos por el
colectivo.
En este contexto, la gestión del
conocimiento no se limita a la manipulación de grandes y
complejas bases de datos, es necesaria una adecuada
comprensión del entorno, sin la cual, la
información puede tornarse en un elemento muy peligroso,
si se considera que en la mayoría de los casos lo que
falla no son los datos o la información que describen el
fenómeno, sino el conocimiento para interpretarlos
adecuadamente.
La organización en su accionar
diario debe generar un ciclo constante de flujos y de nuevos
conocimientos, la gestión en la institución debe
encaminarse a descubrir estos conocimientos y diseminarlos por
toda la organización, así como lograr su
integración a todos sus procesos, funciones y sistemas. A
partir de lo anteriormente planteado Eduardo Bueno propone un
modelo de análisis del ciclo de la gestión del
conocimiento con el objetivo de desarrollar este proceso con
éxito.
El autor lo resume en (Bueno E. La
gestión del conocimiento: nuevos perfiles profesionales.
Observaciones no publicadas):
Acceder a las fuentes del conocimiento
externo o interno a la organización, tanto
explícito como tácito.Facilitar o explotar el conocimiento
mediante unos valores, una cultura y un liderazgo
transformador que lo potencie y dinamice.Transferir o compartir formalmente los
conocimientos mediante la formación o informalmente
mediante el trabajo en grupo o en equipo.l Representar o aplicar mediante las
tecnologías facilitadoras del proceso (TIC), bien en
uno u otro soporte, sistema o técnica, siempre que
permita un acceso lo más sencillo posible y ayude al
aprendizaje individual y organizacional.l Generar o crear el nuevo conocimiento
gracias a la interacción de estas fases y a la "
capacidad de aprender a aprender", tanto a nivel de personas
como de grupos organizativos.
Para gestionar el conocimiento se pueden
seguir determinados pasos que aseguran un mejor desarrollo del
proceso.
1. Identificación de los
conocimientos y sus funciones.
Identificar los conocimientos que se pueden
considerar como un activo, para esto se pueden apoyar en los
niveles de conocimiento de Karl Wiig.
1. Establecimiento de objetivos o
conocimientos idealistas. Conocimientos de visión, metas y
paradigma. Estos conocimientos se utilizan para identificar lo
que es posible realizar y crear, en función de ello,
objetivos y valores propios.
2. Conocimientos sistemáticos: Se
refiere a los conocimientos teóricos acerca de cómo
funciona el sistema, principios generales y estrategias de
resolución de problemas para enfocar una situación.
Se recurre a ellos para sintetizar nuevos enfoques y
alternativas.
3. Conocimientos pragmáticos:
Conocimientos relativos a la toma de decisiones y a los
conocimientos objetivos prácticos, se utilizan en el
trabajo diario.
4. Conocimientos automáticos:
Conocimientos sobre funciones automatizadas. Se utiliza para
realizar tareas de un modo automático, es decir sin
razonamiento consciente.
Estas categorías permiten ordenar el
conocimiento de acuerdo con el grado de interés que
despierta cada uno de ellos.
Para realizar este primer paso -identificar
los conocimientos- se realiza un inventario de conocimientos
donde lo importante es:
Elegir la cartera de conocimientos
clave de la organización: Aquí se determinan
los conocimientos en los que se sustentará la
organización para ofrecer un servicio con un alto
grado de valor añadido que proporcione una ventaja
competitiva. Esta decisión determina las prioridades
de inversión y de investigación a desarrollar
en la organización para ser líder en los campos
elegidos. En función de esta cartera debe decidirse
que actividades se pueden desarrollar, mantener y
eliminar.Utilización de la cartera de
conocimientos para la creación de nuevos activos. Los
conocimientos deben convertirse en activos para su
utilización en las actividades que se desarrollan en
la organización. En el caso de los productos, que
requieren una serie de conocimientos para poder existir, se
debe conocer no sólo los conocimientos que abarcan el
diseño del producto sino también del proceso de
producción y de toda la cadena de operaciones que debe
apoyarlo.
Para inventariar lo que se puede observar:
productos, procesos, simbolizaciones; se debe identificar estas
materializaciones existentes en la organización, los
problemas resueltos o que se resuelven para producir esas
materializaciones y relacionar los problemas con los
conocimientos. Para ello, lo primero es:
1. Analizar las actividades y
productos/servicios. Para todos ellos el proceso es
análogo.
Enumerar los servicios (productos) que
la organización ofrece o las actividades que
realiza.Determinar los componentes, se ponen al
descubierto los conocimientos ocultos. El producto se debe
descomponer, tanto estructural como funcionalmente. La
descomposición funcional, enumera las funciones
presentes en el producto. La estructural, enumera las partes
del producto, con el objetivo de conocer las partes y los
conocimientos, asociados a estas, que conforman el producto y
la funcionalidad de este.
2. Inventariar los conocimientos a
partir de los procesos. Este inventario resulta más
fácil, porque las operaciones que implantan el proceso
contienen los conocimientos deseados, de lo contrario se
puede aplicar el método anterior.3. Representaciones
simbólicas. Se puede tratar como los anteriores,
siempre que se identifique todos los ítem de la
organización. Entiéndase por ítem:
libros, publicaciones, informes y documentos técnicos,
cuadernos de laboratorio, documentos generados por los
individuos para forums, eventos, etc, es decir fuentes
documentales. Cada uno de ellos debe ser procesado como el
primer aspecto, aunque es aconsejable realizárselo a
los ítems más relevantes.4. Como resultado de los aspectos
anteriores se obtiene una lista de conocimientos sin depurar,
que proviene de diferentes fuentes y autores. El
próximo paso es realizar un proceso de
depuración y organización de la lista. Primero
se validan los conocimientos, es decir, se comprueba si
existe una coherencia interna con los conocimientos de la
organización, estos deben soportarse en las
materializaciones, para así eliminar dudas de
sí se incluyeron los conocimientos que realmente
poseen y no los que se desearían tener y los jefes
desearan que se tuvieran. Posteriormente, estos conocimientos
deben depurarse, es necesario elegir un nivel del
conocimiento para que todos los que toman decisiones en la
organización comprendan su significado, esta
revisión debe realizarse por personas que tengan un
nivel parecido al que presentan los que utilizarán los
resultados.5. Una vez que la lista de
conocimientos esté depurada, se organiza en forma
conveniente para el propósito de la
organización.6. Por último se resume la
lista de conocimientos en un conjunto de competencias
esenciales, con propósitos de difusión y
comunicación.
El inventario de lo no observable, es decir
del conocimiento que reside en la mente de las personas puede
lograrse, como se hizo alusión anteriormente, mediante la
observación, la realización de experimentos o
mediante un diálogo continuo, que trate de establecer la
suficiente confianza para que los empleados con quienes se
trabaja aporten sin ningún temor su caudal de
conocimientos; de lo contrario, se puede establecer una
estrategia de trabajo para que los propios empleados introduzcan
en una base de conocimientos, el conocimiento y las experiencias
que estos poseen.
En algunas organizaciones se ha creado la
figura del gestor del conocimiento, como el especialista que
tiene la responsabilidad de definir, impulsar, coordinar, dar
coherencia y evaluar los procesos que configuran la
GdC.
Esto conlleva a coordinar equipos de
profesionales, dirigir procesos de actividades, conocer y dirigir
la implementación de las tecnologías y herramientas
necesarias para la realización práctica. No hay una
profesión concreta que cualifique para esta actividad,
pero es evidente que los profesionales de la información o
documentación reúnen condiciones inmejorables de
partida, sobre todo si además están motivados en
los aspectos de gestión y tecnología.
La gestión del conocimiento no es
sólo otra arma competitiva que se extrae de la caja de
herramientas del asesor. Se trata de un programa a largo plazo
que implica un cambio cultural que llega hasta la
dirección de la organización.
Autor:
Hissel Lamanier
Regueiferos