Diseño de un sistema de gestión para el almacén de pinturas y productos para pintar de la empresa Piar Color
Introducción PIAR COLOR GUAYANA C. A., es una empresa que
se encarga de distribuir y comercializar pintura automotriz,
pintura arquitectónica, productos relacionados de
reconocida calidad, con asesoría técnica
especializada, garantizando los más altos
estándares de calidad, eficiencia y competitividad en el
sector de recubrimientos. El inventario establece la
situación del patrimonio, detallando los valores que lo
componen. Se debe formular antes de cualquier gestión
administrativa. Por lo tanto es un proceso indispensable para la
administración de los materiales de cualquier empresa,
pues a través de su ejecución se conoce cuál
es el nivel de existencia de cada material en el área de
almacén. La empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., en la
búsqueda continua del mejoramiento y aprovechamiento de
los recursos materiales, toma como punto importante que la
empresa cuente con un bueno sistema de gestión, donde se
encuentren respuesta a las preguntas de ¿Cuanto pedir? y
¿Cuándo pedirlo? A manera de minimizar costos y
además minimizar los problemas y errores asegurando un
trabajo uniforme y eficiente en sus operaciones. Todo esto para
generar una mayor ganancia a la empresa.
Introducción La empresa posee dentro de sus instalaciones
un departamento de almacén. En este se encuentran las
pinturas y productos para pintar que la empresa compra y vende al
mercado industrial y comercial. En este se aplica un inventario
cada vez que un proveedor suministra un material, pues, para
darle entrada a dicho almacén es necesario conocer la
cantidad exacta de su existencia física, y con ello es
posible mantener un control. Sin embargo, el control que se
está llevando a cabo no es suficiente para garantizar un
control confiable, puesto que el inventario se realiza de manera
manual, estando carente de una base de datos confiable que cuente
con aspectos que garanticen su óptima
administración. Por tal motivo es necesario que se
diseñe un sistema de inventario para el Departamento de
almacén de la empresa que permita controlar la cantidad y
el estado físico de los materiales y repuestos que
allí se encuentran. Este informe está estructurado
de la siguiente manera: Capítulo I, se expone el problema
objeto del proyecto. Capítulo II, se presentan las
Generalidades de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A.,
Capítulo III, se destacan los aspectos teóricos.
Capítulo IV, se presenta el diseño
metodológico seguido en el proyecto. Capítulo V, se
describe la situación actual de la empresa.
Capítulo VI se presenta la propuesta de diseño y
por último se presentan las Conclusiones, Recomendaciones,
Bibliografía Apéndices y Anexos.
Formulación del Problema Por esta razón se plantea
realizar un estudio para el diseño de un sistema de
gestión que permita mejorar y controlar dichas actividades
en el almacén, y que se realicen de manera correcta, con
el cual se logrará llevar un control eficiente de pinturas
y productos para pintar, de igual forma garantizar que la
información resultante sea acertada y corresponda con la
situación actual del almacén.
Alcance El estudio se realizará en la Empresa PIAR COLOR
GUAYANA C. A., específicamente enfocando hacia el control
de la gestión, por medio de una base de datos,
distribución de almacén y los procesos de compra y
venta de pinturas y productos para pintar. La
investigación tendrá lugar en las instalaciones
físicas de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., abarcando
el área correspondiente al almacén de pinturas, las
actividades que éste realiza, incluyendo los procesos de
compra y venta del producto. Delimitación
Limitación La empresa presenta información poco
confiable en cuanto al inventario del almacén de pinturas
y productos para pintar, esta información no se encuentra
debidamente almacenada ni registrada por lo cual la
información disponible en físico es deficiente y
desactualizada. Debido a esto el estudio está limitado a
la información que se pueda recolectar, de igual forma el
tiempo empleado para el levantamiento.
Justificación e Importancia En PIAR COLOR GUAYANA C. A, el
desarrollo de un sistema de control de gestión para el
almacén de pinturas tiene como finalidad controlar y
mejorar el sistema actual de la empresa, suministrando
información actualizada y correcta que permitan evaluar,
controlar y dar seguimiento a las actividades y procesos para
obtener una mejor rentabilidad y productividad en el
desempeño de las labores. La importancia del estudio radia
en reducir costos y tiempo de ejecución en las
actividades, garantizando que la información requerida es
correcta y la meta de realizar las labores es la más
idónea, y así la empresa alcance las metas
planteadas al formularse estrategias y planificar actividades con
datos exactos e información actualizada.
Objetivo General Objetivos Específicos Diseñar un
sistema de control de gestión en el almacén de
pinturas y productos para pintar de la empresa PIAR COLOR GUAYANA
C. A. Diagnosticar la situación actual del almacén
de pinturas y productos para pintar de PIAR COLOR GUAYANA C. A.
Diseñar una metodología de clasificación
para las pinturas y productos para pintar del almacén de
PIAR COLOR GUAYANA, C. A. Elaborar propuesta de mejora en cuanto
a la distribución física de pinturas y productos
para pintar en el almacén. Analizar y evaluar la
gestión de los procesos de compra y venta de pinturas y
productos para pintar. Elaborar flujogramas de los procesos de
compra y venta de pinturas y productos para pintar. Proponer
lineamientos para el Sistema de Control para mejorar la
gestión del inventario y almacén de pinturas y
productos para pintar.
Marco Metodológico
Marco Metodológico
Situación Actual En el presente capitulo se describe la
situación actual de la Empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A.,
específicamente en el área de almacén de
pinturas y productos para pintar.
(Gp:) DIAGNÓSTICO El almacén de pinturas y
productos para pintar de PIAR COLOR GUAYANA C. A., ha venido
realizando las actividades y labores de gestión de
inventario rigiéndose por actividades manuales debido a
que dicha empresa fue aperturada en el año 2009, por lo
tanto, es notable que su servicio en este sentido se encuentra
bastante desactualizado. Aunque las actividades dentro de la
empresa se hayan estado realizando cumpliendo con algunas normas
del Manual de Aseguramiento de la Calidad, el almacén
presenta deficiencias en lo concerniente al tema de inventario ya
que es totalmente manual, debido a que se archiva en formatos,
los cuales pueden ser manipulados por los encargados a realizar
el inventario. El tiempo en que se aplica la programación
del inventario es semestral, periodo que para la actualidad se
considera muy amplio, debido a la variación que pueden
presentar los costos de las pinturas y productos para pintar bien
sea desde el punto de vista de incremento o reducción,
afectando así las nuevas recepciones, de igual forma el
costo de mantenimiento, el estado físico de las pinturas,
las nuevas exigencias de parte de los clientes con innovaciones o
mejoras de los productos que están a la venta. La empresa
realiza el proceso de compra y venta al igual que el proceso de
inventario de manera manual y con el uso de formatos que luego
serán archivados, generando en muchos casos problemas
administrativos y fallas en las actividades que realizan, dando
como resultado una información que no es totalmente
confiable para los propietarios de la empresa. Asimismo PIAR
COLOR GUAYANA C. A., no cuenta con un software específico
para controlar la entrada y salida de pinturas y productos para
pintar, es decir, que al momento de facturar o al ingresar los
materiales solo quedan constancias en físico de la
operación realizada, generando esto más trabajo al
personal y aumentando las posibilidades de cometer errores que
perjudiquen el proceso del inventario y cuentas
económicas, además de no tener una base de datos
segura con la cual se puedan comprobar que los datos que arroja
la realización de un inventario en el almacén sea
el correcto.
(Gp:) STATUS DE PINTURAS Y PRODUCTOS PARA PINTAR En el
área de almacén se encuentra un total aproximado de
ciento cuatro mil trescientos sesenta y dos (104362) pinturas y
productos para pintar de los cuales dos mil trescientos setenta y
uno (2371) están descritos en kilogramos y tres mil ciento
cincuenta y seis (3156) están descritos en metros y el
resto esta descrito en unidades, con un previo estudio y la ayuda
del personal encargado del almacén para la
verificación de las condiciones de las pinturas y
productos para pintar, adicionando el aporte en resultados
obtenidos por medio de técnicas como la observación
directa y entrevistas se evidencio que: El 9,89% de estas
pinturas y productos para pintar, representan la cantidad total
de diez mil trescientos veinticuatro (10324) productos que se
encuentran en un status deficiencia para la venta al
público, debido a defectos tales como oxidación,
mal funcionamiento, descomposición, sistemas de
encendidos, fracturas u obsolescencia. Sin embargo un 8,39% de
las pinturas y productos para pintar que se encuentran
defectuosos, es decir la cantidad de ocho mil setecientos
cincuenta y seis (8756) se puede recuperar para ser vendido al
público, con mantenimientos y diagnósticos de las
fallas que presenten y puedan ser reparadas, siempre y cuando
este no supere el costo de venta del material. Por lo tanto el
porcentaje de materiales y repuestos que cumple con las
condiciones y características para la venta al mercado es
de un 98,5%, porcentaje que se comprobó mediante una lista
de pinturas y productos para pintar que fueron evaluados,
determinando el estado físico de los materiales,
clasificados en perfección, deterioro y mal estado.
(Gp:) CODIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN Los materiales y
repuestos que se encuentran en el almacén de la empresa
PIAR COLOR GUAYANA C. A., carecen en su totalidad de
códigos que lo identifiquen y esto debido a que no se
cuenta con un software que requiera de una codificación
por material. Mientras que por el tema de la clasificación
si es conocida la teoría de una clasificación de
pinturas y productos para pintar por parte del personal que se
encuentra laborando en la empresa, esta información se
obtuvo por medio de entrevistas realizadas, pero la misma no es
puesta en práctica debido a los factores
distribución, ubicación y espacio los cuales no son
utilizados de manera correcta y para el provecho de la
empresa.
(Gp:) DISTRIBUCIÓN La distribución física de
los materiales no es la correcta debido al factor antes
mencionado que es la clasificación de los productos por
características de cada uno, debido a que esto no se
aplica pueden existir accidentes laborales,
desconcentración, fatiga, demoras por las búsquedas
de los productos solicitados para la compra y venta y al momento
de realizar inventarios, entre otros. Es importante mencionar que
el espacio del almacén es adecuado, mientras que la
distribución de la estantería en ese espacio no es
de provecho, dando como resultado que no se de un buen uso del
espacio con el que se cuenta, por esto se recomienda la
reorganización de la estantería para maximizar los
niveles de servicios de la empresa, desde el punto de vista de
áreas y dimensiones, hasta la imagen expuesta ante el
público. En la figura 2 se presenta un plano actual de la
distribución de planta del área de almacén
de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A: (Gp:) BAÑO (Gp:)
ESTANTE (Gp:) ESTANTE (Gp:) ESTANTE (Gp:) ESTANTE (Gp:) ESTANTE
(Gp:) ESTANTE MOSTRADOR
(Gp:) COMPRA Y VENTA El proceso de Compra y Venta de pinturas y
productos para pintar implica el traslado de estos hasta el lugar
correspondiente, bien sea el área de almacén o al
área de despacho de la empresa. Para esto se cuenta con un
personal fijo y capacitado de acuerdo a las
características de ejecución de servicios, avalando
así las actividades realizadas. El proceso de compra de
pinturas y/o productos para pintar actual de la empresa PIAR
COLOR GUAYANA C. A., comienza cuando se reciben los productos, la
nota de entrega y los certificados de calidad. Una vez comprobada
su calidad, se registran en formatos, almacenan las pinturas y/o
productos para pintar y se archivan los documentos. El proceso de
venta inicia con la presentación de ofertas que se
realizan a los clientes actualmente en la empresa PIAR COLOR
GUAYANA C. A. se hacen por licitaciones o cotizaciones, donde se
retira la solicitud de oferta, para ser revisada y tomar la
decisión de ser aprobada o no, de ser aprobado se realizan
una serie de pasos para elaborar la oferta y presentarla al
cliente, de no ser aprobada culmina el proceso El siguiente paso
al presentar la oferta es el suministro de pinturas y productos
para pintar en donde se formaliza la venta, se revisan cada uno
de ellos, se factura y se recibe el pago si así es el
caso
PIAR COLOR GUAYANA C. A., como ya se menciono anteriormente no
cuenta con un sistema de inventario, este proceso se lleva a cabo
por medio de formatos y de manera manual para luego ser
archivados, a continuación se describe el proceso de
control de inventario actual de la empresa. El proceso de control
tiene como objetivo fundamental determinar la cantidad de
productos (Pinturas y productos para pintar) defectuosos y en
buen estado del almacén. El alcance de este control de
inventario se inicia con la elaboración de un programa de
inventario y termina cuando se realiza el inventario y se
gestiona la incorporación de productos. (Gp:) SISTEMA DE
INVENTARIO
Situación Propuesta En este capítulo se exponen las
oportunidades de mejoras consideradas para el diseño de un
Sistema de Inventario en el área de almacén de
pinturas y productos para pintar de la Empresa PIAR COLOR GUAYANA
C. A., con el que se busca evaluar y controlar el
desempeño de la gestión de esté.
(Gp:) CODIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN Las pinturas y
productos para pintar fueron codificados una vez realizado un
estudio a los mismos sobre las características,
especificaciones, normas, tamaños, entre otros. La
codificación de cada material y repuesto será
definida por una nomenclatura, y se realizo con todos los
productos que se encontraban en el almacén de PIAR COLOR
GUAYANA C. A., los cuales son: pinturas, productos para pintar,
equipos para pintar y ferreterías. A continuación
se menciona unas descripciones de dichos productos, para luego
explicar la codificación que se aplico a cada uno y el
respectivo significado. (El resto las codificaciones para los
materiales y repuestos podrán ser observadas en el
apéndice A) Lijas: Descripción del producto: LIJA
d/agua de 100 gr. 3M. Descripción de Código: marca
del producto – Tipo de producto – características
del producto. Código: 3M-LIJ-010 Masillas:
Descripción del producto: masilla liviana dynatron xtra
grip (gal) 3M. Descripción de Código: marca del
producto – Tipo de producto – características del
producto. Código: 3M-MAS-020
(Gp:) CODIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN La
clasificación de las pinturas y productos para pintar de
PIAR COLOR GUAYANA C. A., se conoce pero no se aplica, a partir
de estos conocimientos que ya se tienen sobre el tema se
aplicaron una serie de modificaciones y reestructuración
al modelo para así tener una mejor clasificación y
ubicación en sus categorías de materiales y
repuestos en el almacén, a continuación se presenta
el nuevo modelo de clasificación después de
aplicadas algunas mejoras. (Ver tabla 1)
(Gp:) DISTRIBUCIÓN En la distribución de planta
existen lineamientos, principios y técnicas generales que,
si se aplican, pueden conducir a una distribución
eficiente por eso se recomienda la modificación de las
instalaciones físicas del área de almacén de
la empresa de PIAR COLOR GUAYANA C. A., con el fin de lograr la
mayor eficiencia al combinar los recursos empleados. La
importancia de esta modificación del almacén de la
empresa es arrojar cambios considerables en los aspectos del
costo de manejo de materiales y mantenimiento, motivación
del empleado, administración del espacio y satisfacer
necesidades futuras. A continuación en la figura 3 se
presenta la reorganización propuesta en el almacén,
tomándose en cuenta las actividades primarias que se
realizan, las actividades asociadas, espacio, segregación,
acceso y control, comunicación, servicios básicos,
entre otros. (Gp:) MOSTRADOR (Gp:) BAÑO (Gp:) ESTANTE 4
(Gp:) ESTANTE 5 (Gp:) ESTANTE 2 (Gp:) ESTANTE 3 (Gp:) ESTANTE
1
Una vez propuesta la nueva distribución del
almacén, se da paso a la nueva distribución de las
pinturas y productos para pintar que se encuentran en el
almacén de PIAR COLOR GUAYANA C. A., en donde se ordenaran
en la estantería según una clasificación de
materiales y repuestos que fue planteada previamente, se acota
que los estantes tienen la característica de ser doble con
una separación en su división de 1,00 m
aproximadamente. La enumeración de los estantes es del 1
al 5, donde los primeros 3 son para aquellas de las pinturas y
productos para pintar que tienen mayor salida al mercado y
necesitan de mayor rapidez en su ubicación y despacho. Su
distribución en la estantería por
clasificación de las pinturas y productos para pintar
será la siguiente: Tabla 2. Materiales Distribuidos en las
Estanterías por Clasificación.
(Gp:) COMPRA Y VENTA La gestión de compra y venta de la
empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., fue evaluada y analizada por lo
que se plantean un nuevo proceso de gestión para
así evitar demoras, problemas administrativos y otros
errores que se puedan presentar, esto gracias a la
instalación de un software como el sistema MANTIS, que se
deja a criterio de los propietarios el uso de este o uno similar
que pueda cumplir con las funciones definidas, y de esta manera
el proceso es más confiable para sus propietarios y aporta
a la mejora del proceso inventario y su eficiencia. El proceso de
compra de las pinturas y productos para pintar a los proveedores
se propone de la siguiente manera: Inicia con la
verificación del stock de materiales y repuestos en el
sistema, se estudia la cantidad de pinturas y productos para
pintar que han sido vendido para realizar un listado de las
posibles pinturas y productos para pintar que se requieren en el
almacén. Esta información es verificada en el
almacén, si es necesario se actualiza o modifica el
listado según lo observado, se realiza una orden de compra
y de esta manera se procede a realizar el pedido a los
proveedores de las pinturas y productos para pintar que realmente
se necesita, luego se espera a la llegada de los mismos, se
reciben las pinturas y productos para pintar y posteriormente se
da el proceso de recepción de pinturas y productos para
pintar. El proceso de recepción de las pinturas y
productos para pintar inicia con la llegada de los mismos a la
empresa, donde se reciben y se verifican con la factura entregada
al momento de la compra y la orden de compra, luego es verificado
el estado y cantidad exacta de las pinturas y productos para
pintar, de estar conforme se procede a codificar las pinturas y
productos para pintar para ser ordenados en su estantería
según cuál sea su clasificación, posterior a
esto se asigna el costo a cada uno y se ingresa al sistema para
su venta. De no estar conforme se realiza una carta de reclamo
especificando lo que no se aceptara y se anexa una copia de la
orden de compra y factura y se recibe lo que se esté en
conformidad.
El proceso de venta de pinturas y productos para pintar por
mostrador en la empresa se inicia cuando un cliente solicita una
pintura y un producto para pintar, y se verifica que este se
encuentre en existencia en el almacén de la empresa desde
el sistema, de encontrarse se da el precio, si no decide comprar
finaliza el proceso; si decide comprar se ubica y se muestra al
cliente la pintura y el producto para pintar que solicito, se
factura en el sistema y se entrega el mismo junto con su factura
al cliente. El proceso de cotización a clientes, inicia al
recibir una solicitud del cliente y se verifica su existencia por
sistema o en el stock del almacén, si no se encuentra se
realiza el proceso de compra de las pinturas y productos para
pintar inexistentes en almacén; de encontrarse en
existencia se envía los precios al cliente, si no se
aprueba finaliza el proceso; de aprobarse se solicita la orden de
compra y se verifica que el cliente posea crédito, de no
poseer se realiza la factura, para luego enviar el producto con
su factura original, archivar la orden de compra, y se realiza un
seguimiento de cobranza y por último se descarga el pago
al sistema. Si el cliente posee crédito, se le
envía número de cuenta a depositar,
administración verifica el pago y se recibe el recibo de
depósito por fax o correo, administración procede a
sellar y firmar el recibo, se realiza la factura para luego
enviar dicho producto con su factura original, archivar la orden
de compra, y se realiza un seguimiento de cobranza y por
último se descarga el pago al sistema. Por último
el proceso de compra de las pinturas y productos para pintar en
almacén inicia al cliente solicitar un producto y se
verifica por sistema y en el almacén que no existe el
mismo, aquí se procede a contactar distintos proveedores,
solicitan el precio a cada uno y se selecciona la mejor
opción, para realizar la orden de compra y se envía
a administración para ser firmada y sellada, luego se
envía la orden de compra al proveedor, se realiza el pago
del producto, envían recibo o comprobante de pago, esperan
la llegada del mismo, reciben el mismo y enseguida se da el
proceso de recepción de materiales y/o repuestos. A cada
uno de los procesos que fueron descritos anteriormente se le
realizaran los flujogramas para representar gráficamente
las distintas operaciones que componen dichos procedimientos,
estableciendo una secuencia cronológica. Para la empresa
PIAR COLOR GUAYANA C. A., será de importancia cada
flujograma, ya que, es un instrumento grafico para la
realización de cada procedimiento y ayuda al analista a
comprender la información de los procedimientos,
permitiendo definir, analizar y solucionar los problemas con
mayor facilidad. Los flujogramas diseñados se encontraran
en el Apéndice B, a continuación se mostrara solo
el de Compra de pinturas y productos para pintar. (Gp:) Verifican
Stock De Productos (Gp:) Estudian cantidad De Productos (Gp:)
Verifican existencia en Almacén (Gp:) Realizan un Listado
de los Productos que se requieren (Gp:) Actualizan o Modifican el
listado (Gp:) Realizan Orden De Compra (Gp:) Realizan Pedido A
Proveedor (Gp:) Esperan Llegada De Productos (Gp:) Realizan
Procedimiento De Ingreso del Productos
(Gp:) SISTEMA DE INVENTARIO Para la empresa PIAR COLOR GUAYANA C.
A., se deben proponer una serie de lineamientos que ayuden a
mejorar el sistema de gestión de inventario y
almacén de pinturas y productos para pintar, donde el
sistema de periodo fijo de pedido es el más oportuno, ya
que se revisa los niveles de inventario en intervalos fijos de
tiempo y se coloca pedidos que cubren pintura y/o producto
suficiente para que se recuperar los niveles de inventario. El
sistema de periodo fijo se emplea en intervalos donde resulte
deseable contar físicamente los inventarios en una base
periódica regular. Es importante mencionar que en
situaciones particulares donde no es factible una contabilidad
perenne de inventario, el conteo periódico de los
materiales podría ser el sistema más
práctico. Una vez que se establece el intervalo de pedido
y se conocen las fechas de revisiones de los inventarios, no es
necesario que se vigile el nivel de inventario hasta la
próxima inspección. Entre estas revisiones se
combina la incertidumbre de la demanda como plazo de entrega para
ofrecer a este sistema un riesgo de faltantes en el
almacén de la empresa, por lo tanto este sistema requiere
de una existencia de seguridad más grande para hacer
frente a este riesgo de faltantes en las pinturas y/o productos.
En efecto la selección de un punto de pedido de pinturas y
o productos para pintar es decisión clave en el sistema de
periodo fijo de pedido. Se acota que si los productos se revisan
con demasiada frecuencia, los costos anuales de pedido llegan a
alcanzar un exceso, mientras que si se revisan con poca
frecuencia las cantidades de pedidos y los niveles de inventario
serán demasiado elevados y aumentara el riesgo de
faltantes. Por lo tanto el intervalo de tiempo entre revisiones
debe ser tal que los costos anuales de almacenar queden
equilibrados contra los costos anuales a pedir. El sistema de
periodo fijo de pedido se podría utilizar
simultáneamente con el sistema de reabastecimiento
opcional, adecuando cada uno a su aplicación particular.
El sistema de reabastecimiento opcional al igual que el de
periodo fijo de pedido tiene la característica de revisar
los niveles de inventario en un intervalo de tiempo fijo; este
sistema de reabastecimiento opcional coloca un pedido lo
suficientemente grande para llevar el inventario a la meta
superior del mismo. Pero, a diferencia del sistema de periodo
fijo de pedido, a menos que en el momento de revisión el
inventario haya caído por debajo de cierto nivel
mínimo, no se coloca pedido de reabastecimiento, es decir
que este modelo protege contra la colocación de pedidos
muy pequeños y resulta atractivo cuando los costos de
revisión a pedir son muy grandes.
Verifican Stock De Productos Estudia cantidad De Productos
Verifican existencia en Almacén Realizan un Listado de los
Productos que se requieren Actualiza o Modifica el listado
Realiza Orden De Compra Realiza Pedido A Proveedor Espera Llegada
De Productos Realizan Procedimiento De Ingreso del Productos
FLUJOGRAMA DE PROCESO DE COMPRA DE PINTURAS Y/O PRODUCTOS PARA
PINTAR A LOS PROVEEDORES
Reciben los Productos Verifican con La Factura y O.C Verifican
cantidad Y buen estado De los Productos Codifican Productos
Ordenan Estantería según Clasificación
Productos Asignan Costo a Cada Productos Ingresan al Sistema los
Productos ¿Conforme? Si Realizan Carta de Reclamo No
Anexan Orden de Compra y Factura Reciben los Productos pedidos
FLUJOGRAMA RECEPCIÓN DE PINTURAS Y/O PRODUCTOS PARA
PINTAR
El Cliente solicita El Producto Verifican existencia de el
Producto Desde sistema Dan precio al cliente ¿Decide
Comprar? Ubican Producto y Muestran al Cliente Fin del Proceso
Proceden a Facturar Entrega Producto y Factura al Cliente Si No
¿Se Encuentra? Fin del Proceso Si No FLUJOGRAMA VENTA DE
PINTURAS Y/O PRODUCTOS PARA PINTAR POR MOSTRADOR DE LA EMPRESA
No
Reciben Solicitud del Cliente Verifican existencia De Producto en
Sistema y Stock ¿Se encuentra? Realizan Procedimiento
Compra de productos Inexistentes En almacén Envían
Precio al Cliente ¿Aprobó? Si Si No Fin del Proceso
Realizan la Factura Envían Productos Con Factura Original
Verifican si el Cliente Tiene crédito Solicitan la Orden
de compra ¿Tiene Crédito? No No Si
Administración Sella y firma el recibo Reciben Recibo De
deposito por Fax o correo Administración Verifica el Pago
Envían N° de cuenta a Depositar Realizan el
Seguimiento de Cobranza Archivan la Orden de Compra Se descarga
el Pago al Sistema Realizan la Factura
Cliente Solicita Producto Verifican Inexistencia de Producto por
Sistema y almacén Contactan a los Proveedores Solicitan el
Precio DelProducto Seleccionan la mejor opción para
comprar Realizan la Orden de Compra Orden de Compra Firma y Sello
de Gerencia Envían la Orden de Compra a
Administración Para autorización Envían la
Orden de Compra al Proveedor Esperan llegada delProducto Reciben
elProducto Realizan Procedimiento de Recepción de Producto
Administración Realiza pago deProducto l Envían
recibo o Comprobante de Pago COMPRA DE PINTURAS Y/O PRODUCTOS
PARA PINTAR INEXISTENTES EN ALMACÉN
Conclusiones Una vez analizados los resultados, se llegaron a las
siguientes conclusiones: PIAR COLOR GUAYANA C. A., lleva un
control obsoleto y de manera manual en lo que refiere al
almacén de las pinturas y productos para pintar. La
empresa no cuenta con un software que permita llevar un control
exacto del inventario al momento de facturar, ingresar o dar
salida a los productos que ofrecen. El almacén no cuenta
con una debida organización en cuanto a estantería
y distribución de las pinturas y productos para pintar
clasificados. Se realizó un inventario para el
almacén de productos de PIAR COLOR GUAYANA C. A., con el
fin de verificar el estado físico y la cantidad de los
mismos, teniendo como resultado un total de las pinturas y
productos para pintar de 104362 donde 2371 están descritos
en unidades de kilogramo y 3156 en unidades de metros, con un
porcentaje de 98,5% en buen estado y otros en mal estado de 1,5
%. Se codificaron cada uno de las pinturas y productos para
pintar, dependiendo de sus especificaciones para facilitar el
proceso de futuros inventarios, al igual que la compra y venta de
los mismos. Se elaboro una nueva gestión de compra y venta
de manera que se optimizaran los procesos y así disminuir
las fallas que afectan la eficiencia de éstos y se
realizaron los flujogramas correspondientes para los diferentes
procesos de compra y venta de pinturas y productos para pintar.
Se reubicaron los estantes en el almacén de repuestos para
aprovechar de una mejor manera el espacio físico y
así contribuir con la organización de las pinturas
y productos para pintar. Se formularon lineamientos para un nuevo
control de inventario en el almacén de las pinturas y
productos para pintar de PIAR COLOR GUAYANA C. A., y así
de esta manera optimizar el pedido, en cuanto a la
revisión del estado del inventario, la cantidad y
frecuencia de pedido.
Recomendaciones En función de los análisis y
resultados obtenidos en este trabajo, se recomienda llevar a cabo
las siguientes acciones para la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A.:
Realizar estudios periódicos de la vida de las pinturas y
productos para pintar que se encuentran en la estantería
del almacén, dado que estos pueden estar sujetos a
obsolescencia o deterioros muy rápidos, pudiendo incurrir
estos en la demanda e inventario de la empresa. Utilizar la
codificación de las pinturas y productos para pintar, para
tener un mayor control en la ubicación de los mismos en el
área de almacén a la hora de su oferta y despacho.
Reorganizar el área de almacén según lo
propuesto con el fin de disminuir las demoras y mejorar el manejo
de las pinturas y productos para pintar. Aplicar los
procedimientos propuestos de compra y venta para evitar problemas
en la empresa y así ayudar a una mejor gestión en
esta área de la empresa. Proveer información a los
empleados de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., sobre los
flujogramas existentes sobre el proceso de compra y venta de la
empresa, con el fin de ayudar a entender de manera más
rápida el mismo. Analizar con más detalle los
inventarios de las pinturas y productos que tengan un valor
más elevado en el inventario de la empresa.