Diseño sistema de gestión almacén de pinturas

Resumen

El estudio realizado se enmarca en el Diseño de
un Sistema de Control de Gestión para la empresa PIAR
COLOR GUAYANA C. A., el cual comprende la evaluación y
propuesta de soluciones a aspectos organizacionales, de control
de inventario, de higiene y seguridad industrial y de la
gestión de recursos e insumos. El estudio se fundamenta en
un diseño del tipo No Experimental, de Campo, Documental y
Descriptivo, se aplicaron técnicas de investigación
como la observación directa, encuestas y entrevistas,
además se utilizaron herramientas de ingeniería
como diagramas de flujo, diagramas de procesos y programas de
procesamiento de texto, cálculo y gráficos, como lo
son Microsoft Word y Microsoft Excel, todos los mencionados se
desempeñan bajo el ambiente Windows, entre otros. Se
diseñó una metodología de
clasificación de pinturas y productos para pintar, se
elaboró una propuesta de mejora en cuanto a la
distribución física, se elaboraron flujogramas de
los procesos de compra y venta y se propusieron lineamientos para
el Sistema de Control para mejorar la gestión del
inventario y almacén de pinturas y productos para
pintar.

Palabras clave: Sistema, Control de
Gestión, Diseño Organizacional,
Inventario.

Introducción

PIAR COLOR GUAYANA C. A., es una empresa que se encarga
de distribuir y comercializar pintura automotriz, pintura
arquitectónica, productos relacionados de reconocida
calidad, con asesoría técnica especializada,
garantizando los más altos estándares de calidad,
eficiencia y competitividad en el sector de
recubrimientos.

El inventario establece la situación del
patrimonio, detallando los valores que lo componen. Se debe
formular antes de cualquier gestión administrativa. Por lo
tanto es un proceso indispensable para la administración
de los materiales de cualquier empresa, pues a través de
su ejecución se conoce cuál es el nivel de
existencia de cada material en el área de
almacén.

La empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., en la
búsqueda continua del mejoramiento y aprovechamiento de
los recursos materiales, toma como punto importante que la
empresa cuente con un bueno sistema de gestión, donde se
encuentren respuesta a las preguntas de ¿Cuanto pedir? y
¿Cuándo pedirlo? A manera de minimizar costos y
además minimizar los problemas y errores asegurando un
trabajo uniforme y eficiente en sus operaciones. Todo esto para
generar una mayor ganancia a la empresa.

La empresa posee dentro de sus instalaciones un
departamento de almacén. En este se encuentran las
pinturas y productos para pintar que la empresa compra y vende al
mercado industrial y comercial. En este se aplica un inventario
cada vez que un proveedor suministra un material, pues, para
darle entrada a dicho almacén es necesario conocer la
cantidad exacta de su existencia física, y con ello es
posible mantener un control.

Sin embargo, el control que se está llevando a
cabo no es suficiente para garantizar un control confiable,
puesto que el inventario se realiza de manera manual, estando
carente de una base de datos confiable que cuente con aspectos
que garanticen su óptima administración.

Por tal motivo es necesario que se diseñe un
sistema de inventario para el Departamento de almacén de
la empresa que permita controlar la cantidad y el estado
físico de los materiales y repuestos que allí se
encuentran.

Este informe está estructurado de la siguiente
manera: Capítulo I, se expone el problema objeto del
proyecto. Capítulo II, se presentan las Generalidades de
la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., Capítulo III, se
destacan los aspectos teóricos. Capítulo IV, se
presenta el diseño metodológico seguido en el
proyecto. Capítulo V, se describe la situación
actual de la empresa. Capítulo VI se presenta la propuesta
de diseño y por último se presentan las
Conclusiones, Recomendaciones, Bibliografía
Apéndices y Anexos.

CAPITULO I

El
problema

En este capítulo se presenta y explica el
problema, el cual será objeto de estudio, su
justificación e importancia en la organización y el
alcance del mismo, y también se detallan los objetivos
formulados para la solución de dicho problema.

• FORMULACION DEL PROBLEMA

PIAR COLOR GUAYANA C. A., es una empresa que
comercializa y distribuye productos de alta calidad dirigidos al
sector industrial, ferretero, doméstico y automotriz,
siendo este último el de mayor surtido y el más
importante en la actualidad para la empresa debido a su
crecimiento y demanda de sus productos. Desde sus inicios el
control de gestión que se ejecuta en esta empresa no es el
más adecuado porque no cuenta con un conjunto de
indicadores que le permita visualizar el desempeño de las
diversas áreas que conforman la empresa, además no
cuenta con una organización estructurada donde se definan
los objetivos y funciones de los respectivos cargos.
Además no se tiene ningún tipo de
información sobre el análisis de riesgos
físicos y químicos más relevantes que se
encuentran presente y que impactan día a día al
trabajador.

Por otra parte, PIAR COLOR GUAYANA, C. A a pesar de
seguir funcionando como empresa al mantenerse activa en el
mercado de pinturas y productos para pintar, viene realizando sus
actividades de una manera no eficiente y antigua, dejando a un
lado la tecnología y la aplicación de
métodos efectivos para realizar y controlar la
gestión interna de cualquier empresa, es decir, que la
empresa no cuenta con un control eficiente en las labores que
realiza, creando esto pérdidas de tiempo y aumento de
costos a la empresa, perjudicando su rentabilidad y aumentando
las actividades a realizar por el personal que allí
labora.

La empresa actualmente tiene la necesidad de contar con
un sistema de gestión que optímese los registros de
todos los productos existentes todas las actividades en el
almacén de la empresa para su comercialización,
desde el estado físico, clasificación,
codificación, cantidad, entre otros, esta facilitara el
control de inventario de materiales y repuestos, del cual se
lleva un control deficiente. En el presente se utilizan
métodos antiguos y netamente manuales, que recurren en
diversos costos, de igual forma se realizan distintas actividades
que se cumplen dentro de la empresa, como lo son la compra y
venta de pinturas y productos para pintar.

Por esta razón se plantea realizar un estudio
para el diseño de un sistema de gestión que permita
mejorar y controlar dichas actividades en el almacén, y
que se realicen de manera correcta, con el cual se logrará
llevar un control eficiente de pinturas y productos para pintar,
de igual forma garantizar que la información resultante
sea acertada y corresponda con la situación actual del
almacén.

• ALCANCE

El estudio se realizará en la Empresa PIAR COLOR
GUAYANA C. A., específicamente enfocando hacia el control
de la gestión, por medio de una base de datos,
distribución de almacén y los procesos de compra y
venta de pinturas y productos para pintar.

• DELIMITACIONES

La investigación tendrá lugar en las
instalaciones físicas de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C.
A., abarcando el área correspondiente al almacén de
pinturas, las actividades que éste realiza, incluyendo los
procesos de compra y venta del producto.

• LIMITACIONES

La empresa presenta información poco confiable en
cuanto al inventario del almacén de pinturas y productos
para pintar, esta información no se encuentra debidamente
almacenada ni registrada por lo cual la información
disponible en físico es deficiente y desactualizada.
Debido a esto el estudio está limitado a la
información que se pueda recolectar, de igual forma el
tiempo empleado para el levantamiento.

• JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

En PIAR COLOR GUAYANA C. A, el desarrollo de un sistema
de control de gestión para el almacén de pinturas
tiene como finalidad controlar y mejorar el sistema actual de la
empresa, suministrando información actualizada y correcta
que permitan evaluar, controlar y dar seguimiento a las
actividades y procesos para obtener una mejor rentabilidad y
productividad en el desempeño de las labores.

La importancia del estudio radia en reducir costos y
tiempo de ejecución en las actividades, garantizando que
la información requerida es correcta y la meta de realizar
las labores es la más idónea, y así la
empresa alcance las metas planteadas al formularse estrategias y
planificar actividades con datos exactos e información
actualizada.

• OBJETIVO GENERAL

Diseñar un sistema de control de gestión
en el almacén de pinturas y productos para pintar de la
empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A.

• OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• 1) Diagnosticar la situación actual del
  almacén de pinturas y productos para pintar de PIAR
  COLOR GUAYANA C. A.

• 2) Diseñar una metodología de
  clasificación para las pinturas y productos para
  pintar del almacén de PIAR COLOR GUAYANA, C.
  A.

• 3) Elaborar propuesta de mejora en cuanto a la
  distribución física de pinturas y productos
  para pintar en el almacén.

• 4) Analizar y evaluar la gestión de los
  procesos de compra y venta de pinturas y productos para
  pintar.

• 5) Elaborar flujogramas de los procesos de
  compra y venta de pinturas y productos para
  pintar.

• 6) Proponer lineamientos para el Sistema de
  Control para mejorar la gestión del inventario y
  almacén de pinturas y productos para
  pintar.

CAPITULO II

Generalidades de
la empresa

A continuación se presenta la reseña
histórica de la empresa, descripción de la empresa,
la ubicación geográfica y proceso productivo de de
la misma:

2.1. RESEÑA HISTÓRICA

PIAR COLOR GUAYANA C. A. comienza sus actividades el mes
de marzo del año 2009 en la región Guayana
aprovechando el potencial económico, además del
crecimiento poblacional de la misma.

En sus inicios, PIAR COLOR GUAYANA C. A., comercializa y
distribuye productos 3M, dichos productos abarcaban el
ámbito industrial (productos abrasivos, productos de
seguridad integral) y automotriz (lijas, pulituras, etc.) sin
embargo al observar el comportamiento de su mercado meta se
presento la oportunidad de incluir como complemento, para el
ámbito automotriz, todo lo relacionado con recubrimientos
y repintado, ampliando su gama de productos y
servicios.

Es donde PIAR COLOR GUAYANA C.A., crea alianzas
comerciales con la reconocida marca DUPONT, logrando así
ser el distribuidor autorizado de dicha marca.

Con el transcurrir de los meses PIAR COLOR GUAYANA C.A.,
toma la decisión de enfocar como su producto principal las
pinturas incluyendo una línea de pintura
arquitectónica con la marca SOLINTEX, siendo
también distribuidor autorizado.

2.2. DESCRIPCION GENERAL DE LA EMPRESA

La empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., se encarga de la
distribución, comercialización de productos
destinados exclusivamente a satisfacer las necesidades del sector
automotor e industrial de la región oriental de Venezuela,
con su extensa oferta de productos innovadores y servicios
destinados al tratamiento metálico, repintado de los
vehículos, recubrimientos
arquitectónicos.

En la actualidad PIAR COLOR GUAYANA C. A., es
distribuidor autorizado de las marcas SAGOLA, 3M, DUPONT,
SOLINTEX

La empresa dispone de un área de aproximadamente
400 mts2 cuenta con un área de depósito de
materiales, un área de laboratorio, un área de
despacho, dos oficinas y una sala de reuniones

El objetivo principal de PIAR COLOR GUAYANA C. A., es
ofrecer y vender productos de altos estándares de calidad
con atención especializada para garantizar y satisfacer
los requerimientos y expectativas de sus clientes.

2.3. MISIÓN

Distribuir y comercializar pintura automotriz, pintura
arquitectónica, productos relacionados, con
asesoría técnica especializada, para satisfacer las
necesidades del cliente a través de una marcada
diferenciación en la calidad de servicio en el sector de
recubrimientos.

2.4. VISIÓN

Seremos el distribuidor líder del oriente del
país, estaremos orientados al mercado con una presencia
predominante en el punto de venta y un complejo portafolio de
productos y marcas de reconocida calidad para satisfacer las
necesidades de nuestros clientes de manera consistente,
garantizando los más altos estándares de calidad,
eficiencia y competitividad.

2.5. UBICACIÓN
GEOGRÁFICA

PIAR COLOR GUAYANA C. A., está ubicada en la
Avenida Manuel piar. S/N, frente a la estación de
servicios Vista Al Sol, San Felix, Estado Bolívar,
Venezuela. Ver figura 1.

Figura 1. Fachada PIAR COLOR
GUAYANA C.A.,

Fuente: Autor

2.6. PROCESO PRODUCTIVO

El proceso productivo de PIAR COLOR GUAYANA C. A., se
basa en la compra de productos 3M, Dupont, Sagola, Solintex,
entre otros, a precios estandarizados en el mercado, dichos
productos son traslados hasta el lugar de almacenamiento
destinado por la empresa. Parte de estos son distribuidos a los
diversos clientes que han realizado compras al mayor, mientras
que otra parte son destinados a satisfacer clientes que realizan
compras al detal.

PIAR COLOR GUAYANA C. A., cuenta con un área
destinada para la preparación de pinturas automotrices,
esta área es denominada "laboratorio". Aquí se
encuentra una serie de tintas las cuales crean los diversos
matices necesarios para las reparaciones de repintado en
vehículos, aviones, barcos, lanchas entre otras
modalidades.

El proceso de preparación de pintura automotriz
consta de varias etapas, primeramente el colorista observa el
color según la muestra que el cliente posea, cabe destacar
que todo color de vehículo posee una codificación
de planta según el fabricante, el año, el modelo
del vehículo la cual se encuentra cargada en la base de
datos de la empresa, dicha codificación brinda al
colorista la información de las cantidades en gramos de
tintas para realizar el color según la cantidad que el
cliente exija. Luego de tener la información se procede a
pesar los gramos de las distintas tintas para obtener el color
deseado. Se toma una muestra del color realizado para compararlas
con la muestra del cliente para observar si amerita o no
algún ajuste del color.

Una vez obtenido el color exacto que coincida con la
muestra el colorista registra en el formulario respectivo las
cantidades en gramos de las diversas tintas que usó, luego
el facturador descarga en el sistema dicha información
para que el cliente cancele lo correspondiente a la
realización del color.

CAPITULO III

Marco
teórico

En este capítulo se desarrollan las bases
teóricas, las cuales fundamentan las diversas decisiones
metodológicas y aplicación de técnicas de
ingeniería a realizarse en el estudio.

3.1. CONTROL DE GESTIÓN

En términos generales, se puede decir que el
control debe servir de guía para alcanzar eficazmente los
objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles
(técnicos, humanos, financieros, etc.). Por ello podemos
definir el control de gestión como un proceso de
retroalimentación de información de uso eficiente
de los recursos disponibles de una empresa para lograr los
objetivos planteados.

Los condicionantes del control de
gestión:

• El primer condicionante es el entorno. Puede ser un
  entorno estable o dinámico, variable
  cíclicamente o completamente atípico. La
  adaptación al entorno cambiante puede ser la clave del
  desarrollo de la empresa.

• Los objetivos de la empresa también
  condicionan el sistema de control de gestión,
  según sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y
  medioambientales, etc.

• La estructura de la organización,
  según sea funcional o divisional, implica establecer
  variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de
  control también distintos.

• El tamaño de la empresa está
  directamente relacionado con la centralización. En la
  medida que el volumen aumenta es necesaria la
  descentralización, pues hay más cantidad de
  información y complejidad creciente en la toma de
  decisiones.

• Por último, la cultura de la empresa, en el
  sentido de las relaciones humanas en la organización,
  es un factor determinante del control de gestión, sin
  olvidar el sistema de incentivos y motivación del
  personal.

3.2. FINES DEL CONTROL DE
GESTIÓN

El fin principal del control de gestión es el uso
eficiente de los recursos disponibles para la consecución
de los objetivos.

Sin embargo se pueden concretar otros fines más
específicos como los siguientes:

• Informar: Consiste en transmitir y comunicar la
  información necesaria para la toma de
  decisiones.

• Coordinar: Trata de encaminar todas las actividades
  eficazmente a la consecución de los
  objetivos.

• Evaluar: La consecución de las metas
  (objetivos) se logra gracias a las personas, y su
  valoración es la que pone de manifiesto la
  satisfacción del logro.

• Motivar: El impulso y la ayuda a todo responsable es
  de capital importancia para la consecución de los
  objetivos.

3.3. INSTRUMENTOS DEL CONTROL DE
GESTIÓN

Las herramientas básicas del control de
gestión son la planificación y los
presupuestos.

La planificación consiste en adelantarse al
futuro eliminando incertidumbres. Está relacionada con el
largo plazo y con la gestión corriente, así como
con la obtención de información básicamente
externa. Los planes se materializan en programas.

El presupuesto está más vinculado con el
corto plazo. Consiste en determinar de forma más exacta
los objetivos, concretando cuantías y responsables. El
presupuesto aplicado al futuro inmediato se conoce por
planificación operativa; se realiza para un plazo de
días o semanas, con variables totalmente cuantitativas y
una implicación directa de cada departamento.

El presupuesto se debe negociar con los responsables
para conseguir una mayor implicación; no se debe imponer,
porque originaría desinterés en la
consecución de los objetivos.

La comparación de los datos reales, obtenidos
esencialmente de la contabilidad, con los previstos puede
originar desviaciones, cuando no coinciden. La causa puede
ser:

• Errores en las previsiones del entorno:
  estimación de ventas, coste de ventas, gastos
  generales, etc.

• Errores de método: poca
  descentralización, escaso rigor temporal, falta de
  coordinación entre contabilidad y presupuestos,
  etc.

• Errores en la relación medios-fines: cifras
  ambiciosas, incorrecto uso de los medios, etc.

3.4. SISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN

Un Sistema de Control de Gestión (SCG) es una
estimulación organizada para que los "managers"
descentralizados tomen sus decisiones a su debido tiempo, permite
alcanzar los objetivos estratégicos perseguidos por cada
empresa. Para mantener la eficiencia organizativa y facilitar la
toma de decisiones es fundamental controlar la evolución
del entorno y las variables de la propia organización que
pueden afectar su propia supervivencia.

El sistema de control de gestión como conjunto de
procedimientos que representa un modelo organizativo concreto
para realizar la planificación y control de las
actividades que se llevan a cabo en la empresa, queda determinado
por un conjunto de actividades y sus interrelaciones, y un
sistema informativo (SI).

Sin embargo se encuentran otros enfoques modernos, como
el de Mallo y Merlo que conciben el SCG como un sistema
de información-control superpuesto y enlazado
continuamente con la gestión que tiene por fin definir los
objetivos compatibles, establecer las medidas adecuadas de
seguimiento y proponer las soluciones específicas para
corregir las desviaciones. El control es activo en el sentido de
influenciar sobre la dirección para diseñar el
futuro y crear continuamente las condiciones para hacerlo
realidad.

Se considera como aquellos procedimientos y controles
habituales, de tipo formal, basados en la información y
utilizados por la dirección para mantener o modificar
determinadas pautas en las actividades de la organización,
distinguiendo dentro del SCG cuatro tipos de sistemas formales
basados en la información en función de su
relación con la estrategia: sistema de creencias, sistema
de establecimiento de límites, Sistema de control de
diagnóstico y sistema de control interactivo.

El sistema de creencias, para comunicar y reforzar las
declaraciones sobre la misión y los objetivos de la
empresa; el sistema de establecimiento de límites, para
fijar las reglas y los límites, como los sistemas de
elaboración de presupuestos; el sistema de control de
diagnóstico, como sistema formal de feed-back, para
realizar el seguimiento de los resultados y corregir las
desviaciones que se producen en relación con lo previsto;
y el sistema de control interactivo, para atraer la
atención y fomentar el diálogo y el aprendizaje en
toda la organización.

Dentro de la descripción y valoración del
control de gestión se especifican dos concepciones comunes
aceptadas en el ámbito administrativo, por un lado se
tiene al control como necesidad inherente al proceso de
dirección (enfoque racional) y por el otro, en un
paradigma más integral vinculado no sólo a la
dirección formal, sino a factores claves como la cultura,
el entorno, la estrategia, lo psicológico, lo social y la
calidad, representados por los llamados enfoques psicosociales,
culturales, macro sociales y de calidad.

No basta con decir claramente a donde se quiere llegar
con los esfuerzos y como se van a realizar, es imprescindible
establecer cuáles son para la organización aquellos
factores críticos que hay que cuidar para tener
éxito (FCE), muchos de los cuales están
íntimamente ligados con las estrategias que se van a
desarrollar. De ahí que, si queremos tener dominio
(control) sobre lo que está ocurriendo, el control debe
estar enfocado a evaluar el comportamiento de los factores
críticos que inciden en el cumplimiento de las
estrategias. Así, el control debe ser flexible,
ajustándose permanentemente a las cambiantes estrategias
de la organización.  

3.5. PROCESO METODOLÓGICO PARA EL DESARROLLO
DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

• a)  Diagnóstico Institucional:
  todo proceso de control de gestión comienza con el
  estudio propio del sistema a controlar. El diagnóstico
  tiene como objetivo, según Abad , identificar posibles
  obstáculos que puedan interferir en la eficacia del
  sistema, del mismo modo establecer si están dadas las
  condiciones para la ejecución del sistema propuesto e
  identificar los procesos claves para que el sistema opere
  sobre ellos y sus variables claves, a fin de garantizar en lo
  posible el éxito organizacional. Generalmente los
  análisis institucionales se orientan hacia el estudio
  estratégico de la organización, es decir
  identificando fortalezas y debilidades internas con su
  relación al entorno amenazante o facilitador de
  resultados productivos, de igual manera analiza normas,
  sistemas financieros, cultura organizacional, estructura,
  capacidad estratégica, desempeño institucional
  de recursos humanos, entre otros.

• b) Identificación de procesos
  claves: luego de conocer como se encuentra el sistema a
  controlar, es necesario identificar los procesos claves para
  el éxito empresarial, el control de gestión no
  actúa sobre todos los procesos internos de la
  organización, sino por el contrario se centra en
  aquellos suficientemente importantes en el desempeño
  eficaz del sistema a controlar, van desde la situación
  financiera, pasando por la situación comercial,
  producción, personal, servicios, cliente, relaciones
  con otros entes, eficacia, eficiencia, calidad, pertenencia,
  entre otros.

• c) Diseño del sistema de
  indicadores: De la identificación de las
  áreas claves, se originan los indicadores que van a
  permitir medir atributos de dichos procesos y tomar las
  decisiones pertinentes para su corrección. Un
  indicador se define como la relación entre variables
  cuantitativas o cualitativas que permiten observar la
  situación y las tendencias de cambio generadas en el
  objeto o fenómeno observado, respecto a los objetivos
  y metas previstas e influencias esperadas.

3.6. INVENTARIOS

La contabilidad para los inventarios forma parte muy
importante para los sistemas de contabilidad de
mercancías, porque la venta del inventario es el
corazóndel negocio. El inventario es, por lo general, el
activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son
usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las
empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por
ser ésta su principal función y la que dará
origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de
una constante información resumida y analizada sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de
cuentasprincipales y auxiliares relacionadas con esos controles.
Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

• Inventario (inicial)

• Compras

• Devoluciones en compra

• Gastos de compras

• Ventas

• Devoluciones en ventas

• Mercancías en tránsito

• Mercancías en consignación

• Inventario (final)

El Inventario Inicial representa el valor de las
existencias de mercancías en la fecha que comenzó
el período contable. Esta cuenta se abre cuando el control
de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al
método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta
finalizar el período contable cuando se cerrará con
cargo a costo de ventaso bien por Ganancias y Pérdidas
directamente.

3.7. FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS

Algunos inventarios son inevitables. Todo o
cuando menos una parte del inventario de manufactura en proceso
es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del
inventario, parte de él estará en las
máquinasotra parte estará en la fase de traslado de
una máquina a otra, o en tránsito del
almacén de materias primas a la línea de
producción o de ésta, al almacén de
artículos terminados. Si vamos a tener producción
es inevitable tener inventarios en proceso. Sin embargo,
frecuentemente podemos minimizar este inventario mediante una
mejor programación de la producción, o bien
mediante una organización más eficiente de la
línea de producción, o bien mediante una
organización más eficiente de la línea de
producción. Como una alternativa, podríamos pensar
en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la carga de
llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista.
En ocasiones conviene acumular inventario en proceso para evitar
problemas relacionados con la programación y
planeación de la producción. Si se trata de una
política bien pensada, está bien; sin embargo
frecuentemente resulta ser un camino fácil para obviar una
tarea difícil.El resto del inventario que se tenga en
accesorios, materias primas, artículos en proceso y
artículos terminados simplemente se mantiene por una
razón básica. Principalmente se tiene inventarios
porque nos permite realizar las funciones de compras,
producción y ventas a distintos niveles.

3.8. PLANIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE
INVENTARIO

En la mayoría de los negocios, los inventarios
representan una inversión relativamente alta y producen
efectos importantes sobre todas las funciones principales de la
empresa. Cada función tiene a generar demandas de
inventario diferente y a menudo incongruente:

Ventas.- Se necesitan inventarios elevados para hacer
frente con rapidez a las exigencias del mercado.

Producción.- se necesitan elevados inventarios de
materias primas para garantizar la disponibilidad en las
actividades de fabricación; y un colchón
permisiblemente grande de inventarios de productos terminados
facilita niveles de producción estables.

Compras.- las compras elevadas minimizan los costos por
unidad y los gastos de compras en general.

Financiación.- los inventarios reducidos
minimizan las necesidades de inversión (corriente de
efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios
(almacenamiento, antigüedad, riesgos, etc.).

Los propósitos de las políticas de
inventarios deben ser:

• Planificar el nivel óptimo de
  inversión en inventarios.

• A través de control, mantener los niveles
  óptimos tan cerca como sea posible de lo
  planificado.

Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre
dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de
operación, riesgos e inversión insostenibles, y un
nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de
hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y
producción (Alto costo por falta de
existencia).

3.9. ¿QUE FUNCIONES CUMPLE EL
INVENTARIO?

En cualquier organización, los inventarios
añaden una flexibilidad de operación que de otra
manera no existiría. En fabricación, los
inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a
menos que cada parte individual se lleve de maquina a
máquina y que estas se preparen para producir una sola
parte.

Funciones:

• Eliminación de irregularidades en la
  oferta

• Compra o producción en lotes o
  tandas

• Permitir a la organización manejar materiales
  perecederos

• Almacenamiento de mano de obra

3.10. DECISIONES SOBRE INVENTARIO

Hay dos decisiones básicas de inventario que los
gerentes deben hacer cuando intentan llevar a cabo las funciones
de inventario recién revisadas. Estas dos decisiones se
hacen para cada artículo en el inventario:1.- Que cantidad
de un artículo ordenar cuando el inventario de ese
ítem se va a reabastecer.

2.- Cuando reabastecer el inventario de ese
artículo.

3.11. TIPOS DE INVENTARIO

Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo
acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un
registro detallado que puede servir también como mayor
auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y
las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el
inventario de las diferentes secciones del almacén y se
ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es
necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los
registrosperpetuos son útiles para preparar los estados
financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio
puede determinar el costo del inventario final y el costo de las
mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener
que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un
alto grado de control, porque los registros de inventario
están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios
utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los
inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los
automóviles; hoy día con este método los
administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las
cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la
fijación de precios al cliente y los términos de
venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda
a proteger el inventario.

Inventario Intermitente: Es un inventario que se
efectúa varias veces al año. Se recurre al, por
razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del
inventario contable permanente, al que se trata de suplir en
parte.

Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al
cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar
un periodo, y sirve para determinar una nueva situación
patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas
las operaciones mercantiles de dicho periodo.

Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar
comienzos a las operaciones.

Inventario Físico: Es el inventario real. Es
contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes
clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia
en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas
partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las
existencias.

Inventario Mixto: Inventario de una clase de
mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden
identificarse con un lote en particular.

Inventario de Productos Terminados: Todas las
mercancías que un fabricante ha producido para vender a
sus clientes.

Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de
sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a
la compañía con sus proveedores y sus clientes,
respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un
lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no
puede tener una función útil para las plantas o los
clientes, existe exclusivamente por el tiempo de
transporte.

Inventario de Materia Prima: Representan existencias de
los insumos básicos de materiales que abran de
incorporarse al proceso de fabricación de una
compañía.

Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a
medida que se añade mano de obra, otros materiales y
demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que
llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de
un producto terminado; mientras no concluya su proceso de
fabricación, ha de ser inventario en proceso.

Inventario en Consignación: Es aquella
mercadería que se entrega para ser vendida pero él
título de propiedad lo conserva el vendedor.

Inventario Máximo: Debido al enfoque de control
de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario
pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo
tanto se establece un nivel de inventario máximo. Se mide
en meses de demanda pronosticada, y la variación del
excedente es: X >Imax.

Inventario Mínimo: Es la cantidad mínima
de inventario a ser mantenidas en el almacén.

Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra
disponible para la producción o venta. Inventario en
Línea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en
la línea de producción.

Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las
existencias de un único artículo representa un alto
costo, para minimizar el impacto del costo en la
administracióndel inventario, los artículos se
agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de
materiales de acuerdo a su importancia económica,
etc.

Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir
con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es
aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u
otros.

Inventario de Previsión: Se tienen con el fin de
cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia
con el respecto a los de seguridad, en que los de
previsión se tienen a la luz de una necesidad que se
conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor
riesgo.

Inventario de Seguridad: Son aquellos que existen en un
lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la
demanda u ofertade unidades en dicho lugar. Los inventarios de
seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la
incertidumbre de la actuación de proveedores debido a
factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades
que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se
utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas
de la demanda.

Inventario de Mercaderías: Son las
mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas,
en un momento determinado.

Inventario de Fluctuación: Estos se llevan porque
la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no
pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda
y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de
seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando
el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos
inventarios pueden incluirse en un plan de producción de
manera que los niveles de producción no tengan que cambiar
para enfrentar las variaciones aleatorias de la
demanda.

Inventario de Anticipación: Son los que se
establecen con anticipación a los periodos de mayor
demanda, a programas de promocióncomercial o a un periodo
de cierre de planta. Básicamente los inventarios de
anticipación almacenan horas-trabajo y
horas-máquina para futuras necesidades y limitan los
cambios en las tasas de producción.

Inventario de Lote o de tamaño de lote: Estos son
inventarios que se piden en tamaño de lote porque es
más económico hacerlo así que pedirlo cuando
sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser
más económico llevar cierta cantidad de inventario
que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de
alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los
artículos adquiridos.

Inventario Estaciónales: Los inventarios
utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas
económicamente la demanda estacional variando los niveles
de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda.
Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de
producción de las operaciones, para que los trabajadores
no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente.

Inventario Intermitente: Es un inventario realizado con
cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo
contable.

Inventario Permanente: Método seguido en el
funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de
existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con
el valor de los stocks.

Inventario Cíclico: Son inventarios que se
requieren para apoyar la decisión de operar según
tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de
comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la
vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los
inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del
sistema.

3.12. MÉTODO DE VALUACIÓN DE
INVENTARIOS

Existen numerosas bases aceptables para la
valuación de los inventarios; algunas de ellas se
consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en
tanto que otras son de aplicación general.

Entre las cuestiones relativas a la valuación de
los inventarios, la de principal importancia es la consistencia:
La información contable debe ser obtenida mediante la
aplicación de los mismos principios durante todo el
periodo contable y durante diferentes periodos contables de
manera que resulte factible comparar los Estados Financieros de
diferentes periodos y conocer la evolución de la entidad
económica; así como también comparar con
Estados Financierosde otras entidades económicas. Las
Principales bases de valuación para los inventarios son
las siguientes:

• Costo

• Costo o Mercado, al más bajo

• Precio de Venta

Base de Costo para la valuación de los
inventarios: El Costo incluye cualquier costo adicional necesario
para colocar los artículos en los anaqueles. Los costos
incidentales comprenden el derecho de importación, fletes
u otros gastos de transporte, almacenamiento, y seguros, mientras
los artículos y/o materias primas son transportados o
están en almacén, y los gastos ocasionales por
cualquier periodo de añejamiento.

Base de Costo o Mercado, el más bajo: El precio
de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes
bases, según sea el tipo de inventario de que se
trate:

• Base de compra o reposición: esta base se
  aplica a las mercancías o materiales
  comprados.

• Base de Costo de reposición: se aplica a los
  artículos en proceso, se determina con base a los
  precios del mercado para los materiales, en los costos
  prevalecientes de salarios y en los gastos de
  fabricación corrientes.

Partes: 1, 2