Optimización del sistema de registros de equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos
(Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos
críticos del proceso de recepción, almacén y
despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
Puerto Ordaz. INTRODUCCIÓN Petróleos de Venezuela
S.A. es una corporación estatal de la República
Bolivariana de Venezuela que se encarga de la exploración,
producción, manufactura, transporte y mercadeo de los
hidrocarburos del país. La empresa, a través de la
Gerencia de Distribución Oriente, cuenta con seis plantas
que distribuyen gasolina de 95 octanos, gasolina de 91 octanos y
diesel a la región oriente sur del país. Dentro de
ésta se encuentra la Planta de Distribución PDVSA
Puerto Ordaz. En PDVSA la importancia de implementar un Sistema
de Gestión de la Calidad, radica en el hecho de que sirve
de plataforma para desarrollar al interior de la
organización, una serie de actividades, procesos y
procedimientos, encaminados a lograr que las
características del producto cumplan con los requisitos
del cliente, en pocas palabras sean de calidad.
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Puerto Ordaz. El Sistema de Calidad implantado en la Planta de
Distribución PDVSA Puerto Ordaz, tiene por objeto
establecer y mantener la documentación que soporta al
Sistema de Gestión de la Calidad de la Gerencia de
Distribución Oriente, dentro de dicha documentación
se encuentran los registros, que son la constancia de las
actividades de mantenimiento realizadas en la planta. Por ello,
es necesaria la optimización de los registros de los
equipos críticos en la Planta de Distribución PDVSA
Puerto Ordaz, ya que en una auditoria interna del Sistema de
Gestión de la Calidad realizada en dicha planta, fueron
solicitados dichos registros y por falta de organización y
control de los mismos se generó una no conformidad en la
evaluación del sistema. INTRODUCCIÓN
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Puerto Ordaz. Antecedentes del problema Sistema de Gestión
de la Calidad Documentación Técnica Registros
Auditorias Internas (3 meses) Auditorias Externas (6 meses)
Información Proceso medular Procesos de apoyo Junio 2007
Departamento de Planificación y Gestión.
Trazabilidad No conformidades Cláusula 4.2.4 Control de
Registros Manual de Gestión de la Calidad SAP
Desinformación Códigos No existe constancia.
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Puerto Ordaz. Formulación del problema Pese a la excelente
gestión del Sistema de Calidad, la planta presenta una
problemática en cuanto al sistema de registros del proceso
de mantenimiento, que incluye el Análisis de Riesgos en
Tareas Específicas (ARETE), permiso de trabajo y registro
de las actividades de mantenimiento, porque la trazabilidad de
dichos registros es muy complicada debido a la falta de
organización de la información y a la manera
engorrosa en que se encuentran archivados lo que ocasiona una no
conformidad en el momento de una auditoria.
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Puerto Ordaz. Formulación del problema (Gp:) No existe un
formato en donde se pueda reflejar con claridad la secuencia de
operaciones individuales estandarizadas a realizar, los equipos a
utilizar y el resultado final de las condiciones del equipo
posteriores al mantenimiento. Además, la planta requiere
de un diseño de fichas técnicas de los equipos que
en ella se encuentran, esto es, un formato en donde se
especifican todas las características de los mismos como:
marca, código, modelo, serial, ubicación
técnica, entre otras
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Puerto Ordaz. Formulación del problema (Gp:) Adicional a
esto, en la planta no está definido el sistema de
codificación que tienen los equipos críticos, es
decir, no cuentan con un manual donde se describa el historial de
dicha codificación, así como la manera correcta de
usarla.
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Puerto Ordaz. OBJETIVOS (Gp:) Objetivo General (Gp:) Realizar una
optimización de los registros de los equipos
críticos del proceso de recepción, almacén y
despacho de productos de la Planta de Distribución PDVSA
Puerto Ordaz.
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críticos del proceso de recepción, almacén y
despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
Puerto Ordaz. Objetivos Específicos Diagnosticar la
situación actual de los registros de los equipos
críticos del proceso de recepción, almacén y
despacho de productos de la planta. 2. Diseñar e
implementar fichas técnicas para los equipos
críticos de la planta. 3. Definir el sistema de
codificación en SAP para los equipos críticos. 4.
Elaborar un manual del Sistema de Codificación en SAP de
los equipos críticos de la Planta. 5. Diseñar un
formato para el control de historial de equipos de manera que se
conozcan las condiciones de dichos equipos una vez finalizado el
mantenimiento. 6. Codificar y organizar los registros
físicos y electrónicos de los equipos
críticos del proceso de mantenimiento de la planta. 7.
Actualizar la base de datos del sistema SAP, de los equipos
críticos de los procesos de recepción,
almacén y despacho de productos de la planta. 8.
Establecer y proponer un plan de estrategias para el control de
registros tanto físicos como electrónicos de
equipos críticos de la planta de distribución PDVSA
Puerto Ordaz.
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críticos del proceso de recepción, almacén y
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Puerto Ordaz. Tipo de estudio Población y muestra (Gp:) El
presente estudio se realizó mediante una
investigación con diseño no experimental del tipo
aplicado, documental y de campo. (Gp:) Se tomó una muestra
en donde sólo se optimizaron los registros de los equipos
que conforman el múltiple de recibo, para el proceso de
recepción, las válvulas motorizadas para el proceso
de almacén, los equipos que forman parte del llenadero
para el proceso de despacho y todos los equipos que posee el
Sistema Contra Incendio de la planta.
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Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) Diagnosticar la
situación actual de los registros de los equipos
críticos del proceso de recepción, almacén y
despacho de productos de la planta. (Gp:) REGISTROS
FÍSICOS (Gp:) Son archivados en una carpeta identificada
con el mes en que son llenados. Solo constan de Análisis
de Riesgos en Tareas Específicas y Permiso de Trabajo No
existe registro que le proporcione al personal información
clave para optimizar la realización de los mantenimientos.
No existe constancia del estado de los equipos después de
realizarles mantenimiento.
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Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) Diagnosticar la
situación actual de los registros de los equipos
críticos del proceso de recepción, almacén y
despacho de productos de la planta. (Gp:) REGISTROS
ELECTRÓNICOS (Gp:) Se encuentran en el Software SAP Cada
equipo posee un código En SAP se pueden observar,
modificar o crear equipos y sus características
Actualmente la información en SAP es escasa, esta
desordenada y obsoleta.
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Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) 2. Diseñar
e implementar fichas técnicas para los equipos
críticos de la planta.
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Puerto Ordaz. CÓDIGO: FM POZ -16 /FECHA DE
ELABORACIÓN 20/08/2007 N° REVISIÓN: 0/
EDICIÓN 1
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Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) 3. Definir el
sistema de codificación en SAP para los equipos
críticos. (Gp:) Para elaborar el manual de
codificación de los equipos en SAP fue necesario definir
el sistema de codificación actual de dichos equipos, es
decir, se realizó una investigación para conocer el
origen del código SAP, esto es, el número de
identificación de los equipos que pertenecen a la planta
de distribución PDVSA Puerto Ordaz.
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Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) 4. Elaborar un
manual del Sistema de Codificación en SAP de los equipos
críticos de la Planta. Este manual se diseño con el
fin de proporcionar al personal una herramienta que les permita
conocer la forma correcta de usar el programa SAP para la
codificación de los equipos
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Puerto Ordaz.
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Puerto Ordaz.
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críticos del proceso de recepción, almacén y
despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) 5. Diseñar
un formato para el control de historial de equipos de manera que
se conozcan las condiciones de dichos equipos una vez finalizado
el mantenimiento.
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Puerto Ordaz.
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Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) 6. Codificar y
organizar los registros físicos y electrónicos de
los equipos críticos del proceso de mantenimiento de la
planta. Como resultado del logro de este objetivo
específico, se organizaron los registros físicos de
los equipos críticos del proceso de recepción,
almacén y despacho de productos de la planta de
distribución PDVSA Puerto Ordaz, los registros fueron
archivados por ubicación técnica, es decir, cada
carpeta está identificada por una ubicación
técnica y el código SAP de la misma y una lista de
equipos pertenecientes a dicha ubicación
técnica.
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Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) 7. Actualizar la
base de datos del sistema SAP, de los equipos críticos de
los procesos de recepción, almacén y despacho de
productos de la planta.
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Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) 8. Establecer y
proponer un plan de estrategias para el control de registros
tanto físicos como electrónicos de equipos
críticos de la planta de distribución PDVSA Puerto
Ordaz. Para un mayor control de los registros se debe
esquematizar la forma en que se realiza el proceso de
mantenimiento, de esta manera el personal tendrá a su
disposición un procedimiento de las actividades de
mantenimiento, desde la creación del plan de mantenimiento
hasta la fase de cierre técnico, de forma sintetizada, y
así se tendrá un control de los registros que
despiden dichas actividades.
(Gp:) 5 Ejecuta el mantenimiento (Gp:) 1 Crea un plan de
mantenimiento (Gp:) Controlador de Mantenimiento (Gp:)
Controlador de Mantenimiento (Gp:) 2 Carga el plan en SAP (Gp:)
Controlador de Mantenimiento (Gp:) 3 Imprime las Ordenes de
Mantenimiento mensual (Gp:) 4 Crea un plan de mantenimiento
semanal (Gp:) Ejecutor (Gp:) Ejecutor (Gp:) 6 Llena el permiso de
trabajo, ARETE y control de historial de equipos (Gp:) Ejecutor
(Gp:) 7 Notifica al Controlador la finalización del
mantenimiento (Gp:) Ejecutor (Gp:) 8 Entrega los registros
(permiso de trabajo, ARETE y Control de historial de equipos)
(Gp:) Controlador de Mantenimiento (Gp:) 9 Realiza el cierre
técnico del plan de mantenimiento en SAP (Gp:) Controlador
de Mantenimiento (Gp:) 10 Archiva los registros (Gp:) Control de
los registros. Se deben archivar los registros una vez que se ha
realizado el cierre del mantenimiento en SAP.
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Puerto Ordaz. (Gp:) CONCLUSIONES (Gp:) Los resultados obtenidos
permiten concluir con los siguientes aspectos: 1. La forma en que
se encuentran organizados los registros de los equipos
críticos de la planta es engorrosa y causa pérdida
de tiempo al personal cuando son solicitadas. 2. Los registros
físicos no contienen ningún tipo de fichas
técnicas que contengan información de los equipos
que se laboran en la planta. 3. Cuando se ingresa por primera vez
un equipo al software SAP, introduciendo todos los campos
necesarios y luego de guardar dicha información, el mismo
sistema le suministra al usuario la codificación del
equipo. 4. En la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz
no se contaba con un manual que explicara el procedimiento del
sistema de codificación en SAP.
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Puerto Ordaz. CONCLUSIONES (Gp:) 5. Se evidenció que no
existe constancia o documento que especifique el estado en que se
encuentran los equipos luego de realizarle los mantenimientos. 6.
Las carpetas que contienen los registros físicos no poseen
códigos ni identificación que faciliten la
búsqueda de los mismos, así como también hay
equipos que no se han ingresado al sistema y por lo tanto no
poseen código SAP. 7. Se encontró que el sistema
SAP estaba desactualizado, debido a que algunos equipos fueron
reemplazados y dicha información no fue ingresada al
programa y aun no se habían integrado las especificaciones
de los nuevos equipos. 8. Los registros de los equipos
críticos del proceso de recepción, almacén y
despacho de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz
requieren de un estricto control para evitar futuras no
conformidades en las auditorias del Sistema de Gestión de
la Calidad.
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Puerto Ordaz. RECOMENDACIONES (Gp:) De las conclusiones
obtenidas, se recomienda lo siguiente: 1. Implementar las fichas
técnicas diseñadas de los equipos críticos
en los registros físicos del proceso de recepción,
almacén y despacho de la planta de distribución
PDVSA Puerto Ordaz. 2. Implementar el formato diseñado
para el control de historial de equipos en los registros
físicos del proceso de recepción, almacén y
despacho de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz.
3. Implementar el manual diseñado para el sistema de
codificación en SAP de los equipos críticos de la
planta.
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despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
Puerto Ordaz. (Gp:) 4. Implementar la codificación y
organización realizada a los registros físicos de
los equipos críticos en los registros físicos del
proceso de recepción, almacén y despacho de la
planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. 5. Ingresar
todos los nuevos equipos que se vayan a instalar en la planta al
sistema SAP con sus respectivas especificaciones para su
posterior codificación. 6. Llevar un control de los
registros de los equipos críticos del proceso de
recepción, almacén y despacho de la planta de
distribución PDVSA Puerto Ordaz. RECOMENDACIONES
(Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos
críticos del proceso de recepción, almacén y
despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
Puerto Ordaz. RECOMENDACIONES (Gp:) 7. Concientizar a los
trabajadores de la importancia de la organización y
control de los registros tanto físicos como
electrónicos que posee la planta. 8. Capacitar a los
trabajadores mediante cursos, charlas o seminarios sobre el
manejo de software SAP. 9. Crear una base de datos en el sistema
SAP de manera que se puedan digitalizar todos los registros
físicos que posee la planta, y así el personal se
evita el proceso de archivar dichos registros en carpetas.