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Optimización del sistema de registros de equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos



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    (Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos
    críticos del proceso de recepción, almacén y
    despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
    Puerto Ordaz. INTRODUCCIÓN Petróleos de Venezuela
    S.A. es una corporación estatal de la República
    Bolivariana de Venezuela que se encarga de la exploración,
    producción, manufactura, transporte y mercadeo de los
    hidrocarburos del país. La empresa, a través de la
    Gerencia de Distribución Oriente, cuenta con seis plantas
    que distribuyen gasolina de 95 octanos, gasolina de 91 octanos y
    diesel a la región oriente sur del país. Dentro de
    ésta se encuentra la Planta de Distribución PDVSA
    Puerto Ordaz. En PDVSA la importancia de implementar un Sistema
    de Gestión de la Calidad, radica en el hecho de que sirve
    de plataforma para desarrollar al interior de la
    organización, una serie de actividades, procesos y
    procedimientos, encaminados a lograr que las
    características del producto cumplan con los requisitos
    del cliente, en pocas palabras sean de calidad.

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    críticos del proceso de recepción, almacén y
    despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
    Puerto Ordaz. El Sistema de Calidad implantado en la Planta de
    Distribución PDVSA Puerto Ordaz, tiene por objeto
    establecer y mantener la documentación que soporta al
    Sistema de Gestión de la Calidad de la Gerencia de
    Distribución Oriente, dentro de dicha documentación
    se encuentran los registros, que son la constancia de las
    actividades de mantenimiento realizadas en la planta. Por ello,
    es necesaria la optimización de los registros de los
    equipos críticos en la Planta de Distribución PDVSA
    Puerto Ordaz, ya que en una auditoria interna del Sistema de
    Gestión de la Calidad realizada en dicha planta, fueron
    solicitados dichos registros y por falta de organización y
    control de los mismos se generó una no conformidad en la
    evaluación del sistema. INTRODUCCIÓN

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    Puerto Ordaz. Antecedentes del problema Sistema de Gestión
    de la Calidad Documentación Técnica Registros
    Auditorias Internas (3 meses) Auditorias Externas (6 meses)
    Información Proceso medular Procesos de apoyo Junio 2007
    Departamento de Planificación y Gestión.
    Trazabilidad No conformidades Cláusula 4.2.4 Control de
    Registros Manual de Gestión de la Calidad SAP
    Desinformación Códigos No existe constancia.

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    críticos del proceso de recepción, almacén y
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    Puerto Ordaz. Formulación del problema Pese a la excelente
    gestión del Sistema de Calidad, la planta presenta una
    problemática en cuanto al sistema de registros del proceso
    de mantenimiento, que incluye el Análisis de Riesgos en
    Tareas Específicas (ARETE), permiso de trabajo y registro
    de las actividades de mantenimiento, porque la trazabilidad de
    dichos registros es muy complicada debido a la falta de
    organización de la información y a la manera
    engorrosa en que se encuentran archivados lo que ocasiona una no
    conformidad en el momento de una auditoria.

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    despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
    Puerto Ordaz. Formulación del problema (Gp:) No existe un
    formato en donde se pueda reflejar con claridad la secuencia de
    operaciones individuales estandarizadas a realizar, los equipos a
    utilizar y el resultado final de las condiciones del equipo
    posteriores al mantenimiento. Además, la planta requiere
    de un diseño de fichas técnicas de los equipos que
    en ella se encuentran, esto es, un formato en donde se
    especifican todas las características de los mismos como:
    marca, código, modelo, serial, ubicación
    técnica, entre otras

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    Puerto Ordaz. Formulación del problema (Gp:) Adicional a
    esto, en la planta no está definido el sistema de
    codificación que tienen los equipos críticos, es
    decir, no cuentan con un manual donde se describa el historial de
    dicha codificación, así como la manera correcta de
    usarla.

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    Puerto Ordaz. OBJETIVOS (Gp:) Objetivo General (Gp:) Realizar una
    optimización de los registros de los equipos
    críticos del proceso de recepción, almacén y
    despacho de productos de la Planta de Distribución PDVSA
    Puerto Ordaz.

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    despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
    Puerto Ordaz. Objetivos Específicos Diagnosticar la
    situación actual de los registros de los equipos
    críticos del proceso de recepción, almacén y
    despacho de productos de la planta. 2. Diseñar e
    implementar fichas técnicas para los equipos
    críticos de la planta. 3. Definir el sistema de
    codificación en SAP para los equipos críticos. 4.
    Elaborar un manual del Sistema de Codificación en SAP de
    los equipos críticos de la Planta. 5. Diseñar un
    formato para el control de historial de equipos de manera que se
    conozcan las condiciones de dichos equipos una vez finalizado el
    mantenimiento. 6. Codificar y organizar los registros
    físicos y electrónicos de los equipos
    críticos del proceso de mantenimiento de la planta. 7.
    Actualizar la base de datos del sistema SAP, de los equipos
    críticos de los procesos de recepción,
    almacén y despacho de productos de la planta. 8.
    Establecer y proponer un plan de estrategias para el control de
    registros tanto físicos como electrónicos de
    equipos críticos de la planta de distribución PDVSA
    Puerto Ordaz.

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    críticos del proceso de recepción, almacén y
    despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
    Puerto Ordaz. Tipo de estudio Población y muestra (Gp:) El
    presente estudio se realizó mediante una
    investigación con diseño no experimental del tipo
    aplicado, documental y de campo. (Gp:) Se tomó una muestra
    en donde sólo se optimizaron los registros de los equipos
    que conforman el múltiple de recibo, para el proceso de
    recepción, las válvulas motorizadas para el proceso
    de almacén, los equipos que forman parte del llenadero
    para el proceso de despacho y todos los equipos que posee el
    Sistema Contra Incendio de la planta.

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    críticos del proceso de recepción, almacén y
    despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
    Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) Diagnosticar la
    situación actual de los registros de los equipos
    críticos del proceso de recepción, almacén y
    despacho de productos de la planta. (Gp:) REGISTROS
    FÍSICOS (Gp:) Son archivados en una carpeta identificada
    con el mes en que son llenados. Solo constan de Análisis
    de Riesgos en Tareas Específicas y Permiso de Trabajo No
    existe registro que le proporcione al personal información
    clave para optimizar la realización de los mantenimientos.
    No existe constancia del estado de los equipos después de
    realizarles mantenimiento.

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    críticos del proceso de recepción, almacén y
    despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
    Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) Diagnosticar la
    situación actual de los registros de los equipos
    críticos del proceso de recepción, almacén y
    despacho de productos de la planta. (Gp:) REGISTROS
    ELECTRÓNICOS (Gp:) Se encuentran en el Software SAP Cada
    equipo posee un código En SAP se pueden observar,
    modificar o crear equipos y sus características
    Actualmente la información en SAP es escasa, esta
    desordenada y obsoleta.

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    críticos del proceso de recepción, almacén y
    despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
    Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) 2. Diseñar
    e implementar fichas técnicas para los equipos
    críticos de la planta.

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    despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
    Puerto Ordaz. CÓDIGO: FM POZ -16 /FECHA DE
    ELABORACIÓN 20/08/2007 N° REVISIÓN: 0/
    EDICIÓN 1

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    (Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos
    críticos del proceso de recepción, almacén y
    despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
    Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) 3. Definir el
    sistema de codificación en SAP para los equipos
    críticos. (Gp:) Para elaborar el manual de
    codificación de los equipos en SAP fue necesario definir
    el sistema de codificación actual de dichos equipos, es
    decir, se realizó una investigación para conocer el
    origen del código SAP, esto es, el número de
    identificación de los equipos que pertenecen a la planta
    de distribución PDVSA Puerto Ordaz.

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    (Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos
    críticos del proceso de recepción, almacén y
    despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
    Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) 4. Elaborar un
    manual del Sistema de Codificación en SAP de los equipos
    críticos de la Planta. Este manual se diseño con el
    fin de proporcionar al personal una herramienta que les permita
    conocer la forma correcta de usar el programa SAP para la
    codificación de los equipos

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    críticos del proceso de recepción, almacén y
    despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
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    despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
    Puerto Ordaz.

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    críticos del proceso de recepción, almacén y
    despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
    Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) 5. Diseñar
    un formato para el control de historial de equipos de manera que
    se conozcan las condiciones de dichos equipos una vez finalizado
    el mantenimiento.

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    críticos del proceso de recepción, almacén y
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    Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) 6. Codificar y
    organizar los registros físicos y electrónicos de
    los equipos críticos del proceso de mantenimiento de la
    planta. Como resultado del logro de este objetivo
    específico, se organizaron los registros físicos de
    los equipos críticos del proceso de recepción,
    almacén y despacho de productos de la planta de
    distribución PDVSA Puerto Ordaz, los registros fueron
    archivados por ubicación técnica, es decir, cada
    carpeta está identificada por una ubicación
    técnica y el código SAP de la misma y una lista de
    equipos pertenecientes a dicha ubicación
    técnica.

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    críticos del proceso de recepción, almacén y
    despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
    Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) 7. Actualizar la
    base de datos del sistema SAP, de los equipos críticos de
    los procesos de recepción, almacén y despacho de
    productos de la planta.

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    (Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos
    críticos del proceso de recepción, almacén y
    despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
    Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) 8. Establecer y
    proponer un plan de estrategias para el control de registros
    tanto físicos como electrónicos de equipos
    críticos de la planta de distribución PDVSA Puerto
    Ordaz. Para un mayor control de los registros se debe
    esquematizar la forma en que se realiza el proceso de
    mantenimiento, de esta manera el personal tendrá a su
    disposición un procedimiento de las actividades de
    mantenimiento, desde la creación del plan de mantenimiento
    hasta la fase de cierre técnico, de forma sintetizada, y
    así se tendrá un control de los registros que
    despiden dichas actividades.

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    (Gp:) 5 Ejecuta el mantenimiento (Gp:) 1 Crea un plan de
    mantenimiento (Gp:) Controlador de Mantenimiento (Gp:)
    Controlador de Mantenimiento (Gp:) 2 Carga el plan en SAP (Gp:)
    Controlador de Mantenimiento (Gp:) 3 Imprime las Ordenes de
    Mantenimiento mensual (Gp:) 4 Crea un plan de mantenimiento
    semanal (Gp:) Ejecutor (Gp:) Ejecutor (Gp:) 6 Llena el permiso de
    trabajo, ARETE y control de historial de equipos (Gp:) Ejecutor
    (Gp:) 7 Notifica al Controlador la finalización del
    mantenimiento (Gp:) Ejecutor (Gp:) 8 Entrega los registros
    (permiso de trabajo, ARETE y Control de historial de equipos)
    (Gp:) Controlador de Mantenimiento (Gp:) 9 Realiza el cierre
    técnico del plan de mantenimiento en SAP (Gp:) Controlador
    de Mantenimiento (Gp:) 10 Archiva los registros (Gp:) Control de
    los registros. Se deben archivar los registros una vez que se ha
    realizado el cierre del mantenimiento en SAP.

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    Optimización del Sistema de Registros de los equipos
    críticos del proceso de recepción, almacén y
    despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
    Puerto Ordaz. (Gp:) CONCLUSIONES (Gp:) Los resultados obtenidos
    permiten concluir con los siguientes aspectos: 1. La forma en que
    se encuentran organizados los registros de los equipos
    críticos de la planta es engorrosa y causa pérdida
    de tiempo al personal cuando son solicitadas. 2. Los registros
    físicos no contienen ningún tipo de fichas
    técnicas que contengan información de los equipos
    que se laboran en la planta. 3. Cuando se ingresa por primera vez
    un equipo al software SAP, introduciendo todos los campos
    necesarios y luego de guardar dicha información, el mismo
    sistema le suministra al usuario la codificación del
    equipo. 4. En la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz
    no se contaba con un manual que explicara el procedimiento del
    sistema de codificación en SAP.

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    (Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos
    críticos del proceso de recepción, almacén y
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    Puerto Ordaz. CONCLUSIONES (Gp:) 5. Se evidenció que no
    existe constancia o documento que especifique el estado en que se
    encuentran los equipos luego de realizarle los mantenimientos. 6.
    Las carpetas que contienen los registros físicos no poseen
    códigos ni identificación que faciliten la
    búsqueda de los mismos, así como también hay
    equipos que no se han ingresado al sistema y por lo tanto no
    poseen código SAP. 7. Se encontró que el sistema
    SAP estaba desactualizado, debido a que algunos equipos fueron
    reemplazados y dicha información no fue ingresada al
    programa y aun no se habían integrado las especificaciones
    de los nuevos equipos. 8. Los registros de los equipos
    críticos del proceso de recepción, almacén y
    despacho de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz
    requieren de un estricto control para evitar futuras no
    conformidades en las auditorias del Sistema de Gestión de
    la Calidad.

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    despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
    Puerto Ordaz. RECOMENDACIONES (Gp:) De las conclusiones
    obtenidas, se recomienda lo siguiente: 1. Implementar las fichas
    técnicas diseñadas de los equipos críticos
    en los registros físicos del proceso de recepción,
    almacén y despacho de la planta de distribución
    PDVSA Puerto Ordaz. 2. Implementar el formato diseñado
    para el control de historial de equipos en los registros
    físicos del proceso de recepción, almacén y
    despacho de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz.
    3. Implementar el manual diseñado para el sistema de
    codificación en SAP de los equipos críticos de la
    planta.

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    críticos del proceso de recepción, almacén y
    despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
    Puerto Ordaz. (Gp:) 4. Implementar la codificación y
    organización realizada a los registros físicos de
    los equipos críticos en los registros físicos del
    proceso de recepción, almacén y despacho de la
    planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. 5. Ingresar
    todos los nuevos equipos que se vayan a instalar en la planta al
    sistema SAP con sus respectivas especificaciones para su
    posterior codificación. 6. Llevar un control de los
    registros de los equipos críticos del proceso de
    recepción, almacén y despacho de la planta de
    distribución PDVSA Puerto Ordaz. RECOMENDACIONES

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    críticos del proceso de recepción, almacén y
    despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
    Puerto Ordaz. RECOMENDACIONES (Gp:) 7. Concientizar a los
    trabajadores de la importancia de la organización y
    control de los registros tanto físicos como
    electrónicos que posee la planta. 8. Capacitar a los
    trabajadores mediante cursos, charlas o seminarios sobre el
    manejo de software SAP. 9. Crear una base de datos en el sistema
    SAP de manera que se puedan digitalizar todos los registros
    físicos que posee la planta, y así el personal se
    evita el proceso de archivar dichos registros en carpetas.

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