¿Qué es la Conciliación Bancaria?

¿Qué es la conciliación
bancaria?

La conciliación bancaria es un ejercicio por la
cual se comparan las partidas que aparecen en el estado de cuenta
que recibe del banco con las partidas que tiene contabilizadas en
la cuenta banco en sus libros de contabilidad. Por medio de ella
puede asegurarse que todas sus operaciones bancarias quedan
correctamente contabilizadas y reflejadas en sus libros y por lo
tanto en los estados financieros. Y le permite determinar que el
saldo de su cuenta según el banco sea correcto, detectando
cualquier error en forma oportuna para poder realizar las
gestiones necesarias para corregirlo.

¿Por
qué es importante hacer una conciliación
bancaria?

La conciliación bancaria básicamente es
una herramienta que se ocupa para asegurar que tanto el saldo
según los libros contables como el saldo según el
banco sean correctos y por lo tanto esta conciliación
forma parte fundamental del sistema de control interno
administrativo.

Con la conciliación bancaria, usted
puede:

• Asegurar que todos los depósitos están
  correctamente reflejados en el saldo bancario y que no se han
  abonado a otra cuenta.

• Detectar algún depósito contabilizado
  que no llegó al banco por algún
  motivo.

• Identificar depósitos a la cuenta que no
  están contabilizados.

• Identificar los cheques girados que no se han
  cobrado.

• Detectar algún cheque girado y cobrado pero
  no contabilizado.

• Contabilizar todos los cargos bancarios

• Detectar errores en los montos, en sus propios
  libros contables o en la cuenta bancaria

¿Cuándo se hace la
conciliación bancaria?

Cuando tiene su cuenta corriente bancaria en
línea y también mantiene sus registros contables
actualizados en tiempo real, puede hacer una conciliación
bancaria en cualquier momento. Pero se debe realizar esta
conciliación en forma regular y periódica, por lo
menos mensualmente.

Es importante tener una conciliación bancaria que
corresponde con la fecha en que "cierre" los libros de
contabilidad, por ejemplo al fin de cada ejercicio contable, que
puede ser mensual, trimestral, semestral o anual. Este sirve como
respaldo de los saldos contables que se ocupan como la base para
la generación de los estados financieros. Es conveniente
que la fecha de "corte" o cierre según el banco coincida
con la fecha de cierre de los ejercicios contables.

¿CÓMO SE HACE LA
CONCILIACIÓN BANCARIA?

Las diferencias entre el saldo de la cuenta según
el banco y el saldo según los libros contables se deben
a:

• Diferencias en la oportunidad en que se registran
  los cargos y abonos.

• Cargos o abonos según el banco de los cuales
  no se tiene conocimiento y por lo tanto no están
  contabilizados.

• Errores, que puedan estar en la contabilidad o con
  el banco.

El siguiente es un ejemplo de un formato de tipo general
que se puede usar para la conciliación:

• Saldo según el Banco:

(Más +):

• Depósitos en tránsito
  (depósitos contabilizados que no están abonados
  según el banco).

• Cargos bancarios no contabilizados.

(Menos -):

• Depósitos según el banco que no
  están contabilizados.

• Cheques girados pero no cobrados.

• Otros abonos según el banco que no
  están contabilizado.

• Es igual al saldo en la cuenta banco según el
  libro contable.

¿Qué hacer con la
conciliación bancaria?

La conciliación bancaria sirve como la base para
efectuar las correcciones necesarias, para que tanto los libros
contables y el banco reflejan el saldo correcto de la
cuenta.

Cheques Girados pero no cobrados:

Se debe hacer un seguimiento de los cheques girados y no
cobrados. Cuando un cheque queda pendiente demasiado tiempo,
puede indicar la necesidad de determinar por qué el cheque
no se ha cobrado. El cheque podría estar extraviado,
quizás el cheque efectivamente no fue enviado, o puede ser
que el beneficiario del cheque no se ha dado cuenta que no ha
depositado o cobrado el cheque. También puede ser que el
beneficiario está guardando el cheque, pendientes de la
resolución de alguna discrepancia.

Cuando un cheque queda guardado y no enviado al
beneficiario, es necesario determinar si esto se debe a un simple
error o si está guardando el cheque por algún
motivo. Puede ser que se está guardando el cheque
pendiente el cumplimiento de alguna acción por parte del
beneficiario del cheque, como la entrega del producto comprado o
la realización del servicio contratado. En este caso, hay
que ver qué gestión se requiere para llevar la
acción a buen término, para poder entregar el
cheque, para anular el cheque y emitir otro por un monto
distinto, o para resolver que no corresponde el pago.

En el caso de un cheque extraviado, es necesario
efectuar una orden de no pago con el banco y volver a emitir el
cheque.

En otros casos, cuando el pago está bien y el
beneficiario ha recibido el cheque pero no lo ha cobrado o
depositado, puede ser necesario acordar al beneficiario que cobre
o deposite el cheque, para así cumplir la
obligación que su empresa tiene con esa persona o
empresa.

Depósitos o Abonos según el Banco que
no están contabilizados:

Cuando aparecen depósitos o abonos en la cuenta
bancaria que no están en los libros contables, primero hay
que investigarlos para determinar su naturaleza. Puede tratarse
de:

• Depósitos o abonos de que su empresa tiene
  conocimiento pero que aún no ha
  contabilizado.

• Depósitos o abonos de que no tenía
  conocimiento pero a que su empresa tiene derecho de
  recibir.

• Depósitos o abonos que no corresponden a su
  empresa.

Luego, se toma la acción
correspondiente:

• Contabilizar el depósito o abono.

• Conseguir la información y
  documentación correspondiente para contabilizar un
  depósito o abono de que no tenía conocimiento
  anteriormente.

• Avisar al banco en el caso de un depósito o
  abono que no corresponde a su cuenta.

Cargos Bancarios:

Los cargos bancarios que aparecen en la cuenta puedan
corresponder a cargos de mantención de la cuenta, cargos
por cheques girados, comisiones, intereses por sobregiros u
otros. Hay que revisar los cargos para determinar si
corresponden, acorde a las condiciones de la cuenta y el acuerdo
que tiene su empresa con el banco.

Muchas veces se contabilizan los cargos bancarios
directamente del estado de cuenta bancaria y éste estado
sirve como el respaldo para la contabilización. En otros
casos puede ser necesario consultar con el banco para determinar
el motivo de los cargos y para ver si realmente correspondan. En
caso que no, no se debe contabilizarlos y hay que realizar las
gestiones necesarias con el banco para que se reversen estos
cargos.

Procedimiento contable previo para la
elaboración de una conciliación
bancaria:

Uno de los mayores problemas que se presentan a la hora
de elaborar una conciliación, es que a veces NO se sabe
qué hacer con los ajustes hechos el mes anterior, a
continuación se presentan algunos pasos o recomendaciones
anteriores al estudio de los libros para proceder con la
conciliación del mes correspondiente.

Importante: De NO encontrar los ajustes de
los errores asentados en los libros y/o estado de cuenta bancario
(actuales) estas se deben tomar en cuenta para la
conciliación actual o si estuviesen pero con diferencia en
cantidad o mal ubicados, de igual forma se tomará en
cuenta para su correspondiente ajuste en la conciliación
actual de darse el caso contrario en que SI se encuentren
tales partidas ya registradas en los libros y/o estado de cuenta
bancario (actuales) con y con montos compatibles las mismas no se
toman en cuenta para ningún tipo de ajuste.

CONCILIACIÓN
BANCARIA

Caracas,
______de_________________del_______________

Autor:

Edgar Alexander Tovar
Canelo