Libros Electrónicos

¿Qué es un Libro
Electrónico?

Es un archivo de formato texto que cumple
con las especificaciones señaladas por la SUNAT y tiene
valor legal para todo efecto, en tanto sea generado en el Sistema
de Libros Electrónicos – SLE mediante el Programa de
Libros Electrónicos – PLE

¿Es necesario imprimir el
Libro Electrónico?

No es necesario imprimir los Libros
Electrónicos. Ni siquiera cuando sea solicitado por la
SUNAT, en cuyo caso sólo será necesario presentar
el archivo de formato texto y la Constancia de Recepción
correspondiente. Mediante la opción de verificar del
Programa de Libros Electrónicos – PLE cualquier usuario
puede comprobar en línea que el archivo de formato texto
es o no es el libro con valor legal.

¿El PLE es un software
contable?

El Programa de Libros Electrónicos,
cuyas siglas es "PLE" no es un software contable. El PLE es un
aplicativo desarrollado por la SUNAT que sirve para:

• Realizar validaciones al archivo de
  formato texto generado de los sistemas informáticos de
  los contribuyentes;

• Generar el Libro Electrónico
  mediante el envío del Resumen del mismo; Verificar si
  el archivo de formato texto corresponde a la Constancia de
  Recepción que generó la SUNAT;

• Consultar el historial del
  contribuyente; y

• Generar reportes de los Libros
  Electrónicos

¿Qué pasa si mi
archivo de formato texto tiene errores?

• El PLE realiza validaciones al archivo
  de formato texto generado de los sistemas informáticos
  de los contribuyentes, en función a la columna de
  "Observaciones" de las Estructuras establecida para cada
  Libro Electrónico. Si encuentra errores el PLE
  señalará la fila, columna y el tipo de error,
  lo cual ayudará a revisar las definiciones de los
  archivos de salida del sistema informático para hacer
  los ajustes correspondientes. Si la cantidad de errores
  supera los 50 no sale ningún detalle por lo que en
  este caso se recomienda validar solo las primeros 50 filas
  del archivo texto y corregir los errores en todo el archivo
  dado que la experiencia señala que la mayoría
  de los errores son repetitivos. Cabe precisar que no se
  podrá generar el Libro Electrónico si el
  archivo de formato texto no pasa las validaciones del
  PLE.

¿Cuándo puedo generar el Libro
Electrónico?

Para generar el Libro Electrónico,
el archivo texto validado previamente por el PLE debe contener
toda la información del mes o periodo. Ello implica que no
se podrá generar el Libro Electrónico de un periodo
sin haberse cerrado el mes o ejercicio que corresponda. El
sistema solo le permitirá generarlo a partir del primer
día del mes o ejercicio siguiente, en la medida que sea un
libro mensual o anual, respectivamente. Asimismo, el Sistema de
Libros Electrónicos controla la correlatividad de los
periodos, por ejemplo no permitirá generar el Registro de
Ventas e Ingresos Electrónico del periodo de febrero 2013
si el contribuyente no ha generado previamente el del periodo de
enero 2013. Por dicha razón, en los periodos que no se
tiene movimiento se debe enviar el archivo de formato texto
vacío

¿Existe un peso máximo
del archivo de formato texto?

No existe un peso máximo para el
archivo de formato texto pues este no se envía a la SUNAT.
Lo que el PLE envía a SUNAT es el Resumen del Libro
Electrónico que pesa menos que el archivo de formato
texto.

¿Cómo debo cerrar los
libros llevados en forma manual o en hojas sueltas o
continuas?

El contribuyente afiliado o incorporado al
Sistema de Libros Electrónicos – SLE tiene la
obligación de cerrar los Libros y/o Registros llevados en
forma manual o en hojas sueltas o continuas, previo registro de
lo que corresponda anotar en el mes anterior al de su
afiliación o incorporación al SLE. Para tal efecto,
bastará que inutilice las hojas en blanco mediante una
raya o la leyenda "anulado". No es necesario ir a la SUNAT o a un
Notario.

¿Qué diferencia hay entre
incorporación y afiliación al Sistema de Libros
Electrónicos – SLE?

La incorporación al Sistema de
Libros Electrónicos – SLE es obligatoria para los
contribuyentes que señale la SUNAT. En este caso, se ha
iniciado el proceso con los Principales
Contribuyentes.

La referida incorporación al SLE
determina lo siguiente:

• La obligación de llevar de
  manera electrónica el Registro de Ventas e Ingresos y
  el Registro de Compras a partir del 1 de enero de
  2013;

• La obligación de llevar el Libro
  Diario (o el Libro Diario de Formato Simplificado, de
  corresponder) y el Libro Mayor, a partir del 1 de junio de
  2013.

• La posibilidad de llevar de manera
  voluntaria los libros y/o registros señalados en el
  Anexo 4: "Relación de Libros y/o Registros que pueden
  ser llevados voluntariamente de manera
  electrónica

La afiliación al Sistema de Libros
Electrónicos – SLE es voluntaria y los contribuyentes
tendrán las mismas obligaciones y opciones que los
incorporados a partir del mes o periodo de dicha
afiliación.

¿Cuánto tiempo y
dónde debo conservar mis Libros
Electrónicos?

Cabe recordar que el contribuyente tiene la
obligación de conservar los Libros Electrónicos
(archivos de formato texto validado por el PLE) así como
la Constancia de Recepción hasta que el tributo este
prescrito. La conservación puede ser de distintas maneras
como por ejemplo un CD, una cinta, un USB, el disco duro de una
computadora, etc. Dicha conservación de los Libros
Electrónicos debe realizarse en el Domicilio Fiscal y en
un domicilio adicional, si es un Principal Contribuyente. El
domicilio adicional debe estar ubicado en territorio nacional y
no en el extranjero o en algún web service de la
"nube"

¿Cómo puedo rectificar
un Libro Electrónico?

El Libro Electrónico debe
rectificarse cuando el contribuyente se percate de la
omisión o error para lo cual se deberá hacer
referencia en la fila totalmente corregida el "Estado"
correspondiente, de acuerdo a lo siguiente:

Registrar '8' cuando la operación
corresponde a un periodo anterior y NO ha sido anotada en dicho
periodo.

Registrar '9' cuando la operación
corresponde a un periodo anterior y SI ha sido anotada en dicho
periodo.

Cabe precisar que si se detecta un error
antes de generar el Libro Electrónico del mes 1, se
deberá anotar solo la fila con la información
correcta considerando el Estado "1". No es correcto incluir la
línea original con error ni la línea en negativo
que la anula.

Si se detecta un error luego haberse
generado el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico, se
deberá anotar en el mes abierto toda la fila con la
información correcta y deberá considerar el Estado
"9" (tampoco se deberá incluir la línea en negativo
que la anula). Esta situación no genera ninguna
infracción al contribuyente, sin embargo debe evaluarse en
cada caso si es necesario realizar la rectificación de la
declaración jurada.

Registro de
Ventas e Ingresos (Solución PLE) 20

¿Se pueden anotar en forma
consolidada las boletas de venta y los tickets o cintas emitidos
por máquinas registradoras en el Registro de Ventas e
Ingresos Electrónico?

Si se puede optar por consolidar las
boletas de venta, los tickets o cintas emitidos por
máquinas registradoras en el Registro de Ventas e Ingresos
Electrónico con la condición que no otorguen
derecho a usar el crédito fiscal y que el contribuyente
lleve un sistema de control computarizado que mantenga la
información detallada y que permita efectuar la
verificación individual de cada documento. Cabe
señalar que el numeral 3.4 del artículo 10° del
Reglamento del IGV, los sujetos que lleven de manera
electrónica el Registro de Ventas e Ingresos,
podrán anotar el total de las operaciones diarias que no
otorguen derecho a crédito fiscal en forma consolidada,
siempre que lleven un sistema de control computarizado que
mantenga la información detallada y que permita efectuar
la verificación individual de cada documento.

Asimismo, el numeral 3.6 señala que
para efectos del registro de tickets o cintas emitidos por
máquinas registradoras, que no otorguen derecho a
crédito fiscal de acuerdo a las normas de comprobantes de
pago, podrá anotarse en el Registro de Ventas e Ingresos
el importe total de las operaciones realizadas por día y
por máquina registradora, consignándose el
número de la máquina registradora, y los
números correlativos autogenerados iniciales y finales
emitidos por cada una de éstas. En tal sentido, se
deberá registrar el número final de las boletas de
venta, los tickets o cintas emitidos por máquinas
registradoras en el campo 8 del Registro de Ventas e Ingresos
Electrónicos cuando se opte por anotar el importe total de
las operaciones realizadas por día y por máquina
registradora.

¿Cómo se deben anotar
los Recibos de Servicios Públicos en el Registro de Ventas
e Ingresos Electrónico?

Si una empresa brinda servicios
públicos emite el comprobante de pago tipo 14 (Recibo por
servicios públicos de suministro de energía
eléctrica, agua, teléfono, télex y
telegráficos y otros servicios complementarios que se
incluyan en el recibo de servicio público). En tal
sentido, deberá anotar en el campo 4 (Fecha de Vencimiento
o Fecha de Pago) del Registro de Ventas e Ingresos la fecha de
vencimiento. La fecha de cobro la podrá anotar
optativamente en algún campo libre (campos 28 al 54). Si
se tratase de una empresa que no brinda servicios
públicos, no deberá anotar nada en el referido
campo 4 (Fecha de Vencimiento o Fecha de Pago) del Registro de
Ventas e Ingresos. Cabe señalar que el mencionado campo 4
es el único que no es obligatorio incluir el
default.

¿Cómo se debe anotar
la Notas de Débito en el Registro de Ventas e Ingresos
Electrónico?

La Nota de Débito se debe anotar de
forma positiva en el Registro de Ventas e Ingresos. Por ejemplo,
debe ser: 100.00. Cabe señalar que, en este caso,
obligatoriamente se debe hacer referencia al comprobante de pago
o documento que se modifica en los campos: – 23 (Fecha de
emisión del comprobante de pago o documento original que
se modifica); – 24 (Tipo del comprobante de pago que se
modifica); – 25 (Número de serie del comprobante de pago
que se modifica); y – 26 (Número del comprobante de pago
que se modifica). Ahora bien, en el caso de que sean varios
comprobantes de pago los que se modifiquen con una sola Nota de
Débito, se puede hacer referencia a cualquiera de ellos.
Sin embargo, se sugiere que se detalle la relación en los
campos libres (campos 28 al 54) a efectos de tener disponible la
información cuando se solicite en los procesos de
auditoría financiera y tributaria. En el caso de la Nota
de Débito por penalidades, no hay ningún
comprobante de pago relacionado, por lo que se puede hace la
referencia en los campos 23 al 26 a la misma Nota de
Débito emitida.

¿Cómo debo anotar los
asientos contables por las operaciones correspondientes en el
Libro Diario Electrónico teniendo en cuenta que el primer
periodo a generar es Junio 2013?

En el caso del Libro Diario
Electrónico, la Resolución de Superintendencia
N° 286-2009 y normas modificatorias señala que el
Libro Diario deberá incluir los siguientes
asientos:

• Apertura del ejercicio
  gravable.

• Operaciones del mes.

• Ajuste de operaciones de meses
  anteriores, de ser el caso.

• Ajustes de operaciones del
  mes.

• Cierre del ejercicio
  gravable.

Es decir, se debe anotar en casa mes los
asientos de las operaciones correspondientes y en el caso del mes
de enero de cada año se debe anotar adicionalmente el
asiento de apertura y en el caso del mes de diciembre de cada
año se debe anotar adicionalmente el asiento de
cierre.

¿Cuáles son las
demás operaciones diarias que se pueden anotar en forma
consolidada en el Registro de Ventas e Ingresos
Electrónico?

Se puede optar por anotar de manera
consolidada el importe total de las operaciones realizadas por
día en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico
los siguientes tipos de comprobante de pago:

-'00',Otros

-'03', Boleta de Venta

-'05', Boleto de compañía de
aviación comercial por el servicio de transporte
aéreo de pasajeros

-'06', Carta de porte aéreo por el
servicio de transporte de carga aérea

-'07', Nota de crédito

-'08', Nota de débito

-'11', Póliza emitida por las Bolsas
de Valores, Bolsas de Productos o Agentes de
Intermediación por operaciones realizadas en las Bolsas de
Valores o Productos o fuera de las mismas, autorizadas por
CONASEV (Superintendencia de Mercado de Valores – SMV)

-'12', Ticket o cinta emitido por
máquina registradora

-'13', Documento emitido por bancos,
instituciones financieras, crediticias y de seguros que se
encuentren bajo el control de la Superintendencia de Banca y
Seguros.

-'14', Recibo por servicios públicos
de suministro de servicios complementarios que se incluyan en el
recibo de servicio público

-15', Boleto emitido por las empresas de
transporte público urbano de pasajeros

-'16', Boleto de viaje emitido por las
empresas de transporte público interprovincial de
pasajeros dentro del país

-'18', Documento emitido por las
Administradoras Privadas de Fondo de Pensiones que se encuentran
bajo la supervisión de la Superintendencia de
Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones

-'19', Boleto o entrada por atracciones y
espectáculos públicos

-'23', Pólizas de
Adjudicación emitidas con ocasión del remate o
adjudicación de bienes por venta forzada, por los
martilleros o las entidades que rematen o subasten bienes por
cuenta de terceros

-'26', Recibo por el Pago de la Tarifa por
Uso de Agua Superficial con fines agrarios y por el pago de la
Cuota para la ejecución de una determinada obra o
actividad acordada por la Asamblea General de la Comisión
de Regantes o Resolución expedida por el Jefe de la Unidad
de Aguas y de Riego (Decreto Supremo N° 003-90-AG, Arts. 28 y
48)

-'28', Tarifa Unificada de Uso de
Aeropuerto – '30', Documentos emitidos por las empresas que
desempeñan el rol adquirente en los sistemas de pago
mediante tarjetas de crédito y débito – '34',
Documento del Operador – '35', Documento del
Partícipe

-'36', Recibo de Distribución de Gas
Natural

-'37', Documentos que emitan los
concesionarios del servicio de revisiones técnicas
vehiculares, por la prestación de dicho
servicio

-'55', BVME para transporte ferroviario de
pasajeros

-'56', Comprobante de pago SEAE

-'87', Nota de Crédito
Especial

-'88', Nota de Débito
Especial

¿Cómo se debe anotar
la Notas de Débito en el Registro de Ventas e Ingresos
Electrónico?

La Nota de Débito se debe anotar de
forma positiva en el Registro de Ventas e Ingresos. Por ejemplo,
debe ser: 100.00. Cabe señalar que, en este caso,
obligatoriamente se debe hacer referencia al comprobante de pago
o documento que se modifica en los campos:

– 23 (Fecha de emisión del
comprobante de pago o documento original que se
modifica);

-24 (Tipo del comprobante de pago que se
modifica);

-25 (Número de serie del comprobante
de pago que se modifica); y

-26 (Número del comprobante de pago
que se modifica).

Ahora bien, en el caso de que sean varios
comprobantes de pago los que se modifiquen con una sola Nota de
Débito, se puede hacer referencia a cualquiera de ellos.
Sin embargo, se sugiere que se detalle la relación en los
campos libres (campos 28 al 54) a efectos de tener disponible la
información cuando se solicite en los procesos de
auditoría financiera y tributaria. En el caso de la Nota
de Débito por penalidades, no

Hay ningún comprobante de pago
relacionado, por lo que se puede

Hace la referencia en los campos 23 al 26 a
la misma Nota

De Débito emitida.

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