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Normalización de los documentos de gestión utilizados en el área de planificación y control de proyectos y recursos






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INTRODUCCIÓN Es importante tener un sistema de gestión documental puesto que ayuda a mantener nuestros documentos centralizados y controlados. Permite un fácil manejo y almacenamiento de información, búsquedas rápidas y consultas personalizadas. El Área de Planificación y Control de Proyectos y Recursos tiene como objetivo principal planificar, controlar, desarrollar y coordinar la gestión de Personal, Recursos y Proyectos de Mantenimiento Mayor, Rehabilitación y Mejoras, logrando con estas normalizaciones cumplir al cien por ciento con los proyectos que se ejecutan en la Coordinación.

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El Problema Contexto Breve descripción de la problemática objeto de estudio presente en el Área de Planificación y Control de Proyectos y Recursos adscrita a la Coordinación Nacional de Mantenimiento Operacional de Plantas Hidroeléctricas, de CORPOELEC, con el fin de definir y formular el problema sobre el cual se basa la investigación realizada.

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El Problema OBJETIVO GENERAL DE LA INVESTIGACIÓN Normalizar los documentos de gestión utilizados en el Área de Planificación y Control de Proyectos y Recursos de CORPOELEC.

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Diagnosticar la situación actual en la que se encuentra la Coordinación Nacional de Mantenimiento Operacional de Plantas Hidroeléctricas específicamente el Área de Planificación y Control de Proyectos y Recursos en cuanto a los procesos de Gestión documental. Identificar los documentos que existen actualmente en el Área de Planificación y Control de Proyectos y Recursos. Determinar cuáles son los documentos necesarios que se le aplicará la adecuación tomando en cuenta el modelo de CORPOELEC. Proponer documentos para la nueva estructura del Área de Planificación y Control de Proyectos y Recursos. Normalizar los documentos de gestión necesarios que se utilizarán en el Área de Planificación y Control de Proyectos y Recursos. El Problema OBJETIVOS ESPECÍFICOS

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JUSTIFICACIÓN El Problema Esta investigación servirá de ayuda para mejorar la gestión en el Área de Planificación y Control de Proyectos y Recursos y así cumplir al 100% con sus objetivos que son Planificar, Controlar, Coordinar y Desarrollar la Gestión de los Proyectos de Mantenimiento Mayor, Rehabilitación y Mejoras Regional.

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El Problema DELIMITACIÓN El estudio se llevará a cabo en la Corporación Eléctrica Nacional (CORPOELEC), en la Coordinación Nacional de Mantenimiento Operacional de Plantas Hidroeléctricas, específicamente en el Área de Planificación y Control de Proyectos y Recursos, en un período de 16 semanas, con el propósito de realizar las normalizaciones necesarias a los documentos presentes en esta unidad con el fin de optimizar el sistema de proceso de gestión documental.

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Situación Actual Dado a los constantes cambios que se han generado en la estructura organizacional de CORPOELEC, hoy por hoy la Coordinación de Mantenimiento Operacional de Plantas Hidroeléctricas, no tiene formalidad en cuanto a sus procesos y áreas funcionales aguas abajo, hasta tanto no sea aprobada por la Unidad Corporativa correspondientes la estructura organizacional propuesta, por ende no cuentan con un sistema de documentación normalizada y homologada que cumpla con las necesidades que aborde de manera eficiente y unificada la planificación, ejecución y control de las actividades asociadas a los proyectos de Mantenimiento Mayor, Rehabilitación y Mejoras.

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Diagnóstico de la situación actual en la que se encuentra la Coordinación Nacional de Mantenimiento Operacional de Plantas Hidroeléctricas, específicamente el Área de Planificación y Control de Proyectos y Recursos en cuanto a los procesos de Gestión documental. Resultados

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Diagnóstico de la situación actual en la que se encuentra la Coordinación Nacional de Mantenimiento Operacional de Plantas Hidroeléctricas, específicamente el Área de Planificación y Control de Proyectos y Recursos en cuanto a los procesos de Gestión documental. Resultados

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Diagnóstico de la situación actual en la que se encuentra la Coordinación Nacional de Mantenimiento Operacional de Plantas Hidroeléctricas, específicamente el Área de Planificación y Control de Proyectos y Recursos en cuanto a los procesos de Gestión documental. Resultados

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Diagrama Causa-Efecto. Diagnóstico de la situación actual en la que se encuentra la Coordinación Nacional de Mantenimiento Operacional de Plantas Hidroeléctricas, específicamente el Área de Planificación y Control de Proyectos y Recursos en cuanto a los procesos de Gestión documental. Resultados

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Identificación de todos los documentos que existen actualmente en el Área de Planificación y Control de Proyectos y Recursos. Resultados

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Determinación de cuáles son los documentos necesarios que se le aplicará la adecuación tomando en cuenta el modelo de CORPOELEC. Se presenta un cuadro comparativo donde se muestra la documentación levantada en el Área de Planificación y Control de Proyectos y Recursos Resultados

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Documentación levantada de acuerdo a su Unidad Determinación de cuáles son los documentos necesarios que se le aplicará la adecuación tomando en cuenta el modelo de CORPOELEC. Resultados

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Documentación levantada de acuerdo a su Unidad Determinación de cuáles son los documentos necesarios que se le aplicará la adecuación tomando en cuenta el modelo de CORPOELEC. Resultados

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Documentación levantada de acuerdo a su Unidad Determinación de cuáles son los documentos necesarios que se le aplicará la adecuación tomando en cuenta el modelo de CORPOELEC. Resultados

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Propuesta de documentos para la nueva estructura del Área de Planificación y Control de Proyectos y Recursos. Fueron levantados un total de 35 documentos, la cual será utilizada regularmente en las labores cotidianas del Área de Planificación y Control de Proyectos y Recursos, facilitando con esto el proceso en cuanto a la documentación y actividades. Resultados

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Formulario Programación de Evaluaciones Médicas

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Formulario Programación de Evaluaciones Médicas

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Instrucción de trabajo para el seguimiento y control de planes de proyectos de mantenimiento mayor, rehabilitación y mejoras región Sur

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Normalización de los documentos de gestión necesarios que se utilizarán en el Área de Planificación y Control de Proyectos y Recursos. Para estandarizar los documentos es importante seguir los lineamientos establecidos en el manual de sistema de documentación de CORPOELEC Los márgenes de la hoja del documento Tipo de letra es Arial, tamaño (11). En las tablas oscila entre (9) y (11) El encabezado de todas las páginas internas, a excepción de la portada Resultados

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Encabezado y pie de página de los formularios Normalización de los documentos de gestión necesarios que se utilizarán en el Área de Planificación y Control de Proyectos y Recursos. Instructivo de llenado El pie de página Resultados

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Normalización de los documentos de gestión necesarios que se utilizarán en el Área de Planificación y Control de Proyectos y Recursos. Resultados Portada de los Documentos Normativos Niveles de Aprobación.

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Normalización de los documentos de gestión necesarios que se utilizarán en el Área de Planificación y Control de Proyectos y Recursos. Resultados Para la normalización de Indicadores de Gestión se debe tener en cuenta los elementos siguientes: Definición y cálculo. Objetivos. Niveles de referencia y responsabilidades. 4. Las consideraciones de gestión. 5. Análisis del indicador. 6. Información y datos. 7. Reportes. Control de Revisiones.

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CONCLUSIONES Se evidenció que dicha Área necesita la documentación normalizada para poder llevar a cabo de manera eficiente las actividades que se realizan en la cotidianidad, de igual manera requieren la implementación de indicadores para el seguimiento y control de los proyectos desarrollados en la Coordinación. El Área utilizaba como referencia la documentación de la ex-operadora EDELCA

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CONCLUSIONES Se consiguió adecuar instrucciones de trabajo para la Planificación, Control, Seguimiento y Ejecución de Proyectos de Mantenimiento Mayor, Rehabilitación y Mejoras, así como también se adecuaron formularios e indicadores. Se realizó el levantamiento en los documentos de gestión utilizados en el Área de Planificación y Control de Proyectos y Recursos

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RECOMENDACIONES Revisar periódicamente, por lo menos una vez al año, los documentos Normalizados. Extender esta propuesta de normalización para que se implemente en todas las áreas funcionales de la Coordinación. Capacitar al personal involucrado en los procesos de cada unidad para el correcto uso de los documentos en conjunto con los lineamientos de CORPOELEC, con el fin de que estos puedan realizar ajustes y modificaciones pertinentes a normalizaciones en el futuro. Sensibilizar al personal para que puedan incorporar sin resistencia al cambio en su gestión laboral.

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