Procedimiento de facturación y cobranza

El "Procedimiento de Facturación y Cobranza",
tiene el propósito de contar con un documento que apoye el
desempeño de las diferentes áreas que participan en
el proceso de facturación y cobranza, por lo cual se
ejecutan directamente en los procedimientos u operaciones
diarias, aprovechando las alternativas de operación y
experiencia anterior en la materia aplicada. Por tal motivo, el
manual además de constituir un instrumento de referencia
fundamental para el desempeño de rutinas de trabajo,
servirá de directriz para la capacitación,
inducción y evaluación del personal.

La utilidad de la información que comprende el
manual, depende, en gran medida, de la vigencia de su contenido,
por lo que es indispensable que derivado de cualquier
modificación en las funciones, estructuras y normas que
afecten los procedimientos, se procede a la actualización
de este, conforme a los resultados que se observen en su
aplicación y las necesidades de las áreas
involucradas en este proceso administrativo.

El presente manual tiene como propósito
establecer definiciones y procedimientos básicos que
orienten a las Empresas e Propiedad Social, en la
realización del Proceso de Facturación.

Hoy en día, la factura comercial ha obtenido
importancia significativa en el ámbito del derecho
tributario y pasó de ser un documento mercantil, a un
medio a través del cual se contribuye con la
administración tributaria en su gestión y
recaudación de tributos.

En este sentido, este manual contiene los elementos
fundamentales que permiten identificar y describir la
operatividad del proceso de Facturación y Cobranzas de las
Empresas de Propiedad Social del FFM, se tomará en cuenta
los aspectos Generales del Manual conformado por los objetivos,
alcance del manual, la base legal vigente y normas que orienta y
rigen de manera general el Proceso de Facturación y
cobranza de las Empresas Socio Productivas del FFM. Se describen
los procedimientos, con sus respectivas entradas y salidas, Flujo
gramas, formularios e instructivos, el glosario de
términos, así como, también identifica los
responsables de ejecutarlos de una manera clara y ajustadas a las
disposiciones legales internas y externas aplicables a las
Empresas Socio Productivas.

1. Objetivo y
alcance

El procedimiento tiene como objetivo establecer los
lineamientos y pasos necesarios para la emisión de
facturas en las Empresas de Propiedad Social (EPS), además
de establecer las responsabilidades de cada uno de los
integrantes que intervienen en los distintas actividades que se
desprenden de este proceso en aras de lograr una gestión
eficaz y efectiva del mismo. Es de aplicación a las EPS y
sus centros productivos

2.
Responsabilidades

JEFE DE DEPARTAMENTO: Es el responsable de hacer
cumplir lo que se establece en este procedimiento.

ASISTENTE DE FACTURACIÓN: Es el
responsable del proceso de facturación de las Empresas
Socio productivas.

ASISTENTE DE COBRANZA: Es el responsable del
proceso de cobranza de las Empresas Socio productivas.

MENSAJERO MOTORIZADO: Es el responsable de la
cobranza de las Empresas Socio productivas, como también
de hacer llegar a su destino documentaciones, cheques, entre
otras.

3.
Términos y definiciones:

COMPRA: Es un desembolso de adquirir bienes o
servicios.

VENTA: Es una transacción mercantil donde
se da un bien o servicio a cambio de una obligación o
efecto de pago.

LIBRO DE VENTA: Es aquel libro donde se
relacionan todas las ventas realizadas diariamente. El libro de
venta se lleva con las facturas en la mano. Todos los renglones
del libro deben utilizarse, el cierre se hace mensualmente y se
declara los primeros quince días de cada mes. Aquí,
los ajustes se le colocan una nota de crédito al libro
(por devolución, anulación, etc.).

LIBROS DE COMPRAS: Es aquel libro donde se
relacionan las compras realizadas a diversos proveedores por la
empresa. Se realiza diariamente con la factura de compra en la
mano y se cierra mensualmente.

VENTAS EXCEDENTES: Son aquellas ventas, la cual
no se le aplica ningún impuesto; es decir que no tiene
IVA.

PROVEEDOR: Es el ente que va a dar a conocer los
bienes y servicios.

CLIENTE: Es el que va a comprar o adquirir bienes
y servicios.

PEDIDO: Lo que se va a requerir por lo ya
estimado (Presupuesto).

PRESUPUESTO: Es "un Plan de acción
dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y
términos financieros que, debe cumplirse en determinado
tiempo y bajo condiciones previstas, cuyo concepto se aplica a
cada centro de responsabilidades de la Organización"; es
decir, es la estimación de precios futuros sobre una venta
futura NOTA E ENTREGA: Es el soporte para elaborar la
factura (la nota de entrega se regresa firmada). La nota de
entrega genera a factura.

FACTURA: Es aquel documento legal que el vendedor
o suministrador, detalla con la debida especificación, la
clase y la cantidad de mercancía vendida o suministrada y
su precio. Constituye el más corriente medio probatorio de
la celebración de un contrato mercantil.

IMPUESTO: Son las erogaciones que nos obligan los
entes gubernamentales sobre los ingresos o bienes de una persona
en beneficio común. Entre ellos tenemos IVA, ISLR, etc…
Lo pagan las personas naturales y jurídicas, dependiendo
del caso.

ORDEN DE COMPRA: Documento que autoriza a un
vendedor a entregar las mercancías o materiales descritos
un precio especificado.

FUNCIONES DEL PRESUPUESTO: La principal
función de los presupuestos se relaciona con el "control
financiero" de la Organización".

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS: Los presupuestos
son importantes porque:

• Ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de
  la organización.

• Por medio de los presupuestos se mantiene el "Plan
  de Operaciones" de las empresas Socio Productivas en unos
  límites razonables.

• Cuantifica en términos financieros los
  diversos componentes de su Plan de acción
  Total.

• Las partidas de presupuesto sirven como guías
  durante la ejecución de proyectos en un determinado
  período de tiempo.

• Los presupuestos sirven como mecanismos para la
  revisión de políticas y estratégicas de
  la empresa.

LIBROS DE BANCOS: Es un herramienta muy
útil al momento de querer obtener información
necesaria y actual sobre mi estado de cuenta ya sea para girar
cheques futuros y para tener en cuenta los valores que poseo en
la cuenta corriente.

COBRANZA: Es la operación comercial
mediante la cual un REMITENTE, generalmente un Banco, actuando
por cuenta, orden y Riesgo de un cliente (el medio GIRADOR); por
regla general; por intermedio de otro banco COBRADOR tramita el
cobro de valores ante un deudor (el GIRADO) sin as compromiso, ni
responsabilidad que ejecutar las instrucciones de su MANDANTE (o
su cliente o girador).

CHEQUES: Es un documento utilizado como medio de
pago por el cual una persona (el LIBRADOR) ordena a una entidad
bancaria (el LIBRADO) que pague un determinación de dinero
a otra persona o empresa (el beneficiario o tenedor). El librador
puede ser también el beneficiario, como ocurre cuando uno
utiliza un cheque para sacar dinero de su propia
cuenta.

4. Base
legal:

• Constitución de la República
  Bolivariana de Venezuela. Título VI. Capítulo
  II.

• Ley de la Contraloría General de la
  República

• Ley Orgánica del Trabajo, las Trabajadoras y
  los Trabajadores.

• Ley Orgánica del Sistema Económico
  Comunal

• Plan de la Patria. Segundo Plan Socialista de
  Desarrollo Económico y Social de la Nación
  2013-2019. Gaceta Oficial N° 6.118 Extraordinario del 4
  de Diciembre de 2.013.

• Ley Orgánica de Precios Justos. Gaceta
  Oficial N° 40.340 del 23 de Enero de 2.014.

5.
Misión

Participar activamente en los procesos administrativos
llevando al día la facturación de las Empresas
Socio Productiva reflejando una operación de compra venta
clara y transparente contemplada en el marco
Jurídico.

Desarrollo

7. Procedimientos
de como se debería llevar el departamento de
facturación y cobranza

1.- El cliente solicita el servicio de productos a la
Empresa de Producción Social (EPS).

2.- La EPS efectúa la recepción del
cliente y este efectúa el requerimiento pedido.

3.- La EPS realiza el presupuesto de ese requerimiento
de producto, tomando en cuenta los precios actuales del mercado y
establecido en la Ley Orgánica de Precios Justo
envía al proveedor para su revisión y
aprobación.

4.-La EPS debe elaborar la factura, donde se entrega el
original al cliente, una copia a la Dirección y Control, y
otra la archivan en la EPS.

5.- La Dirección y Control recibe la copia de la
factura y lo guarda en sus archivos.

6.- La EPS cancela la factura, donde la Dirección
de Dirección y Control le hace el seguimiento a la
factura.

7.- El pago bien sea con recibo de débito o
cheque, y se archiva el bauche al expediente.

8.- La EPS realiza la nota de entrega en original y 2
copias; la original va para el cliente, una copia para
Dirección, Organización y Control, y otra copia
para los archivos de la EPS. 9.- Con la nota de entrega se retira
la Mercancía al proveedor y se entrega al cliente.

8. Control
interno del departamento de facturación y
cobranza

De acuerdo a la Contraloría General de la
República de Venezuela, el control interno es el proceso
realizado donde hay que tomar en cuenta los siguientes
artículos:

Artículo 35-36 Establece, el Control Interno es
un sistema que comprende el plan de organización, las
políticas, normas, así como los métodos y
procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a
esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud
y veracidad de su información financiera y administrativa.
De igual forma el art. 36 nos dice, Corresponde a las
máximas autoridades jerárquicas de cada ente la
responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el
sistema de control interno.

Artículo 38 El sistema de control interno que se
implante en los entes y organismos públicos, deberá
garantizar que antes de proceder a la adquisición de
bienes o servicios, o a la elaboración de otros contratos
que impliquen compromisos financieros, los responsables se
aseguren del cumplimiento de los requisitos
siguientes:

1. Que el gasto esté correctamente imputado a la
correspondiente partida del presupuesto o, en su caso, a
créditos adicionales.

2. Que exista disponibilidad presupuestaria.

3. Que se hayan previsto las garantías necesarias
y suficientes para responder por las obligaciones que ha de
asumir el contratista.

4. Que los precios sean justos y razonables, salvo las
excepciones establecidas en otras Leyes.

5. Que se hubiere cumplido con los términos
de la Ley de Licitaciones, en los casos que sea
necesario, y las demás Leyes que sean
aplicables.

Asimismo, deberá garantizar que antes de proceder
a realizar pagos, los responsables se aseguren del cumplimiento
de los requisitos siguientes:

1. Que se haya dado cumplimiento a las disposiciones
legales y reglamentarias aplicables.

2. Que estén debidamente imputados a
créditos del presupuesto o a créditos adicionales
legalmente acordados.

3. Que exista disponibilidad presupuestaria.

4. Que se realicen para cumplir compromisos ciertos y
debidamente comprobados, salvo que correspondan a pagos de
anticipos a contratistas o avances ordenados a funcionarios
conforme a las Leyes.

5. Que correspondan a créditos efectivos de sus
titulares.

9.
¿Qué debe contener una factura?

Existen distintos formatos para una factura, todos
están obligados a llevar cierta información
mínima para que el documento sea válido.

Lo primero y necesario es mencionar de manera
explícita que nos encontramos frente a una factura,
así como también la fecha y el número
correlativo de la misma.

Otro dato importante es la información
básica del empresario o profesional que emite la
factura y también de quien la recibe.

En el caso del emisor,
estos datos serían su nombre y
apellidos, razón social, y domicilio En el caso
del receptor, los datos necesarios solo son nombre,
apellidos.

El siguiente paso es la descripción de
los servicios o de la operación por la cual se
ha emitido la factura

10. Uso de la
factura

Una factura se debe emitir:

Cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de
sustentar gastos o costos para efecto
tributario

11. Partes de una
factura

Una factura bien hecha debería contener los
siguientes elementos en el orden establecido:

• Datos identificativos del profesional que presta
  los servicios: nombre completo, domicilio y
  NIF.

• Número de factura: todas las
  facturas han de ir numeradas de forma correlativa, es decir,
  no se puede saltar del número 93 a la 98, por
  ejemplo.

• Fecha de la factura: también hay
  que tener en cuenta que las fechas de las facturas han de ir
  de acuerdo a su numeración, es decir, la factura 98 no
  puede tener una fecha anterior a la 97.

• Datos de la persona o empresa a la que va
  dirigida la factura: nombre completo,
  dirección o razón social y NIF.

• Concepto de la factura: breve
  descripción de los servicios prestados

• Importe de la operación: se detalla la
  base imponible, es decir, la remuneración a percibir
  sin aplicar ningún tipo de impuestos.

• Retención del IRPF: cantidad resultante
  de aplicar al importe anterior una retención que,
  actualmente, es del 15% en la mayoría de los
  casos. 

El IRPF (Impuesto sobre la Renta de las
Personas Físicas) es el dinero que se descuenta en cada
factura en concepto de impuestos al Estado por el volumen de
ingresos. Al contrario que con el IVA, en este caso es el cliente
quien ingresa a cuenta en Hacienda un dinero que nos
retiene.

A partir del 1 de Enero del 2014 el porcentaje de
retención se mantiene al 21%. Sin embargo los nuevos 
autónomos podrán aplicar un 9% durante los
tres primeros años de inicio de la actividad, siempre y
cuando no se haya ejercido ninguna actividad profesional en el
año anterior a la fecha de comienzo de las actividades
actuales.

Desde el 5 de Julio del 2014, tal y como se ha incluido
en la reforma fiscal 2014, los autónomos con
rentas inferiores a 15.000 euros anuales tributarán el
IRPF al 15%.

Eso sí, esta circunstancia se habrá de
comunicar por escrito al destinatario de la factura, que
tendrá que conservarla debidamente firmada.

Las cantidades que las empresas o clientes han ingresado
a cuenta del autónomo se reflejan en la
declaración de la renta.

¿Cómo aplicar el IRPF en las facturas? Los
profesionales deberán aplicar la retención
directamente de la factura, es decir, añadir una
línea más en su factura con el
concepto IRPF.

En función del tiempo que lleve dado de alta como
profesional autónomo, deberá aplicar un porcentaje
que se aplicará en concepto
de IRPF varía. Ejemplos de IRPF en las
facturas

• Un autónomo con menos de tres años
  de antigüedad:

• Un autónomo con más de tres
  años de antigüedad:

• Importe del IVA:cantidad resultante de aplicar al
  importe inicial un 18%, aunque hay una serie de actividades
  que están exentas de IVA o tributan en diferente
  porcentaje. El IVA (Impuesto sobre el Valor
  Añadido) es el impuesto que cargamos en cada factura
  al cliente pero que no es nuestro, sino que lo recaudamos al
  cliente para dárselo posteriormente a
  Hacienda.

El porcentaje de IVA que debemos cargar en cada
factura es fijo: el 21 % de la base imponible (por base
imponible se entiende el valor neto de la factura). Todo este
dinero se hace llegar a Hacienda a través de las
liquidaciones trimestrales.

Sin embargo, hay una serie de actividades que
están exentas de IVA o que tributan en
diferente porcentaje.

• Cantidad total a percibir: la suma del
  importe inicial, menos la retención del IRPF,
  más el importe del IVA.

• Forma de pago: si es mediante
  domiciliación bancaria hay que incluir el
  número de cuenta al que queremos que se nos ingrese la
  cantidad solicitada.

Autor:

Mariela José Indriago Rojas