Sistema Gestionador del Horario Docente en la UCP (Pinar del Río, Cuba)

Resumen

La Universidad de Ciencias Pedagógicas posee como
misión principal la formación inicial y permanente
del personal docente de la provincia de Pinar del Río.
Para cumplimentar este objetivo, en dicha institución se
imparten clases, se hacen prácticas de laboratorios, se
realizan actividades docentes y extra docentes, entre otras.
Estas actividades son planificadas por el personal del instituto
al que le corresponde esta función de forma manual en
documentos Word o en hojas de Excel, lo cual dificulta mucho
realizar esta tarea y propicia que se cometan errores y
pérdida de tiempo en la elaboración del horario
docente.

Esta investigación asume como objetivo la
realización de una Aplicación Web para organizar la
planificación del horario docente en la UCP.

Para la implementación de este sistema se
utilizaron diversas herramientas tales como Enterprise Architect
para el proceso de desarrollo, PHP 5.0 como lenguaje de
programación, CakePHP como framework de desarrollo y MySQL
como gestor de bases de datos.

Palabras claves: planificación, horario,
docente.

Abstract

The University of Pedagogic Sciences it possesses as
main mission is the initial and ongoing training of teachers in
the Pinar del Río province. To accomplish this goal in
that institution take classes, laboratory work are made, teachers
and teaching activities extra, etc. are performed. These
activities are planned by the university staff that corresponds
to this function manually in Word documents or Excel spreadsheets
making it very difficult to perform this task and favors that
mistakes and loss of time in the preparation of teaching
hours.

This research aims at the realization of a web
application for organizing teacher planning time in
UCP.

To implement the various software tools such as
Enterprise Architect for the process of development, PHP 5.0
programming language, CakePHP like development framework and
MySQL as database manager is used.

KeyWords: planning, schedule,
teaching.

Introducción

Las Nuevas Tecnologías de la Información
(NTICs), constituyen un conjunto de avances tecnológicos
que proporcionan la informática, las telecomunicaciones y
las tecnologías audiovisuales, que comprenden los
desarrollos relacionados con los ordenadores, Internet, la
telefonía, las aplicaciones multimedia y la realidad
virtual.

Numerosos son los logros que se han alcanzado hasta el
momento como resultado de los grandes esfuerzos realizados por el
gobierno cubano, al punto que se puede decir que las NTICs se han
insertado en casi todas las ramas de nuestra sociedad.

Ante este prometedor panorama de desarrollo
tecnológico la UCP "Rafael María de Mendive",
cuenta con la gran posibilidad de integrar las oportunidades que
nos ofrecen el uso de las NTICs, y de hacer partícipe a su
comunidad de los beneficios y ventajas específicas que
estos adelantos brindan, como la facilitación del
conocimiento, la captura, el tratamiento, el almacenamiento, la
aplicación y difusión de los datos.

La UCP tiene como misión principal la
formación inicial y permanente del personal docente de la
provincia Pinar del Río. La sociedad pinareña
necesita de profesionales de la Educación con una alta
calificación desde las perspectivas
político-ideológica,
técnico-metodológica y
científico-pedagógica.

Para lograr este objetivo en la UCP se imparten clases,
se hacen trabajos de laboratorios, se realizan actividades
docentes y extra docentes, etc. Con el fin de que estas
actividades se cumplan de forma satisfactoria se debe realizar
una planificación adecuada de las mismas, teniendo en
cuenta la hora y el lugar en que estas se vayan a efectuar,
así como los profesores que estén a su cargo de
forma tal que no coincidan en más de una actividad al
mismo tiempo. Para ello la secretaria docente de cada facultad
elabora un horario, trabajo que se realiza de forma manual o con
el auxilio de informes Excel, en el cual existen grandes
posibilidades de cometer desaciertos, dado el gran volumen de
actividades que se deben registrar en este horario, lo que
resulta engorroso a la hora de elaborar el mismo.

Ante esta situación se hace evidente la necesidad
de desarrollar una aplicación informática que
facilite la planificación de los horarios de las
actividades docentes y extra docentes, para que así se
elimine la posibilidad de cometer errores y para hacer este
trabajo menos complicado.

Descripción de
la Institución

La Universidad de Ciencias Pedagógicas "Rafael
María de Mendive" es el centro educativo de la provincia
Pinar del Río, Cuba, que tiene como misión la
formación del profesional de la educación. El mismo
ha estado avalado por un gran prestigio, que es el resultado de
su protagonismo en eventos de todo carácter y de su
contribución en la formación del ejército de
educadores que ha aportado a la sociedad pinareña y al
país.

Estructura jerárquica de la
Institución

• Rectoría: Es el área
  encargada de la dirección total del centro,
  aquí se desarrollan las fases de organización y
  control de todo el proceso docente educativo que se lleva a
  cabo en el mismo, así como la planificación de
  actividades relacionadas con la formación del
  personal.

• Vicerrectorías: Son las unidades
  organizacionales que se subordinan a la Rectoría y son
  las encargadas del control de procesos específicos
  dentro de todo el proceso docente educativo.

• Facultades: Son las estructuras que agrupan
  tanto trabajadores como estudiantes de acuerdo al perfil y el
  grupo de conocimientos afines con las diferentes ramas de la
  pedagogía.

• Departamentos: En estas áreas se
  organiza todo el trabajo de los profesores, consta de un jefe
  de departamento que es el encargado de dirigir los procesos
  formativos y el resto de las actividades que deben realizar
  los profesores.

• Locales: Son los lugares en los que se
  llevan a cabo las principales actividades del proceso docente
  educativo.

Ilustración 1: Estructura
jerárquica general

Descripción de
los procesos que se realizan en la UCP

• Planificación general del horario:
  Es el proceso en el cual se elabora el horario común a
  toda la universidad, teniendo en cuenta todas las
  afectaciones informadas por la rectoría y las
  vicerrectorías que le competen a todas las facultades,
  como pueden ser las jornadas patrióticas militares,
  juegos deportivos interfacultades, receso docente,
  etc.

• Planificación de clases: Es el
  proceso en el cual la secretaria docente de cada facultad
  planifica de forma manual las clases que son impartidas por
  los profesores, en esta planificación se controla el
  semestre al que pertenecen, el aula donde van a ser
  impartidas, la fecha y turno, el profesor encargado de la
  misma, la carrera y el grupo específico que la va a
  recibir, la forma organizativa de la docencia
  correspondiente. Esta programación de las clases se
  hace de acuerdo a la organización que hicieron los
  profesores en conjunto con el jefe de departamento de las
  mismas y teniendo en cuenta las afectaciones informadas
  anteriormente por la rectoría y las
  vicerrectorías en la planificación general del
  horario.

• Planificación de eventos
  investigativos: Este proceso consiste en ubicar en el
  horario de cada brigada el grupo de actividades que tributen
  al componente investigativo de los estudiantes, estas pueden
  haber sido orientadas por la vicerrectoría de
  investigaciones o pueden ser iniciativa de alguna facultad o
  carrera en específico en aras de contribuir a la
  formación investigativa de los estudiantes.

• Planificación de juegos deportivos:
  Dicho proceso está relacionado con la
  planificación, y así se ve reflejado en el
  horario docente de las actividades relativas a los juegos
  deportivos. Las mismas están organizadas desde la
  base, es decir, primero se ubican en el horario los juegos
  que se realizan a nivel de facultad, entre las carreras de
  una misma facultad, y después se celebran los juegos
  interfacultades, los cuales vienen ubicados en el horario,
  según la planificación general hecha por la
  rectoría y la vicerrectoría de extensión
  universitaria.

• Planificación del componente
  laboral: Es la organización y ubicación
  dentro del horario docente particular de cada brigada del
  período de prácticas preprofesionales, ello se
  hace atendiendo a las exigencias de la carrera y el
  año y además considerando las posibilidades que
  tienen los organismos para atender a los estudiantes, de tal
  manera que tribute a su futura formación como
  profesionales.

• Planificación del Trabajo Socialmente
  Útil: Aquí se organizan las actividades
  que realizan los estudiantes que tienen una
  repercusión social y que tributan a la
  formación integral de estos como futuros
  profesionales. Además, estas actividades favorecen a
  la universidad ya que el contenido de las mismas va dirigido
  a la organización, limpieza y embellecimiento de las
  áreas universitarias, así como al apoyo al
  personal de los servicios que aquí laboran.

• Planificación de exámenes:
  Refleja en el horario docente de cada brigada la
  planificación de los exámenes tanto
  intrasemestrales como los exámenes finales. Los
  exámenes intrasemestrales son planificados por los
  profesores, los que indican la fecha exacta en la que se van
  a efectuar los mismos, los exámenes finales se
  planifican de forma general en un rango de fechas, para que
  más tarde los estudiantes decidan en qué fecha
  desean realizar cada examen, lo que permite un mayor
  protagonismo de la brigada en la elaboración de su
  horario.

• Planificación de reuniones: Es la
  incorporación en el horario docente de todas las
  reuniones en las que participan las brigadas de cada
  facultad, estos encuentros pueden ser planificados a nivel de
  brigada, desde los departamentos, las facultades o a nivel de
  universidad. Este es el espacio en el cual se brinda un
  cúmulo de información de gran relevancia para
  el buen funcionamiento de la universidad y además es
  el marco donde los estudiantes pueden debatir y plantear sus
  preocupaciones respecto al proceso docente y las demás
  cuestiones que atañen a la vida universitaria. Las
  reuniones más frecuentes son las de brigada y las de
  la UJC, las cuales ocurren con carácter mensual y
  vinculan a la mayoría de los estudiantes.

• Planificación de la jornada
  patriótica militar: Es la organización
  dentro del horario docente de las actividades relativas a la
  preparación para la defensa y seguridad nacional, las
  cuales son informadas por el departamento de Defensa y
  Seguridad Nacional de la universidad. Estas actividades son
  programadas de forma general para toda la universidad y
  vienen plasmadas en la planificación general del
  horario que se hace antes del horario particular de cada
  facultad. Entre las principales actividades que podemos
  encontrar están los días de la defensa nacional
  y el bastión militar entre otras.

• Planificación del receso docente: Es
  el proceso mediante el cual se incorpora a la
  planificación general del horario los periodos
  correspondientes al receso docente, estos periodos
  vacacionales son planificados a nivel nacional para todas las
  instituciones educacionales.

Basamento del Sistema
Informático

Es necesario realizar un nuevo producto
informático ya que el software existente que tiene
relación con los procesos que se quieren controlar no
cumple con las funcionalidades requeridas. Por ejemplo en el
nuevo producto se controlarían los horarios en que los
estudiantes deben acudir presencialmente al aula, también
se registrarían las formas organizativas de la docencia,
ya sean conferencias, seminarios, clases prácticas,
evaluaciones, talleres, etc., para que de esta forma quede
conformado el horario, tanto para el profesor, como para el
área y los estudiantes.

Diagrama de comportamiento

Un caso de uso es un proceso que da un resultado de
valor para un actor determinado, una descripción de los
pasos o las actividades que deberán realizarse para llevar
a cabo dicho proceso, constituyendo una secuencia de
interacciones que se desarrollarán entre un sistema y sus
actores en respuesta a un evento que inicia un actor principal
sobre el propio sistema.

Analizando a fondo la situación, llegamos a un
diagrama donde podemos ver la relación con los diferentes
actores del sistema que se establecieron.

Ilustración 2: Diagrama de
Comportamiento del Sistema

Principales
Interfaces y Funcionalidades

El usuario "no registrado" representa cualquier usuario
que entre al sistema para consultar el horario de un grupo
determinado, para ello en la página de inicio
tendrá acceso al siguiente enlace:

Ilustración 3: Interfaz
principal

Y a continuación se mostrará el siguiente
formulario donde deberá seleccionar la carrera y el
grupo:

Ilustración 4: Selección
de Carrera y Grupo a Mostrar

Y el sistema mostrará una serie de tablas con las
clases y las actividades programadas en el grupo seleccionado con
la posibilidad de descargarlo en formato Excel:

Ilustración 5: Actividades
Programadas

El usuario "administrador" será el
encargado de gestionar los usuarios, las facultades y los locales
a través del siguiente menú:

Ilustración 6: Gestión
de Usuarios por facultades y locales

Para adicionar un nuevo local el administrador
deberá llenar el siguiente formulario:

Ilustración 7:
Asignación de Aulas

Para adicionar una asignatura deberá llenar el
siguiente formulario:

Ilustración 8: Adición
de Asignaturas

El usuario "Profesor Guía" será
el encargado de gestionar sus programas de clases, sus
afectaciones durante el curso escolar y la planificación
de las clases para el grupo que es guíaa través del
siguiente menú:

Ilustración 9: Gestión
de Programas de clases para usuarios.

Para insertar una clase deberá llenar el
siguiente formulario:

Ilustración 10: Adición
de Clases

Y acto seguido aparecerá el horario del grupo
seleccionado con la nueva clase si esta fue agregada
satisfactoriamente.

Ilustración 11: Adición
de Clases al Horario

El profesor guía podrá además
eliminar o clonar una clase (duplicar) a través de los
siguientes enlaces:

Ilustración 12: Gestión
de Clase

Al clonar una clase esta se guardará
automáticamente sin necesidad de introducir los datos
nuevamente con una fecha 14 días posteriores a la fecha de
la clase original debido a que el horario es quincenal. Si la
clase no pudiera ser clonada por algún motivo entonces se
presenta el siguiente formulario para que sea
reprogramada:

Ilustración 13:
Reprogramación de Clase

El usuario "planificador" será el
encargado de planificar todas las actividades de la universidad,
ya sea de la universidad en general o de una facultad o carrera o
de uno o varios grupos en específico. Para ello
utilizará el siguiente formulario:

Ilustración 14:
Planificación de Actividades

Y podrá de esta manera ver todas las actividades
programadas.

Ilustración 15: Listado de
Actividades Programadas

Conclusiones

Luego de investigarse la forma en que se lleva a cabo la
elaboración y el control del horario docente en la UCP, se
propuso la aplicación de un sistema web basado en las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
lo cual representa un aporte significativo para la
automatización y control de este proceso.

Tomando como base el objetivo general definido en la
introducción de este trabajo y a partir de los objetivos
específicos planteados en esta, se llega a las siguientes
conclusiones:

• Se investigó las bases teóricas del
  control del horario docente en el Instituto.

• Se desarrolló un sistema web asociado a la
  base de datos que informatiza el control del horario docente
  en la UCP

Se puede concluir, en que se cumplió con el
objetivo general de este trabajo contribuyendo al control del
horario docente en la UCP, mediante la creación de un
sistema soportado en las tecnologías web que permite la
agilización de gran parte de este proceso.

Bibliografía

Dr. C. Pulido Díaz Arturo, Lic. Oharys Alonso
Pérez y Lic. Anaysa de la Caridad Hernández
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Pedagógico "Rafael María de Mendive" de Pinar del
Río.

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S. Pressman, Roger. (2007). Ingeniería del
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Stevens Pearson, Perdita (2002). Utilización de
UML en Ingeniería del Software con Objetos y
Componentes.

Autor:

Juan Alberto Sánchez
Rodríguez

Institución: Carrera
Ingeniería Informática Universidad de Pinar del
Río "Hermanos Saíz Montes de Oca"

Lugar: Pinar del Río, Cuba

Alejandro Fernández
Gil

Institución: Departamento de
Ingeniería Informática, Universidad de Pinar del
Río "Hermanos Saíz Montes de Oca".

Lugar: Pinar del Río, Cuba

Rafael Martínez
Estévez

Institución: Departamento de
Tecnología Educativa, Universidad de Ciencias
Pedagógicas "Rafael María de Mendive"

Lugar: Pinar del Río, Cuba