Caracteristicas y procesos de una comunicación gerencial efectiva

Caracteristicas y Proceso de Una Comunicación Gerencial Efectiva
“Comunicación corporativa incluye:

La comunicación desde la dirección o gerencial. (esta es la principal en este curso)
La comunicación organizativa
La Comunicación de Marketing.”

La Comunicación Gerencial es Responsabilidad Compartida por Resultados
La responsabilidad por la comunicación es compartida por todos los niveles de la dirección, y su personal de apoyo para lograr los resultados deseables:
Visión compartida dentro de la empresa
Establecer y mantener la confianza del personal en el liderazgo de la organización.

Otros Resultados Esperados de la Comunicación Gerencial
Movilizar la energía, Inicio y dirección del proceso de cambio.
Facultar con poder.
Definir metas /objetivos
Medir el rendimiento.
Comunicar acerca de todos estos puntos para crear identidad corporativa.
Resultados Claves de la comunicación del Gerente Estrella

Comunicar con autenticidad:
Comunicar es un proceso vital que se cruza con otros de los mencionados:
Comunicar objetivos, propósitos, valores.
Escuchar retroinformación de problemas, quejas, conflictos, sugerencias del personal.
Comunicar sugerencias, decisiones ante los problemas planteados.
Comunicar los resultados obtenidos y retroinformar sobre qué hacer para mejorar.

ComunicaciónEscuchar abiertamente y transmitir mensajes convincentes
Las personas dotadas de esta aptitud:
Son efectivas en el intercambio, registrando las pistas emocionales para afinar los asuntos difíciles.
Saben escuchar, buscan el entendimiento mutuo y comparten información de buen grado.
Fomentan la comunicación abierta y son tan receptivas de las malas noticias como de las buenas.

Varios estudios en el mundo, (D.Goleman, Whetten y Cameron) confirman que la falta de empatía en la la comunicación gerencial es en un 70% la causa principal de los fracasos de gerentes que eran muy hábiles en otras competencias técnicas y/o administrativas financieras.

Elementos de la Inteligencia Emocional en el Trabajo
El liderazgo o la influencia tiene que ver sobre todo con el arte de persuadir para colaborar en la construcción de un objetivo común.
En lo que respecta al mundo interior ,nada hay más esencial que poder reconocer nuestros sentimientos más profundos y saber lo que tenemos que hacer para estar más satisfechos con nuestro trabajo.
Hay tres elementos críticos de la inteligencia emocional:
La capacidad expresar las quejas en forma de críticas positivas.
la Creación de un clima que valore la diversidad y no la convierta en una fuente de fricción.
Saber establecer redes eficaces (cooperación).

Comunicación de Quejas que motiven al cambio
Cuando alguien se queja expresando desprecio, emociones negativas critica destructivamente, no motiva al cambio.
La expresión de la queja ,o crítica debe tener las características de una retroinformación (H. Levinson):
Específicamente dirigida concretamente al comportamiento que desagrada, mencionando los sentimiento que causa.
Ofrezca soluciones: Expresando lo que espera que se haga.
Permanezca sensible a la empatía. Perciba si hay defensivi -dad. Escuche al otro es sus explicaciones, excusas…
Haciendo pensar en las consecuencias naturales de no cambiar la conducta, invitando a asumir responsabilidad.
Exprese la confianza de que el otro ”va a cambiar”.
Todo ello dentro de contexto de privacidad y oportunidad.

Sugerencias para el que recibe la crítica
Conviene escuchar con mucha atención, serenidad y apertura a los datos e información aportados para mejorar.
Evite ponerse a la defensiva, su conducta errónea no es todo su yo, usted tiene partes excelentes.
Si uno va a responder en forma defensiva al ataque percibido, serénese, dándose un tiempo para pensar en lo positivo de la crítica : información que le permite mejorar.
Considere la crítica como una oportunidad para trabajar juntos a la persona que crítica y resolver el problema en lugar de tomarlo como un enfrentamiento personal.

Manejar las emociones frente a la diversidad
De pequeño se aprenden prejuicios emocionales contra algunos grupos: minorías étnicas, sexo diverso al de uno, los de otra religión, los de otro partido, los de otra clase social.

Estos prejuicios pueden entorpecer el clima para el trabajo armonioso en grupo y equipos de trabajo.

La cultura de la empresa debe no tolerar la intolerancia racial, religiosa, política, clasista, sexista. Deben respetarse las diferencias de este tipo entre las personas, por respeto a su dignidad.

Hay entrenamiento en aceptar la diversidad racial, social, pero este no rinde sus frutos si la alta gerencia no cuida ser congruente con la cultura de tolerancia que decide crear.

Establecer redes de apoyo (cooperación)
Esta colaboración mutua se va realizando en el día a día, no solo se busca recibir sino también se da aportes a los que necesitan de uno.
En esto puede haber un fenómeno de profecía que se cumple a sí misma.” Como yo espero que los otros no me ayuden, no los ayudo, probablemente los otros quieran cumplir mis expectativas negativas”.
Para establecer redes interdepartamentales, es necesario vencer los prejuicios, los otros no son como nosotros, los otros nos consideran menos que ellos…
Para esto ayuda a representarnos la realidad en forma diferente, los sentimientos responden a la imagen que nos hemos hecho, y nos puede ayudar los siguientes protocolos diseñados en base a P. Senge.(l995).

Protocolo para equilibrio de indagación y persuasión
Al aprender la disciplina del equilibrio entre indagación y persuasión, se descubre que es una ayuda tener en cuenta las siguientes sugerencias:
Cuando usted exponga su opinión:
Explicite su propio razonamiento (es decir, explique cómo llegó a esa opinión y los "datos" en que se basa);
Aliente a otros a explorar la opinión de usted ("¿Ves lagunas en mi razonamiento?");
Aliente a otros a presentar otros puntos de vista ("¿Tienes otros datos u otras conclusiones?");

Equilibrio entre Indagación y Persuasión
Indague las opiniones ajenas que difieren de la de usted (¿Qué opinas?" "¿Cómo llegaste a tu punto de vista?" "¿Tienes en cuenta datos que yo desconozco?".
Cuando indague puntos de vista ajenos:
Si usted tiene supuestos sobre los puntos de vista ajenos, expóngalos con claridad y reconozca que son supuestos; “estos son mis supuestos….”
Describa los "datos" sobre los cuales se basan esos supuestos; “yo creo esto por los resultados de una investigación realizada en…..”
No se moleste en hacer preguntas si no tiene genuino interés en la respuesta.

Sugerencias para la indagación
Cuando el diálogo se atasca
(los demás demuestran su falta de interés en seguir indagando sus puntos de vista)
Pregunte cuáles son los datos o cuál es la lógica que podrían inducirles a cambiar de parecer;

Pregunte si hay algún modo de diseñar conjuntamente un experimento (o indagación) que probablemente brinde nueva información.

Cuando se le dificulta expresar su punto de vista.
Cuando hay dificultad en expresar su punto de vista o en experimentar con ideas alternativas:
procure que tanto usted como los demás expresen en voz alta donde está la dificultad
(por ej. ¿Qué ocurre con esta situación , y conmigo o los demás, que resulta tan difícil mantener una deliberación abierta?)
Si hay un común deseo de superar la dificultad, elabore con los demás maneras de hacerlo.

" Lo único que permanece constante, es el cambio … " “La adaptación es la clave de la supervivencia …" “Las mutaciones -cambios-son la esencia de la evolución …"
Es una disciplina para aprender a cambiar, en un mundo cambiante.
Es un modo de reflexionar sobre las ideas acerca de las personas.
Es un apoyo en la comunicación humana efectiva ya que ayuda a entender y compartir con otras personas. A veces preguntamos algo y lo que nos contestan no se corresponde, o bien, respondemos y sucede que no es comprendido como deseamos unos y otros.
Es una herramienta que nos ayuda a mejorar el aprendizaje las comunicaciones
Qué es la PNL?
OJO NO ESTA EN EL MANUAL

Principios de La PNL
La Programación Neurolinguistica surgió del análisis del lenguaje verbal y no verbal en los programas o patrones que practicaban notables profesionales exitosos del campo de la psicoterapia (V. Satir, M.Erickson, Pierce) y del enfoque sistémico de G. Bateson.
Su propósito principal es encontrar los modelos que permiten la excelencia en el pensar y el comunicar del ser humano. (Sus fundadores fueron Blander y Grinder, y los autores actuales R. Dilt, A. Robins, O”Connor y Seymour)

La PNL en su enfoque
La PNL es un enfoque que compara el cerebro a una computadora.
Los pensamientos son programas aprendidos, el lenguaje es analizado buscando los modelos de representación y de comunicación:
La PNL redescubrió el lenguaje verbal y el no-verbal en sus normas o códigos aprendidos.

Dos Formas de ver las cosas:
Mi mujer y yo estábamos sentados a la mesa en la reunión de mis excompañeros de universidad. Yo contemplaba a una mujer sentada en una mesa vecina, totalmente borracha que se mecía con su bebida en la mano.

Mi mujer me preguntó: – ¿La conoces? – Sí -suspiré-, es mi ex-novia. Supe que se dio a la bebida cuando nos separamos hace algunos años y me dijeron que nunca más estuvo sobria. – ¡Dios mío! – exclamó mi mujer ¡Quién diría que una persona puede celebrar algo durante tanto tiempo!
 Moraleja : Siempre hay dos maneras de ver las cosas …

Conceptos especiales de La PNL
Metalenguaje: es el lenguaje que habla acerca del lenguaje.

Metamodelo es una forma de detectar el modelo de pensar y comunicarse de la otra persona.

La comunicación es uno de los Factores Mentales que inciden en:
Códigos neuro lingüísticos
(normas que se tienen para pensar y hablar)

2. Las creencias

3. El humor, la imaginación y la fantasía

4. Saber las metas y la misión

5. Auto estima y comunicación
M
o
t
i
v
a
c
i
ó
n

¿Cual es nuestro sistema de representación dominante?
Predominancia Visual
Los visuales son personas con la voz aguda, Tienen tendencia a ver, usar verbos que implican elementos que se puede visualizar. (Son el 40% de la población estudiada)
Los colores o su ausencia tienen un significado fuerte
El grado de organización y orden es importante)
Tienden a Visualizar la profundidad de las imágenes
Predominancia Auditiva:
La realidad se la representan predominantemente desde los sonidos.
Son aproximadamente el 40% de la población estudiada en USA.
Le dan mucha importancia a los sonidos, tienen muy desarrollado el oído, pueden pasar todo el día oyendo música.
Se motivan mucho con los elogios.

Kinestésica o táctil
Estas personas están muy orientadas a sentir, están en contacto con sus emociones, son muy viscerales. Tienen la voz gruesa. Hablan con verbos que expresan sentimiento.
Por ej. Sienten profundamente la Satisfacción de cerrar un negocio y presentación a la junta .
Entran en (estado de flujo o uso óptimo de la energía y los recursos internos que tenemos)
Trabajan mejor con Temperatura templada
Es importante para ellos el tener sentimiento de orgullo y éxito)
El clima cálido a nivel afectivo en su grupo de trabajo.
Le gusta estar en dinamismo-movimiento.
Sentirse en paz y Sentir optimismo es vital.
Cual es nuestro sistema de representación dominante

Importancia de conocer estos sistemas de comunicación
El sistema de representación predominante me condiciona mi sistema preferido o director de comunicación. Mi sistema director es una especie de programa básico de procesamiento de datos.
El interlocutor al ponerme voluntariamente en su mismo sistema de representación se sentirá comprendido y podrá captar mejor el significado de mi mensaje.

Para ser efectivos en nuestras comunicaciones y relaciones interpersonales en el trabajo es prioritario el conocimiento de nuestros aprendizajes a través del entendimiento o autoconciencia de:

Valores y principios en la Comunicación gerencial con un diagnóstico de los aspectos estratégicos.
Aprendizaje comunicacional desde la Inteligencia Emocional y la PNL
Estilos de relaciones interpersonales (Satir y Katcher/Atskin)

(Gp:) Auto-conciencia
Autodiagnóstico

Orientación
interpersonal
Aprendizajes de Hábitos
de Comunicación desde
PNL e Inteligencia
Integral
(Gp:) Valores Compartidos
En Comunicación
Gerencial (Ulrich,Van Riel)

(Gp:) VALORES

Convicciones más estables y duraderas
que guían la conducta humana.

No hay completa conciencia de ellos.

Pueden ser terminales e instrumentales

Aspectos de moralidad y competencia

VALORES TERMINALES

Prosperidad Logro Autorealización
Seguridad Paz Personal y Social
Verdad Equidad/Justicia
Auto-respeto Reconocimiento Social
Belleza Armonía
Solidaridad Planeta Equilibrado
Felicidad Unidad de Humanidad
Integridad Amor Agape/Amistad
Personales o sociales. Indican fines o metas deseables, ¿Cuáles son los nuestros en la empresa? (ejemplos…)

Ambición por metas.
Criterio en toma
de decisiones.
Alegría profunda.
Limpieza
Honestidad, sinceridad
Crecimiento intelectual
Amante Sexual Fiel
Obediencia inteligente
Capacidad psicofísica
Valor para arriesgarse
Imaginativo creativo.
Lógico Analítico, Sistémico.
Manejo de emociones.
Valores Instrumentales:

Indican conducta o metodología

Moralidad v/s Deshonestidad

(Gp:) Intento Estratégico:
Metas Estrategias
(Gp:) Mentalidad requerida (Cultura)
(Gp:) Pilar de
Competencia
(Gp:) Pilar de
Consecuencias
(Gp:) Pilar de
Gobernación
(Gp:) Gerenciar pro-
cesos de trabajo
y del cambio
(Gp:) Consiguiendo
el personal

Entrenamiento y desarrollo
(Gp:) Evaluación
desempeño
(Gp:) Recompensas
(Gp:) Diseño
organización
(Gp:) Politicas salud,
seguridad…
(Gp:) Comunicación
(Gp:) Mejora procesos
de trabajo
(calidad,reingen)
(Gp:) Proceso de
Cambio
(Gp:) Liderazgo: ¿Cuál es la calidad del mismo dada Nuestra estrategia?
(Gp:) Capacidades Organizacionales requeridas.

La Comunicación en la Arquitectura
Organizacional

La energía del grupo hacia la efectividad
Los grupos de aprendizaje y trabajo son las claves de las estructuras organizacionales efectivas.

¿Cómo poder canalizar la energía de todos los individuos del grupo hacia la meta de la organización?

La alineación de la visión personal de los miembros con la visión y las metas del grupo.

La sintonización de los valores personales y grupales

Si no hay unidad y cada uno tira para su lado, pueden fracasar

Proceso de Autodiagnóstico en Comunicación Gerencial Estratégica
Las preguntas claves son (califique de 1 al 10):
Dada nuestras prioridades estratégicas de negocio :¿Hasta que punto tiene la empresa:
1)Mentalidad compartida: la mentalidad(cultura) correcta en cuanto a patrones de comunicación acerca de lo apropiado sobre estos puntos:
¿Para qué?: Motivar , Orientar, Corregir……..
¿Qué comunicar?:Buenas.. malas noticias… del pasado, presente, metas futuras….
¿Cuando ?: Diario….Semanal… mensual… anual
¿a quienes?: A unos pocos… a la mayoría, a todos…
¿Con qué medios: boletines.. Email,… carteleras…

Autodiagnóstico de la Comunicación gerencial
¿Hasta qué punto:
2. Comprende la alta y media dirección la comunicación de sus colaboradores en sus aspiraciones, necesidades emocionales?…
3. Existe un sistema justo de gerenciar el desempeño (medidas, premios) para el logro de las metas y se ha comunicado dicho sistema ?…
4. Se percibe que la estructura organizacional, los sistemas y políticas de comunicación ayudan para alcanzar las futuras metas?

Autodiagnóstico de Comunicación Gerencial
5. ¿ Cual es el grado de habilidad para comunicarse en función de mejorar los procesos de trabajo, para cambiar, y aprender en orden a lograr las metas?
6. Están alineados los mensajes de la alta y media dirección hacia el público externo con los mensajes de la gerencia percibidos por el publico interno (los empleados)?
7. Está alineado el comportamiento de la alta y media gerencia con los mensajes explicitos públicos predicados?

Autodiagnóstico de Comunicación Gerencial
8.¿Demuestra la alta …y la media…. gerencia preocupación y compromiso personal por atender las necesidades de sus empleados?
9.¿Tienen los empleados canales de acceso informativo con la alta… y media… gerencia?
10.¿Están sincronizados en forma consistente los mensajes enviados por los diferentes altos ….y medios…. gerentes?
12. Usualmente la gerencia alta … y media… le dedica tiempo suficiente a la comunicación gerencial con los empleados bajo su mando?

Claves para convertir diagnóstico en acción:
Los datos deben ser analizados y convertidos en acción en la medida que el proceso de diagnóstico se desarrolla, los temas comunes son identificados y gerentes con responsabilidad de toma de decisiones toman la propiedad de datos, y proponen opciones de acción.
A lo largo y al final del Seminario Taller generaremos ideas y propuestas para mejorar la efectividad de la comunicación gerencial en la empresa.

Comunicación Congruente
En todo este camino de motivación hace falta tener una comunicación congruente, que reconozca primero nuestro propio valor, que cada uno se valorice a sí mismo y que confíe en su capacidad real (autoestima alta) y también que respete y aprecie al otro, que reconozca la importancia del otro con el cual trabajo o vivo mi vida.

Por último es necesario reconocer la importancia
del contexto o ambiente, pues es un reto que
nos desafía para transformarlo en un
ambiente que facilite la vida para todos
los seres humanos que estamos en este
planeta, comenzando por nuestra
empresa, nuestro hogar,
nuestro país, nuestra región.

Yo
Otros
Contexto

Principios de InteracciónGerencial
Diga y haga acciones que ayuden a que sus colaboradores: Mantengan o aumenten su autoestima, autoconfianza. (Confíe en la gente que da indicios de merecerlo)
Trátelos no como son sino cómo pueden llegar a ser con su desarrollo.
Escuche y responda con empatía. La empatía es la capacidad de comprender al otro en su propia perspectiva, en el significado que [el o ella dan a sus palabras o acciones.
Involucre a los otros en la búsqueda e implementación de la solución a los problemas de todo tipo cuando ellos puedan aportar.
Busque y Comparta Información Válida (verdad).
En lo posible logre acuerdos ganar-ganar con los otros, sin que salga perjudicado el ambiente social ni los principios de integridad, equidad, eficiencia y eficacia.

Proceso de la Comunicación
Emisor
Envía

Palabras
Tono de Voz
Ritmo
Conductas
Gestos Faciales
Mensaje
Inten
tado
Significado
Capta-
do
Sentimientos
Sentir (rabia
Y miedo)

Sentir
acerca del
Sentir
Reglas y Defensas
Aprendidas
Respuestas y
Patrones
Recibe
Información
De Retorno
(retroinformación)
Modelo de Virginia Satir