El ciclo de inventario y almacenamiento es único debido a su estrecha relación con otros ciclos de operaciones.
La materia prima y la mano de obra directa entran en el ciclo de inventario y almacenamiento a partir del ciclo de adquisición y pago y del ciclo de nomina y personal, respectivamente. El ciclo de inventario y almacenamiento termina con la venta de los productos en el ciclo de ventas y cobranza.
La auditoria de inventario, en especial las pruebas del saldo de inventario de fin de año, es a menudo la parte mas compleja y la que consume mas tiempo en la auditoria.
Los Factores que afectan la complejidad de la auditoria del inventario incluyen lo siguiente:
El inventario es una partida importante en el balance general, y a menudo es la partida mas grande que constituye las cuentas incluidas en el capital de trabajo.
El inventario se encuentra en diferentes ubicaciones, lo que dificulta su control y conteo físico.
La diversidad de las partidas de inventarios crea dificultades para el auditor.
La valuación del inventario también es difícil debido a factores como la obsolescencia y la necesidad de distribuir los costos de fabricación al inventario.
Existen varios métodos de valuación de inventario que son aceptables, pero cualquier cliente debe aplicar un método de manera uniforme año tras año.
FUNCIONES DE NEGOCIOS DEL CICLO Y DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS
El inventario asume muchas formas diferentes, de acuerdo con la naturaleza del negocio:
En los negocios de ventas.
En los Hospitales.
En las compañías de fabricación.
Proceso de Ordenes de Compra
El ciclo de inventario y almacenamiento comienza con la adquisición de materias primas para la producción. Las requisiciones de compras se utilizan para solicitar que el departamento de compras coloque ordenes para artículos de inventario.
Recepción de Materia Prima
Esta también forma parte del ciclo de adquisición y pago. Los materiales recibidos se deben inspeccionar en cantidad y calidad. Se hace un informe de recepción y se envía al almacén y luego el informe va al departamento de compra y al departamento de cuentas por pagar.
Almacenamiento de Materias Primas
Los materiales son enviados al almacén hasta que son requeridos para la producción. Los materiales se transfieren del almacén a producción mediante un documento que indique la cantidad de material necesario.
Proceso de los Productos
La determinación de las partidas y la cantidad a producirse se basa, por lo general
En los pedidos específicos de clientes.
Pronósticos de ventas.
Niveles predeterminados de productos terminados y corridas económicas de producción.
Dentro de los departamentos de producción, debe haber condiciones para justificar las cantidades producidas , controlar desperdicios, aplicar controles de calidad y llevar a efecto la protección física del material en proceso.
Registros de contabilidad de costos: Son las hojas de trabajo e informes que contienen costos de materiales, mano de obra y costos indirectos por trabajo o proceso conforme se incurre en dichos costos.
Almacenamiento de Productos Terminados
Cuando el departamento de producción termina los productos, estos se depositan en el almacén en espera de su embarque.
En compañías con buenos controles internos, los productos se guardan bajo control físico en un área separada de acceso limitado y además forma parte del ciclo de ventas y cobranza.
Embarque de Productos Terminados
Es parte integral del ciclo de ventas y cobranza. Cualquier embarque o transferencia de productos terminados debe ser autorizado por medio de un documento de embarque debidamente aprobado.
Archivos Maestros de Inventario Perpetuo
Por lo regular se guardan registros perpetuos separados para materias primas y productos terminados. La mayoría de las empresas no utilizan inventarios perpetuos para el trabajo en proceso.
Los archivos maestros de inventario perpetuo pueden incluir solo información acerca de las unidades de inventario adquiridas, vendidas y a la mano, o también pueden incluir información acerca de los costos unitarios.
COMO AFECTA EL COMERCIO ELECTRONICO LA ADMINISTRACION DEL INVENTARIO
Una de las ventajas que tiene el Internet en cuanto a la administración de inventario es que permite a los clientes mostrar a sus negocios clave de negocios descripciones amplias de sus productos de inventario y clientes comerciales.
Es así que este sistema ayuda a los proveedores a que trabajen con la administración para monitorear el flujo de los artículos de inventario.
A los clientes les permite información sobre la disponibilidad del producto, estatus de pedidos y embarque, calidad de producto y calificaciones de confiabilidad, etc.
Los gerentes utilizan este sistema para rastrear el movimiento de productos a través de la organización mediante el acceso a información en línea relativa a la ubicación de artículos específicos del inventario.
Este acceso además puede aumentar los riesgos de negocio si la información financiera es puesta internacionalmente en usuarios no autorizados.
También puede provocar riesgos en los informes financieros si el sistema de inventario no es controlado como es debido. Por ello es de gran importancia las restricciones de seguridad como contraseñas, firewall y otros controles.
Lo que reduce el riesgo de que personas externas manipulen los registros de inventario. Los que utilizan para preparar los estados financieros.
PARTES DE LA AUDITORIA DEL INVENTARIO
El objetivo general de la auditoria del ciclo de inventario y almacenamiento es determinar que las materias primas, proceso de producción, inventario de productos terminados y el costo de los productos vendidos estén expresados correctamente en los estados financieros.
La auditoria del ciclo de inventario y almacenamiento se puede dividir en cinco partes distintas.
Adquisición y Registros de Materias Primas, Mano de Obra y Costos Indirectos
Esta incluye tres funciones: Procedimiento de orden de compra, recepción de materias primas y almacenamiento de la misma.
En primer lugar se estudian los controles internos de estas funciones, luego se comprueban como parte de la aplicación de pruebas de control y de las pruebas sustantivas de operaciones en el ciclo de adquisición y pago y en el ciclo de nomina y personal.
Transferencia de Activos y Costos
Las Trasferencias Internas incluyen el procesamiento de productos y almacenamiento de productos terminados.
Estos registros son independientes de los demás ciclos y prueban como parte de la auditoria del ciclo de inventario y almacenamiento.
Embarque de Productos y Registro de Ingresos y Costos
El registro de los embarques y costos relacionados, forma parte del ciclo de ventas y cobranza. Las pruebas de control y pruebas sustantivas de operaciones deben incluir procedimientos para verificar la precisión de los archivos maestros del inventario perpetuo.
Observación Física del Inventario
Es necesario observar al cliente realizando el conteo del inventario físico para determinar si en realidad existe un inventario registrado a la fecha del balance general y si el conteo se realiza correctamente por lo cual un examen físico es un tipo esencial de evidencia para verificar el saldo de una cuenta.
Precio y Recopilación de Inventario
Los costos usados para valuar el inventario físico deben probarse para determinar si el cliente ha seguido correctamente un método acorde con las normas de información financiera aplicables y que coincidan con años anteriores. Los procedimientos de auditoria que se utilizan para verificar, estos costos se llaman pruebas de precios.
AUDITORIA DE CONTABILIDAD DE COSTOS
Los Controles de Contabilidad de Costos:
Son los que se refieren al inventario físico y los costos relacionados, desde el momento en que se elabora una requisición de materias primas hasta que el producto fabricado esta terminado y se transfiere al almacén. Estos se dividen en dos categorías amplias:
Controles físicos sobre el inventario de materias primas, proceso de producción y productos terminados
Controles sobre costos relacionados por lo que se evitan pedidos por uso inadecuado y robos.
Pruebas de Contabilidad de Costos
Controles Físicos: Las pruebas del auditor para determinar la idoneidad de los controles físicos sobre las materias primas, trabajo en proceso y productos terminados, deben registrarse a la observación y consulta. Revisando el área de almacenamiento de materias primas para determinar si el inventario esta protegido contra robo y mal uso mediante un almacén cerrado bajo llave, de lo contrario el auditor debe ampliar la observación de las pruebas de inventario para cerciorarse que se realiza un conteo adecuado.
Documentos y Registros para la Transferencia de Inventario
El interés principal del auditor al verificar la transferencia del inventario de un lugar a otro reside en: que existan transferencias registradas, que se registren realmente las transferencias efectuadas y que las cantidades, descripción y fecha de todas las transferencias registradas sean precisas. Una vez que se hayan comprendido los controles internos, las pruebas se aplican fácilmente mediante la revisión de documentos y registros. Por ejemplo, un procedimiento para comprobar la existencia y precisión de la transferencia de productos desde el almacén de materias primas hasta la línea de ensamblaje de fabricación es justificar una secuencia de requisiciones de materias primas.
La tecnología ha mejorado la capacidad de rastrear el movimiento de productos a lo largo de la producción. Por ejemplo, los productos se etiquetan con códigos de barras estandarizados que se pueden escanear con láser para rastrear el movimiento de las unidades de inventario
Archivos Maestros de Inventario Perpetuo
Estos archivos tienen un gran efecto sobre la oportunidad y alcance de la revisión física del inventario por parte del auditor. Un inventario físico provisional puede dar como resultado un ahorro de costos importante para el cliente y el auditor, y permite que el cliente obtenga con mas rapidez los estados auditados. Estos archivos también permiten que el auditor reduzca el alcance de las pruebas del inventario físico, cuando el riesgo evaluado de control relacionado con la observación del inventario es bajo.
Registros de Costos Unitarios
En primer lugar, cuando el auditor verifica los registros de costos de inventario debe comprender el control interno. Con frecuencia, esto consume tiempo, debido a que el flujo de costos, por lo general, esta integrado a otros registros de contabilidad.
Una vez, que el auditor ha comprendido el control interno, el método para la verificación interna abarca lo mismos conceptos que se analizaron en la verificación de las operaciones de ventas y adquisición.
Una dificultad muy importante en la verificación de los registros de costos de inventario es la determinación de la racionabilidad de distribuciones de costos. Por ejemplo, la distribución de costos indirectos de fabricación entre productos individuales comprenden ciertas suposiciones que afectan significativamente entre los costos unitarios del inventario y la imparcialidad de la valuación del inventario.
PROCEDIMIENTOS ANALITICOS
Después, de realizar las pruebas adecuadas de registros de contabilidad de costos y procedimientos analíticos, el auditor estará listo para diseñar y llevar a efecto las pruebas de detalles de saldo del inventario final.
METODOLOGIA PARA EL DISEÑO DE PRUEBAS DE DETALLES DE SALDOS
La obtención de un conocimiento del negocio del cliente es aun mas importante en lo que respecta al inventario, para la mayoría de los aspectos de la auditoria, ya que el inventario varia de manera muy importante de acuerdo con las diferentes compañías. El conocimiento adecuado del negocio del cliente y su industria le permite al auditor consultar y analizar problemas como la valuación de inventario.
OBSERVACION FISICA DEL INVENTARIO
Se ha requerido que los auditores realicen pruebas de observación física al inventario. La SAS 1 (AU 331) Señala que existen los requisitos siguientes para la observación del inventario.
Normalmente es necesario para el auditor independiente estar presente en el momento del conteo, y que mediante la observación adecuada realice pruebas y consultas para sentirse satisfecho en cuanto a la efectividad de los métodos de inventario y el grado de confianza que puede ser colocado en las declaraciones del cliente acerca de las cantidades y condición física de los inventarios.
Un punto esencial en el requisito de la SAS 1 es la distinción entre la observación del conteo del inventario físico y la responsabilidad de llevar a cabo el conteo. El cliente tiene la responsabilidad de establecer procedimientos para realizar un inventario físico preciso y efectuar y registrar en realidad el conteo.
Un aspecto importante del conocimiento del auditor de los controles de inventario físico del cliente es su completa familiarización con ellos antes de que inicie el inventario. Sin lugar a dudas, esto es esencial para evaluar la efectividad de los procedimientos del cliente, pero también permite al auditor presentar sugerencias constructivas por adelantado.
Las decisiones del auditor en la observación física del inventario son similares a las de otras áreas de la auditoria e incluyen la selección de procedimientos de auditoria, decisión de la oportunidad de aplicación de los procedimientos, determinación del tamaño de la muestra y selección de los elementos para la verificación.
En la oportunidad el auditor decide si el conteo físico se puede efectuar antes del termino del año, principalmente con base en la precisión de los archivos maestros de inventario perpetuo.
Tamaño de la muestra: Por lo general, es imposible de especificar el tamaño de la muestra en una observación física en cuanto al numero de elementos, ya que el énfasis durante las pruebas radica en la observación de los procedimientos del cliente y no en la selección de elementos para su verificación.
Selección de elementos: La selección de elementos para las pruebas, es parte importante de la decisión de auditoria en la observación de inventario.
La parte mas importante de la observación de inventario, es determinar si se esta realizando el conteo físico de acuerdo con las instrucciones del cliente. Para hacerlo de forma efectiva, es esencial que el auditor este presente mientras se esta llevando a cabo el conteo físico.
AUDITORIA DE PRECIO Y RECOPILACION
Una parte importante de la auditoria de inventario es desarrollar todos los procedimientos necesarios para tener la certeza de que el conteo físico o las cantidades de los registros perpetuos fueron tantas compilados como fijado su precio correctamente.
Las Pruebas de Precios de Inventario
Comprenden todas las pruebas de los precios unitarios del cliente para determinar si estos son adecuados.
Las Pruebas de Recopilación de Inventario
Estas incluyen todas las pruebas de resumen de las cantidades físicas, la extensión del precio multiplicada por la cantidad, la totalización del resumen del inventario y el rastreo de los totales hasta el libro mayor general.
Controles de Precios y Recopilación
La existencia de controles internos sobre los costos unitarios que están integrados con los registros de producción y otros de contabilidad, son importante para verificar que se utilice costos razonables para la valuación del inventario final.
Un control interno importante es el uso de registros de costos estándares que indican variaciones en los materiales, mano de obra y costos indirectos y se pueden utilizar para valuar la producción.
Los controles internos de recopilación son necesarios ya que constituyen un medio para tener la certeza de que los conteos físicos están debidamente resumidos, que tienen un precio igual al importe asentado en los registros de unidades, extendidos y totalizados de manera correcta e incluidos en el libro mayor general en la cantidad correcta.
El control interno mas importante sobre la determinación precisa de precios, extensiones es la verificación interna que realiza una persona competente e independiente.
Fijación de Precio de Inventario Adquirido
Los tipos principales de inventarios incluidos en esta categoría son: las materias primas, piezas compradas y suministros.
Fijación de Precios de Inventario Fabricado
El auditor toma en cuenta el costo de las materias primas, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación al fijar precios para el trabajo en proceso y productos terminados. La necesidad de verificar cada uno de estos costos hace mas compleja la auditoria del inventario del trabajo en proceso y productos terminados que la auditoria del inventario de productos comprados.
Costo ó Mercado
Al fijar un precio al inventario, es necesario tomar en cuenta si el costo de reemplazo ó el valor neto de realización son menores que el costo histórico.
INTEGRACIÓN DE LAS PRUEBAS
Pruebas del Ciclo de Adquisición y Pago
Siempre que el auditor verifica las adquisiciones Como parte de las pruebas del ciclo de adquisición y pago, esta obteniendo evidencia de la precisión de los costos de materias primas adquiridas y todos los costos indirectos de fabricación, salvo la mano de obra.
Pruebas del Ciclo de Nomina y Personal
Cuando el auditor verifica los costos de mano de obra, aplican los mismos comentarios que para las adquisiciones. En la mayoría de los casos se pueden comprobar los registros de contabilidad de costos para los costos de mano de obra directa e indirecta como parte de la auditoria del ciclo de nomina y personal, en caso de que exista una plantación por adelantado.
Pruebas del ciclo de Ventas y Cobranza
La mayor parte de las pruebas de auditoria en el almacén de productos terminados, así como el embarque y registro de ventas tiene lugar cuando se comprueba el ciclo de ventas y cobranza.
Pruebas de Contabilidad de Costos
Las prueba de contabilidad de costos tienen la intención de verificar los controles que afectan el inventario y que no se verificaron como parte de los tres ciclos ya mencionados. Se realizan pruebas de controles físicos, de transferencias de costos de materias primas a trabajo en proceso, de transferencias de costos de productos fabricados a productos terminados, de archivos maestros de inventario perpetuo y registros de costos unitarios.
Inventario Físico, Fijación de Precio y Recopilación
En la mayor parte de las auditorias, la suposición fundamental en la prueba del ciclo de inventario y almacenamiento, es que el costo de productos vendidos es un residuo de inventario inicial mas las adquisiciones de materias primas, mano de obra directa y otros costos de fabricación, menos inventario final.
Cuando se verifican los costos unitarios, también es posible confiar, hasta cierto grado, en las pruebas de los registros de costos efectuadas durante las pruebas sustantivas de operaciones. También es útil a existencia de registros de costos estándar para fines de comparación con los costos unitarios reales. Si se utilizan los costos estándar para representar el costo histórico, se les tiene que verificar para comprobar su confiabilidad.