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Curso de control de gestión y cuadro de mando integral: Indicadores de control de gestión



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    INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
    El modelo de gestión orientado a los resultados asume que los propios ciudadanos interesados pueden evaluar la calidad, cantidad y oportunidad de los bienes y servicios recibidos, por lo que en algunos programas se incorpora la evaluación de resultados por parte de los destinatarios o actores interesados.

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    Los indicadores de evaluación de desempeño generan múltiples apoyos para la implementación de una gestión orientada a los resultados.
    Los indicadores apoyan el conocimiento y el aprendizaje
    Los indicadores permiten adoptar medidas para el mejoramiento de la gestión.
    La utilización de los indicadores favorece la contestabilidad o competencia por recursos públicos
    Tiene relación con la transparencia y rendición de cuentas
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    La concertación estratégica
    La gestión presupuestaria
    El análisis sobre la totalidad del ciclo de las políticas públicas
    Mayor transparencia hacia la ciudadanía
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    CONDICIONES DE LOS INDICADORES
    AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS
    CONSTRUCCION DE INDICADORES
    PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES
    ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES
    METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES
    IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO
    COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS
    TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS

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    Condiciones que deben reunir los indicadores
    Ser relevante
    No ser ambiguo
    Inequívoco
    Pertinente
    Objetivo
    Preciso
    Accesibilidad
    Sensibilidad

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    INTRODUCCION
    CONDICIONES DE LOS INDICADORES
    AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS
    CONSTRUCCION DE INDICADORES
    PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES
    ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES
    METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES
    IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO
    COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS
    TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS

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    Que puede ser controlado con los indicadores?
    Procesos
    Productos
    Resultados Intermedios
    Resultados Finales o Impacto

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    Dificultades más relevantes:
    Ambigüedad en los objetivos
    Falta de precisión de productos relevantes o estratégicos
    Quien o quienes responden por los objetivos
    Falta de consecuencias del buen o mal desempeño
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    Beneficios de la evaluación a través de indicadores de desempeño
    Facilita el proceso de planificación y de formulación de políticas de mediano y largo plazo.
    Permite detectar sectores de la organización con problemas de gestión.
    Permite realizar ajustes y readecuar cursos de acción
    Permite asignar más eficazmente los recursos públicos
    Aumenta la transparencia
    Permite evaluar los procesos y realizar evaluaciones ex post

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    INTRODUCCION
    CONDICIONES DE LOS INDICADORES
    AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS
    CONSTRUCCION DE INDICADORES
    PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES
    ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES
    METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES
    IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO
    COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS
    TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS

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    El requisito previo para formular indicadores de evaluación de desempeño es que la institución pública defina los objetivos que orientarán en el mediano y largo plazo su accionar.
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    Algunas condiciones previas a cumplir(1)

    La planificación estratégica es un proceso estructurado que permite a la organización especificar su misión y papel dentro de la estructura del Estado.

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    Algunas condiciones previas a cumplir(2)

    Definidas las misión, los objetivos estratégicos y los productos relevantes de la institución, se requiere establecer metas de gestión que establezcan los logros que se quiere alcanzar en cada una de las áreas o ámbitos de acción que surgen a partir de los objetivos estratégicos.

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    Algunas condiciones previas a cumplir(2)

    Existen factores que desaconsejan el desarrollo de un sistema de indicadores para todas y cada una de las actividades y programas que desarrolla de una Institución
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    Condiciones metodológicas para la elaboración de indicadores
    Fuentes de Información
    Temporalidad

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    INTRODUCCION
    CONDICIONES DE LOS INDICADORES
    AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS
    CONSTRUCCION DE INDICADORES
    PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES
    ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES
    METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES
    IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO
    COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS
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    Áreas donde el desarrollo de sistemas de indicadores resulta importante:

    Dichas áreas son:
    Desempeño operativo
    Desempeño financiero
    Congruencia
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    INTRODUCCION
    CONDICIONES DE LOS INDICADORES
    AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS
    CONSTRUCCION DE INDICADORES
    PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES
    ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES
    METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES
    IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO
    COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS
    TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS

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    Economía
    Eficacia
    Eficiencia Efectividad
    Equidad
    Excelencia – Calidad
    Entorno
    Sostenibilidad

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    INTRODUCCION
    CONDICIONES DE LOS INDICADORES
    AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS
    CONSTRUCCION DE INDICADORES
    PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES
    ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES
    METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES
    IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO
    COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS
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    RECORDEMOS LA METODOLOGIA BASICA PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES

    Qué se hace ?
    Qué se desea medir ?
    Quién utilizará la información ?
    Cada cuánto tiempo ?
    Con que se compara ?

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    INTRODUCCION
    CONDICIONES DE LOS INDICADORES
    AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS
    CONSTRUCºCION DE INDICADORES
    PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES
    ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES
    METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES
    IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO
    COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS
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    MODELOS BASICO DE EVALUACIÓN

    MODELO PLAN
    MODELO PRESUPUESTO
    MODELO MIXTO (PLAN-PRESUPUESTO)

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    DESTINATARIOS Y USUARIOS DE LOS INDICADORES
    Gestores públicos
    Órganos políticos externos a la administración
    Ciudadanos y medios de comunicación
    Órganos técnicos de control
    Instituciones académicas y científicas
    Organismos y organizaciones internacionales

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    INTRODUCCION
    CONDICIONES DE LOS INDICADORES
    AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS
    CONSTRUCCION DE INDICADORES
    PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES
    ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES
    METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES
    IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO
    COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS
    TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS

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    INSTITUCIONALIZACION DE LA EVALUACION
    Decisión política
    Nuevo rol de los organismos de control

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    ALGUNAS DE LAS DIFICULTADES MAS IMPORTANTES EN LA CONSTRUCCION DE LOS INDICADORES DE DESEMPEÑO
    Debilidad en el nombramiento del personal directivo publico

    Falta o escasos incentivos para asumir mayores niveles de responsabilidad

    Las escasas consecuencias respecto del desempeño logrado
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    La administración por resultados implica la priorización del logro de los objetivos estratégicos generales y específicos en el proceso de gestión de los recursos públicos.

    En tanto que la medición del desempeño implica la determinación de elementos mensurables, cuantitativa y cualitativamente, relacionados con el logro de los propósitos de la administración pública así como la determinación de expectativas sobre ellos
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    La evaluación del desempeño, incluye elementos de respuesta a los interrogantes sobre cómo ha sido el desempeño, en qué medida y en qué condiciones se cumplieron los objetivos inicialmente establecidos.
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    Los indicadores de desempeño que han sido definidos como indicadores de insumo, producto, resultado e impacto (IPRI), son instrumentos de medición de las principales variables asociadas al cumplimiento de los objetivos.
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    Definición de indicadores de medición del desempeño

    a) Identificación de las unidades programáticas
    b) Definición de indicadores de medición del desempeño
    c) Establecimiento de valores a alcanzar

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    Es necesario que los valores a alcanzar en cada indicador sean:
    Viables
    Realistas
    Comprensivos
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    Pilares de una implantación exitosa de la administración por resultados
    Planificación estratégica

    Facilita la identificación priorización y solución de problemas permitiendo diseñar acciones estratégicas.
    Reingeniería de Procesos.
    Permite luego del análisis correspondiente introducir los cambios necesarios en las practicas de trabajo habituales, orientando los procesos internos a los productos identificados como prioritarios en el plan estratégico.

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    Enfatizar en el control por resultados
    considerando una amplia participación
    social
    Orientación de la Administración
    Pública hacia el ciudadano a
    Atendiendo la satisfacción de sus
    demandas
    Fomentar la descentralización
    entre las unidades generadoras de
    Políticas públicas.
    Principales Elementos

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    Administración
    por Objeto del gasto
    Administración
    por resultados
    Altamente burocrática
    Rígida
    Basada en normas y procedimientos
    Vs.
    Descentralización de las decisiones.
    Mayor Flexibilidad
    Basadas en Procesos y resultados
    VENTAJAS

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    (Gp:) Alta
    Dirección
    (Gp:) Nivel Directivo
    (Gp:) Nivel Operativo
    (Gp:) Planificación estratégica
    (Gp:) Control de Gestión
    (Gp:) Control de Actividades
    (Gp:) TIPOS DEINDICADORES
    (Gp:) Indicadores GestiónGlobal de la Entidad o Resultado Final

    Resultado Final o Impacto
    Resultado Intermedio
    (Gp:) Indicadores por Centrode Responsabilidad

    Eficiencia, Eficacia, Economía, Calidad

    (Gp:) IndicadoresOperacionales

    Insumos, Productos, Eficacia
    (Gp:) ACTIVIDAD DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL

    TIPOLOGÍA DE INDICADORES SEGÚN NIVEL ORGANIZACIONAL Y PLANIFICACIÓN
    NIVELES ORGANIZACIONALES

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    Son los signos vitales de una organización.
    Los signos vitales son los FACTORES CRíTICOS DE ÉXITO en una gestión administrativa
    (Gp:) EFICIENCIA
    (Gp:) EFICACIA
    (Gp:) RECURSOS
    (Gp:) PROCESO

    (Gp:) PRODUCTO

    (Gp:) CLIENTE

    (Gp:) PRODUCTIVIDAD
    (Gp:) EFECTIVIDAD

    INDICADORES DE GESTIÓN
    INFORMACIÓN QUE SIRVE DE MEDIO PARA UNA MEJOR GESTIÓN

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    La organización debe asegurarse de que el servicio que no sea conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional.

    Los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme deben estar definidos en un procedimiento documentado.
    CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME

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    La Institución debe tratar los servicios no conformes mediante una o más de las siguientes maneras:

    a) Tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada.
    b) Autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente.
    c) Tomando acciones para impedir su uso o aplicación originalmente previsto
    CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME

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    Se deben mantener registros de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido.

    Cuando se detecta un producto no conforme después de la entrega o cuando ha comenzado su uso, la organización debe tomar las acciones apropiadas respecto a los efectos, o efectos potenciales, de la no conformidad.
    CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME

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    Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

    No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
    Defecto : Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado

    Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad.

    DEFINICIONES… Para recordar

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    42
    INTEGRALIDAD DE LAS METAS

    Aumentar la cobertura del programa de decomiso de droga en un
    15% respecto de igual periodo del año pasado

    Llegar a un costos promedio de $ 2.000 por hora de investigación

    Alcanzar 10.000 cierres de investigaciones
    definidas por los fiscales
    INDICADOR DE CALIDAD

    Aumentar en un 5% los índices
    de calidad de servicio de la PDI

    INDICADOR DE EFICIENCIA

    Costo promedio de las
    De cada investigación:
    Gasto total
    programa / número de
    Horas invertidas

    INDICADOR DE EFICACIA

    Aumentar en 8% la eficacia en procedimientos de Control de Identidad, expresada en aprehensiones y detenciones por delito flagrante

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    43
    PROBLEMAS FRECUENTES EN LA CONSTRUCCION DE INDICADORES
    TRAMPA DE LA MEDICION: SE MUESTRA COMO RESULTADOS (Y SE HACE) SOLO LO QUE SE PUEDE MEDIR

    SE TIENDE A MEDIR DE ACUERDO A LA INFORMACION DISPONIBLE, DESCUIDANDO LA MEDICION DE LOS ASPECTOS MAS RELEVANTES

    SUBVALORACION DE LAS METAS FRENTE A UN AMBIENTE PUNITIVO DE LA EVALUACION

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    44
    TENDENCIA A MEDIRLO TODO PARA NO SUBREPRESENTAR ESFUERZOS

    SE DESARROLLAN INDICADORES PERO NO SE USAN PARA LA TOMA DE DECISIONES.
    PROBLEMAS FRECUENTES EN LA CONSTRUCCION DE INDICADORES

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