Manual de organización y funciones de una óptica (página 2)
5. Apoyar a la Recepcionista en la atención a los clientes que llegan a retirar lentes, encargándose de entregarlos previa identificación, una vez que se los haya medido y firmado el recibido conforme de los anteojos.
6. Actualizar las cuentas por cobrar de facturación por servicios de laboratorio.
7. Entrega de facturas del mes con las estadísticas de cada tipo de lente facturado.
8. Investigar con el equipo administrativo a cerca de los lentes que no están elaborados, cuando el paciente llega a retirarlos.
9. Orientar a los pacientes en caso de que los anteojos no estén listos, sobre la fecha en que deben volver a retirarlos.
10. Elaborar informe de reclamo de anteojos, por fecha, paciente, número de carné, tipo de reclamo.
11. Registra en la orden de trabajo, la fecha en que fueron entregados los lentes al cliente, debiendo solicitarle firmar en la leyenda de Recibí Conforme.
12. Asignar número consecutivo al expediente e incorporar la receta al expediente, para facilitar el control y la búsqueda en caso que el cliente vuelva por alguna situación de reclamo.
13. Realizar otras funciones relacionadas al cargo, y que le sean asignadas por el jefe inmediato.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Relaciones Internas
Optometría
Producción
Recepción
Jefe inmediato
Supervisión
Ninguna
Límite o Nivel de Autoridad
Responsabilidad delegada por la Gerencia Administrativa Financiera para la facturación y atención al cliente y relación de coordinación de trabajo con Optometría, Producción y Atención al cliente.
REQUISITOS DEL CARGO
Estudios y conocimientos
Ser bachiller
Estudio técnico comercial ó estudiante universitario.
Dominio de Programas Básicos de Computación.
Tener iniciativa propia.
Experiencia y Habilidades
Experiencia mínima comprobada de un (1) año, desempeñando cargos similares.
Habilidad de expresión verbal.
Técnicas de Archivo y Mecanografía
Manejo de equipo de computo,
Manejo de fax, fotocopiadora, calculadora.
Cualidades Personales
Buenas relaciones humanas.
Discreción
Responsabilidad y honestidad
Capacidad para ordenar y organizar el trabajo.
Iniciativa
Nombre del Cargo : | Encargado de Compras(9) | |
Cargo Superior Inmediato : Gerente Administrativo Financiero
Cargo(s) Subordinado(s) : Ninguno
Objetivo General del Cargo:
Coordinar con las demás áreas de la empresa las necesidades de adquisición, realizando los contactos y negociación con los proveedores, debiendo evaluar ofertas, elaborar expediente de contratación y ejecutar la realización de las órdenes de compras y trámite para cheque, debiendo dar seguimiento a las compras realizadas, cumpliendo con Normativas y guías establecidas para las Adquisiciones.
FUNCIONES GENERALES
1. Coordinar con las demás áreas de la empresa las necesidades de adquisición.
2. Recibir solicitudes de compra del área requerida.
3. Solicitar a jefe inmediato aprobación de inicio de procedimiento de compras.
4. Contactar y negociar con los proveedores según catálogo, base de datos o en páginas de internet.
5. Enviar solicitud de cotización a proveedores.
6. Realizar una evaluación de las ofertas o cotizaciones presentadas.
7. Remitir recomendación de adjudicación a su jefe inmediato.
8. Realizar expediente de contratación por fecha y su ordenamiento.
9. Realizar órdenes de compra.
10. Recibir el producto comprado.
11. Realizar los trámites necesarios para la elaboración de pago a proveedores.
12. Dar seguimiento a las compras realizadas.
13. Acompañamiento en los procesos de compra.
14. Planificar las contrataciones.
15. Verificación de la ejecución de compras con lo presupuestado.
16. Identificar el tipo de procedimiento a realizar según monto y tipo de compra.
17. Envío de productos a sucursales a través de encomiendas.
18. Atender a los proveedores.
19. Administrar formatos para uso interno y externo de la óptica.
20. Resguardo de expedientes administrativos.
21. Realizar otras funciones de la especialidad que le sean orientadas por el Superior Inmediato.
Información Documental.
Resumen mensual de compras realizadas (estadísticas).
Solicitud de cotizaciones. Adquisiciones/proveedores.
Análisis de cotizaciones. Gerencia/Adquisiciones.
Informar de la compra al proveedor (Orden de Compra)
Especificaciones técnicas. Proveedor.
Acta recepción. Expediente.
Facturas.
Acta de entrega
Solicitud de compra
Cheques. Enviar a proveedores
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Relaciones Internas
El área de Adquisiciones requiere una relación estrecha con todas las áreas de la empresa ya que debe recibir información, como: necesidades a suplir, especificaciones técnicas y términos de referencia que deben ser suministrados por el usuario.
Existe relación con el área financiera para la gestión de los pagos a los proveedores.
Con la Gerencia para informar y guiar a tomar la mejor decisión de compra que beneficie la empresa.
REQUISITOS DEL CARGO
Estudios y conocimientos
Licenciado en Administración de Empresas o carreras afines.
Manejo de formatos de contratación.
Conocimiento en manejo de expedientes.
Conocimientos básicos contables administrativos y de mercadeo.
Dominio de Programas Básicos de Computación.
Experiencia y Habilidades
Experiencia mínima comprobada de dos (2) años, en cargos similares.
Habilidad de expresión verbal.
Técnicas de Archivo y Mecanografía.
Manejo de equipo de computo.
Cualidades Personales
Buenas relaciones humanas.
Discreción
Responsabilidad y honestidad
Capacidad para ordenar y organizar el trabajo.
Iniciativa
Nombre del Cargo : | Informático (10) | |
Cargo Superior Inmediato : Gerente Administrativo Financiero
Cargo(s) Subordinado(s) : Ninguno
Objetivo General del Cargo:
Tiene por objetivo mantener los sistemas informáticos de la óptica y los equipos computacionales y colaborar a la optimización de los procedimientos administrativos, con el apoyo del hardware y/o software que sea necesario; garantizando la eficiente operatividad de los módulos instalados: Contabilidad, Facturación, Inventarios y de Producción, u otros que se requieran para el control y manejo de los recursos de la óptica.
FUNCIONES GENERALES
1. Coordinar con las demás áreas de la empresa las necesidades del manejo de información generada por los distintos módulos informáticos.
2. Apoyar computacionalmente las actividades de todas las áreas, preocupándose del desarrollo de programas, como de la actualización de los equipos.
3. Mantener y administrar las redes, sistemas y equipos de cómputo.
4. Prestar soporte a usuarios en todo lo relativo a la plataforma computacional.
5. Supervisar todo proyecto informático que fuere contratado a terceros y ser la contraparte técnica de los sistemas computacionales arrendados.
6. Controlar las concesiones que le correspondan de acuerdo a su participación en la elaboración de las especificaciones técnicas y que le sean atingentes a la naturaleza de sus funciones.
7. Velar por la integridad de la información almacenada en equipos de computo propiedad de la óptica, además de elaborar y ejecutar los planes de contingencia necesarios en caso de pérdida de dicha información.
8. Preparar, ayudar a interpretar y entregar la información estadística requerida.
9. Recopilar, actualizar y mantener datos e información estadística necesaria, con la finalidad de que ésta sea útil en la toma de decisiones.
10. Crear y administrar las bases de datos que sean relevantes para la toma de decisión y para el conocimiento de la Gerencia Administrativa Financiera.
11. Coordinar el accionar de las distintas áreas, para ir integrando y correlacionando información y bases de datos.
12. Realizar otras funciones de la especialidad que le sean orientadas por el jefe inmediato.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Relaciones Internas
El área de Informática requiere una relación estrecha con todas las áreas de la empresa ya que debe administrar y procesar información procesada por el usuario.
Con la Gerencia Administrativa Financiera para informar sobre la situación y requerimientos de hardware y/o software.
REQUISITOS DEL CARGO
Estudios y conocimientos
Ingeniero en Sistemas o Computación
Soporte Técnico
Conocimiento en Programación
Conocimientos en mantenimiento de equipos de cómputo.
Experiencia y Habilidades
Experiencia mínima comprobada de dos (2) años, en cargos similares.
Habilidad de expresión escrita.
Control de inventario de equipos.
Cualidades Personales
Buenas relaciones humanas.
Discreción
Responsabilidad y honestidad
Capacidad para ordenar y organizar el trabajo.
Iniciativa
Nombre del Cargo : | Mensajero(11) | |
Cargo Superior Inmediato : Gerente Administrativo Financiero
Cargo(s) Subordinado(s) : Ninguno
Objetivo General del Cargo:
Efectuar labores de mensajería, conducir y trasladarse con responsabilidad a realizar actividades propias de su cargo, cumpliendo con las regulaciones de tránsito y mantenimiento preventivo del vehículo.
FUNCIONES GENERALES
1. Realizar todas las gestiones y trámites orientados por la Gerencia Administrativa Financiera.
2. Llevar documentación a los proveedores y clientes a los lugares indicados.
3. Entrega y recepción de productos o encomiendas a las sucursales o salas de venta.
4. Realizar pagos diversos.
5. Retirar cobros en la locación del cliente.
6. Efectuar depósitos bancarios.
7. Retiro de materiales en la localidad del proveedor.
8. Realizar compras menores.
9. Conducir con prudencia y respetar las leyes de tránsito.
10. Reportarse en su horario de trabajo establecido ante su jefe inmediato.
11. Mantener actualizada su licencia de conducir.
12. Informar sobre cualquier desperfecto observado en el vehículo y efectuar las gestiones correspondientes para su solución.
13. Cumplir con lo estipulado en el Reglamento Interno de Trabajo de la Empresa.
14. Realizar otras funciones que le sean ordenadas por el jefe.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Las relaciones internas y externas dependen de las orientaciones por su Jefe Inmediato.
REQUISITOS DEL CARGO
Estudios y conocimientos
Tercer año de Secundaria ó Bachiller.
Conocimientos de las leyes de tránsito, red de señales viales
Licencia de Conducir Vigente
Experiencia y Habilidades
Experiencia mínima comprobada de dos (2) años, en cargos similares.
Habilidad de expresión oral y escrita.
Cualidades Personales
Buenas relaciones humanas.
Discreción
Responsabilidad y honestidad
Iniciativa
Nombre del Cargo : | Conserje/bedel(12) | |
Cargo Superior Inmediato : Gerente Administrativo Financiero
Cargo(s) Subordinado(s) : Ninguno
Objetivo General del Cargo:
Proporcionar el servicio de limpieza de oficinas e instalaciones físicas, servicio de cafetería a clientes, visitantes y empleados, apoyando en la atención a los clientes y visitas que se presentan a la óptica, así como en labores de mensajería interna.
FUNCIONES GENERALES
1. Abrir las oficinas para las que este autorizada y hacer la limpieza de las mismas.
2. Preparar el café y demás bebidas.
3. Realizar la limpieza de las oficinas alternas y área de la cocina.
4. Realizar limpieza de la bodega de inventario conforme lo estipulado.
5. Brindar apoyo en la recepción o despacho de bodega cuando sea necesario.
6. Cumplir con lo estipulado en el Reglamento Interno de Trabajo de la Empresa.
7. Realizar otras funciones que le sean orientadas por el jefe.
1. Garantizar la limpieza de toda la instalación.
2. Informar sobre la necesidad previa de implementos de limpieza y de servicios generales.
3. Resguardar los materiales e implementos de limpieza.
4. Velar porque la dotación del agua se mantenga abastecida.
5. Atender de manera cordial a las personas que solicitan información en la Óptica.
6. Brindar apoyo a las diferentes áreas.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Las relaciones internas y externas dependen de las orientaciones por su Jefe Inmediato.
REQUISITOS DEL CARGO
Estudios y conocimientos
Primer año de Secundaria ó Básico.
Experiencia y Habilidades
Experiencia mínima de un (1) año.
dinámica
Cualidades Personales
Buenas relaciones humanas.
Discreción
Responsabilidad y honestidad
Otros
En caso de vacaciones, enfermedad o cualquier otro tipo de ausencia temporal, deberá buscarse un reemplazo externo que cumpla con sus actividades en el tiempo de ausencia.
Nombre del Cargo : | Bodeguero (13) |
Cargo Superior Inmediato : Gerente Administrativo Financiero
Cargo(s) Subordinado(s) : Despachador
Objetivo General del Cargo:
Manejo operativo de la bodega, Administración y custodia de los Inventarios de productos en almacén, manteniéndolos actualizados y garantizando la codificación de los artículos almacenados y su registro en kardex; certificando los controles internos establecidos para el correcto manejo de inventarios de bodega.
FUNCIONES GENERALES
1. Ejecutar actividades de recepción, y entrega de los materiales utilizados en la óptica.
2. Ejecutar actividades de registro y control de materiales adquiridos por MediÓptica.
3. Controlar el nivel de stock de accesorios y materiales para la elaboración de anteojos.
4. Registrar en los formatos del Kardex tanto las entradas como de salidas de accesorios y materiales para la elaboración de los anteojos.
5. Llevar control del inventario de accesorios y aros para anteojos.
6. Mantener actualizado el inventario de materiales para anteojos y accesorios
7. Elabora e informa sobre existencias mínimas de aros y accesorios en stock
8. Actualiza el kardex correspondientes al movimiento de materiales y otros insumos propios de la actividad de la Óptica.
9. Prepara informes sobre el control de materiales e inventarios.
10. Enviar copias de las recepciones y despachos al Contador.
11. Cumple con la aplicación de Procedimientos y Normas de Control Interno relacionadas a la gestión de compras y registros de almacén.
12. Preparar los materiales que sean necesarios para el eficaz desarrollo de las actividades.
13. Mantener limpia y ordenada la bodega.
14. Suministrar la información que se le solicite y que le haya autorizado su jefe inmediato.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Relaciones Internas
Laboratorio
Compras
Contabilidad
Jefe inmediato
Supervisión
Despachador
Límite o Nivel de Autoridad
Responsabilidad limitada a la administración y control de bodega.
REQUISITOS DEL CARGO
Estudios y conocimientos
Ser bachiller.
Estudio técnico comercial ó estudiante universitario.
Dominio de Programas Básicos de Computación.
Experiencia y Habilidades
Experiencia mínima comprobada de un (1) año, desempeñando cargos similares.
Manejo de equipo de cómputo.
Manejo de kardex.
Cualidades Personales
Responsabilidad
Honestidad
Capacidad de orden y limpieza.
Nombre del Cargo : | Despachador de bodega (14) |
Cargo Superior Inmediato : Bodeguero
Cargo(s) Subordinado(s) : Ninguno
Objetivo General del Cargo:
Realizar la ubicación física en los anaqueles, de los productos recibidos conforme la Recepción de bodega, así como el despacho de artículos y materiales de acuerdo a la Orden de salida, todo conforme la orientación del jefe de bodega.
FUNCIONES GENERALES
1. Realizar actividades de recepción, y entrega de los materiales utilizados en la óptica, conforme lo orientado por el jefe de bodega.
2. Ordenar debidamente en los anaqueles todos los materiales y accesorios adquiridos por MediÓptica e identificarlos debidamente.
3. Informar al jefe de bodega sobre el nivel de stock de accesorios y materiales para la elaboración de anteojos.
4. Efectuar la protección, control y mantenimiento de las existencias de equipos, repuestos y materiales en almacén.
5. Detectar el material deteriorado, o en mal estado e informar de inmediato al jefe da bodega.
6. Apoyar en el levantamiento de inventario de accesorios y aros para anteojos.
7. Apoyar en la información sobre existencias mínimas de aros y accesorios en stock.
8. Mantener orden y limpieza en los estantes o anaqueles de la bodega.
9. Preparar las condiciones de local, que sean necesarios para el eficaz desarrollo de las actividades.
10. Mantener limpia y ordenada la bodega.
11. Apoyar en las actividades orientadas por su jefe inmediato.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Relaciones Internas
usuarios
Jefe inmediato
Supervisión
Ninguna
Límite o Nivel de Autoridad
Responsabilidad limitada ante el jefe de bodega.
REQUISITOS DEL CARGO
Estudios y conocimientos
Ser bachiller.
En control de inventarios.
Manejo de kardex.
Experiencia y Habilidades
Experiencia mínima de un (1) año, desempeñando cargos similares.
Ordenamiento de inventarios
Cualidades Personales
Responsabilidad
Honestidad
Capacidad de orden y limpieza.
Nombre del Cargo : | Optometrista (15) |
Cargo Superior Inmediato : Gerente General
Cargo(s) Subordinado(s) : Ninguno
Objetivo General del Cargo:
Brindar atención optometríca de calidad a los clientes que se presenten a MEDIOPTICA, o los clientes visitados, y que se han identificado con deficiencias propias de capacidad visual consistente en perdida de la Agudeza Visual, Distancia, Pupilar, Esqueascopia, Autorefracción, y Queratometria.
FUNCIONES GENERALES
1. Atender la consulta médica de optometría en los horarios y fechas establecidas.
2. Realizar examen de la capacidad visual de los pacientes, mediante pruebas optométricas y determinación de los medios ópticos correspondiente al error refractivo.
3. Analizar las diferencias entre visión normal y anormal por alteraciones de la refracción de la acomodación, de la percepción, de los reflejos, de los receptores y de las vías visuales.
4. Asesorar a los pacientes en lo referente al uso de anteojos o ayudas ópticas.
5. Identificar las propiedades ópticas de los anteojos con que se presenten los pacientes.
6. Garantizar en el local de optometría, las condiciones exigidas por las autoridades sanitarias competentes.
7. Manejar los instrumentos de medición y diagnóstico utilizados en la práctica profesional de optometría.
8. Elaborar o preparar las órdenes de trabajo para la elaboración de anteojos.
9. Garantizar que el equipamiento o utilaje esté calibrado y conservado de acuerdo con sus especificaciones técnicas.
10. Remitir al Jefe inmediato los casos especiales, para su solución.
11. Vigilar que el expediente del cliente esté completo y en orden, a fin de garantizar un adecuado registro de los datos importantes de su padecimiento y las medidas de tratamiento indicado.
12. Recibir y tratar al cliente con respeto y atención, estableciendo una adecuada relación médico – paciente.
13. Determinar el estado de la función visual y de los errores de refracción ocular por medio de los métodos objetivos y subjetivos de la Optometría.
14. Prescribir y adaptar prótesis oculares, lentes oftálmicos, prismas, lentes de contacto para la corrección de la función visual.
15. Prescribir y aplicar los ejercicios de acondicionamiento y reeducación visual Ortópica y Pleóptica, cuando se haya recibido un entrenamiento adecuado para ello.
16. Los casos patológicos que detecte en el paciente, deberá remitirlos al médico oftalmólogo o al profesional que corresponda, para su debido tratamiento.
17. Tiene prohibido recetar o vender cualquier tipo de medicamento oftalmológico y expedir certificado de carácter médico.
18. Utilizar los equipos asignados a su área con los debidos cuidados y reportar al Gerente General de cualquier desperfecto o mal funcionamiento.
19. Participar en la inspección y control de las condiciones sanitarias realizadas por las autoridades competentes.
20. Elaborar los informes estadísticos correspondientes.
21. Realizar otras funciones de acuerdo a la naturaleza de su cargo.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Relaciones Internas
Gerencia General
Recepcionista/Admisionista
Producción
Supervisión
Personal Administrativo
Personal de ventas
Encargado de Producción
Límite o Nivel de Autoridad
Responsabilidades delegadas por la Gerencia General para asumir la adecuada atención de los pacientes.
REQUISITOS DEL CARGO
Estudios y conocimientos
Tener título de Optometrista expedido por un centro de nivel superior.
Estar registrado debidamente en el Ministerio de Salud.
Conocimiento de la Ley 198- Ley del Ejercicio Profesional de Optometría.
Dispuesto a trabajar por resultados y cumplimiento de metas.
Experiencia y Habilidades
Experiencia comprobada mínima de cinco (5) años en el desempeño del cargo.
Habilidad de conocimiento escrito y verbal.
Elaboración de informes técnicos.
Dominio de Programas Básicos de Computación.
Nombre del Cargo : | Mercadólogo (16) |
Cargo Superior Inmediato : Gerente General
Cargo(s) Subordinado(s) : Encargado de sala de ventas
Objetivo General del Cargo:
Mercadeo y ventas de los servicios de Laboratorio y venta de lentes a clientes en general, Brindando atención optométrica de calidad a los clientes que se presenten a MEDIOPTICA, o los clientes visitados, y que se han identificado con deficiencias propias de capacidad visual, coordinando el trabajo de los Encargados de las Salas de venta.
FUNCIONES GENERALES
1. Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con el proceso de comercialización de los servicios a nivel nacional, ofertados por MEDIOPTICA.
2. Para el proceso de Comercialización, deberá cumplir con los Planes de Calidad y Procedimientos.
3. Elaborar, supervisar y evaluar los Planes Operativos y los indicadores de gestión.
4. Supervisar y evaluar la operatividad y eficacia de los procesos a su cargo, proponiendo e implantando acciones que permitan, en un marco de mejora continua, el incremento de las ventas.
5. Establecer la Política Comercial de MEDIOPTICA
6. Negociar los contratos de venta de Laboratorio y proponerlos a la Gerencia.
6. Planificar, organizar, dirigir y controlar permanentemente estrategias que permitan
mejorar los ingresos y reducir los egresos comerciales.
7. Supervisar el cumplimiento de las leyes y normas del sector óptico, en materia
Comercial y de salud.
8. Coordinar la agenda de trabajo, metas y objetivos de las Salas de Venta y
efectuar el seguimiento respectivo.
9. Dirigir las investigaciones de mercado, proyecciones de la demanda y de venta de
lentes.
10. Supervisión de compras de equipos y otros que se requiera.
11. Ejercer la representación de la empresa ante temas relacionados a
Comercialización y operación, participando en las reuniones convocadas o programadas.
12. Participar en reuniones con la Gerencia General.
13. Otras funciones que le sean asignadas por la Gerencia General.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Relaciones Internas
Gerencia General
Encargados de salas de venta
Supervisión
Personal de ventas
Límite o Nivel de Autoridad
Responsabilidades delegadas por la Gerencia General.
REQUISITOS DEL CARGO
Estudios y conocimientos
Tener título de Mercadotecnista expedido por un centro de nivel superior.
Conocimiento de la Ley 198- Ley del Ejercicio Profesional de Optometría.
Dispuesto a trabajar por resultados y cumplimiento de metas.
Experiencia y Habilidades
Experiencia comprobada mínima de tres (3) años en ventas o en el desempeño de cargos similares.
Habilidad de conocimiento escrito y verbal.
Elaboración de informes técnicos de ventas.
Dominio de Programas Básicos de Computación.
Nombre del Cargo : | Encargado de Sala de Ventas (17) |
Cargo Superior Inmediato : Gerente General
Cargo(s) Subordinado(s) : Dependientes
Objetivo General del Cargo:
Garantizar la correcta administración de la Sala Ventas tanto en la atención que debe brindar el personal, como en la logística y adecuada presentación de los productos ofrecidos, todo conforme a las orientaciones emitidas por la Gerencia General de MEDIOPTICA.
FUNCIONES GENERALES
1. Verificar la adecuada presentación del personal de la sala de ventas
2. Revisar que el personal cumpla con los lineamientos de puntualidad y
asistencia determinados por la Administración.
3. Supervisar el buen funcionamiento de las instalaciones físicas: iluminación, vitrinas
y elementos de seguridad e informar sobre cualquier anormalidad.
4. Supervisar el funcionamiento de los equipos ópticos, realizando pruebas de ajuste y funcionamiento; registrando las fallas y daños encontrados.
5. Supervisar la limpieza de las instalaciones de la óptica corroborando que las instalaciones se encuentren libres de polvo y basura.
6. Revisar la distribución de los equipos ópticos y exhibidores, verificando que los equipos ópticos existentes correspondan a lo especificado en el inventario de la óptica, y; confirmando que los equipos ópticos y exhibidores se encuentren ubicados en el lugar determinado en el diseño de la óptica.
7. Supervisar la presentación de los productos ópticos a la venta, confirmando que se encuentren libres de polvo y huellas digitales en toda su superficie, revisando que la cantidad de productos ópticos a la venta corresponda a lo especificado en el inventario de la óptica.
8. Supervisar el contenido del reporte diario de ventas, revisando que se incluya el monto total de venta del día; cantidad de productos ópticos vendidos por tipo y marca de acuerdo con lo especificado en las notas de venta, venta individual de las personas que laboran en la óptica, comprobando que el reporte contenga el monto de cancelaciones de venta de la óptica de acuerdo con las facturas/notas de venta canceladas.
9. Supervisar la elaboración de las facturas de venta de productos ópticos, revisando que las facturas de venta incluyan nombre completo y domicilio del cliente y teléfono.
10. Revisar que las facturas de venta cumplan con el número consecutivo y con el
formato de la óptica, que incluyan el monto, cantidad y descripción de productos ópticos vendidos durante el día.
11. Supervisar la existencia de los recursos materiales de la óptica, comprobando que la cantidad y tipo de recursos materiales correspondan a la asignación determinada para la óptica, y que se cumpla con el inventario mínimo.
12. Revisar la elaboración de las órdenes de producción de productos ópticos, revisando que las órdenes de producción se solicitan de acuerdo con las
Especificaciones.
13. Inspeccionar que las órdenes de producción correspondan a lo registrado en la nota de venta.
14. Garantizar la remisión de los adelantos entregados por los clientes sobre Órdenes de Trabajo para la elaboración de lentes.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Relaciones Internas
Gerencia General
Mercadólogo
Producción
Relaciones Externas
Clientes
Supervisión
Dependientes
Límite o Nivel de Autoridad
Responsabilidades delegadas por la Gerencia General para coordinar la Sala de ventas.
REQUISITOS DEL CARGO
Estudios y conocimientos
Tener título de Mercadotecnista.
Dispuesto a trabajar por resultados y cumplimiento de metas.
Conocimientos básicos de computación.
Experiencia y Habilidades
Experiencia comprobada mínima de cinco (5) años como agente vendedor.
Manejo de personal subordinado.
Habilidad de conocimiento escrito y verbal.
Elaboración de informes de ventas.
Nombre del Cargo : | Jefe de Producción (18) |
Cargo Superior Inmediato : Gerente Administrativo Financiero
Cargo(s) Subordinado(s) : Asistente de Producción
Técnico en Control de calidad
Jefe de Laboratorio
Objetivo General del Cargo:
Coordinar, controlar y supervisar los procesos productivos para cumplir con las metas de producción programadas. Así mismo establecer control de calidad de los lentes terminados, cumpliendo con las fechas de entrega. Garantizando el adecuado funcionamiento de los equipos de laboratorio y determinando las necesidades de equipos.
FUNCIONES GENERALES
1. Elaborar el plan de producción de medioptica, conforme prioridades y objetivos establecidos.
2. Gestionar los recursos necesarios para la producción de lentes.
3. Controlar la producción y los inventarios asignados al proceso de producción.
4. Controlar la calidad de las unidades productivas en el laboratorio.
5. Garantizar el cumplimiento de las medidas de Seguridad e Higiene Ocupacional.
Actividades:
1. Analizar la producción anual de períodos anteriores.
2. Determinar la capacidad productiva de los equipos existentes en el laboratorio.
3. Establecer la producción estándar (Normativas de producción) de acuerdo a la capacidad instalada y los recursos humanos vinculados al ciclo productivo.
4. Elaborar proyecciones de unidades terminadas, según la capacidad instalada en el laboratorio.
5. Determinar las necesidades de inversión en sustitución de maquinaria obsoleta.
6. Coordinar con el Jefe Administrativo y Financiero para determinar el tiempo prudencial de reabastecimiento de materiales con la finalidad de establecer el mínimo de inventario en la bodega central, de tal manera que permita mantener la producción hasta que llegue el próximo reabastecimiento.
7. Solicitar los medios y equipos necesarios para asegurar la producción planificada.
8. Gestionar ante la instancia administrativa financiera las reparaciones del equipo de producción.
9. Autorizar órdenes de trabajo y asignarle un número consecutivo.
10. Programar la producción semanal y diaria, según ordenes de trabajos autorizados.
11. Solicitar los materiales necesarios para asegurar la producción de acuerdo a las órdenes de trabajo recibidas y autorizadas.
12. Controlar el material a utilizar en cada orden de trabajo.
13. Supervisar que el material asignado a cada orden de trabajo sea utilizado de manera eficiente.
14. Realizar seguimiento diario a las metas de producción establecidas para el día, semana y mes.
15. Controlar las metas de producción de cada operario.
16. Realizar seguimiento a los tiempos de entrega establecidos en cada orden de trabajo.
17. Supervisar el control de calidad de las unidades terminadas para evitar los reclamos de clientes por errores en la manufactura.
18. Atender de forma priorizada los reclamos de clientes para asegurar la satisfacción del mismo.
19. Reducir el desperdicio y/o material dañado a través del seguimiento a las reposiciones de inventarios por material dañado.
20. Realizar seguimiento a los reclamos gestionados por los clientes internos y externos.
21. Proponer mejoras en el proceso productivo con la finalidad de garantizar una producción de calidad y el uso óptimo de los materiales.
22. Gestionar el suministro de equipos de protección necesarios acordes a las actividades que realiza el personal del laboratorio.
23. Supervisar el uso estricto de los equipos de protección por parte del personal del laboratorio.
24. Realizar reuniones periódicas con el personal de producción para conocer limitaciones que afecten el volumen y calidad de la producción.
Información Documental.
Producción diaria por sucursal enviado a Administración.
Producción mensual enviado a Administración.
Estado diario de maquinaria enviado a Administración
Estado mensual de maquinaria enviado a Administración.
Cuadro comparativo de pedido de materiales e insumos contra material recibido en bodega enviado a Administración, bodega y adquisiciones.
Informe de entrada y salida y pendiente de trabajos por sucursal.
Elaboración de solicitud de compra o proceso de lentes en otro laboratorio.
Elaboración de listado Órdenes de trabajo, lentes terminados (Sucursal León).
Elaboración de listado Órdenes de trabajo, lentes terminados (Sucursal Chinandega).
Elaboración de listado Ordenes de trabajo, lentes terminados (INSS).
Elaboracion de listado Ordenes de trabajo, lentes terminados (Medióptica central)
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Relaciones Internas
Responsable administrativo y financiero.
Encargado de bodega.
Encargado de ventas.
Bodega: se le detalla lo que va surtir (material), según lo que laboratorio necesitan.
Laboratorio: Coordinación de los trabajos surtidos con respecto a fechas de entrega.
Sucursal (ventas): Coordinar los tiempos de entrega para que el trabajo no se atrase.
Administración: Se coordina todo lo que es reporte de producción y compra de repuestos.
Bodega: Entrada y salida de trabajos y el consumo de insumo.
Sucursal (Venta): Coordinar problemas de entrega o trabajos urgentes.
Supervisión
Área de producción.
REQUISITOS DEL CARGO
Estudios y conocimientos
Graduado Universitario en las carreras de Ingeniería Industrial o carreras afines.
Conocimiento en materiales y suministros ópticos
Conocimiento de los procesos de elaboración de lentes.
Técnicas Gerenciales para el control de producción.
Informática.
Experiencia y Habilidades
Experiencia mínima de 2 años en empresas ópticas u otras Empresas productivas.
Experiencia en coordinación y manejo de personal.
Experiencia en controles de producción.
Nombre del Cargo : | Asistente de Producción(19) | |
Cargo Superior Inmediato : Jefe de Producción
Cargo(s) Subordinado(s) : ninguno
Objetivo General del Cargo:
Asistir al jefe de producción en la recepción de los lentes de clientes atendidos por las diferentes Ópticas para su respectivo proceso y entregarlos antes de la fecha de cita.
FUNCIONES GENERALES
1. Recepcionar todas las órdenes de trabajo de las Ópticas.
2. Asignar un número de orden de producción con su respectiva secuencia numérica.
3. Codificar receta por cada paciente, bolsa y colilla.
4. Entregar a bodega para su respectivo surtido conforme colillas.
5. Gestionar las ordenes de producción que vienen con carácter de urgencias
6. Recibir y controlar los lentes ya procesados conforme orden de producción.
7. Proceder a que sea facturada la orden de producción.
8. Enviar a las ópticas con su factura la O/P completa antes de la fecha de la cita con el paciente.
9. Entrega semanal de las órdenes de producción a las ópticas.
10. Realizar otras funciones de la especialidad que le sean ordenadas por el Jefe inmediato.
Información Documental.
Listado C/OP. Optica Simón Bolivar. Detallar los datos de C/PX
Factura Optica Simón Bolivar O. Facturar los lentes ya terminados
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Relaciones Internas
Laboratorio; para apoyar en la ejecución del proceso productivo.
Contabilidad; Apoyar en el Control de facturación, caja chica, cuentas por cobrar, estadísticas de ventas.
Bodega: Apoyar en las entregas al laboratorio.
REQUISITOS DEL CARGO
Estudios y conocimientos
Estudiante de la carrera de Ingeniería Industrial
Dominio de Programas básicos de Computación.
Experiencia
Experiencia laboral en cargos similares.
Nombre del Cargo : | Jefe de Laboratorio Óptico (20) |
Cargo Superior Inmediato : Jefe de Producción
Cargo(s) Subordinado(s) : Técnicos en fabricación de lentes Oftálmicos
Objetivo General del Cargo:
Coordinar el trabajo del personal de laboratorio; organizar, dirigir y controlar el área de laboratorio de acuerdo a las directrices orientadas por su Jefe (a) Inmediato, garantizando el óptimo funcionamiento del mismo.
FUNCIONES GENERALES
1. Ordenar la ordenes de producción que van a ser elaboradas diariamente.
2. Confirmar la asistencia de todos los operarios.
3. Verificar el estado de todas las máquinas del laboratorio.
4. Garantizar la limpieza de los equipos antes de iniciar el trabajo, así como del puesto de trabajo de cada operario.
5. Organizar los trabajos que son para colilla de reposición de lentes.
6. Apoyar el área de optometría en caso de ausencia del optometrista y al departamento de control de calidad.
7. Entregar al área de producción el trabajo, por orden de producción asignados diariamente.
8. Realizar colilla de reposición de lentes una vez al día.
9. Verificar diariamente el estado de las máquinas.
11. Realizar colillas de reposición por cada lente dañado o fallado asignado a una orden específica.
12. Realizar reporte del estado de maquina al jefe inmediato.
13. Velar por la Seguridad e higiene ocupacional del area.
14. Distribuir a operarios algunos procesos diferentes al que ellos realizan diariamente.
15. Supervisar el área de laboratorio de la empresa, con sus operarios calificados como técnicos ópticos.
16. Realizar otras funciones de la especialidad que le sea asignada por el Superior Inmediato.
Información Documental.
Colilla de Reposición: Enviado a Almacén. Objetivo: Reponer lentes en mal estado que el operario daño o bien lentes fallados.
Órdenes de Producción: Enviadas a Almacén. Objetivo: Trabajos entregados al laboratorio para su debida elaboración.
Informe diario estado de máquinas enviado a área de producción. Objetivo: Describir estado de máquina y el porqué se atrasa la producción o las órdenes en sí.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Relaciones Internas
Área de producción, área de venta y área de almacén.
Área de producción, indicar o informar estado de maquinas e insumos que hacen falta.
Coordinar la entrega de órdenes de producción con un previo control.
Área de ventas, en ocasiones con trabajos (ordenes de producción).
Entrega rápida, por órdenes atrasadas.
Supervisión
Supervisa técnicos ópticos del área de laboratorio de la empresa.
Límite o Nivel de Autoridad
Realizar traslado de operario provisionalmente a otros procesos, para evitar la paralización del fluido de las órdenes de producción.
Informes
Informe diario de producción (OP)
Informe semanal estado de máquinas
Informe mensual lentes dañados en el laboratorio.
Relaciones Externas
Las orientadas por el Jefe Inmediato ó Gerente
REQUISITOS DEL CARGO
Estudios y conocimientos
Ingeniero Industrial
Programas básicos de Computación.
Experiencia y Habilidades
Experiencia de tres (3) años laborando en cargos similares.
Manejo de personal subordinado
Nombre del Cargo : | Ayudante de Laboratorio Óptico (21) |
Cargo Superior Inmediato : Jefe de Producción
Cargo(s) Subordinado(s) : Técnicos en fabricación de lentes Oftálmicos
Objetivo General del Cargo:
Asistir el trabajo orientado por el Jefe de laboratorio; apoyar en la organización, y control del área de laboratorio de acuerdo a las directrices orientadas por su Jefe, garantizando el óptimo funcionamiento del mismo.
FUNCIONES GENERALES
1. Asistir en el ordenamiento de las ordenes de producción que van a ser elaboradas diariamente.
2. Asistir en la verificacion del estado de las máquinas del laboratorio.
3. Apoyar en la supervision de la limpieza de los equipos antes de iniciar el trabajo, así como del puesto de trabajo de cada operario.
4. Apoyar en la organización de los trabajos que son para colilla de reposición de lentes.
5. Ejercer el último tramo de control de calidad de los lentes terminados.
6. Asiste en la tarea de Realizar colilla de reposición de lentes diario.
7. Apoya en el chequeo del nivel de aceite del compresor de aire semanalmente.
8. Informa y reporta del estado de las máquinas al jefe inmediato.
9. Informa sobre la Seguridad e higiene ocupacional del area.
10. Realizar otras funciones de la especialidad que le sea asignada por el Superior Inmediato.
Información Documental.
Colilla de Reposición: Enviado a Almacén. Objetivo: Reponer lentes en mal estado que el operario daño o bien lentes fallados.
Órdenes de Producción: Enviadas a Almacén. Objetivo: Trabajos entregados al laboratorio para su debida elaboración.
Informe diario estado de máquinas enviado a área de producción. Objetivo: Describir estado de máquina y el porqué se atrasa la producción o las órdenes en sí.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Relaciones Internas
Área de producción, área de venta y área de almacén.
Área de producción, indicar o informar estado de maquinas e insumos que hacen falta.
Coordinar la entrega de órdenes de producción con un previo control.
Área de ventas, en ocasiones con trabajos (ordenes de producción).
Entrega rápida, por órdenes atrasadas.
Supervisión
Apoya en supervisión de técnicos ópticos del área de laboratorio de la empresa.
Límite o Nivel de Autoridad
Asiste a su jefe inmediato informando del requerimiento de traslado de operario provisionalmente a otros procesos, para evitar la paralización del fluido de las órdenes de producción.
Informes
Informe diario de producción (OP)
Informe semanal estado de máquinas
Informe mensual lentes dañados en el laboratorio.
Relaciones Externas
Las orientadas por el Jefe Inmediato
REQUISITOS DEL CARGO
Estudios y conocimientos
Estudiante de Ingenieria Industrial
Programas básicos de Computación.
Experiencia y Habilidades
Experiencia de dos (2) años laborando en areas similares.
Manejo de personal subordinado
Nombre del Cargo | : | Técnico en fabricación lentes oftálmicos (22) | ||||||||||||||
Cargo Superior Inmediato | : | Encargado de Laboratorio | ||||||||||||||
Cargo(s) Subordinado(s) | : | Ninguno | ||||||||||||||
Objetivo General del Cargo: | ||||||||||||||||
Ejecutar los diferentes procesos de fabricación de lentes oftálmicas de acuerdo a las órdenes de trabajo recibidas y orientadas por el Jefe de Laboratorio.
FUNCIONES GENERALES
1. Verifica el funcionamiento de la bloqueadora:
Antes de bloquear el material a procesar;
Confirmando que los cuadrantes estén alineados con los patrones de calibración de la bloqueadora, y;
Corroborando que esté calibrada de acuerdo con el manual de la máquina utilizada por el laboratorio/planta.
2. Inspecciona la operación de la máquina cilíndrica:
Antes de procesar las lentes;
Confirmando que la alineación de las puntas esté de acuerdo con el patrón de movimiento de puntas, y;
Corroborando que esté calibrada de acuerdo con el manual de la máquina utilizada por el laboratorio/planta.
3. Verifica el funcionamiento del generador:
Antes de desbastar las lentes;
Confirmando con los instrumentos de medición que las curvas y espesores generadas por la máquina coincidan con los datos ingresados en la misma;
Constatando que esté lubricado y libre de desechos de material, y;
Corroborando que esté calibrado de acuerdo con el manual de la máquina utilizada por el laboratorio/planta.
4. Reporta el funcionamiento de la bloqueadora, máquina cilíndrica y el generador:
Al percatarse que están sin calibrar, y;
Notificando al área responsable de su mantenimiento.
5. Verificación de áreas y materiales antes del Proceso:
El área de trabajo debe estar preparada, limpia y ordenada
La orden de pedido para la graduación de la lente debe ser verificada.
Especifica el tipo de material a utilizar, el diseño de la lente, recubrimientos y sus especificaciones.
6. Verificar el material para la elaboración de lentes oftálmicas seleccionado:
Corresponde a lo especificado en la orden de pedido;
Está de acuerdo con la curva base determinada en el cálculo de curva;
Está exento de poros, rayas, burbujas y aberraciones;
Tiene el espesor y el diámetro necesario para la graduación requerida, y;
Está colocado dentro de la caja de trabajo.
7. Verificar el poder del molde y el espesor central de la lente calculados:
Corresponden con el tipo de graduación especificada en la orden de pedido.
El armazón a utilizar cumple con el descrito en la orden de pedido, y está de acuerdo con la graduación y material solicitado.
Los moldes seleccionados corresponden con las curvas determinadas en el cálculo oftálmico.
8. Conocimientos previos al proceso
Interpretación de las marcas de los moldes para la elaboración de las lentes.
Características físicas y ópticas de los materiales minerales y orgánicos con los que se elaboran las lentes.
Acciones a realizar cuando un armazón no cumple con lo especificado en la orden de pedido.
Acciones a realizar cuando las especificaciones en la orden de pedido están incompletas.
Tipos de lentes de acuerdo a su diseño.
Procedimiento para determinar la graduación y los moldes para la elaboración de lentes oftálmicas.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Relaciones Internas
Área de Laboratorio, con el jefe inmediato.
Área de producción, consultadas directas sobre estado de maquinas e insumos
Supervisión
ninguna
Límite o Nivel de Autoridad
El que se le asigne por su jefe.
Relaciones Externas
Las orientadas por el Jefe Inmediato
REQUISITOS DEL CARGO
Estudios y conocimientos
Operarios
Conocimientos de Equipos de laboratorio de óptica
Experiencia y Habilidades
Experiencia de dos (2) años laborando en cargos similares.
Facilidad del manejo de equipos de laboratorio óptico.
Nombre del Cargo | : | Encargado de Mantenimiento (23) | ||||||||||||||||||
Cargo Superior Inmediato | : | Jefe de Producción | ||||||||||||||||||
Cargo(s) Subordinado(s) | : | Ninguno | ||||||||||||||||||
Descripción General del Cargo:
Evalua y realiza las operaciones técnicas de mantenimiento general, controlando el buen funcionamiento de los bienes físicos del Laboratorio, con el fin de incrementar la productividad y eficiencia de los equipos, instalaciones y servicios de la empresa.
FUNCIONES GENERALES
1. Realizar los diferentes tipos de mantenimiento en los equipos e instalaciones físicas de la empresa.
2. Aplicar y recomendar la aplicación de las Políticas de Higiene y Seguridad establecidas por el Ministerio del Trabajo.
3. Supervisar a detalle y calidad el trabajo realizado por proveedores de servicios externos contratados por la empresa.
4. Elaborar informe de las operaciones técnicas de mantenimiento realizadas.
5. Realizar otras tareas similares, inherentes al cargo, que le sean orientadas por su responsable inmediato superior.
I. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Relaciones Internas
Producción
Laboratorio
Relaciones Externas
Las orientadas por su jefe
II. REQUISITOS DEL CARGO
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA (ALTERNATIVAS)
Ingeniería Industrial/electrico o Mecanico
Conocimientos en refrigeración y electricidad
Conocimiento de mantenimiento de equipos industriales
Experiencia de más cuatro (3) años a nivel operativo / técnico.
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
CONOCIMIENTOS EN:
Normas de Higiene y Seguridad Integral.
Mantenimiento y conservación de estructuras físicas, equipos y mobiliarios.
Conocimientos generales de albañilería, herrería, pintura, carpintería, refrigeración plomería, y comunicaciones.
HABILIDADES PARA:
Estimar tiempo y material de trabajo.
Elaborar informes.
Tomar decisiones oportunas en el área.
DESTREZAS EN:
Uso y manejo de materiales y equipos de mantenimiento.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Higiene y seguridad industrial
Autor:
Jorge AlbertoGutierrez Morales
Managua, Nicaragua. 22 Junio 2014
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