Optimización del proceso de gestión de procura de materiales y servicios en la gerencia de la central hidroeléctrica
INTRODUCCIÓN
La organización y gestión de procura de un departamento es parte esencial para su desenvolvimiento eficiente y productivo desarrollo, de esto va a depender el éxito de las actividades o funciones que se lleven a cabo dentro de este y todas aquellas actividades que dependan o estén asociadas a él, en el caso de CORPOELEC (Corporación Eléctrica Nacional)
CONSIERNE
OPTIMIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE PROCURA DE MATERIALES Y SERVICIOS EN LA GERENCIA DE LA CENTRAL HIDROELÉCTRICA ANTONIO JOSÉ DE SUCRE (MACAGUA).
F
LA EMPRESA DEBE OPTIMIZAR
TIEMPO DEMORA
INTRODUCCIÓN
Actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado
normalización
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EL PROBLEMA
Planteamiento del problema
Actualmente, la Gerencia División Planta Macagua presenta una serie de inconvenientes, ya que posee un registro organizado de cómo se realiza la gestión de procura de materiales y servicios; pero no es puesto en práctica de manera correcta. Por esta razón, este proceso de pedido y entrega de materiales en los últimos años no se completa, es decir, es declarado desierto y por lo general tiende este proceso a gestionarse de manera burocrática además de atrasar los procesos de procura y entrega de los suministros.
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EL PROBLEMA
Administrativo, personal técnico y procura
COMUNICACIÓN
Todo el tiempo yo ????
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OBJETIVO GENERAL
EL PROBLEMA
Optimizar el proceso de gestión de procura de materiales y servicios en la gerencia de la central Hidroeléctrica Antonio José de Sucre, mediante la modalidad de la contratación directa.
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Recabar información relacionada con el sistema de gestión de procura de materiales en la Gerencia que integran la División Planta Macagua.
Diagnosticar la situación actual del sistema de gestión de procura de materiales y servicios, bajo la modalidad de contratación directa.
Identificar las actividades improductivas en el proceso de gestión de procura de materiales bajo la modalidad de contratación directa.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
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Diagnosticar las causas y efectos que generan el retraso en el sistema de gestión de procura de materiales y servicios, bajo la modalidad de contratación directa.
Realizar un análisis FODA para determinar estrategias que permitan tomar decisiones conformes a la optimización del proceso de procura de materiales y servicios, bajo la modalidad de contratación directa.
Diseñar un manual de procedimientos del proceso de gestión de procura de materiales y servicios bajo la modalidad de contratación directa.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
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EL PROBLEMA
JUSTIFICACION
La empresa Corpoelec, tiene la carencia de una gestión de procura efectiva, trayendo como consecuencia demoras en los equipos, repuestos y suministros necesarios para realizar los mantenimientos rutinarios en la División Planta Macagua. Con el fin de lograr la máxima eficiencia de la empresa CORPOELEC (Corporación Eléctrica Nacional), a través de una adecuada gestión de procura, se quiere mostrar que el uso correcto de procura disminuye los tiempos de demora para realizar los diferentes mantenimientos necesarios para la planta.
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EL PROBLEMA
DELIMITACIÓN O ALCANCE
La actual investigación fue llevada a cabo en la Gerencia de Planta Macagua, específicamente en casa de maquinas II bajo la supervisión del Departamento de Ingeniería de Mantenimiento, y el cual estará enmarcada en las acciones de una optimización en el proceso de gestión de procura de materiales y servicios, el cual está previsto realizarse o ser puesto en marcha en los meses finales del año 2015.
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LA EMPRESA
UBICACIÓN GEOGRAFICA
Localización geográfica que se extiende desde su punto más meridional a los 3º 37’ de latitud norte en los límites con Brasil en la Sierra Pacaraima, hasta su punto más al norte en los 8º 21’ de latitud norte, en la desembocadura del Caroní en el río Orinoco. De este a oeste, se extiende desde los 60º 35’ de longitud oeste, en las cabeceras del río Arábopo en el Alto Caroní, hasta los 64º 37’ de longitud oeste.
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LA EMPRESA
Misión
Visión
Generar, transmitir y distribuir energía eléctrica, de manera confiable, segura y en armonía con el ambiente, a través del esfuerzo de mujeres y hombres motivados, capacitados, comprometidos y con el más alto nivel ético y humano, enmarcado en la planes estratégicos de la nación, para contribuir con el desarrollo social, económico, endógeno y sustentable del país.
Empresa estratégica del estado, líder del sector eléctrico, pilar del desarrollo y bienestar social, modelo de ética y referencia en estándares de calidad, excelencia, desarrollo tecnológico y uso de nuevas fuentes de generación, promoviendo la integración latinoamericana y del Caribe.
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LA EMPRESA
Valores
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LA EMPRESA
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Proceso medulares
LA EMPRESA
Estructura Organizativa Planta Macagua
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LA EMPRESA
Departamento de Ingeniería de Mantenimiento
(Gp:) DPTO DE INGMM
(Gp:) Sección De Ingeniería
(Gp:) Sección de Control de Gestión
El departamento de Ingeniería de Mantenimiento tiene como objetivo “integrar, consolidar y optimizar las practicas de operación y mantenimiento de los equipos, sistemas e instalaciones para la producción de potencia y energía asociada a la Central Hidroeléctrica Macagua, coordinando los procesos de gestión necesarios con las respectivas unidades involucradas para garantizar su máxima disponibilidad.
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Diseño metodológico
TIPO DE ESTUDIO
De acuerdo a la situación y características planteadas del problema, la investigación se tipifica como “Descriptiva” ya que se enfoca en describir la situación actual que presenta la Gerencia de Planta Macagua.
DISEÑO DE INVESTIGACIÓN
DE CAMPO NO EXPERIMENTAL
DOCUMENTAL
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Diseño metodológico
La población o universo de estudio está representado por todos los procesos y operaciones que conforman el sistema de gestión de procura de materiales y servicios, bajo la modalidad de contratación directa.
La muestra poblacional de este modo también se relaciona con la población, es decir, quedó establecida por todos los procedimientos y operaciones que comprende el proceso de gestión de procura de materiales en la Gerencia de Planta Macagua (CORPOELEC), siendo esta seleccionada de manera no aleatoria con fines especiales, ya que este proceso se desea optimizar.
POBLACION
MUESTRA
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Diseño metodológico
TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
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Procedimiento metodológico.
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diseño metodológico
Se Recolectaron los datos necesarios del estudio a realizar a través de entrevistas no estructuradas al personal involucrado en el proceso procura.
Definición de las necesidades del estudio, obtención de documentación, por medio del departamento de archivo técnico en la Gerencia de Planta Macagua
Observación directa a las actividades improductivas en el proceso de gestión de procura de materiales y servicios en la Gerencia de Planta Macagua
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procedimiento metodológico
Diagnosticó de las causas y efectos que generan retraso en el proceso procura, mediante un diagrama Causa-Efecto
Elaboración de indicadores de productividad y eficiencia a través del método del semáforo
Determinación de las estrategias del estudio, mediante la elaboración de un análisis FODA
Optimizar del proceso de gestión de procura de materiales y servicios bajo la modalidad de contratación directa a través de un manual de procedimientos
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Diagnóstico de la situación actual
Diagnóstico
En la actualidad, el proceso de gestión de procura de materiales y servicios bajo las diferentes modalidades presenta inconformidades por el retraso con los materiales y servicios que son pedidos para ejecutar cualquier tipo de mantenimiento tanto dentro como fuera de la central hidroeléctrica.
Normalmente, el pedido de materiales y servicios bajo esta modalidad es declarado desierto con mucha frecuencia, obteniendo como resultado incumplimiento de solitud de pedidos efectiva para la obtención de los materiales y servicio. De igual manera, existe un manejo lento en los requerimientos de los materiales que se traducen en tiempos largos de procura y déficit de servicios. Es importante resaltar que sin la entrada de estos materiales a unidades críticas para el proceso productivo de la empresa en el tiempo que se requiere, producirá retrasos en la generación de energía eléctrica para el estado y para el país.
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Situación actual
Flujograma de Contratación Directa
(Elaboración de un pedido)
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Situación actual
Situación actual
Clasificación de los proveedores según su impacto en el mercado
Situación actual
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Estimación de tiempo para el proceso de generación de procura de materiales y servicios, en relación a la cartera de proveedores de CORPOELEC.
Tiempo promedio actual del proceso de gestión de procura
Situación actual
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Situación actual
Diagnóstico de las causas y efectos que generan los retrasos de materiales y servicios en el proceso de procura por contratación directa.
Diagrama Causa Efecto que originan las demoras del proceso de procura.
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Diagnóstico de la situación actual que presenta el proceso de gestión de procura de materiales bajo la modalidad de contratación directa, mediante la aplicación del análisis Foda.
Análisis Y RESULTADOS
Análisis de los Resultados de las Entrevistas No Estructuradas
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Análisis de los Resultados de las Entrevistas No Estructuradas
No existe una óptima asignación de tareas debidamente equitativas y bien definidas para la ejecución del proceso de procura, lo cual acarrea problemas menores que deben ser evitados para garantizar la oportuna realización de las actividades de mantenimiento.
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Análisis de los Resultados de las Entrevistas No Estructuradas
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Resultados de la Entrevista Aplicada a trabajadores de la Gerencia Planta Macagua (22 trabajadores involucrados en el proceso procura)
1 ¿Se maneja en la empresa la gestión de procura sobre la base de un cronograma de actividades?
Existe inconvenientes, con el cumplimiento de los programas en relación a los plazos estipulados.
Porcentaje de actividades bajo un cronograma establecido
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2 ¿Se ajusta el cronograma de compras con el cronograma de ingresos?
No es ajustable dado que las compras o adquisiciones no se contemplan satisfactoriamente a causa del incumplimiento del cronograma de actividades.
Porcentaje de compras bajo un cronograma de ingresos.
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3. ¿Mantiene la empresa actualmente convenio con uno o varios proveedores?
Mediante el grafico, se pudo observar que la empresa actualmente no tiene convenio con proveedores esto se estable en el planteamiento del problema debido a que e Corpoelec posee deudas con estos trabajadores
Porcentaje de los convenios de la empresa con proveedores
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4.¿El personal encargado de procura cumple con el profesionalismo adecuado para el manejo de dicha gestión?
Existe profesionalismo para el manejo de la gestión de procura, pero existe una desmotivación en relación a muchas causas dentro de la Gerencia.
Porcentaje de profesionalismos para generar el proceso procura
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5.¿Cumplen los proveedores de Corpoelec con los plazos previstos?
Los entrevistados respondieron que cuando existía convenio de proveedores aproximadamente unos dos años atrás estos cumplían con los plazos previstos de entrega de materiales en un 50%.
Porcentaje de los proveedores que cumplen con plazos previstos
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8. ¿Dispone la empresa de suficiente capacidad de almacenamiento para satisfacer sus necesidades?
Corpoelec, posee varios almacenes dentro de casa de maquinas II, siendo estos amplios para el almacenaje de distintos materiales e insumos, pero hoy en día no se cuentan dotados, es decir no se utilizan eficientemente.
Porcentaje de capacidad de almacenamiento de la empresa
9.¿Cree usted que la gerencia de procura de materiales y equipos actual en su empresa, afecta la competitividad en su empresa?
El personal asegura que la eficiencia en la competitividad de la empresa, es afectada, por el tiempo de demora en el proceso de procura de materiales y equipos a causa de la carencia de un manual de procedimientos para la contratación de un bien.
Porcentaje de competitividad de la empresa en cuanto el equipo procura
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SITUACION PROPUESTA
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Diseño de una Propuesta de Mejora
Presentación de la Propuesta
La propuesta que se plantea a continuación se encuentra conformada por las mejoras que se deben desarrollar dentro del proceso de procura de materiales y servicios mediante la modalidad de contratación directa en la Gerencia de Planta Macagua de la Central Hidroeléctrica Antonio José de Sucre, además de la presentación de un manual de procedimientos estándares
Justificación de la Propuesta
Nace la necesidad de crear estrategias para optimizar la toma de decisiones de acuerdo al plan procura, la cual garantice mejoras oportunas en el procedimiento llevado a cabo por el Departamento de ingeniería de mantenimiento Macagua para la adquisición de bienes y materiales
Objetivos de la Propuesta
Garantizar mayor eficiencia en la gestión de procura de materiales y servicios mediante la contratación directa en la Gerencia de Panta Macagua
Estructura de la Propuesta
La propuesta está divida en (4) partes
ESTA PRESENTACIÓN CONTIENE MAS DIAPOSITIVAS DISPONIBLES EN LA VERSIÓN DE DESCARGA