Análisis y diseño de procesos y procedimientos de trabajo

ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
Concepto.
Alcance de la Técnica.
Ventajas de su utilización.
Aplicación de la Técnica.
Sistemas de graficación de curso gramas.
Características.
Ventajas y limitaciones de los sistemas de graficación más usuales.
Tendencias modernas para la mejora de procesos.
Metodología de análisis.
Manual de procedimientos.
Elaboración y presentación.
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INTRODUCCION
Dos conceptos de organización:
Organización como función o proceso.
Organización como el resultado de esa función o proceso:
Organización como estructura formal.
Organización como estructura y sistemas administrativos.

Organización como estructura y sistemas adminitrativos.

Organización Formal: Estructura y Sistemas Administrativos

Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el cumplimiento de una función o actividad, acompañados con frecuencia de políticas.

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CONCEPTO
Procedimiento: es una sucesión cronológica y secuencial de operaciones. Mediante procedimientos se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organización.

Procedimiento: que es un conjunto de operaciones generalmente secuencialmente vinculadas y su método o forma de ejecución.

Procedimiento: que es un conjunto de operaciones relacionadas entre sí y ejecutadas en base a determinado método.
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Estructura y Procedimientos
Estructura y procedimientos administrativos son elementos estrechamente interrelacionados.

Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mínimos a partir de los cuales se integran tanto el aspecto estructural de la organización (funciones y relaciones) como el aspecto operativos (sistemas administrativos).

Los procedimientos administrativos “transitan”, a través de las estructuras. Por eso cualquier modificación en los aspectos estructurales puede aparejar cambios en los procedimientos y viceversa.

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Estructura y Procedimientos
Un conjunto de procedimientos afines conforman una actividad y actividades afines constituyen una función.
Un grupo de funciones afines y la gente involucrada en su cumplimiento conforman un órgano.
Los órganos y sus relaciones formales constituyen la estructura formal. Las estructura junto con los sistemas administrativos componen la organización formal.

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ALCANCE DE LA TÉCNICA y VENTAJAS
Alcance:

En el campo de los procedimientos, es muy amplio, logrando entre otras cosas: flujos de operaciones ágiles y constantes, evitar exceso de burocracia, promover una eficaz delegación, lograr unificación.

Ventajas:

maximización de la eficiencia de los circuitos administrativos, para una buena toma de decisiones.

sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad, comunicaciones ágiles y precisas de los sistemas de información..

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APLICACIÓN DE LA TÉCNICA
Descripción de Procedimientos:
Forma narrativa.
Diagrama de Procedimientos.

Forma Narrativa, fallas:
Lectura extensa: complica interpretación,
Relación entre la información: dificil visión del procedimiento en su conjunto,
Narración subjetiva: dificulta ver omisión de información,
Distintas interpretaciones,
Complica elaboración.

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APLICACIÓN DE LA TÉCNICA
Diagrama de Procedimientos: Cursograma, flujograma, fluxograma, diagrama de flujo.

Definición: es la representación gráfica de los procesos y procedimientos de trabajo.

Pueden aplicarse para procedimientos industriales y administrativos. Los procedimientos administrativos procesan información, representada en documentos o soportes de información. 
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APLICACIÓN DE LA TÉCNICA
Ventajas del Diagrama de Procedimientos:

Aplica a cada actividad administrativa un nombre el cual se repetirá: elimina ambigüedad,
Facilita apreciación en conjunto del procedimiento,
Evita diferencias de interpretación.

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APLICACIÓN DE LA TÉCNICA
Utilidad del Diagrama de Procedimientos:

Relevar información o sistematizar información relevada “actual o vigente”,
Analizar un procedimiento y detectar problemas,
Diseñar propuestas de cambio “propuesto”,
Comparar realidades administrativas en diferentes momentos históricos.
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Metodología de Análisis
Descomposición en partes para conocer el objeto, la razón, el/los responsables, el lugar y el tiempo y los métodos utilizados.
Preguntas:
Referidas al objeto: qué se hace?, es necesario?, por qué se hace?, qué sucedería si no se hace?, …
Referidas al responsables de ejecución: quién lo hace?, por qué lo hace?, tiene la capacitación y experiencia adecuadas?,….
Referidas al lugar: dónde se hace?, por qué se hace en ese lugar?,….
Referidas al tiempo: cuándo se hace?, por qué se hace en ese momento?, es correcto el orden en que se efectúa?,…
Referidas al método: cómo se hace?, por qué se hace de esa manera?,….
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Metodología de Análisis
Ese sistema de preguntas permite describir el procedimiento, realizar su diagnóstico y ver las posibilidades de mejorarlo.

Alternativas del análisis:

Eliminar el trabajo innecesario
Combinar o reordenar operaciones
Simplificar las operaciones.

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