Clima y comunicación organizacional en las instituciones

CASO: SECUNDARIA FEDERAL "15 DE MAYO" N° 104

Resumen

En el presente artículo, se muestran los resultados obtenidos de una investigación realizada en la Escuela Secundaría Federal "15 de Mayo" N° 104, ubicada en Chalco, Estado de México. Dicha investigación, aborda el estudio de la Comunicación Organizacional por medio de una Encuesta del Clima y Cultura Organizacional que la Unidad de Política de Recursos Humanos de la Administración Pública Federal de la Secretaría de la Función Pública utiliza.

La muestra tomada fue de 50 docentes de un total de 100 que laboran en esa institución en ambos turnos (matutino y vespertino), entre los cuales, se incluyó personal directivo, docente, administrativo y operativo manual, del turno matutino. Se aplicó una encuesta de tipo opcional, con un total de 15 reactivos cada uno de ellos tomados de los diferentes factores que marca la encuesta ECCO.

Esta revisión permitió identificar diversas definiciones y argumentaciones teóricas del tema, los factores asociados al estudio de Comunicación Organizacional y la identificación de la problemática dentro de esta institución educativa, para finalmente presentar aportaciones en las áreas de oportunidad encontradas, para el logro de una mejoría en éstas.

Palabras Clave: Comunicación Organizacional, Ambiente laboral, Percepción, Identidad, Clima Organizacional,ECCO, Factores.

Introducción

El buen funcionamiento y el logro de los objetivos de una institución, se basa en gran medida no sólo en la calidad del producto o servicio que se oferte, sino en la adecuada comunicación y estructura que existen dentro de ella.

Una prioridad dentro de la institución escolar y por tanto, de los directivos quienes son los responsables directos de ésta, debe ser conocer el clima organizacional, ya que, por medio de éste, se podrán tomar medidas y acciones en las diversas áreas de oportunidad. Es importante contar con un equipo motivado, preparado y responsable, que luche por alcanzar los objetivos tanto particulares como institucionales, y disponer de un personal identificado con los valores, misión y visión de la institución, en medida de esto, se conseguirán los objetivos corporativos y ademas, la percepción de los clientes (alumnos y padres de familia) será de un equipo de trabajo que da lo mejor de sí para conseguir su satisfacción.

Martínez y Nosnik (2009), se refieren a la comunicación como "un proceso por medio del cual una persona se pone en contacto con otra a través de un mensaje, y en espera que esta última dé una respuesta, sea una opinión, actitud o conducta" p. 12.

De acuerdo con Rebeil (1998), citado por Valle(2005), la comunicación organizacional o institucional "se interesa por la problemática vinculada con una gestión profesional de la imagen y temas afines con la defensa de los intereses legítimos de la organización; la identidad e identificación con ella, por parte de empleados y trabajadores". p. 176.

La comunicación organizacional, entendida como una serie de herramientas que permiten a las instituciones conocer las percepciones de las condiciones laborales que ejerce el cumplimiento no solo de su función, sino también su identidad institucional; el clima organizacional entonces, permitirá a los servidores públicos en las instituciones, detectar las áreas de oportunidad para ser fortalecidas, ofreciendo a través de los resultados un panorama de áreas de fortalecimiento, seguimiento y acciones para aquellos aspectos que requieran mejorarse.

Este tipo de comunicación también ayuda a los empleados de la compañía, pues de acuerdo con Lucas (1997), citado por Martínez y Nosnik (2009), les permite:

Discutir sus experiencias críticas y desarrollar información relevante, la cual desmitifica actividades; facilita los intentos de alcanzar tanto sus metas individuales como las de la organización al permitirles interpretar los cambios y, en último lugar, animándoles a coordinar la satisfacción de sus necesidades personales con el cumplimiento de sus responsabilidades específicas con la organización, siempre cambiantes. p. 95.

El objeto de esta investigación es, el estudio del clima organizacional y la comunicación dentro de la institución Secundaria General "15 de Mayo" para detectar áreas de oportunidad.

Las preguntas que se pretende responder son:

• 1. ¿Cuál es la importancia de la Comunicación y del Clima Organizacional dentro de las instituciones educativas?

• 2. ¿En qué factores del clima y cultura organizacional presenta áreas de oportunidad la secundaria "15 de Mayo"?

• 3. ¿Cuáles son las propuestas planteadas para esas áreas de oportunidad?

La Encuesta de Clima y Cultura Organizacional (ECCO), se emplea en la Administración Pública Federal como una herramienta para conocer el entorno y el clima laboral de los servidores públicos en su área de trabajo.

En el presente estudio, el objetivo de dicha encuesta, es identificar las áreas de oportunidad en la escuela Secundaria Federal "15 de Mayo", para proponer acciones de solución, orientadas a contribuir para la mejora de las condiciones laborales, fomentar el compromiso laboral de cada uno de los empleados así como el sentido de pertenencia para lograr los objetivos institucionales y mejorar la imagen ante la sociedad.

Bases teóricas del clima organizacional

Es importante conocer la definición de la comunicación, es un proceso que contempla al emisor, al canal, al mensaje, receptor y su retroalimentación en las instituciones; de acuerdo con Martínez (2009), la comunicación organizacional se define como "el proceso mediante el cual un individuo o una de las subpartes de la organización se pone en contacto con otro individuo o subparte a través de uno o varios mensajes" p. 43.

En este caso, la justificación del clima organizacional se hizo importante porque las instituciones de educación básica y la cultura institucional, refieren del clima organizacional para que los servidores públicos de estas instituciones lleguen a cubrir el perfil institucional, formando parte de un quipo de trabajo que van dirigidos hacia un mismo objetivo.

Zabalza (2007), en este contexto de identificarse con la institución y trabajar en equipo, menciona que "la identificación con la institución, el sentimiento de pertenencia a nuestra Universidad, Facultad o Departamento, puede construirse en nosotros mismos con diversos grados de intensidad e implicación: puede quedar ubicada en una zona externa y descomprometida de nuestra persona (entregamos a la institución nuestra actividad profesional, limitadas a unas horas concretas y a las actuaciones explícitamente recogidas en el contrato formal), o puede impregnar buena parte de nuestra identidad profesional e, incluso, personal (uno se siente personal y vitalmente comprometido con la organización o institución de la que forma parte)" p. 63.

La importancia de la comunicación organizacional será poder establecer una planeación que contemple las estrategias de mejora de las condiciones laborales relacionadas a cada área de las instituciones. Siguiendo a Capriotti (2009), "toda la actividad de Comunicación Corporativa requiere de un trabajo serio y responsable, organizado y planificado, partiendo de la investigación de la comunicación, pasando por la planificación adecuada de sus estrategias y tácticas, hasta la aplicación y evaluación de las acciones. Esto permitirá un efecto sinérgico de todos los mensajes y medios de la organización de forma clara y coherente" p. 41. Para poder llegar a establecerlas, la comunicación organizacional se apoya de las mediciones del clima organizacional, elemento que permitirá medir las percepciones de las condiciones de trabajo, generalmente mediante la entrevista, la encuesta u otros medios de análisis. Y entonces, establecer la planeación con base sustentable de los resultados del clima organizacional en la búsqueda de mejora y seguimiento de acciones.

Encuesta tipo ecco

El estudio tomará como referencia los estudios de clima organizacional de Encuesta del Clima y Cultura Organizacional 2014 (Encuesta ECCO) que la Unidad de Política de Recursos Humanos de la Administración Pública Federal de la Secretaría de la Función Pública utiliza. La ECCO consta de XVII factores, por lo que para este estudio se tomaron solo XV factores y una pregunta de cada área para hacerlo demostrativo solo para esta investigación.

Matriz Comparativa por Factor. Obtenidos de la Aplicación de la ECO en la APF 2014 de la ECCO Administración Pública Federal de la Secretaría de la Función Pública.

Marco metodológico

Se optó para este estudio una institución de Educación Básica del Sector Federal, llamada Escuela Secundaria Federal "15 de Mayo" ubicada en Chalco, Estado de México. Contemplada por directivos, docentes, administrativos y personal operativo manual.

Se consideró en la aplicación de la encuesta una muestra de 50 empleados de un total de 100 en ambos turnos (matutino y vespertino), en horario laboral y bajo condiciones de apoyar y conocer el interés de su trabajo. Se aplicó una encuesta de tipo opcional con un total de 15 preguntas, cada una tomada de los diferentes reactivos de la encuesta ECCO, abarcando a todas las áreas involucradas y existentes del personal involucrado en esta institución.

Se estableció un cuestionario de percepciones sobre las condiciones laborales y de entorno sobre los actores con los cuales se encuentra una vinculación entre todo el personal de la institución educativa.

Diagnóstico del clima organizacional caso secundaria no.104

La institución como antecedente emplea por parte de la dirección ya una prueba de diagnóstico de manera general, donde la dirección ha contemplado al personal para establecer sugerencias de mejora de condiciones de trabajo, lo que pretende este actual estudio es ofrecer otro tipo de diagnóstico visto desde un enfoque de clima e identidad institucional con base en estudios de clima organizacional, como los llevados por otras instituciones como el ISSSTE, la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, entre otras dependencias gubernamentales.

La ECCO es de suma relevancia, debido a que este tipo de diagnóstico en las instituciones puede resultar muy provechoso pues con las acciones correctas generan un mejor servicio y un clima organizacional adecuado para el cumplimiento de objetivos.

Además, sirve para proponer acciones de solución en las áreas que representen una oportunidad, orientadas a contribuir para la mejora de las condiciones laborales, fomentar el compromiso laboral de cada uno de los empleados, así como el sentido de pertenencia para el logro de los objetivos institucionales en equipo y mejorar la imagen ante la sociedad.

Con el logro de objetivos institucionales (promedio de escuela, aprendizaje significativo en los alumnos, servicio de calidad y calidez) y mejoría de la imagen ante la sociedad, se lograría captar un mayor número de alumnos, otra de la problemática que actualmente está viviendo dicha institución.

Los resultados son mostrados en porcentajes de acuerdo a la pregunta relacionada con cada factor. Así entonces, se encontrará la relación directa de las áreas con mayor porcentaje de fortalecimiento y los rubros que deben ser reforzados de acuerdo al factor correspondiente.

Los resultados arrojados por la encuesta muestran áreas de oportunidad marcadas con menos de 5%, áreas de deberán fortalecerse mediante la implementación de estrategias dentro de la planeación institucional llevadas a cabo cada inicio de ciclo escolar entregadas a la dependencia inmediata, la supervisión de la zona.

Sin embargo, dichas estrategias y acciones deben llevarse a cabo duante todo el ciclo escolar para fortalecer y mejorar el clima organizacional, realizando evaluaciones posteriores para medir sus avances.

A continuación, se muestra el gráfico de los resultados de la encuesta como evidencia del diagnóstico:

Resultados generales

El objetivo pretende complementar las acciones ya tomadas por la dirección de la escuela ofreciendo una perspectiva general del clima organizacional de esta institución de nivel básico secundaria, como alternativa para posteriormente aplicarse al personal de ambos turnos de la institución y poder tomar en cuenta los resultados de este diagnóstico y complementarlos a las acciones de sugerencia e integración a planeación institucional llevada a cabo al inicio de cada ciclo escolar marcado por exigencias de la Secretaria de Educación Básica (S.E.P.). Los factores a revisar serán:

Conclusiones

Cabe mencionar que aunque los alumnos y padres de familia no se contemplaron como participantes del estudio, serán los beneficiarios del resultado del diagnóstico de esta institución educativa, pues existe una vinculación con ellos; los resultados permitirán que las acciones que se tomarán para el mejoramiento de la calidad del clima organizacional se relacionarán con su vinculación.

Resultando finalmente, una mejoría en la calidad del servicio y en los resultados de cada docente y empleado de esta institución, por lo tanto la creación de un valor o "plus" adicional de la institución, creando posicionamiento, fidelidad y lealtad institucional, así como sentido de pertenencia no sólo del personal, sino también de los alumnos y padres de familia. Con lo que se combatirá la problemática de carencia de matricula.

La dirección de la institución podrá tomar medidas preventivas con pleno conocimiento de las necesidades de cada área de la institución y propondrá estrategias de mejora para los servidores públicos con los cuales cuenta esta institución.

Por otra parte, se establecerán mejores condiciones laborales con relación a niveles de satisfacción por parte de los servidores públicos que desempeñaran su función en un marco de estabilidad y conocimiento de los elementos que apoyen su labor.

Cabe señalar que el clima y la comunicación organizacional se relacionan directamente con el bienestar laboral de una persona, su calidad de vida laboral y en consecuencia su desempeño.

Referencias

• Capriotti Peri Paul (2009). Branding Corporativo: Fundamentos para la Gestión Estratégica de la Identidad Corporativa. Editorial Andros Impresores. Santiago, Chile.

• Martínez R. Edim y Carlos Robles Acosta (2009). Cultura Organizacional en el Sistema de Gestión de Calidad en las Dependencias de Educación Superior (DES) Valle de México. Revista Gestión y Estrategia Núm. 36. Julio/Diciembre.

• Martínez de Velasco Alberto y Nosnik Abraham (2009). Comunicación Organizacional Práctica Manual Gerencial. Ed. Trillas. México.

• Secretaria de la Función Pública. Manuales Administrativos. Recuperado de http://www.funcionpublica.gob.mx/index.php/ua/ssfp/funcion- publica/manuales-administrativos.html el 7 de octubre de 2015.

• Secretaria de la Función Pública. Unidades Administrativas. Recuperado de http://www.funcionpublica.gob.mx/index.php/ua/ssfp/funcion- publica/manuales-administrativos.html el 10 de octubre de 2015.

• Valle Florez Mónica (2005). Comunicación Orgnizacional: abordajes y perspectivas de análisis. Editorial Quipus. Quito. Ecuador. Recuperado de: http://www.flacsoandes.edu.ec/libros/digital/49378.pdf el 11 de octubre de 2015.

• Zabalza Miguel A. (2007). Competencias Docentes del Profesorado Universitario: Calidad y Desarrollo Profesional. Editorial Narcea. España.

Autor:

Jacqueline Guadarrama Jaimes

LIC. EN MERCADOTECNIA LA SALLE