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La digitalización como recurso para la gestión documental




Enviado por Pablo Turmero



Partes: 1, 2

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    1
    Agenda
    Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.
    Digitalización.
    Aspectos Fundamentales
    Proceso de digitalización
    Tipos de Escáner.
    Tipología de documentos.
    Fotografía Digital.
    Conclusiones

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    2
    Introducción: evolución de la TI
    Tecnología posibilitante
    La promesa
    El cambio
    El negocio interconectado en red
    La empresa ampliada
    La empresa integrada
    El equipo de alto desempeño
    El individuo efectivo
    “La red”

    Computación interempresarial

    Infoestructura empresarial

    Computación en grupos de trabajo

    Multimedia personal

    Reasignación de relaciones externas

    Transformación organizacional

    Rediseño de procesos y cargos de negocios

    Aprendizaje de eficiencia en las tareas

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    3
    Introducción: los SIG no cubren todas las necesidades
    CG
    V
    F
    C
    RH
    P
    CP
    ERP
    +
    GEST. DOC.
    (Gp:) CG
    (Gp:) RRHH
    (Gp:) MANT
    (Gp:) ACT. FIJO
    (Gp:) LIQ. HAB
    (Gp:) CPRAS
    (Gp:) CP
    (Gp:) FACT
    (Gp:) CC
    (Gp:) COSTOS
    (Gp:) EST. VTAS
    (Gp:) FINAN

    Gestión documental tradicional
    Gestión del conocimiento

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    4
    Ineficiencias en la Gestión Documental Tradicional
    Pérdida de tiempo en la generación de documentos compartidos.
    Pérdida de valor por no generar una base de conocimiento de la empresa.
    Gasto en materiales, accesorios y equipos de impresión por no poder compartir documentos electrónicamente

    Gasto en espacio y material para el almacenamiento de documentos físicos.
    Desorden en el ámbito de trabajo por el exceso de papel impreso.
    Archivo descentralizado; cada ordenador y cada cajón se convierten en un archivo.

    Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y de información de los mismos.
    Mayores tiempos y costes de distribución de documentos.

    Pérdida de tiempo en el mantenimiento de la documentación.
    Pérdida de documentos.
    Falta de seguridad y confidencialidad en el acceso a la información.
    GENERACIÓN
    ARCHIVO
    BÚSQUEDA
    Y
    DISTRIBUCIÓN
    MANTENIMIENTO

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    5
    Mejores Prácticas en la Gestión Documental
    Como consecuencia de las ineficiencias en la Gestión Documental tradicional las organizaciones están implantando “Iniciativas de Gestión Electrónica de Documentos”.

    Repositorio Central
    Herramientas de Gestión Documental
    GENERACIÓN
    ARCHIVO
    MANTENIMIENTO
    BÚSQUEDA Y
    DISTRIBUCIÓN

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    6
    Implantación de una Gestión Electrónica de Documentos
    Una “Iniciativa de Gestión Electrónica de Documentos” incluye las siguientes fases:

    Organización de la información de la empresa.
    Definición de políticas y estrategias de organización

    Digitalización de la documentación
    OCR e indexación de toda la documentación.

    Publicación de la documentación a la organización.
    Gestión y mantenimiento de la documentación.

    (Gp:) Para su implantación se requieren Recursos Humanos especializados, Tecnología y Formación

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    7
    Propuesta de Valor de una Gestión Electrónica de Documentos
    Reducción de gastos.
    (Gp:) Generación de una base de conocimiento.

    (Gp:) Mayor orden y calidad en el ámbito de trabajo.

    (Gp:) Reducción de espacio.

    (Gp:) Reducción de tiempos de búsqueda.

    Implantación Gestión Electrónica de Documentos
    Beneficios
    (Gp:) BENEFICIOS:
    Ahorro de costes
    Eficiencia
    Generación de valor

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    8
    Implantación de una Gestión Electrónica de Documentos
    PUBLICACIÓN,
    GESTIÓN
    y MANTENIMIENTO
    DIGITALIZACIÓN,
    OCR E INDEXACIÓN
    ORGANIZACIÓN
    DEL CONOCIMIENTO
    Auditoría de información.
    Estrategia de gestión del conocimiento.
    Mapa de conocimiento.
    Definición de políticas y procedimientos.
    Organización de archivos.
    Digitalización de documentos e imágenes.
    OCR.
    Captura de información.
    Indexación y clasificación.
    QA de indexaciones automáticas.

    Publicación personalizada de la información a múltiples usuarios.
    Gestión de archivos.
    Mantenimiento integral de la gestión documental.

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    9
    BIBLIOTECAS VIRTUALES
    GESTION DE ARCHIVOS
    GESTION DE FLUJOS DE TRABAJO
    Catalogación de fondos
    Búsqueda y recuperación de fondo digital/físico
    Publicación/Consulta de fondos digitales
    Préstamos/Adquisiciones
    Organización física de los archivos
    Descripción/Indización de materiales
    Expurgo/Depuración
    Gestión de autorizaciones.
    Definición de los flujos de trabajo
    Creación de documentos modelo
    Vinculación de documentos al proceso
    Herramientas de Gestión Documental
    Base de
    Datos
    Documental
    (textos,
    imágenes,
    video,
    sonido,
    otros)
    Internet
    Intranet
    GESTORES DE CONTENIDO

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    10
    Agenda
    Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.
    Digitalización.
    Aspectos Fundamentales
    Proceso de digitalización
    Tipos de Escáner.
    Tipología de documentos.
    Fotografía Digital.
    Conclusiones

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    Qué es la Digitalización
    “Expresar datos en formato digital”. (RAE)
    “Convertir una magnitud física o una señal en una secuencia de números según ciertas reglas” (Diccionario Vox)
    Operación de transformar algo analógico –entendido como algo físico y real- en algo digital –entendido como conjunto de unidades lógicas denominadas bits.
    Conversión de una imagen (fotografía, dibujo o texto) en un formato que podamos almacenar y modificar con el ordenador.
    Proceso por el cual se obtiene fotos electrónicas tomadas de una escena o escaneadas de documentos (fotografías, manuscritos, textos impresos e ilustraciones).

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    12
    Por qué Digitalizar

    Elimina el extravío de documentos.
    Permite un acceso rápido y fácil a la información.
    Permite almacenar información en múltiples formatos electrónicos.
    Controla el acceso a la información.
    Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos.
    Permite simultaneidad de usuarios en el mismo documento.

    La creciente necesidad de información ha provocado la necesidad de almacenar acceder y distribuir documentación.

    Protege la información
    Agiliza el servicio a los clientes.
    Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet.
    Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos.
    Optimiza el espacio físico convirtiendo montones de papel en soportes ópticos.

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