Administracion de proyectos, por Tito Guido Rojas Mendoza y Tito Guido Rojas (página 3)

Las operaciones y los proyectos difieren principalmente en que las operaciones
son sucesivas y repetitivas mientras que los proyectos son temporales y únicos.
Un proyecto por lo tanto puede ser definido en término de sus características
distintivas— un proyecto es una tarea temporal desarrollada para crear
un producto o servicio único. Temporal quiere decir que cada proyecto
tiene un comienzo definitivo y una terminación definitiva. Único
quiere decir que el producto o servicio es diferente de alguna manera distintiva
de todos los proyectos o servicios similares.

Los proyectos son desarrollados en todos los niveles de la organización.
Estos pueden involucrar a una sola persona o a muchas miles. Los proyectos son
muchas veces componentes críticos de la estrategia de negocios de la
organización que los desarrolla.

Temporal quiere decir que cada proyecto tiene un comienzo definitivo
y una terminación definitiva. El fin es alcanzado cuando los objetivos
del proyecto han sido alcanzados, o cuando se hace claro que todos los objetivos
no pueden ser alcanzados y que el proyecto tiene que ser terminado. Temporal
no quiere decir necesariamente corto en duración; muchos proyectos duran
varios años. En cada caso, sin embargo, la duración del proyecto
es finita; los proyectos no son esfuerzos sucesivos.

Debido a que el producto de cada proyecto es único, las características
que distinguen el producto o servicio deben ser elaboradas progresivamente.
Progresivamente quiere decir "procedimientos en pasos; avance continuo
por incrementos" mientras que elaborados quiere decir "trabajado con
cuidado al detalle; desarrollado enteramente" Las características
distintivas serán definidas de manera amplia, temprano en el proyecto
y serán cada vez más y más explícitas y detalladas
a medida que el equipo del proyecto desarrolla un entendimiento mejor y más
completo del producto.

La elaboración progresiva de las características de un
producto debe ser cuidadosamente coordinada en concordancia con una apropiada
definición del alcance del proyecto, particularmente si el proyecto es
desarrollado bajo un contrato.

¿EN FORMA GRUPAL DISCUTA Y ANALICE LASD CARACTERISTICAS Y PROCESOS
DE UN PROYECTO DE INVERSION?

PROGRAMA DE CONTROL DE CALIDAD

En la actualidad, en esta época que estamos viviendo llegamos
asegurar que la información es igual de valiosa que los recursos financieros,
recursos humanos, recursos materiales etc. con los que cuenta una empresa para
existir en el mercado ya que la información es la base de las operaciones
y actividades de las empresas por ejemplo como podría una cadena de supermercados
poner los mismos precios en todos los supermercados si no existiera la información
entre ellos de que van a realizar un programa de ofertas para aumentar sus ventas
en el mes diciembre, o como podría un banco otorgar un préstamo
a una persona sin tener la información económica acerca de ella.
En la actualidad quien tiene la información es quien domina en todos
los ámbitos en el que se desarrolle.

La información como ya mencionamos es fundamental para las operaciones
y actividades en las empresas, la información es necesario manejarla
de una forma adecuada y a la vez rápida así que es necesario de
los sistemas de información una empresa que quiera competir
en el mercado donde se desarrolla necesita contar con sistemas de información
que le provean la información necesaria para realizar sus operaciones
en una forma rápida y eficiente, no basta con tener la información
hay que manejarla a favor de la empresa eficientemente si es que se quiere tener
competitividad, las empresas con gran cantidad de utilidades han sido aquellas
que cuentan con una adecuada organización y que cuentan con sistemas
de información de calidad, un sistema de calidad no significa que deba
ser desarrollado por grandes empresas que desarrollan software, ya que hasta
los grandes se equivocan.

Un sistema de información con calidad es aquel que es desarrollado
con una adecuada organización; es por eso que es necesario dar importancia
a la administración de proyectos de sistemas información como
herramienta dentro de las empresas para el desarrollo de sistemas de información.

Las empresas con sistemas de información de calidad son aquellas
que tiene una cultura organizacional flexible y no ortodoxa, es decir, hacen
cambios en su forma de hacer las cosas, hacen uso de la tecnología para
el bien de la empresa.

Dentro de unos pocos años aquellas empresas que no cambien sus
viejos sistemas por sistemas de información computacionales, sean capaces
de desarrollar dentro de ellas sistemas de información de calidad con
la ayuda de una buena administración de proyectos de sistemas de información,
hagan uso adecuado de la información y tengan una apertura hacia nuevas
ideas y uso de nuevas tecnologías simplemente serán aplastadas
por la tecnologías y por su misma ignorancia al cambio.

¿Comente y discuta en forma grupal?

PROGRAMA DE CONTROL DE CALIDAD

El Contexto de administración de Proyectos

Los proyectos y la administración de proyectos operan en un ambiente
más amplio que el del proyecto mismo. El equipo de administración
de proyectos debe entender este contexto más amplio – administrar día
a día la actividades del proyecto es necesario para el éxito de
este, pero no suficiente. Este capítulo describe aspectos claves del
contexto de la administración de proyectos, que no están descritos
en otras partes de este documento. Los tópicos incluidos aquí
son:

2.1 Fases del Proyecto y el Ciclo de Vida del Proyecto

2.2 Los Partidos Interesados del Proyecto

2.3 Influencias Organizacionales.

2.4 Habilidades Claves de Administración General

2.5 Influencia Socioeconómicas

Fases del Proyecto y Ciclo de Vida del Proyecto

Porque los proyectos son tareas únicas, involucraran cierto nivel
de incertidumbre. Las organizaciones ejecutaras de proyectos generalmente dividirán
cada proyecto en fases del proyecto para poder administrar mejor los enlaces
apropiados con las operaciones de organización ejecutara. De manera colectiva,
estas fases se conocen como el ciclo de vida del proyecto.

¿EN FORMA GRUPAL ANALICE Y DISCUTA EL CONTEXTO DE UN PROYECTO?

La adopción del Enfoque de Marco Lógico o la Matriz de
Marco Lógico – EML – se basa en los requerimientos de análisis
pertinentes en la etapa de planificación: de los objetivos, de los grupos
de actores intervinientes y de los factores externos que determinan el éxito
o el fracaso de un proyecto (EML, 1993). Los insumos físicos y financieros,
el personal, las actividades y los resultados físicos esperados se encuentran
presentes en las metodologías de abordaje tradicional. Empero una visión
que permita estructurar los principales elementos de un programa o proyecto
resaltando las vinculaciones entre los insumos previstos, las actividades planeadas
y los resultados esperados; resulta fundamental para responder efectivamente
a las necesidades de los beneficiarios propuestos.

El EML considera que la ejecución de un proyecto resulta del devenir
de un conjunto de acontecimientos que presentan una vinculación causal
interna. Un proyecto de desarrollo se basa en sus insumos, las realización
de ciertas actividades y llevará a cierto número de resultados
que contribuirán – hipótesis de trabajo – al logro de los objetivos
deseados descriptos como situación futura deseada (EML, 1993)

Como condición para la utilización de la metodología
de la EML, ésta debe ser desarrollada con la participación de
los principales involucrados desde el inicio del proceso. La metodología
posibilita que el proceso de planificación pueda ser modificado desde
la etapa de diseño hasta la etapa de ejecución y seguimiento de
desempeño.

En la etapa de diseño del proyecto, se define en primera instancia
la problemática a la que debe dar respuesta, la situación actual
del contexto en la que se sitúa, la situación futura deseada como
el escenario posible de realizarse el proyecto y la intervención para
transitar desde la situación actual a la deseada conocida como proyecto
o programa con las herramientas propias.

¿COMENTE Y DISCUTA EN FORMA GRUPAL LAS APLICACIONES DEL MARCO
LOGICO?

PROGRAMA DE CONTROL DE CALIDAD

Los mismos conceptos y propósitos analizados para la estructuración
de una definición sobre la naturaleza de la organización nos dan
la pauta para determinar su importancia. Las condiciones que imperan en esta
época actual de crisis así como la necesidad de convivencia y
labor de grupo, requieren de una eficiente aplicación de esta disciplina
que se verá reflejada en la productividad y eficiencia de la empresa
que la requiera.

Para demostrar lo anterior nos basamos en los siguientes hechos:

La organización puede darse adonde exista un organismo social,
y de acuerdo con su complejidad, ésta será más necesaria.
Un organismo social depende, para su éxito de una buena administración,
ya que sólo a través de ella, es como se hace buen uso de los
recursos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta.

En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la función
organizativa. Debido a su magnitud y complejidad, es esencial, sin ella no podrían
actuar.

Para las pequeñas y medianas empresas, la organización
también es importante, por que al mejorarla obtienen un mayor nivel de
productividad, ya que se coordinan mejor sus elementos: maquinaria, mano de
obra, mercado, etc.

La elevación de la productividad, en el campo económico
social, es siempre fuente de preocupación, sin embargo, con una adecuada
organización el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa,
sino en toda la sociedad.

Para los países en vías de desarrollo, como el nuestro,
mejorar la calidad de la organización es requisito indispensable, por
que se necesita coordinar todos los elementos que intervienen en ésta
para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son: la capitalización,
la calificación de sus trabajadores y empleados, etc.

¿Comente y discuta en función al desarrollo del tema?

PROGRAMA DE CONTROL DE CALIDAD

PROGRAMACIÓN CON RECURSOS LIMITADOS Y PROGRAMACIÓN CON
COSTE MÍNIMO

Programación con recursos limitados

Hasta ahora sólo se ha tenido en cuenta el análisis de
relaciones temporales entre las actividades del proyecto. Pero además,
hay que tener en cuenta los recursos, su consumo y sus limitaciones.
El proceso, por lo tanto, ante la programación sería el siguiente:

• Programación de duración mínima sin tener en
  cuenta los recursos.

• Se estudia si moviendo las actividades no críticas dentro
  del margen que representan sus holguras, se puede conseguir el objetivo
  perseguido en relación con los recursos.

• Si no es posible, aplicar alguna de las técnicas para programar
  bajo limitación de recursos.

Minimización de costes

Se trata de ajustar las holguras de las actividades, con la premisa de
que la duración total esté prefijada por las actividades críticas.
Hay costes que disminuyen con el tiempo (costes directos) y costes que aumentan
con el tiempo (costes indirectos). Existen dos métodos que fueron analizados
en el desarrollo del tema:

¿DISCUTA EN FORMA GRUPAL COMO PUEDE APLICAR ESTOS METODOS EN
UN PROYECTO DE INVERSION?

La etapa de control de ejecución de proyectos es la mas compleja
del proceso y debe ser abordada con puntos de corte en función del cumplimiento
de los objetivos parciales, representados en la programación estructurada
por los hitos donde se reflejan los criterios de medida asociados al control
del costo, el tiempo, la calidad y la logística.

La complejidad de los proyectos, la participación multidisciplinaria
y la incidencia de varias instituciones en función de la solución
de un problema abordado a ciclo completo, requiere del uso de sistemas informáticos
flexibles de uso común y de fácil acceso a los especialistas.

La combinación del control del tiempo y el costo, el empleo de
un sistema de costos eficiente que le permite evaluar alternativas hacer uso
del flujo de cajas y desarrollar los conceptos de gerencia de proyectos acorde
con las exigencias actuales del entorno garantiza el éxito del proyecto.

Tomando como base la información en los cortes, las evaluaciones
con las decisiones tomadas, las características del próximo intervalo
de corte y el conjunto de índices e indicadores representativos de la
caracterización del proyecto, es posible evaluar el comportamiento del
proyecto y las decisiones necesarias para garantizar su desarrollo a partir
de la elaboración de un pronóstico sobre bases objetivas que caractericen
el mismo.

La metodología garantiza un sistema único de documentación
de proyectos sobre una base informática de fácil acceso a los
integrantes del proceso inversionista, garantizando comunicación entre
los participantes y la interpretación de los resultados en los cortes
programados en el sistema.

¿EN FORMA GRUPAL DISCUTA Y COMENTE?

La tarea de entender a una organización es compleja por cuanto
ella se desenvuelve en un mundo en el cual nada está quieto y hay incertidumbre.
De otro lado, el líder organizacional es como un piloto de un avión,
requiere de instrumentos que en poco tiempo le informen sobre su avión
(organización) y las condiciones del vuelo (entorno); a efectos de llevar
la nave a su objetivo (alcanzar la visión, cumplir la misión y
los objetivos; etc.).

Queda en manos de los líderes, la implantación y el mantenimiento
de estos modelos, y el análisis, interpretación y evaluación
de los resultados que se desprendan de ellos. Los líderes organizacionales
ya cuentan con instrumentos modernos para entender a su organización
e interactuar con su entorno. Sea UD. uno de ellos.

El organigrama es un instrumento metodológico de la ciencia administrativa.
Este tiene una virtud dual, por una parte trae ventajas, debido a que permite
observar la estructura interna de una organización; y por otra parte
trae desventajas que esa estructura de adecue a algo escrito y no a lo que es
en realidad.

El organigrama es el resultado de la creación de la estructura
de una organización la cual hay que representar. Estos muestran los niveles
jerárquicos existentes en una empresa u organización. En cuanto
a los tipos de organigramas, los verticales con los que se utilizan con mas
frecuencias, mientras que los de tipo escalar y circular son los menos conocidos.
Entre la ventaja más resaltante de un organigrama es que muestra quien
depende de quien y tiene la particularidad de indicar a los administradores
y al personal nuevo la forma como se integra la organización. Así
como existen múltiples factores positivos, también se detallan
las desventajas, considerándose muy desfavorable de aspecto que con frecuencia
indican la organización como era antes y no como actualmente es, ya que
algunos administradores olvidan actualizarlos y descuidan dinamismo de la organización
lo cual hace que un organigrama sea obsoleto. La jerarquía constituye
un principio básico de la organización y también lo es
de la dirección.  

En cuanto a los tipos de organigramas, los verticales con los que se
utilizan con mas frecuencias, mientras que los de tipo escalar y circular son
los menos conocidos.  Así como existen múltiples factores positivos,
también se detallan las desventajas, considerándose muy desfavorable
de aspecto que con frecuencia indican la organización como era antes
y no como actualmente es, ya que algunos administradores olvidan actualizarlos
y descuidan el dinamismo de la organización lo cual hace que un organigrama
sea obsoleto.

  ¿EN FORMA GRUPAL DISCUTA Y COMENTE?

El hombre es por naturaleza un ser eminentemente social que requiere
de su entorno Para lograr un desarrollo integral. Siendo este entorno básicamente
social, resulta Necesario que desarrolle habilidades que le permitan tener
relaciones interpersonales Satisfactorias y efectivas.

Teniendo en cuenta que el éxito de un proyecto depende de las
personas encargadas De la concepción, desarrollo, ejecución
y término, el Gerente depende directamente De su relación con
ellas. Normalmente los profesionales no tienen conocimiento de muchas de las
habilidades que buscan optimizar las relaciones con el recurso humano, por
lo tanto, no las Practican, perdiendo de esta manera la oportunidad de lograr
una ventaja competitiva con su uso.

El éxito de un proyecto, y como consecuencia de su Gerente,
radica en el equilibrio entre aspectos cuantitativos (técnicas, herramientas,
metodología y estándares) y aspectos cualitativos (relaciones
adecuadas, comunicación efectiva, empatía e inteligencia emocional);
saber manejarse usando estos aspectos facilitará el éxito de
Quien las practique.

El Gerente de Proyectos debe ser un profesional con gran capacidad
de trabajo en equipo para aprovechar su sinergia, valorando las diferencias
y manejando adecuadamente la diversidad; asimismo, debe conocer técnicas
de negociación para lograr una ventaja comparativa con los que no las
conocen, ya que logrará llegar a Conseguir acuerdos que favorecen al
proyecto que está manejando.

• Es importante reconocer lo relevante que es para un Gerente llegar
a ser un buen líder, que transmita confianza, que sepa motivar a su
personal, que use su creatividad y se adapte a los cambios, que tenga una
gran capacidad para el desarrollo personal, que pueda crecer y hacer crecer
a su personal, sin olvidar la importancia que tienen los valores como la ética
y la honestidad; actuar con profesionalismo y vocación de servicio,
teniendo en cuenta el gran reto que tiene para con la sociedad.

¿EN FORMA GRUPAL DISCUTA Y COMENTE?

PROGRAMA DE CONTROL DE CALIDAD

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Enviado por:

Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo S.

"NO A LA CULTURA DEL SECRETO, SI A LA LIBERTAD DE INFORMACION"®

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Santiago de los Caballeros,

República Dominicana,

2015.

"DIOS, JUAN PABLO DUARTE Y JUAN BOSCH – POR SIEMPRE"®