- Introducción
- Los presupuestos
- El presupuesto maestro
- Presupuestos de operación
- Otros presupuestos
- El presupuesto de caja
- Presupuesto para los desembolsos
capitalizables y su relación con los flujos de efectivo - Presupuestos por programas
- Presupuestos base-cero
- Ventajas, desventajas y limitaciones de
la técnica presupuestal - Conclusiones
- Bibliografía
Introducción
El
objetivo de la presente investigación documental es presentar un resumen
coordinado de los conceptos que constituyen la teoría de los presupuestos desde
las perspectivas de diferentes autores. Principios conceptos, términos y temas
que permitirán a quienes toma las decisiones en las empresas tener una base
conceptual como guía.
La
forma en que se han organizado los diferentes temas permitirán al lector ir de
lo general a lo particular y dejar en claro toda la conceptualización de los
presupuestos.
Aquí
se tratan algunos conceptos acerca de la Formulación de presupuestos
empresariales. Concepto de Presupuesto, Funciones del Presupuesto, Importancia
del presupuesto, Objetivos de la elaboración del Presupuesto, Finalidades del
Presupuesto, Principios de la Presupuestación, Motivos del fracaso de la
Presupuestación, el calendario Presupuestal y algunos términos y definiciones
sobre Presupuestos.
Este
pequeño trabajo es de mucha importancia para proyectar o estimar los gastos e
ingresos de una empresa que puede ser a corto o largo plazo, haciendo
comparaciones de los años anteriores para desarrollar una mejor inversión, así
tener menos gasto y mayor ingreso para la compañía; es decir si hacemos un buen
presupuesto haciendo consultas a las diferentes áreas de la compañía como el
área de venta, cobranzas, compra, etc.; comparaciones de otras empresas como
son los estados financieros, también hacer consultas en las diferentes zonas
del mercado y desarrollar de acuerdo las estadísticas y las tentaciones
económicas y financieras y de acuerdo a las normas vigentes del país donde
reside la empresa.
Todo
presupuesto debe ser preparado por un especialista en esta materia como
economistas, administradores, etc. y luego para ser aprobado debe ser revisado
por el gerente financiero de la empresa.
Los presupuestos
Son
programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose al
flujo de dinero dentro de la organización, implica una estimación del capital,
de los costos y de los ingresos. Los presupuestos son un elemento indispensable
al planear, su fin es el determinar la mejor forma de utilización y asignación
de los recursos a la vez que controla las actividades de la organización en
términos financieros.
La palabra presupuesto
se compone de 2 raíces latinas: PRE – que significa antes de o delante
de y, suponer, supuesto –
del latín facio, fictus que significa herido, formado, hacer.
Por lo tanto,
presupuesto significo antes de lo hecho, es decir, se deriva del verbo presuponer,
que significa “dar previamente por sentado una cosa”. Se acepta también
que presuponer es formar anticipadamente el cómputo de los gastos o ingresos,
de unos y otros, de un negocio cualquiera.
“El presupuesto es un
proyecto detallado de los resultados de un programa oficial de operaciones,
basado en una eficiencia razonable”.
Aunque el alcance de
la “eficiencia razonable” es
indeterminado y depende de la interpretación de la política directiva, debe
precisarse que un proyecto no debe confundirse con un presupuesto, en tanto no
prevea la corrección de ciertas situaciones para obtener el ahorro de
desperdicios y costos excesivos.
¿QUIÉN FORMULA Y ADMINISTRA EL
PRESUPUESTO?
Los distintos jefes
de departamento son responsables de las operaciones a su cargo. Si el
presupuesto es la fijación de metas para alcanzar es lógico que no se pueda
responsabilizar de ellas al personal a cargo de las misas, si dicho personal no
ha intervenido en su determinación.
Entonces básicamente
son los jefes de los distintos departamentos lo que señalan dentro de ciertas
condiciones y el volumen e importe de las operaciones que pueden desarrollar.
DURACIÓN DEL PERIODO PRESUPUESTAL:
Este depende
esencialmente del tipo de negocio, sin embargo su duración debe ser tal que
comprenda los ciclos completos de:
- Fluctuaciones de
volumen por temporadas. - Producción.
- Rotación de la
mercancía. - Operaciones
financieras.
Se aconseja que el
presupuesto no cubra un periodo demasiado extenso, ya que no pueden preverse
todas las condiciones que puedan afectarlo. Para la generalidad de las
empresas se prepara un presupuesto anual, que se forma de la suma de 4
presupuestos trimestrales. Por separado, se analiza el primer presupuesto
trimestral, que dando formado por tres presupuestos mensuales. Son estos los
que se utilizan para compara los objetivos con los resultados reales que
reporte la contabilidad.
FUNCIONES DE LOS
PRESUPUESTOS:
- La principal
función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la
organización. - El control
presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo,
comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes
para verificar los logros o remediar las diferencias. - Desempeñan tanto
roles preventivos como correctivos dentro de la organización.
CARACTERÍSTICAS DE LOS PRESUPUESTOS:
Las
principales características de los presupuestos son:
·
Es un esquema porque se elabora en un documento formal, ordenado
sistemáticamente.
·
Es un plan en términos cuantitativos: Maneja tiempo y dinero.
·
Es general en toda la empresa: porque cada área debe de tener su
presupuesto.
·
Es específico: porque puede referirse a c/u de las áreas en que
está dividida la organización, porque indica el orden que se lleva, que mes le
toca tal cantidad a tal rubro a tal actividad.
·
Es para un tiempo determinado.
1. CARACTERÍSTICAS DE
FORMULACIÓN: Adaptación a la empresa.
La formulación de un presupuesto debe ir en
función directa con las características de la empresa, debiendo adaptarse a las
finalidades de la misma en todos y cada uno de sus aspectos.
El Presupuesto no es sólo simple estimación,
su implantación requiere del estudio minucioso, sobre bases científicas (en
ciertos casos) de las operaciones pasadas de la compañía en que se desea implantar,
del conocimiento de otras empresas similares a ella, y del pronóstico de las
operaciones futuras, de acuerdo con la: Planeación, Coordinación, y
Control de Funciones.
Todos los actos en la vida, aun los más
sencillos, antes de realizarse han estado basados en un plan; quien haya de
formular un presupuesto debe por lo tanto partir de un plan preconcebido, por
otro lado, dicha planeación no resultaría eficaz si no se llevara a cabo
formalmente, los planes no se realizan en el momento en que se presenta alguna
situación favorable o desfavorable, no, deben tener una proyección futura y ser
encaminados hacia un objetivo claramente definido.
Entre los aspectos recomendables respecto a
este inciso, para el mejor funcionamiento del presupuesto están:
- Seccionar en
tantas partes el presupuesto, como responsables en la función hayan en la
Entidad, con autoridad precisa e individual de los interesados en el
control y cumplimiento del presupuesto, de tal forma, que cada área de
responsabilidad deba ser controlada por un presupuesto específico.
- Los presupuestos
deben operar dentro de un mecanismo contable, para que sean fácilmente
comprobables, con el fin de compararlos con lo operado, determinar,
analizar las variaciones o desviaciones, y corregirlas en su caso.
- No dejar oportunidad a malas
interpretaciones o discusiones.
- Elaborar los presupuestos en condiciones
de poder ser alcanzables.
2. CARACTERISTICAS DE
PRESENTACIÓN: De acuerdo con las normas contables y económicas.
Los presupuestos si
se utilizan como herramienta de la Administración (Pública o Privada) tienen
como requisito de presentación indispensable el ir de acuerdo con las Normas
Contables y Económicas (período, mercado, oferta y demanda, ciclo económico,
etc.) y de acuerdo con la estructuración contable.
3.
CARACTERISTICAS DE APLICACIÓN: Elasticidad y Criterio:
Las
constantes fluctuaciones del mercado y la fuerte presión a que actualmente se
ven sometidas las empresas, debido a la competencia, obligan a los dirigentes a
efectuar considerables cambios en sus planes, en plazos relativamente breves,
de ahí que sea preciso que los presupuestos sean aplicados con elasticidad y
criterio, debiendo éstos aceptar cambios en el mismo sentido en que varíen las
ventas, la producción, las necesidades, el ciclo económico, etc.
OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS:
Los
Objetivos del Presupuesto comprenden las etapas de Previsión,
Planeación, Organización, Coordinación o Integración,
Dirección, y Control, es decir comprenden o están en todas las
etapas del Proceso Administrativo.
A continuación se
aprecian las etapas mencionadas, citando primero un concepto general de la
etapa del Proceso Administrativo, para enseguida indicar el u Objetivos del
Presupuesto en esa etapa:
DE PREVISIÓN: Disponer de lo
conveniente para atender a tempo las necesidades presumibles.
Tener anticipadamente
todo lo necesario para la elaboración y ejecución del Presupuesto.
DE PLANEACIÓN: Camino a seguir, con
unificación y sistematización de actividades, por medio de las cuales se establecen
los objetivos de la empresa y organización necesaria para alcanzarlos.
El presupuesto en sí,
es un plan esencialmente numérico que se anticipa a las operaciones que se
pretenden llevar a cabo, pero desde luego que la obtención de resultados razonablemente
correctos, dependerá de la información estadística que se posea en el momento
de efectuar la estimación. Entre los métodos más usuales para conseguirlo, está
el de las tendencias y el de las correlaciones.
Planificar unificada
y sistematizadamente las posibles acciones, en concordancia con objetivos de la
organización.
DE ORGANIZACIÓN: Estructuración
técnica, de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles, y
actividades de los elementos materiales y humanos de una entidad, con el fin de
lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
El agrupamiento de
actividades equivale a establecer en la entidad, divisiones y departamentos,
mismos que dan lugar a elaborar tantos presupuestos como departamentos funcionales
existan. Mediante el empleo de los presupuestos dentro de la Organización, a
través de la coordinación o dirección que se tenga de los mismos, es como se
logra el completo engranaje de sus funciones totales, por la interdependencia
departamental que debe existir.
Estructurar adecuada,
precisa y funcionalmente la Entidad.
DE COORDINACIÓN O
INTEGRACIÓN: Desarrollo
y mantenimiento armonioso de las actividades de la Entidad, con el fin de
evitar situaciones de desequilibrio entre las diferentes secciones que integran
su organización.
Compaginar estrecha y
coordinadamente todas y cada una de las secciones para que cumplan con los
objetivos de la Entidad.
DE DIRECCIÓN: Función ejecutiva
para guiar o conducir e inspeccionar, o supervisar a los subordinados, de
acuerdo con lo planeado.
El presupuesto es una
herramienta de enorme utilidad para la toma de decisiones, administración por
excepciones, políticas a seguir, visión de conjunto, etc., es decir da lugar, a
una buena dirección.
Ayudar en las
políticas a seguir, tomas de decisiones y visión de conjunto, así como auxilio
correcto y con buenas bases para conducir y guiar a los subordinados.
DE CONTROL: Es la acción por
medio de la cual se aprecia si los planes y objetivos se están cumpliendo. La
acción controladora del presupuesto se establece al hacer la comparación entre
éste y los resultados obtenidos, lo cual conduce a la determinación de las
variaciones o desviaciones ocurridas.
Comparar
a tiempo entre lo presupuestado y los resultados habidos, dando lugar a
diferencias analizables y estudiables, para hacer superaciones y correcciones.
Resumiendo, se pueden
mencionar a continuación los objetivos generales de los presupuestos:
- Planear integral
y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar
en un periodo determinado. Planear los resultados de la organización en
dinero y volúmenes.
- Considerar el
futuro, para que los planes trazados, permitan la obtención de la utilidad
máxima, de acuerdo con las condiciones que se presenten.
- Coordinar y
relacionar las actividades de la organización. Coordinar los diferentes
centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma
integral.
- Establecer un
control para conocer si los planes son llevados a cabo y determinar la
dirección que se lleva con relación a los objetivos establecidos.
- Controlar y
medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar
responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para lugar
el cumplimiento de las metas previstas. Controlar el manejo de ingresos y
egresos de la empresa.
- Lograr los
resultados de las operaciones periódicas.
- Asegurar la
liquidez financiera de la empresa.
IMPORTANCIA DE LOS
PRESUPUESTOS:
Son útiles en la
mayoría de las organizaciones, bien sean Utilitaristas (compañías de
negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes
multinacionales y pequeñas empresas. De allí que podemos afirmar
que los presupuestos son muy importantes por las siguientes razones:
- Ayudan a
minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.
- Por medio de los
presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos
límites razonables.
- Sirven como
mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y
direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
- Cuantifican en
términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
- Las partidas del
presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de
personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de
comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
- Los
procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las
necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que
puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia
necesaria.
- Los presupuestos
sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y
verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones
presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para
su ulterior análisis.
- Las lagunas,
duplicaciones o sobre-posiciones pueden ser detectadas y tratadas al
momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el
desenvolvimiento del presupuesto.
CLASIFICACIÓN DE LOS
PRESUPUESTOS:
Los presupuestos se
pueden clasificar desde diversos puntos de vista:
1.
Según la flexibilidad
2.
Según el periodo de tiempo que cubren
3.
Según el campo de aplicabilidad de la empresa
4.
Según el sector en el cual se utilicen.
5. De
acuerdo al nivel jerárquico.
6. Por
su contenido.
7. De acuerdo a la técnica de valuación.
8. Por las finalidades que pretende.
9. Por áreas y niveles de responsabilidad.
1. SEGÚN LA
FLEXIBILIDAD:
- Rígidos,
estáticos, fijos o asignados: Son aquellos que se elaboran para un
único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la
variación que ocurre en la realidad. Se estiman
las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación. Dejan
de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.).
Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector
público.
- Flexibles o
variables:
Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden
adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno, es decir, pueden cambiar todos los cálculos en el transcurso del
tiempo. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación
moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos.
2. SEGÚN EL PERIODO
DE TIEMPO QUE CUBREN:
La determinación del lapso que abarcarán los
presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la empresa y de la
mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a más tiempo
corresponderá una menor precisión y análisis. Así pues, puede haber
presupuestos:
- A corto plazo: Son los que se
realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de
operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías
inflacionarias.
- A largo plazo: Este tipo de
presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente,
adoptan los estados y grandes empresas. Abarcan un periodo de tiempo,
generalmente mayor de un año.
3. SEGÚN EL CAMPO DE
APLICACIÓN EN LA EMPRESA:
- De operación o
económicos:
Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se
desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido
se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos
se pueden destacar los presupuestos de ventas y los presupuestos de
producción.
Los Presupuestos de
Ventas generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos,
mientras que los de Producción, comúnmente se expresan en unidades físicas. La
información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y
capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de
los materiales.
Otros presupuestos
que corresponden a esta clasificación son:
Presupuesto
de Compras:
Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que
se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y
costos.
Presupuesto
de Costo-Producción:
Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al
comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes
de utilidad son adecuados.
Presupuesto
de flujo de efectivo:
Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los
demás presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos
anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.
Presupuesto
Maestro:
Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y
coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido
como el "presupuesto de presupuestos".
- Financieros: En estos
presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el
balance. Hay dos tipos:
El
de Caja o Tesorería:
Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja,
bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede llamar también presupuesto de
caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios
que la organización necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por
cortos periodos mensual o trimestralmente.
El
de Capital o erogaciones capitalizables: Es el que controla, básicamente todas las
inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de
inversión y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a
cabo.
4. SEGÚN EL SECTOR DE
LA ECONOMÍA EN EL CUAL SE UTILIZAN:
- Presupuestos del
Sector Público:
son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos,
estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control
del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de
asignación de recursos para gastos e inversiones.
- Presupuestos del
Sector Privado:
Son los usados por las empresas particulares. Se conocen también como
presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una
empresa.
5. DE ACUERDO AL NIVEL JERÁRQUICO:
- Estratégicos: Cuando se
establecen en el nivel más alto de la empresa y determinan la asignación
de recursos en toda la organización. Por ejemplo, los presupuestos de
resultados.
- Tácticos o
departamentales: Aquellos que son formulados para cada una de las
áreas de actividad de la empresa. Por ejemplo, el presupuesto de ventas.
- Operativos: Son
presupuestos para cada departamento. Por ejemplo, el presupuesto para la
sección de mantenimiento.
6. POR SU CONTENIDO:
- Principales: Estos
presupuestos son una especie de resumen, en el que se presentan los
elementos medulares en todos los presupuestos de la empresa.
- Auxiliares: Son aquellos
que muestran en forma analítica las operaciones estimadas por cada uno de
los departamentos que integran la organización de la empresa.
7. DE ACUERDO A LA TÉCNICA DE
VALUACIÓN:
- Estimados:
Son
los presupuestos que se formulan sobre bases empíricas; sus cifras
numéricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan
tan sólo la probabilidad más o menos razonable de que efectivamente suceda
lo que se ha planeado.
- Estándar:
Son
aquellos que por ser formulados sobre bases científicas o casi
científicas, eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de
error, por lo que sus cifras, a diferencia de las anteriores, representan
los resultados que se deben obtener.
8. POR LAS
FINALIDADES QUE PRETENDE:
- De promoción: Se presentan en
forma de Proyecto Financiero y de Expansión; para su elaboración es
necesario estimar los ingresos y egresos que haya que efectuarse en el
período presupuestal.
- De aplicación:
Normalmente
se elaboran para solicitud de créditos. Constituyen pronósticos generales
sobre la distribución de los recursos con que cuenta, o habrá de contar la
Empresa.
- De fusión:
Se
emplean para determinar anticipadamente las operaciones que hayan de
resultar de una conjunción de entidades.
9. POR ÁREAS Y NIVELES DE
RESPONSABILIDAD:
Este tipo de
presupuestos se presenta cuando se desea cuantificar la responsabilidad de los
encargados de las áreas y niveles en que se divide una compañía. Entre éstos
se encuentran:
- Por programas: Este tipo de
presupuestos es preparado normalmente por dependencias gubernamentales, descentralizadas,
patronatos, instituciones, etc. Sus cifras expresan el gasto, en relación
con los objetivos que se persiguen, determinando el costo de las
actividades concretas que cada dependencia debe realizar para llevar a
cabo los programas a su cargo.
- Base cero:
Es
aquel que se realiza sin tomar en consideración las experiencias habidas.
Este presupuesto es útil ante la desmedida y continua elevación de los
precios, exigencias de actualización, de cambio, y aumento continuo de los
costos en todos los niveles, básicamente. Resulta ser muy costoso y con
información extemporánea.
- De trabajo: Es el
presupuesto común utilizado por cualquier empresa; su desarrollo ocurre
normalmente en las etapas de Previsión, Planeación y Formulación.
La clasificación
anterior pretende tan sólo presentar separadamente las características más
importantes que poseen los presupuestos; dicha segregación no significa que
cada una de las partes de la clasificación es independiente de la otra, sino al
contrario pueden estar todas unidas, en un sistema de control presupuestal, o
sea que un solo presupuesto puede caer en varias o todas las clasificaciones.
Por ejemplo, puede ser al mismo tiempo: Público, Principal, Fijo, Corto,
Estándar, etc.
De toda esta
estructura es necesario comenzar a construir por alguno de sus extremos y el
más racional es aquél que conecta a la empresa con el mundo exterior y es el de
las Ventas. Entiéndase bien que comenzar por analizar lo que sucederá en el
campo de las Ventas, no significa que estos datos iniciales sean inamovibles,
pero en general es el campo en el cual una gran cantidad de factores
extrínsecos están pesando y sobre ellos es sobre los que menos influencia se
puede ejercer.
Puede ser que incluso
la empresa cree el mercado o que haya factores de regulación o de escasez que
lo den por definido; en todo caso, se debe comenzar el análisis por este campo
y luego, si ello es necesario, estudiar modificarlo. O sea que cada uno de los
niveles de operación y de los resultados de la misma estarán ubicados
contestando a las preguntas: ¿Cuándo se produce? ¿Dónde se produce? ¿Por qué
se produce?.
Entonces, todo Presupuesto
estará formado por un conjunto de presupuestos parciales de operación entre sí
coordinados que darán para cada uno de los Departamentos de la Empresa, para
cada uno de los períodos de tiempo y, por cada uno de los conceptos, los
niveles de la operación y los resultados previstos de la misma.
EJEMPLO DE UN PRESUPUESTO MAESTRO
REQUISITOS PARA UN BUEN PRESUPUESTO:
Para que un
presupuesto cumpla en forma adecuada con las funciones que de él se esperan, es
indispensable basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente deben
observarse en su estructuración, como son:
1. CONOCIMIENTO DE
LA EMPRESA:
Los presupuestos van
siempre ligados al tipo de empresa, a sus objetivos, a su organización, y a sus
necesidades; su contenido y forma varían de una entidad a otra, por lo cual es
indispensable el conocimiento amplio de las empresas, objetivos y necesidades
en que se hayan de aplicar.
La preparación del
presupuesto se basa en el principio de que todas las transacciones de la
entidad están íntimamente relacionadas entre sí, de suerte que si una
determinada parte del plan pudiera ser tomada como punto de partida, el resto
del mismo podría ser establecido con un grado razonable de seguridad y certeza,
permitiendo a la gerencia tomar decisiones adecuadas.
2. EXPOSICIÓN DEL
PLAN O POLÍTICA:
El conocimiento del
criterio de los directivos de la compañía, en cuanto al objetivo que se busca
con la implantación del presupuesto, deberá exponer en forma clara y concreta
por medio de manuales o instructivos, cuyo propósito será, además de lo
anterior, uniformar el trabajo y coordinar las funciones de las personas
encargadas de la preparación y ejecución del presupuesto, definiendo las
responsabilidades y los límites de autoridad en cada uno de ellos, así como
evitar opiniones particulares o diversas.
3. COORDINACIÓN PARA
LA EJECUCIÓN DEL PLAN O POLÍTICA:
La sincronización de las
diferentes actividades se hará elaborando un calendario, en que se precisen las
fechas en que cada departamento deberá tener disponible la información
necesaria, para que las demás secciones puedan desarrollar sus estimaciones.
La responsabilidad de
la preparación del presupuesto recae sobre él mismo, pero los funcionarios de
los diversos departamentos tendrán la obligación de proporcionarle los informes
y estudios necesarios para su elaboración. De ahí necesidad de determinar el
campo de acción de cada uno, su autoridad, responsabilidad, y jerarquía.
4. FIJACIÓN DEL
PERIODO PRESUPUESTAL:
La determinación de
este periodo opera en función de diversos factores, tales como la estabilidad o
inestabilidad de las operaciones de la empresa, el período del proceso
productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada, etc. Por ejemplo,
a una empresa estable en sus operaciones, le será más fácil hacer sus
presupuestos por períodos más largos que otra que no lo sea.
Otros factores que
influyen en la fijación del período presupuestal, son las características
propias del renglón; por ejemplo las "Inversiones a más de un año"
y los financiamientos, pueden estimarse para lapsos mayores que las partidas de
operación. Normalmente se hacen coincidir los períodos de las estimaciones con
los de los resultados, para poder efectuar con mayor facilidad las
comparaciones entre los mismos y hacer las correcciones necesarias.
La práctica más
aceptable podría ser la de estimar las operaciones de la empresa en períodos de
un año, dividiendo éste en trimestres, que a su vez se subdividirían en meses;
posteriormente se irían elaborando estimaciones futuras por los mismos lapsos,
tomando como base las experiencias adquiridas, con objeto de lograr el
establecimiento de un presupuesto continuo.
5. DIRECCIÓN Y
VIGILANCIA:
Una vez aprobado el
plan, cada uno de los departamentos recibirá la delegación de elaborar los
presupuestos que les correspondan, con las instrucciones o recomendaciones que
ayudarán a los jefes a poner en práctica dichos planes.
El siguiente paso
será hacer un estudio minucioso de las diferencias que surjan de la comparación
de los datos reales con los predeterminados, revisar periódicamente las
estimaciones y, de ser necesario, modificarlas en función con la entidad a la
que pertenecen, etc.
6. APOYO DIRECTIVO:
La voluntad en la
implantación del presupuesto por parte de los directivos y su respaldo, es
indispensable para su buena realización y desarrollo, lo cual da al presupuesto
un uso no solamente informativo, sino que lo convierte en un plan de acción
operativa, y de patrón de medida con lo ejecutado.
Resumiendo, se puede
decir que el presupuesto debe tener, cuando menos, los siguientes puntos
primordiales:
- Conocimiento de
la entidad, pues es la base para hacer el presupuesto con adecuación.
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