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Particularidades del presupuesto empresarial




Partes: 1, 2, 3

 

  1. Introducción
  2. Los presupuestos
  3. El presupuesto maestro
  4. Presupuestos de operación
  5. Otros presupuestos
  6. El presupuesto de caja
  7. Presupuesto para los desembolsos capitalizables y su relación con los flujos de efectivo
  8. Presupuestos por programas
  9. Presupuestos base-cero
  10. Ventajas, desventajas y limitaciones de la técnica presupuestal
  11. Conclusiones
  12. Bibliografía

 

Introducción

El objetivo de la presente investigación documental es presentar un resumen coordinado de los conceptos que constituyen la teoría de los presupuestos desde las perspectivas de diferentes autores. Principios conceptos, términos y temas que permitirán a quienes toma las decisiones en las empresas tener una base conceptual como guía.

La forma en que se han organizado los diferentes temas permitirán al lector ir de lo general a lo particular y dejar en claro toda la conceptualización de los presupuestos.

Aquí se tratan algunos conceptos acerca de la Formulación de presupuestos empresariales. Concepto de Presupuesto, Funciones del Presupuesto, Importancia del presupuesto, Objetivos de la elaboración del Presupuesto, Finalidades del Presupuesto, Principios de la Presupuestación, Motivos del fracaso de la Presupuestación, el calendario Presupuestal y algunos términos y definiciones sobre Presupuestos.

Este pequeño trabajo es de mucha importancia para proyectar o estimar los gastos e ingresos de una empresa que puede ser a corto o largo plazo, haciendo comparaciones de los años anteriores para desarrollar una mejor inversión, así tener menos gasto y mayor ingreso para la compañía; es decir si hacemos un buen presupuesto haciendo consultas a las diferentes áreas de la compañía como el área de venta, cobranzas, compra, etc.; comparaciones de otras empresas como son los estados financieros, también hacer consultas en las diferentes zonas del mercado y desarrollar de acuerdo las estadísticas y las tentaciones económicas y financieras y de acuerdo a las normas vigentes del país donde reside la empresa.

Todo presupuesto debe ser preparado por un especialista en esta materia como economistas, administradores, etc. y luego para ser aprobado debe ser revisado por el gerente financiero de la empresa.

Los presupuestos

Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose al flujo de dinero dentro de la organización, implica una estimación del capital, de los costos y de los ingresos. Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, su fin es el determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos a la vez que controla las actividades de la organización en términos financieros.

 

La palabra presupuesto se compone de 2 raíces latinas: PRE - que significa antes de o delante de y, suponer, supuesto - del latín facio, fictus que significa herido, formado, hacer. 

Por lo tanto, presupuesto significo antes de lo hecho, es decir, se deriva del verbo presuponer, que significa “dar previamente por sentado una cosa”. Se acepta también que presuponer es formar anticipadamente el cómputo de los gastos o ingresos, de unos y otros, de un negocio cualquiera.

“El presupuesto es un proyecto detallado de los resultados de un programa oficial de operaciones, basado en una eficiencia razonable”.

Aunque el alcance de la “eficiencia razonable” es indeterminado y depende de la interpretación de la política directiva, debe precisarse que un proyecto no debe confundirse con un presupuesto, en tanto no prevea la corrección de ciertas situaciones para obtener el ahorro de desperdicios y costos excesivos.

 

 

¿QUIÉN FORMULA Y ADMINISTRA EL PRESUPUESTO?

Los distintos jefes de departamento son responsables de las operaciones a su cargo. Si el presupuesto es la fijación de metas para alcanzar es lógico que no se pueda responsabilizar de ellas al personal a cargo de las misas, si dicho personal no ha intervenido en su determinación.

Entonces básicamente son los jefes de los distintos departamentos lo que señalan dentro de ciertas condiciones y el volumen e importe de las operaciones que pueden desarrollar.

DURACIÓN DEL PERIODO PRESUPUESTAL:

 

Este depende esencialmente del tipo de negocio, sin embargo su duración debe ser tal que comprenda los ciclos completos de:

  • Fluctuaciones de volumen por temporadas.
  • Producción.
  • Rotación de la mercancía.
  • Operaciones financieras.

 

Se aconseja que el presupuesto no cubra un periodo demasiado extenso, ya que no pueden preverse todas las condiciones que puedan afectarlo.  Para la generalidad de las empresas se prepara un presupuesto anual, que se forma de la suma de 4 presupuestos trimestrales. Por separado, se analiza el primer presupuesto trimestral, que dando formado por tres presupuestos mensuales. Son estos los que se utilizan para compara los objetivos con los resultados reales que reporte la contabilidad.

 

FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS:

  1. La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.
  2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.
  3. Desempeñan tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

 

CARACTERÍSTICAS DE LOS PRESUPUESTOS:

 

Las principales características de los presupuestos son:

 

·         Es un esquema porque se elabora en un documento formal, ordenado sistemáticamente.

·         Es un plan en términos cuantitativos: Maneja tiempo y dinero.

·         Es general en toda la empresa: porque cada área debe de tener su presupuesto.

·         Es específico: porque puede referirse a c/u de las áreas en que está dividida la organización, porque indica el orden que se lleva, que mes le toca tal cantidad a tal rubro a tal actividad.

·         Es para un tiempo determinado.

1. CARACTERÍSTICAS DE FORMULACIÓN: Adaptación a la empresa.

La formulación de un presupuesto debe ir en función directa con las características de la empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de la misma en todos y cada uno de sus aspectos.

 

El Presupuesto no es sólo simple estimación, su implantación requiere del estudio minucioso, sobre bases científicas (en ciertos casos) de las operaciones pasadas de la compañía en que se desea implantar, del conocimiento de otras empresas similares a ella, y del pronóstico de las operaciones futuras, de acuerdo con la: Planeación, Coordinación, y Control de Funciones.

 

Todos los actos en la vida, aun los más sencillos, antes de realizarse han estado basados en un plan; quien haya de formular un presupuesto debe por lo tanto partir de un plan preconcebido, por otro lado, dicha planeación no resultaría eficaz si no se llevara a cabo formalmente, los planes no se realizan en el momento en que se presenta alguna situación favorable o desfavorable, no, deben tener una proyección futura y ser encaminados hacia un objetivo claramente definido.

 

Entre los aspectos recomendables respecto a este inciso, para el mejor funcionamiento del presupuesto están:

 

  • Seccionar en tantas partes el presupuesto, como responsables en la función hayan en la Entidad, con autoridad precisa e individual de los interesados en el control y cumplimiento del presupuesto, de tal forma, que cada área de responsabilidad deba ser controlada por un presupuesto específico.

 

  • Los presupuestos deben operar dentro de un mecanismo contable, para que sean fácilmente comprobables, con el fin de compararlos con lo operado, determinar, analizar las variaciones o desviaciones, y corregirlas en su caso.
  • No dejar oportunidad a malas interpretaciones o discusiones.

 

  • Elaborar los presupuestos en condiciones de poder ser alcanzables.

 

 

2. CARACTERISTICAS DE PRESENTACIÓN: De acuerdo con las normas contables y económicas.

Los presupuestos si se utilizan como herramienta de la Administración (Pública o Privada) tienen como requisito de presentación indispensable el ir de acuerdo con las Normas Contables y Económicas (período, mercado, oferta y demanda, ciclo económico, etc.) y de acuerdo con la estructuración contable.

3. CARACTERISTICAS DE APLICACIÓN: Elasticidad y Criterio:

Las constantes fluctuaciones del mercado y la fuerte presión a que actualmente se ven sometidas las empresas, debido a la competencia, obligan a los dirigentes a efectuar considerables cambios en sus planes, en plazos relativamente breves, de ahí que sea preciso que los presupuestos sean aplicados con elasticidad y criterio, debiendo éstos aceptar cambios en el mismo sentido en que varíen las ventas, la producción, las necesidades, el ciclo económico, etc.

 

OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS:

Los Objetivos del Presupuesto comprenden las etapas de Previsión, Planeación, Organización, Coordinación o Integración, Dirección, y Control, es decir comprenden o están en todas las etapas del Proceso Administrativo.

A continuación se aprecian las etapas mencionadas, citando primero un concepto general de la etapa del Proceso Administrativo, para enseguida indicar el u Objetivos del Presupuesto en esa etapa:

 

DE PREVISIÓN: Disponer de lo conveniente para atender a tempo las necesidades presumibles.

Tener anticipadamente todo lo necesario para la elaboración y ejecución del Presupuesto.

 

DE PLANEACIÓN: Camino a seguir, con unificación y sistematización de actividades, por medio de las cuales se establecen los objetivos de la empresa y organización necesaria para alcanzarlos.

El presupuesto en sí, es un plan esencialmente numérico que se anticipa a las operaciones que se pretenden llevar a cabo, pero desde luego que la obtención de resultados razonablemente correctos, dependerá de la información estadística que se posea en el momento de efectuar la estimación. Entre los métodos más usuales para conseguirlo, está el de las tendencias y el de las correlaciones.

Planificar unificada y sistematizadamente las posibles acciones, en concordancia con objetivos de la organización.

 

DE ORGANIZACIÓN: Estructuración técnica, de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles, y actividades de los elementos materiales y humanos de una entidad, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

El agrupamiento de actividades equivale a establecer en la entidad, divisiones y departamentos, mismos que dan lugar a elaborar tantos presupuestos como departamentos funcionales existan. Mediante el empleo de los presupuestos dentro de la Organización, a través de la coordinación o dirección que se tenga de los mismos, es como se logra el completo engranaje de sus funciones totales, por la interdependencia departamental que debe existir.

Estructurar adecuada, precisa y funcionalmente la Entidad.

 

DE COORDINACIÓN O INTEGRACIÓN: Desarrollo y mantenimiento armonioso de las actividades de la Entidad, con el fin de evitar situaciones de desequilibrio entre las diferentes secciones que integran su organización.

Compaginar estrecha y coordinadamente todas y cada una de las secciones para que cumplan con los objetivos de la Entidad.

 

DE DIRECCIÓN: Función ejecutiva para guiar o conducir e inspeccionar, o supervisar a los subordinados, de acuerdo con lo planeado.

El presupuesto es una herramienta de enorme utilidad para la toma de decisiones, administración por excepciones, políticas a seguir, visión de conjunto, etc., es decir da lugar, a una buena dirección.

Ayudar en las políticas a seguir, tomas de decisiones y visión de conjunto, así como auxilio correcto y con buenas bases para conducir y guiar a los subordinados.

 

DE CONTROL: Es la acción por medio de la cual se aprecia si los planes y objetivos se están cumpliendo. La acción controladora del presupuesto se establece al hacer la comparación entre éste y los resultados obtenidos, lo cual conduce a la determinación de las variaciones o desviaciones ocurridas.

Comparar a tiempo entre lo presupuestado y los resultados habidos, dando lugar a diferencias analizables y estudiables, para hacer superaciones y correcciones.

Resumiendo, se pueden mencionar a continuación los objetivos generales de los presupuestos:

  1. Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado. Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.
  1. Considerar el futuro, para que los planes trazados, permitan la obtención de la utilidad máxima, de acuerdo con las condiciones que se presenten.

 

  1. Coordinar y relacionar las actividades de la organización. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.
  1. Establecer un control para conocer si los planes son llevados a cabo y determinar la dirección que se lleva con relación a los objetivos establecidos.
  1. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para lugar el cumplimiento de las metas previstas. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
  1. Lograr los resultados de las operaciones periódicas.
  1. Asegurar la liquidez financiera de la empresa.

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS:

Son útiles en la mayoría de las organizaciones, bien sean Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes multinacionales y pequeñas empresas.  De allí que podemos afirmar que los presupuestos son muy importantes por las siguientes razones:

  • Ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

 

  • Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.
  • Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
  • Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
  • Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
  • Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria.
  • Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.
  • Las lagunas, duplicaciones o sobre-posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.

 

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS:

Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista:

1. Según la flexibilidad

2. Según el periodo de tiempo que cubren

3. Según el campo de aplicabilidad de la empresa

4. Según el sector en el cual se utilicen.

5. De acuerdo al nivel jerárquico.

6. Por su contenido.

7. De acuerdo a la técnica de valuación.

8. Por las finalidades que pretende.

9. Por áreas y niveles de responsabilidad.

1. SEGÚN LA FLEXIBILIDAD:

 

  • Rígidos, estáticos, fijos o asignados: Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público.

 

  • Flexibles o variables: Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno, es decir, pueden cambiar todos los cálculos en el transcurso del tiempo. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos.

 

2. SEGÚN EL PERIODO DE TIEMPO QUE CUBREN:

La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la empresa y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a más tiempo corresponderá una menor precisión y análisis. Así pues, puede haber presupuestos:

 

  • A corto plazo: Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias.

 

  • A largo plazo: Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas. Abarcan un periodo de tiempo, generalmente mayor de un año.

3. SEGÚN EL CAMPO DE APLICACIÓN EN LA EMPRESA:

  • De operación o económicos: Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar los presupuestos de ventas y los presupuestos de producción.

 

Los Presupuestos de Ventas generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos, mientras que los de Producción, comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales.

Otros presupuestos que corresponden a esta clasificación son:

Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.

 

Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.

 

Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.

 

Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos".

  • Financieros: En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos:

El de Caja o Tesorería: Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organización necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente.

 

El de Capital o erogaciones capitalizables: Es el que controla, básicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.

4. SEGÚN EL SECTOR DE LA ECONOMÍA EN EL CUAL SE UTILIZAN:

 

  • Presupuestos del Sector Público: son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones.

 

  • Presupuestos del Sector Privado: Son los usados por las empresas particulares. Se conocen también como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.

 

5. DE ACUERDO AL NIVEL JERÁRQUICO:

 

  • Estratégicos: Cuando se establecen en el nivel más alto de la empresa y determinan la asignación de recursos en toda la organización. Por ejemplo, los presupuestos de resultados.

 

  • Tácticos o departamentales: Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa. Por ejemplo, el presupuesto de ventas.
  • Operativos: Son presupuestos para cada departamento. Por ejemplo, el presupuesto para la sección de mantenimiento.

6.  POR SU CONTENIDO:

 

  • Principales: Estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se presentan los elementos medulares en todos los presupuestos de la empresa.

 

  • Auxiliares: Son aquellos que muestran en forma analítica las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran la organización de la empresa.

 

7.  DE ACUERDO A LA TÉCNICA DE VALUACIÓN:

 

  • Estimados: Son los presupuestos que se formulan sobre bases empíricas; sus cifras numéricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan sólo la probabilidad más o menos razonable de que efectivamente suceda lo que se ha planeado.
  • Estándar: Son aquellos que por ser formulados sobre bases científicas o casi científicas, eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia de las anteriores, representan los resultados que se deben obtener.

 

8.  POR LAS FINALIDADES QUE PRETENDE:

 

  • De promoción: Se presentan en forma de Proyecto Financiero y de Expansión; para su elaboración es necesario estimar los ingresos y egresos que haya que efectuarse en el período presupuestal.

 

  • De aplicación: Normalmente se elaboran para solicitud de créditos. Constituyen pronósticos generales sobre la distribución de los recursos con que cuenta, o habrá de contar la Empresa.
  • De fusión: Se emplean para determinar anticipadamente las operaciones que hayan de resultar de una conjunción de entidades.

 

9.  POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD:

 

Este tipo de presupuestos se presenta cuando se desea cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en que se divide una compañía.  Entre éstos se encuentran:

  • Por programas: Este tipo de presupuestos es preparado normalmente por dependencias gubernamentales, descentralizadas, patronatos, instituciones, etc. Sus cifras expresan el gasto, en relación con los objetivos que se persiguen, determinando el costo de las actividades concretas que cada dependencia debe realizar para llevar a cabo los programas a su cargo.

 

  • Base cero: Es aquel que se realiza sin tomar en consideración las experiencias habidas. Este presupuesto es útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, exigencias de actualización, de cambio, y aumento continuo de los costos en todos los niveles, básicamente. Resulta ser muy costoso y con información extemporánea.
  • De trabajo: Es el presupuesto común utilizado por cualquier empresa; su desarrollo ocurre normalmente en las etapas de Previsión, Planeación y Formulación.

La clasificación anterior pretende tan sólo presentar separadamente las características más importantes que poseen los presupuestos; dicha segregación no significa que cada una de las partes de la clasificación es independiente de la otra, sino al contrario pueden estar todas unidas, en un sistema de control presupuestal, o sea que un solo presupuesto puede caer en varias o todas las clasificaciones. Por ejemplo, puede ser al mismo tiempo: Público, Principal, Fijo, Corto, Estándar, etc.

De toda esta estructura es necesario comenzar a construir por alguno de sus extremos y el más racional es aquél que conecta a la empresa con el mundo exterior y es el de las Ventas. Entiéndase bien que comenzar por analizar lo que sucederá en el campo de las Ventas, no significa que estos datos iniciales sean inamovibles, pero en general es el campo en el cual una gran cantidad de factores extrínsecos están pesando y sobre ellos es sobre los que menos influencia se puede ejercer.

Puede ser que incluso la empresa cree el mercado o que haya factores de regulación o de escasez que lo den por definido; en todo caso, se debe comenzar el análisis por este campo y luego, si ello es necesario, estudiar modificarlo. O sea que cada uno de los niveles de operación y de los resultados de la misma estarán ubicados contestando a las preguntas: ¿Cuándo se produce? ¿Dónde se produce? ¿Por qué se produce?.

Entonces, todo Presupuesto estará formado por un conjunto de presupuestos parciales de operación entre sí coordinados que darán para cada uno de los Departamentos de la Empresa, para cada uno de los períodos de tiempo y, por cada uno de los conceptos, los niveles de la operación y los resultados previstos de la misma.

 

 

EJEMPLO DE UN PRESUPUESTO MAESTRO

 

 

 

 

REQUISITOS PARA UN BUEN PRESUPUESTO:

Para que un presupuesto cumpla en forma adecuada con las funciones que de él se esperan, es indispensable basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente deben observarse en su estructuración, como son:

1.  CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA:

Los presupuestos van siempre ligados al tipo de empresa, a sus objetivos, a su organización, y a sus necesidades; su contenido y forma varían de una entidad a otra, por lo cual es indispensable el conocimiento amplio de las empresas, objetivos y necesidades en que se hayan de aplicar.

La preparación del presupuesto se basa en el principio de que todas las transacciones de la entidad están íntimamente relacionadas entre sí, de suerte que si una determinada parte del plan pudiera ser tomada como punto de partida, el resto del mismo podría ser establecido con un grado razonable de seguridad y certeza, permitiendo a la gerencia tomar decisiones adecuadas.

 

2. EXPOSICIÓN DEL PLAN O POLÍTICA:

El conocimiento del criterio de los directivos de la compañía, en cuanto al objetivo que se busca con la implantación del presupuesto, deberá exponer en forma clara y concreta por medio de manuales o instructivos, cuyo propósito será, además de lo anterior, uniformar el trabajo y coordinar las funciones de las personas encargadas de la preparación y ejecución del presupuesto, definiendo las responsabilidades y los límites de autoridad en cada uno de ellos, así como evitar opiniones particulares o diversas.

3. COORDINACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL PLAN O POLÍTICA:

La sincronización de las diferentes actividades se hará elaborando un calendario, en que se precisen las fechas en que cada departamento deberá tener disponible la información necesaria, para que las demás secciones puedan desarrollar sus estimaciones.

La responsabilidad de la preparación del presupuesto recae sobre él mismo, pero los funcionarios de los diversos departamentos tendrán la obligación de proporcionarle los informes y estudios necesarios para su elaboración. De ahí necesidad de determinar el campo de acción de cada uno, su autoridad, responsabilidad, y jerarquía.

4. FIJACIÓN DEL PERIODO PRESUPUESTAL:

 

La determinación de este periodo opera en función de diversos factores, tales como la estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el período del proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada, etc. Por ejemplo, a una empresa estable en sus operaciones, le será más fácil hacer sus presupuestos por períodos más largos que otra que no lo sea.

Otros factores que influyen en la fijación del período presupuestal, son las características propias del renglón; por ejemplo las "Inversiones a más de un año" y los financiamientos, pueden estimarse para lapsos mayores que las partidas de operación.  Normalmente se hacen coincidir los períodos de las estimaciones con los de los resultados, para poder efectuar con mayor facilidad las comparaciones entre los mismos y hacer las correcciones necesarias.

La práctica más aceptable podría ser la de estimar las operaciones de la empresa en períodos de un año, dividiendo éste en trimestres, que a su vez se subdividirían en meses; posteriormente se irían elaborando estimaciones futuras por los mismos lapsos, tomando como base las experiencias adquiridas, con objeto de lograr el establecimiento de un presupuesto continuo.

 

5. DIRECCIÓN Y VIGILANCIA:

Una vez aprobado el plan, cada uno de los departamentos recibirá la delegación de elaborar los presupuestos que les correspondan, con las instrucciones o recomendaciones que ayudarán a los jefes a poner en práctica dichos planes.

El siguiente paso será hacer un estudio minucioso de las diferencias que surjan de la comparación de los datos reales con los predeterminados, revisar periódicamente las estimaciones y, de ser necesario, modificarlas en función con la entidad a la que pertenecen, etc.

6. APOYO DIRECTIVO:

 

La voluntad en la implantación del presupuesto por parte de los directivos y su respaldo, es indispensable para su buena realización y desarrollo, lo cual da al presupuesto un uso no solamente informativo, sino que lo convierte en un plan de acción operativa, y de patrón de medida con lo ejecutado.

Resumiendo, se puede decir que el presupuesto debe tener, cuando menos, los siguientes puntos primordiales:

  • Conocimiento de la entidad, pues es la base para hacer el presupuesto con adecuación.

 

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