El sistema API atiende la necesidad de tener información operacional precisa, oportuna e importante en todos los niveles de la organización para reaccionar rápidamente. Es una herramienta que permite a las organizaciones tener acceso y mantener actualizados números relevantes, suficientes y oportunos, mediante indicadores definidos para cada persona.
Estos indicadores se utilizan en dos reportes para que las personas se mantengan centradas en obtener resultados, apoyando la toma de decisiones oportuna, adecuada e inteligente, así como para disminuir las desviaciones de las metas establecidas.
El sistema API realiza la comunicación de los indicadores hacia todos los niveles de la organización permitiendo que se puedan tomar decisiones basadas en información pertinente. Con esto cada persona se siente parte de un engranaje, y sabe que juntos van a lograr los objetivos de la organización, definidos por la dirección de la organización.
Por otra parte, el sistema API muestra lo que cada persona de la organización hace bien y lo que hace mal, justificando acciones para apoyarlos y en su caso reconocerlos. De esta forma, el seguimiento de sus indicadores influye en las actitudes de cada persona mejorando su desempeño, y facilita los cambios que logran una mejora en su desempeño.
El sistema API apoya a la dirección para delegar en cada persona del organigrama lo que le corresponde. Esta manera de administrar hace que la cabeza de una organización confíe en sus colaboradores y éstos a su vez en los suyos. Al final todos ganan porque lo que haga el nivel más bajo podrá saberlo el nivel más alto, al utilizar los dos reportes del sistema:
El Reporte Personal, que contiene los indicadores de lo que uno hace.
El Reporte de Colaboradores, que son los desempeños buenos y malos de los indicadores de sus colaboradores.
Estos reportes permiten tener un panorama total, pero proporcionado sólo la información que importa. Mediante estos reportes, los status y las metas de los indicadores son revisados, y esto orienta a la organización desde la cúspide hasta las raíces para que se cumpla un buen desempeño.
Los cuatro pasos para implantar el sistema API son:
1. Determinar los Indicadores dependiendo de las responsabilidades de cada persona.
En el sistema API se definen indicadores personales. Para esto primero se hace un organigrama y después se asignan los indicadores a cada uno de las personas del organigrama.
2. Obtener el status y meta de los indicadores.
Después se encuentra el estado actual o status de cada indicador y se asigna la meta periódica que debe cumplir. El status y la meta de cada indicador se capturan usando el sistema API.
Asimismo, se pueden subir al sistema documentos que aporten información sobre cada indicador.
3. Obtener retroalimentación mediante el uso de los reportes.
En el Sistema API, cada persona tiene acceso a sus reportes Personal y de Colaboradores. La evaluación periódica de los indicadores mediante estos reportes permite que cada persona trabaje para cumplir con las metas establecidas para cada indicador, y que cada gerente pueda dar seguimiento a los indicadores de sus colaboradores, dando apoyo para los indicadores con mal desempeño y premiando con reconocimientos cuando los indicadores alcanzan las metas. La figura siguiente muestra un reporte personal. Los indicadores se pueden filtrar presionando los botones "Están bien", "Tiene problemas" y "Sin Captura".
Una gráfica de cada indicador se visualiza para una buena interpretación.
El reporte de colaboradores muestra el comportamiento de los indicadores de los colaboradores de cada persona. Se puede filtrar para que aparezcan solamente los del primer nivel inferior a la persona, tal como se muestra en la siguiente figura.
4. Dar seguimiento mediante acuerdos para cada indicador.
Una vez visualizado el estado actual de los indicadores personales y de sus colaboradores, el gerente puede apoyar a sus colaboradores cuando las metas no han sido alcanzadas, estableciendo acuerdos que cada persona debe cumplir para que los indicadores mejoren su desempeño.
Mediante los cuatro pasos anteriores, la organización logra que el uso del sistema API sea una norma, facilitando cumplir las expectativas operativas de la dirección.
Historia de una implantación del sistema API
El director de la fábrica se veía preocupado, ya que durante dos años la empresa había tenido resultados mediocres. Aunado a esto el director detectaba un problema en la información que tenía, ya que le era imposible determinar la razón de dichos resultados.
Con el escritorio lleno de papeles, el director se encontraba tan decepcionado que lo único interesante fue la recepción de un folleto en donde se mostraba el sistema Administración por Indicadores (API) que prometía ayudar a resolver sus problemas.
El sistema API usaba solo dos reportes:
Reporte Personal: la información acerca de lo que usted hace.
Reporte de Colaboradores: las buenas y malas noticias acerca de lo que sus colaboradores hacen.
Y los pasos para su implantación eran:
Determinar los Indicadores dependiendo de las responsabilidades de cada persona.
Obtener el status y meta de los indicadores.
Obtener retroalimentación mediante el uso de los reportes.
Proporcionar seguimiento mediante acuerdos para cada indicador.
Después de leer el folleto y entender el sistema, el director reunió a sus gerentes para discutir la propuesta de implantar el sistema. Una vez que se conoció el sistema API los gerentes aprobaron la implantación, dando un tiempo de seis meses para mejorar los resultados de la fábrica.
A la llegada del sistema API a la fábrica lo primero fue establecer los indicadores de cada uno de los directores. Los directores se daban cuenta que la información que usaban era demasiada para ser procesada de forma que pudiese ser útil, pero que los indicadores solo presentaban información útil.
Luego de varios borradores y correcciones se terminaron de capturar los indicadores de cada director. A continuación, se determinó el status actual y las metas a seis meses de cada indicador.
Con estos datos se presentó el primer Reporte Personal para cada uno de los directores y se mostró el Reporte de Colaboradores del Director General con el que se visualizó el status actual de la fábrica.
Durante esa reunión se vieron primero los indicadores en verde, es decir, los indicadores para los qué si se alcanzaron las metas, después se filtró el reporte mostrando solo los indicadores en rojo.
Casualmente los directores se dieron cuenta de que muchos de los indicadores en rojo estaban relacionados entre sí, se definieron acuerdos para mejorar el status de cada indicador con problemas dedicándoles atención y creatividad del equipo.
Por los siguientes dos meses los directores implementaron el sistema API con sus propios colaboradores. Fue claro que cuando un indicador mejoraba su desempeño otros indicadores también lo hacían, formando un ambiente de equipo que mejoraba toda la operación de la fábrica.
En particular el Gerente de Empaque estaba muy complacido por las mejoras obtenidas gracias al sistema API. En una reunión especial mostró como había detectado los problemas platicando con sus colaboradores y también mostró dos proyectos de mejora que estaban obteniendo frutos satisfactorios. La encargada de control de calidad, gracias al reporte de colaboradores mejoró bastante con respecto a productos que los clientes devolvían, y así esta área se tomó como ejemplo a seguir.
El sistema API hacía posible enterarse de todas las mejoras de cualquier colaborador de la organización mediante el reporte de colaboradores, inclusive para el Director General. Como el reporte puede filtrar fácilmente los indicadores en verde y en rojo, desde el nivel inferior hasta el más alto dentro de la fábrica, no es necesario que alguien informe al Director General, sino que los problemas y los aciertos se escalan automáticamente.
Durante el transcurso del tiempo fue necesario revisar y modificar algunos indicadores ya que la fábrica como cualquier organización cambian.
Transcurrido seis meses, el sistema API se había vuelto un hábito, y los resultados permitían reconocer a empleados que trabajan incluso en la fábrica de Toluca. En este caso el Director General decidió felicitar personalmente a dicho empleado.
Cuando esto sucedió, este empleado le había ahorrado gastos innecesarios a la empresa bajando los porcentajes de desperdicio. El empleado se había vuelto un campeón en el sistema API y crecido mucho como ejecutivo y como persona.
Un tiempo después llego el segundo aniversario de la llegada del sistema API a la empresa, donde era palpable que las metas se habían cumplido y rebasado en muchas direcciones.
Análisis sobre la implantación del sistema API
Un director debe estar consciente de las situaciones que se dan en su organización y debe saber manejar el problema de información que cada día es mayor y más abundante haciendo complicado realizar su trabajo.
El Sistema API logra que los distintos departamentos estén enfocados en lo que es importante para la organización, mejora la comunicación, evita la falta de motivación, y con esto hace más sencillo el trabajo del director.
La definición de metas a corto, mediano y largo plazo y permite la motivación, el reconocimiento, el cambio y la armonía entre los grupos y equipos de trabajo en la organización.
Es importante recalcar que el sistema API no permite conocer los indicadores estratégicos de la organización, sino los indicadores operacionales. Pero es claro que una vez que los indicadores estratégicos de una organización se han definido, el sistema API les puede dar un buen seguimiento.
En conclusión, el sistema API es una herramienta de
manejo de información que permite a cualquier organización estar
al tanto de las situaciones en la que se debe enfocar, facilitando el cambio
que permita el logro de las metas que conlleva al éxito de la organización.
Autor:
Alberto Caballero