Cómo redactar un informe

¿Por qué es importante la redacción de un informe? Es importante redactar bien un informe porque será la primera impresión que darás al lector, la forma de redactar y exhibir un informe será nuestra primera carta de presentación de modo que la importancia en nuestra escritura es el centro en la vida tanto académica como laboral

Los principios básicos que se deben identificar están: las ideas principales y secundarias, aparezcan de acuerdo a la importancia de cada una de ellas, ya que el uso correcto de la redacción en un informe debe ser clara y precisa.

Un informe escrito tiene como fin primordial transmitir de diferentes perspectivas lo que se está realizando, puede ser tanto en el ámbito laboral estudiantil como también a nivel empresarial.

Principios Básicos en Redacción

"La palabra redacción proviene del término latino redactio y hace referencia a la acción y efecto de redactar (poner por escrito algo sucedido, acordado o pensado con anterioridad).

La redacción requiere de coherencia y cohesión textual. Dado que el orden de las palabras dentro de una oración puede modificar la intención del autor, es necesario que el redactor organice en su mente las ideas que desea trasladar al papel o a la computadora.

El siguiente paso lógico es que, una vez concretada esta organización mental, se identifiquen las ideas principales y secundarias, para que a la hora de redactar aparezcan en orden y de acuerdo a la importancia de cada una. Si el autor no logra ordenar de manera lógica y cuidada su texto, el escrito carecerá de interés para el lector.

Una redacción es una composición escrita sobre algún tema."|1

(Word Press, 2008 – 2016).

En un informe el uso correcto de la redacción es muy importante, debe ser de forma clara y fácil de entender, porque la intención es dar a conocer el resultado de un trabajo. El texto del documento puede estar organizado en capítulos, apartados, conceptos específicos o simplemente señalando cada tema que se vaya a desarrollar.|2

Muchas veces quien solicita el informe da un formato especial de cómo debe presentarse el mismo.

Usualmente los informes deben ser presentados con letra Arial 12 para el cuerpo y Arial 14 para los títulos, el interlineado debe ser cerrado y el texto justificado. Los títulos y subtítulos deben sobresalir resaltándolos con negrilla y centrados. La información debe estar condensada en no más de 5 páginas, dando oportunidad de extender los temas secundarios en los Anexos para no extenderse en el tema central. Un informe debe contar con una estructura ordenada, claridad expositiva, redacción eficaz y brevedad.

• 1. Word Press. (2008 – 2016). Definición de. Recuperado el 06 de Abril de 2016, de www.Definición.de.

• 2. www.ejemplode.com 2013. Recuperado el 06 de abril de 2016

Al momento de redactar

• Siempre tener en mente a un lector específico, real o imaginario, cuando se escribe un reporte; y siempre se asume que dicho lector es inteligente pero que no está informado de la situación en particular que se está reportando.

• Aunque parezca trabajo extra, un boceto ayudará siempre a ahorrar trabajo, ayuda a organizar pensamientos.  El resultado será un informe que no sólo presentará en forma efectiva el material, sino que también tomará menos tiempo para escribirse.

• Antes de empezar a escribir, debe distinguirse el propósito exacto del informe y asegúrese de que cada palabra, cada oración y cada párrafo contribuyan al propósito del mismo y que se haga en el momento preciso. El informe debe reflejar un sólido entendimiento del material presentado, y debe ser objetivo. Nunca expresar opiniones personales, ni hacer sugerencias ni plantear quejas; poner estas cuestiones subjetivas en una carta anexa que aparezca al principio del informe.

• Usar lenguaje simple, preciso y familiar. El uso incorrecto del vocabulario y de los términos técnicos únicamente hace que el lector sienta que el autor no tiene un buen conocimiento del material. Mantener oraciones cortas aun cuando esté tratando con material complejo. La forma puntual (frases breves y concisas) es extremadamente efectiva, pero debe usarse con mucho cuidado.

• Al iniciar y al finalizar cada sección de su informe, revise lo que ha escrito de acuerdo al siguiente principio: "Primero decir al lector qué es lo que le va a decir, luego decirlo, y por último decirle qué fue lo que le dijo". Un reporte no es una novela de misterio; no mantener al lector en suspenso dejando los resultados esenciales para el final. Utilizar frases como "posteriormente se mostrará que…" y "este error será el factor clave en la pérdida de la secuencia de los datos", ya que éstas son muy útiles para conectar varias partes del informe.

• Usar la tercera persona en voz pasiva. Los pronombres personales "yo", "a mí", "tú", "usted", "a nosotros", no deben aparecer. La voz pasiva es utilizada debido a que los informes generalmente hablan de cosas que se han hecho en el pasado; por ejemplo: "el voltímetro fue calibrado", en vez de "nosotros calibramos el voltímetro".|3

• 3. www.blog.uca.edu.ni . Recuperado el 6 de abril de 2016

Informe Básico

Un informe es un escrito que tiene como fin el de comunicar y dar cuenta de una situación desde diferentes perspectivas, es decir, de algo sobre lo que se está realizando una investigación exhaustiva. Un informe puede ser solicitado en cualquier ámbito, ya sea en el laboral, el estudiantil, el universitario, el comercial, etc., pero para elaborarlos de manera adecuada es fundamental tener en cuenta algunos pasos.|4

Debe ser elaborado con un lenguaje claro, preciso, concreto y objetivo. Se debe evitar incluir apreciaciones personales haciendo uso de formas verbales como: creo, pienso, me gustaría, deseo y otras, las cuales deben ser sustituidas por otras como: Se observa, se ha analizado, se procedió.

Hay distintas clases de informes, por materia se clasifican en: Científicos, Técnicos Financieros. Los científicos, se refieren a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y riguroso, pertenecen a la categoría de memorias científicas. Los técnicos, contienen información de temas o instituciones, no es necesario incluir conclusiones, interpretación o evaluación, a veces reciben el nombre de possier. Los financieros,son informes que utilizan las instituciones para dar a conocer la situación económica y financiera, y los cambios que experimentan la misma a una fecha o un período determinado. |5

Los de divulgación, son destinados al público en general, su lenguaje se adapta a una persona de mediana cultura y los mixtos son los destinados tanto a instituciones como al público en general, su lenguaje se adapta a ambos tipos de destinatarios.

Los informes por sus características textuales se pueden elaborar de forma expositiva, analítica, persuasiva, interpretativa o demostrativa. Un informe elaborado de forma expositiva, es una secuencia de hechos narrada sin análisis e interpretaciones del autor, debe contener antecedentes que ayuden a comprender lo que se narra, por ejemplo la venta de productos en tiendas comerciales. De forma analítica, tienen como objetivo justificar una decisión o acción. De forma persuasiva pretende convencer al destinatario para que tome una decisión en la línea de lo que se expone el informe.

4.www.uncomo.com 2013. Recuperado el 6 de abril de 2016

5.www.emprendendores.es diciembre 2015. Recuperado el 6 de abril de 2016

De forma interpretativa, es cuando se analiza las situaciones para sacar conclusiones y poder dar recomendaciones oportunas. De forma demostrativa, es el que se plantea después de un estudio, describiendo los pasos seguidos, las conclusiones obtenidas, se usa para los informes técnicos o científicos.

Fases de un Informe

Las fases de un informe son: fijar el objetivo, seleccionar la información, analizar, evaluar y verificar. Luego estructurar el informe y proceder a redactarlo

• En la fase preliminar de las actividades se debe fijar los criterios de evaluación, determinar las fuentes de información, los recursos humanos y materiales para obtener los datos, análisis de la información, organizarla y hacer comparaciones. Para fijar el objetivo se debe hacer las preguntas: ¿Para quién es el informe? ¿Cuál es el uso que le va a dar? ¿Qué es lo que se quiere conocer? ¿Qué conocimientos tiene del tema? la introducción, que responde a las preguntas: ¿Para qué? ¿Por qué? ¿Con qué?

• En la fase de elaboración del informe debe evaluarse los datos, verificar los mismos, consolidar la información, organizar y pasar a elaborar el informe escrito. El desarrollo presenta los procedimientos o metodología utilizada para recopilar la información, responde a la pregunta ¿Qué se encontró? Y ¿Qué debe hacerse?

• Las recomendaciones generales y conclusiones deben ser basadas en el resultado de la investigación|6

6.www.Educacion.uncomo.com 2013. Recuperado el 6 de abril de 2016

Partes de un Informe

Las partes básicas de un informe son:

1. Portada: Datos del escritor o autor y el título del informe.

2. Título: Debe dar una idea clara de demostrar de lo que trata el texto

3. Índice: En esta parte van señaladas todas las partes del informe y el total de páginas que contiene.

4. Introducción: Es una breve reseña de lo que trata el tema que vamos a estudiar. Incluye el planteamiento o formulación del problema (objetivos, preguntas, justificación), el contexto general de la investigación (dónde y cómo se realizó), los conceptos centrales usados en la investigación, sus limitaciones y la estructura (capítulos) en que se presenta el informe.

5. Cuerpo: Es la información principal y completa del tema. Se describe el marco teórico o marco de referencia, revisión de la literatura lleva citas bibliográficas y los resúmenes de la teoría existente.

6. Metodología; Es la parte del informe que detalla cómo se hizo la investigación, es decir que se sitúa el diseño de la investigación, incluye hipótesis, variables, tipo de estudio, diseño utilizando muestra, instrumentos de recolección, procedimientos.

7. Resultados, Se presentan los datos extraídos y su análisis generalmente un resumen de los mismos y un tratamiento estadístico.

8. Conclusiones: Aquí se presentan los resultados más importantes que permiten responder las interrogantes planteadas.

9. Recomendaciones: de variado alcance donde se establece los niveles de riesgo, plazos, soluciones o instancias de comunicación a terceros involucrados.

10. Bibliografía: Es el ordenamiento alfabético y por fecha de la literatura usada para responder todas las inquietudes y plantear las ideas del trabajo. Las referencias pueden provenir de:

• Apuntes de clase: profesor, asignatura, semestre, año e institución.

• Internet: título, dirección, fecha en que fue leído.

• Libro: incluye autor, título, edición, lugar de la edición, fecha de la edición y página.

• Anexos o apéndices. Corresponde toda la información que ayuda a profundizar y que sirvió de apoyo en el tema.|7

• http://blog.uca.edu.ni Recuperado el 6 de abril de 2016

Conclusiones

• 1) Escribir un informe no tiene que ser precisamente aburrido, es más fácil de leer cuando está escrito en un lenguaje sencillo y directo, con gramática correcta de las palabras conocidas, un buen Informe es el que se lee y provoca que se emprendan acciones. No solo que se archive e Ignore.

• 2) Un informe es el elemento esencial de la profesionalidad de un trabajo, es en una herramienta para supervisar lo que está haciendo.

Recomendaciones

• 1) Un informe debe ser corto pero completo, debe contener solo lo que es necesario.

• 2) Contener información interesante y relevante, bien estructurado y organizado.

• 3) Antes de mandar un informe a algún lado, se recomienda leerlo esto ayudará a que corregir algún error en redacción.

Bibliografía

• 1. Word Press. (2008 – 2016). Definición de. Recuperado el 06 de Abril de 2016, de www.Definición.de.

• 2. www.ejemplode.com 2013. Recuperado el 06 de abril de 2016

• 3. www.blog.uca.edu.ni . Recuperado el 6 de abril de 2016

• 4. www.uncomo.com 2013. Recuperado el 6 de abril de 2016

• 5. www.emprendendores.es diciembre 2015. Recuperado el 6 de abril de 2016

• 6. www.Educacion.uncomo.com 2013. Recuperado el 6 de abril de 2016

• 7. http://blog.uca.edu.ni Recuperado el 6 de abril de 2016

Autor:

Urural Trabajos

09 de abril del 2016

Universidad Rural de Guatemala