La gestión de documentos: normativa
De forma general, podemos deducir que existen dos tipos de requerimientos funcionales:
Requerimientos internos; implicados por el entorno comercial o sociopolítico en el cual opera la organización.
Requerimientos externos; definidos explícitamente en leyes, normativas y otros instrumentos de autoridad.
Todos estos requerimientos harán referencia a necesidades específicas de las que habrá que guardar evidencia; por ejemplo:
La creación de un documento.
Su retención durante un período específico.
Su disposición.
Sus condiciones de acceso.
Su contenido.
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En resumidas cuentas, la identificación de los requerimientos de una organización proporciona la base para:
La creación, mantenimiento y disposición de documentos.
El diseño de sistemas que capturen y mantengan documentos.
Medir el funcionamiento de los sistemas existentes.
Etapas en la identificación de requerimientos funcionales
ETAPA 1.- Analizar fuentes de información relevantes .
En la siguiente transparencia
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Análisis de fuentes de información relevantes.
Fuentes de información internas
Fuentes de información externas
Personal de la organización
Investigación previa sobre requerimientos funcionales.
Análisis llevado a cabo para el diseño e implementación de otros sistemas de información.
Tablas de disposición.
Políticas corporativas, guías internas, manuales de procedimiento, programas de control de calidad, etc.
Directivos.
Encargados del funcionamiento de la organización.
Auditores y especialistas en leyes.
Encargados del control de calidad.
Legislación que afecte a la organización.
Normas internacionales de gestión de documentos.
Las mejores prácticas de gestión de documentos.
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ETAPA 2.- Identificación de requerimientos legales / normativos, operacionales y sociales.
ETAPA 2.1.- Identificación de requerimientos legales / normativos .
Para determinar los requerimientos legales a los que debe hacer frente nuestro sistema de gestión de documentos, debemos estudiar a fondo las fuentes legales que afectan a las funciones y actividades de nuestra organización.
Muchas posibilidades:
Si estas fuentes legales están disponibles online, una buena forma de localizar referencias explícitas a la gestión de documentos consiste en realizar búsquedas con términos tales como: “documentos”, “evidencia”, “custodia”, “conservación”, etc. De esta forma, vamos a acceder a informaciones que nos van a permitir ir desarrollando requerimientos funcionales legales.
en el caso de que las fuentes legales estén impresas, tendremos que leerlas en su totalidad con el objetivo de ir localizando requerimientos legales implícitos en el texto.
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podríamos también examinar las políticas corporativas y procedimentales y realizar una entrevista al personal que está familiarizado con la legislación, directivas formales y normas de la industria relevantes.
Los requerimientos implícitos son más difíciles de averiguar; además se trata de un ejercicio que consume bastante tiempo.
Por esta razón, chequear cuidadosamente la legislación relevante, directivas, normas, etc. se ha convertido en un paso esencial en el proceso de identificación de requerimientos.
Algunos ejemplos:
Algunas fuentes legales pueden hacer referencia a que un documento en particular debe ser guardado y estar accesible sólo para ciertas personas o grupos.
Otras fuentes pueden hacer referencia al contenido del documento y decir cuanto tiempo debe retenerse el mismo.
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ETAPA 2.2.- Identificación de requerimientos operacionales.
Para identificar este tipo de requerimientos, tendremos que examinar atentamente, si existen, políticas y directrices internas y manuales de procedimiento.
También, al igual que en el caso anterior, sería necesario entrevistarnos con el personal experto en este área de la organización y determinar porqué son creados y retenidos los documentos.
Ejemplo:
El caso de organizaciones que gestionen su presupuesto: tendremos que identificar automáticamente un requerimiento que haga y guarde evidencia de la recepción y gasto del mismo.
Ahora bien, en caso de que se produzcan cambios en las necesidades o prácticas de la organización, será necesario volver a evaluar e identificar estos requerimientos de forma que permitan seguir manteniendo evidencia de las operaciones que ésta realiza.
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ETAPA 2.3.- Identificación de requerimientos sociales .
Las expectativas de la comunidad pueden dar lugar a requerimientos de gestión de documentos que estén o no reflejados en los requerimientos legales u operacionales anteriormente identificados.
Todas estas visiones de la comunidad pueden afectar de manera informal a la política de la organización.
Es difícil discernir que evidencia debería crear y guardar la organización para satisfacer las expectativas de la comunidad a la que sirve.
Identificados los requerimientos, hay que documentarlos para poder utilizarlos:
Evaluar los sistemas de gestión existentes en la organización (Paso D).
Desarrollar estrategias de gestión de documentos (Paso E).
Diseñar sistemas (Paso F).
ETAPA 3.- Documentar los requerimientos identificados.
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El formato a utilizar para desarrollar los requerimientos debe ser un formato fácil de mantener, ya que los requerimientos tienden a cambiar y tendremos que corregirlos y actualizarlos periódicamente.
Hay múltiples opciones para documentar los requerimientos:
Tablas y plantillas realizadas con procesadores de texto.
Hojas de cálculo.
Bases de datos.
Independientemente de la opción que elijamos, vamos a tener que decidir tres cuestiones:
1.- Qué tipo de información vamos a registrar.
2.- Cómo debería ser estructurada.
3.- Cómo vamos a representar los enlaces entre cada requerimiento y la función, actividad o transacción a la que se aplica.
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Aunque depende del número y complejidad de los requerimientos desarrollados en nuestra organización, normalmente debemos incluir alguna o toda la información que recogemos a continuación:
El nombre / título de la fuente, incluyendo alguna referencia (por ejemplo, el título y número de la legislación, el título y detalles de la publicación o el nombre y posición del informante).
La fecha en la que la fuente entre en vigor (por ejemplo, la fecha de publicación o la fecha de sustitución).
Una descripción de la fuente, aclarar del tipo de fuente del que se trata: legislación, directiva, norma de la industria, norma de las mejores prácticas de gestión de documentos, política interna, expectativas de la comunidad, etc.
El párrafo, cláusula, sección o página específica de la fuente en donde aparece el requerimiento, ya sea éste implícito o explícito.
Un comentario general sobre cómo el requerimiento cubre una situación específica de la organización, identificándose el documento implicado. Se trata de la descripción del requerimiento en sí.
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La necesidad evidencial que cubre el requerimiento (por ejemplo, el contenido, la forma y la calidad del documento o su creación, retención, disposición o acceso).
La función, actividad o transacción a la que se aplica el requerimiento.
Los posibles riesgos de no hacer frente al requerimiento (resultado de algún análisis de riesgos).
Etc.
Nuestra organización puede estar expuesta a riesgos si no:
Se crean los documentos desde el principio.
Se capturan y gestionan los documentos en un sistema de gestión de documentos.
Se almacenan / guardan los documentos.
Se destruyen los documentos cuando ya no son requeridos.
Se asegura que los documentos permanezcan accesibles y legibles a lo largo del tiempo.
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En caso no hacer frente a los requerimientos, las organizaciones pueden:
Poner en peligro una actividad vigente o futura.
Poner en peligro su capacidad de defenderse ante posibles reclamaciones.
Provocar una publicidad o reacción adversa de la comunidad.
Etc.
Establecimiento de Requerimientos Funcionales.
ANÁLISIS E IDENTIFICACIÓN
Contextos en los que opera nuestra organización.
Funciones, actividades y transacciones de nuestra organización.
Fuentes de información tanto internas como externas.
Riesgos en materia de gestión de documentos.
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
de
establecimiento de
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Una vez identificados los requerimientos, vamos a obtener:
Un conocimiento de los requerimientos de la organización para crear y guardar documentos como evidencia de sus actividades (listado de requerimientos).
Una apreciación del grado de exposición de la organización a los riesgos relacionados con la evidencia – análisis de riesgos (p.e.: pérdida de documentos de valor).
Un marco de trabajo intelectual que soporta o respalda las decisiones de valoración y las acciones de disposición.
Una apreciación de las limitaciones organizacionales (p.e.: cultura interna, factores tecnológicos y económicos o factores sociopolíticos externos) que influyen en como pueden hacerse frente a estos requerimientos.
Un indicador de rendimiento para evaluar si el sistema de gestión de documentos actual de nuestra organización puede hacer frente a estos requerimientos (Paso D).
Una base para determinar, dentro de la variedad de estrategias de gestión de documentos, cuál es la que mejor permite a nuestra organización hacer frente a estos requerimientos (Paso E).
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La base para el desarrollo de especificaciones funcionales para los sistemas de gestión de documentos, incluyendo productos software (Paso F).
El objetivo principal: comprobar si nuestra organización posee algún sistema de gestión de documentos o cualquier sistema de gestión de información que proporcione evidencia de sus transacciones.
Paso D: Evaluación de los sistemas existentes
Evaluación de los sistemas existentes en nuestra organización
Paso D
Identificación de los sistemas de gestión de documentos.
Análisis de los mismos.
Preparación de informe.
En caso de que existan, que será en la mayoría, realizaremos una comparativa con los requerimientos establecidos en el paso anterior; de esta manera revelaremos el grado de cumplimiento de estos sistemas con respecto a los requerimientos en materia de gestión de documentos establecidos por la organización.
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Evaluación de los sistemas existentes
ETAPA 1.- Identificar los sistemas de información existentes en nuestra organización.
Los sistemas de gestión de información con los que podemos encontrarnos en nuestra organización:
pueden estar basados en documentos en papel totalmente,
exclusivamente electrónicos o
también podemos localizar sistemas híbridos.
Existe una gran variedad de técnicas o formas que nos van a permitir detectar o identificar los sistemas de gestión de información existentes en nuestra organización; aunque una muy intuitiva es la “Identificación de tipos documentales precisos” (documentos contables, de la correspondencia, etc.)
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Cada una de estas colecciones de documentos normalmente suele estar gestionada por un sistema de gestión diferente.
Objetivo: identificar en qué medida estos sistemas satisfacen las necesidades de evidencia de nuestra organización.
Es muy importante que todo lo recogido en los dos puntos anteriores quede plasmado en un informe global antes de que se vaya a comenzar a diseñar o rediseñar los sistemas existentes.
Este informe en principio debe recoger:
Un breve sumario del análisis realizado.
Un listado con los puntos fuertes y débiles de los sistemas.
Una información detallada acerca de que debe realizar el sistema para satisfacer cada uno de los requerimientos establecidos en materia de gestión de documentos.
ETAPA 2.- Analizar los sistemas existentes .
ETAPA 3.- Preparar un informe como resultado de la identificación y análisis de los sistemas de gestión de información existentes en nuestra organización.
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Paso E: Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentos.
Con este paso pretendemos determinar cuáles serían las políticas, prácticas, normas, herramientas, etc. que debería adoptar nuestra organización para remediar los puntos débiles detectados en el paso anterior (paso D) y así, poder hacer frente a los requerimientos establecidos en el paso C.
Identificación de estrategias en materia de gestión de documentos
Paso E
Identificación de estrategias a aplicar.
Evaluación de los factores a favor o en contra de las estrategias.
Identificación de las estrategias más adecuadas.
Selección de la/s estrategia/s más adecuada/s.
Para elegir la estrategia debemos tener en cuenta diversos aspectos:
La naturaleza de nuestra organización.
El tipo de actividades que lleva a cabo.
Su soporte tecnológico.
Su cultura corporativa.
Las restricciones externas.
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Pasos a seguir a la hora de determinar que estrategia vamos a aplicar
PASO 1.- Investigar las distintas estrategias a aplicar para la gestión de documentos.
Podemos hablar de cuatro amplios enfoques que pueden ayudar a nuestra organización a satisfacer sus requerimientos de gestión de documentos:
1.- Enfoque basado en políticas:
Esta estrategia implica el establecimiento y promulgación de principios que ejerzan influencia en la gestión de documentos dentro de la organización: políticas corporativas, instrucciones, directivas u otros instrumentos.
Por ejemplo, una política corporativa puede estipular:
que los empleados de una organización creen registros de cada transacción llevada a cabo usando sistemas de información electrónica para dejar así una evidencia de la misma;
o también puede prohibir a éstos borrar o eliminar un documento a menos que esté autorizada la acción según la tabla de disposición.
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2.- Enfoque basado en el diseño:
Este enfoque se aplica principalmente a los componentes técnicos de los sistemas de gestión de documentos .
Por ejemplo, una política corporativa puede estipular:
podemos diseñar un interfaz gráfico de usuario basado en las actividades desarrolladas por nuestra organización de tal manera que cuando un empleado seleccione la actividad se inicien las aplicaciones necesarias y los documentos resultantes se etiqueten con información aplicable a esta actividad;
también podemos diseñar aplicaciones que capturen automáticamente tantos metadatos como sea posible, prevenir la eliminación de documentos sin autorización, vincular tablas de disposición a los documentos para almacenarlos o migrarlos / transferirlos
Por estas razones, es importante la colaboración de los archiveros / gestores de documentos con los especialistas en tecnologías de la información / informáticos.
La mayoría de las organizaciones optan por software disponibles comercialmente. Aunque esta estrategia puede también usarse para adaptarlos cuando sea posible.
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Para acabar con la diferencia entre lo que ofrece el mercado y lo que realmente necesitamos desde las organizaciones para gestionar nuestros documentos, resulta conveniente ir informando continuamente a los vendedores de software sobre los requerimientos a los que deberían hacer frente sus productos; influenciando así en su desarrollo.
3.- Enfoque de implementación específica (soluciones prácticas orientada a usuarios – soluciones ad-hoc):
Se trata de desarrollar una configuración física de software y hardware; y puede ser
intrusiva (donde los empleados se encargarían conscientemente de las tareas de gestión de documentos) o
invisible (donde la gestión de documentos sucedería como parte de una rutina).
Un aspecto muy importante a tener en cuenta en este enfoque es la formación de nuestro personal, específicamente la formación continua; ya que excepto en el caso de las tareas altamente automatizadas, éstos tendrán que ir tomando algunas decisiones sobre la marcha relacionadas con la gestión de los documentos.
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4.- Enfoque de desarrollo e implementación de normas:
Por ejemplo:
normas para el almacenamiento de documentos,
normas de aplicación para facilitar el intercambio de información y otros datos,
normas para establecer un control intelectual sobre los documentos.
etc.
PASO 2.- Identificar las estrategias más adecuadas a nuestras necesidades de gestión de documentos.
PASO 3.- Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopción de estas estrategias.
PASO 4.- Adoptar la estrategia más adecuada.
Mejor solución: Solución mixta
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